Битрикс24: как избежать ошибок в управлении проектами
Управление проектами начинается с ошибок
Как управление проектами реализовано в Битрикс24
В Битрикс24 пользователь может самостоятельно создавать группы (проекты), исходя, например, из организационной структуры компании, из направления деятельности или любой другой классификации. При создании группы устанавливаются параметры видимости проекта для пользователей, прописываются необходимые для группы сервисы (диск, календарь, сообщения, фотогалерея и т.д.).
Также на этапе создания можно добавить сотрудников, заинтересованных в ходе реализации проекта. Параметры группы можно впоследствии изменять. Такая организация групп-проектов особенно удобна для тех, кто работает с внешними контрагентами: внештатными сотрудниками, экспертами, клиентами, фрилансерами, дилерами. Можно создать отдельную группу и работать с ними в рамках одного проекта, ограничивая тем самым доступ к корпоративному информационному пространству. Система управления задачами интегрирована с документами и календарями.
Внутри групп или вне их ставятся задачи — основная единица управления проектами в Битрикс24. Задача включает в себя массу полей — чем больше информации будет заполнено, тем эффективнее управление и корректнее отчётность. Так, в ходе создания задачи планируются сроки и длительность (включая учёт праздничных и выходных дней), задаются правила для напоминаний, периодичность задачи. Также на этапе создания можно увязать задачу с предшествующей на диаграмме Ганта и привязать лиды, компании, контакты и сделки из CRM. У каждой задачи есть постановщик, наблюдатели и соисполнители. На панели задач сотрудник может видеть, по каким делам он помогает, а какие поручил.
Диаграмма Ганта — важный элемент управления проектами в любой системе, и Битрикс24 здесь не исключение. Сотрудник может просматривать задачи, изменять их, устанавливать взаимосвязи, перетаскивать дату окончания прямо на линейках графика. Также прямо из контекстного меню правой кнопки мыши можно управлять задачами на диаграмме: откладывать, приостанавливать, запускать и проч.
Все задачи можно разбивать на чек-листы с небольшими подзадачами и завершать по одному шагу. Такое дробление не только позволяет сосредоточиться на деталях проекта и не упустить ничего из виду, но и чисто психологически делает самый сложный проект проще — ведь каждая маленькая задача требует меньше ресурсов и времени. А между тем, заполнение чек-листа постепенно подводит выполнение работы к финалу.
По повторяющимся задачам могут создаваться шаблоны, а промежуточные и конечные итоги работы можно просматривать в виде отчётов с визуализацией данных. Шаблоны задач пригодятся в любой компании, ведь в них можно внести и подписание документов, и ежемесячные отчёты, и любые другие периодически повторяющиеся дела. Это экономит время на рутине.
Разумеется, проекты и задачи в Битрикс24 не изолированы от остальной функциональности и прекрасно взаимодействуют с социальной сетью, живой лентой, CRM, чатом и прочими инструментами. А это значит, что управление проектами происходит не в отрыве от остальных процессов, а в увязке с ними и взаимной зависимости. Соответственно, каждый сотрудник видит приоритеты при исполнении своей работы.
Обещанный чек-лист для вашего бизнеса
Неважно, какой у вас инструмент (Битрикс24 или любой другой), важно, как вы его используете. Повторимся: простое занесение задач, особенно по итогам их завершения, всего лишь пустое действие для проформы, задача должна работать в системе автоматизации бизнеса с тем же темпом, с каким она решается в реальности. Это основное правило. Но не единственное.
Чек-листы в задачах в Битрикс 24
Отправим материал вам на:
Как создать чек-лист?
Чтобы добавить чек-лист, перейдите к созданию задачи и нажмите Чек-лист.
При создания чек-листов есть несколько важных опций:
В итоге мы получаем развернутый чек-лист c указанием наблюдателей и соисполнителей, а также с необходимыми файлами для работы.
