деловая переписка по электронной почте образец
15 правил деловой электронной переписки
Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.
Пишите тему письма
Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».
Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.
Называйте по имени
Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.
Говорите по делу
Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.
Указывайте точный срок
Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.
Форматируйте текст
Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.
Пишите нейтрально и деликатно
Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.
Сохраняйте историю переписки
Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.
Подписывайте письма
Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.
В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.
Добавляйте сразу все ссылки и файлы
Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.
Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.
Называйте понятно файлы и документы
Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.
Перечитайте перед отправкой
Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.
Отвечайте быстро
Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.
Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.
Отправляйте письма в рабочее время
Три причины, чтобы следовать этому правилу:
Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.
Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»
Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.
Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть
Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:
Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.
Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?
Электронная почта — основной источник связи на работе. Мы ежедневно переписываемся с коллегами, руководством, заказчиками и клиентами. Иногда адресаты не могут прийти к договоренности или тратят слишком много времени на письма. Мы составили 15 правил, которые помогут сэкономить время себе и контрагенту и быстрее решить рабочие вопросы.
Пишите тему письма
Тема — как заголовок, помогает быстро найти нужную переписку в почтовом ящике. Обязательно указывайте ее, чтобы проще работать с письмами. Формулировка темы должна быть информативной. Получатель не поймет, что ему предлагают, если письмо назвать «Сотрудничество», «Фотографии», «Оно». Тема есть, но она бесполезна. Добавьте конкретики: «Предлагаем размещение в нашем журнале» или «Фотографии для раздела о путешествиях».
Если в ходе переписки тема стала другой, не меняйте ее в письме. Допустим, вы начали диалог о разработке сайта для стоматологии, но в процессе пришел новый заказ — сайт для детского центра. Не смешивайте проекты в одной переписке и не меняйте тему, когда открывается другой вопрос. Заведите для него новую цепочку писем. Соблюдайте правило: для каждого большого вопроса — отдельная переписка.
Называйте по имени
Если знаете, как зовут получателя, обязательно обращайтесь к нему по имени. Иначе непонятно, кому вообще адресовано письмо, и выглядит оно невежливым. Если получателей несколько, перечислите по именам всех, от кого ждете ответа или действий. Человек может посчитать, что письмо к нему не относится, если адресовано всем. Обращаясь по имени, мы снимаем эту проблему.
Говорите по делу
Рабочее письмо — короткий жанр. Представьте, сколько времени придется потратить получателю, чтобы продраться к сути письма через пространные рассуждения и абстрактные отступления. Не стоит писать, что было, что будет и чем сердце успокоится, если это не влияет на решение вопроса. Берегите свое и чужое время — переходите сразу к главному.
Указывайте точный срок
Не пишите в теме или теле письма «срочно». Это понятие растяжимое: для одного — час, для другого — неделя. Лучше укажите точное время и дату, когда вы ждете ответа или результата.
Форматируйте текст
Неотформатированный текст читать тяжело, поэтому разделяйте его. Сделайте по одному отступу после каждого абзаца и по два — после приветствия и перед подписью. Не вставляйте ссылки в середину текста — размещайте их в конце абзаца или письма, списком. Каждую ссылку поясняйте: на какой документ она ведет и зачем получателю переходить по ней. Старайтесь не злоупотреблять жирным шрифтом, курсивом и цветом. Пусть текст выглядит спокойно.
Пишите нейтрально и деликатно
Письмом легко вызвать негативные эмоции. Получатель может понять текст по-разному, поэтому пишите максимально нейтрально, чтобы избежать двоякого толкования. Будьте вежливы и деликатны. Если не знакомы близко, не стоит задавать личные вопросы, вторгаться в чужое пространство, шутить и поднимать темы, не относящиеся к работе.
Сохраняйте историю переписки
Оставляйте всю предыдущую цепочку сообщений в письме. В большом потоке информации легко забыть, о чем вы общались с отправителем — история переписки поможет вспомнить. Особенно это актуально для сотрудников, которые получают много писем с проблемами и вопросами.
Подписывайте письма
Называйте почту для рабочей переписки нейтрально, желательно — по принципу имя_фамилия@работодатель. Если нет корпоративной почты, просто создайте почтовый ящик вида petrsidirov@mail.ru вместо svinkapeppa или superboy.
