график проведения совещаний образец

Как проводить эффективные совещания

Рекомендуем прочесть всем, кому приходится организовывать планерки, пятиминутки и прочие собрания. Их проводят многие, но мало кто делает это хорошо. В статье описаны этапы подготовки совещания, его структура, оценка эффективности и фиксация результатов — все, что нужно знать, чтобы провести действительно полезное собрание.

Все мы участвуем в совещаниях. А кому-то даже приходится готовить и проводить их. Или планерки. Или групповые обсуждения. Признайтесь, многие из нас крайне не любят подобные «говорилки».

Почему? Потому что в кровь любого нашего человека впиталась установка: совещание — это когда долго, официально и нудно говорят не по делу, а после — все равно ничего не делается. Ну разве не пустая трата времени?

Этот чудесный формат работы

Обидно мне за этот чудесный формат работы. Вот почему в сегодняшней статье мы обсудим, чем он хорош, что делает групповое обсуждение незаменимым, научимся проводить его эффективно.

Для начала — зачем нам все это надо? Для чего собирать вместе множество занятых людей, отрывать их от работы?

Качественное совещание позволяет задействовать ключевые механизмы, повышающие производительность труда, о чем далее.

Принцип синергии. Эффект синергии давно известен психологам. Помните? — Эффективность целого выше суммарной эффективности отдельных его частей. Или даже проще: одна голова хорошо, а две лучше. И это правда. Именно вместе мы способны сгенерировать больше идей, найти множество решений проблемы и выбрать из этого разнообразия оптимальное. В режиме группового обсуждения люди начинают работать как единое целое, взаимодополняя друг друга. Множится и эффективность — проверьте. Вот почему, если вам необходимо решить ряд рабочих вопросов, то качественным обсуждением, этим огромным ресурсом, не стоит пренебрегать.

Принцип сплоченности. Команда, то есть люди, одинаково видящие цель, доверяющие друг другу и умеющие работать вместе, эффективнее одного человека. Согласны? А как ваши сотрудники станут командой? Внезапно? Сами собой? Может быть, сразу высокоэффективной? А за счет чего? Ключ к формированию команды — совместное движение к цели, деятельное и организованное. И всеми этими условиями живет режим совещания. Совещания и планерки — мощный инструмент сплочения, формирования уважения к коллегам и руководителю, прекрасный обучающий инструмент. Поэтому, если вам важно, чтобы сотрудники работали слаженно, а не просто значились в одном отделе или компании — проводите еженедельные планерки качественно.

Принцип понятности. Многие люди боятся неизвестности. Нормальный человек — вольно или невольно, осознанно или нет — сопротивляется непонятному и незнакомому, и это абсолютно естественно. А если в разряд непонятного вдруг попадают цели компании, показатели ее эффективности, задачи на ближайший месяц и т. д.? Что чувствует человек, у которого требуют выкопать яму, но не говорят зачем, какой глубины и где? Конечно сопротивление и демотивацию.

Совещания — это площадка для разъяснения «курса партии», повышения его понятности, принятия его сотрудниками, а следовательно — инструмент снижения их сопротивления неизвестности. Поэтому, если вы внедряете изменения — проводите их через ряд планерок и совещаний.

Опытный руководитель знает, что совещания создают организацию. С их помощью можно поддерживать связи внутри компании и проводить в жизнь принятые решения, сверять то, как сотрудники видят цели, и разрушать барьеры между отделами. Если вы не проводите совещания, то в вашей организации рождаются слухи и домыслы. Это проблема, которая приводит к разобщенности и неуверенности сотрудников в завтрашнем дне, а тут недалеко и до потери управляемости.

Хорошо проведенные совещания способны творить чудеса. Ключевое слово здесь —хорошо. Что же необходимо учесть при проведении совещаний?

Принципы эффективных совещаний

Соответствие задачам

Конкретность

Кратковременность

Тайминг

Адекватность участников

Право на слово

Закрепление результатов

Плановость совещания

Чтобы оценить эффективность ваших совещаний, пройдите тест:

Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

Типовая структура планерки:

Вступительное слово / разминка.

Цели. Регламент. Формат.

Общие результаты работы. Выполнение поставленных задач.

Частные результаты / отчеты участников.

Анализ результатов. Постановка задач. Подведение итогов.

Обозначение проблемы, цели. Важность темы. Планы.

Цели. Регламент. Формат.

