Что такое электронный кадровый документооборот

Кадровые документы переводят в электронный вид: читаем свежие поправки в Трудовой кодекс

Закончился эксперимент по переходу компаний и предпринимателей на кадровый электронный документооборот. Теперь основные принципы кадрового ЭДО закреплены в Трудовом кодексе — поправки утв. Федеральным законом от 22.11.21 № 377-ФЗ и вступили в силу 22 ноября 2021 года. О том, как и для кого изменится работа с кадровыми документами, мы расскажем в нашей статье.

Что такое кадровый ЭДО

Кадровый электронный документооборот — это создание, подписание, использование и хранение в электронном виде документов, связанных с работой. Дублировать их в бумажном виде не требуется.

Сначала кадровый ЭДО функционировал как эксперимент, проводимый в соответствии с Федеральным законом от 24.04.20 № 122-ФЗ (см. « Переход на электронные кадровые документы и сервис «Работа в России»: что надо знать работодателям »).

Эксперимент завершился 15 ноября 2021 года. На смену ему пришли новые статьи 22.1 — 22.3 Трудового кодекса (утв. Законом № 377-ФЗ). В них закреплены общие моменты, относящиеся к кадровому электронному документообороту.

Переход на кадровый ЭДО — дело добровольное. Так было в ходе эксперимента, и осталось после принятия комментируемых поправок. Работодателям, которые продолжат оформлять кадровые документы на бумаге, санкции не грозят.

Какие документы можно создавать в рамках кадрового ЭДО

Любые документы, связанные с работой. В том числе те, с которыми работника полагается ознакомить под роспись.

Но есть исключения. В электронном виде нельзя создать и использовать:

Особняком стоят трудовые книжки: как бумажные, так и электронные. Комментируемые поправки на них не распространяются. Трудовые книжки оформляют по другим правилам. Работодатель, получивший письменное согласие сотрудника, может вести его трудовую книжку в электронном виде. При увольнении работник получит сведения из ЭТК (см. «Разработаны новые формы СТД-Р и СТД-ПФР»).

В каких системах вести электронный документооборот

Кадровый ЭДО можно вести в следующих системах:

Порядок взаимодействия платформы «Работа в России» с порталом Госуслуг должно утвердить правительство РФ. Также будет установлен порядок взаимодействия портала Госуслуг с информационной системой работодателя. Но это станет возможным не ранее 1 сентября 2022 года, когда вступят в силу соответствующие положения комментируемого закона.

Форматы электронных кадровых документов

Пока кадровый ЭДО находился на стадии эксперимента (до 15 ноября 2021 года), компании и ИП создавали электронные документы по произвольным форматам.

Но в новой статье 22.1 ТК РФ четко прописано: кадровые электронные документы должны быть составлены по единым форматам. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом.

Предусмотрена отсрочка по времени — единые форматы станут обязательными только 1 марта 2023 года. До этой даты работодатели (в том числе участвовавшие в эксперименте), смогут пользоваться произвольными форматами.

Как заверить и хранить документы

В новой статье 22.3 ТК РФ подробно расписано, какие электронные подписи (ЭП) нужно использовать для заверения отдельных кадровых документов (см. ниже табл.).

Для прочих электронных документов, связанных с работой, установлено следующее правило. Работодатели и сотрудники вправе подписывать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо усиленной неквалифицированной ЭП (в том числе выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства). Для обмена документами в ИС работодателя работник также вправе применять простую ЭП, если такая возможность предусмотрена соглашением сторон трудового договора. Подробнее про электронные подписи см. « Электронная цифровая подпись (ЭЦП): виды и их отличия ».

Какие ЭП применяются для отдельных кадровых документов

Вид документа

Подписи, необходимые при создании и изменении документа:

в ИС работодателя

на платформе «Работа в России»

Работодатель ставит УКЭП.

Сотрудник (при подписании или ознакомлении) ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т.ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Работодатель и сотрудник могут использовать УКЭП и (или) усиленные неквалифицированные ЭП, выданные с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Сотрудник вправе применить простую ЭП, если ее ключ был выдан при личной явке за получением госуслуг в электронной форме.

Договор о материальной ответственности

Договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания (сотрудник визирует при ознакомлении)

Уведомление об изменении условий трудового договора (сотрудник визирует при ознакомлении)

Заявление на увольнение, отзыв данного заявления

Сотрудник ставит УКЭП, либо усиленную неквалифицированную ЭП (в т. ч. выданную с использованием инфраструктуры электронного правительства).

