дневник учета рабочего времени
Журнал учета рабочего времени сотрудников
Журнал учета рабочего времени сотрудников востребован на большинстве предприятий, где есть наемный персонал. Этот документ не является обязательным, однако его наличие позволяет решить множество вопросов и предупредить развитие неприятных для обеих сторон трудовых отношений ситуаций.
Зачем нужен документ
Прежде чем ответить на этот вопрос, остановимся подробнее на собственно понятии «рабочее время». Как известно, стандартная рабочая неделя длится 40 часов – по 8 часов в день. В этот период работник должен выполнять возложенные на него работодателем трудовые функции в полном соответствии с трудовым (или коллективным) договором и распорядком, принятым на предприятии.
На основании отработанного времени начисляется заработная плата. Все часы, которые сотрудник провел на работе сверх этой законодательно установленной нормы, оплачиваются по двойному тарифу. А вот если работник недорабатывает время, руководство вправе применить к нему определенные санкции.
Чтобы урегулировать вопросы, связанные с установлением реально отработанных рабочих часов, разрабатывается журнал учета рабочего времени.
Сведения в журнал вносятся по каждому работнику организации отдельно.
Таким образом, документ необходим обеим сторонам трудовых взаимоотношений, поскольку он выполняет сразу несколько функций:
Иногда документ может стать обосновывающей причиной для наложения на сотрудника, нарушившего трудовой распорядок, дисциплинарного взыскания.
Как учитывать рабочее время
Существует несколько методов учета рабочего времени:
Как вести журнал
Журнал допускается вести в электронном и бумажном виде.
Электронный способ ведения журнала возможен в разных форматах – в зависимости от того, какое программное обеспечение использует работодатель. Есть бюджетные формы, почти все действия в которых проводятся вручную, а есть более сложные, «продвинутые», полностью автоматизированные системы, передающие сведения напрямую в бухгалтерские программы (обычно доступ к такому ПО происходит только при наличии ключа у сотрудника).
В любом случае, электронная форма документа удобна, т.к. позволяет экономить время, силы и дает возможность легко контролировать рабочее время сотрудников исходя из таких показателей, как несанкционированные отлучки, сверхурочная работа, больничные и т.д.
Если журнал ведется в бумажном виде, то все его листы нужно обязательно пронумеровать, скрепить между собой при помощи «суровой» нити (степлер использовать нельзя), потом проставить на последней странице количество листов, проштамповать (при условии, что печать используется в работе организации) и поставить подпись ответственного за ведение журнала сотрудника. В дальнейшем следует удостоверять автографом каждую заполненную страницу документа.
Журнал обычно ведет специалист по кадрам или сотрудник бухгалтерии. В зависимости от этого определяется и место хранения документа в период его действия.
Ответственный работник отвечает не только за достоверность внесенной в журнал информации, но и за своевременную и полную ее передачу специалистам для начисления заработной платы, а также выполнения всех прочих необходимых действий.
Образец журнала учета рабочего времени сотрудников
Если вам нужно создать журнал учета рабочего времени сотрудников, воспользуйтесь приведенными ниже советами и посмотрите пример документа.
Журнал не имеет единого стандарта оформления. Это означает, что представители каждой организации могут формировать его в произвольном виде или по шаблону, разработанному внутри компании и утвержденному руководством, а также профсоюзным органом (при его наличии).
Как и оформление журнала, его структура и текст в полной мере отдаются на откуп работникам предприятия.
На титульном листе рекомендуется написать:
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы, в которую необходимо внести следующие данные:
Если требуется, таблицу можно дополнить и другими данными (к примеру, о том, почему сотрудник ушел с рабочего места в течение дня).
Сколько времени и как хранить документ
Журнал учета рабочего времени сразу после окончания ни выбрасывать, ни утилизировать нельзя. Его необходимо хранить либо срок, установленный в законодательстве, либо период, прописанный в учетной политике фирмы (но не меньше пяти лет). Только по истечении этого времени журнал можно уничтожить с соблюдением установленной для деловой документации процедуры.
Журнал учёта рабочего времени
Этот бланк вы можете использоваться наряду с более подробным табелем учёта, не использовать вовсе, либо заменить им табель. Также применяются отдельные документы для регистрации ненормированного рабочего дня, командировок или переработок. Ни одна из форм для фиксирования отработанного сотрудниками времени не имеет обязательного характера, а значит компания может выбрать удобный и подходящий для себя вариант. Подробности заполнения табеля учёта рабочего времени, который имеет 2 рекомендованные формы Т-12 и Т-13, читайте в другом материале.
