Что такое юридически значимый электронный документооборот
Юридическая сила электронного документа
Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.
В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:
Что придает электронному документу юридическую силу?
Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.
Формализованные документы
К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:
Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.
Неформализованные документы
К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.
Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ “Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.
Как подписать документ электронной подписью?
Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:
О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.
Юридически значимый ЭДО
Рынок систем электронного документооборота (СЭД) в России растет ежегодно. Этому способствуют детально проработанные решения для их внедрения и взятый государством курс на переход к безбумажному документообороту. Тем более что юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) ни в чем не проигрывает бумажному, но способен снизить административные расходы и даже повысить конкурентоспособность компании.
Что такое ЮЗЭДО
Система юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) — это способ обмена официальными документами между субъектами хозяйственной деятельности. Работа по такому механизму реализует концепцию безбумажного делопроизводства, а юридическую значимость счетам, приказам, актам, договорам придает электронная подпись (ЭП).
Электронный документооборот юридические препятствия при использовании ЭП не создает. Участвующие в ЮЗ документообороте документы имеют такой же правовой статус, как бумажные, подписанные собственноручной подписью.
Преимущества ЮЗДО
Все системы юридически значимого документооборота отличаются схожими достоинствами, которые превосходят качества привычного бумажного формата. Среди них — мгновенная скорость транзакций, сокращение административных расходов на печать и отправку документов, опция создания электронного архива и поиска файлов по критериям, снижение риска ошибок или утери.
Также внедрение ЮЗ ЭДО сделает возможным:
Еще одно преимущество электронного документооборота стало очевидным в 2020 году. Компания, освоившая использование СЭД, способна в считаные дни перестроить работу. В том числе перейти на удаленку.
Ваш подарок: 25 % пакета исходящих документов
Критерии юридически значимого ЭДО
Электронные документы ничем не отличаются от бумажных — их так же создают, обрабатывают, изменяют, получают, отправляют. Но взаимодействие с контрагентами и госструктурами будет облагаться правами и обязанностями для сторон, вызывать правовые последствия, только если:
В электронном документообороте применяется электронная подпись — аналог собственноручной. ЭП дает право убедиться в достоверности подписи и отсутствии изменений в документе после подписания. За счет этого документы принимаются как доказательства и правовые аргументы, в том числе в судебных инстанциях. Это подтверждает судебная практика по электронному документообороту.
В федеральном законе № 63-ФЗ прописаны виды ЭП:
Для ЭДО ЮЗД применяется наиболее надежная и защищенная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Она позволяет проверить, кто именно и в какой момент подписал документ, а также вносились ли в файл изменения после визирования.
Кто использует ЮЗЭДО
Документооборот в организации бывает двух видов. Внутренний затрагивает отделы компании — руководителей, бухгалтеров, разработчиков, менеджеров, HR-специалистов. Внешний служит способом обмена документами с контрагентами. Так что электронный документооборот, юридическая сила которого подтверждена ЭП, востребован на разных уровнях для:
Логика проста: ЭДО надежнее и намного экономнее «бумажного» ведения дел. При этом с электронной подписью документы имеют тот же статус, что обычные. Более того, некоторые госструктуры требуют представлять документы в электронном виде. Например, ФНС (если в компании числится свыше 100 сотрудников), Пенсионный фонд и Фонд социального страхования (если работает больше 25 человек). Это делает юридически значимый документооборот незаменимым решением.
Поддержка ЮЗДО в Диадоке
Диадок — система электронного документооборота, подключение к которой открывает абоненту новые возможности для выстраивания точных и действенных бизнес-процессов, оптимизации работы в компании. Сервис Диадок:
К системе Диадока уже подключилось свыше 1 500 000 компаний из разных сфер: автопрома, фармацевтики, IT, производства. Абоненты отмечают: документооборот стал более мобильным, надежным и прозрачным, одновременно — менее трудоемким и затратным. Бизнес признает возможность обмена юридически значимыми электронными документами дополнительным конкурентным преимуществом.
При этом подключение к ЭДО ЮЗД в Диадоке займет минимум времени и усилий. Для начала нужно оставить заявку. Специалисты Диадока обучат взаимодействию с системой, окажут техническую поддержку, при необходимости адаптируют работу под нужды компании и детально ответят на каждый вопрос.
