Что такое электронная таблица excel google таблицы

Внешний вид таблицы. Внешний вид таблицы, выделенных диапазонов ячеек или отдельных ячеек можно изменять. Для границ ячеек можно установить различные типы линий (одинарная, пунктирная, двойная и др.), их толщину и цвет. Сами ячейки можно закрасить в любой цвет путем выбора цвета из палитры цветов.

Редактирование листов. Из таблицы можно удалять столбцы, строки, диапазоны ячеек и отдельные ячейки. В процессе удаления диапазонов ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в какую сторону (влево или вверх) будет производиться сдвиг ячеек.

В таблицу можно вставлять столбцы, строки и ячейки. В процессе вставки диапазонов ячеек и отдельных ячеек требуется указать, в какую сторону (вправо или вниз) будет производиться сдвиг ячеек.

Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчетов вручную или специального программирования. Наиболее широкое применение электронные таблицы нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах электронные таблицы можно использовать эффективно, например, для:

· проведения однотипных расчетов над большими наборами данных;

· автоматизации итоговых вычислений;

· решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул;

· обработки результатов экспериментов;

· проведения поиска оптимальных значений параметров;

· подготовки табличных документов;

· построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.

Одним из наиболее распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа Microsoft Excel.

Создание электронных таблиц Microsoft Excel

Программа Microsoft Excel предназначена для работы с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Наличие средств автоматизации облегчает эти операции. Созданная таблица может быть выведена на печать.

Основные понятия электронных таблиц

Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы озаглавлены прописными латинскими буквами и, далее, двухбуквенными комбинациями. Всего рабочий лист может содержать до 256 столбцов, пронумерованных от А до IV. Строки последовательно нумеруются цифрами, от 1 до 65 536 (максимально допустимый номер строки).

Ячейки и их адресация. На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таблицы. Они являются минимальными элементами для хранения данных. Обозначение отдельной ячейки сочетает в себе номера столбца и строки (в этом порядке), на пересечении которых она расположена, например: А1 или DE234. Обозначение ячейки (ее номер) выполняет функции ее адреса. Адреса ячеек используются при записи формул, определяющих взаимосвязь между значениями, расположенными в разных ячейках.

Одна из ячеек всегда является активной и выделяется рамкой активной ячейки. Эта рамка в программе Excel играет роль курсора. Операции ввода и редактирования всегда производятся в активной ячейке. Переместить рамку активной ячейки можно с помощью курсорных клавиш или указателя мыши.

Если требуется выделить прямоугольный диапазон ячеек, то это можно сделать протягиванием указателя от одной угловой ячейки до противоположной по диагонали. Рамка текущей ячейки при этом расширяется, охватывая весь выбранный диапазон. Чтобы выбрать столбец или строку целиком, следует щелкнуть на заголовке столбца (строки). Протягиванием указателя по заголовкам можно выбрать несколько идущих подряд столбцов или строк.

Ввод, редактирование и форматирование данных

Тип данных, размещаемых в ячейке, определяется автоматически при вводе. Если эти данные можно интерпретировать как число, программа Exc el так и делает. В противном случае данные рассматриваются как текст. Ввод формулы всегда начинается с символа “=” (знака равенства).

Вычисления в электронных таблицах

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Ссылку на ячейку можно задать разными способами. Во-первых, адрес ячейки можно ввести вручную. Другой способ состоит в щелчке на нужной ячейке или выборе диапазона, адрес которого требуется ввести. Ячейка или диапазон при этом выделяются пунктирной рамкой.

Все диалоговые окна программы Excel, которые требуют указания номеров или диапазонов ячеек, содержат кнопки, присоединенные к соответствующим полям. При щелчке на такой кнопке диалоговое окно сворачивается до минимально возможного размера, что облегчает выбор нужной ячейки (диапазона) с помощью щелчка или протягивания.

Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

Пусть, например, в ячейке В 2 имеется ссылка на ячейку АЗ. В относительном представлении можно сказать, что ссылка указывает на ячейку, которая располагается на один столбец левее и на одну строку ниже данной. Если формула будет скопирована в другую ячейку, то такое относительное указание ссылки сохранится. Например, при копировании формулы в ячейку ЕА27 ссылка будет продолжать указывать на ячейку, располагающуюся левее и ниже, в данном случае на ячейку DZ28.

