Получайте и отправляйте письма и бандероли, не выходя из офиса.
Ваша почта в вашем офисе
Не нужно идти в отделение. Оформить отправку и получить письма или бандероли можно прямо на рабочем месте.
В удобное для вас время
Вы сами выбираете график и частоту выездов.
Отправляйте письма, бандероли и открытки по России и за границу
Получайте отправления из любой точки мира.
Онлайн-оформление
Подключите услугу в вашем личном кабинете.
Как это работает?
Для того чтобы воспользоваться услугой «Бокс-сервис», вам необходимо зарегистрироваться в личном кабинете и оформить договор на оказание услуг почтовой связи.
После оформления договора вы сможете подключить услугу «Бокс-сервис» в личном кабинете, используя договор оферты, ознакомиться с которым вы можете в разделе «База знаний».
В личном кабинете вы оставляете заявку на подключение услуги и указываете:
В течение 2 дней ваша заявка будет рассмотрена. После согласования и оплаты услуги по выставленному счёту вы сможете оформлять отправку и получение писем и бандеролей из вашего офиса.
Получайте и отправляйте письма и бандероли, не выходя из офиса.
Ваша почта в вашем офисе
Не нужно идти в отделение. Оформить отправку и получить письма или бандероли можно прямо на рабочем месте.
В удобное для вас время
Вы сами выбираете график и частоту выездов.
Отправляйте письма, бандероли и открытки по России и за границу
Получайте отправления из любой точки мира.
Онлайн-оформление
Подключите услугу в вашем личном кабинете.
Как это работает?
Для того чтобы воспользоваться услугой «Бокс-сервис», вам необходимо зарегистрироваться в личном кабинете и оформить договор на оказание услуг почтовой связи.
После оформления договора вы сможете подключить услугу «Бокс-сервис» в личном кабинете, используя договор оферты, ознакомиться с которым вы можете в разделе «База знаний».
В личном кабинете вы оставляете заявку на подключение услуги и указываете:
В течение 2 дней ваша заявка будет рассмотрена. После согласования и оплаты услуги по выставленному счёту вы сможете оформлять отправку и получение писем и бандеролей из вашего офиса.
Получайте и отправляйте письма и бандероли, не выходя из офиса.
Ваша почта в вашем офисе
Не нужно идти в отделение. Оформить отправку и получить письма или бандероли можно прямо на рабочем месте.
В удобное для вас время
Вы сами выбираете график и частоту выездов.
Отправляйте письма, бандероли и открытки по России и за границу
Получайте отправления из любой точки мира.
Онлайн-оформление
Подключите услугу в вашем личном кабинете.
Как это работает?
Для того чтобы воспользоваться услугой «Бокс-сервис», вам необходимо зарегистрироваться в личном кабинете и оформить договор на оказание услуг почтовой связи.
После оформления договора вы сможете подключить услугу «Бокс-сервис» в личном кабинете, используя договор оферты, ознакомиться с которым вы можете в разделе «База знаний».
В личном кабинете вы оставляете заявку на подключение услуги и указываете:
В течение 2 дней ваша заявка будет рассмотрена. После согласования и оплаты услуги по выставленному счёту вы сможете оформлять отправку и получение писем и бандеролей из вашего офиса.
Договор на оказание услуг почтовой связи по системе «Бокс-сервис»
Договор № __
на оказание услуг почтовой связи по системе «Бокс-сервис»
«___» _____________ 201_ г.
1. Предмет договора
1.1. Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательства по оказанию Заказчику следующих услуг почтовой связи:
— обслуживание по системе «Бокс-сервис»;
— приём, обработка, пересылка всех видов внутренних почтовых отправлений;
— забор, выдача печати, простой и заказной корреспонденции;
— предоставление дополнительных услуг.
1.2. Все обязанности по настоящему Договору от имени Исполнителя выполняет Прижелезнодорожный почтамт УФПС Нижегородской области – филиала ФГУП «Почта России».
1.3. Заказчик обязуется своевременно оплачивать предоставленные услуги.
1.4. Оказание услуг почтовой связи осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи (далее – ПОУПС), утверждёнными приказом МИНКОМСВЯЗЬ России г. и введенных в действие 03.02.2015г., Почтовыми Правилами и «Порядком оформления сопроводительных документов при приеме внутренних партионных почтовых отправлений», утверждённым 23.03.2011г. и введённым в действие 23.04.2011г. (далее – Порядок).
