график документооборота по учету материалов
Инструкция: как подготовить график документооборота в бухгалтерии
График документооборота — это документ, который регламентирует процесс движения документов с момента их составления или получения до полного завершения исполнения. Например, до отражения в отчетности, отправки контрагенту или до передачи в архив на хранение.
Что такое ГДО
Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.
Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:
Ответственные лица: кто составляет, утверждает и осуществляет контроль
Лицом, ответственным за составление и подготовку ГДО в организации для целей бухгалтерского учета, является главный бухгалтер. Это штатный работник учреждения либо иное лицо, на которое возложены ключевые обязанности по организации и ведению бухучета.
Иной вопрос, кто утверждает график документооборота: утвердить ГДО вправе только руководитель компании (иное уполномоченное лицо). Норматив допускается оформить как приложение к учетной политике. Но допускается и утверждение отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения ГДО под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. При этом требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Отсюда следует вывод, кто осуществляет контроль за соблюдением графика документооборота, — это главный бухгалтер либо иное лицо, ответственное за ведение бухучета в компании.
Структура и содержание
Законодательство не предусматривает единый образец графика документооборота первичных учетных документов для юридических лиц. Организация самостоятельно готовит норматив, с учетом специфики деятельности и организационной структуры.
Специализированный регламент составляют в виде схемы, таблицы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением учреждения и всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
Включите в график документооборота в учетной политике обязательные разделы в отношении каждого формуляра.
Алгоритм создания конкретного формуляра
Регламент проверки по каждой конкретной форме
Порядок обработки документации
Пропишите, кто является исполнителем и каков срок исполнения первички или учетного регистра.
Алгоритм передачи формуляра в архив
Закрепите, кто является исполнителем, в какой срок необходимо завершить передачу форм.
Образцы
Примерный образец графика документооборота к учетной политике некоммерческой организации:
Как утвердить
Оформите готовый ГДО как приложение к учетной политике для целей бухгалтерского учета. Либо составьте отдельный приказ по организации.
Специальной формы распоряжения для утверждения ГДО не предусмотрено. Рекомендуем использовать наш шаблон.
Образец приказа об утверждении:
ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР»
«Об утверждении и введении в действие графика документооборота»
В целях организации надлежащего документооборота, ПРИКАЗЫВАЮ:
1. График документооборота.
Руководитель: ИВАНОВ И. И. Иванов
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер ВИКТОРОВА В. В. Викторова
Секретарь КАРПОВА И. И. Карпов
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
График документооборота на примерах + образцы
Попробуем на наглядном примере посмотреть, как может выглядеть график документооборота в привычном табличном виде или схематично.
Если мы обратимся к уже упоминаемому Положению о документах и документообороте (Приказ Минфина СССР № 105 от 29.07.1983 г.), то там мы увидим следующий образец графика документооборота:
Как видим, достаточно объемная таблица, непростая для восприятия. Разумеется, для крупных организаций с большим штатом и объемом документации такая четкость и системность необходима. Если же речь идет о небольших размерах бизнеса, о малых и микропредприятиях, то количество колонок избыточно. Поэтому бухгалтер может принять решение, исходя из принципа рациональности, о сокращении количества граф.
Например, в небольшой организации имеется склад. Операции с товарно-материальными ценностями осуществляются на основании приходных документов от поставщика, обрабатываемых в бухгалтерии и отгрузочных документов, выписываемых менеджером.
Схема документооборота будет выглядеть следующим образом:
График можно составить в усеченном размере в следующем виде:
Допустим в данном примере спустя некоторое время работы организация сталкивается с проблемой несоответствия реальных остатков фактическим. Основные причины: осуществление операций, не оформленных документально, а также осуществление операций, в которых оформляется один документ, однако фактически товар приходит или уходит несколькими партиями. Для разрешения этой проблемы, принимается решение, что Кладовщик оформляет в бумажном виде и заносит в учетную программу следующие виды документов:
Тогда Главному бухгалтеру необходимо доработать схему документооборота, которая теперь будет выглядеть следующим образом.
Либо внести изменения в табличную форму Графика документооборота, дополнив ее новыми документами:
Как видно, даже из условного примера, график документооборота в виде схемы позволяет проанализировать существующие потоки и маршруты документов, увидеть где требуются коррективы, а значит является действенным инструментом к применению на практике, о котором не следует забывать и игнорировать. Так, актуально на сегодня с введением понятия дистанционной (удаленной) работы в Трудовом кодексе, скорректировать существующие схемы документооборота компании для сотрудников, работающих удаленно.