Анализ результатов. Постановка задач.

Вступительное слово / цели собрания / регламент.

Разделите все вопросы на три группы.

Ответьте себе на следующие вопросы:

Актуальны ли вопросы к совещанию? Сегодня нужно говорить именно об этом?

Форма подачи материала соответствует цели, аудитории, содержанию?

Что должно произойти/остаться в голове у сотрудников после совещания?

Можно ли не проводить совещание и добиться того же результата?

Если вы ответили «Да» на вопросы 1, 2 и «Нет» на вопрос 4 — смело проводите совещание!

Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».

Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь

Источник

Правила проведения совещаний — подготовка и основные этапы

Система проведения совещаний во многих организациях развита недостаточно, из-за чего заседания превращаются в бесполезную трату времени и не приносят результатов. Дело не только в отношении сотрудников, но и в отсутствие должной подготовки руководителя.

Групповые обсуждения и планерки — это мощный инструмент командной работы и способ управления бизнес-процессами при условии правильной организации делового совещания. Чтобы правильно провести рабочие переговоры необходимо заранее подготовиться к нему, как руководящему органу, так и подчиненным, чтобы сохранить фокус внимания на решении важных задач.

Зачем проводить совещания?

Систематическое проведения собраний создают организацию, помогают поддерживать внутрикомандные отношения и увеличивают скорость решения корпоративных задач. К тому же, это позволяет сплотить разные отделы для выполнения единой цели и обезопасить предприятие от распространения слухов и сопротивления неизвестности.

Преимущества:

Систематичность проведения совещаний

Предприятия, в которых систематически организовано проведение совещаний, показывают лучшие результаты и скорость развития. Для внедрения такой практики следует добиться от сотрудников дисциплины, последовательности и посещаемости. Внезапные планерки не принесут результатов, так как не позволят работникам подготовиться к ним, сделать отчеты и снижают вовлеченность в процесс.

Важно: стоит заранее составить и утвердить график проведения собраний. Если в компании применяется больше одного вида, укажите это в предварительном плане.

Систематичность призывает к дисциплинированности, так как сотрудники точно знают, что им нужно поставлять рапорт о проделанной работе и ответственно относятся к ее исполнению.

Виды собраний

Способы проведения совещаний зависят от необходимого формата для действенного использования этого вида командной работы. Перед составлением плана определитесь, что вы хотите получить и какие цели поставлены. У каждого типа есть свои преимущества и показания.

Сроки и условия проведения совещаний обозначают еще две группы: плановые (собрания по заранее оглашенному графику) и оперативные (срочное решений конкретной задачи).

По особенностям и порядку проведения совещания выделяют:

Готовимся к совещанию правильно

Чтобы не тратить свое и чужое время на бессмысленные формальные собрания, подходите с ответственностью к подготовке.

1. Создайте план проведения совещания. Это поможет избежать путаницы и сумбура.

2. Определите присутствующих. Не всегда должны присутствовать все работники, всё зависит от текущих целей.

3. Регламентируйте время. Не превращайте оперативку в многочасовое заседание, это существенно снизит эффективность.

4. Соберите отчеты по задачам, поставленным на прошлом собрании.

5. Расставьте пункты обсуждения в порядке приоритетности.

6. Заранее напомните коллективу лично или по телефону. Попросите взять блокноты и ручки, чтобы делать пометки.

7. Подготовьте все необходимые материалы.

Правила проведения рабочего совещания

Если проведение совещания организовано с учетом базовых правил в соответствии с целями руководства, результат такого собрания станет не только корпоративное общение, но и эффективно проведенное время.

Этапы и технологии ведения делового совещания

Процедура проведения совещаний предполагает несколько этапов.

Этап 1. Подготовка

На первом этапе руководитель определяет актуальность, тип, предмет обсуждения. Составляет план и список участников, рассылает приглашения. Ознакомьте всех участников с повесткой, по которой будете рассматривать задачи. Это позволит заранее все обдумать и предложить свежие идеи. Все необходимые материалы, документы и доклады должны подготавливаться заранее.

Этап 2. Организация

После определения количества участников делового совещания, подготовьте место для встречи. Это позволяет сократить время на рассадку и повысить результативность общения. Если вы собираетесь использовать мультимедийные устройства, проверьте и настройте их перед планеркой.

Этап 3. Реализация

Непосредственно процесс проведения совещания в указанное время с обсуждением всех указанных в повестке вопросов. Руководителю важно следить за регламентов и ходом дискуссии, вовремя останавливать неконструктивные диалоги и ссоры. Если есть необходимость принятия решения, это можно сделать путем общего обсуждения или голосования.

Этап 4. Протокол
Фиксируйте основные моменты, имена докладчиков и принятые решения. Это официальный документ, на основании которого вы можете требовать от сотрудников выполнения поставленных задач.

Пример протокола совещания:

Важно: раздайте бумажные копии протокола всем подчиненным, которые несут ответственность за выполнение.

Этап 5. Анализ

Проанализируйте, насколько успешным было собрание и подготовка к нему. Было ли принято решения и эффективно проведено время? Какие недочеты выявились в ходе совещания? Были ли противоречия между участниками. Что вы можете улучшить в следующий раз?

Пример плана делового совещания

Заранее подготовленный подробный план рабочего собрания гарантирует его успешность и эффективность. Составляйте такой документ для каждой встречи, в соответствии с текущими потребностями и целями.

Примерные пункты плана:

Следуйте правилам подготовки и проведения заседаний и делайте это систематически, чтобы обеспечить качественную коммуникацию внутри коллектива и эффективно использовать команду для решения рабочих задач.

Источник

Положение о порядке подготовки и проведения совещаний

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ООО «_________»

_________ ____________

___.___.20___ г.

ПОЛОЖЕНИЕ № _____

О порядке подготовки и проведения совещаний

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

Настоящее Положение о порядке подготовки и проведения совещаний (далее – Положение) в ООО «________» и ООО «__________» (далее организация), вводится на основании утвержденных приказов, в целях конкретизации задач руководителям (начальникам) структурных подразделений

Положение определяет порядок подготовки и проведения постоянных (плановых) и периодических совещаний под руководством Генерального директора ООО «_________» (Директора ООО «__________) (далее – Генеральный директор) и Председателей совещаний (в зависимости от типа совещания)

2. ВИДЫ СОВЕЩАНИЙ

Проводимые организацией совещания подразделяются на два вида:

Постоянные (плановые)

Постоянные совещания – совещания, проводимые Генеральным директором (Директором) и включающие в себя следующую тематику:

утверждение приказов и других регламентирующих документов

планирование деятельности на следующую неделю (месяц, квартал, год)

2. Периодические

Периодические совещания – совещания, проводимые председателями совещаний по различной тематике.

Председателями периодических совещаний могут быть:

— Руководители (начальники) структурных подразделений (либо назначенные приказом (например заседание Тендерного Комитета), либо по собственной инициативе (согласно Положения по инициации совещаний). Совещание собирается по любому вопросу, решение которого требует присутствие двух и более руководителей структурных подразделений

Проводимые в организации совещания могут быть нескольких типов:

Инструктивное или информационное совещание (брифинг)

Брифингом называют совещание, в котором Генеральный директор либо руководитель структурного подразделения дает указания или инструктирует своих подчиненных, чтобы они поняли свои частные задачи, или определяет политику, которую следует проводить сотрудникам.

проведением инструктажа и сообщением информации

разъяснением непонятных вопросов

объединением идей и выяснением, пригодны ли они

закреплением принятого решения (подписанный всеми участниками совещания протокол, приказ, распоряжение, другой регламентирующий документ)

2) Консультация

Консультация собирается для обмена информацией. Она не собирается для принятия решения, как такового. Консультация характеризуется:

обращением за советом по проблеме

информированием других о ваших идеях, текущей ситуации, проблемы, задачи

выслушиванием точек зрения

3) Комитет

Комитет – это совещание, в котором представители различных групп или интересов встречаются на приблизительно равных основаниях, чтобы выработать решение по вопросам, представляющим взаимный интерес.

Комитет характеризуется следующими признаками:

разногласия, в конце концов, разрешаются голосованием

4) Переговоры

Переговорами называют совещание, на котором участники представляют различные интересы, но решения могут приниматься, скорее, в результате торга, а не голосования.

