деловое письмо руководителю образец

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

На что обращать внимание при составлении письма

При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

Чего нельзя допускать в деловом письме

В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

Как отправить письмо

Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Деловое письмо. Образец и бланк

Каждому человеку, занимающемуся бизнесом, время от времени необходимо писать деловые письма. Корреспонденция подобного рода давно стала неотъемлемой частью бизнес-процесса. С ее помощью можно быстро решать огромное число проблем, а также находить ответы на многие вопросы и вызовы.

Классификация деловых писем

Единая их классификация отсутствует. Тем не менее, можно выделить следующие типы подобной корреспонденции:

Бланк и образец делового письма

Кто должен выступать в роли автора письма

В принципе, составить деловое письмо может любой сотрудник компании. Чаще всего автором является руководитель или специалист того отдела, по тематике работы которого и составляется документ, или другой сотрудник, уполномоченный на это руководством организации. Но так как письмо обычно пишется от имени всей компании, то оно обязательно должно быть утверждено и подписано руководителем.

Общие правила написания деловых писем

Прежде всего, необходимо определиться с темой письма. При этом действует правило: «одна тема – одно письмо». Затрагивать несколько тем в одном послании допустимо только при наличии между ними тесной взаимосвязи.

Второе – нужно определить количество и перечень лиц, которым оно адресовано. От этого зависит форма обращения (обезличенная, множественная и т.д.).

Теперь можно приступать собственно к написанию письма. Делопроизводство в РФ определяется рекомендательными требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Одним из обязательных моментов является наличие в письме определенных реквизитов организации-автора.

Хотя упомянутый ГОСТ выделяет около 30 различных реквизитов, на практике используются далеко не все. Обычно набор ограничивается следующими:

Все эти реквизиты (кроме двух последних) можно каждый раз вписывать в левый верхний угол, а можно использовать готовый бланк, который их и содержит. Второй вариант предпочтительнее не только из-за экономии времени и уменьшения вероятности ошибок, но и по имиджевым показаниям. Бланк может быть выполнен типографским способом, но чаще всего организация сама печатает его на цветном принтере.

В правом верхнем углу указываются название организации, должность получателя и его ФИО в родительном падеже.

Дальше идет заголовок письма, раскрывающий его вид или тему, а следом – вежливое адресное обращение. Здесь следует соблюдать осторожность в формулировках, так как обычное: «Уважаемый…» не всегда уместно (высокие должностные лица, служители церкви и т.д.). Если письмо не имеет личного адресата, то можно ограничиться простым: «Добрый день!»

Основной текст письма должен иметь следующую структуру:

Допускается оформление письма как в рукописном, так и в печатном варианте. В первом случае почерк, естественно, должен быть легко читаемым (лучше всего, каллиграфическим). Компьютерная печать удобна при необходимости создания нескольких копий.

Ставить печать организации с 2016 года необязательно (достаточно только подписи), но на рекламации, оферты и гарантийные письма все-таки желательно.

Перед отправкой письмо регистрируется в журнале и получает исходящий номер, который указывается в самом документе наряду с датой написания.

На что обращать внимание при составлении письма

В первую очередь – на грамотность. Письмо с орфографическими ошибками создает неприятное впечатление об отправителе и вероятность последующего партнерства значительно снижается.

Во-вторых, изложение должно быть четким и кратким. Согласно некоторым исследованиям, большинство людей не склонны тратить на прочтение подобной корреспонденции более минуты. Поэтому размер не должен превышать 1 страницы.

Текст необходимо структурировать на короткие абзацы, пункты и т.д. для облегчения чтения и понимания его смысла. Это создает благоприятное впечатление.

Чего нельзя допускать в деловом письме

Во-первых, независимо от стажа общения с получателем, недопустим фривольный или развязный тон. Но и писем, наполненных распространенными разговорными штампами (как и чрезмерно сухих) тоже следует избегать.

Нежелательны сложные словесные конструкции, которые тяжело воспринимаются читателем. Обилие узкой специальной терминологии тоже не улучшает качество документа.

Информация должна быть полной, достоверной и проверенной. В противном случае ее использование недопустимо. Эмоциональные оценки тоже не нужны.

Документ не должен содержать подчисток, исправлений, зачеркиваний. В нем должны по максимуму отсутствовать сокращения.

Всегда необходимо помнить, что во многих случаях подобные письма носят официальный характер, и в определенных ситуациях могут иметь юридические последствия.

