дата принятия авансового отчета к учету
Дата принятия авансового отчета к учету
Дата публикации 16.02.2021
В соответствии с п. 212 инструкции, утв. приказом Минфина России № 157н (далее – Инструкция № 157н), для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением, предназначен счет 208 ХХ.
Расходы подотчетного лица отражаются на счетах учета расчетов с подотчетными лицами согласно авансовому отчету, утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом), и прилагаемым к нему документам, подтверждающим расходы (п. 216 Инструкции № 157н). Датой принятия к учету материальных запасов, приобретенных через подотчетное лицо, будет дата утверждения авансового отчета (ф. 0504505). Такой порядок исключает принятие к учету материалов, приобретение которых не согласовано с руководителем.
Возможны случаи, когда дата фактического приобретения (поступления в учреждение) материальных ценностей не совпадает с датой утверждения руководителем авансового отчета. Во избежание претензий контролирующих органов, связанных с нарушением сроков принятия к учету нефинансовых активов, учреждению целесообразно разработать порядок принятия к учету таких активов и закрепить его в учетной политике. Например, установить сроки представления на проверку авансового отчета в день приобретения материальных ценностей.
Если приобретенные материалы переданы подотчетным лицом на склад учреждения, а авансовый отчет еще не утвержден, по согласованию с органом, принимающим отчетность, может быть введен дополнительный забалансовый счет (п. 1 Инструкции № 157н). Для этих целей можно использовать забалансовый счет 02 (п. 335 Инструкции № 157н). Порядок контроля за таким имуществом необходимо предусмотреть в учетной политике.
Сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом
Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом
Напомним, что за полученные денежные средства на расходы, необходимые для хозяйственной деятельности предприятия или ИП, работник — подотчетное лицо должно было отчитаться согласно п. 6.3. указаний «О порядке ведения кассовых операций. » от 11.03.2014 № 3210-У в течение 3 рабочих дней:
Также, в соответствии с п. 26 постановления «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749, необходимо было отчитаться в бухгалтерии на протяжении 3 дней после приезда из командировки.
Но с 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У данное требование было изменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.
Подробнее о нововведениях узнайте из материалов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите к комментариям экспертов к Указанию ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У.
Своей подписью на заявлении работодатель утверждает подотчетную сумму и срок сдачи авансового отчета.
ВАЖНО! В заявлении работнику желательно указать цель, на которую необходимы деньги. Так руководителю будет легче определиться со сроком, а бухгалтеру — сделать соответствующую проводку.
Чтобы работник в своем заявлении обоснованно указывал период, на который ему потребуются средства, рекомендуется разработать внутренний документ, где будут определены сроки для типовых нужд фирмы. С 30.11.2020 деньги под отчет могут выдаваться нескольким физлицам по одному распорядительному документу. В этом документе также должна быть указана сумма и срок, на который она выдается работнику.
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли ваши сотрудники оформляют и своевременно ли сдают авансовые отчеты. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц
Для того чтобы отчитаться за полученные и потраченные средства, подотчетнику нужно составить авансовый отчет и приложить к нему документы, которые будут служить основанием для принятия проведенных расходов — чеки, БСО, счета-фактуры, проездные билеты, слипы (при расчетах банковской картой) и т. д.
Как оформляется авансовый отчет, читайте в этой статье.
Если аванс был выдан перечислением на зарплатную или подотчетную карту работника, то в платежном поручении нужно указать, что перечисленные деньги являются подотчетными. Для получения подотчетных сумм на банковскую карту работнику рекомендуется написать заявление с просьбой о выдаче денег на определенное время и указанием реквизитов карты — об этом говорится в письме Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288. В этом же письме чиновники сообщают о том, что порядок выдачи аванса на хознужды безналичным путем и оформления авансового отчета желательно разработать и закрепить в учетной политике предприятия.