В подписи укажите имя, фамилию, должность и название компании. Добавьте способы связи: телефон, мессенджеры, соцсети, — и ссылку на корпоративный сайт. Ограничьтесь нейтральным «с уважением» или «с наилучшими пожеланиями». Не стоит расписывать в автоматической подписи слова благодарности на полстраницы, размещать рекламу, ставить ссылки на сбор подписей и подобные проекты.
Добавляйте сразу все ссылки и файлы
Бывает, что только после отправки обнаруживается, что важный файл не прикреплен или не указана нужная ссылка. Многие высылают вложения и дополнения отдельным письмом — «вот документ, который я забыл». И переписка раздваивается: в одной истории — обсуждение, в другой — нужные документы. На какое письмо ответит получатель, неизвестно — возможно, на то, в котором нет истории переписки. Поэтому лучше продублировать предыдущее и добавить к нему файл. В сообщении стоит попросить получателя удалить письмо без файла, чтобы избежать путаницы.
Еще я встречала людей, которые высылали пять файлов пятью отдельными письмами. Это засоряет почтовый ящик и отвлекает получателя. Пожалуйста, отправляйте все вложения вместе. Если их слишком много, присылайте ссылку на файлообменник.
Называйте понятно файлы и документы
Называйте файл так, чтобы сразу было понятно, о чем он и к чему относится. Тяжело отличить в перечне изображений один IMG568909865 от другого IMG6789988901. Гораздо лучше, если это будут logotype и header.
Перечитайте перед отправкой
Каждый может ошибиться или допустить неточность, написать двусмысленно или непонятно объяснить. Поэтому перед отправкой перечитайте письмо и проверьте на ошибки. Если оно написано под воздействием эмоций, не высылайте сразу — дайте ему отлежаться минут 15. Затем просмотрите еще раз — возможно, вы были слишком резки в суждениях и оценках. Если это так — смените тон и перефразируйте «скользкие» моменты.
Отвечайте быстро
Отправители не ждут мгновенной реакции на письма, но почти половина респондентов из 2 миллионов человек отвечает на емейл-сообщения в течение часа. Напишите ответ при первой возможности. Если это входит в ваши прямые обязанности — например, вы работаете в поддержке или координатором проекта — старайтесь отвечать в течение 15-30 минут.
Если ваша основная работа не связана с перепиской, запланируйте в течение дня два интервала на разбор почты и ответы. Например, в 11:00 и в конце дня, в 17:00. Так вы не пропустите важные сообщения и сохраните порядок в почтовом ящике. Не переживайте: если возникнет экстренный вопрос, с вами свяжутся другим способом — через мессенджер или по телефону.
Отправляйте письма в рабочее время
Три причины, чтобы следовать этому правилу:
Настройте отложенную отправку. Например, в почте Mail.ru есть функция «Отправить в точное время». Если вы пишете текст в субботу утром, запланируйте отправку письма на понедельник в 10:05. Так будет больше вероятность, что получатель его не пропустит. Если к этому времени в письмо станет неактуальным, зайдите в раздел «Исходящие» и отмените отправку.
Не отправляйте отдельным письмом слова «спасибо» и «пожалуйста»
Чтобы открыть и прочитать письмо, нужно время. Отправляя просто «спасибо», «пожалуйста» и подобные сообщения, вы просто отвлекаете собеседника. Лучше поблагодарить в следующий раз, когда будете высылать дополнительные документы или отвечать на новые вопросы. Так в одном письме будет и польза, и признательность.
Не пишите информацию, которую нужно обязательно скрыть
Будьте готовы к тому, что все, что вы напишете, может стать общедоступным. Никто не застрахован от ситуаций, при которых конфиденциальная информация оказывается у посторонних. Может случиться сбой в работе почтовых или поисковых систем, или контрагент выложит скрины закрытой переписки. Иногда обсуждения случайно попадают к человеку, для которого не были предназначены:
Всегда следите за тоном и выражениями. Не пишите того, что может обидеть другого человека или негативно отразиться на имидже работодателя.
Правил много, но все заучивать не обязательно. Главное — уважайте собеседника, его мнение и время и радейте за общее дело. А что вы хотели бы улучшить в рабочих письмах?