О подробном пошаговом алгоритме создания графика документооборота и тонкостях, возникающих в процессе, можно прочитать здесь.
График документооборота ООО «ХХХ»
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 06 Декабря 2012 в 20:40, автореферат
Краткое описание
Пример графика документооборота по учету материалов, по учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения.
Прикрепленные файлы: 1 файл
пример графика документооборота.doc
Приложение№____ к учетной политике организации. Утверждено приказом N ___ от 31.12.20___г.
ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «XXX»
По учету материалов
Создание (получение) документа
Ответствен-ный за выписку, получение
Ответствен-ный за оформление
Ответствен-ный за исполнение
Ответствен-ный за проверку
Приход материалов(счет, счет-фактура, накладная)
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
15 число след.месяца
07 мая следующего года
Приходный ордер (штамп) (М-4)
15 число след.месяца
07 мая следующего года
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
В день перемещения (в т.ч.в производство)
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
25 число след.месяца
В день перемещения
07 мая следующего года
Накладная на отпуск материалов на сторону(М-15)
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
10 число след.месяца
07 мая следующего года
Отчет материально-ответственного лица (МХ-20)
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
Ежемесячно, не позднее 5 числа следующего месяца
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
25 число след.месяца
Ежемесячно, не позднее 5 числа следующего месяца
07 мая следующего года
По учету продукции, товарно-материальных ценностей в местах хранения
Создание (получение) документа
Ответствен-ный за выписку, получение
Ответствен-ный за оформление
Ответствен-ный за исполнение
Ответствен-ный за проверку
Приход товара запчасти(счет-фактура, накладная Торг-12)
менеджеры, начальник отдела реализации
менеджеры, начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
15-е число следующего месяца
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
Приходный ордер (штамп) (М-4)
Начальник отдела реализации
15-е число следующего месяца
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
Перемещение между складами(накладная Торг-13)
Начальник отдела реализации
В день перемещения
Начальник отдела реализации
15-е число следующего месяца
Начальник отдела реализации
В день перемещения
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
Приход автотранспорта (счет, счет-фактура, накладная Торг-12, акт приема-передачи, страх.полис)
Начальник отдела автотранспорта, менеджер по продажам отдела автотранспорта
Начальник отдела автотранспорта, менеджер по продажам отдела автотранспорта
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
15-е число следующего месяца
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
Приходный ордер (штамп) (М-4)
Начальник отдела автотранспорта, менеджер по продажам отдела автотранспорта
Начальник отдела автотранспорта, менеджер по продажам отдела автотранспорта
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
15-е число следующего месяца
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
Реализация товара(счет, счет-фактура, накладная Торг-12)
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
10-е число следующего месяца
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
Отчет по движению товара на складах
Ежемесячно до 10 числа следующего месяца
15-е число следующего месяца
10 мая следующего года
Перемещение товара в розницу(накладная Торг-13)
В день перемещения
5 число следующего месяца
Начальник отдела реализации
5 число следующего месяца
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
5-е число следующего месяца
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
Товарный отчет по розничной точке
5-е число следующего месяца
Гл.бухгалтер, начальник отдела реализации
5-е число следующего месяца
Начальник отдела реализации
Начальник отдела реализации
05 мая следующего года
Накладная на передачу готовой продукции на склад (МХ-18)
Начальник производства, бухгалтер производства
Начальник производства, бухгалтер производства
Начальник производства, бухгалтер производства
15-е число следующего месяца
05 мая следующего года
Реализация производство (счет, счет-фактура, накладная ТОРГ-12, акт вып. работ на ремонт)
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
10-е число следующего месяца
Начальник производства РВД, бухгалтер производства
07 мая следующего года
По учету затрат и реализации работ, услуг
Создание (получение) документа
Ответствен-ный за выписку, получение
Ответствен-ный за оформление
Ответствен-ный за исполнение
Ответствен-ный за проверку
Затратные счета(счет, счет-фактура, накладная, акт) головное подразделение
10-е число следующего месяца
10 мая следующего года
Затратные счета(счет, счет-фактура, накладная, акт) обособленное подразделение
Бухгалтер, получатели услуг, работ
Бухгалтер, получатели услуг, работ
Бухгалтер, получатели услуг, работ
15-е число следующего месяца
10 мая следующего года
Расшифровки телефона и интернет
Бухгалтер, получатели услуг, работ
Бухгалтер, получатели услуг, работ
Бухгалтер, получатели услуг, работ
Бухгалтер, получатели услуг, работ
15-е число следующего месяца
10 мая следующего года
Услуги по перегону (счет, счет-фактура, акт вып. работ, акт приема-передачи)
Начальник отдела автотранспорта, менеджер по продажам отдела автотранспорта
Начальник отдела автотранспорта, менеджер по продажам отдела автотранспорта
Начальник отдела автотранспорта, менеджер по продажам отдела автотранспорта, бухгалтер
15-е число следующего месяца
10 мая следующего года
Реализация ПИК (счет, счет-фактура, акт. Накладная)
Как составить график документооборота?
