Счета-фактуры в ЭДО
Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, когда передан через оператора ЭДО и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Передавайте счета-фактуры через Диадок. Экономьте свое время и место в бумажном архиве
Форматы счета-фактуры для ЭДО
Статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует выставление счета-фактуры через ЭДО. Указано, что передавать подобные документы можно исключительно через оператора электронного документооборота в установленных форматах.
До начала 2020 года электронные счета-фактуры можно было передавать в двух форматах:
В 2020 году приказ от 2016 года утратил силу. Это значит, что счета-фактуры действительны лишь в одном виде в соответствии с новым приказом. Документы в старом формате, которые были выставлены до 1 января 2020 года, принимаются ФНС до конца 2022 года.
Новый формат счета-фактуры для ЭДО
Изменения затронули несколько аспектов, в том числе:
Также новый формат позволяет контрагентам заранее договориться, какие поля нужны в документе.
Как выставлять счет-фактуру через ЭДО
По закону выставить счет-фактуру через средства электронного документооборота можно только с помощью оператора, подтвержденного ФНС. Список таких операторов есть на сайте налоговой.
Как происходит обмен:
Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер.
Требования к счету-фактуре, выставленному по ЭДО
Отправляйте счета-фактуры и другие документы в электронном виде через оператора, подтвержденного ФНС
Вопрос-ответ
Какой формат предусмотрен для исправленных счетов-фактур?
Формат электронных счетов-фактур описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Форматы корректировочных счетов-фактур определены Приказом от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (действует до 01.10.2021) и Приказом от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Как отправить счет-фактуру в налоговую?
Порядок подачи отчетных документов в налоговые органы такой: ФНС присылает уведомление, в ответ на которое необходимо подготовить и отправить пакет документов. Далее налоговая подтверждает или отказывает в приеме в зависимости от корректности заполнения.
Каким числом выставить счет-фактуру через ЭДО, если не уложились в положенные пять дней?
Закон утверждает, что счет-фактуру полагается выставить в течение пяти календарных дней с момента покупки. Зачастую, если продавец не успел выставить документ, он указывает необходимую дату. Это возможно как в бумажном документообороте, так и в ЭДО. Продавцу достаточно выбрать необходимую дату документа.
Что будет, если продавец не успел выставить счет-фактуру? В текущем законодательстве штрафных санкций не предусмотрено. Если документ заполнен правильно, ФНС не откажет в вычете НДС, несмотря на опоздание.
Можно ли отправить счет-фактуру в формате PDF по ЭДО?
Для счета-фактуры формат утвержден Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Единственно возможный формат для передачи счета-фактуры по ЭДО — XML. Выставление счетов-фактур в PDF или других произвольных форматах — нарушение требований НК РФ.
Формирование и отправка счетов-фактур
Чтобы сформировать и отправить счет-фактуру, выполните следующее:
Выберите способ подготовки счета-фактуры:
Файлы со счетами-фактурами возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.
При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату счета-фактуры, сумму всего по счету-фактуре и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
Если файл со счетом-фактурой не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит счет-фактуру как обычный документ (см. статью Создание и отправка ). Такая отправка не соответствует регламенту обмена счетами-фактурами.
Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Получатель » (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию связываются (устанавливается флажок « Связать документы » ). Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью кнопки « Связанные документы » непосредственно на странице документа.
Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой » при подписании документов либо в персональных настройках.
Электронный счет-фактура подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.
После отправки счета-фактуры придет подтверждение Оператора, на которое нужно сформировать и отправить извещение о получении. Для удобства Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание не запустится.
Счет-фактура должен пройти все этапы документооборота. Cостояние счета-фактуры в документообороте отображается на странице просмотра документа.
Документооборот счетов-фактур¶
Обмен электронными счетами-фактурами в России регулируется Министерством финансов РФ и Федеральной налоговой службой.
Порядок документооборота, связанного с выставлением и получением счетов-фактур в электронном виде с ЭП, утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 N 14Н. До 01.07.2021 действовал порядок обмена счетов-фактур, определенный приказом Минфина от 10.11.2015 N 174Н.