Общие правила ведения деловой переписки по электронной почте
Одним из источников быстрой связи на рабочем месте является имейл. Такой способ передачи и получения информации — важная часть взаимодействия между коллегами, руководством и подчиненными, партнерами и другими лицами. Для эффективного общения собеседников и соблюдения субординации необходимо учитывать правила деловой переписки по электронной почте.
Зачем нужны единые правила электронной переписки
Деловое взаимодействие практически полностью перешло в интернет-пространство. Грамотно составленные и правильно оформленные письма подчеркивают репутацию компании, становятся ее визитной карточкой и позволяют сотрудникам точно понимать изложенную информацию.
Основные правила делового электронного общения сводятся к следующему:
Единые нормы написания электронного обращения учитывают возможность корректного отображения на различном оборудовании — стационарных ПК или мобильных устройствах.
Образцы деловых писем
Интернет-переписка позволяет оперативно решать различные коммерческие вопросы. Условно вся корреспонденция делится на несколько категорий в зависимости от содержания и цели взаимодействия с адресатом.
Информационные
Такой вид корреспонденции представляет собой некоммерческую переписку с целью информирования адресата, например, о сроке действия или окончании договора, об особенностях деятельности фирмы, ассортименте выпускаемой продукции или предоставляемых услугах, кадровых изменениях и запланированных мероприятиях.
Информационные извещения используются как эффективный маркетинговый инструмент с целью:
Ответы
Таким почтовым извещением адресат уведомляет отправителя о получении информации, документов, коммерческих материалов и прочих данных. Этика корпоративного общения подразумевает включение в ответное письмо слов благодарности, пожеланий, а при необходимости просьбы.
Таким образом проявляются глубокое уважение и внимание к оппоненту.
Претензии
В претензионных обращениях (рекламациях), унифицированная форма которых законодательством не установлена, выражается недовольство одной из сторон (например, качеством предоставленных услуг или нарушением сроков контракта). Бизнес не приемлет неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, и участники договора вправе требовать возмещения убытков или устранения возникшей проблемы.
Благодарственные
В эту категорию входят деловые письма со словами благодарности за предоставление качественных услуг, за профессионально выполненную работу, за строгое соблюдение сроков сделки, бонусы или скидки. Обращение адресуется одному лицу или компании, составляется по инициативе самого отправителя либо в качестве ответа на поздравительное письмо или приглашение.
Сопроводительные
Главной целью такого письма является предоставление уточняющих, дополнительных данных или сведений, которые могут быть интересны адресату. Оно составляется в качестве приложения к коммерческому предложению, оферте, резюме и другим документам.
Гарантийное
Вид некоммерческих электронных обращений с содержащимся подтверждением, например, соблюдения сроков и способов оплаты за услуги и товары, гарантии качества. Подобная корреспонденция выступает в роли обеспечения исполнения обязательств одним из участников сделки или договора, а в некоторых случаях составляется как ответ на претензионные письма.
С предложением о сотрудничестве
Письма с договором оферты являются прямым предложением адресату. Они содержат условия возможного сотрудничества, важные детали заключения контракта, цены на поставку товара, способы оплаты и другие сведения о дальнейшей работе.
Получение такого письма является предварительным этапом подписания основного договора. Правила ведения деловой электронной переписки предполагают ответ — акцепт.
Поздравительные
Письма с торжественными текстами отправляются по электронной почте персонально человеку либо на адрес компании. Это зависит от того, к какому событию приурочены поздравления: личному празднику, достижениям фирмы, корпоративным или государственным мероприятиям. Обязательного ответа такой тип корреспонденции не предполагает.
Запросы
В электронных письмах-запросах формулируется просьба о предоставлении информации, интересующей собеседника:
При составлении текста сообщения может указываться не одна, а несколько просьб. Корреспонденция направляется как физическим лицам, так и юридическим.
Рекламные
Имейл-рассылка — это эффективный инструмент маркетинга, позволяющий охватить большую аудиторию адресатов. Правильно выбранная стратегия позволяет привлечь новых клиентов, заинтересовать получателя в покупке товара, приобрести преимущества перед конкурентами.
Этикетом деловой переписки не предусмотрены строгие сроки рассылки. Но если рекламные сообщения приходят слишком часто и навязчиво, а тексты однотипные, неинформативные и неграмотные, получатель может отправить их в папку «Спам» или совсем отписаться.