1.5. В дальнейшем стороны могут рассмотреть возможность расширения предоставляемых услуг путём подписания дополнительных соглашений полномочными представителями сторон.
2. Обязанности сторон
2.1. В соответствии с настоящим Договором Заказчик обязуется:
2.1.2. Обеспечивать соответствие упаковки и оформления почтовых отправлений и сопроводительных документов требованиям ПОУПС, Почтовых правил и Порядка.
2.1.3. Производить сдачу почтовых отправлений по следующим документам:
— простой письменной корреспонденции – по списку ф. 103-ф (Приложение );
— регистрируемой (заказной) письменной корреспонденции, поименно приписанной к списку ф.103, составленному на бумажном носителе и в электронном виде в соответствии с Порядком (приложение № 5).
2.1.4. Выделить место на первом этаже здания для обмена почтой и беспрепятственно пропускать представителя Исполнителя на свою территорию для доставки почты.
2.1.5. Утвердить график сдачи почтовых отправлений с указанием срока его действия. В случае изменения графика в срок до 27-го числа текущего месяца утвердить планируемый на следующий период новый график с представителем Исполнителя по телефону 243-19-50. Образец графика сдачи почтовых отправлений представлен в Приложении №1 к настоящему Договору. Составлять график сдачи почтовых отправлений в двух экземплярах и передавать представителю Исполнителя после согласования для подписания.
2.1.6. Оформлять надлежащим образом доверенности на получение и отправку почтовых отправлений.
2.1.7. Соблюдать Технологию приёма, сдачи корреспонденции через опорный ящик и уполномоченного на приём лица (Приложение ).
2.1.8. В случае возникновения необходимости в оказании ему дополнительных услуг в соответствии с настоящим Договором направлять Исполнителю письменную заявку. Образец заявки на оказание дополнительных услуг представлен в Приложении №3 к настоящему Договору.
2.1.9. Получать поступившие на имя Заказчика почтовые отправления под роспись по накладной ф. 16.
2.1.10. В случае несогласия оплачивать услуги Исполнителя по настоящему Договору при повышении тарифов уведомить об этом Исполнителя по телефону, факсу, электронной почте.
При неполучении от Заказчика в установленный срок письменного отказа от оплаты услуг по новым тарифам тарифы считаются согласованными с Заказчиком.
2.1.11. Подписывать и передавать Исполнителю акт сдачи-приёма оказанных услуг (далее – Акт), либо мотивированный отказ в письменном виде в срок до 10 числа месяца, следующего за отчётным. В случае если Заказчик не подпишет Акт и не представит письменных возражений на него, Акт считается утверждённым Заказчиком.
2.1.12. В случае превышения объёмов, указанных в графике сдачи почтовых отправлений, оперативно согласовывать с Исполнителем сроки обработки и отправки почтовых отправлений.
2.2. В соответствии с настоящим Договором Исполнитель обязуется:
2.2.1. Принимать от Заказчика простую письменную корреспонденцию, регистрируемые почтовые отправления по спискам ф. 103, составленным на бумажном носителе и в электронном виде. При этом в списке ф.103 проставлять оттиск календарного почтового штемпеля, указывать номера регистрируемых почтовых отправлений согласно штрих-кодовому идентификатору и представлять расписку, свидетельствующую о приёме от Заказчика простых и заказных почтовых отправлений.
2.2.2. Производить обработку, пересылку и доставку (вручение) почтовых отправлений Заказчика по назначению.
2.2.3. Выдавать Заказчику поступившие на его имя регистрируемые почтовые отправления под роспись в накладной ф. 16.
2.2.4. Соблюдать Технологию приёма, сдачи корреспонденции через опорный ящик и уполномоченного на приём лица (Приложение ).
2.2.5. Оказывать услуги в соответствии с действующими на момент сдачи почтовых отправлений тарифами, регулируемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, а также тарифам на дополнительные услуги, регулируемыми УФПС Нижегородской области-филиала ФГУП «Почта России».
2.2.6. Своевременно сообщать Заказчику об ограничениях по доставке почтовых отправлений.
