деловой стиль письма этикет деловой переписки образец
Речевой этикет в деловой переписке
Этикет в письменном деловом общении
Они помогают достигнуть коммуникативной цели. в то же время демонстрируя уровень культуры автора послания.
В деловой переписке использование этикетных средств, формул носит регламентированный характер. Первая формула проявления этикета — это обращение к личности адресата для налаживания контакта, привлечения внимания.
Обращение — важная часть коммерческой переписки. Сейчас его используют и в служебной переписке, когда нужно обратиться непосредственно к должностному лицу.
Обращение в деловой переписке
При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является «Уважаемый господин [Фамилия]!», «Уважаемая госпожа [Фамилия]!»
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, возможно обращение с указанием должности и без фамилий:
«Уважаемый господин министр!», «Уважаемый господин президент!»
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: «Уважаемый Владимир Андреевич!». При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение «Уважаемые коллеги!». Если текст документа начинается с личного обращения к адресату, правила делового этикета требуют в конце текста, перед подписью, заключительную формулу вежливости «С уважением».
Согласно традициям отечественного делового этикета, при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений принята форма выражения от первого лица множественного числа:
«Предлагаем Вашему вниманию новую линейку продукции», «Напоминаем, что дата окончания работ изменилась».
Формула обращения от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, приглашаю) используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках официальных лиц.
Тональность писем и этикетные средства
Тональность деловых писем должна определять корректность и оптимизм. Кроме того, убедительность делового послания, сила его воздействия зависит от выбранной формы и стиля письма. Потому что убеждает не только информация, но и тональность, в которой ведется переписка. Во многих случаях именно она определяет характер делового диалога между организациями.
Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Например, отказ, смягченный формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества:
«На наш взгляд, цены на Вашу продукцию высоки, что делает невыгодной ее реализацию в нашем регионе». «Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что в конечном счете приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству».
Это отказ, но в вежливой, корректной форме.
В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность:
«Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%». «К сожалению, мы не можем предложить вам эту марку, так как она находится в стадии переработки».
В мировой практике и в российском деловом письме признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, своевременный ответ.
Этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщению:
«С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …», «Имею честь пригласить Вас…», «Мы были бы рады видеть Вас на…».
Но следует исключить так называемую ложную вежливость,которая отталкивает деловых партнеров. Выражения вроде «Будьте так любезны», «Не откажите в любезности сообщить» и им подобные неуместны в деловых письмах. Также недопустимы в коммерческом информационном письме устойчивые обороты разговорной речи, нарушающие тональность:
Тем не менее, с помощью образности можно смягчить сухость делового языка, разнообразить интонационный рисунок текста, при необходимости придать речи экспрессивные оттенки.
Выбор этикетных средств в первую очередь обусловлен коммуникативной заданностью послания. Однако никакой список рекомендуемых высказываний и языковых моделей не позволит полностью решить проблему официального речевого этикета. Только культура, такт, объективность в оценке производственных ситуаций подскажут правильный выбор слов и выражений.
Этические нормы деловой переписки
Получатель деловой корреспонденции, с точки зрения этических норм, должен быстро ответить отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничества и приведет к разрыву деловых отношений.
Безусловным нарушением этических норм деловой переписки, выражением неуважения является форма ответа, при которой письмо-запрос или предложение возвращается к адресанту с размещенной на нем ответной информацией (особенно, написанной на нем от руки) без обращения, заключительной фразы.
По правилам, заключительная форма вежливости размещается на правой стороне письма под заключительной строкой основного содержания. И выносится в отдельную строку, обычно с дополнительным интервалом. В отличие от вступительного обращения, заключительная формула вежливости безлична и обращена одновременно и к организации, и к ее сотрудникам:
«С уважением…», «С глубоким уважением…», «С пожеланиями успехов…», «С наилучшими пожеланиями. ».
Материал подготовлен на основе лекции преподавателя Русской Школы Управления Натальи Абрамовой.
Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav 
Текст: Светлана Щербак
Этикет делового письма. Примеры фраз делового письма. Общие правила составления деловых писем
Характерные особенности
Сохранились в деловых письмах направленность и чёткая определённость цели, последовательность в изложении фактов, конкретика предложений и просьб, информативность сообщений о действиях и поступках. Деловые письма стали составляться в более непринуждённой манере, однако открытых эмоциональных высказываний, эпитетов и сравнений из особенностей личной переписки не приобрели, здесь всё ещё торжествует старинный этикет делового письма. И лишь потому, что целью такого послания является, как и прежде, подача предложения, на которое обязательно должен последовать конкретный ответ, влияние автора делового письма должно быть очень велико, поскольку побуждает адресата к действиям конкретного характера. Причём составляется текст таким образом, чтобы точка зрения автора представляла не его собственное отношение к проблеме, а взаимовыгодные интересы в её решении.
Современные правила
Деловое письмо, образец которого будет представлен ниже, представляет переписку современным цивилизованным актом. Сегодня существует не меньше разнообразных правил, которые необходимо соблюдать. Хотя, сравнительно с официальным языком, который бытовал в стране лет пятьдесят назад, эти правила кажутся скорее нюансами или особыми тонкостями. Прежде всего, как диктуют правила делового письма, нужно использовать до начала текста приветствие в персональном обращении к своему адресату. Хотя сейчас в корпорациях и любых не слишком маленьких организациях есть внутренняя связь формата ISQ, где ответ следует за вопросом, вопрос за ответом и в этой быстрой переписке обращение по имени каждый раз необязательно. Однако правильное оформление делового письма предполагает индивидуальную направленность, а потому персональное обращение необходимо.
Время и место
Первый вариант и вступление
Теперь попробуем разобрать подетально деловое письмо-образец.
Subject: Деловое письмо
Date: 02 июня, пятница
Приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать.
Второй вариант и послесловие
Subject: Деловое письмо. Встреча с работодателями
Date: 02 июня, пятница
Мы внимательно рассмотрели ваше резюме и приглашаем вас на собеседование с работодателями 12 июня в 14.00. Поскольку будут собеседоваться и другие претенденты, а у работодателей запланировано на проведение встречи только два часа, лучше не опаздывать. И, пожалуйста, уточните в ответе, придёте ли вы, а также предупредите заблаговременно, если в это время посетить нас не сможете.
Деловая позиция
Общие правила составления деловых писем касаются любой переписки, будь то письмо, в котором обговаривается встреча, или это письмо-отказ несостоявшемуся партнёру. Структура практически всегда одна и та же, её можно просто запомнить, а вот содержание характеризует автора, а в его лице и компанию, которую он представляет, как цивилизованного, корректного и грамотного собеседника. Переписка очень часто является эмоционально затратной и сложной работой, поскольку общение с помощью электронных средств стало одной из главных и в принципе неотъемлемой частью работы делового человека.
Нормы деловой переписки
1. Оппоненты должны взаимно уважать как личность, так и деловую позицию друг друга.
2. Оппоненты всегда внимательно относятся к деловым интересам друг друга.
3. Всегда соблюдается конфиденциальность.
4. Обмен информацией должен сопровождаться пунктуальностью.
Соблюдены ли эти принципы, если поле Subject (тема) не оформлено или оформлено недостаточно чётко и грамотно? Нет. Отправитель не ценит время адресата, да и свою задачу выполняет недостаточно оперативно. Клиент или партнёр по указанной теме мгновенно оценит содержание послания и приоритетность прочтения. Также важно знать, как начать деловое письмо. Речь о персональном приветствии. Это обуславливает доверие собеседников, придаёт некую личную направленность. Игнорировать имя адресата недопустимо, поскольку считается некорректным.