Согласие на перевод

Хранить документы, созданные в рамках кадрового ЭДО, полагается «в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле» (новая ст. 22.3 ТК РФ).

Для трудовых договоров, личных карточек и ряда других кадровых документов срок хранения составляет 50 лет (см. «Сроки хранения бухгалтерских и кадровых документов в организации в 2021 году: таблица»). За это время сертификаты ключей ЭП станут недействительными. Как быть в такой ситуации? Новая редакция Трудового кодекса не дает ответа на этот вопрос. Вероятно, соответствующий порядок будет разработан правительством РФ или профильными ведомствами.

Как работодателю перейти на кадровый ЭДО

Прежде всего, нужно принять локальный нормативный акт (с учетом мнения профсоюза, если он есть в организации). В этом акте следует отразить:

Также компания или предприниматель обязаны утвердить порядок осуществления кадрового ЭДО. В нем можно предусмотреть: сроки и периодичность подписания документов и ознакомления с ними; чрезвычайные ситуации, когда допустимо перейти на бумажное оформление и проч.

На работодателей, участвовавших в эксперименте, действие новых статей Трудового кодекса распространяется с 16 ноября 2021 года. Это позволит не прерывать кадровый ЭДО. А указанный локальный нормативный акт и порядок электронного документооборота они могут утвердить до июля 2022 года.

Кадровый ЭДО для работников и соискателей

По общему правилу переход на кадровый ЭДО для сотрудников и кандидатов на трудоустройство добровольный. Если человек не даст своего письменного согласия, его трудовые документы нужно оформлять на бумаге (за счет работодателя). Уволить или отказать в приеме на работу из-за отсутствия согласия, либо ЭП — нельзя. За сотрудником сохраняется право передумать и дать согласие в будущем.

Исключение сделано для тех, кто соответствует двум условиям:

Таких работников и соискателей разрешено подключать к кадровому ЭДО без их согласия.

Заявления, уведомления и сообщения, направленные сотрудником или соискателем в адрес работодателя посредством ЭДО, считаются поступившими на следующий день. Все расходы на получение электронных подписей работников несет организация (предприниматель).

Источник

Вступил в силу закон о кадровом ЭДО

Вступил в силу закон, который разрешает создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Расскажем о ключевых нововведениях.

Поправки по кадровому ЭДО (далее — КЭДО) вносит в Трудовой кодекс Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Переходить на КЭДО не обязательно — это каждая организация решает самостоятельно. Из статьи вы узнаете:

Какими документами можно обмениваться в электронном виде

Перевести в электронный вид можно документы, которые сейчас оформляются на бумаге и с которыми работников и поступающих на работу знакомят в письменной форме, в том числе под роспись (ст. 22.1–22.3 ТК РФ). Исключение — 4 документа:

Какие электронные подписи использовать

Какую подпись использовать, зависит от того, насколько значимые документы подписывают работодатель и сотрудник, насколько высокие риски с ними связаны.

Особые правила

Особые правила распространяются на следующие документы (ст. 22.3 ТК РФ):

Особые правила означают, что работодатель должен подписывать документ только усиленной квалифицированной подписью (далее — УКЭП). Сотрудник может использовать на свой выбор:

Общий порядок

Он применяется для всех остальных документов.

Компания может использовать для подписи документов:

У сотрудника больше вариантов:

Если у сотрудника нет электронной подписи, работодатель обеспечивает его сертификатом за свой счет. Если же у работника уже есть УКЭП, он может использовать ее.

Чтобы вам проще было сориентироваться, мы обобщили информацию по типам сертификатов в таблице.

Какой сертификат использовать для подписи кадровых документов

Какой информационной системой пользоваться

Работодатель может выбирать между порталом «Работа в России» и коммерческими информационными системами. Но у выбранной системы обязательно должны быть три возможности: нужно, чтобы с ее помощью можно было подписывать электронные документы по требованиям ТК РФ, хранить их и фиксировать, что участники КЭДО их получили.

Как переходить на КЭДО

Локальный нормативный акт

Это первое, что должна принять компания, которая решила переходить на КЭДО. Вот что в нем обязательно нужно прописать.

Информационная система. Укажите, через какую информационную систему вы будете обмениваться документами с сотрудникам. Если это коммерческое ПО, пропишите, как сотрудники смогут получить к нему доступ.