Копирование содержимого ячеек

Копирование и перемещение ячеек в программе Excel можно осуществлять методом перетаскивания или через буфер обмена. При работе с небольшим числом ячеек удобно использовать первый метод, при работе с большими диапазонами – второй.

Метод перетаскивания. Чтобы методом перетаскивания скопировать или переместить текущую ячейку (выделенный диапазон) вместе с содержимым, следует навести указатель мыши на рамку текущей ячейки (он примет вид стрелки). Теперь ячейку можно перетащить в любое место рабочего листа (точка вставки помечается всплывающей подсказкой).

Для выбора способа выполнения этой операции, а также для более надежного контроля над ней рекомендуется использовать специальное перетаскивание с помощью правой кнопки мыши. В этом случае при отпускании кнопки мыши появляется специальное меню, в котором можно выбрать конкретную выполняемую операцию.

Мастер шаблонов для сбора данных. Данная надстройка предназначена для создания шаблонов, которые служат как формы для ввода записей в базу данных. Когда на основе шаблона создается рабочая книга, данные, введенные в нее, автоматически копируются в связанную с шаблоном базу данных. Запуск мастера производится командой Данные > Мастер шаблонов.

Мастер Web-форм. Надстройка Предназначена для создания формы, размещаемой на Web-узле. Форма организуется таким образом, что данные, введенные посетителями, автоматически добавляются в базу данных, связанную с формой. Форму Excel для сбора данных надо создать на рабочем листе заранее. Настройка системы сбора данных организуется с использованием мастера, который запускают командой Сервис > Мастер > Форма Web .

Построение диаграмм и графиков

В программе Excel термин диаграмма используется для обозначения всех видов графического представления числовых данных. Построение графического изображения производится на основеряда данных. Так называют группу ячеек с данными в пределах отдельной строки или столбца. На одной диаграмме можно отображать несколько рядов данных.

Диаграмма представляет собой вставной объект, внедренный на один из листов рабочей книги. Она может располагаться на том же листе, на котором находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Диаграмма сохраняет связь с данными, на основе которых она построена, и при обновлении этих данных немедленно изменяет свой вид.

Оформление диаграммы. Третий этап работы мастера (после щелчка на кнопке Далее ) состоит в выборе оформления диаграммы. На вкладках окна мастера задаются:

· название диаграммы, подписи осей (вкладка Заголовки );

· отображение и маркировка осей координат (вкладка Оси );

· отображение сетки линий, параллельных осям координат (вкладка Линии сетки );

· описание построенных графиков (вкладка Легенда );

· отображение надписей, соответствующих отдельным элементам данных на графике ( вкладка Подписи данных );

· представление данных, использованных при построении графика, в виде таблицы (вкладка Таблица данных ).

В зависимости от типа диаграммы некоторые из перечисленных вкладок могут отсутствовать.

Размещение диаграммы. На последнем этапе работы мастера (после щелчка на кнопке Далее ) указывается, следует ли использовать для размещения диаграммы новый рабочий лист или один из имеющихся. Обычно этот выбор важен только для последующей печати документа, содержащего диаграмму. После щелчка на кнопке Готово диаграмма строится автоматически и вставляется на указанный рабочий лист.

Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат ). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных.

Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться мастером диаграмм. Для этого следует открыть рабочий лист с диаграммой или выбрать диаграмму, внедренную в рабочий лист с данными. Запустив мастер диаграмм, можно изменить текущие параметры, которые рассматриваются в окнах мастера, как заданные по умолчанию.

Источник

Cоветы и руководства по Google Таблицам

Мастер Google Таблиц с полезными советами и руководствами

Microsoft Excel против Google Таблиц — что лучше? Они разные или одинаковые?

Прежде чем я перейду к дискуссии между Excel и Google Таблицами, вам нужно кое-что узнать. Я люблю электронные таблицы Excel. Я являюсь активным пользователем более 12 лет и использую их каждый день. Но в то же время я также большой поклонник Google Таблиц. Я веду свой онлайн-бизнес с помощью Google Таблиц и Google Диска, и в последнее время я использую их все чаще и чаще.

Итак, я считаю, что могу быть объективным, сравнивая Google Таблицы и Excel. Я вижу, что это потрясающие инструменты для работы с электронными таблицами, и я рад видеть, как они будут развиваться в ближайшие годы.