В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.
Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.
Порядок ведения журнала
Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.
При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.
Содержание бланка подстраивается под конкретную организацию. Например, если ваши работники не направляются в служебные поездки и командировки, то и соответствующие графы вам не нужны.
Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:
Журнал учета рабочего времени: увеличение эффективности сотрудников
Современный темп развития бизнеса вынуждает постоянно следить за ростом производительности как владельцев стартапов, так и генеральных директоров всемирно известных корпораций. Разрабатываются новые подходы к ведению дел, растут требования работодателей на рынке труда, приглашаются специалисты, оценивающие эффективность работы сотрудников – и все эти меры принимаются для того, чтобы компания выросла в глазах потребителей и клиентов, получила прибыль и ресурсы для дальнейшего развития.
При разумном подходе, креативные методы действительно работают, но не стоит забывать и о классических аспектах: например, выявлении безответственных, и, напротив, старательных сотрудников.
В этой миссии работодателю помогает не что иное, как журнал учета рабочего времени. Этот документ предназначен для обозначения времени, которое сотрудник отработал по факту, а также фиксирует приход и уход работника с рабочего места, отмечает сведения об опозданиях, прогулах и задержках. Несмотря на столь обширный функционал, журнал учета прихода и ухода сотрудников оказывается полезен и во многих других случаях, главное – знать, каким образом его нужно вести и следить за своевременным заполнением. Рассмотрим все детали данного вопроса в нижеследующей статье.
Зачем необходим учет времени?
Согласно 91 статье Трудового Кодекса РФ, в обязанности работодателя входит ведение учета времени, которое отработал каждый сотрудник. На основе данных, зафиксированных в журнале, может быть заполнен Табель учета рабочего времени. Кроме того, журнал учета рабочего времени максимизирует общую эффективность работы. Это объясняется тем, что данный документ сразу выдает недобросовестных сотрудников, прогуливающих и/или регулярно опаздывающих на работу без уважительной причины.
Записи отмечают и ответственных сотрудников, что способствует справедливому поощрению и, как следствие, повышает производительность. Как итог – становится очевидно, кого стоит премировать и повышать в должности, а кто снижает темп работы и должен обратить внимание на собственную дисциплину, чтобы сохранить рабочее место.
Сооружаете клетки для разведения перепелов? Как их грамотно сконструировать?
В каких случаях заключается договор ООО с ИП? Какие его разновидности существуют?
В журнал учета рабочего времени, в его бланк вносится и время ухода, и возвращения сотрудников с обеденного перерыва, осуществляется контроль над наличием работников на своих постах в рабочее время, учитывается время, отработанное служащим по факту, что особенно полезно для персонала с почасовой оплатой, а также продолжительность отпусков, декретов, болезней, простоев и т.п.
О суммированном рабочем времени повествуется в монологе эксперта.
Кто ведет и как заполнить?
Подобный вопрос организация решает самостоятельно, основываясь при его решении на своей специальности и направленности собственных действий. Работодатель может взять эту работу на себя, а может указать это как обязанность сотрудника, которая будет указана в договоре при приеме на работу, должностной инструкции или специальным приказом. Если подчиненный уклонится от того, чтобы осуществлять ведение журнала учета рабочего времени, он понесет административную ответственность, которая назначается соответствующими органами.
Журнал заполняется предельно кратко: среди обязательных граф – порядковый номер записи, ФИО сотрудника, дата создания записи, время появления сотрудника на рабочем месте и его ухода. Кроме того, в отдельной графе можно записать конкретное место, куда ушел сотрудник, а также общее количество времени, проведенного им на рабочем месте за конкретный отрезок времени. Последней, обязательной, графой является подпись того, кто ведет журнал.
Ведение журнала может осуществляться тремя способами. Во-первых, это традиционный ежедневный учет, который применяется, если рабочий день нормирован и регламентирован одним и тем же количеством часов ежедневно. Если предпочтение отдается этому пути, то заполнять журнал нужно каждый день, ориентируясь на всех сотрудников, занесенных в документ.