2.2.7. Ежемесячно по состоянию на последнее число текущего месяца составлять акт сдачи-приёма оказанных услуг (в двух экземплярах) и в срок до 10 числа месяца, следующего за отчётным, направлять Заказчику для подписания.
3. Порядок расчётов
3.1. Заказчик осуществляет предоплату на расчётный счёт Исполнителя не позднее 1-го числа текущего месяца в размере 100% стоимости услуг, планируемых Заказчиком на текущий месяц согласно объёмам, указанным в графике сдачи почтовых отправлений (п. 2.1.5.), по действующим на момент сдачи почтовых отправлений тарифам.
3.2. Заказчик осуществляет предоплату в размере 100% стоимости за услуги по приёму, обработке и вручению письменной корреспонденции, а также за услуги по пересылке уведомлений о вручении внутренних регистрируемых почтовых отправлений. При этом оплата производится денежными средствами и марками.
3.3. Исполнитель на основании утвержденного Заказчиком Акта направляет Заказчику счёт на оплату по результатам работы сторон в истёкшем месяце в течение 5 (пяти) дней со дня подписания Акта. Счёт-фактура направляется Заказчиком в сроки, установленные действующим законодательством.
3.4. Заказчик производит оплату за оказанные услуги на основании утверждённого акта сдачи-приёма оказанных услуг и счёта-фактуры, выставленных Исполнителем, в срок до 20 числа месяца, следующего за отчётным, с учётом произведенной предоплаты (п. 3.1. Договора).
3.5. Услуги по приёму, обработке и пересылке внутренней письменной корреспонденции тарифицируются в соответствии с действующими на момент оказания услуг тарифами на услуги почтовой связи, государственное регулирование которых осуществляет уполномоченный федеральный орган исполнительной власти.
3.6. Услуги по приёму, обработке и пересылке почтовых отправлений и дополнительные услуги, тарифы на которые не регулируются уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, тарифицируются в соответствии с тарифами, установленными Исполнителем.
3.7. За возвращаемые регистрируемые почтовые отправления Заказчик производит оплату в соответствии с пунктом 35 ПОУПС.
3.8. Датой оплаты считается дата зачисления денежных средств на расчётный счет Исполнителя.
3.9. Порядок расчетов, предусмотренный настоящим Договором, не является предоставлением ФГУП «Почта России» коммерческого кредита и основанием для получения с ФГУП «Почта России» законных и иных процентов, и действие статей 317.1 и 823 ГК РФ на ФГУП «Почта России» в части его обязательств не распространяется.
4. Порядок оформления счетов-фактур
4.1. Счета-фактуры оформляются и направляются Исполнителем Заказчику в сроки, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации.
4.2. Стороны договорились о следующем порядке оформления счетов-фактур:
— в графе «Продавец» указывается: ФГУП «Почта России»;
— в графе «Адрес продавца» указывается: г. Москва, Варшавское шоссе, дом 37;
— в графе «ИНН/КПП продавца» указывается: 7724261610/526043001.
5. Ответственность сторон
5.1. Исполнитель вправе приостановить оказание услуг по настоящему Договору в следующих случаях:
— при невнесении Заказчиком предоплаты в указанные в п. 3.1 сроки до полного погашения задолженности по выставленным счетам;
— при невыполнении либо ненадлежащем выполнении Заказчиком требований, указанных в п. 2.1 настоящего Договора.
5.2. Исполнитель возмещает Заказчику ущерб за утрату, недостачу или порчу вложений, произошедших по вине Исполнителя, согласно ст. 37 «Порядок предъявления претензий» ФЗ «О почтовой связи».
5.3. В случае нарушения условий настоящего Договора стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
6.1. Стороны освобождаются от ответственности за полное или частичное неисполнение обязательств по настоящему Договору, если докажут, что оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажор), а именно: стихийных бедствий, войны или военных действий, изменений законодательства или других, не зависящих от сторон, чрезвычайных и неотвратимых обстоятельств, произошедших помимо их воли, и при условии, что эти обстоятельства непосредственно повлияли на исполнение настоящего Договора.
6.2. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязательств по Договору, должна незамедлительно дать письменное извещение другой стороне о наступлении или прекращении обстоятельств непреодолимой силы.
