договор аренды рабочего места в офисе для юридического адреса
Нужен ли офис для ИП и ООО? Разбор для начинающих
Любому бизнесмену нужен офис. Чтобы любоваться дипломами на стене, разгонять сотрудников из курилки и кричать по громкой связи: «Два кофе, пожалуйста!». Так часто представляют себе работу «босса». Но суровые реалии подсказывают, что в начале своей бизнес-истории лучше сэкономить.
Разберёмся, обязаны ли предприниматели арендовать офис или могут спокойно работать из дома.
Если вы — индивидуальный предприниматель
На вопрос о том, нужен ли предпринимателю юридический адрес, отвечает п.3 ст. 8 закона №129-ФЗ, в котором написано, что ИП регистрируется по месту жительства.
ИП без сотрудников
Если вы работаете без сотрудников, то, скорее всего, оказываете услуги и встречаетесь с клиентами на нейтральной или на их территории. Тогда офис снимать необязательно. Жилищный кодекс разрешает заниматься бизнесом в собственном жилье. Главное, не нарушать права и интересы соседей.
Например, вы — самозанятый столяр, по будням и иногда по выходным шуруете рубанком и орудуете стамеской. Временами стоит неимоверный грохот, всё в стружке и древесной пыли. Для таких занятий нужен как минимум гараж, а в идеале — отдельная мастерская или цех в промзоне, но никак не квартира в девятиэтажке.
Вывод: квартира идеально подойдёт, если вы оказываете услуги, и у вас нет шумного и пыльного производства.
ИП с сотрудниками оказывает услуги
Если вы оказываете услуги, для которых не требуется офис, но нанимаете сотрудников — оформите их надомниками. В этом случае в трудовом договоре укажите домашний адрес сотрудника как место работы. Это регулируется 49 главой Трудового кодекса.
Несмотря на то, что сотрудники работают у себя дома, нужно соблюдать нормы трудового законодательства, включая безопасные условия труда и обеспечение рабочими инструментами.
Как учесть расходы на содержание домашнего офиса
Учитывать затраты можно только на УСН «Доходы минус расходы». Но придётся доказать налоговой, что эти расходы предпринимательские, а не личные. У вас могут попросить подтверждающие документы.
Рассмотрим основные виды расходов и оценим шансы их зачесть.
Коммунальные услуги. По мнению контролирующих органов, оплата коммунальных услуг — прямая обязанность собственника помещения. Это не зависит от того, используется оно для бизнеса или нет. Разъяснения по этому поводу содержит письмо ФНС РФ по г. Москве от 21.06.2006 № 18-12/3/53855. Поэтому услуги ЖКХ в расходы УСН не принимаются.
Связь. С телефоном непросто: детализация разговоров вряд ли объяснит, звонили вы по работе или просто болтали со знакомым. А вот с интернетом может получиться. Если у вас уже действует договор с провайдером, расторгните его и перезаключите от имени ИП. Но обратите внимание на то, что для предпринимателей действуют другие тарифы, обычно более дорогие. Поэтому посчитайте, окупятся ли расходы на интернет за счёт снижения на них налога УСН.
Основные средства, оборудование и инструменты. Для домашних офисов это чаще всего компьютеры, оргтехника, мебель, прочее оборудование. Если вы купили их сразу после регистрации ИП, у налоговой не должно возникнуть вопросов к вашим расходам. Главное, чтобы было очевидно, как вы используете это имущество в своей работе. В этот же пункт можете внести траты на ПО или подписку на сервисы, необходимые для ведения бизнеса.
Что если прописка и реальное место работы ИП не совпадают?
Ничего страшного. Местом регистрации ИП остаётся его квартира или дом. По этому адресу будут приходить письма от госорганов. Главное, вовремя на них реагировать, чтобы не допускать просрочек и штрафов.
Но есть особые ситуации. Если вы ведёте бизнес в другом городе или регионе и хотите применять ПСН, нужно дополнительно встать на учет в налоговой по месту ведения деятельности. Причина в том, что расчёт налогов по этим режимам зависит от региона.