Во-вторых, существует учет еженедельный, актуальный в том случае, если служащий не работает каждый день одно и то же количество часов, но за неделю отрабатывает фиксированную в договоре норму. Из названия становится ясно, что новая запись в журнале появляется в конце каждой рабочей недели.
Наконец, в-третьих, если у сотрудника организации гибкий график, журнал ведется в виде суммированного учета. Для компаний, круглосуточно работающих на производство чего-либо и/или специализирующихся на выполнении специфических видов работ, такой способ учета является самым оптимальным решением.
Период времени, в течение которого появляется новая запись, составляет от месяца до года: такая продолжительность обусловлена тем, что наличие сверхурочного рабочего времени, часто возникающего при сменном графике, лимитировано законом до 120 часов в год. Таким образом, ведение суммированного учета помогает многим работодателям избежать нарушения Трудового Кодекса РФ.
Подведем итоги
Журнал учета рабочего времени необходим в условиях динамично развивающегося бизнеса, который требует максимальной оптимизации управления и строгого отбора персонала, работающего на благо общего дела. Он не только демонстрирует уровень дисциплины сотрудников, но и позволяет заполнять на его основе обязательный документ, учрежденный законом, а также избежать превышения нормы рабочего времени, зафиксированного в ТК РФ.
Польза этого документа не вызывает сомнений – ведь даже на ежедневное заполнение у уполномоченного сотрудника не уйдет много времени, а вот время задействования служащего, безответственно относящегося к делу, сократится заметно.
Какова должностная инструкция финансового менеджера? Как ее составить, учитывая нюансы работы вашей фирмы?
В отличие от Табеля учета рабочего времени, который предназначен исключительно для фиксации отработанных часов, этот документ не является обязательным по закону. Но ведение дел он облегчает значительно, улучшая качество рабочих ресурсов и существенно экономя ваше время. А ведь время – деньги, не так ли?
О журнале учета рабочего времени и правилах его заполнения
При налаживании взаимоотношений между подчиненным и руководителем возникает множество нюансов. Соблюдение трудовых графиков – одно из направлений, где возникают вопросы. Прямыми обязанностями граждане должны заниматься в определенное время, это надо учитывать еще при приёме на работу.
Оплата труда и результатов – прямая обязанность руководителей. Журнал учёта рабочего времени – источник данных при расчете заработной платы
Зачем учитывать рабочее время
Если обе стороны соблюдают положения ТК РФ – проще избежать любых спорных ситуаций, связанных с этим направлением.
Промежуток времени выполнения сотрудниками обязанностей называют рабочим. Регламент и опора в этом случае – трудовой договор, внутренний распорядок. На руководителей предприятий накладывают обязанность контролировать фактические периоды, которые уходят на выполнение работы.
В законах обе стороны трудового договора получают защиту.
Руководство предприятия не может заставлять подчиненных отрабатывать больше, чем указано государственными нормативами. Стандартные рабочие недели длятся до 40 часов. У сверхурочных работ тоже определённые лимиты. 4 часа – максимум на протяжении 2 дней. В год – максимум 120 часов.
У работодателя при контроле упрощается учет:
Информацию можно использовать для поощрения сотрудников, внимательно подходящих к работе. Или при применении дисциплинарных взысканий по отношению к тем, кто нарушает правила.
Статья 81 ТК РФ разрешает увольнять граждан за прогулы. Так называют ситуацию, когда на рабочем месте сотрудника нет без уважительной причины. По-другому такие явления называются прогулами.
Основные способы для учёта рабочего времени
Трудовой Договор не указывает точно, какие варианты использовать для решения вопроса. Контроль времени и сверхурочной работы, соблюдение графика – за эти вопросы отвечают отдельные сотрудники. Обязанности такого человека описывают в трудовом соглашении, либо в дополнительных приказах.
Следующие методы для учёта стали общепринятыми на территории РФ:
Опираются на промежуток, по которому удобнее подвести итоги. Наниматель решает, какой вариант удобнее. Приведенные варианты не исчерпывающие.
Закон описывает максимальный срок, допустимый к учету – 1 год. 3 месяца – для работников, чьи условия производства вредные.
Построение рабочего графика сотрудников – основной фактор для работодателей при выборе метода учета. С ежедневным учетом возникнут сложности, если обязанности выполняют сутками. При работе вахтовым методом часто бывает так, что в один период рабочее время больше, в другой – меньше.