Юридически значимый электронный документооборот (ЮЗДО)
За последние несколько лет внедрение электронного документооборота или внедрение сэд укрепилось в бизнес-среде. Ведение бухгалтерии и документов налогового учёта уверенно переходит с бумажных носителей в сферу электронной документации, и в этом есть множество неоспоримых преимуществ. В этой статье мы расскажем, что такое юридически значимый электронный документооборот, разберем его плюсы и минусы, а также развеем самые популярные мифы об электронной документации.
Что такое ЮЗЭД?
Статья 2, п. 1.1. Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
(п. 1.1 введен Федеральным законом от 27.07.2010 N 227-ФЗ)
Также приняты соответствующие изменения Налогового Кодекса и целый ряд других законов, которые позволяют рассматривать электронные документы как равноценные оформленным на бумаге.
Для того, чтобы документ стал юридически значимым, он должен обладать простой электронной или усиленной квалифицированной электронной подписью, о чем говорит Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Зачем нужен ЮЗДО?
Несомненно, система документооборота, и принятые в связи с ним законы, во многом упрощает как создание и учёт документов, так и их доставку. Вне зависимости от местонахождения контрагента, доставка электронного документа происходит мгновенно. В случае ошибки, документ можно оперативно переделать и за считанные секунды отправить на подпись его корректную версию.
Самым главным плюсом ведения ЮЗДО является высокий уровень сохранности документов. Их оригиналы всегда присутствуют на руках, вероятность бухгалтерских ошибок сводится к минимуму, а при возникновении спорных ситуаций, любую путаницу можно разрешить в кратчайшие сроки.
Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает высокую скорость передачи, согласования договоров и обработки электронных документов, что положительно влияет на формирование отчетов, быструю отгрузку товаров, выставление счетов и их оплату, и т.д.
Также в качестве плюсов внедрения ЮЗЭД нельзя не отметить отсутствие необходимости ведения документации в бумажном виде.
Виды ЮЗДО
Для того, чтобы перейти на электронный документооборот, например с помощью сэд диадок, необходимо определить, какие виды документов компания имеет возможность и готова перевести в электронный вид. Ими могут стать как внутренние документы, так и документы, определяющие взаимоотношения между контрагентами: счета, акты, накладные, и пр.
Стоит отметить, что не всегда имеется возможность вести полный ЮЗДО, поэтому такие документы, как транспортные накладные или сертификаты на перевозимый груз по-прежнему будут иметь бумажный вид.
Электронная подпись
Статья 5, п. 1 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи» (с изм. и доп., вступ. в силу с 31.12.2017).
Видами электронных подписей, отношения в области использования которых регулируются настоящим Федеральным законом, являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.
Как правило, для обмена документами компании используют усиленную электронную подпись. Согласно закону, усиленная подпись имеет такие особенности, как ключи проверки и сертификаты уникальности, что дает документу такие преимущества, как защиту от его подделки, контроль его целостности и защиту от внесения изменений.
Контроль электронного документооборота
Одним из главных преимуществ перехода на ЮЗЭД является усиленный контроль за движением документов. Все документы проходят через единую систему электронного документооборота и в ней же фиксируются. В этой системе можно отследить движение документов и статус их обработки, организовать сортировку, но ни один документ невозможно удалить, поэтому ни пропустить, ни потерять электронный документ невозможно.
Также ЮЗДО положительно влияет на поиск документов и безопасность их хранения. Система ЭДО имеет гибкую систему поиска по многим значениям и возможность установки прав доступа.
* ЮЗЭД можно легко подделать, а электронной подписи нельзя доверять.
Технология электронной подписи настолько надёжна, что она исключает любую возможность подделки документа, его незаконного изменения и отказа от его авторства. В создании электронной подписи используются современные криптосистемы и методы шифрования, поэтому подделать ее также невозможно.
* Компьютерам нельзя доверять – мой документ запросто может удалиться или потеряться.
По сравнению с бумажными документами, шанс потерять электронный документ минимален и практически равняется нулю. При организации регулярного резервного копирования данных, доставка и сохранность документа – гарантированы.
* Юридическую силу электронных документов сложно доказать, поэтому их использование в качестве доказательства в суде – сомнительно.
Юридическая сила электронных документов закрепляется использованием электронной подписи. Если в суде возникает сомнение о подлинности электронной подписи, то как и в случае с бумажными документами, проводится экспертиза.
Заключение
Отказ от ведения бумажного архива документов с переходом на электронный документооборот становится реальностью. ЮЗДО имеет массу преимуществ, которые касаются как удобства ведения документации, так и обмена документами, их сохранности и защиты.