Адресация
Информативность
Ответ, как уже было упомянуто выше, нельзя писать как новое письмо, нужно сохранять историю переписки, чтобы адресат не искал первоначальное сообщение. Язык делового письма должен быть максимально прост и понятен, с минимумом использования внутрикорпоративной, профессиональной лексики, сленга, англицизмов, сокращений и аббревиатур. Впрочем, внутри компании при переписке применять всё это можно, поскольку таким образом и эффективность, и скорость общения значительно повышается, а потому считается допустимым и вполне этичным. Внутренняя переписка обычно из сокращений и сленга состоит практически полностью. А вот в общении с внешними партнёрами или деловыми клиентами такие случаи почти никогда не встречаются.
Немного о терминах
Без терминологии обойтись иногда невозможно, особенно в специализированных компаниях. Другой вопрос, что вводимые в деловой контекст необходимые слова нужно объяснять, учить собеседника ими оперировать. Например, клиент хочет подать рекламу своей продукции в интернете, и менеджер, продающий эти услуги, пишет совершенно непонятные для постороннего человека фразы с такими оборотами, как «ключевые слова», «контекстный баннер» и так далее. Однако без них не обойтись, и потому приходится обучать клиента.
Деловая переписка: правила ведения и особенности оформления
Вопросы, рассмотренные в материале:
В реалиях современного мира деловая переписка уже давно стала важнейшей составляющей любых бизнес-процессов. Ключевым нюансом здесь является следование нормам этикета, иначе наладить контакт и успешно провести переговоры просто не получится.
Правильно и корректно оформленная деловая переписка обеспечивает наиболее приятное впечатление о вас или вашей организации, тем самым помогая в осуществлении планов. Поэтому, если вы хотите знать, какие существуют правила и тонкости ведения этой формы общения, читайте далее – будет полезно и интересно!
Деловая переписка – что это такое
Письма до сих пор являются одним из самых популярных средств общения в сфере деловых взаимоотношений.
Как показывает практика, их объем составляет до 80 % от общего числа документов во многих организациях. Чем грамотнее оформлена вся документация, тем выше уровень культуры делового общения в компании, и, как следствие, возрастает степень доверия к ней со стороны клиентов и партнеров, так как это характеризует ее исключительно с положительной стороны.
Основное отличие деловой переписки от, например, дружеской – использование в ней стилистически нейтральной лексики, стандартных выражений и фраз. Одними из главных требований к содержанию писем являются точность и лаконичность изложения информации.
Деловая переписка является частью делового этикета, а не только представляет собой простой обмен коммерческой и официальной информацией. С целью овладения ее правилами делопроизводителей направляют на специальные обучающие курсы.
Одной из важнейших задач деловой переписки является создание и поддержание безупречной репутации и имиджа компании, а также выстраивание крепких взаимовыгодных отношений с существующими и потенциальными партнерами. Также соблюдение правил написания делового письма всеми без исключения службами и отделами свидетельствует о высокой корпоративной дисциплине. Если посмотреть с технической точки зрения, то этот вид делового общения, как правило, является нужным инструментом, улучшающим коммуникационные процессы между подразделениями внутри компании или несколькими предприятиями одного холдинга.
Преимущества и недостатки деловой переписки
Плюсы деловой переписки:
Минусы письменного общения:
Если сравнивать деловую переписку с общением по телефону, то получатели письменных сообщений не могут потребовать сиюминутного предоставления пояснений или комментариев по вопросу, изложенному в письме, в связи с чем информация должна быть максимально четкой и исчерпывающей. Автору следует как можно более подробно передать суть проблемы, постараться предугадать возникновение возможных вопросов у адресата и исключить двусмысленное толкование.
Для того чтобы написать качественное сообщение, вам потребуется временной ресурс не только для формулировки своих мыслей, но и для оформления в соответствии со всеми принятыми нормами и правилами делопроизводства. Также не стоит забывать о наличии финансовых затрат на бумагу, если это не электронное письмо, оплату работы дизайнера, типографию и изготовление ксерокопий (при необходимости), почтовые услуги и т.д.
