график документооборота по заработной плате образец
График документооборота: образец
Похожие публикации
Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.
Зачем регламентировать документооборот
В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.
Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.
Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.
Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.
Основные задачи графика документооборота:
оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;
своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;
исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;
формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;
получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.
График документооборота 2019: правила составления
График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.
Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.
График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:
для каждого отдела;
для каждой должности.
Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.
Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.
Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.
Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.
Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.
График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.
Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.
За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.
График документооборота: образец 2019 года
Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.
Составляем график документооборота на предприятии
График документооборота — это внутренний акт компании, утверждающий порядок составления, подписания, обработки и обмена документами между сотрудниками различных подразделений.
Кому и зачем нужен график
Каждое подразделение в день обрабатывает большое количество различных документов. С распространением ЭДО количество бумаг сократилось, но на систему взаимодействия между отделами предприятия это влияет незначительно. Наличие утвержденного графика документооборота в любой организации облегчает задачу хранения и обработки входящих и исходящих документов.
Этот внутренний акт используется сотрудниками бухгалтерии, отделов производства и сбыта, секретарями и другими работниками, через которых ежедневно проходит определенное количество бумаг. Грамотно составленный план и график документооборота позволят избежать:
Особенно актуально составление графика для компаний, имеющих в своей структуре филиалы и обособленные подразделения. Если не используется система ЭДО, риски утери бумаг значительно возрастают.
Кто его формирует
Поскольку большинство бумаг, связанных с финансами, обрабатывается и хранится в бухгалтерии, а входящие и исходящие письма находятся в ведении секретаря или офис-менеджера, иногда возникает вопрос, кем разрабатывается график документооборота в организации и кто его утверждает.
Обычно разработкой занимается главный бухгалтер, который несет ответственность за правильное и своевременное отражение в учете хозяйственных операций.
Пример: товарная накладная и счет-фактура вместе с товаром сначала попадают на склад, где сотрудник расписывается в приеме товара и проверяет количество и целостность упаковки. Затем документы передаются в отдел закупок, где оператор вносит данные о приходе ТМЦ в программу. После этого бумаги поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность цен и количества, бухгалтер отражает в учете НДС и регистрирует счет-фактуру в книге покупок.
Для внутренних актов, не связанных с финансами (инструкции по пожарной безопасности, расписание уборки помещений и др.), руководитель вправе назначить ответственными за контроль проведения соответствующих мероприятий лиц, имеющих непосредственное к ним отношение.
Правила составления
Документ составляется в форме текста, таблицы или схемы с указанием фамилий и должностей ответственных лиц. При изменениях в штатном расписании (приеме и увольнении сотрудников, переводах на другие должности) и изменении должностных инструкций вносятся изменения в порядок документооборота: составляется новый акт или дополнения к нему.
Основная цель составления графика — обеспечение оперативного учета хозяйственных операций. Следовательно, срок, в течение которого документ находится в каждом подразделении, устанавливается минимальный.
Особое внимание следует уделить конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах. Перечень доступа к ним лиц строго ограничивается.
Независимо от того, кто составляет график документооборота, порядок утверждается приказом за подписью руководителя. Все лица, ответственные за составление, хранение и обработку бумажных и электронных документов, ставят свою подпись для подтверждения того, что они ознакомлены с порядком и обязуются его соблюдать.