Бланком для авансового отчета может служить форма АО-1, утвержденная Госкомстатом России от 01.08.2001 № 55. Она не является обязательной, поэтому разрешается разработать свою форму отчета за полученный аванс с учетом специфики предприятия и соблюдением всех требований для заполнения необходимых реквизитов согласно п. 2 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Бланк авансового отчета и образец его заполнения ищите здесь.
В бланке отчета должны быть отведены места для заполнения работником и бухгалтером. Документ имеет лицевую и оборотную стороны. Сначала работник заполняет на лицевой стороне предназначенную для него часть, в которой указывает сведения о себе, цели полученного аванса. Затем на оборотной стороне он перечисляет все оправдательные документы с указанием их названий, номеров, дат, сумм (по каждому отдельно). Подсчитывается и указывается итог. Документы прикладываются к отчету. Для удобства работы их можно пронумеровать в соответствии с порядковым номером, присвоенным в авансовом отчете.
Заполненный бланк с приложенными оригиналами о расходах сотрудник передает бухгалтеру, который проверяет полученный документ:
ВАЖНО! После получения авансового отчета от подотчетника бухгалтер должен выдать ему расписку о том, что он принял отчет с приложенными документами на проверку.
Проверенный и подписанный бухгалтером и главным бухгалтером отчет передается для утверждения руководителю или уполномоченному лицу. Своей подписью директор дает согласие считать обоснованными произведенные затраты.
Срок сдачи авансового отчета в бухгалтерию для проверки и утверждения отчета за аванс на нужды для хозяйственной деятельности устанавливаются руководителем по его усмотрению. Рекомендуется закрепить их в учетной политике. На основании утвержденного отчета в бухгалтерии подотчетные суммы списываются в установленном законом порядке.
Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка
Если согласно авансовому отчету потрачено больше полученного аванса, работнику выдается перерасход. Если же не все подотчетные деньги были израсходованы, остаток должен быть возвращен в кассу предприятия (на него бухгалтер выпишет приходный ордер, корешок отдается подотчетнику).
Работник также может потратить личные деньги на покупку чего-то необходимого для компании, например ГСМ для служебной машины. В таком случае сначала сдается отчет, а потом возмещаются средства. Такое действие также должно быть разрешено внутренним нормативным документом.
В случае если подотчетное лицо не укладывается в установленный на предприятии срок сдачи авансового отчета и не возвращает остаток подотчетных сумм, работодатель вправе возместить задолженность из его заработной платы (ст. 137 ТК РФ).
На момент проверки авансового отчета выданные деньги отражаются на Дт 71 «Расчеты с подотчетными лицами». После утверждения его руководителем бухгалтеру нужно сделать проводки по Кт 71 в корреспонденции со счетами произведенных затрат:
Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете
Кому можно выдавать суммы под отчет
Для решения каких-либо производственных задач работодатель может выдать денежные средства своему работнику. Поскольку за эти денежные средства работнику нужно отчитаться, представив работодателю авансовый отчет, то считается, что они выданы под отчет.
До 2014 года было принято, что получать под отчет наличные деньги следовало только из кассы работодателя и сделать это могли только его штатные работники.
С 2014 года ситуация изменилась:
Нелишним будет также установление работодателем перечня лиц, которые могут получать денежные суммы под отчет. Такой перечень утверждается приказом руководителя предприятия или приводится в учетной политике.
Лица, получившие деньги под отчет, должны составить авансовый отчет на потраченные ими денежные суммы, а также предоставить первичные документы, доказывающие расходы. Это правило осталось без изменений.
Проверка бухгалтером авансового отчета
Подотчетное лицо обязано отчитаться о выделенных ему под отчет денежных суммах в течение определенного времени после:
С 30.11.2020 срок сдачи подотчетным лицом авансового отчета организация может установить самостоятельно, отразив его во внутренних локальных актах, например, в своей учетной политике или положении о командировках.Требование о том, что АО должен представляться не позднее 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы подотчетные, или со дня выхода на работу, отменено.