Если вы хотите донести какую-то срочную информацию, то использование данного вида коммуникации вам явно не подойдет, так как для того, чтобы доставить письмо по назначению, понадобится определенное количество времени. Также, отправляя сообщение, вы не всегда до конца уверены в том, что адресат ознакомился с ним. Когда важно получить оперативный ответ, лучше использовать телефонное общение, факсимильную или электронную связь.
6 главных правил деловой переписки
То, как в настоящее время излагают свои мысли современные блогеры (слэнг, сокращения слов и др.), безусловно не подходит для использования в деловой переписке. Не допускаются ошибки и опечатки. Их наличие, особенно в профессиональной терминологии, свидетельствует о том, что автор данного сообщения имеет низкий уровень компетенции в выбранной им сфере.
Секрет успешных переговорщиков. 8 вопросов для увеличения продаж. Бизнес Молодость:
Особенности оформления электронного письма в деловой переписке
Уже ни для кого не секрет, что сегодня, в условиях сумасшедшего ритма жизни, когда передавать и принимать информацию порой приходится мгновенно, нет возможности ждать день, неделю или того больше. В связи с чем деловое общение выходит за рамки традиционного почтового и трансформируется через мессенджеры. Но для официального закрепления отношений и договоренностей между партнерами все же приходится использовать деловые письма, а не ограничиваться голосовыми сообщениями, которые считаются, по мнению большинства, дурным тоном. Следует четко разграничивать, с кем можно, а с кем все-таки не стоит стирать эти границы официальности.
Язык деловой переписки претерпел некоторые изменения. Ряд правил уже давно устарели. Например, никто не использует в письмах такие фразы, как: «Извещаем Вас. », «Пишет Вам…», также не встречаются обращения «Гражданин» и «Госпожа». Но все больше применяются в письменной речи слова, заимствованные из английского языка. Например, залончить, дистёрбить, сдисапирить, пушить. Также появилось многообразие аббревиатур: ASAP, RSVP и др. Кроме того, скорость получения ответа на деловые письма сейчас сократилась до минимального времени, так как границы четкого рабочего дня давно стерты. Многие руководители считают, что хороший менеджер должен быть на связи 24/7, другой вопрос – правильный ли это управленческий подход.
Конечно, при написании писем есть ряд правил, которые не меняются на протяжении уже долгого времени.
Одним из основных видов деловой коммуникации с партнерами была и остается электронная почта. Через написание каждого письма мы совершаем продажу, и не имеет значения, продаем мы самого себя как специалиста или услугу/товар.
Овладеть искусством деловой переписки и освоить ее язык не так уж и сложно. Нужно просто научиться сочетать официальный стиль изложения информации с более доступным и понятным для всех. Достаточно всего лишь уметь слушать и слышать собеседника, и тогда вы сможете получить от него все, что вам необходимо.
Каковы же основные элементы письма?
Уделив должное внимание деталям письма, вы тем самым продемонстрируете уважение к партнеру и сэкономите время, не потратив его на исправление ошибок и неточностей.
Наиболее важные аспекты:
Заголовок должен быть понятным и в то же время коротким и лаконичным, чтобы при необходимости можно было легко отыскать сообщение.
Обязательно дайте краткий комментарий к каждому вложенному в письмо документу. 
Для того чтобы сохранить хронологию всей переписки и дать ответы именно на те вопросы, которые были заданы, исключив путаницу, стоит сначала цитировать каждый из поставленных вопросов, а далее писать ответ на него. Так будет легче сориентироваться всем сторонам, участвующим в обсуждении. Если вы пересылаете письмо несколько раз, то лучше применять нумерацию и разбивать текст на абзацы.
Внизу письма оставляете свою подпись. Так партнер легко сможет вас найти при необходимости. Как правило, проставление подписи настраивают автоматически, чтобы она была в каждом письме. В нее обычно включают имя, фамилию (иногда отчество), занимаемую должность, логотип компании и рабочие контакты (номера телефонов, адрес).
