Как отправить счет-фактуру
Формирование счета-фактуры в системе Диадок
1. Для создания счета-фактуры необходимо войти в Диадок (см. Как войти в Диадок?), нажать кнопку +Новый документ и выбрать пункт Счет-фактура (см. рис. 1).
Рис. 1. Создание счета-фактуры
Рис. 2. Заполнение счета-фактуры
Поля, заполненные некорректно, будут подсвечены розовым цветом (см. рис. 3).
Рис. 3. Некорректно заполненные поля
Cформированный электронный документ можно просмотреть в печатной форме. Для этого следует нажать ссылку Предварительный просмотр (см. рис. 4).
Для того чтобы отправить документ, необходимо нажать кнопку Перейти к отправке (см. рис. 4).
Рис. 4. Переход к отправке и предварительный просмотр счета-фактуры
3. Со страницы предварительного просмотра можно скачать документ или вернуться к его редактированию. Для того чтобы перейти к отправке документа, необходимо нажать Вернуться к отправке (см. рис. 5).
Рис. 5. Выбор действия при просмотре документа
Откроется страница отправки (см. рис. 6). Для подписания и отправки необходимо нажать Подписать / Подписать и отправить контрагенту.
Рис. 6. Страница отправки
Система не позволит отправить документ с ошибками (см. рис. 7), поэтому перед отправкой необходимо убедиться, что все разделы заполнены корректно и не требуют исправлений.
Загрузка готового файла счета-фактуры в Диадок
Рис. 8. Загрузка файла с компьютера
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать файлы для загрузки и нажать Открыть (см. рис. 9). После чего сразу появится страница отправки (см. рис. 6).
Отправка счета-фактуры через Диадок
1. После формирования / загрузки счета-фактуры открывается страница отправки (см. рис. 6).
2. Отправленный документ отразится на странице Исходящие со статусом Ожидается извещение о получении (см. рис. 10).
Рис. 10. Исходящие документы
По мере обработки исходящий счет-фактура может принимать следующие статусы:
3. Кликнув по имени файла в списке Исходящие, можно перейти на страницу документооборота счета-фактуры (см. рис. 11).
Рис. 11. Страница документооборота
На странице документооборота есть возможность согласовать его, просмотреть связанные документы, сохранить, аннулировать, распечатать или переместить счет-фактуру в папку Удаленные. Для этого имеются соответствующие кнопки.
Формирование и отправка счетов-фактур
Чтобы сформировать и отправить счет-фактуру, выполните следующее:
Выберите способ подготовки счета-фактуры:
Файлы со счетами-фактурами возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.
При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату счета-фактуры, сумму всего по счету-фактуре и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
Если файл со счетом-фактурой не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит счет-фактуру как обычный документ (см. статью Создание и отправка ). Такая отправка не соответствует регламенту обмена счетами-фактурами.
Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Получатель » (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию связываются (устанавливается флажок « Связать документы » ). Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью кнопки « Связанные документы » непосредственно на странице документа.
Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой » при подписании документов либо в персональных настройках.
Электронный счет-фактура подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.
После отправки счета-фактуры придет подтверждение Оператора, на которое нужно сформировать и отправить извещение о получении. Для удобства Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание не запустится.
Счет-фактура должен пройти все этапы документооборота. Cостояние счета-фактуры в документообороте отображается на странице просмотра документа.
Как убедиться, что полученный документ соответствует формату, утвержденному ФНС?
Диадок проверяет xml-файлы документов. Если документ не соответствует формату, заявленному пользователем, Диадок его не отправит и попросит исправить ошибки. Также Диадок проинформирует вас, если полученный счет-фактура — в формате по Приказу ФНС № ММВ-7-6/93@, который утратил силу с 01.07.17. В этом случае вы увидите сообщение «Счет-фактура отправлен в устаревшем формате».
Если же вам пришел первичный документ в устаревшем формате (например, по Приказу ФНС № 172, который утратил силу 01.07.17), Диадок не укажет на это, т. к. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» не обязывает использовать форматы ФНС для первичных документов. Вы можете обмениваться первичкой в любом удобном вам формате, но помните о том, что при истребовании ФНС в электронном виде примет только документы по утвержденным форматам (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Помните, что печатная форма электронного документа — это не юридически значимый документ, а всего лишь его визуализация, чтобы пользователям было удобно с ним работать. Приказы ФНС, которые утверждают форматы электронных документов, не содержат требований к их визуализации. Это значит, что оператор может визуализировать документ по своему усмотрению либо по требованию пользователя. Важно, чтобы электронный документ в xml и при визуализации содержал все обязательные реквизиты, которые перечислены в ст. 169 НК РФ для счета-фактуры и в ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ для первичных документов. Если они не заполнены, Диадок не отправит такой документ.
ФНС утверждает форматы документов, чтобы иметь возможность автоматически их обрабатывать. Поэтому ФНС истребует, а налогоплательщик представляет в ФНС именно XML-файлы документов. Распечатанная из Диадока и заверенная печатная форма документа является лишь заверенной копией документа, пригодной для представления инспектору ФНС при выездной проверке или в суд.