Для таких обстоятельств актуальнее суммированная схема учёта. Отчетный период просто увеличивают, чтобы лишнего количества часов не было.
Когда сотрудника принимают на работу – важно понимать, укладывается ли график в норму изначально, или применяют суммированный учёт. Для условий трудового договора этот момент – один из ключевых. При любых изменениях в этом отношении у работодателя есть обязанность известить подчинённых.
Журнал учета рабочего времени: как его вести?
Фиксация времени прихода на работу и ухода с нее обязательна для всех компаний, численность подчиненных не играет роли. В журнал учета вносят всю важную информацию, связанную с этим вопросом.
Документ обычно содержит такие сведения:
Входящие в журнал пункты могут меняться как по содержанию, так и по порядку. Это зависит от конкретных обстоятельств, при которых ведут документ. Контроль периода, отведенного на работу, важен при любых обстоятельствах.
Образец журнала
Документ в последней версии можно скачать ниже:
Ведение журнала: распространенные способы
Точный бланк для журнала учёта рабочего времени законами не предусмотрен. У нанимателя в этом вопросе есть некоторая свобода.
Поведение допустимо в двух вариантах.
Ручная версия.
Предполагается специальная книга, которую можно и нужно шнуровать. Внесение записей – дело ответственного сотрудника, это происходит по мере необходимости. Ряд компаний соглашается с тем, чтобы каждый отдельный подчинённый вносил сведения о том, когда приходит и уходит с работы. Вся информация заверяется личными подписями.
Типографии продают готовые формы для таких журналов. Это книги для заполнения, с твёрдым или мягким переплетом. Количества страниц и граф должно хватить на максимальный период. Допустим вариант с распечаткой бланков, подготовленных заранее на персональном компьютере. После этого их подшивают в специальной папке.
Электронная версия.
Для заполнения выбирают специализированное программное обеспечение. В самых простых вариантах все данные вносятся вручную.
Иногда предусматривается автоматический режим формирования отчётности. Это экономит время и силы. Работодателю легче получить выборку относительно конкретных параметров, которые интересуют его в данный момент. Например – по больничным и отпускам, сверхурочной работе.
Более сложные разработки предполагают учёт в автоматическом режиме. В организации участвуют электронные замки, индивидуальные карты для учета.
Считывающие устройства принимают информацию. Затем проходит систематизация, перенос на бухгалтерский учёт. Далее информацию применяют в расчёте заработной платы. ПО поддерживает функцию разделения сотрудников по отделам, составляющим организацию. Достоинств много, но без отрицательной стороны не обошлось – сопутствующее оборудование вместе с программами дорогое.
Биометрический контроль для сотрудников – еще одна разновидность программы, получившая широкое распространение на территории крупных городов. При допуске к работе предполагается считывание отпечатков пальцев.
Табели учета рабочего времени
Журнал, где фиксируется период, проведенный на работе, не относится к документам, обязательным при любых обстоятельствах. Но как государство контролирует соблюдение ТК обеими сторонами.
Для защиты от последствий разработан другой документ. На его основании тоже легко вести учёт отработанным часам. Его используют при составлении отчётностей, расчёте выплат для сотрудников разных категорий. Это табель по графикам, рабочему времени. Документ составляют, используя информацию из соответствующего журнала. Отличается унифицированной формой для компаний.
Заключенные соглашения – основание для выдачи табельных номеров сотрудникам. Потом это сочетание цифр используют при оформлении других бумаг вроде расчетных листов по заработной плате, личных дел.
Сохранение номера за сотрудником – стандартное требование, даже после корректировки по должности, отделу. Информацию оставляют свободной на три года и более после увольнения. Табель фиксирует сведения по каждому подчиненному, с опорой на индивидуальные номера.
Табель учета графиков ведется по двум основным формам, принятым Правительством, начиная с 2004 года.
Т-12 – обозначение формы при заполнении ручным методом. В случае с установлением турникета применяют вариант Т-13. Обе формы практически идентичны друг другу по содержанию.
Дополнительная информация о заполнении
Заполнение табелей идет с верхней части страниц. Там указывают полную форму наименования организации, структурного подразделения. Следом идут даты составления вместе с указанием отчетного периода.
Ниже отслеживают результаты исполнения обязанностей гражданина на протяжении определенного времени. Обязательно указание таких интервалов:
Причины неявки на работу описывают с помощью специальных кодовых обозначений.