По ходу выполнения задачи ответственный будет вычеркивать выполненные пункты чек-листа. Когда все пункты чек-листа будут вычеркнуты, радостный сотрудник сможет завершить выполнение задачи:)
Вы также можете выбрать текст из описания задачи и добавить его как пункт в новый или один из созданных чек-листов.
Групповые действия с пунктами чек-листа
Если вам нужно изменить сразу несколько элементов чек-листа, то выберите опцию Групповые действия.
Укажите пункты чек-листа и выберите, какое действие с ними произвести.
Настройки чек-листов
Кликните по шестеренке в правом верхнем углу, чтобы открыть настройки чек-листов.
Чек-листы в задачах в Битрикс 24
Отправим материал вам на:
Как создать чек-лист?
Чтобы добавить чек-лист, перейдите к созданию задачи и нажмите Чек-лист.
При создания чек-листов есть несколько важных опций:
В итоге мы получаем развернутый чек-лист c указанием наблюдателей и соисполнителей, а также с необходимыми файлами для работы.
По ходу выполнения задачи ответственный будет вычеркивать выполненные пункты чек-листа. Когда все пункты чек-листа будут вычеркнуты, радостный сотрудник сможет завершить выполнение задачи:)
Вы также можете выбрать текст из описания задачи и добавить его как пункт в новый или один из созданных чек-листов.
Групповые действия с пунктами чек-листа
Если вам нужно изменить сразу несколько элементов чек-листа, то выберите опцию Групповые действия.
Укажите пункты чек-листа и выберите, какое действие с ними произвести.
Настройки чек-листов
Кликните по шестеренке в правом верхнем углу, чтобы открыть настройки чек-листов.
Чек-листы в мобильных задачах
Чек-лист – это список конкретных шагов, на который вы разбиваете большую задачу. Он помогает упростить и организовать работу даже с самыми сложными и запутанными задачами.
Возможности мобильных чек-листов почти такие же, как и веб-версии задач: подпункты, множественные чек-листы, важность пунктов, прикрепление файлов к пунктам и упоминания (соисполнители, наблюдатели).
Пункты и подпункты чек-листа
Пункты добавляются очень легко – создаем чек-лист в задаче, а затем нажимаем Добавить пункт:
Исправить названия чек-листа или пункта можно простым переходом в нужный элемент:
Вложенность пунктов чек-листа (подпункты) делается так: сначала создаем пункт и потом с помощью кнопки в виде трех точек вызываем контекстное меню Сдвинуть вправо:
С помощью меню Сдвинуть вправо и Сдвинуть влево можно создавать или менять вложенность пунктов чек-листов. Вложенность меню позволяет создавать чек-листы, когда каждый шаг может быть разбит на несколько коротких и понятных шагов.
Также можно пункты чек-листа перемещать между разными чек-листами с помощью меню В другой чек-лист – если при этом чек-лист один, то будет создан новый. Если чек-листов несколько, будет предложено в какой чек-лист переместить данный пункт.
Важность пунктов
Важность пунктов чек-листа задается также в меню каждого пункта по кнопке в виде трех точек:
Важность будет показана в виде иконки огня. Это означает, что это важный пункт чек-листа и его нужно выполнить в первую очередь или с особым вниманием.
Прикрепить файлы
К каждому пункту мобильного чек-листа можно прикрепить файлы. Это могут быть картинки, документы, отчеты, которые касаются именно этого шага в задаче:
При загрузке файлов можно воспользоваться камерой телефона, чтобы сразу сделать фотоснимок и загрузить его в чек-лист.
Упоминания
К каждому пункту чек-листа через меню можно добавлять Наблюдателей и Соисполнителей. Причастные к выполнению данного шага задачи получат уведомления, и дальше смогут отслеживать выполнение задачи со своим участием:
Надеемся, что вам станет удобнее работать с задачами и чек-листами в мобильном приложении Битрикс24. 😉
Битрикс24. Инструкция для начинающих
Битрикс24 – популярный сервис, предназначенный для эффективной работы компаний любых масштабов благодаря широкому набору инструментов. С одной стороны, у некоторых пользователей это вызывает сложности: с чего начать и как с этим работать? С другой стороны, каждый клиент по мере развития бизнеса может расширять функционал сервиса под текущие требования и задачи.