6.3. Сроки исполнения обязательств в случае наступления обстоятельств непреодолимой силы отодвигаются соразмерно времени, в течение которого действуют такие обстоятельства. Если указанные обстоятельства действуют более 3 (трёх) последовательных месяцев, одна из сторон может отказаться от исполнения настоящего Договора путем направления уведомления другой стороне, при этом ни одна из сторон не в праве требовать от другой стороны возмещения убытков.
6.4. По требованию одной из сторон наличие обстоятельств непреодолимой силы подтверждается компетентными государственными органами.
7. Порядок рассмотрения споров
7.1. Все споры по настоящему Договору разрешаются сторонами путём переговоров, а в случае невозможности достижения согласия стороны передают рассмотрение споров в Арбитражный суд Нижегородской области.
8. Срок действия договора
8.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания и распространяет свое действие с ________201_ года по _____________________ 201__года. Окончание срока действия договора не освобождает его от проведения окончательных расчетов.
8.2. Во время действия Договора стороны имеют право по согласованию вносить в него необходимые изменения и дополнения.
8.3. Каждая из сторон вправе в одностороннем порядке полностью или частично отказаться от исполнения настоящего Договора, предупредив об этом письменно другую сторону за 30 календарных дней до даты прекращения исполнения Договора.
8.4. Отказ от исполнения настоящего Договора не освобождает стороны от обязательств по исполнению своих задолженностей по данному Договору.
8.5. В случае изменения юридических и банковских реквизитов, организационно-правового статуса каждая сторона Договора обязана известить в письменном виде в двухдневный срок другую сторону и предоставить всю необходимую информацию, которая может повлиять на отношения между сторонами.
8.6. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой стороны.
9. Антикоррупционная оговорка
9.1. При исполнении своих обязательств по Договору, Стороны, их аффилированные лица, работники или посредники не выплачивают, не предлагают выплатить и не разрешают выплату каких-либо денежных средств или ценностей, прямо или косвенно, любым лицам, для оказания влияния на действия или решения этих лиц с целью получить какие-либо неправомерные преимущества или иные неправомерные цели. При исполнении своих обязательств по Договору, Стороны, их аффилированные лица, работники или посредники не осуществляют действия, квалифицируемые применимым для целей Договора законодательством, как дача/получение взятки, коммерческий подкуп, а также действия, нарушающие требования применимого законодательства и международных актов о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём.
9.2. В случае возникновения у Стороны подозрений, что произошло или может произойти нарушение каких-либо положений настоящей Статьи, соответствующая Сторона обязуется уведомить другую Сторону в письменной форме. В письменном уведомлении Сторона обязана сослаться на факты или предоставить материалы, достоверно подтверждающие или дающие основание предполагать, что произошло или может произойти нарушение каких-либо положений настоящей Статьи контрагентом, его аффилированными лицами, работниками или посредниками выражающееся в действиях, квалифицируемых применимым законодательством как дача или получение взятки, коммерческий подкуп, а также действиях, нарушающих требования применимого законодательства и международных актов о противодействии легализации доходов, полученных преступным путем. После письменного уведомления, соответствующая Сторона имеет право приостановить исполнение обязательств по Договору до получения подтверждения, что нарушения не произошло или не произойдет. Это подтверждение должно быть направлено в течение десяти рабочих дней с даты направления письменного уведомления. Каналы связи «Линия доверия» ФГУП «Почта России»: (495) 232-49-86 (факс), (495) 739-47-12 (автоответчик).
9.3. В случае нарушения одной Стороной обязательств воздерживаться от запрещенных в данной Статье действий и/или неполучения другой Стороной в установленный Договором срок подтверждения, что нарушения не произошло или не произойдет, другая Сторона имеет право расторгнуть Договор в одностороннем порядке полностью или в части, направив письменное уведомление о расторжении. Сторона, по чьей инициативе был расторгнут Договор в соответствии с положениями настоящей статьи, вправе требовать возмещения реального ущерба, возникшего в результате такого расторжения.