Обмен, передача документов через ЭДО
Обмен документами через ЭДО упрощает ведение документооборота. Когда компания переводит документы в электронный вид, их отправка становится делом одной минуты, и многие рутинные операции уходят в прошлое. Вам не нужно распечатывать документы, переданные через Диадок. Юридическую значимость им придает квалифицированная электронная подпись (КЭП), которую можно получить в любом аккредитованном удостоверяющем центре.
Создавайте документы и обменивайтесь ими через ЭДО
Вы можете создать документ прямо в Диадоке, загрузить его из папки на компьютере или из учетной системы. Все счета-фактуры, акты и накладные проходят в сервисе форматный контроль, который выявляет ошибки и недочеты в их оформлении. Это неверное число символов в ИНН или КПП, пропуски в заполнении обязательных полей, опечатки (цифры вместо букв и наоборот) и др. В результате через Диадок отправляются только корректно оформленные документы.
Как создать документ в Диадоке
В сервисе есть функция редактора документов, которая позволяет формировать счета-фактуры, накладные, акты и УПД. Чтобы создать новый документ, выполните несколько простых шагов.
1. Нажмите на кнопку «Новый документ».
2. В «Редакторе» выберите нужный тип документа. Заполните все обязательные поля.
3. Когда вы внесли все сведения, нажмите кнопку «Перейти к отправке». Также вы можете воспользоваться предварительным просмотром документа и в любой момент сохранить его в черновиках.
4. Выберите получателя. Добавьте другие документы, если нужно. Когда все готово к отправке, нажмите «Подписать» и отправьте документ.
Через оператора ЭДО организации обмениваются юридически значимыми документами. Для их подписания необходима усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Если кнопка «Подписать и отправить» не работает, проверьте, выбран ли действующий сертификат КЭП.
Следующий шаг — создать и отправить первый электронный документ
Отправка и прием документов в Диадоке
Через Диадок вы можете отправить контрагентам документы, созданные в сервисе или любой другой программе.
Как отправить документы
Как создать документ в редакторе сервиса и отправить контрагенту, мы описали выше. Чтобы загрузить готовый файл с компьютера, вам также понадобится нажать на кнопку «Новый документ». Выберите нужный файл.
Если документ формализованный, Диадок автоматически извлечет данные из документа. Для документов в произвольном формате поля нужно будет заполнить вручную.
При необходимости напишите комментарий для контрагента и добавьте еще документы, тогда они автоматически свяжутся в пакет.
Как принимать документы по ЭДО
Все полученные документы вы найдете в папке «Входящие». Те, которые вы еще не просмотрели, будут выделены полужирным шрифтом.
Документы, которые нужно согласовать или подписать, автоматически помещаются в папку «Требующие обработки». Действия с документами — согласование, подписание или отказ в подписи — можно выполнить массово, выделив документы галочкой в списке. Либо каждый документ можно открыть, просмотреть и поставить подпись.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
Многие бумажные документы можно перевести в электронный вид. Передача формализованных документов возможна только в утвержденном ФНС формате xml (счета-фактуры, УПД, ТОРГ-12), а неформализованные можно отправлять через ЭДО в любом другом формате: docx, pdf, xlsx, jpg.
Как работать с документами из 1С
Когда компания обменивается большим объемом документов, удобнее всего перенести работу с ними прямо в 1С. Готовый модуль Диадока позволяет подписывать, согласовывать, отправлять и получать электронные документы, оставаясь в интерфейсе учетной системы. Переход на ЭДО с использованием модуля Диадока также ускоряет обработку документов: данные переносятся в базу 1С автоматически.
Выгрузка УПД (реализация+счет-фактура) в Контур Диадок и СБИС из 1С:Бухгалтерии 3 Приказ ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@
Выгрузка УПД из 1С:Бухгалтерии 3 для Диадок
Обработка для выгрузки УПД для Диадок и СБИС (Выгрузка УПД из БП3 в формате № ММВ-7-15/820@) работает только для Бухгалтерии 3. Выбираете Реализацию, у нее ОБЯЗАТЕЛЬНО должна быть счет-фактура. При выборе документа автоматически заполняется реквизит Организация ЭДО, указываете путь куда положить подготовленный файл.
Идентификатор для организации отправителя указывается на форме обработки один раз и запоминается.
Для Контрагента получателя можно завести дополнительный реквизит называется «ЭДО (GUID)», тип строка 150 знаков и заполнить его в карточке контрагента.
При выборе в обработке документа Реализации, идентификатор участника электронного документооборота автоматически подставляется из карточки контрагента. Инструкции в картинках, как сделать доп. реквизит выведены прямо на форму обработки. Есть поддержка прослеживаемых товаров. За один раз выгружается один документ.
Код модуля закрыт. Есть привязка обработки к рабочему месту пользователя. Выгрузка происходит по XSD схеме. Подключается через Доп.печатные формы и обработки или можно запустить через файл открыть. Проверялось на Бухгалтерия предприятия, редакция 3.0 (3.0.103.12)
Диадок онлайн
СБИС онлайн версия 25.51.11
Гарантия возврата денег
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