Кроме того, эта статья не об оценке победителя. Оба являются отличными инструментами со своими плюсами и минусами. Исходя из того, что вы хотите сделать, вам необходимо проанализировать функциональные возможности и сделать выбор.

Стоимость инструмента электронных таблиц

Стоимость часто является одним из первых определяющих факторов (а иногда и самым важным), когда дело доходит до выбора инструмента для работы с электронными таблицами.

Microsoft Excel имеет определенную стоимость. Вы можете купить только Excel как отдельный инструмент или приобрести подписку на Microsoft 365. Но в любом случае Вам нужно платить ежемесячно или ежегодно.

На момент написания этой статьи подписка на Microsoft 365 стоила 70 долларов в год. А если вам нужен только Excel, это будет около 140 долларов (единовременно).

Напротив, Google Таблицы можно использовать абсолютно бесплатно. Если у вас есть учетная запись Google (которая у многих из нас есть из-за использования Gmail), значит, у вас уже есть доступ к Google Таблицам.

Хотя Google предлагает платные сервисы G-Suite, вы можете получить те же функции Google Таблиц, даже если используете бесплатную версию. Вот почему многие фрилансеры и небольшие компании предпочитают использовать таблицы Google. Это также отличная стратегия Google, поскольку многие студенты, преподаватели и небольшие компании, которые не могут позволить себе платить за Microsoft Excel, начинают с Google Таблиц и других продуктов Google.

И как только вы привыкнете к определенному инструменту для работы с электронными таблицами, в большинстве случаев вы попытаетесь придерживаться его.

Итак, если критерием является стоимость, Google Таблицы — явный победитель.

Особенности и функции

Когда дело доходит до функций и возможностей, Excel имеет преимущество. Поскольку Excel — это инструмент, который вы можете загрузить и использовать в своей собственной системе, он может позволить себе гораздо больше функций по сравнению с Google Таблицами (которые основаны на Интернете).

Excel использует вычислительную мощность вашего ноутбука или настольного компьютера, в то время как Google Таблицы должны использовать подключение к Интернету и серверы в Google, чтобы делать то же самое (что делает его немного медленнее).

Это означает, что Excel может иметь лучшие функции в инструменте, в то время как Google Таблицы будут немного медленнее и не будут иметь так много функций (если, конечно, они не решат придумать свою собственную версию для настольных компьютеров).

Excel также существует намного дольше, чем Google Таблицы, и смог извлечь выгоду из всех отзывов, полученных от пользователей.

Чтобы дать вам несколько примеров, Excel имеет гораздо лучшие функции, когда дело доходит до таких вещей, как условное форматирование, сводные таблицы или анализ данных.

Сотрудничество

Если использование веб-инструментов — это недостаток для Google Таблиц, когда дело доходит до функций и возможностей, это огромный плюс, когда дело доходит до совместной работы.

Уровень совместной работы с таблицами Google намного выше, чем у Excel.

Хотя Excel добился прогресса в обеспечении совместной работы и облегчении его использования людьми, он все еще не такой простой, как Google Таблицы.

Например, если вам нужно сотрудничать с кем-то с помощью Excel, эти файлы необходимо сохранить в OneDrive или SharePoint.

Хотя эти инструменты могут использоваться крупными корпоративными клиентами, большинство людей привыкли к Google Диску, где вы сохраняете свои таблицы Google.

Совместная работа в Google Таблицах работает без проблем, когда несколько человек могут редактировать один и тот же лист с нескольких устройств (будь то настольный компьютер, ноутбук, планшет или мобильное устройство).

Вам также не нужно беспокоиться о сохранении документа Google Таблиц, поскольку он сохраняется в режиме реального времени. Это то, что вы также получаете с Excel в Microsoft 365, но это не то, что у вас было бы, если вы используете более старые версии.

В общем, Google Таблицы имеют преимущество, когда дело доходит до совместной работы.

Формулы

Что касается формул, я считаю, что Excel и Google Таблицы идут рука об руку.

Но если вы заставите меня выбрать победителя, я выберу Google Таблицы. Начнем с того, что в Google Таблицах больше формул, чем в Excel. Кроме того, поскольку он создан как веб-инструмент, в нем есть некоторые формулы, которые могут работать с Интернетом.

Например, в Google Таблицах есть формула IMAGE, которую вы можете использовать для прямой вставки изображения в ячейку, используя ее URL-адрес.