10. Юридические адреса и банковские реквизиты
Варшавское шоссе, г. Москва, 131000
УФПС Нижегородской области –
филиал ФГУП «Почта России»
ул. Б.Покровская,56, Н. Новгород, 603000
(831) 433-70-13, 433-41-38
Прижелезнодорожный почтамт УФПС Нижегородской области – филиала ФГУП «Почта России»
ул. Советская, д. 22, Н. Новгород, 603950
Реквизиты для расчётов:
Банковские реквизиты УФПС Нижегородской области – филиал ФГУП «Почта России»:
Расчетный счет: 40502810700320000001
Корр. счет: 30101810900000000700
Банк: Нижегородский филиал ПАО АКБ «Связь-Банк»
Код почтамта: 41036
Заместитель директора УФПС Нижегородской области – филиала ФГУП «Почта России»
«__» ___________ 201_ г.
«__» ___________ 201_ г.
от «__» __________ 201_ г.
График сдачи почтовых отправлений
Дни приёма и отправки почтовых отправлений
Кол-во выездов в неделю
Вид и категория почтовых отправлений
От ________________________________ __________________
ФИО, должность Личная подпись
от «____» ____________ 201_ г.
Технология приёма, сдачи корреспонденции через опорный ящик и уполномоченного на приём лица.
Настоящая технология предназначена для осуществления обмена корреспонденцией между почтальоном цеха по обработке корреспонденции и уполномоченным лицом Заказчика или через опорный ящик.
1. Приём письменной корреспонденции от Заказчика происходит согласно графику (Приложение ).
2. Обмен между почтальоном и уполномоченным лицом организации.
По прибытии по адресу Заказчика почтальон сдаёт подготовленную почту и 2-й экземпляр списка ф. 103 за предыдущий день уполномоченному на приём лицу после предъявления тем доверенности. Затем почтальон принимает от Заказчика подготовленные к отправке почтовые отправления и получает расписку в накладной ф. 16 за приём корреспонденции в предыдущий заезд. По прибытии в цех по обработке почтовых отправлений постпакеты с корреспонденцией проверяются сортировщиком почтовых отправлений и подтверждаются распиской за принятое количество корреспонденции в списке ф. 103.
3. Обмен почтовой корреспонденцией через опорный ящик.
По прибытии по адресу Заказчика почтальон открывает опорный ящик, производит выемку подготовленной к отправке корреспонденции, забирает накладную ф. 16 с распиской за сданную в предыдущий день корреспонденцию. Затем укладывает в опорный ящик корреспонденцию, подготовленную и оформленную для сдачи, и расписку за предыдущий день. Запирает опорный ящик. По прибытии в цех по обработке корреспонденция проверяется сортировщиком и подтверждается распиской.
В случае обнаружения несоответствий при приёме или отправке корреспонденции уполномоченное лицо Заказчика делает соответствующую отметку в накладной ф. 16 и при необходимости обращается к руководству цеха по обработке корреспонденции по телефону 243-19-50.
Примечание: копия доверенности на приём почты находятся на хранении у уполномоченного лица Заказчика, а оригинал доверенности у начальника цеха.
Настоящее приложение является неотъемлемой частью Договора № от «___» ______________ 201_ г.
от «___» _______________ 201_ г.
на оказание дополнительных услуг
______________________________ Заказчик, действуя в соответствии с п. 2.1.8. Договора № ___ от «___» ___________ 20_ г., настоящим сообщает о необходимости оказания ему дополнительных услуг.
Наименование дополнительной услуги
Количество доп. услуг / период времени оказания доп. услуг
От ________________________________ __________________
ФИО, должность Личная подпись
от «__» ________ 201_ г.
Образец списка ф.103-ф
простых почтовых отправлений
Наименование объекта почтовой связи (с указанием почтового индекса) места приёма _______________________________________________________________________________
Вид почтового отправления
Вес одного почтового отправления (гр)
Кол-во почтовых отправлений
Тариф за единицу без НДС, (руб.)
Общая сумма платы за пересылку, включая НДС_________________________________
(сумма цифрами и прописью)
(сумма цифрами и прописью)
(подпись отправителя) (должность, подпись)
 |
МП (Оттиск календарного почтового
штемпеля ОПС места приёма)
от «__» ________ 201_ г.