Как отправить письмо

Для отправки делового письма можно использовать несколько методов. Каждый их них имеет свои преимущества и недостатки.

1. По электронной почте. Быстро, удобно, современно. Но проблема в том, что при большом объеме различной корреспонденции, получатель может просто «потерять» ваше письмо. Просить поставить отметку о прочтении далеко не всегда удобно. Остается только проконтролировать получение с помощью телефонного звонка.

2. По факсу или с помощью мессенджера. Способ допустимый, но при наличии взаимоотношений, позволяющих осуществлять подобного рода контакты.

3. «Почта России». Таким путем обычно пересылаются оригиналы документов и вообще – корреспонденция, содержащая живые подписи и печати. Предпочтительной при таком способе отправки является форма отправки заказным письмом с уведомлением о вручении. При этом можно контролировать процесс прохождения письма, а отправитель получит уведомление о вручении корреспонденции адресату. Недостатком является длительный срок доставки писем.

Источник

Готовые образцы деловых писем на русском и английском языках. Скачать примеры шаблонов

По данным Microsoft Office Online, деловые письма составляют две третьих всей офисной работы. Они являются основой для выстраивания отношений компании с партнерами, инвесторами или клиентами.

Грамотное деловое письмо повышает статус организации в глазах получателя и помогает добиться цели обращения. Существуют негласные правила делового этикета, которые релевантны для любого типа рабочей корреспонденции.

Давайте обсудим ключевые моменты в написании деловых писем, виды, базовую структуру и разберём образцы бизнес-писем на русском и английском языках.

Виды деловых писем

Существует много видов деловых писем, которые касаются именно форматов, при которых важно соблюдение правил и этики деловой переписки. Ниже указаны основные виды таких писем:

Письма с жалобой на сервис, продукт или услугу принадлежат к категории наиболее трудных писем.

Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. Здесь важно сохранять вежливый тон, даже если вы крайне возмущены.

Если коротко: заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию.

Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь перед этим самостоятельно изучить как можно больше информации. Затем составьте контрольный список вопросов, чтобы не забыть упомянуть важные моменты.

Такие письма обычно пишут соискатели и отправляют работодателю вместе с резюме. У нас на сервисе есть большой FAQ по написанию сопроводительных писем к резюме. А также у нас есть полностью бесплатный сервис создания продающих PDF резюме.

Письмо-ответ на претензию

Эти письма отправляются в качестве ответов на письма с жалобами. Их также сложно написать, потому что читатель является недовольным покупателем, который уже негативно настроен по отношению к вашей организации.

Письма-подтверждения являются жестом уважения к собеседнику. Их пишут, чтобы сообщить адресату, что его письмо или документы были получены.

Это коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Для такого письма характерно обилие цифр, названий и дат.

Электронная деловая переписка

Такой вид писем используется для общения между сотрудниками или партнерами в режиме диалога. По сути, это то же самое, что и бумажная переписка раньше, но в электронном формате.

Структура делового бизнес-письма

Вообще, у нас есть несколько статей о том, как писать деловые письма. Например, вот эта. Важно помнить, что ключевое правило деловой переписки можно выразить одним словом – лаконичность.

Перед тем, как приступать к написанию письма, подумайте: какие тексты легче всего читать вам? Наверняка, вам приятнее изучать письма с понятной структурой и четко прописанной целью, а не пробираться сквозь простыню невнятного текста. И это неудивительно – вы цените своё время.

Время – это ключевой ресурс в ведении бизнеса (порой, даже важнее денег). Распространённая ошибка: не уважать время адресата и, как говориться, «растекаться мыслью по древу».

Поэтому рекомендуем вам написать тезисно план вашего письма, прежде чем начать печатать. Рекомендуемый объем письма– не больше одной страницы (это где-то до 2000 символов с учетом пробелов), остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.

Такой объем можно бегло прочитать за 1-2 минуты – столько в среднем люди тратят на прочтение подобной деловой корреспонденции (а на холодные письма еще меньше).

При составлении делового письма придерживайтесь следующей структуры:

1.Тема письма / адрес

Если вы решили написать бизнес-письмо на электронную почту, обязательно укажите тему. Выразите в ней суть вашего обращения, чтобы читатель сразу понимал, кто вы и что хотите.

Например, вы пишете компании с предложением сделать им сайт. Следовательно, в теме письма вы должны указать что-то вроде «Предлагаем разработать сайт».