Перечень электронных документов. В электронном виде нельзя передавать только 4 документа — мы перечислили их в начале статьи. Все остальные можно, но вы не обязаны сразу же переводить в электронный вид их все. Можно начать с нескольких самых ходовых документов и распространить КЭДО не на всех работников, а только на отдельные категории.

Сроки. Пропишите, в какие сроки вы уведомите сотрудников, что компания переходит на КЭДО, и с какой даты вводите КЭДО. Дата старта КЭДО не должна быть раньше, чем срок уведомления.

Порядок КЭДО

Этот документ тоже утверждает работодатель. Вот что нужно в нем предусмотреть.

Сроки. Пропишите, в течение скольких дней сотрудник должен подписывать электронные документы или знакомиться с теми документами, где нужно ознакомление под роспись. Учитывайте рабочий график сотрудника и периодичность работы с документами. Например, если вы отправили документ всем работникам одномоментно, а часть сотрудников работает «два через два», нельзя требовать, чтобы все подписали документ в течение двух рабочих дней.

Инструктаж. Сотрудникам может понадобиться инструктаж, чтобы разобраться, как получать и подписывать электронные документы. Особенно это важно для тех, кто не работает каждый день за компьютером и не сможет разобраться самостоятельно. Пропишите, кто будет проводить инструктаж, в какие даты, как будут обучать новых сотрудников.

Исключительные случаи. Может случиться, что вам потребуется оформить на бумаге кадровый документ, который вы уже перевели в электронный вид. Пропишите, в каких ситуациях это допускается.

Взаимодействие с профсоюзом. КЭДО напрямую затрагивает интересы сотрудников. Могут возникнуть спорные ситуации, в которых к руководству обратится представительный орган работников, выборный орган профсоюза или комиссия по трудовым спорам. Предусмотрите, как будете взаимодействовать с ними.

Уведомление работников

Это уже не документ, а процедура. В локальном нормативном акте вы прописали, в какие сроки уведомите работников о том, что компания переходит на КЭДО. Каждый сотрудник должен согласиться на это.

Переходить на КЭДО с сотрудником можно только с его письменного согласия. Отсутствие согласия признается отказом. Если сотрудник отказался от КЭДО, придется, как раньше, вести документооборот с ним на бумаге.

Если потом такие работники передумают, они могут дать согласие на КЭДО в любой момент.

А вот сотрудникам, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2022 года, согласие на КЭДО давать не потребуется: с ними компании могут обмениваться электронными документами по умолчанию.

Как быть тем, кто участвовал в эксперименте Минтруда

С 28 июня 2020 года по 15 ноября 2021 года в России проходил эксперимент по КЭДО (Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Если компания участвовала в эксперименте и хочет продолжать работать с электронными документами, она может это делать. Провести мероприятия по переходу на КЭДО она должна не позднее 1 июля 2022 года.

Если организация хочет вернуться к бумаге, для этого нет никаких препятствий. Такие разъяснения дал Минтруд в письме от 16.11.2021 № 14-4/10/В-14980.

Как быть, если работнику нужен кадровый документ или копия

Чтобы получить документ, связанный с работой, или его копию, сотрудник подает заявление. В течение трех рабочих дней работодатель должен предоставить документы, которые затребовал сотрудник.

До 1 сентября 2022 года способы предоставить их есть только такие: либо распечатать электронный документ и заверить, либо направить документ работнику в электронном виде.

С 1 сентября 2022 года, когда станет возможным взаимодействие с госуслугами, работодатели смогут размещать электронные документы в личном кабинете сотрудников на госуслугах.

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Как перейти на электронный кадровый документооборот

юрист, эксперт-консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала «Кадровые решения»

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Какие документы переходят в цифровой формат

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Как обмениваться документами

Как перейти на кадровый ЭДО

Как подписывать электронные документы

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

ЭКДО при форс-мажоре

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

На бумаге или электронно — по желанию работника

Можно только электронно — по решению работодателя

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров

Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО

Локальные нормативные акты

Приказы (распоряжения) о увольнении работника

Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы

Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать:

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Памятка по видам электронных подписей 640.4 КБ

Источник

Кадровый ЭДО: что это такое, как внедряется и реализуется

Что такое кадровый ЭДО

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ дополнил ТК РФ новыми статьями 22.1–22.3, раскрывающими сущность и устанавливающими порядок внедрения и осуществления электронного документооборота в сфере трудовых отношений. Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений закон понимает создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).