В корреспонденции должен содержаться инфоповод, который максимально заинтересует адресата.
Правила деловой переписки по электронной почте
Деловая переписка базируется не только на принципах взаимоуважения собеседников, соблюдения интересов сторон, но и на знании правил грамматики и орфографии. Письма с грубыми ошибками, отсутствием структурированного текста негативно сказываются на имидже компании.
Структурированное письмо
Информация лучше воспринимается, если она преподнесена последовательно и с четкой структурой. Текст оформляется отдельными, логично завершенными абзацами, отделенными друг от друга отступами.
Стандартная структура официального электронного письма включает:
Адресация
Важным пунктом этикета деловой переписки является точность адресации, обеспечивающая эффективность и оперативность взаимодействия по электронной почте. В поле «Кому» указывается один или несколько абонентов, от каждого из которых отправитель ждет ответа. Если имя получателя написано во вкладке «Копия», письмо носит информационный характер и обратной связи не предполагает.
Сообщения, помещенные в папку «Скрытая копия», адресованы избранному кругу лиц (например, для приглашения к участию в мероприятиях).
Корпоративная этика многих компаний запрещает использование таких инструментов рассылки, т. к. они воспринимаются как средство тайного информирования и контроля.
Приветствие
Не рекомендуется использовать приветственный сленг в стиле «Доброго времени суток!». Лучше отдать предпочтение классическим выражениям: «Здравствуйте», «Добрый день».
Обращение к собеседнику по имени и отчеству
Корректное обращение к адресату предполагает употребление его имени (при необходимости и отчества). Делается это не только в приветствии, но и по ходу изложения информации. Если собеседников несколько, используются обращения «товарищи», «партнеры», «друзья», «коллеги».
Строгий стиль изложения
Официальные электронные письма составляются с употреблением нейтральной лексики, без ярко окрашенных эмоциональных и оценочных выражений. Приветствуются объективное и четкое изложение информации, конкретизация фактов, безличные обороты.
В тексте не должно присутствовать слов или обращений, вызывающих негативные эмоции. Не допускаются шутки и другие отвлекающие от сути приемы. Информация излагается последовательно, четко, логично, без возможности двусмысленного толкования.
Вежливость и деликатность
При дистанционной переписке важно соблюдать корректность и уважение к собеседнику, как и при личной деловой беседе или по телефону. Не допускаются хамство, попытки вторжения в личную жизнь и вопросы, которые могут поставить собеседника в неудобное положение. В письмах и документации должно быть нейтральное повествование, благодаря чему они сохраняют свою объективность.
В деловой переписке не допустимы:
Орфография и пунктуация
Проверка письма на ошибки — обязательное требование при официальном электронном общении. Язык корреспонденции многое расскажет об отправителе. Текст должен быть логически связанным, с использованием знаков препинания и лаконичными предложениями.
После подписи не ставится ни точка, ни многоточие. Не рекомендуется использование восклицательных знаков даже после личного обращения, т. к. это воспринимается как повышенный тон.
Отформатированный текст
Согласно правилам деловой переписки, между приветствием и абзацем оставляется по 2 отступа, а между абзацами — по одному.
В тексте не принято использовать жирный шрифт, разноцветные выделения.
Без такого форматирования документ выглядит более спокойно, официально и легко воспринимается.
Рабочее время
Деловые переписки принято вести в течение рабочего дня. Для этого в ПК существует функция отложенной или запрограммированной отправки писем. Если корреспонденция подготовлена в выходной день, направить ее адресату можно в понедельник к 8 утра. Это повышает вероятность того, что сообщение не останется без внимания.
Почтовая рассылка в нерабочее время считается недопустимой согласно сетикету. Кроме того, важные файлы нередко теряются в общей массе полученных за выходные документов.
Первый абзац — самое главное
В первом предложении абзаца должна содержаться главная мысль. Даже при диагональном прочтении документа именно эти части текста хорошо воспринимаются. По этой информации получатель делает вывод, читать ли сообщение дальше. Первый абзац — это ключ к вниманию адресата.
Уточнения
В деловой корреспонденции принято задавать уточняющие вопросы, например, когда ждать ответ на запрос или к какому сроку возможно выполнение поставленной задачи. Если такие пункты присутствуют в корреспонденции, она предполагает обязательный ответ от получателя.