Если вы выбрали бумажное письмо, то необходимо указать адрес получателя и, если вам требуется ответ, также написать свой. Укажите:

2.Обращение к получателю

Если вы пишете компании, обратитесь к ее руководителю по имени и отчеству. Допустимо обращаться только по имени к близким коллегам и партнерам. Отсутствия обращения может восприниматься как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.

В письмах на русском языке используйте вежливую форму «уважаемый». Не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Обязательно проверьте правильность написания имени, особенно если оно необычное.

Бывает так, что письмо не предназначено конкретному человеку (например, так часто бывает с рекламной рассылкой). В таком случае допустимо безымянное или коллективное обращение (Уважаемые коллеги).

3.Расскажите коротко о вашей организации / персоне

Представьтесь и расскажите о себе в одном-двух предложениях. Не углубляйтесь в детали – излишне подробный рассказ о себе увеличивает объем письма и может наскучить адресату.

Например, если вы пишите блогеру как студент с просьбой поучаствовать на конференции в роли спикера, необязательно упоминать ваш факультет, курс и полное название университета. Адресату это неинтересно и ни о чем не говорит. Просто скажите, что вы студент и представьтесь. Этого будет достаточно.

4. Цель письма

Абзац с описанием цели должен быть в первой части письма, ни в коем случае не в конце. Получатель должен с первых секунд понять, что вы хотите. Четко сформулируйте, зачем вы пишите это письмо – это, пожалуй, самое сложное в его составлении.

5. Выгоды для адресата / для вас.

Маркетинговая компонента для создания убедительной деловой переписки очень важна. Расскажите, почему письмо актуально для адресата или, если вы обращаетесь с просьбой, почему это важно для вас. В этом блоке будет уместно использовать маркированный список для наглядности. Желательно предоставить цифры и доказательства.

Допустим, вы пишете письмо-приглашение на мероприятие и объясняете, почему адресату будет интересно посетить его. Или вы жалуетесь на некачественную услугу и в своей рекламации пишите:

– доказательства произошедшего ущерба;

6. Оставьте свои контакты

Напишите, как с вами связаться для продолжения деловой переписки. Если время ответа для вас важно, укажите, в какие сроки вы ожидаете получить ответ или задайте уточняющий вопрос (соориентируйте, получится ли выполнить мою просьбу / сделать отчёт до такого-то числа). В заключительном предложении выразите благодарность за оказанное внимание.

Советы по правильному написанию делового письма

Есть еще несколько вещей, на которые стоит обратить внимание при составлении делового письма:

Используйте стандартные шрифты. Гарнитуры вроде Times New Roman, Arial и Helvetica прекрасно подходят для деловой корреспонденции, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5.

Обращайте внимание на выравнивание текста. Оно должно быть по центру или слева. Обращение в начале делового письма на русском языке должно быть выровнено по центру.

Разбивайте текст на короткие абзацы. Чтобы текст выглядел аккуратно, делайте абзацы примерно по 4-5 строк.

Используйте списки. Если у вас есть длинное перечисление, лучше структурировать текст и использовать маркированный или нумерованный список.

Подписывайте документы и картинки. Этот пункт относится к электронной переписке. Если вы прилагаете к письму вложения, называйте файлы так, чтобы было сразу понятно, что в них находится (название документа «Новый документ. doc» – плохой пример).

Отправляйте письма в рабочее время. Писать по рабочим вопросам на почту в выходные дни или глубокой ночью – неуважение к личному времени собеседника. Воспользуйтесь функцией отложенной отправки, чтобы адресат получил ваше письмо в приемлемое время.

Образцы деловых писем на русском языке

Конечно, идеальной формулы или шаблона бизнес-письма не существует, но стоит ознакомиться с примерами таких документов и, возможно, взять их как основу для собственного письма.

Деловое письмо-ответ на жалобу

Это шаблон делового письма для компании нужен, чтобы отреагировать на рекламацию клиента. В начале письма указывается дата обращения покупателя к компании, а дальше предлагается конкретное решение проблемы.

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Это ответ на вашу жалобу от 15 января 2020 года. Наша компания «Веломир» приносит извинения за то, что на ваш адрес был доставлен неисправный велосипед.

Мы готовы бесплатно заменить вам некачественный товар. В любое удобное для вас время курьер привезет вам новый велосипед и заберет неисправный. В связи с доставленными неудобствами мы также высылаем вам во вложении купон в размере 2000 бонусных рублей. Вы можете расплатиться ими в любом магазине нашей торговой сети.