Весомое преимущество – разработчик предлагает организациям со штатом до 12 сотрудников бесплатный тариф с базовыми инструментами.
Соглашусь, переезд на Битрикс24 сравним со сменой локации офиса компании. Сначала вы соберёте всё необходимое и перевезёте, а потом заново распакуете на новом месте. Но не всё так сложно. Достаточно пошагово выполнить мою инструкцию.
В этой статье рассмотрим:
Ключевые возможности
Совместная работа над задачами и проектами:
Контакт-центр: телефония, чат на сайт (бесплатно), коллтрекинг, CRM-формы в соцмедиа и на сайте, автоответчик.
Сайты: возможность создания сайтов в простом конструкторе.
Магазины: создание интернет-магазинов в конструкторе и по шаблонам.
Офис: виртуальное пространство для коммуникации сотрудников компании.
Начало работы в Битрикс24
Регистрация и создание
Откройте страницу регистрации Битрикс24, нажмите «Начать бесплатно». Выберите удобный способ регистрации.
Вы создали свой Битрикс24. Дальше нужно указать название компании, при необходимости переименовать домен, имя которому система присвоила случайным образом.
Подключение сотрудников
Откройте вкладку «Живая лента»-«Пригласить сотрудников». Опция доступна админу, в настройках есть функция «Разрешить всем приглашать пользователей на портал».
Система предлагает 5 способов приглашения сотрудников:
Настройка структуры компании
Просмотр и редактирование структуры осуществляется в «Меню»–«Сотрудники». Структура состоит из подразделений, за каждым из которых закрепляется название, руководитель, сотрудники.
Нажимайте кнопку «Добавить подразделение», заполняйте данные.
Каждому подразделению можно добавлять дочернее подразделение и подотделы без ограничения по их количеству. Получится примерно так, как на скриншоте.
Здесь же есть кнопка «Пригласить сотрудников». При необходимости переносите сотрудника в какое-либо из подразделений, зажав иконку с именем левой кнопкой мыши и перетаскивая её в нужное окно.
Основное меню сервиса: обзор
Разделы меню находятся в левой колонке экрана. Кратко по ним пройдусь.
Живая лента – страница событий портала
Вмещает несколько подразделов:
Задачи, подзадачи и проекты – организация рабочего процесса
В данном разделе вы получаете наглядную информацию о завершённых, текущих и запланированных делах. Я не буду останавливаться на каждой опции, а перейду к главному – созданию задач. Кстати, данный инструмент находится практически в каждом разделе.
Как создать задачу в Битрикс24?
Нажимайте кнопку «Добавить задачу». Дальше внесите данные: название и описание задачи. Если нужно, составьте чек-лист со списком действий, чтобы фиксировать выполненные шаги. Возле значка пламя можно отметить галочкой приоритет задачи – важная. Назначьте сотрудников, ответственных за выполнение, и крайний срок (дедлайн).
Кратко о ролях сотрудников, участвующих в выполнении задачи:
Вкладка «Дополнительно» позволяет осуществить следующие действия:
Канбан доски в задачах
Привычная многим методология есть в Битрикс24. Задачи сразу создаются в подразделе «Канбан». Интерфейс схожий с аналогичными сервисами: выделение колонок цветом, фильтр для поиска задач. Для наглядности сделал несколько задач, чтобы показать вам скриншот досок.
Кратко по диаграмме Ганта
Диаграмма позволяет отслеживать ход выполнения задач, контролируя крайние сроки. При наведении на горизонтальный блок задачи в календарной сетке просматриваются общие данные.
Шаблоны задач
Роботы в задачах – что это?
Нажимаете на кнопку «Роботы» и переходите в раздел «Настройки».
Нужно задать 2 параметра:
Пример: есть задача с установленными сроками выполнения. С помощью триггера мы указываем ситуацию «скоро просрочена». Когда задача достигнет этого статуса, робот автоматически совершит действие – я выбрал отправку сообщения в Живую ленту.