Что является основой всего и вся в бухгалтерском учете? Конечно, факты хозяйственной жизни. А что такое факты хозяйственной жизни для любого учетного работника? Конечно, документы. Если у вас на работе порядок с документами, соблюдаются все сроки и правила их предоставления, то эта статья не для вас. Значит у вас однозначно есть, внедрен и используется график документооборота.
А вот если вы все-таки сталкиваетесь с проблемами в данной области, тогда есть смысл пересмотреть порядок своей работы и внедрить какие-то изменения в график документооборота вашей организации.
Этапы составления графика документооборота:
1. Объем документов
Выписываем все документы, с которыми приходится работать организации, как внешние, так и внутренние.
ВАЖНО! На данном этапе инвентаризация всей совокупности используемых документов может поднять вопросы внедрения электронного документооборота или внесения изменений в саму форму документа (например, вместо объемной унифицированной формы, возможно, достаточно будет создать собственную с наличием всех обязательных реквизитов) и эти изменения позволят сэкономить время, требуемое на оформление документов, и непосредственно финансовые ресурсы на печать, бумагу и канцелярские принадлежности.
Актуальный на сегодня пример – переход на составление Универсального передаточного документа вместо составления Накладной и Счета-фактуры.
2. Ответственные лица
Для каждого документа определяем круг должностных лиц, которые с ним работают с момента создания до момента обработки в бухгалтерии и передачи в архив.
3. Сроки
По каждому документу определяем срок, необходимый для его составления и использования в работе. На данном этапе ориентируемся на максимальную загруженность организации, то есть рассчитываем сколько потребуется времени сотрудникам в авральные периоды для работы с данным документом, чтобы не получилось, что вы предусмотрели минимально необходимый срок и работник просто физически не успевает его соблюсти.
4. Оформление
Основной документ, на который ориентируются большинство, это Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное еще Минфином СССР от 29.07.1983 № 105. И если вы привыкли видеть график документооборота только в табличной форме, то убирайте шаблонное мышление – график может быть:
При этом группировка самих документов может осуществляться также по разным принципам:
На данном этапе можно увидеть «узкие» места вашей организации, подумать о возможных вариантах их «расширения», поскольку взгляд «сверху» на всю совокупность документов и взаимосвязи между ними внутри нее, иногда может дать неожиданное решение (сокращение сроков обработки, ликвидацию лишних звеньев, ускорение процесса и т.д.).
5. Утверждение
График документооборота, как и любой другой внутренний локальный нормативный акт, должен быть утвержден руководителем организации, либо структурного подразделения.
Образец приказа может выглядеть следующим образом:
Кроме того, можно создать отдельное Положение о документах и документообороте или утвердить график в качестве приложения к Приказу об учетной политике организации.
6. Должностные инструкции (при их наличии)
Если до сего момента в должностных инструкциях не было указания на обязанности составления тех или иных документов, целесообразно внести соответствующие изменения.
Например, можно в раздел «Должностные обязанности» добавить фразу: «Составляет документы в соответствии с Графиком документооборота», при этом расписать какие конкретно. В раздел «Сотрудник (должность) обязан» можно внести фразу: «соблюдать сроки предоставления документов, установленные графиком документооборота».
7. Ознакомление
Каждый сотрудник, разумеется, должен знать какие документы и в какой срок должны оказаться у него в работе, поэтому ознакомить под подпись требуется каждого сотрудника. И здесь тоже можно выбрать:
7.1. Ознакомление со всем графиком
Делаем лист ознакомления, в котором каждый сотрудник ставит свою подпись. Минусы данного способа в том, что график – это все-таки достаточно объемный документ и тяжелый для восприятия. Человеку может быть сложно выделить и запомнить те моменты, которые касаются конкретно его работы.