Образец списка ф.103
внутренних почтовых отправлений
Вид и категория РПО: __________________________________________________________
Наименование и индекс места приема: ____________________________________________
Всего РПО: __________________________ Всего листов: _________________ лист № ____
Адресат (Ф. И.О./наименование, почтовый адрес)
Простая Почта России для юридических лиц. Часть 1
Или немного о том, почему бюджетным организациям так просто рассылать тонны писем о задолженности в 1 копейку. Или о том, как просто заспамить ваш почтовый ящик рекламными письмами. Или почему Почта России может значительно упростить жизнь организациям. Да, это не шутка. И не реклама Почты, проблемы все равно есть, но их намного проще решать именно для организаций.
Первое, что вам необходимо – заключить договор с вашим местным отделением почтовой связи. Приходите на главпочтамт, спрашиваете, где находится человек, отвечающий за работу с юридическими лицами, приходите к нему. Он на электронную почту вам вышлет договор + пять дополнительных соглашений к нему. Договор типовой для всех, в дополнительном соглашении вы выберете необходимые для вас «опции» договора – международные отправки, бокс-сервис, курьер, который приходит в офис и забирает письма на отправку, предпочтовая подготовка. После заключения договора вам назначают личного менеджера, который теперь решает все ваши вопросы к Почте России.
Оплата услуг производится авансовым способом – нет денег на счетах – вам ничего не отправят. Все логично и просто. С заключением договора вам создают два счета – счет, с которого списываются деньги за дополнительные услуги и счет специальной машины – франкировальный счет (этот счет создается при условии, что способом оплаты вы выбрали не марки, а безналичный расчет – вместо марки ваши письма будут прокатывать в специальной машине, ставя печать). Учет потраченных средств лучше вести самостоятельно – если кому то будет интересно, распишу проблемы, которые могут возникать с бухгалтерией почты.
В договоре фигурирует такое слово, как партионная почта. Это и будет ваш способ подготовки писем – составление списков ф103 на простые и регистрируемые почтовые отправления. Список составляется на партию писем – отсюда и партионная.
После заключения договора вам дадут доступ к сервису Отправка Почта России. Раньше письма отправлялись через программу Партионная почта, она была кривая и неудобная, сейчас они оформили все в приличный личный кабинет с очень простым интерфейсом и высокой работоспособностью. Почему высокой, а не идеальной – у них бывают глюки, но в последнее время не часто. Обновления у них каждую неделю, каждый раз они честно добавляют что-то, чтобы упростить вам жизнь. Именно разработчики и поддержка этого сервиса – молодцы. Они сэкономили нам очень много времени, да и не только нам.
У нас в организации устроено так – письма отправляю я и отдел кадров. Я отправляю все письма, которые не относятся к отделу кадров – судебные, счета, предложения, претензии. Отдел кадров отправляет трудовые книжки, приказы об увольнении, ответы на запросы сотрудников и разнообразных служб. Соответственно мы отправляем все виды писем – простые, заказные и бандероли. Стоимость отправки зависит от веса и типа письма – простые самые дешевые, зависит от веса и адреса, заказные – 60 рублей за письмо весом до 20 грамм. Дальше оплата за каждые 10 грамм веса – примерно 3-5 рублей. Ценное письмо обходится в 132,04, но, это цена только за отправку. Сразу же включайте сюда еще 60 рублей – дополнительная услуга по проверке описи вложения. Соответственно, ценное письмо вам обойдется в 192,24 с НДС. Уведомление – тоже дополнительная услуга, стоимость простого (неотслеживаемого) уведомления – 27,50 с НДС. Есть заказные уведомления, с номером ШПИ (трек-номер по простому), их вы можете отследить в пути через сайт Почты России.
Кроме писем через личный кабинет вы можете отправлять посылки. Система точно такая же, как и с письмами, просто тип отправления другой. Можно отправлять письма 1 класса, есть такая функция.
В личном кабинете можно прописать стандартные параметры для каждого типа отправления – какой тип конверта будет указан по умолчанию, как пример. Например, заказные письма вы отправляете в конверте типа DL, а простые – в конверте типа C5. Можно указать способ оплаты услуг по умолчанию – марки или франкировка. Правильные настройки значительно упростят вам жизнь.
Изначально у вас будет одна учетная запись – администратор, он может по своему желанию расшарить доступ к личному кабинету нужным людям. Вводите имейл человека, которому хотите отправить приглашение – он принимает и становится пользователем с ограниченными функциями. Администратор настроит ему ОПС отправки, телефон и имейл, на который будут приходить уведомления. Сам он поменять этого не может.