Компании все чаще переходят на ЮЗЭД, внедряют системы автоматизации как внутреннего, так и внешнего документооборота.
Ну, и конечно же, нельзя не отметить ту роль, которую сыграли государственные органы в развитии электронного документооборота, приняв соответствующие законы и взяв под жёсткий контроль их исполнение.
Смотрите больше полезной информации на нашем YT канале.
Дополнительная информация о возможностях решений Флексби:
Документооборот
автоматизация согласований договоров, документов и контрагентов;
CRM и Продажи
автоматизация продаж, взаимодействия с клиентами и маркетинга;
Финансовые Документы
согласование счетов, актов, отгрузок, контроль оплат и графики платежей;
Электронный Архив
автоматизация хранения скан-копий и оригиналов;
Управление Закупками
автоматизация закупочных и тендерных процедур в компании;
Заявки и Сервис
автоматизация обработки заявок сотрудников, клиентов и партнеров;
Dialogforce
чат-боты, боты-консультанты, лидогенераторы, делопроизводители и роботы технической поддержки;
Юридически значимый ЭДО
Организации постепенно внедряют электронный документооборот для оптимизации работы с внутренней и внешней документацией.
В 2020 году увеличению интереса к ЭДО способствовали ввод ЭТК, новая форма отчёта — СЗВ-ТД, пандемия и режим удалённой работы, а также поправки к федеральному закону № 63 «Об электронной подписи».
Обмен юридически значимыми документами между организациями — задача, решение которой позволяет открыть новые возможности для перехода с классического документооборота на безбумажные технологии.
Компании переходят на СЭД, чтобы организовать юридически значимый ЭДО.
Что такое ЮЗЭДО
Юридическая значимость (ЮЗ) — свойство, которое обеспечивает правовую силу какому-либо объекту или действию. В зависимости от того, есть у объекта это свойство или нет, его можно использовать в качестве полноценного правового аргумента.
Все организации ведут документооборот, который делится на три вида:
Внешний отвечает за обработку входящей и исходящей корреспонденции. К нему относятся счета, декларации, отчёты и накладные.
Внутренний документооборот обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. Он включает в себя приказы, уставы, заявления, протоколы совещаний, инструкции, положения о структурных подразделениях, служебные записки.
Юридически значимый электронный документооборот обладает правовой силой благодаря законодательной базе. Главный признак юридической значимости документа — наличие правовых последствий.
Критерии юридически значимого ЭДО
С электронными документами можно проводить четыре основные операции: создание, получение, обработка и архивирование. Но электронный документ становится юридически значимым не в момент создания, а после его удостоверения, регистрации или оформления. После этого основные действия имеют правовые последствия для человека, который работает с документами.
Главное свойство ЮЗ электронных документов — равнозначность бумажным. Они обладают соответствующей правовой силой и гарантируют подлинность совершаемых с их помощью действий.
Файл в системе ЭДО включает в себя не только основную информацию, но и идентифицирующие его реквизиты.
Документ может получить правовую силу в организациях, которые являются официальными операторами электронного документооборота. Компании предоставляются системы для ведения ЭДО, в которых документам и придаётся юридическая значимость.
Актуальность ЮЗЭДО
СЭД превосходят бумажный документооборот по скорости обмена данными, удобности контроля потока документов. С помощью систем ЭДО можно обеспечить коллективный доступ к файлам, что, в свою очередь, увеличит скорость их создания, получения, обработки и архивирования.
Работы с электронными документами минимизирует риск их утери или порчи. Все файлы находятся внутри системы, что облегчает их поиск и управление. Также СЭД предлагает типовые формы, например, СЗВ-ТД для отправки в ПФР.
С помощью СЭД можно разграничить доступ к файлам разным категориям работников, а также ввести прозрачную систему работы. Каждый файл обладает историей изменений, а во всей системе введён автоматический поиск по всем файлам.
Помимо общих плюсов, которые даёт внедрение электронного документооборота, ЮЗЭДО обладает собственными преимуществами:
Возмещение НДС, контроль дебиторов, успешный арбитраж или Зачем компании юридически значимый ЭДО и электронная подпись
Несмотря на еще существующие ограничения, любая организация может почти полностью перейти на безбумажный документооборот. Причем это не только выгодно с экономической точки зрения (меньше затрат на бумагу, пересылку), но и с юридической — ЭДО помогает оперативно передавать документы, проводить сверку, отправлять претензии, а судебные дела проще выигрывать — к пример, подделать ЭП практически невозможно, а чтобы оспорить подписанные ей документы нужны железобетонные доказательства.