7.2. Выписка из графика для каждого отдельного сотрудника
Этот способ более трудоемок для специалиста, составляющего график, но вместе с тем сегодняшние средства автоматизации позволяют автоматизировать и эту часть работы. Так в MS Excel можно воспользоваться функцией фильтрации. Удобство здесь состоит в том, что эту выписку вы можете выдать работнику в качестве памятки для использования в работе.
7.3. Выписка для каждого отдела
Выписка из графика для каждого отдела, структурного подразделения, если это целесообразно для вашей организации. Выписку также можно разместить в отделе на видном месте в качестве напоминания для сотрудников.
8. Использование в работе
Самый ключевой пункт всей статьи. Хотелось бы сказать, что график документооборота мы утверждаем не для галочки и не просто для того, чтобы был. График документооборота может стать реальным действенным инструментом работы главного бухгалтера, специалиста, отвечающего за учет в организации. Так согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете «требования в письменной форме … в отношении … порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни … обязательны для всех работников экономического субъекта».
Значит, за несоблюдение графика можно привлечь к дисциплинарной ответственности. Об этом же сказал Роструд в Письме от 18.12.2014 г. № 3251-6-1. Внесите в локальные нормативные акты по оплате труда, например в Положение о премировании, пункты, согласно которым сотрудник лишается премии полностью или частично за дисциплинарные проступки. Если для вашей ситуации тема несоблюдения сроков в документообороте очень критична, можно составить таблицу нарушений и соответствующих им размеров штрафов.
Четко выстроенный и соблюдаемый график документооборота позволит избежать:
И в целом, хочется сказать, что жизнь течет и все меняется. И составленный однажды график документооборота может пересматриваться и меняться. Иногда свежий взгляд на устоявшиеся процессы помогает рационализировать учетную процедуру, а значит облегчить работу бухгалтера.
Именно на таком практическом примере, когда увеличение объёмов деятельности и возникновение проблем в складском учете стало причиной коррекции схемы документооборота, остановимся в следующем материале.
График документооборота для учетной политики 2021 года: как составить
Зачем нужен
Чтобы прояснить всю важность графика документооборота к учетной политике, обратимся к советскому Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Оно принято Минфином СССР в 1983 году и до сих пор продолжает действовать. Пока не будет принят соответствующий общегосударственный бухгалтерский стандарт, в отношении образца графика документооборота для учетной политики нужно руководствоваться советскими правилами.
Документооборот как таковой включает следующие действия с «первичкой»:
Все эти действия должен определять график документооборота к учетной политике. Как правило, его составлением занимается главный бухгалтер. А вводит в действие – распоряжение главы компании.
График можно утвердить как приложение к учетной политике либо отдельный акт, на который дать отсылку в политике.
В первую очередь, толковый образец графика документооборота для учетной политики нужен отделам, которые занимаются финансами предприятия, заработной платой, кадровыми вопросами, бухгалтерией, снабжением, логистикой, а также подотчетным лицам.
Соответствующие люди должны создавать и отправлять (передавать) документы согласно графику. Поэтому каждого исполнителя желательно снабдить выпиской из графика документооборота к учетной политике. А в ней перечислить:
Естественно, тот, создал и подписал документ, тот и отвечает за:
Обычно общий мониторинг исполнения графика документооборота к учетной политике лежит на главбухе.
Принципы составления
Самая главная задача графика документооборота к учетной политике – создать эффективный документооборот. То есть:
Выполнение этой задачи позволит бухгалтерии лучше контролировать внутренние процессы в компании.
Компании нужно понять, какие документы исходят обычно от нее, а какие поступают извне. Кто их составляет и на основе чего. Число копий – тоже немаловажный фактор. Также важно, кто проверяет документы и дает им дальнейший ход.
Как выглядит образец график документооборота для учетной политики, принципиального значения не имеет. Это может быть и таблица, и схема, и даже рисунок. Главное, чтобы он охватывал четыре основные стадии для любого документа:
Как оформить
Советский Минфин предлагает для каждого типа первичного учетного документа заводить своего рода карточку. Тогда образец графика документооборота для учетной политики выглядит так: 
Однако образец 2021 года должен максимально отражать технические и иные возможности. Далее приведем образец графика документооборота для учетной политики в отношении бухгалтерии. Также см. «Деньги в подотчет: как выдавать и оформлять».