Если у вас ООО
Выбор адреса при регистрации
ООО звучит как-то серьёзнее и солиднее. Но даже в этом случае офис не обязателен.
Зарегистрировать ООО можно по месту нахождения его исполнительного органа — то есть по адресу генерального директора либо одного из учредителей компании.
В таком случае при регистрации ООО стоит захватить свидетельство о праве собственности на жильё. Оно не входит в список обязательных документов, но инспектор налоговой может его попросить.
Учредители, которые не хотят показывать свой домашний адрес в документах, пользуются услугами аренды или покупки юридического адреса. Необходимо, чтобы они включали почтовое обслуживание, чтобы не пропустить важное извещение от контролирующих органов. Но есть риски: если по купленному адресу зарегистрирована куча других компаний, налоговая может отказать в регистрации. Чтобы этого не случилось, нужно использовать сервис на сайте ФНС, который проверяет адрес на чистоту.
ООО с работниками
Если учредитель ООО использует в качестве офиса собственное жилье и характер бизнеса предполагает дистанционную работу, также можно нанимать сотрудников в качестве надомников.
В этом случае возникает спорный вопрос, надо ли создавать при найме такого сотрудника обособленное подразделение. Статья 11 Налогового кодекса говорит, что оно создаётся, если выполняется два условия
Вроде всё сходится. Но письмо Минфина № 03-02-07/1-129 от 24.05.2006 трактует эту ситуацию так. Рабочее место — это место, которое контролирует работодатель. В случае с надомником, такой контроль невозможен, потому что он противоречит принципам неприкосновенности жилища и невмешательства в личную жизнь.
Следовательно, домашнее место работы не попадает под определение стационарного рабочего места, а значит не является обособленным подразделением.
Всё же, если у вас намечается подобная ситуация, лучше обсудить её с представителем налоговой.
Спецоценка условий труда в домашних офисах не проводится
Ещё один плюс домашнего офиса и дистанционных сотрудников в том, что согласно ч.3 ст.3 Закона №426-ФЗ для них не требует проводить спецоценку условий труда.
Статья актуальна на 02.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Что учитывать, если компания переезжает из офиса в коворкинг
Все больше компаний делают свой выбор в пользу коворкингов. Это помещения, в которых несвязанные друг с другом компании и люди могут трудиться в общем пространстве и пользоваться офисной инфраструктурой. Некоторые компании вынужденно отказываются от офисов и арендуют для персонала закрепленные или незакрепленные рабочие места в коворкинге, чтобы сэкономить на расходах и выжить в период пандемии. Другие выбирают коворкинги с прицелом на будущее, полагая, что с развитием онлайн-коммуникаций необходимость в физическом присутствии сотрудников в офисе будет снижаться и после окончания пандемии.
Существуют различные концепции коворкингов, но объединяет их одно — они дают возможность пользоваться рабочими местами в течение определенного короткого периода времени. Места можно занять, например, на несколько часов, дней или месяцев. При размещении коворкинг обычно предоставляет клиентам пакет дополнительных услуг. Их стоимость входит в окончательную оплату.
Резидентам коворкингов, как правило, предоставляют доступ к определенной территории офисного помещения. Они могут пользоваться комнатами для переговоров и конференций, местами для отдыха и приема пищи. Также резиденты получают возможность использовать оргтехнику, которую арендодатели разместили в данном офисном пространстве.
Несмотря на привлекательность и простоту использования коворкингов, перед переездом необходимо выбрать оптимальный вариант оформления отношений с владельцем коворкинга.
Тип договора
Если компания решает переехать в коворкинговое пространство, в качестве договорной конструкции обычно выбирают между договором аренды и договором возмездного оказания услуг. В некоторых случаях применима и другая модель — смешанный договор. Отметим, однако, что для взаимоотношений между клиентом и владельцем коворкинга договор на оказание услуг — самая неподходящая правовая конструкция.
Договор оказания услуг. Если же говорить о договоре оказания услуг, то он все-таки предполагает, что лицо, предоставляющее услугу, совершает определенные активные действия или ведет какую-либо деятельность (п. 1 ст. 779 ГК). Оператор же подобных действий не совершает (или по крайней мере совершаемые им действия не отражают суть заключаемого договора), а лишь передает рабочее место в пользование резиденту коворкинга. Поэтому договор в части условий, касающихся передачи клиенту имущества в пользование, следует квалифицировать как договор аренды. По нему арендодатель обязуется предоставить арендатору имущество за плату во временное пользование (ст. 606 ГК).