Заполнение дней тоже допустимо в двух вариантах:
Отдельную графу используют для учёта в таких направлениях:
У формы Т-12 есть отличие в виде дополнительного раздела, обозначающегося как «Расчеты с персоналом по оплате труда». За его заполнение отвечают сотрудники отдела бухгалтерии.
Итоговая версия всегда идёт на печать, даже если заполнение проводят с помощью персонального компьютера. Руководители подразделения, заполнивший документ сотрудник и директор компании обязаны визировать такие бумаги. Иногда директора компании в этом смысле заменяет представитель кадрового отдела. Срок хранения отчетностей в готовом виде – 12 месяцев.
Неполное рабочее время: кому можно его установить?
Следующие категории трудящихся могут рассчитывать на сокращение времени, уделяемого обязанностям:
Вопрос оговаривают отдельно, для каждого случая. Руководитель организации и подчиненный должны договориться о том, какую и почему схему применяют. Работодатели обязаны применять сокращенное время для таких граждан:
Неполными могут быть рабочие недели и дни, в равной степени. На время отпуска подчинённого такой распорядок дня влиять не должен. Другие ограничения по трудовым правам тоже нельзя вводить только из-за этого.
Оплата идёт прямо пропорционально времени, отведенному на выполнение обязанностей. Или объему продукции, ставшему результатом работы.
Журнал по учёту рабочего времени не включен в требования, обязательные для всех. Но многие предприятия соглашаются на ведение такой документации. Это важная часть системы делопроизводства.
Главное – соблюдать требования, связанные с оформлением. Заполнение облегчается при опоре на табели учета графиков. Эти два элемента связаны друг с другом, записи в них вносят по мере необходимости. Срок хранения отсчитывают от даты последней записи в журнале.
Табель учета рабочего времени в видео Елены Пономаревой:
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Система учета рабочего времени сотрудников
Рабочее время – это время, в течение которого сотрудник выполняет свои профессиональные обязанности за определенную плату. Именно этот ресурс «покупает» работодатель. По словам Питера Друкера, управлять можно только тем, что можно измерить, поэтому многие руководители стремятся контролировать рабочее время сотрудников. Учет ведется разными способами – от простых отметок в бумажном табеле до компьютерных программ, которые собирают статистику, запоминают посещенные сайты, делают снимки экрана и сами формируют стоимость проекта.
Для выбора системы учета собственник должен решить – какой фактор для него главный. Если речь идет о грузоперевозках, оптимальным решением будет мониторинг перемещений, на производстве – видеонаблюдение. Важно не просто фиксировать показатели, но и анализировать их: сколько времени тратит сотрудник на рабочую задачу, насколько часто отвлекается и почему, есть ли у него переработки. Эти данные нужны не только для оценки работы персонала, но и для планирования, принятия управленческих решений, выстраивания эффективной системы работы.
Основой для планирования рабочего графика должен выступать производственный календарь. В нем отражены все государственные выходные, переносы рабочих дней, нормативное рабочее время для разных режимов работы. Зачем это нужно? Работа в выходные и праздничные дни оплачивается в двойном размере, сверхурочная работа также подлежит дополнительной оплате. На основе производственного календаря формируется режим работы: график сменности, табели учета рабочего времени.
Способы контроля рабочего времени
1. Видеонаблюдение
Это простая, но эффективная система контроля. Камеры дают возможность посмотреть, чем заняты сотрудники, с кем они общаются, приходят ли вовремя на работу. Есть мнение, что видеонаблюдение дисциплинирует работников, но, со временем, люди к нему привыкают, перестают обращать внимание на съемку и работают как обычно. Видеозапись может стать доказательством в спорной ситуации, с ее помощью можно восстановить картину произошедшего. Наблюдение может осуществляться в режиме реального времени сотрудником отдела безопасности. Но чаще все происходящее просто записывается и пересматривается по необходимости.
Минусы: большинству работников не нравится трудиться под прицелом камер, это может негативно сказаться на психологическом климате в коллективе, также для анализа видеозаписей нужно много времени. У камер есть «слепые» зоны, оборудование иногда выходит из строя. Не всегда понятно, чем занимается сотрудник – раскладывает пасьянс или составляет отчет.