Мы перезвоним вам в течение дня, чтобы договориться о доставке нового велосипеда. Надеемся, что этот случай не омрачил вас и вы и останетесь нашим покупателем.

Менеджер магазина «Веломир»

Пример письма-запроса к компании

Такой шаблон делового письма подойдет для клиента, которому нужно узнать необходимую информацию у организации. В письме четко описана проблема клиента и есть вежливая просьба решить его вопрос.

Уважаемая Валерия Александровна!

Меня зовут Сергей Ефремов. Я пишу вам по поводу недавней покупки строительных материалов.

Примерно две недели назад, 1 октября, заказал в общей сложности 50 наименований для компании XXX на вашем сайте YYY.com. Через два дня я получил электронное письмо, подтверждающее получение оплаты и отправку товара.

Согласно информации на сайте, посылки должны быть доставлены в пункт назначения в течение 3-5 рабочих дней с момента отправки, но я все еще не получил посылку. Есть ли у вас какая-либо информация о том, что вызвало задержку поставки №12739 или где эта партия находится в настоящее время?

Надеюсь, что вы сможете дать представление о причинах задержки и сказать, когда я могу ожидать свои товары. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону xxxx или в ответном письме для разъяснения ситуации.

Деловое сопроводительное письмо

Такое сопроводительное письмо необходимо отправлять в случае отправки документов. Простой шаблон для примера:

Уважаемый Роман Георгиевич!

В соответствии с договором от 7 июня 2020 года №145 направляем вам во вложении товарные накладные и акт сверки расчетов за июль.

Просим вас подписать указанные документы и отправить копии экземпляров на наш адрес электронной почты example@mail.com в срок до 20 июня 2020 года.

— товарная накладная от 1 июня 2020 года — 2 экз.

— товарная накладная от 5 июня 2020 года — 2 экз.

Деловое письмо-подтверждение

Этот шаблон делового письма подойдет для ответа потенциальному работодателю, чтобы подтвердить готовность прийти на встречу.

Уважаемый Владимир Романович!

Спасибо за рассмотрение моей кандидатуры на должность штатного бухгалтера. Учитывая, что ваша организация делает упор на умение работать в команде и хорошие коммуникативные навыки, мои карьерные цели соответствуют пожеланиям вашей организации.

Как мы договаривались на нашей последней встрече, я приеду к вам в офис YYYY 27 марта к 14:00. для обсуждения деталей и графика работы. Также я принесу заполненное заявление о приеме на работу. По вашему запросу я буду вести учёт своих расходов на проезд и проживание.

Если у вас есть уточнения по поводу нашей встречи или дополнительные вопросы, свяжитесь со мной по телефону xxx. С нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе.

Деловые письма на английском языке. Особенности и примеры

В основном структура деловой переписки на английском языке не отличается от деловых писем на русском, однако есть пара особенностей, которые стоит учесть:

В английской и американской деловой переписке считается, что выражение почтения и уважения к деловому партнеру или клиенту — начало успешного дела, а выражение любезности позволяет установить более тесное и плодотворное общение. Поэтому при написании деловых писем на английском языке стоит делать больший акцент на своей признательности адресату.

В отличие от табу на сокращения в русском языке, в деловой переписке на английском часто можно встретить сокращения вроде BTW (by the way – между прочим) или ASAP (as soon as possible – как можно скорее). Конечно, не во всех ситуациях они будут уместны, но на уровне повседневного делового общения коллег по электронной почте это обычное явление.

Давайте разберём образцы писем на английском с переводом.

Деловое письмо-обращение к компании на английском языке

Сначала письмо с переводом:

Уважаемый Мистер XXXX,

Я пишу вам, чтобы сообщить о серьезной неисправности вашей микроволновой печи модель XXXX, в комплекте к которой есть чаша, заявленная как огнеупорная.

Как вы можете увидеть во вложениях, одна из чаш деформировалась и фактически взорвалась в микроволновой печи. Я поставил тарелку с замороженным шпинатом на на пять минут, как и рекомендуется в инструкции, но тарелка лопнула. По правде говоря, если бы чаша была надлежащего качества, она бы не треснула даже за 10 минут.

Я не прошу никакой компенсации за этот мелкий инцидент, но я обеспокоен, что с такими дефектами могут столкнуться другие покупатели. Пожалуйста, примите меры по контролю качества вашей продукции.

Источник