В пользу договора аренды говорит и то, что при использовании нанимаемого помещения все плоды работы, доходы и продукция, которые созданы в нем, принадлежат арендатору. Например, к такой продукции можно отнести тексты, презентации, которые клиент коворкинга создал на рабочем месте. Договор оказания услуг также может быть сопряжен с временным использованием заказчиком имущества исполнителя, однако интерес заказчика при этом неизменно направлен на получение услуги как таковой, а не на пользование данным имуществом.
Смешанный договор. И все же некоторые услуги, оказываемые резиденту оператором коворкинга, могут выходить за пределы арендных отношений (например, услуга оператора по использованию курьерской службы коворкинга). В таком случае можно говорить о смешанном договоре, который упоминается в п. 3ст. 421 ГК. В нем будут предусмотрены положения как об аренде, так и об оказании услуг.
В подобном смешанном договоре важно структурно отделить положения об оказании услуг от положений об аренде. Например, можно изложить перечень услуг арендодателя, правила их оказания и стоимость в одном из приложений к договору аренды и указать при этом, что в данной части к отношениям сторон применяются именно положения ГК о возмездном оказании услуг.
Заключая договор аренды или смешанный договор, клиенту коворкинга нужно помнить о том, что такой договор нельзя будет расторгнуть досрочно в одностороннем порядке, если не наступят основания, предусмотренные самим договором или законом. Если же срок договора истечет, то он возобновится на неопределенный срок на тех же условиях. Отказаться от него можно будет, лишь предупредив об этом другую сторону за три месяца, поэтому лучше предусмотреть в договоре более короткий срок для такого уведомления.
Важные нюансы. Стороны соглашения должны изначально понимать, какой именно договор они хотели бы заключить. Ведь правовое регулирование отношений, вытекающих из договора аренды и договора возмездного оказания услуг, различается. Важно, чтобы стороны прямо указали в тексте договора (как и в его наименовании), какой это договор. В противном случае, если в будущем между сторонами возникнет спор, суд будет самостоятельно оценивать, какие нормы гражданского законодательства следует применить при разрешении такого спора.
При этом суд будет исходить из предмета договора, действительного содержания прав и обязанностей сторон, распределения рисков и других условий, согласованных сторонами. Если вопрос о типе договора не был решен при его заключении, последствия такого применения могут оказаться для сторон неожиданными.
Позиции судов
Коворкинг — относительно новое явление на российском рынке недвижимости, поэтому судебная практика по этим вопросам не так многочисленна. Вместе с тем имеющаяся практика свидетельствует о том, что стороны на практике зачастую именуют соответствующий договор именно договором об оказании услуг коворкинга.
В его предмете стороны указывают, что исполнитель обязуется оказать заказчику комплекс услуг, связанных с предоставлением и обслуживанием рабочих мест, а также общего офисного пространства на территории коворкинга (постановление 9ААС от 17.12.2019 по делу № А40-25999/2019, решение АС Курской области от 26.07.2019 № А35-3240/2019).
Суды же в основном верно квалифицируют соглашения с коворкингом в качестве договоров аренды (постановление 9ААС от 14.09.2020 по делу № А40-58944/20, решение АС города Москвы по делу № А40-108081/19-154-965). Они отмечают, что законодательство не содержит понятий «коворкинг-услуги» и «коворкинг-центр». Если предметом заключенных договоров является передача пользователям за плату рабочих мест, то это соответствует понятию договора аренды (ст. 606 ГК). Значит, договор о предоставлении рабочего пространства на территории исполнителя регулируется нормами гл. 34 ГК «Аренда» (постановление 9ААС от 07.08.2019 по делу № А40-10835/2019).
АДРЕС КОВОРКИНГА В КАЧЕСТВЕ ЮРИДИЧЕСКОГО
Предмет договора
Как известно, в договоре аренды необходимо указать данные, которые позволяют определить переданное в пользование имущество — предмет договора. Это обязывает сделать п. 3 ст. 607 ГК. Если это условие не соблюдено, считается, что стороны не согласовали условие об арендуемом объекте. Как следствие, договор аренды будет считаться незаключенным.
Гибкие рабочие пространства отличаются друг от друга концепциями и целевой аудиторией. Например, в Москве коворкинг-операторы предлагают три основных продукта: мини-офисы, закрепленное рабочее место и незакрепленное рабочее место.
Концепции мини-офисов и закрепленных рабочих мест подразумевают, что клиенты коворкинга получают возможность пользоваться определенными за ними рабочими местами.
Если в аренду передается мини-офис или закрепленное рабочее место, то с определением предмета аренды проблем, как правило, не возникнет. В данном случае необходимо оформить приложение к договору, в котором будет содержаться графическое или текстовое описание помещения или конкретного рабочего места. В этом приложении стороны сделки должны указать, какую именно часть недвижимой вещи арендодатель предоставляет в аренду (п. 9 постановления Пленума ВАС от 17.11.2011 № 73).
Чтобы описать арендуемое имущество графически, можно использовать поэтажные планы здания. На них обычно изображают границы помещения, которое сдается в аренду, — обозначают границы цветом или заштриховывают часть арендуемого объекта.
Сложнее определить предмет договора, если клиент хочет арендовать незакрепленное рабочее место. Проблема в том, что такой объект невозможно индивидуализировать. Представляется, что в этом случае предметом аренды выступает все нежилое помещение в целом, в котором находятся незакрепленные рабочие места.
При аренде незакрепленного места в договоре нужно определить порядок пользования помещением. В общих чертах он должен предусматривать, что арендатор или каждый его сотрудник может использовать любое свободное рабочее место в арендуемом помещении в течение срока аренды. Договор в таком случае будет являться договором аренды нежилого помещения со множественностью лиц на стороне арендатора. Это соответствует п. 1 ст. 308 и ст. 321 ГК. Эти нормы предусматривают, что у кредитора могут быть несколько должников, которые обязаны произвести исполнение. В случае с арендой — несколько соарендаторов, которые обязаны уплатить арендную плату одному арендодателю.
В договоре аренды нежилого помещения со множественностью лиц на стороне арендатора необходимо предусмотреть два условия. Первое — что множественность должников является долевой. Это значит, что каждый из них обязан уплачивать арендную плату за помещение только в своей доле (п. 2 ст. 322 ГК). Второе — включить в договор условие, согласно которому каждый из соарендаторов дает предварительное общее согласие на присоединение к договору любых иных соарендаторов.
Особенности аренды юридического адреса
Для чего компании нужен юридический адрес? На него направляются уведомления, требования, деловые письма. Он необходим при сделках с контрагентами, открытии р/с, приеме корреспонденции, формировании учредительной документации.
Вопрос: Может ли предоставление договора аренды рабочего места являться надлежащим доказательством нахождения юридического лица по указанному адресу?
Посмотреть ответ
Основы аренды юридических адресов
Законом не предусмотрена аренда ЮА. Можно сказать, что это фиктивная аренда помещения. По этой причине процедура предполагает риск возникновения сложностей. Поэтому для благополучного исхода дела рекомендуется учитывать все правила. В статье 54 ГК РФ указано, что юридический адрес определяется местом государственной регистрации.
Вопрос: Правомерно ли условие договора аренды о взимании с арендатора помимо арендных платежей платы за юридический адрес?
Посмотреть ответ
Предпринимателю нужно знать о таком понятии, как массовые ЮА. По таким адресам зарегистрировано нескольких компаний. Никаких юридических последствий такая массовость не несет, однако она вызывает повышенное внимание со стороны контролирующих органов. Связано это с тем, что по таким адресам часто регистрируются фирмы-однодневки.
Вопрос: Может ли индивидуальный предприниматель зарегистрироваться по так называемому юридическому адресу, отличающемуся от адреса места жительства, например по адресу арендованного офиса?
Посмотреть ответ
ФНС публикует наиболее подозрительные адреса на своем сайте. Фактически они попадают в черный список. Если ЮА находится в этом перечне, компанию ожидают постоянные проверки. Она может столкнуться со сложностями при взаимодействии с банками и контрагентами. Избежать этого просто:
К СВЕДЕНИЮ! Массовые ЮА стоят дешевле, индивидуальные – дороже. Однако вторые более демократичны в перспективе.
Разновидности юридических адресов
Существует много фирм, предлагающих аренду юридического адреса. В каких случаях это актуально? К примеру, компания планирует работать в Москве. Однако у предпринимателя недостаточно средств для того, чтобы снять офис в столице. Поэтому он фиктивно регистрируется в Москве, однако офис переносит за пределы города. Предполагается, что это временная мера. Как только у фирмы появятся деньги, она обоснуется в Москве. Приобретать адрес в этом случае не имеет смысла. Стоит он дорого, и получение всех прав нужно только при длительной эксплуатации. Имеет смысл выбрать именно аренду.
Фирмы предлагают самые разные юридические адреса. Можно подразделить их на эти формы:
Адрес может быть массовым и единичным. В первом случае на ЮА регистрируется несколько компаний, во втором – только одна.
Правила аренды
Соглашение об аренде обычно регистрируется на срок 11 месяцев. При заключении договора на год документ проходит государственную регистрацию. Это длительная и сложная процедура, а потому оптимальным сроком является именно 11 месяцев. При истечении этого срока заключается новое соглашение.
Как правило, ЮА нужен только при первичной регистрации. Соглашение не продлевается. Однако это ошибка со стороны предпринимателя. Договор рекомендуется продлевать даже в том случае, если наличие официального адреса не является насущной необходимостью. Если компания не предоставит в банк или налоговую подтверждение ЮА при запросе, ее ожидают санкции.
При аренде крайне важно обращаться только в проверенные компании. Следует просмотреть предложения нескольких фирм и вывести примерную среднюю стоимость услуги. Если цена аренды от какой-либо организации значительно ниже среднерыночного уровня, очень велик риск, что это мошенники. Стоит проверить, сколько времени фирма работает. Не стоит обращаться к однодневкам.
Документальное оформление
Процедура покупки ЮА предполагает оформление этих документов:
Главный документ процедуры – это соглашение об аренде. В договоре нужно указать сведения об обоих участниках:
Большая часть соглашения соответствует договору аренды. В частности, нужно указать эту информацию:
Соглашение не будет действительно без подписей. Однако больше никаких требований к договору не предъявляется. Составлено оно может быть по простой форме. Нотариального заверения не требуется.
К СВЕДЕНИЮ! При составлении соглашения рекомендуется конкретизировать все положения. Если одна из сторон нарушит условия договора, можно будет отстоять свои интересы.
Преимущества и недостатки аренды юридического адреса
При аренде юридического адреса следует учесть все преимущества и минусы процедуры. Это дорогая услуга, а потому перед ее покупкой стоит взвесить все за и против. Рассмотрим преимущества аренды:
Однако процедура влечет за собой некоторые риски:
К СВЕДЕНИЮ! Практически все приведенные недостатки можно нейтрализовать. Для этого нужно приобретать надежные адреса в больших компаниях. Последние обычно предоставляют дополнительные услуги. К примеру, предприниматель получает уведомление о проведении выездной проверки. В этом случае он может обратиться в компанию и попросить предоставить помещение на время проверки. Так можно без проблем для себя пройти все контрольные мероприятия. Оплачивается помещение в период проверки в большинстве случаев посуточно. То есть офис не нужно снимать на весь месяц. Выездные проверки – достаточно редкое мероприятие, а потому тратить много средств на услугу не придется.
Договор аренды рабочего места
Скачать бланк в формате docx:
dogovor-arendy-rabochego-mesta.docx [13,26 Kb] (cкачиваний: 1421)
Скачать бланк в формате pdf:
dogovor-arendy-rabochego-mesta.pdf [42,27 Kb] (cкачиваний: 264)
ДОГОВОР АРЕНДЫ
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.3. Рабочее место используется Арендатором только для профессиональной деятельности.
2. АРЕНДНАЯ ПЛАТА И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
2.1. Арендная плата устанавливается в денежной форме и составляет рублей в месяц.
2.2. Арендатор вносит арендную плату Арендодателю безналичным путем, не позднее числа каждого месяца.
3. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ СТОРОН
3.1. Арендатор имеет право:
3.1.1. Пользоваться рабочим местом в соответствии с его назначением.
3.1.2. На заключение договора аренды на новый срок, в случае надлежащего исполнения своих обязанностей по договору.
3.2. Арендатор обязан:
3.2.1. Пользоваться арендованным имуществом в соответствии с условиями настоящего договора.
3.2.2. Поддерживать арендуемое имущество в исправном состоянии, производить за свой счет текущий ремонт и нести расходы на его содержание.
3.2.3. Своевременно вносить арендную плату за пользование рабочим местом.
3.2.4. Соблюдать внутренний регламент и режим работы офиса, в котором находится рабочее место.
3.2.5. При прекращении настоящего договора вернуть Арендодателю имущество в том состоянии, в котором он его получил, с учетом нормального износа.
3.3. Арендодатель имеет право:
3.3.1. Контролировать целевое использование Арендатором переданного в аренду рабочего места.
3.3.2. Требовать расторжения договора в случае, если Арендатор использует рабочее место не в соответствии с его целевым назначением и условиями настоящего договора.
3.4. Арендодатель обязан:
3.4.1. Выдать Арендатору пропуск для входа в помещение, в котором находится арендуемое рабочее место.
3.4.2. Воздерживаться от любых действий, создающих для Арендатора препятствия в пользовании рабочим местом.
3.4.3. Производить за свой счет капитальный ремонт переданного в аренду имущества.
4. СРОК АРЕНДЫ
4.1. Настоящий договор вступает в силу с момента его подписания Сторонами и действует до « » 2021 г.
4.2. Если Арендатор будет иметь намерение на заключение договора на новый срок, то он обязан уведомить об этом Арендодателя не менее, чем за дней до окончания действия договора.
4.3. При заключении на новый срок условия договора могут быть изменены по соглашению Сторон.
5. ИЗМЕНЕНИЕ И ПРЕКРАЩЕНИЕ ДОГОВОРА
5.1. По соглашению Сторон настоящий договор может быть изменен или расторгнут.
5.2. По требованию Арендодателя договор может быть досрочно расторгнут судом в случаях, когда Арендатор:
5.2.1. Пользуется имуществом с существенным нарушением условий договора или назначения имущества либо с неоднократными нарушениями.
5.2.2. Существенно ухудшает имущество.
5.2.3. Более двух раз подряд по истечении установленного договором срока платежа не вносит арендную плату.
5.3. По требованию Арендатора договор может быть досрочно расторгнут судом в случаях, когда:
5.3.1. Арендодатель не предоставляет имущество в пользование Арендатору либо создает препятствия пользованию имуществом в соответствии с условиями договора или назначением имущества.
5.3.2. Имущество в силу обстоятельств, за которые Арендатор не отвечает, окажется в состоянии, не пригодном для использования.
6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН ПО ДОГОВОРУ
6.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств по настоящему договору Стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.
6.2. В случае просрочки уплаты арендных платежей Арендатор выплачивает Арендодателю пени в размере % от суммы долга за каждый день просрочки.
6.3. За несвоевременный возврат арендованного имущество Арендодатель вправе потребовать внесения арендной платы за все время просрочки и неустойку в размере % от суммы долга за каждый день просрочки.
6.4. Арендодатель возмещает Арендатору убытки, причиненные задержкой предоставления арендованного имущества.
6.5. Арендодатель отвечает за недостатки сданного в аренду имущества, полностью или частично препятствующие пользованию им, даже если во время заключения договора он не знал об этих недостатках.
7. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ
7.1. Настоящий договор составлен и подписан в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу – по одному для каждой из Сторон.
7.2. Любые изменения и дополнения к настоящему договору должны быть оформлены в письменном виде и подписаны обеими Сторонами.
7.3. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим договором, Стороны руководствуются действующим законодательством РФ.