2. Аудиоконтроль
Запись и прослушивание телефонных разговоров. Может использоваться для сотрудников, работа которых заключается в общении с клиентами. Он показывает: сколько времени тратится на консультацию, следует ли специалист заданному алгоритму разговора, насколько он вежлив и компетентен.
3. Отчеты о проделанной работе
Сотрудники самостоятельно описывают, чем они занимались в течение дня, какие выполнили задачи, сколько на них ушло времени. Отчеты могут оформляться в текстовом редакторе, но более удачный вариант – ведение учета в таблицах Excel или Google, данные из которых объединяются в один отчет. Достоинство этого метода – он практически бесплатен. Недостатки – сотрудник может быть не совсем честен в оценке, а постоянное написание отчетов требует дисциплины.
4. Система контроля доступа
Это устройства, которые проводят идентификацию сотрудника для предоставления возможности входа в офис или на территорию предприятия. Эта система учета фиксирует время входа и выхода, присутствие человека на работе. Распознавание может проходить по биометрическим параметрам (отпечатку пальца, голосу или сетчатке глаза) или с помощью бесконтактных магнитных карточек. Устройства со сканированием карточек дешевле, но менее устойчивы к обходу. Минус этой системы – учитывается исключительно время присутствия на рабочем месте, она не отражает то, чем человек занимается в рабочее время.
5. Мониторинг передвижений
Контроль перемещений сотрудников с разъездным характером работы. Осуществляется с помощью GPS-трекера, установленного в автомобиле. Работодатель получает информацию о маршруте, оценивает потраченное на поездки время и эффективность логистики. Похожую услугу сейчас предоставляют сотовые операторы — за небольшую абонентскую плату можно получать данные о перемещениях мобильного телефона и работника вместе с ним.
6. Сбор данных о работе с помощью специализированных сервисов
Эта система учета рабочего времени может оценить, чем занимался сотрудник и как долго он работал над задачей. Про эти программы расскажем далее.
Программы и сервисы для учета рабочего времени
Сотрудники работают продуктивно около трех часов в день, выяснили британские ученые. Остальное время тратится на просмотр социальных сетей, чтение новостей и общение с коллегами. Чтобы узнать, чем конкретно занят сотрудник в рабочее время, на его компьютер устанавливают специальную программу.
Сервисы и программы учета автоматизируют контроль. Они учитывают время работы на компьютере, время простоя, прошедшее с последнего движения мышкой, открытые документы и запущенные приложения, не отвлекая сотрудника. С их помощью можно сформировать отчеты по использованию времени в виде диаграмм или таблиц. Руководителю становится проще анализировать загруженность подчиненных и планировать работу. Данные хранятся столько, сколько нужно, в любой момент можно посмотреть, кто чем занимался. Некоторые программы позволяют сделать скриншот рабочего стола или снимок вебкамерой.
1. Kickidler
Записывает видео с экрана, фиксирует нажатия клавиатуры и запущенные программы, предоставляет возможность удаленного мониторинга компьютеров пользователей, анализирует производительность, формирует отчеты. Kickidler отслеживает количество времени, посвященное работе и потраченное впустую.
Главное преимущество этого сервиса – запись видео с экрана. Он показывает любую компьютерную активность пользователя, позволяет отсортировать посещенные сайты по различным параметрам. Есть возможность настроить фильтр нарушений, который будет активирован при запуске запрещенных программ. Функция клавиатурного шпиона показывает, какие клавиши нажимал работник. Программа работает при подключении к интернету. Количество сотрудников, которых можно контролировать, не ограничено. Сотрудник не имеет доступа к статистике. Работа программы отображается в диспетчере задач.
В Kickidler отсутствует возможность блокировки программ и сайтов, контроль сканеров, принтеров, внешних накопителей.
2. Crocotime
Учитывает время, проведенное за компьютером, и звонки (через интеграцию с IP-телефонией). Формируются отчеты по общей загруженности, есть возможность посмотреть сколько времени и в какой программе работал каждый сотрудник. Приложения можно пометить как эффективные и неэффективные. Автоматически формируются табели учета рабочего времени.
Цена: за облачную версию – 250 руб. в месяц на одного сотрудника, локальная версия – по запросу.