Образец
Для документов, которые создаются в других подразделениях, следует разработать порядок их поступления и обработки в бухгалтерии. Примерный образец графика документооборота к учетной политике организации, утверждаемый на год, выглядит так:
График документооборота по учету труда и заработной платы
Наименование документа
Приказ (распоряжение) о приеме на работу
Личная карточка
Штатное расписание
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
График отпусков
Код формы
Ответственный за составление
Работник отдела кадров, ответственный за прием и увольнение
Работник отдела кадров
Документы, на основании которых составляются данные
Приказ о приеме работника на работу, анкетные данные работника
Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих, Единая тарифная сетка, организационная структура организации
Не позднее первого рабочего дня принимаемого работника
Сразу после приема работника на работу и при наличии изменений
На дату создания организации и при внесении изменений
При переводе работника
За три дня до начала отпуска
Ежегодно не позднее 5 января предыдущего года
Ответственный за проверку
Начальник отдела кадров
Начальник отдела кадров
Один день со дня составления
Кто утверждает (подписывает)
Начальник отдела кадров
Руководитель, главный бухгалтер
Руководитель организации, начальник отдела кадров
В день составления
В отдел кадров (в бухгалтерию — копия)
В отдел кадров, бухгалтерию
В отдел кадров (в бухгалтерию — копия)
Не позднее следующего дня после подписания
Документы, в которых производятся записи
Трудовая книжка (запись о приеме на работу)
Трудовая книжка, личная карточка, лицевой счет
Документы, составляемые на основании данного
Личная карточка формы Т-2, лицевой счет работника формы Т-54
Расчетная или расчетно-платежная ведомость
Расчетная или расчетно-платежная ведомость
Ответственный за хранение
Начальник отдела кадров
3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки
Наименование документа
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора
Табель учета использования рабочего времени
Расчетно-платежная ведомость
Расчетная ведомость
Платежная ведомость
Журнал регистрации платежных ведомостей
Код формы
Ответственный за составление
Работник отдела кадров
Документы, на основании которых составляются данные
Заявление работника, окончание срока контракта
Табельный учет, листки нетрудоспособности, справки и т.д.
Первичные документы по учету выработки — наряды, рапорты о выработке, раскройные карты; по учету фактически отработанного времени — Табель учета использования рабочего времени формы Т-13
Расчетная ведомость формы Т-51
Расчетно-платежная ведомость формы Т-49, платежная ведомость формы Т-53
Не позднее последнего рабочего дня увольняемого работника
Ежедневно в рабочие дни
За три дня до срока выплаты заработной платы, согласованного с банком
За один день до выплаты заработной платы
Ответственный за проверку
Начальник отдела кадров
Один день со дня составления
Кто утверждает (подписывает)
Начальник отдела кадров
Руководитель, главный бухгалтер
Руководитель, главный бухгалтер
В день составления
В отдел кадров (в бухгалтерию — копия)
Не позднее следующего дня после подписания
Документы, в которых производятся записи
Трудовая книжка (запись об увольнении), лицевой счет
Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей
Лицевой счет формы Т-54
Лицевой счет формы Т-54, журнал регистрации платежных ведомостей
Документы, составляемые на основании данного
Расчетная или расчетно-платежная ведомость
Лицевой счет, чек в банк, расходный кассовый ордер на выданную сумму
Платежная ведомость, лицевой счет
Расходный кассовый ордер на выданную сумму
Ответственный за хранение
Начальник отдела кадров
3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки
3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки. При отсутствии лицевых счетов — 75 лет
3 года при условии завершения ревизии, после проведения налоговой проверки
График документооборота по заработной плате образец
Табель учета рабочего времени (форма N Т-13)
Табельщик, руководитель структурного подразделения
руководитель структурного подразделения, работник отдела кадров
1 числа следующего месяца
бухгалтер по учету расчетов
Расчетная ведомость (форма N Т-51), расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49)
До 10 апреля следующего года
Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду
Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73)
Работником, ответственным за прием выполненных работ
на следующий день после выполнения работ
1 числа следующего месяца
бухгалтер по заработной плате