решения принимаются на основе quid pro quo (услуга за услугу)

каждая сторона имеет различные, но частично совпадающие цели

каждая сторона стремиться получить для себя максимальные условия соглашения

Совещания в организации проводятся еженедельно: по вторникам и четвергам. Начало совещания в 16:00. Место проведения – зал совещаний

Совещания проводятся, согласно «Графика совещаний» (Приложение № 3)

3. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ СОВЕЩАНИЯ

3.1. Порядок подготовки к плановому совещанию включает в себя несколько этапов:

3.2. Порядок подготовки к периодическому совещанию включает в себя несколько этапов:

4. ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЯ

4.1. На совещании должностные лица организации:

1. Докладывают председателю совещания о возложенных на них задачах и о поручениях, решение которых планировалось на отчетный период:

— на текущую неделю (месяц)

— за предыдущую неделю (месяц)

2. Докладывают итоги деятельности подразделения за прошедшую неделю (месяц) по вопросам:

1) Выполнение основных задач в натуральных показателях, процентах, стоимостном выражении и т.д.

2) Состояние дебиторской и кредиторской задолженности, выплаты заработной платы и состояния платежей по налогам и сборам, договорам и т.д.

3) работы с обращениями, письмами, заявлениями и жалобами внешних контрагентов организации

4) Выполнения приказов, распоряжений, поручений Администрации организации

4.2. Участники совещания несут ответственность за достоверность предоставляемой информации

4.3. Форма доклада участников совещания, требующая оформления в виде презентации (доклада) регламентируется Порядком оформления документов, правил подготовки и проведения доклада, презентации (Приложение № 4)

4.4. В конце совещания, председатель совещания подводит итоги, принимает решение по проблемным вопросам и ставит задачи ответственным за их исполнение

4.5. По результатам совещания оформляется протокол совещания (Приложение № 2) с указанием формулировки порученных задач, исполнителей (ответственных) и сроков исполнения

— по совещаниям, проводимым Генеральным директором, протокол оформляется руководителем секретариата

— по совещаниям, созываемым руководителями (начальников) структурных подразделений, протокол оформляется ответственным секретарем совещания по назначению председателя совещания

5. ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ

Участники совещаний обязаны руководствоваться при проведении совещаний следующими правилами:

1. Всегда представлять только себя в своих высказываниях

2. Говорить «Я» вместо «Мы», то есть брать на себя полную ответственность за то, что говоришь

3. Вопросы задавать по существу рассматриваемой темы, с отражением причины постановки вопроса и его значения

4. Всегда выражать мнение по рассматриваемой проблеме

5. Высказывать только свое подлинное мнение

6. Говорить не о поступках и мыслях, а о собственном восприятии этих поступков и мыслей

7. При обсуждении проблемы делать акцент не на поиске виновных или причин недостатков, а на определении путей выхода из критической ситуации

8. При выработке решений использовать системный подход, предполагающий учитывать многообразие взаимосвязанных факторов (организационных, экономических, психологических, экологических и других последствий)

9. Использовать консенсус в качестве основного принципа принятия решений. (Консенсус – метод принятия управленческих решений на основе общего согласия и отсутствие принципиальных возражений у большинства заинтересованных лиц)

10. Придерживаться следующих правил критики:

— критика только после адекватного понимания автора;

— отношение к мысли автора, а не к личности;

— критика с приведением своих аргументов;

— критика возможна только с построением собственной альтернативной точки зрения;

— построение альтернативной точки зрения только по существенным моментам;

— контроль правильности соотнесения своей альтернативной версии с версией автора

11. Соблюдать тематические и процедурные рамки заседания:

— соответствие вопросов, замечаний, выступлений по теме рассматриваемого вопроса;

— целостность (законченность) изложения;

— логичность изложения частей высказывания;

— оптимальность степени обобщения в изложении

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ответственность (административная или материальная) за исполнение данного Положения возлагается на руководителей структурных подразделений, согласно принятых Положений и утвержденных приказов в организации

Приложение №1 Повестка совещания

Приложение № 2 Протокол совещания

Приложение № 3 График совещаний

Общество с ограниченной ответственностью «___________»
Общество с ограниченной ответственностью «_____________»

Номер страницы внизу

Номер страницы вверху

от края до колонтитула

шрифт : Times New Roman начертание : обычное размер ( кегль ): 12, 14 ( для крупных таблиц допускается 12)

масштаб : 100% интервал : одинарный смещение : нет

масштаб : 100% интервал : одинарный смещение : нет

Вкладка «Отступы и интервалы»

Вкладка «Положение на странице»

запрет висячих строк

Пример оформления формулы :

Приложение № 5 Лист решений

Источник