Теперь приступаем к самому основному – соответственно, отправке писем. Здесь у нас есть два способа ввода – вручную или их XLS файла. Ввод вручную – если у вас нет какой то базы, по которой отправляются письма. Наш отдел кадров выгружает такую информацию из 1С и загружает письма через файл, я чаще забиваю вручную, кроме простых писем. Мне так быстрее и проще, так как обычно у меня не самые большие объемы отправок.
Выбираем тип письма. Сегодня у меня на отправку будут три заказных письма и одна заказная бандероль. Бандеролью считаются письма, вес которых превышает 100 грамм. Если вы отправляете письма в суды, это будет самый частый тип отправления, скорее всего. Стоимость заказной бандероли 84 рубля за 100 грамм, потом цена увеличивается за каждые 10 грамм веса.
Помним – уведомление – дополнительная услуга. Уведомление необходимо для подтверждения факта получения. Информация с сайта Почты по отслеживанию обновляется не всегда вовремя, так что если вы отправляете что-то, получение чего получателем вам необходимо отразить, прилепите уведомление за 27,50. Кстати, личный кабинет заполнит их за вас – вам осталось только напечатать, разрезать и приклеить. Это если вы печатаете на листе А4 сразу 4 уведомления. Я человек ленивый, мне проще печатать сразу на готовых бланках уведомлений с самоклеящейся лентой.
Адрес. Я вбиваю на пофиг. Вот серьезно. Классификатор сделает всю работу за вас. Напишет адрес красиво и правильно и подтянет актуальный индекс. Если вам необходимо отправлять на конкретный индекс, то начните ввод с него. Если сайт отказывается выбирать необходимый вам индекс, то есть ручной ввод адреса.
Ниже у нас остальные дополнительные услуги. Разворачиваем и видим следующие пункты.
1. Тип конверта. У меня выставлен DL конверт по умолчанию, но допустим у вас десяток конвертов DL, и 1 конверт C5. Можно изменить ручками. На самом деле, большой роли не играет какой тип конверта вы выставите – желаемый размер бумаги вы выберете в настройках принтера. При смене типа немного меняется размер картинки.
2. Смс уведомление о поступлении письма в отделение получателя. Стоит денег. Вбиваем номер получателя, если необходимо.
3. Способ оплаты. Тоже настраивается автоматически, но вдруг одно письмо необходимо оплатить марками, или наоборот. Всякое бывает.
4. Галочка «Возврату не подлежит». Возврат вашего письма тоже денег стоит – если там ничего важного нет, ставьте эту галочку. А то 60р в одну сторону, 60р в другую – вот так и разбазаривают бюджет. Хотя, честно говоря, поделюсь – Почта России очень часто возвращает вам невозвратные письма. Бесплатно. Им лень отправлять их на хранение или уничтожать, по всей видимости.
5. Наложенный платеж. Тоже все понятно – если получателю необходимо оплатить что-то при получении. С такими типами отправок мы не работаем, так что ничего конкретного сказать не могу.
6. Пункт «Объявленная ценность». Как только вы списываете сюда ценность письма, то письмо автоматически становится ценным, стоимость увеличивается до 134,04 рублей и появляется функция «Опись вложения»
7. Опись вложения – дополнительная услуга стоимостью 60 рублей. Оператор при приеме ваших писем проверит правильность вложения. На следующей странице – составление описи, ф107. Можно скачать с сайта, можно вложить свою. Наш отдел кадров делает свои – на тех, что с сайта почты нельзя указать ФИО получателя, там будет только ШПИ письма. Поэтому поля в XLS файле, предназначенные для описи забиваются единичками или любыми другими цифрами – эта информация не передается в отделение почты, она нужна только для того, чтобы сгенерировать вам описи.
Здесь я описала все доступные функции при ручной отправке писем. Так же, можно загружать все письма через XLS файл, что ускоряет и упрощает загрузку в разы. Об этом я напишу в другом посте, так как информации тоже много, а кому-нибудь эта загрузка файлом вполне может спасти жизнь.
Как сделать ценное письмо
И пример описи. Можно сделать с сайте, можно сделать ручками по другому шаблону.