Расчетно-платежная ведомость (форма N Т- 49), расчетная ведомость (форма N Т- 51)
Дебет 20, 23, 25, 26 и т.д. Кредит 70
До 10 апреля следующего года
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60)
бухгалтер по заработной плате
после подписания приказа о предоставлении отпуска (форма Т-6)
Работник отдела кадров
бухгалтер по заработной плате
Платежная ведомость (форма N Т- 53)
Дебет 20, 23, 25, 26 и т.д. Кредит 70
До 10 апреля следующего года
Денежные средства (отпускные) выдаются за 3 дня до отпуска работника
Расчетная ведомость (форма N Т-51)
бухгалтер по заработной плате
до 5 числа следующего месяца
Руководитель организации, главный бухгалтер
до 5 числа следующего месяца
бухгалтер по заработной плате
Платежная ведомость (форма N Т- 53)
Дебет 20, 23, 25, 26 и т.д. Кредит 70
До 10 апреля следующего года
Платежная ведомость (форма N Т-53)
бухгалтер по заработной плате
до 5 числа следующего месяца
руководитель организации, главный бухгалтер
до 5 числа следующего месяца
кассиру для выдачи заработной платы
Дебет 70 Кредит 50
До 10 апреля следующего года
На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются
Расчетно- платежная ведомость (форма N Т-49)
бухгалтер по заработной плате
до 5 числа следующего месяца
руководитель организации, главный бухгалтер
до 5 числа следующего месяца
кассиру для выдачи заработной платы
Дебет 20, 23, 25, 26 и т.д. Кредит 70, Дебет 70 Кредит 50
До 10 апреля следующего года
При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются
Путевой лист трактора (форма N 412-АПК)
накопительная ведомость учета затрат
Дебет 20, 23, 25, 26 Кредит 70
До 10 апреля следующего года
Используется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах. Выпуск трактора из гаража на транспортные работы без путевого листа не допускается
Учетный лист тракториста- машиниста (форма N 411-АПК)
тракторист, агроном, бригадир
накопительная ведомость учета затрат
Дебет 20/1 Кредит 70
До 10 апреля следующего года
Применяется для учета механизированных работ, выполняемых тракторами, комбайнами, самоходными машинами (кроме транспортных работ тракторов)
Учетный лист труда и выполненных работ (форма N 410-АПК)
1 числа следующего месяца
бухгалтер по заработной плате
Платежная ведомость (форма N Т- 53)
Дебет 20/1 Кредит 70
До 10 апреля следующего года
Форма используется для учета ручных работ и с применением гужевого транспорта, выполненных группой работников (звено, бригада). Документ ведут в течение одного дня или нескольких дней при ограниченном количестве выполняемых работ
Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства (форма N 413- АПК)
заведующий фермой или бригадир
в последний день месяца
заведующий фермой и бригадир
1 числа следующего месяца
бухгалтер по заработной плате
Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49), расчетная ведомость (форма N Т-51)
Дебет 20/2 Кредит 70
До 10 апреля следующего года
Данные из документа переносятся в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат
Наряд на сдельную работу (форма N 414- АПК)
заведующий фермой или бригадир
в момент начала работ
в последний день месяца, после закрытия
бухгалтер по заработной плате
Расчетно- платежная ведомость
Дебет 20/2 Кредит 70
До 10 апреля следующего года
Данные из документа переносятся в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат
Ведомость выдачи натуральной оплаты (форма N 415-АПК)
заведующий фермой, складом (местом хранения готовой продукции)
1 числа отчетного месяца
в последний день месяца
бухгалтер по заработной плате
Расчетно- платежная ведомость
Дебет 70 Кредит 90/1
До 10 апреля следующего года
Выписывается одно наименование продукции
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а)
в момент принятия решения о направлении сотрудника в командировку
Первичная документация по учету кадров и заработной плате
В каждой организации, ведущей экономическую деятельность, возникает необходимость в ведении кадровых документов, а так же в ежемесячном расчете и начислении заработной платы сотрудникам.
Бухгалтерия рассчитывает пособия, отпускные и командировочные, начисления по окладу и сдельно, начисляет налоги и страховые взносы, отчитывается в фонды и ИФНС.
Зачастую бухгалтерия так же занимается и кадровыми документами, ведь далеко не в каждой компании есть своя кадровая служба.
При этом, далеко не каждый бухгалтер является еще и хорошо подкованным работником кадровой службы. А ведь с Трудовой инспекцией нынче шутки плохи.
Расчет и начисление заработной платы необходимо производить в соответствии с положениями 21 главы Трудового кодекса РФ.