В частности, закон позволяет оформлять в электронном виде, без дублирования на распечатанном бланке:

По сути, оформить в электронном виде можно любой кадровый документ, за рядом исключений, прямо указанных в законе.

Какие документы нельзя перевести в электронную форму

Положения закона об ЭДО не применяются в отношении следующих документов (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

Все эти документы, за исключением трудовых книжек, как и прежде, требуют обязательного составления на бумажном носителе. Что касается трудовых книжек, то они также продолжают вестись на бумажном носителе, если работники не изъявили желания перейти на электронную трудовую книжку.

Переход на кадровый ЭДО

Переход к кадровому ЭДО может быть осуществлен любым работодателем – организацией или ИП на основании их добровольного волеизъявления. Заставить работодателя отказаться от бумажного кадрового учета в пользу электронного никто не может.

Чтобы перейти от бумажного к электронному кадровому документообороту, работодатель должен разработать и утвердить специальный локальный нормативный акт, определяющий порядок такого перехода, который в обязательном порядке должен содержать следующую информацию (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ):

Определившись с порядком перехода на ЭДО, работодатель должен будет определить и утвердить сам порядок кадрового ЭДО.

Утверждение порядка кадрового ЭДО

Порядок осуществления электронного документооборота утверждается работодателем в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. В данном порядке прописываются (ч. 3 ст. 22.2 ТК РФ):

Утвердив порядок перехода на ЭДО и, собственно, сам порядок осуществления кадрового ЭДО, работодатель должен будет уведомить своих работников и получить их согласие на переход к составлению кадровых документов в электронной форме.

Уведомление работников и получение их согласия

Срок и конкретный порядок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО устанавливается в локальном акте работодателя, определяющим порядок перехода к ЭДО. Единственное ограничение – дата перехода на ЭДО не может устанавливаться ранее даты уведомления работников. Что касается соискателей, трудоустраивающихся к работодателю, то их также необходимо уведомлять о том, что в компании применяется кадровый ЭДО.

Уведомив работников о переходе на ЭДО, работодатель должен будет получить их письменное согласие на такой переход. Отсутствие письменного согласия работника признается его отказом оформления кадровых документов в электронной форме. При этом за работником сохраняется право дать указанное согласие в последующем.

Согласие не требуется только от лиц, которые приняты на работу после 31 декабря 2021 года и у которых по состоянию на указанную дату отсутствует трудовой стаж (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). При этом лицо, имеющее по состоянию на 31 декабря 2021 года трудовой стаж, при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом ЭДО.

Отсутствие согласия работника или соискателя, принимаемого на работу, на переход к ЭДО не может являться основанием для отказа в приеме на работу либо увольнения работника. Не может служить таким основанием и отсутствие у работника/соискателя электронной подписи.

Если работники откажутся от перехода к кадровому ЭДО, то это не лишит их возможности получать документы, связанные с работой, которые ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять таким работникам все необходимые и надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ).

При подаче работником заявления о выдаче документов, связанных с работой, или их копий работодатель обязан безвозмездно их предоставить работнику не позднее чем в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления.

Выбор системы кадрового ЭДО

Работодатель вправе самостоятельно выбирать вид информационной системы, которая будет им использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме. В указанных целях работодатель может использовать (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ):

Все расходы на эксплуатацию соответствующей информационной системы, а также на создание, использование и хранение электронных документов берет на себя работодатель. Пользование системой кадрового ЭДО работниками осуществляется на безвозмездной основе.

Подписание кадровых документов

Чтобы иметь возможность подписывать электронные кадровые документы, у работников, перешедших на ЭДО, должна быть в наличии соответствующая электронная подпись – усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная или простая электронная.

При этом конкретный вид подписи зависит от вида подписываемого документа. Так, при подписании следующих документов работники могут использовать исключительно усиленную электронную подпись – как квалифицированную, так и неквалифицированную (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ):

Другие кадровые документы работниками могут подписываться в том числе простой электронной подписью. По заявлению работника работодатель обеспечивает доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя. Это осуществляется путем направления электронного документа в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Конкретный порядок подобного доступа работников к электронным документам позднее установит Правительство РФ.

Все расходы на получение и использование работниками электронной подписи несут исключительно сами работодатели. Причем работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Источник