3. StaffCop
Анализирует поведение пользователя, перехватывает переписку в социальных сетях и мессенджерах, имеет доступ к отправленным по почте файлам. Автоматически производится контроль рабочего времени сотрудников и оценка эффективности их труда. Есть возможность удаленного администрирования, блокировки доступа к выбранным сайтам. Система времени формирует отчеты по посещенным интернет-ресурсам, поисковым запросам и скриншотам. Может работать локально. У пользователя нет возможности посмотреть данные учета. Программа отображается в диспетчере задач.
Цена: рассчитывается в зависимости от количества пользователей и длительности использования программы. Если сотрудников от 5 до 25, бессрочное подключение будет стоить 4200 руб. за компьютер, если пользователей больше 1000, цена снижается до 2930 руб. за бессрочную лицензию на один компьютер. Есть возможность приобрести лицензию и на меньший период (3 или 12 месяцев). Минимальная стоимость программы на месяц составит 172 руб., максимальная – 330 руб.
4. ManicTime
Автоматически фиксирует время использования компьютера, запоминает используемые приложения, открытые документы, отслеживает паузы в работе, делает скриншоты. Данные хранятся на компьютере, работать можно как с интернетом, так и без него. Наблюдать за работой сотрудника удаленно не получится. Собранные данные могут быть представлены в виде графика или отчета, по каждому сотруднику отдельно или по команде в целом. Пользователи имеют доступ к своей статистике. Для ручной оценки времени можно использовать секундомер. Программа отображается в панели задач, но ее можно скрыть. Русскоязычной версии нет.
5. Yaware.TimeTracker
Ведет учет запущенных программ и открытых сайтов, можно задавать продуктивность ресурсов и контролировать нарушения (опоздания на работу, ранние уходы, перерывы), есть возможность сделать скриншот или снимок рабочего места веб-камерой. Сотрудники могут видеть свою статистику для самоанализа эффективности работы. Работодатель может выбрать как вести контроль: скрыто или явно. Программа не следит за поведением пользователя – нет сбора информации о нажатых клавишах, блокировки сайтов, сохранения истории поиска или переписки.
Цена: зависит от функционала и колеблется от 300 до 600 руб. в месяц за сотрудника. При подключении на год предоставляется скидка 20%. В версии за 300 руб. есть учет рабочего времени, контроль нарушений (прогулы и опоздания), автоматическое формирование табеля.
6. Hubstuff
Проводит мониторинг работы сотрудников, фиксирует информацию о запущенных программах и историю посещений сайтов. Есть возможность захвата скриншотов, формирования отчетов и отслеживания по GPS. Hubstuff больше подходит для работы с фрилансерами. Количество пользователей не ограничено. Программа интегрируется с популярными сервисами, например, с Trello.
7. TimeCamp
Ведет автоматическую фиксацию времени. Есть программа для компьютера и мобильное приложение для телефона, а также синхронизация с календарями. Если установить режим работы, данные будут собираться только в установленное время. Программа формирует отчеты по времени использования компьютера и посещаемости программ и сайтов, позволяет вести бюджет проекта и рассчитывать его рентабельность. Данные из TimeCamp доступны пользователю, можно посмотреть отчет по своему рабочему времени в статистике. Версии на русском языке нет.
8. Toggl
Предназначен скорее для самоконтроля, чем для мониторинга со стороны руководителя. Информация хранится в облаке, что позволяет синхронизировать данные с разных устройств: мобильного телефона и компьютера. Сотрудник должен сам запускать таймер в приложении при выполнении задачи. Данные суммируются, сервис создает графики и отчеты об использованном времени. У Toggl есть напоминания о том, что нужно запустить таймер, а также возможность внести или скорректировать время выполнения задачи вручную. Сервис англоязычный.
Чермен Дзотов, маркетолог, основатель агентства «Найдем Эксперта», ректор Академии личного бренда:
«Программа отслеживания времени — это отличный инструмент для улучшения качества рабочего процесса. Такие программы полезны, но не стоит ими злоупотреблять. Сотрудники могут чувствовать себя скованно, может появиться паника, которая не способствует плодотворной работе.
Часто сотрудники считают, что это нужно для выявления и наказания непродуктивных работников. Важно показать, что система предназначена для сбора информации о производительности, а не наказания.
Перед внедрением программы нужно проинформировать сотрудников, сделать презентацию. Это поможет развеять мифы о том, как система работает и почему мы ее внедряем.
С помощью учета времени я понимаю, насколько эффективно идет работа, знаю, где искать слабые места. Важно понять, что система учета рабочего времени используется не ради слежки и удовлетворения любопытства начальника, а ради улучшения функционирования компании и оптимизации бизнес-процессов»
Система учета рабочего времени: за и против
Самый главный плюс внедрения подобных систем – у руководителя появляется больше информации о работе сотрудников. Он может посмотреть, кто приходит вовремя, а кто опаздывает, кто тратит время на работу, а кто – на беседы с коллегами. Проще оценить, сколько времени занимает работа, и рассчитать средние показатели. Например, скорость ответа у технической поддержки или время на подготовку квартального отчета у бухгалтера.
Сотрудники, понимая, что за ними наблюдают, стараются ответственнее подходить к работе, использовать только рабочие программы и не отвлекаться на социальные сети. В организациях с почасовой оплатой труда системы учета облегчают расчет заработка. Счет заказчику можно выставить исходя из данных о времени, потраченном на решение задачи персоналом. Если возникнет необходимость, в любое время можно посмотреть записи камер видеонаблюдения, историю звонков или отчеты тайм-трекеров.
Система учета рабочего времени предполагает определенные затраты: покупку оборудования для контроля, оплату программного обеспечения, найм работников, которые будут обслуживать систему мониторинга и анализировать данные.
Контроль времени сотрудников, как и корпоративный дресс-код, является фактором, который усиливает стресс и снижает мотивацию. Появляются способы обхода: работник, пришедший на работу первым, включает за всех компьютеры; подменяются карточки, по которым фиксируется время входа и выхода; используются анонимайзеры, чтобы обойти запрет на социальные сети; с помощью игрушек-маятников имитируется шевеление мышкой, а самые продвинутые пишут скрипты, «работающие» за них. Все это сильно ухудшает рабочую атмосферу.
Какие документы нужны для учета?
Обязанность вести учет рабочего времени закреплена за работодателем в статье 91 ТК РФ. Эта информация необходима не только для начисления зарплаты, но и для формирования общей картины работы организации.
Предприятия могут сами разрабатывать документы для учета, но чаще используют формы, предложенные Госкомстатом. Важный нюанс: табель по форме Т-12 (учет рабочего времени и оплаты труда) ведется от руки, а по форме Т-13 можно заполнять в электронном виде. И тот и другой документ ведется в единичном экземпляре. В них отражаются рабочие, выходные и праздничные дни, а также отпуска и больничные. Табель Т-13 распечатывается в конце месяца и подписывается руководителем. Срок хранения табеля учета составляет 5 лет, но может быть и увеличен. В небольшой организации учет обычно ведет секретарь или HR, в крупных компаниях вводится должность «табельщика». Стандартная продолжительность рабочего времени в России определена Трудовым Кодексом как 40-часовая рабочая неделя.
Если работодатель планирует устанавливать системы аудио- и видеонаблюдения, а также устройства, фиксирующие перемещения сотрудника, нужно издать локальный акт, в котором будет отражен новый порядок работы. Все работники должны быть ознакомлены с этим актом под подпись. Обработка биометрических персональных данных требует письменного согласия работника. Сотрудник может отказаться, но это будет означать, что он не сможет пройти на территорию предприятия, это равносильно отказу от работы.
Лучше всего проинформировать персонал заранее, ответить на возникшие вопросы, объяснить, зачем нужен учет рабочего времени для организации.
Резюмируем
Каждый собственник хочет быть в курсе того, чем занимаются его сотрудники, насколько эффективно они используют рабочее время. Самая старая и простая система учета рабочего времени – это ведение специальных табелей, но они малоинформативны, в них отражается только присутствие человека на рабочем месте.
Существует множество дополнительных способов контроля, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки. Выбирать оптимальный способ нужно исходя из специфики работы организации: на производстве достаточно системы пропусков, в IT-сфере важнее вести учет времени, потраченного на конкретную задачу.
Помимо очевидных плюсов: повышение эффективности работы, усиление контроля, возможность усовершенствовать учет; введение системы мониторинга имеет свои минусы: затраты на внедрение, повышение уровня стресса у сотрудников, ухудшение психологического климата. Все это нужно учитывать, чтобы выработать систему учета, которая поможет наилучшим образом контролировать время и на основе его анализа добиваться максимальной эффективности.