Процесс расчета зарплаты осуществляется в несколько этапов.
Первым этапом является анализ информации, содержащейся в первичных документах по учету труда и его оплаты, составленных по унифицированным формам.
Второй этап представляет собой расчет сумм оплаты труда (и других выплат) сотрудникам, а так же лицам, выполняющим работы и оказывающим услуги по договорам гражданско-правового характера (ГПХ).
На третьем этапе происходит расчет и удержание налога на доходы физических лиц (НДФЛ) в соответствии с главой 23 Налогового кодекса.
Четвертым этапом будут начисления страховых взносов, взимаемых с начисленных сумм оплаты труда.
На пятом этапе оформляются документы (так же унифицированных форм) на выплату заработной платы.
Учитывая тот факт, что в соответствии с п.1 ст.9 закона «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, так как именно эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, значение первичной документации нельзя недооценивать.
Тем более, что многие первичные документы по кадровому учету и заработной плате необходимо хранить в течении 75 лет (либо – постоянно, т.е. не менее 10 лет) 75 лет в соответствии с требованиями Приказа Минкультуры от 25.08.2010г. №558 с последующей передачей в Государственный архив в случае прекращения деятельности компании.
Кроме того законодательством предусмотрена административная и даже уголовная ответственность за нарушение порядка ведения и сохранности кадровых документов.
В статье будут рассмотрены виды и формы первичных документов по кадровому учету и заработной плате, а так же приведены сроки их хранения.
Представленная информация может послужить «памяткой» в работе бухгалтеру.
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
При формировании первичных документов по кадровому учету и оплате труда, следует помнить о положении п.2 ст.9 закона №129-ФЗ.
В соответствии с этим пунктом, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.
Унифицированные формы, которые следует применять при оформлении трудовых отношения с сотрудниками, утверждены Постановлением Госкомсстата РФ от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации труда и его оплаты».
Данным Постановление утверждены следующие формы первичных документов:
1. По учету кадров:
2. По учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, НЕ СОДЕРЖАЩИЕСЯ В АЛЬБОМАХ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ
Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
Необходимость ведения кадровой документации закреплена действующим законодательством:
1. Трудовым кодексом:
2. Федеральный закон от 27.07.2006г. №152-ФЗ «О персональных данных»
3. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003г. №225 «О трудовых книжках».
Трудовые отношения сотрудников и работодателя регламентируются локальными нормативными положениями организации.
В каждой компании должны быть правила внутреннего трудового распорядка и положение о защите личных сведений.
Другие локальные нормативные положения:
Кроме того, в организации должны быть следующие кадровые документы по охране труда:
Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса.
В соответствии с положениями ст.217 ТК РФ, у каждого работодателя, осуществляющего производственную деятельность, с численностью работников больше 50 человек, должна быть служба охраны труда либо специалист по охране труда, имеющий соответствующую подготовку или опыт работы в этой области.
В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то
руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).
Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании.
Кроме вышеупомянутых, организация должна располагать следующими документами:
Акты о несчастных случаях.
Срок хранения 75 лет.
Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.
Срок хранения 75 лет.
В заключение необходимо отметить, что вышеприведенные перечни документов не являются исчерпывающими, так как в процессе установления трудовых отношений у организации может возникнуть обязанность оформления иных документов (например, свидетельства государственного пенсионного страхования для ранее не работавшего сотрудника).
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЯ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И СОХРАННОСТИ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
В случае отсутствия утвержденных организацией в обязательном порядке кадровых документов, проверяющий инспектор по труду может привлечь организацию к административной ответственности.
Так, в соответствии со ст.5.27 КоАП РФ, нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
В соответствии со ст.13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов (к таким документам относятся: трудовые книжки, личные карточки работников, приказы по личному составу и т.п.) влечет:
Это же положение относится и к работникам, ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.
В соответствии со ст.137 УК РФ, незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений:
Жалобы сотрудников может рассматривать Прокуратура совместно с Трудовой инспекцией.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь