доверенность на право подписи первичных документов за директора и главного бухгалтера
Инструкция: как передать директору право подписи за главного бухгалтера
Может ли директор ставить подпись за главного бухгалтера — да, и это право необязательно подтверждать документально. Но если в штате организации есть главбух и руководитель расписывается за него в некоторых документах, придется оформить приказ.
Когда директор вправе подписывать бумаги за главбуха
В законе о бухгалтерском учете указано, может ли генеральный директор подписывать за главного бухгалтера, — да, гендир вправе визировать документацию за главбуха (ч. 1 ст. 7 402-ФЗ). Руководитель организует ведение бухучета в учреждении и обладает правом подписи всех бумаг. Эти права не требуется дополнительно подтверждать документально.
Это подтверждает и законодательство об акционерных обществах и обществах с ограниченной ответственностью. В нормативах закреплено, имеет ли право директор подписывать документы за главного бухгалтера, — да, гендир без доверенности действует от имени организации и в ее интересах (п. 2 ст. 69 208-ФЗ от 26.12.1995, п. 3 ст. 40 14-ФЗ от 08.02.1998). То есть единоличный исполнитель вправе издавать распоряжения и подписывать любую документацию организации, в том числе бухгалтерскую.
Гендиректор вправе расписываться на всех организационных бумагах. В Гражданском кодексе закреплено, может ли главбух подписывать документы за генерального, — не всегда (п. 1 ст. 845 ГК РФ). Главный бухгалтер имеет возможность расписаться в счете-фактуре по доверенности или приказу о наделении правом подписи. А вот финансовые и расчетные документы главбух подписывать не вправе — ему доступна только вторая подпись. Платежные поручения и расчетные бумаги первым визирует только гендиректор (Инструкция ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006, письмо Ассоциации российских банков №А-02/5-245 от 14.05.2007, письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007).
Когда придется узаконить
В 402-ФЗ указано, нужен ли приказ, чтобы генеральный директор подписал за главного бухгалтера, — нет, если гендир или ИП самостоятельно ведет бухучет в организации. Если же по штатному расписанию предусмотрена должность главного бухгалтера и он работает в учреждении, то право на вторую подпись принадлежит финансовому специалисту. В этом случае на документах необходимо ставить две подписи.
В первую очередь это касается счетов-фактур и товарных накладных. Если организация претендует на налоговый вычет по НДС, она представляет в налоговую инспекцию оригиналы счетов-фактур с выделенным налогом (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина №03-07-09/42854 от 27.08.2014). Их подписывают и гендиректор, и главбух. Если директор подписал счет-фактуру за главного бухгалтера при его фактическом наличии в учреждении, налоговики направят запрос на разъяснения. Правомерность визирования подтвердит распоряжение о наделении правом подписи.
Есть и другая ситуация, когда гендиректор фактически выполняет функции бухгалтера. В таком случае при двух одинаковых визах в счете-фактуре у налоговиков нет причин отказать в вычете (постановление ФАС Северо-Кавказского округа №Ф08-6533/2008 по делу №А53-2656/2008-С5-14 от 29.10.2008, постановление ФАС Северо-Кавказского округа по делу №А53-17547/2008-С5-23 от 03.06.2009).
Как узаконить
Если в учреждении есть главбух, но документы за него подписывает руководитель, подготовьте распоряжение о наделении правом подписи.
Вот как оформить приказ, по которому генеральный директор подписывает за главного бухгалтера первичные документы:
Образец приказ о наделении директора правом подписи за главбуха:
Что делать, если в документе две визы
Полномочия на подписание организационной документации определяются учредительными документами и приказами. В 402-ФЗ указано, что делать, если директор и главный бухгалтер одно лицо, как подписывать документы, — требуется выпустить распоряжение о том, что гендиректор принимает ведение бухучета на себя (п. 3 ст. 7 402-ФЗ).
Проблем с подписанием отчетности в таком случае не возникнет. Бухгалтерские отчеты принимаются при наличии визы руководителя (ст. 13 402-ФЗ, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа №Ф03-6116/2018 по делу №А73-8993/2018 от 05.02.2019). В бухгалтерском балансе и других итоговых формах главбух не расписывается (приказ Минфина №57н от 06.04.2015). В налоговых декларациях расписывается только гендиректор. А в карточке образцов подписей для банка возле реквизитов второго лица ставят прочерк.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Доверенность на право подписи документов
Строго установленного образца по написанию доверенности на право подписи документов не определено. Предприятия и организации вправе писать ее в свободной форме либо разработать собственный шаблон такого документа. Для предъявления по назначению подойдет как рукописный, так и печатный вариант доверенности.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто и на кого может выписывать доверенность на право подписи
Юридические лица выписывают такие документы, как правило, на своих сотрудников: юристов, главных бухгалтеров, руководителей подразделений и т.д. Оформлением документа обычно занимается либо секретарь, либо юрист предприятия, затем доверенность передается на подпись руководителю.