Кратко об ЭЦП
Сразу обговорим — существует несколько видов электронных подписей и каждая имеет разные характеристики.
Особенности : не требует сертификата и криптопро средств, требует идентификации пользователя, используется на сайтах госорганов, не гарантирует неизменности документа, может использоваться для обмена информацией между организациями, но требует для этого специального соглашения.
УНЭП — усиленная неквалифицированная электронная подпись
Особенности: те же, что и у простой подписи, но требует наличие криптографических средств и подтверждения неизменности документа.
УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись
Самый частый вопрос об электронной подписи — почему у нее такой короткий срок действия, наверняка УЦ хотят заработать на их выпуске?
Но ежегодная замена связана в первую очередь с безопасностью — злоумышленники с помощью современных технических средств и компьютеров с высокими вычислительными мощностями могут путем перебора подобрать ключ. Это как с сейфом — каким бы защищенным он не был, но дайте взломщику достаточно времени и технологий и он придумает как его взломать.
Ближайшие изменения
Законодательство не оперативно, но все же реагирует на изменения в бизнес-среде. Вот, например, статья 312.2 ТК РФ позволяет заключить трудовой договор с дистанционным сотрудником с применением ЭДО. В настоящий момент проводится эксперимент по переводу кадрового документооборота в электронный формат.
Архивное дело тоже семимильными шагами идет в сторону электронного документооборота. Пока правда сохраняются несколько проблем, связанных с передачей документов в архив : документ должен быть юридически значимым при передаче в архив (иметь действующий сертификат ЭП) и сохранить эту значимость в процессе хранения (а как мы помним ЭП действует только 1 год).
Одна из приоритетных задач на 2021 год у Федерального архивного агентства согласно его же публичной декларации: нормативное и методическое обеспечение постоянного и долговременного хранения электронных архивных документов в рамках создания ГИС «Платформа ЦХЭД”.
Создайте собственный архив организации с Docsvision для бухгалтерских, кадровых, технических и любых других видов документов — настройка автоматического пополнения, интеграция с учетными системами и операторами ЭДО, обеспечение информационной безопасности и доступа с мобильных.
Юридически значимый электронный документооборот
Главные возражения против внедрения ЮЗДО, которые нам приходится слышать — это сложно, долго и очень дорого. На самом деле можно организовать и внедрить ЭДО без излишних затрат времени и сил.
Юридическая значимость — этот термин означает, что документ соответствует существующим требованиям законодательства и может применяться в качестве правового аргумента при доказательстве прав его обладателя, в том числе и в суде.
Что дает внедрение ЮЗДО:
Как обеспечить документам юридическую значимость
Юридически значимым электронный документ становится, если содержит все необходимые реквизиты и атрибуты, юридическую силу ему придают операторы ЭДО, прошедшие аккредитацию, они заверяют подлинность ЭЦП и организуют обмен между контролирующими органами и налогоплательщиком, а также между контрагентами.
Наладить полноценное взаимодействие между всеми участниками — предприятием, его контрагентами, оператором помогают специальные интеграционные инструменты.
Компания Docsvision предоставляет модули, с помощью которых на предприятии можно организовать юридически значимый электронный документооборот. Например, такой модуль используется для ЮЗДО между пользователями системы «Диадок» от СКБ Контур и других операторов ЭДО.
Узнать больше можно посмотрев запись вебинара «Средства поддержки ЮЗДО в Docsvision» на странице мероприятия. Вебинар был полезен бухгалтерам и руководителям компании вместе с ИТ-специалистами.
В чем плюс интеграции:
Внедрение включает в себя не только техническую часть, компания Docsvision также проводит обучение сотрудников и сопровождение системы, адаптирует свои решения для конкретных нужд заказчика.
Бухгалтер наверняка понимает плюсы от внедрения в компании юридически значимого документооборота, особенно ценность не только обмена унифицированными формами, но и неформализованными документами. Но решение о внедрении в конечном итоге принимать руководителю, в том числе в зависимости от мнения IT службы — как осуществить внедрение, как это в конечном итоге будет работать, какие возможности даст организации.
Если вы бухгалтер и хотите усовершенствовать документооборот в вашей организации — отправьте запись вебинара представителю IT-отдела, системного администратора, другого сотрудника, который отвечает за внедрение новых сервисов. А также смотрите запись сами — там много полезной информации о ЮЗДО!