Заявление должно иметь визу руководителя предприятия о разрешении выдачи под отчет денежных сумм.
Образец заявления на подотчет вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Авансовый отчет составляется подотчетным лицом по форме АО-1. Можно также использовать самостоятельно разработанный и утвержденный на предприятии бланк. Он должен не противоречить требованиям закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в части обязательных реквизитов первичного учетного документа.
На оборотной стороне отчета формы АО-1 работник построчно перечисляет произведенные им расходы, указывая реквизиты оправдательных документов и суммы. Оправдательные документы нужны для каждой из строк и могут быть представлены любыми документами, содержащими указание на факт осуществления оплаты по ним.
Бухгалтер проверяет правильность внесения в авансовый отчет сумм по представленным оправдательным документам, при необходимости делает их разбивку, проставляя счета бухгалтерского учета. Лицевая сторона отчета также заполняется бухгалтером. Подотчетному лицу выдается отрывная расписка о сдаче авансового отчета.
Неиспользованные подотчетные суммы должны быть возвращены работником в кассу предприятия. Однако если работник не вернул остаток неизрасходованных по сданному авансовому отчету средств, с 19.08.2017 это не служит основанием для невыдачи ему денег под очередные расходы.
В случае оправданного перерасхода (работник израсходовал больше, чем было выдано, и это согласовано руководителем) денежные суммы возмещаются подотчетному лицу. Всего на авансовом отчете должно быть 4 подписи: подотчетного лица; бухгалтера, проверившего отчет; главного бухгалтера и руководителя, который его утверждает.
Бухгалтерский учет авансовых отчетов
Рассмотрим некоторые бухгалтерские проводки по учету авансовых отчетов.
ООО «Загадка» под отчет из кассы выдало своему штатному сотруднику наличные средства в размере 50 000 руб. на хозяйственные расходы (приобретение строительных материалов). Авансовый отчет был сдан работником в установленный на предприятии срок, расходы подтверждены документально. Сотрудник израсходовал 38 000 руб., в том числе НДС 5 797 руб. Оставшиеся наличные деньги были возвращены им в кассу предприятия.
В бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи:
Более подробно о правилах отражения НДС по авансовым отчетам читайте в статье «Порядок отражения НДС по авансовым отчетам в бухгалтерском учете».
Итоги
Авансовый отчет представляет собой свод информации о полученных сотрудником денежных средствах, израсходованных из этих средств суммах и оставшемся неиспользованным остатке денег (или их перерасходе). Каждая из израсходованных сумм подтверждается своим оправдательным документом, на основании которого бухгалтер делает соответствующую бухгалтерскую проводку или проводки, если сумма требует разбивки (например, при выделении НДС или разделении суммы, оплаченной одновременно за материалы и за услуги).
Оформление авансового отчета: общие правила
Общие правила заполнения авансового отчета таковы:
За нарушение срока работника можно наказать материально.
Как правильно заполнить авансовый отчет
Авансовый отчет условно можно разделить на 3 части:
Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа.
Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Построчный комментарий по заполнению авансового отчеты подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ бесплатно к системе и переходите к указаниям.
Изменений по авансовым отчетам в 2021 году не было – этот документ по-прежнему обязателен для заполнения. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 20.08.2015 № 03-03-06/2/48232).
Ознакомиться с примером и образцом заполнения авансового отчета вы можете на нашем сайте. Рассмотрим условный пример.
Допустим, 21.01.2021 ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Д. деньги в размере 20 000 руб. на приобретение 5 картриджей для принтеров. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. е. 22 января.
Работник потратил всего 18 950 руб. (НДС покупка не облагалась т. к. продавец применяет УСН). Неиспользованные средства в размере 1 050 руб. он вернул в кассу сразу при сдаче отчета в бухгалтерию.
Приведем образец заполнения авансового отчета для данной ситуации.