Не пользуйтесь передоверием — лучше выдать доверенность сразу нескольким лицам.
Иногда доверенности выписываются с правом передоверия, но это влечет за собой необходимость заверения данного документа у нотариуса. Поэтому чаще всего руководство организаций предпочитает выдавать доверенности сразу на несколько представителей.
Основные особенности доверенности на право подписи
Доверенность может быть генеральной (с неограниченными полномочиями); специальной (для выполнения поручений в обозначенный период) или разовой (на осуществление одного конкретного задания).
Если доверенность заполняется на подписание строго определенных документов, их нужно вписать предельно четко, желательно каждый документ отдельным подпунктом.
Предъявлять доверенность можно в любые организации: как государственные (суды, налоговые инспекции, почтовые отделения, внебюджетные фонды и т.д.), так и коммерческие (банки, другие организации и предприятия).
Однозначно определенных норм на заполнение доверенности нет, тем не менее, при ее оформлении нужно соблюдать основные правила, рекомендуемые в делопроизводстве при выписывании подобного рода документов. В числе прочего, доверенность на право подписи документов обязательно должна включать в себя информацию о доверителе и персональные сведения о доверенном лице. Также здесь должен быть указан срок действия доверенности и подписи обеих сторон.
Следует отметить, что чем шире полномочия доверенного лица, тем более подробную информацию о сторонах следует вписывать в доверенность.
Как написать доверенность на право подписи документов
Надо сказать, что с 2016 года юридические лица не обязаны пользоваться печатями при оформлении документов.
После написания доверенности
Закон не обязывает доверителей заверять все выписываемые доверенности у нотариусов. Однако существует определенные виды доверенностей, которые все же следует нотариально удостоверять. В частности, необходимо заверять доверенности, предъявляемые в некоторые государственные организации, а также для выполнения определенных действий (получение документов в государственных органах и пр.). Здесь лучше будет совершить звонок нотариусу и проконсультироваться конкретно по вашему случаю.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Право подписи генерального директора за главного бухгалтера
Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?
Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера — такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования. Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.
Если директор при вступлении на должность указал в приказе, что принимает ведение бухучета на себя, оформлять приказы или доверенности специально на право подписи за главбуха не требуется, поскольку:
Оформить приказ или доверенность на право подписания каких-либо документов потребуется обязательно, если возникнет прямо противоположная ситуация — главбух расписывается за директора (при его отсутствии по причине болезни, отпуска, командировки и др.).
Как составить приказ или доверенность на предоставление права подписи документов, расскажут размещенные на нашем сайте статьи:
Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха
Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.
Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.
Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:
Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.
Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:
Итоги
Право подписи за главного бухгалтера может быть у генерального директора, если ведение бухучета он принял на себя. В остальных случаях это право лучше возложить на иное лицо, подтвердив такие полномочия доверенностью или приказом.
Смотрите нашу видеоинструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:
Для чего нужен приказ на право подписи
Минфин РФ в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.
Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.
Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:
Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.
Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.
Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.
В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.
Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:
Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.
Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец
Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.
Эксперты КонсультантПлюс рассказали, как налоговики проверяют подписи в первичных документах при проверке и как правильно подготвиться к налоговой проверке. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Итоги
Приказ на право подписи первичных документов (доверенность) – документ, использование которого обусловлено требованиями законодательства РФ о бухучете. В приказе (как и в доверенности) должны быть отражены данные сотрудника, получившего соответствующие полномочия, образец его подписи, а также перечень документов, которые он вправе подписывать.
Узнать больше о том, как составляются приказы и доверенности на право подписи первичных документов, вы можете в статьях:
Составляем доверенность на бухгалтера на право подписи
Когда может потребоваться доверенность на бухгалтера на право подписи
Доверенность на бухгалтера (на право подписи) — явление, не так часто встречающееся на практике. В крупных фирмах оно практически отсутствует, а в малом и среднем бизнесе время от времени такой документ надо оформлять, поскольку:
Доверить бухгалтеру право подписи документов — процедура не сложная, но рискованная с точки зрения возможных последствий. Риск может быть связан со следующими обстоятельствами, например:
Что предусматривает трудовое законодательство в ситуации причинения работодателю работником прямого материального ущерба, узнайте из статьи «Материальная ответственность работника перед работодателем».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформили доверенность. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе и бесплатно изучите нюансы оформления документа, о которых рассказали эксперты К+.
Как оформить предоставленные бухгалтеру полномочия?
Если руководитель фирмы принял решение делегировать часть полномочий по подписанию документов бухгалтеру, при оформлении доверенности необходимо учесть следующие нюансы:
Оформить доверенность бухгалтеру на право подписи документов помогут размещенные на нашем сайте образцы и пояснения:
Скачать бланк довоеренности можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Итоги
Оформить доверенность на право подписи документов можно на любое лицо, в том числе на бухгалтера. Главное, чтобы этот работник обладал достаточной компетентностью, опытом работы и ответственностью, чтобы в результате предоставленного ему права фирме не был нанесен ущерб.