Чат и звонки
В данном разделе у вас автоматически появляются 2 чата – с помощником от Битрикс24 и общий чат для всех коллег, который можно использовать дополнительно к Живой ленте.
Также в системе доступны голосовые и видео звонки между сотрудниками. Для этого создайте чат и выберите тип звонка. Для совершения групповых звонков нужно создать групповой закрытый чат. Видео- и аудио звонки между сотрудниками не записываются.
Группы
Здесь отображаются уже сформированные рабочие группы и создаются новые: открытая, закрытая, внешняя и группа для внешних публикаций.
В этой же вкладке формируются проекты с заданным типом: открытый, закрытый или внешний.
Хранение документов и файлов организации. Для работы с диском предложено 5 вкладок:
Календарь
Раздел содержит 2 основные вкладки: «Мой календарь» и «Календарь компании». События отображаются в таблице, под кнопкой «Расписание» – то же самое представлено в виде списка по дням. При наведении курсора на задачу, справа на экране отображаются основные сведения. Под кнопкой «Добавить» 2 опции – событие и задачу. Под значком шестерёнки находятся настройки, включая права доступа.
Время и отчёты
Полезные инструменты для отдела кадров и руководителей, доступны в платных тарифах.
Почта
Работа с почтовыми ящиками систем, приведённых на скриншоте, в режиме одного окна. Есть много полезных настроек и возможностей, но в платных тарифах.
Бизнес-процессы
Платный инструмент для быстрого согласования различных документов внутри организации. С помощью редактора настраивается бизнес-процесс, а именно его цепочка. По ней документ и будет направляться по очерёдности каждому из сотрудников.
Данному инструменту я отведу отдельную статью – информации и функционала очень много. Здесь хранятся все сделки с просмотром в форме канбан-доски, списка или календаря, звонки и переписки с клиентами на сайте и в соцмедиа, подробная статистика по продажам, эффективности менеджеров и т.д.
Приложения
Со своей страницы Битрикс24 вы получаете доступ к приложениям (платные и бесплатные). Для удобства предложена поисковая строка и настраиваемый фильтр – по категориям, стоимости, числу скачивания и т.д.
Тарификация в Битрикс24
Бесплатный тариф без ограничений по времени есть, с возможностью подключения не более 12 сотрудников. При регистрации вы можете подключить демо-режим на 30 дней с доступом к платным инструментам бизнес-пакета «Команда». Подробное сравнение тарифных планов здесь.
Разработчик предлагает воспользоваться сервисом:
Мобильное приложение Битрикс24
Скачивается бесплатно и работает с устройствами iPhone, iPad, Android для платформ Android 4.4+ и iOS 10.0+. Через приложение ведётся работа над задачами, пользование CRM, коммуникация с коллегами и клиентами, есть доступ к голосовым и видео звонкам.
Интеграция с внешними платформами
Как удалить Битрикс24?
Неактивные аккаунты с бесплатным доступом удаляются автоматически. Если вы не зайдёте в аккауант в течение 45 дней, то он будет заблокирован. На восстановление доступа выдаётся неделя – следует писать в техподдержку. За сутки до удаления на электронную почту владельца Битрикс24 будет отправлено письмо с предупреждением об удалении.
Порталы на платных тарифах не блокируются и не удаляются. Достаточно не оплачивать следующий период, после чего портал будет переведён на бесплатный пакет и удалится, как описано выше.
Настройка уведомлений в Битрикс24
В правом верхнем углу экрана нажмите на стрелочку рядом с вашим именем, дальше «Настройка уведомлений».
Выбирайте нужный режим – простой или расширенный. В каждом из режимов можно проставлять/убирать галочки, сохраняя требуемые настройки.
Вывод
Я кратко показал только основные нюансы по работе с Битрикс24. Он был и остаётся популярным мощным порталом, объединяющим инструменты управления проектами и функции CRM. В качестве заключения я кратко обобщу достоинства и недостатки системы.