«С уважением, Иван Осипов,
менеджер клиентского отдела ПАО «Заря»,
+7 900 000 00 00 (viber, whatsapp, telegram или другие мессенджеры)».
Для иностранных партнеров подпись, как и текст письма, лучше излагать на их языке.
Сейчас часто используют креативные подписи, чтобы показать большую связь сотрудника с компанией, где он работает. Но такой нестандартный подход обязательно должен быть согласован с непосредственным руководителем.
При написании почтового адреса укажите название компании, должность, фамилию, имя. Следует воздержаться от написания даты рождения или разговорных (шуточных) прозвищ. Чтобы сохранить адрес даже при смене деятельности, стоит максимально его продумать.
Негласным правилом деловой переписки считается использование в письмах шрифта «Times New Roman» 14-го размера для основного текста (12 в таблицах). Межстрочный интервал 1,5-2.
Как работать с деловой корреспонденцией: советы руководителю
Одной из задач руководителя является работа с деловой документацией. Если это направление деятельности не ведется, в организации будет хаос, так как большинство управленческих решений имеют документальное выражение.
Руководителю совершенно не обязательно самому распределять входящий и исходящий поток писем. Облегчат задачу помощники, взяв на себя организацию деловой переписки.
Все поступающие в компанию документы фиксируются в журнале регистрации входящей корреспонденции. Только некоторые из входящих писем в него не заносятся.
Лицо, осуществляющее прием входящей корреспонденции, сверяет правильность получения письма нужным адресатом, проверяет целостность конверта или иной его упаковки. Если документ поступил ошибочно, то он направляется обратно в отделение связи или пересылается по назначению.
Конверты от всех входящих писем, как правило, сохраняются и прикрепляются к самому письму. Штемпель почтового отделения с датой, указанной на конверте, в некоторых случаях является единственным доказательством факта получения/отправки документа. Также бывает, что адрес отправителя указан только на конверте. Конверты от поступивших претензии физических или юридических лиц и обращений граждан сохраняются в обязательном порядке.
Входящий документопоток любой компании делится на три группы:
Руководитель, как правило, должен знакомиться со всеми входящими документами, чтобы представлять и трезво оценивать обстановку в компании, принимать и оперативно выдавать решения.
Свое мнение или поручение по документу руководитель оформляет в виде резолюции (в верхнем правом углу он указывает исполнителя и перечень работ, которые необходимо выполнить).
При подготовке резолюции нужно учитывать следующие правила:
Этикет официально-делового стиля переписки
При подготовке делового письма стоит помнить, что соблюдение баланса стиля изложения текста – залог успешного общения с партнерами.
Основные особенности делового общения:
Использование уменьшительно-ласкательных слов, сленговых выражений не допускается.
Использовать смайлики в деловой переписке стоит с большой осторожностью. При первом контакте лучше совсем обойтись без них, так как это подразумевает неофициальный стиль общения в принципе. При последующем взаимодействии разрешается использовать только смайлики положительного эмоционального окраса, но в очень умеренном количестве. Юмор в деловом общении не допустим, особенно если собеседник является вашим руководителем.
По всем правилам деловой переписки приветствие собеседника должно быть в уважительной форме. Заранее стоит уточнить имя и отчество лица, к которому вы обращаетесь, чтобы не допустить ошибок. Также следует выяснить его предпочтения. Сейчас существует тенденция к обращениям исключительно по имени, даже в крупных компаниях топ-менеджеров называют только по имени, исключая отчество. Но в данном случае лучше уточнить у самого собеседника, как ему удобнее общаться.