Вложения и ссылки
Ссылки лучше воспринимаются в конце текста, а не в его середине. Их оформляют списком, допускается выделение синим цветом. К каждой из них добавляются пояснение и обоснование, зачем получателю по ней переходить.
При отправке большого количества вложенных файлов принято прикреплять их к одному письму, чтобы не засорять почтовый ящик собеседника и не допускать путаницы в переписке. Все документы, как текстовые, так и графические, должны быть с названиями.
Подпись
Почта для делового общения должна иметь нейтральное название, она является частью имиджа компании. Традиционно используется наименование фирмы или имя и фамилия.
Корпоративная подпись в конце каждого письма также должна включать Ф.И.О. и должность того, кто ведет переписку. В конце указываются контактные данные, допускаются выражения «С уважением», «С наилучшими пожеланиями».
Оперативный ответ
Переписка не всегда входит в непосредственные обязанности сотрудника. Но если человек выступает координатором проекта или оператором техподдержки, этикет предполагает ответ на полученное письмо в течение 15-25 минут. Общие нормы сетикета допускают время комфортного ожидания в пределах 3 часов.
Коллективное взаимодействие
Массовая рассылка нескольким абонентам предполагает участие всех лиц в переписке и ее обсуждении. Если чей-либо ответ не требуется, такому адресату направляется письмо с пометкой «Копия». При взаимодействии с целой группой лиц используются обращения «Друзья», «Коллеги», не допускается безличная форма.
История переписки
В корпоративной почте принято оставлять все цепочки писем. Это позволит не потерять смысл переписки в большом объеме информации, а также оперативно вспомнить, о чем был разговор с оппонентом.
Отсутствие излишней назойливости
Правилами делового этикета запрещается постоянная отправка однотипных писем с напоминающими вопросами. Не приветствуется фраза в стиле «Заранее спасибо!», обязывающая оппонента к выполнению просьбы.
Не стоит злоупотреблять выражениями «Срочно ответьте!», «Повторное напоминание» и т. п., поскольку они раздражают адресата, а не побуждают его к быстрому ответу.
Правило зеркала
Этот принцип предполагает обращение к собеседнику в таком же стиле, в каком он начал общение. Главное, чтобы письмо способствовало формированию положительного впечатления о компании.
Поздравление с праздниками и памятными датами
Письма с поздравлениями относятся к некоммерческой корреспонденции, адресуются одному человеку, руководству компании или отдельному подразделению. Торжественные слова могут быть направлены в адрес фирмы или всей корпорации.
Этикет поздравительных писем определяется корпоративной культурой предприятия. Текст должен быть лаконичным, сдержанным, с соблюдением субординации.
Применение смайликов
В деловой электронной переписке не используются смайлы, эмодзи и пр. символы неформального общения. Они свойственны приятельской беседе, подчеркивают и усиливают эмоциональную окраску, а в официальной корреспонденции допускается нейтральный, сухой тон.
Чего делать категорически нельзя
Деловой этикет запрещает отправку кратких сообщений в виде «Благодарю», «Пожалуйста» и т. п. Это отвлекает оппонента и не несет никакой смысловой нагрузки.
Электронная почта нередко является предметом повышенного внимания хакеров, и все написанное может стать общедоступным. Поэтому категорически запрещается пересылать особо секретные материалы.
Какой результат можно получить с помощью единых правил электронной переписки
Соблюдая общие стандарты и нормы электронного взаимодействия, можно существенно сократить время на обмен документацией, на постановку и выполнение корпоративных задач. Кроме того, фирменные бланки и стиль ведения переговоров формируют имидж компании.
Советы и рекомендации
При деловом общении не допускается неуважительное отношение друг к другу, несмотря на возможные имеющиеся разногласия в сфере бизнеса. Поэтому этикет рекомендует сдержанное и учтивое поведение. Кроме того, общими стандартами запрещено использование:
В каждом письме необходимо соблюдать общепринятую структуру, не пренебрегать правилами субординации. Кроме того, важно помнить: прочтение корреспонденции требует траты ценнейшего ресурса — времени. Поэтому составляя текст, следует убедиться, что собеседнику на его восприятие и ознакомление потребуется не более 50-60 секунд.