Порядок обмена электронными счетами-фактурами между компаниями через интернет описан здесь
Форматы¶
Электронные счета-фактуры можно создавать по формату, утвержденному приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@.
Корректировочные счета-фактуры можно создавать по форматам, утвержденным приказами ФНС России от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@, от 13.04.2016 N ММВ-7-15/189@ (действовал до 01.10.2021).
Форматы служебных документов, используемых при выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде, утверждены приказом ФНС России от 30.01.2012 N ММВ-7-6/36@.
Для СФ и КСФ форматы электронных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ, описываются следующими XSD-схемами:
Структуры¶
Для документов, возникающих в ходе документооборота счетов-фактур, в Диадоке зарезервированы специальные типы сущностей :
Для служебных документов, возникающих в ходе реализации порядка обмена ЭСФ:
Набор служебных документов отличается в порядке согласно приказам N 14Н и N 174Н. Подробнее см. в разделе Порядок обмена
Порядок обмена¶
Счет-фактура и все множество служебных документов, предусмотренных порядком Минфина, помещаются в Диадоке в одно сообщение (в одну цепочку документооборота).
Добавление служебных документов к счету-фактуре по мере прохождения им различных этапов документооборота производится при помощи описанного механизма дополнений (см. описание модели данных ).
Передача исправлений СФ, а также корректировочных СФ и исправлений КСФ с точки зрения API Диадока производится точно также, как и передача СФ.
Порядок обмена согласно приказу 14Н¶
Схема, приведенная ниже, демонстрирует порядок обмена счетами-фактурами, утвержденный приказом Минфина от 05.02.2021 N 14Н и реализованный в Диадоке:
На схемах ниже изображены структуры Диадок-сообщений в ящиках Продавца и Покупателя, представляющих один и тот же полностью завершенный документооборот (со всеми возможными служебными документами):
Например, у сущности InvoiceConfirmation2 поле ParentEntityId будет указывать на сущность Invoice1.
Также у сущности InvoiceCorrectionRequest5 поле ParentEntityId будет указывать на сущность Invoice1.
Если же мы рассмотрим сущности InvoiceConfirmation4 и InvoiceConfirmation4“, представляющие подтверждение оператора, отправленные Покупателю и Продавцу в ответ на извещение о получении счета-фактуры Покупателем, то у них поле ParentEntityId будет указывать на сущность InvoiceReceipt3, представляющую это извещение.
На схеме стрелками обозначаются связи типа ParentEntityId между сущностями. Сущности типа Signature, представляющие ЭП под документами (в соответствии с порядком Минфина все документы возникающие в ходе документооборота счетов-фактур должны сопровождаться ЭП), на схемах не изображены.
Порядок обмена согласно приказу 174Н¶
До 01.07.2021 порядок документооборота счетов-фактур определялся приказом Минфина от 10.11.2015 N 174Н.
Схема, приведенная ниже, демонстрирует порядок обмена счетами-фактурами согласно приказа 174Н:
На схеме, на зеленом фоне, изображены документы, которые формирует Продавец, на желтом фоне – документы, которые формирует Покупатель, на синем – документы, формируемые Диадоком, в качестве оператора электронного документооборота.
На схемах ниже изображены структуры Диадок-сообщений в ящиках Продавца и Покупателя, представляющих один и тот же полностью завершенный документооборот (со всеми возможными служебными документами):
Для облегчения процесса формирования корректного XML-файла счета-фактуры Диадок предоставляет API метод GenerateTitleXml для счетов-фактур в формате №820.
Метод позволяет интегратору не погружаться в детали XML-формата счета-фактуры, а передавать в Диадок только необходимые первичные данные в виде упрощенной структуры.
В частности, можно не заполнять все реквизиты продавца и покупателя, достаточно указать идентификаторы их ящиков в Диадоке, и тогда соответствующие реквизиты будут автоматически загружены из справочника организаций Диадока.