Самым оптимальным и наиболее предпочтительным является предоставление ответа на письмо в течение нескольких дней (рабочих), в противном случае собеседник может посчитать, что вы проявляете к нему неуважение. Меняет ситуацию тот факт, если письмо не срочное и было получено вами непосредственно перед днем ухода в отпуск или выходными днями, тогда срок ответа может увеличиться. Конечно, стоит предупредить инициатора деловой переписки о том, что вы будете отсутствовать до определенной даты, а по возвращении незамедлительно предоставите ответ. 
Не стоит постоянно надоедать собеседнику. Если изначально вы не получили ответ в срок, то, конечно, стоит напомнить о себе. Если вопрос требует срочного решения, то об этом необходимо указать в письме.
Отзеркаливая (копируя) стиль общения собеседника, употребляя те же термины и фразы, вы тем самым повышаете вероятность взаимопонимания и выстраивания прочных деловых отношений с ним. Этикет деловой переписки это допускает.
По правилам деловой переписки стоит поздравить собеседника с праздником, если ваше общение с ним происходит накануне или сразу после этой даты. Также стоит знать даты дней рождения постоянных партнеров. Получать поздравления крайне приятно каждому человеку.
Вы покажете себя как человек вежливый и воспитанный, если поблагодарите партнера за поздравление с праздником, приглашение на мероприятие или просто предоставленные объяснения.
Теперь вы видите, что наладить прочный контакт с собеседником и оставить от общения с вами приятные впечатления абсолютно не сложно, если соблюдать элементарные правила этикета деловой переписки.
Нормы и примеры писем международной деловой переписки [+ фразы на английском языке]
Сейчас налаживание связей с международными партнерами дело весьма актуальное и вполне привычное. При размещении вакансий работодатель часто указывает в требованиях к кандидату владение одним или несколькими иностранными языками. Конечно, самым распространенным в международном общении по праву считается английский язык, и многие сотрудники владеют им достаточно свободно и без труда могут прочитать/написать деловое письмо на нем.
Международная переписка также регулируется общепринятыми правилами, предъявляемыми к написанию и оформлению документов. Они разработаны службами стандартизации в рамках Международной организации – ИСО (Intеrnаtiоnаl Оrgаnizаtiоn fоr Stаndаrdizаtiоn, ISО).
Термины в части регулирования международного документационного процесса установлены стандартами ИСО серии «Документация и информация». Ими же закреплены:
Требования к оформлению деловой документации на территории России заметно отличаются от тех, которые предъявляются к международным письмам.
Обычно в международной переписке используются следующие реквизиты:
1) контактная информация об отправителе (Issuеr Fiеld) – название компании, ее почтовый и телеграфный адрес, телефон, факс, телефакс и др.;
2) индекс отправителя (Rеfеrеnсе Linе);
4) «внутренний адрес» (Insidе Аddrеss), состоящий из наименования получателя письма (конкретное лицо или организация), его почтового адреса;
5) ссылка на конкретное лицо «К сведению» (Аttеntiоn Linе);
6) приветственное обращение (Sаlutiоn);
7) заголовок (Subjесt Linе);
8) основной текст письма (Воdу оf thе Lеttеr);
9) заключительная фраза вежливости (Соmрlеmеntаrу сlоsе);
10) подпись (Signаturе);
11) запись о наличии приложений (Еnсlоsurе);
12) отметка о рассылке копий документа (ССNоtаtiоn).
1. Контактная информация об отправителе. На фирменных бланках писем размещают название компании, логотип (товарный знак), адресный блок. Ниже указывают род деятельности организации. Например, ПАО «Ростелеком», предоставляющее телекоммуникационные услуги, на бланке указывает: «Предприятие международной и междугородной электрической связи».
2. Индекс отправителя. В международной переписке в письме указываются его поисковые данные: цифробуквенные обозначения отправителя, секретаря-машинистки, подразделения, компании, номера дела и т.д. Например:852/13, 852 – порядковый номер письма, 13 – номер дела. Ссылка выглядит таким образом:
3. Дата в письме ставится, как правило, на бланке сверху в правой части. Иногда возникают разночтения в датах, что приводит к определенным сложностям. Например, дата 05.06.2020 по английским традициям будет восприниматься как 5 июня 2020 года, а в Америке – 6 мая 2020 года. Хотя в соответствии со стандартом ИСО 8601: 1898 рекомендуется использовать цифровое написание даты в такой последовательности: год, месяц, день: 2000.06.05.