Итоги
Заполнение авансового отчета требует совместной работы подотчетного лица и бухгалтера. Заполненный отчет, подписанный главным бухгалтером и руководителем, является документом, на основании которого отражаются операции в учете.
Дополнительно материалы по теме расчетов с подотчетными лицами смотрите в статьях:
Дата составления авансового отчета
Подотчетные лица формируют авансовые отчеты в бухгалтерской программе за текущий месяц. Но подотчетные лица могут поставить электронную подпись позднее даты авансового отчета в программе. Допустимо ли это?
Нужно учитывать, что дата представления (составления) авансового отчета определяется датой подписи подотчетного лица. Если бухгалтер проверяет первичный документ без подписи, значит он предварительно проверяет «черновик», а не документ. Поэтому если организация будет применять унифицированную форму N АО-1, и придерживаться указанного в вопросе порядка документооборота, то дату принятия к проверке черновика указывать не нужно. Обращаем внимание, что унифицированная форма «Авансовый отчет» (форма N АО-1) предусматривает дату принятия к проверке авансового отчета бухгалтером.
При определении порядка документооборота, связанного с выдачей подотчетных сумм, следует разделять следующие сроки:
При этом срок составления авансовых отчетов сотрудниками четко установлен нормативными актами. Подотчетное лицо обязано предъявить бухгалтеру авансовый отчет в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или со дня выхода на работу, или по возвращении из командировки (Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденных Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
А вот остальные сроки организация вправе определить самостоятельно и утвердить внутренним приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией по порядку расчетов с подотчетными лицами и т.п. Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У проверка авансового отчета бухгалтером, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Важно, что в условиях вопроса указан срок составления отчета, который не соответствует требованиям Указания Банка России. При этом сроки проверки и утверждения авансового отчета в условиях вопроса не названы. Во избежание разночтений эти сроки необходимо четко установить приказом (от даты утверждения отчета многое зависит, в т. ч. момент налогового учета расходов).
Случаи, когда компанию или подотчетное лицо могут оштрафовать за нарушение кассовых операций, перечислены в ст. 15.1 КоАП РФ, и задержка авансового отчета сотрудником там не упомянута. Но открыто закреплять нарушение сроков в приказах не стоит. Поэтому рекомендуем во внутреннем приказе о выдаче денег под отчет использовать следующие формулировки:
«Подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет в бухгалтерию в сроки, установленные законодательством.
В срок до 16 числа бухгалтерия проверяет авансовые отчеты, представленные в первой половине месяца. А в срок до 31 числа проверяет авансовые отчеты, представленные во второй половине месяца (даты в примере, естественно, условные).
Генеральный директор утверждает авансовые отчеты за первую половину месяца до 17 числа, а за вторую половину до 2 числа месяца, следующего за отчетным».
По факту такие формулировки могут означать следующий документооборот:
Сотрудники загружают в программу «черновики» авансовых отчетов на предварительную проверку (в определенные отдельными инструкциями сроки). Если программное обеспечение не позволяет вносить изменения в документ после подписи, то подотчетное лицо в момент загрузки черновик не подписывает. Если возможность изменений существует, то подпись подотчетного лица целесообразно поставить сразу;
Бухгалтерия в установленные приказом сроки проверяет черновики авансовых отчетов. Дата окончания проверки по факту совпадет с датой подписания отчета сотрудником. Если функционал ПО допускает изменения, то дата авансового отчета, дата его загрузки в программу и дата подписи подотчетного лица могут совпадать (как и положено). В этом случае бухгалтер, как и положено, проверит авансовый отчет, и в случае необходимости, проконтролирует внесение в него изменений. Подчеркнем, что исправления в первичном документе допускаются (ч. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, п. п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п. 16 Положения N 34н). Поэтому вопрос только в том, как реализован этот функционал в программе;
Директор утверждает авансовые отчеты в установленные сроки. Фактическая дата утверждения авансового отчета обязательно должна соответствовать внутреннему регламенту.