Кроме того, в Google Таблицах намного раньше, чем в Excel, появились формулы динамических массивов, такие как SORT, FILTER и UNIQUE.

И хотя в Excel в Microsoft 365 есть эти новые формулы, они недоступны для людей, которые не используют Microsoft 365 (Excel 2016 или 2013 или более ранние версии).

Но в случае с Google Таблицами каждый имеет доступ к этим новым формулам (и каждый получает доступ ко всем новым функциям, как только они будут выпущены).

Хотя Excel пытается наверстать упущенное в области формул, недавно они начали работать над новыми формулами, которых нет в Google Таблицах. Например, есть новая формула поиска под названием XLOOKUP. Они также добавили новую формулу под названием LET, которая весьма полезна.

Я считаю, что и Google Таблицы, и Excel продолжат работать над формулами и в то же время будут копировать друг друга.

В конце концов, пользователи выиграют.

Сочетания клавиш (и сочетания клавиш с мышью)

Excel — явный победитель, когда дело касается сочетаний клавиш. Это одна из тех областей, где помогает автономное приложение.

Когда вы используете Google Таблицы на вкладке Chrome или в любом другом браузере, таком как Firefox или Brave, вы можете использовать только сочетания клавиш, характерные для Google Таблиц. У них не может быть сочетания клавиш, которое могло бы конфликтовать с браузером или другими популярными веб-приложениями, что ограничивает их возможности.

В Excel же таких проблем нет.

В Excel также есть много сочетаний клавиш, которые весьма полезны, которых полностью не хватает в Google Таблицах. Например, в Google Таблицах нет сочетания клавиш для вставки данных в виде значений или для применения или удаления фильтров.

Google Таблицы действительно позволяют использовать некоторые сочетания клавиш, которые также есть в Excel, но это не то же самое.

Поэтому, если вы переходите с Excel на Google Таблицы и привыкли к сочетаниям клавиш, будьте готовы немного разочароваться.

Анализ данных

Анализ данных — еще одна область, в которой Excel является явным победителем.

Если честно, Google Таблицы не предназначены для анализа данных. Конечно, у вас может быть несколько сотен или даже несколько тысяч точек данных, с которыми вы можете работать в Google Таблицах, но что-то большее, и вы будете несчастны.

Фактически, когда вы открываете документ Google Таблиц, в нем для начала всего 1000 строк. И если вам нужно добавить больше строк, вам нужно вручную пойти и добавить их.

Это имеет смысл для их целевой аудитории, которая в основном использует таблицы Google в качестве инструмента ввода данных для записи оценок студентов, сроков выполнения проектов или, в лучшем случае, основных транзакций.

Если у вас есть тысячи строк данных, вам нужно получить лучший инструмент (прочтите Excel).

Напротив, Excel создан для работы с большими данными.

Хотя он был печально известен сбоями или слишком медленной работой, когда у вас было более нескольких 1000 точек данных, с каждой версией он становился все лучше и лучше.

Были выпущены новые инструменты, которые действительно хорошо работают с большими данными, такие как Power Query, Power Pivot и Power BI.

Миллионы строк данных, никаких проблем — Excel справится с этим!

Так что, если вы работаете с огромным объемом данных и вам необходимо их проанализировать, это несложно — выберите Excel.

Диаграмма

И Excel, и Google Таблицы имеют похожие встроенные типы диаграмм.

Хотя в Google Таблицах есть больше типов диаграмм (только несколько дополнительных функций, таких как диаграмма Guage или диаграмма временной шкалы), я считаю, что диаграммы Excel легче настраивать.

Кроме того, в Excel и Гугл Таблицах есть несколько вариантов интерактивного управления (например, раскрывающиеся списки и флажки), которые можно комбинировать с диаграммами для создания мощной интерактивности.

В общем, когда дело доходит до диаграмм в Excel в Google Таблицах, нет явного победителя.

Отказ от ответственности: я много работал с диаграммами в Excel и только недавно начал работать с диаграммами листов Google. Должен сказать, я впечатлен тем, как Google Таблицы выпустили новые параметры настройки диаграмм. Я не удивлюсь, если графики в Google Таблицах опередят Excel в ближайшие месяцы / годы.