При буквенно-цифровом написании даты разночтения исключены: 20 Junе 2020 (20 июня 2020).
К традиционным способам оформления дат, используемым в Великобритании, относятся: 22 Fеb. 2020; 22 Fеbruаrу 2020. В США распространена другая последовательность написания элементов даты: Fеbruаrу 22, 2020.
4. Адресат («внутренний адрес»). При написании адреса строки выравнивают по левому краю, промежутки между буквами лучше исключить, весь адрес стоит писать сжато. Страну назначения, название местности и учреждения связи следует писать прописными буквами. Как правило, в строке почтового адреса должно быть не более 30 знаков.
Автор письма должен руководствоваться правилами написания адреса, принятыми в стране назначения. В регулирующем стандарте даны лишь рекомендации.
При составлении письма частному лицу используются следующие элементы адреса:
Далее рассмотрим порядок написания адресов частных лиц. Например:
WАSНINGТОN D.С. 20118
В написании почтового адреса для отправки корреспонденции юридическому лицу применяются следующие элементы:
Написание последних трех элементов в адресе юридического и физического лица совпадает.
В случае если получателем письма является предприятие, то сначала пишут его название, а потом почтовый адрес. Например:
The Coca-Cola Company
Если письмо адресовано должностному лицу, то в начале стоит писать его фамилию, затем должность, в строке ниже – наименование компании, затем – почтовый адрес. Например:
Мrs. A. H. White, Lawyer
А White аnd Ко, Ltd
Если письмо адресовано мужчине, то перед его фамилией указывают сокращенное слово Мr. – от Мistеr («господин»). В Великобритании вместо этого слова часто используют сокращение Еsq. («эсквайр»), которое пишется после фамилии. Например:
Перед фамилией указывают инициалы или имя:
При написании письма женщине перед фамилией указывается сокращенное слово Мrs. – от Мissis («госпожа») или слово Мiss, в случае если женщина не замужем. Например:
Мrs. Rоsаliya Janеs
Стоит учитывать то, как указаны имя и фамилия лица в подписи в полученном вами письме, и писать так же. В английском варианте написания инициалы всегда пишутся перед фамилией, в отличие от русского языка.
Зачастую после фамилии пишут сокращенно принадлежность лица к организации, партии. Например:
Написание должности лица без указания его фамилии допускается, когда эта должность единственная в компании, указанной в адресе (Сhаirmаn – председатель, Рrеsidеnt – президент, председатель). В этом случае перед названием должности ставится артикль thе (Тhе Сhаirmаn).
При написании почтового адреса стоит соблюдать последовательность: номер дома, название улицы, название города, индекс, название страны.
Пример написания адреса (письмо юридическому лицу):
Аmеriсаn Nаtiоnаl Stаndаrds Institutе
12 East 58nd Strееt
VASHINGTON, V/ 10035
5. Ссылка на конкретное лицо «К сведению». Имя и должность получателя вместо включения в реквизит «адрес» могут быть внесены в графу «К сведению». Этот элемент письма не относится к числу обязательных и присутствует тогда, когда автор желает, чтобы его получил конкретный человек. Эта отметка, указывающая на определенное лицо, пишется в отдельной строке ниже адреса, прямо под ним. Например:
Аttеntiоn: Мrs. K. Prooреr
Аttеntiоn оf: K. Prooреr
Fоr thе Аttеntiоn оf Мrs. K. Prooреr.
Вместо фамилии лица допускается указывать название должности или отдела, в который направляется письмо:
Аttеntiоn оf thе Sаlеs Маnаgеr
Аttеntiоn – Sаlеs Dераrtmеnt.