Как видно из представленных выше схем, порядок Минфина помимо построения в специальном XML-формате собственно счета-фактуры требует от Продавца и Покупателя умения формировать ряд служебных документов, XML-формат которых также строго определен.
Как отправить счет-фактуру
Формирование счета-фактуры в системе Диадок
1. Для создания счета-фактуры необходимо войти в Диадок (см. Как войти в Диадок?), нажать кнопку +Новый документ и выбрать пункт Счет-фактура (см. рис. 1).
Рис. 1. Создание счета-фактуры
Рис. 2. Заполнение счета-фактуры
Поля, заполненные некорректно, будут подсвечены розовым цветом (см. рис. 3).
Рис. 3. Некорректно заполненные поля
Cформированный электронный документ можно просмотреть в печатной форме. Для этого следует нажать ссылку Предварительный просмотр (см. рис. 4).
Для того чтобы отправить документ, необходимо нажать кнопку Перейти к отправке (см. рис. 4).
Рис. 4. Переход к отправке и предварительный просмотр счета-фактуры
3. Со страницы предварительного просмотра можно скачать документ или вернуться к его редактированию. Для того чтобы перейти к отправке документа, необходимо нажать Вернуться к отправке (см. рис. 5).
Рис. 5. Выбор действия при просмотре документа
Откроется страница отправки (см. рис. 6). Для подписания и отправки необходимо нажать Подписать / Подписать и отправить контрагенту.
Рис. 6. Страница отправки
Система не позволит отправить документ с ошибками (см. рис. 7), поэтому перед отправкой необходимо убедиться, что все разделы заполнены корректно и не требуют исправлений.
Загрузка готового файла счета-фактуры в Диадок
Рис. 8. Загрузка файла с компьютера
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать файлы для загрузки и нажать Открыть (см. рис. 9). После чего сразу появится страница отправки (см. рис. 6).
Отправка счета-фактуры через Диадок
1. После формирования / загрузки счета-фактуры открывается страница отправки (см. рис. 6).
2. Отправленный документ отразится на странице Исходящие со статусом Ожидается извещение о получении (см. рис. 10).
Рис. 10. Исходящие документы
По мере обработки исходящий счет-фактура может принимать следующие статусы:
3. Кликнув по имени файла в списке Исходящие, можно перейти на страницу документооборота счета-фактуры (см. рис. 11).
Рис. 11. Страница документооборота
На странице документооборота есть возможность согласовать его, просмотреть связанные документы, сохранить, аннулировать, распечатать или переместить счет-фактуру в папку Удаленные. Для этого имеются соответствующие кнопки.
Выгрузка УПД (реализация+счет-фактура) в Контур Диадок и СБИС из 1С:Бухгалтерии 3 Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@
Выгрузка УПД из 1С:Бухгалтерии 3 для Диадок
Обработка для выгрузки УПД для Диадок и СБИС (Выгрузка УПД из БП3 в формате № ММВ-7-15/820@) работает только для Бухгалтерии 3. Выбираете Реализацию, у нее ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть счет-фактура. При выборе документа автоматически заполняется реквизит Организация ЭДО, указываете путь куда положить подготовленный файл.
Идентификатор для организации отправителя указывается на форме обработки один раз и запоминается.
Для Контрагента получателя можно завести дополнительный реквизит называется «ЭДО (GUID)», тип строка 150 знаков и заполнить его в карточке контрагента.
При выборе в обработке документа Реализации, идентификатор участника электронного документооборота автоматически подставляется из карточки контрагента. Инструкции в картинках, как сделать доп. реквизит выведены прямо на форму обработки. Есть поддержка прослеживаемых товаров. За один раз выгружается один документ.
Код модуля закрыт. Есть привязка обработки к рабочему месту пользователя. Выгрузка происходит по XSD схеме. Подключается через Доп.печатные формы и обработки или можно запустить через файл открыть. Проверялось на Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.103.12)
Диадок онлайн
СБИС онлайн версия 25.51.11
Гарантия возврата денег
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