Автоматизация (Visual Basic в Excel и скрипты в Google Таблицах)

Автоматизация — это одна из областей, в которой Google Таблицы в Excel сильно различаются. В то время как Excel использует VBA (Visual Basic для приложений) в качестве языка внутреннего программирования и автоматизации, Google Таблицы используют скрипт Google Apps (который похож на JavaScript).

Хотя VBA намного проще изучить и использовать, он ограничен приложениями Microsoft, такими как Excel, Word и PowerPoint.

Итак, если вам нужно автоматизировать только с помощью этих приложений, то VBA идеально подходит для вас. Но если вы хотите автоматизировать вещи, которые также должны взаимодействовать с другими приложениями (такими как базы данных и веб-приложения), вы обнаружите, что VBA немного ограничивает.

С другой стороны, Google App Script может работать со многими различными приложениями, но его намного сложнее изучить (если вы уже не знаете JavaScript).

В последнее время Excel работает над собственным сервером, пытаясь включить JavaScript. Как один из языков программирования. на данный момент вы можете протестировать его в Excel онлайн.

Поскольку JavaScript намного более надежен и универсален по сравнению с VBA. У Google Таблиц есть небольшое преимущество, когда дело доходит до автоматизации.

Однако имейте в виду, что целевой сегмент, использующий Google Таблицы, — это в основном фрилансеры, преподаватели, студенты и представители малого бизнеса, поэтому они не слишком полагаются на автоматизацию по сравнению с людьми, использующими Excel.

Большая часть автоматизации в Google Таблицах фактически выполняется с помощью сторонних инструментов, таких как Zapier.

Расширенные функции (надстройки)

Excel много работал над добавлением новых расширенных функций в Excel. За последние несколько лет они запустили расширенные надстройки, такие как Power Query, Power Pivot и Power BI.

На момент написания этой статьи Power Query уже был встроен в Excel (теперь он называется Get & Transform).

Это позволяет Excel извлекать большой объем данных (миллионы строк), очищать и преобразовывать эти данные и загружать их обратно в Excel.

С помощью Power BI вы можете подключить его к нескольким базам данных и создавать расширенные панели мониторинга, которые можно размещать в Интернете. Благодаря этому Excel стало действительно легко конкурировать с такими инструментами, как Tableau.

Google Таблицы, с другой стороны, не работают над добавлением таких функций расширенного анализа данных в инструмент. И это имеет смысл, так как целевому рынку это не нужно.

Хотя Google Таблицы действительно поддерживают множество сторонних надстроек, они не так мощны, как те, что есть в Excel.

Итак, если вам нужны расширенные функции и надстройки, вам лучше использовать Excel.

Выпуск обновлений

Речь идет не о текущих функциях инструмента, а о том, как он предоставляет новые функции и возможности существующим клиентам.

Если вы используете Excel 2016 или предыдущие версии, единственный способ получить новые функции — это перейти на следующую версию, что будет означать, что вам придется заплатить за другую версию Excel.

Но с Microsoft 365 Excel пошел путем таблиц Google.

Теперь, как и в Google Таблицах, Excel будет выпускать обновления в реальном времени. Это означает, что как только функциональность будет выпущена, все люди, использующие Excel, будут иметь ее в той версии, которая у них уже есть.

Это чрезвычайно простой процесс с таблицами Google, и я уверен, что через несколько месяцев он будет таким же и с Excel.

Но если вы используете старую версию Excel, к сожалению, у вас нет возможности получить новые функции, если вы не заплатите за новый блестящий Microsoft 365.

Выводы

В этой статье я попытался сравнить Google Таблицы и Excel, сосредоточившись на вещах, которые важны для пользователей.

Если вы ищете достаточно хороший инструмент для работы с электронными таблицами для начала (без множества наворотов и дополнительных функций), вы можете начать с таблиц Google.

А если вы готовы вложить немного денег, чтобы получить больше возможностей и функций анализа данных, вам следует перейти на Excel в Microsoft 365.

Ниже приведена таблица, в которой показано все сравнение ( Microsoft Excel против Google Таблиц ) вкратце:

Обратите внимание, что это сравнение основано на моем более чем 10-летнем опыте использования этих инструментов. Я не утверждаю, что знаю все об этих инструментах, и я все еще узнаю что-то новое каждый день, используя их.

Надеюсь, эта статья оказалась для вас полезной!

Источник

• ← Что такое электронная страховка на авто
• Что такое электронная таблица в информатике →