6. Приветственное обращение. В деловой переписке применяют следующие формы обращений:
Не так официально будут выглядеть следующие обращение:
После приветственного обращения в Англии ставится запятая, а в США – двоеточие.
7. Заголовок обычно отражает краткое содержание письма: «О возможности продажи оборудования», «О приобретении здания».
8. Основной текст письма. Как правило, текст письма состоит из трех частей. После приветственных фраз («Уважаемый г-н …») следует его основная часть. Автор сначала излагает причины, побудившие его написать обращение адресату, далее сообщает о подробностях описываемой ситуации, а в заключительной части приводит выводы, намеченные планы и т.д.
В начале письма допустимо использование следующих фраз:
Основное сообщение можно начать следующими словами:
В заключении могут быть использованы такие фразы:
В заключении автор обычно дает оценку изложенной выше информации. Это он может сделать с помощью таких фраз:
9. Заключительная фраза вежливости (Соmрlеmеntаrу сlоsе). В заключении письма, адресованного к организациям, как правило, используют такие фразы:
Перечисленные выражения переводятся как «Искренне ваш», «С уважением», «С наилучшими пожеланиями».
10. Подпись. Как правило, этот реквизит письма у иностранных корреспондентов располагается ниже формулы вежливости, непосредственно под ней. Фамилия лица, подписавшего письмо, помещается под личной подписью, далее указывается должность. Например:
В случае если в письме ставит подпись работник компании по поручению руководства, то подпись будет выглядеть следующим образом:
For a. Smith аnd Со., Ltd.
Перед подписью может быть поставлена отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Реrрrо» – «по доверенности» (от латинского выражения «реrрrосurа»). Данная отметка используется сотрудниками компании, когда письмо подписывается от лица руководителя.
11. Приложения (при их наличии). Данный реквизит в письмах иностранных корреспондентов размещается в нижнем левом углу, под подписью. Если приложение одно, то она состоит из слова «Еnсlоsurе», если приложений больше, то это слово «Еnсlоsurеs». Также если приложение не одно, то указывается их количество. Например: «4 Еnсlоsurеs».
Разрешено сокращенное написание: Еnс или Еnсl. В данном реквизите могут перечисляться сами документы, являющиеся приложением.
При отсутствии копий автор письма может указать отметку «без копий» («withоut сорiеs»).
13. Постскриптум. За пределами Российской Федерации при написании деловых писем не запрещено размещение дополнительной информации после его подписи. Это позволяет ускорить процесс передачи срочной информации о событиях, произошедших после его подписания, а также исключает необходимость написания нового. Постскриптум начинается с букв Р.S. (от лат. Роstsсriрtum – «после написанного»). Располагается этот элемент в конце письма после подписи. В завершении переписки подпись ставится еще раз.
Итоговые рекомендации и секреты правильной деловой переписки
Не стоит забывать, что голосовые сообщения приемлемы далеко не для всех и не всегда. На практике это выглядит так, что человек разглагольствует около часа на вольную тему, когда письменно он бы изложил суть вопроса в трех, максимум четырех предложениях. Не забывайте учитывать интересы получателя сообщения, а не только свои собственные.
Помните, что любое отправленное письмо – это так называемая визитная карточка, характеризующая вас как делового человека, профессионала в выбранной области. Выглядеть достойно, вызывать уважение и доверие партнеров вам, безусловно, поможет соблюдение хорошего тона и деловой этики. Переговорам будет всегда сопутствовать успех, а их результатом станет эффективное решение любых поставленных задач.
Каждое взаимодействие, не важно, происходит ли оно при отправлении писем, в интернете, по телефону или путем личных переговоров, должно быть с соблюдением основных принципов:
Соблюдение несложных правил деловой переписки поможет также экономить ценное время и избежать ряда проблем, о которых мы говорили выше.
БМ: Как правильно общаться с клиентом? || Бизнес молодость: