график трудовых отпусков образец рб

Составляем график отпусков

Трудовых кодексом установлен порядок предоставления трудовых отпусков. Планирование отпусков на следующий календарный год отражается в графике отпусков. Рассмотрим, какие существуют правила составления графика отпусков (далее – график). Напомним, что он составляется в начале каждого года. Сделать всё правильно поможет пошаговый алгоритм.

Шаг 1. Определяем срок составления графика отпусков.

Шаг 2. Определяем ответственных за составление графика отпусков.

Шаг 3. Составляем график отпусков.

Шаг 4. Согласовываем график отпусков.

Шаг 5. Утверждаем график отпусков.

Шаг 6. Знакомим работников с графиком отпусков.

Определяем срок составления графика отпусков

Определяем ответственных за составление графика отпусков

Для своевременной подготовки графика нанимателю целесообразно издать соответствующий распорядительный документ (приказ, распоряжение), устанавливающий порядок и сроки его разработки.

Составляем график отпусков

График может отражать периоды отпусков как всех работников организации, так и работников отдельных структурных подразделений.

Содержание графика — на усмотрение нанимателя.

В некоторых случаях дата начала отпуска определяется только по желанию работника без учета мнения нанимателя. Так, наниматель обязан учитывать желание отдельных категорий работников:

— о предоставлении отпуска в летнее или другое удобное для них время, а также в определенный период (например, для несовершеннолетних, инвалидов и др.) ;

Согласовываем график отпусков

Утверждаем график отпусков

Далее график представляется на утверждение руководителю организации. Руководитель может утвердить графики каждого структурного подразделения по отдельности путем проставления подписи и даты в грифе утверждения на самом графике либо подписать приказ, которым графики будут утверждены.

Знакомим работников с графиком отпусков

Читайте этот материал в ilex >>*
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник

Трудовой отпуск: как правильно оформить

Отпускной период — один из самых напряженных для кадровиков. Нужно не только вовремя уведомить работников о начале трудового отпуска, но и правильно и своевременно подготовить необходимые документы. Рассмотрим оформление отпусков работников.

График отпусков

На заметку
Иной срок может быть установлен коллективным договором, соглашением либо согласован нанимателем с профсоюзом.

До утверждения нанимателем график отпусков подлежит согласованию с профсоюзом, но только если это предусмотрено коллективным договором.

При составлении графика нанимателю необходимо:

— учесть мнение работника о времени его ухода в отпуск, если это не препятствует нормальной деятельности организации и реализации права на отпуск других работников;

В законодательстве нет обязательной формы графика отпусков. Есть только рекомендованная в УСОРД. Ее чаще всего и используют. Вместе с тем наниматель может дополнить рекомендованную форму графика отпусков или разработать свою. Тогда он самостоятельно определяет содержание графика.

Как правило, в графике отпусков указывается месяц, в котором работнику предоставляется отпуск, без даты его начала. Но вместо месяца можно проставить планируемую дату начала отпуска. Также иногда в графике указывают количество дней отпуска каждого работника, приходящееся на каждую часть отпуска, если он делится на части, или же даты начала и окончания каждой части отпуска.

Уведомление работника о начале отпуска

Если в графике указана конкретная дата начала отпуска, то требовать от работника заявление о предоставлении отпуска не стоит. Ведь в данном случае такое заявление, по сути, будет дублировать то, о чем стороны уже договорились.

Если же в графике указан только месяц предоставления отпуска, а дата его начала не определена, то нужно, чтобы работник заблаговременно написал заявление на трудовой отпуск. В заявлении ему следует указать дату начала отпуска. Срок подачи заявления на отпуск законодательством не установлен. На практике работник подает такое заявление, как правило, за две недели до даты начала отпуска. Также целесообразно затребовать от работника соответствующее письменное заявление, если очередной отпуск по его просьбе предоставляется работнику в другое время.

Уведомить работника о дате начала отпуска можно следующими способами:

— направить ему отдельный документ — уведомление;

— ознакомить его с приказом, иным распорядительным документом (распоряжением, решением) о предоставлении отпуска или запиской об отпуске под подпись.

Оформление приказа о предоставлении отпуска

На заметку
Уполномоченное должностное лицо нанимателя — руководитель (его заместители) организации (ее обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), иной работник, которым нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений, или иное лицо, которому такое право предоставлено законодательством.

В приказе стоит отразить следующие сведения:

— Ф.И.О., должность (профессию) работника, которому предоставляется трудовой отпуск, наименование структурного подразделения, в котором он работает;

— количество предоставляемых календарных дней отпуска;

— указание на составные части трудового отпуска с продолжительностью (например, основной отпуск — 24 календарных дня, дополнительный отпуск за работу по контракту — 5 календарных дней, дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день — 3 календарных дня);

— даты нахождения работника в трудовом отпуске;

— рабочий год, за который трудовой отпуск предоставляется.

После издания приказа о предоставлении трудового отпуска наниматель должен ознакомить с ним работника под подпись.

Оформление записки об отпуске

Помимо приказа предоставление отпуска может быть оформлено запиской об отпуске. Наниматель вправе самостоятельно выбрать, что оформлять в случае предоставления отпуска — приказ либо записку.

Законодательство содержит примерную форму записки об отпуске. Наниматель вправе, но не должен придерживаться ее. В любом случае в записке об отпуске целесообразно отразить те же сведения, что предлагает к заполнению примерная ее форма. Они аналогичны тем, которые мы рекомендовали для указания в приказе о предоставлении отпуска.

Когда возможна замена трудового отпуска денежной компенсацией, читайте в этой статье.

Отпускные

* по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex

Источник

Трудовой отпуск и порядок его расчета

Ольга Васильевна Сбитнева, заместитель начальника
отдела надзора за соблюдением законодательства
о труде Минского областного управления
Департамента государственной инспекции труда
Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь

Отпускная кампания в любой организации начинается в начале каждого календарного года.

Документом, определяющим порядок предоставления трудового отпуска каждому работнику, является график отпусков на календарный год.

При планировании трудовых отпусков наниматель может учесть мнение работников
о начале трудового отпуска, но вместе с тем обязан соблюдать требования законодательства о труде о порядке и сроках предоставления трудовых отпусков работникам.

В статье рассмотрены основные вопросы, связанные с предоставлением трудового отпуска, а также алгоритм его расчета на конкретных примерах.

Рабочий год. Смещение рабочего года

Для каждого работника со дня приема на работу определяется рабочий год, который по продолжительности равен календарному году.

Причем наниматель должен предоставлять трудовые отпуска всем работникам независимо от должности, занятости и т.д.

Статьей 164 ТК определено, что в рабочий год, за который предоставляется трудовой отпуск, включается фактически отработанное время, к которому приравнено:
— время, которое работник не работал, но за ним согласно законодательству или коллективному договору сохранялись прежняя работа и заработная плата либо ему выплачивалось пособие по государственному социальному страхованию, за исключением времени отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста
трех лет;
— время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года;
— время оплаченного вынужденного прогула;
— другие периоды, не отвечающие перечисленным условиям, но в отношении которых законодательством или коллективным договором, соглашением предусмотрено включение их в рабочий год.

Согласно ст. 165 ТК в случае, если сумма периодов, включаемых в рабочий год, меньше 12 полных календарных месяцев, рабочий год работника сдвигается на недостающее время, т.е. происходит смещение конца рабочего года на недостающий период вперед.

Таким образом, обеспечивается отработка работником полного рабочего года, дающего право на получение трудового отпуска. В данной ситуации, полагаем, целесообразно указать на смещение рабочего года в приказе (распоряжении) нанимателя.

График отпусков
Согласно ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, который согласовывается с профсоюзом (в случае его наличия), если такое согласование предусмотрено коллективным договором, и утверждается нанимателем.

При этом следует помнить, что график трудовых отпусков составляется на календарный год с учетом рабочего года каждого работника, утверждается не позднее 5 января или иного срока, установленного коллективным договором, соглашением либо согласованного нанимателем с профсоюзом.

График отпусков должен быть доведен до сведения всех работников.

Ознакомление с графиком отпусков может быть проведено под подпись, что обезопасит нанимателя в случае, если работник заявит о неознакомлении с графиком.

При планировании трудовых отпусков дата начала трудового отпуска определяется по договоренности между работником и нанимателем.

Таким образом, составление графика отпусков на текущий календарный год является законодательно определенной обязанностью нанимателя.

Следует отметить, что законодательством не установлена обязанность либо запрет на внесение нанимателем изменений и (или) дополнений в график трудовых отпусков.
В связи с этим, по мнению автора, наниматель вправе самостоятельно определить, вносить ли при необходимости такие изменения и (или) дополнения в график.

Перенос или продление трудового отпуска
Право работника на перенос или продление трудового отпуска в течение текущего рабочего года предусмотрено ст. 171 ТК, содержащей исчерпывающий перечень оснований для переноса или продления трудового отпуска работника.

Так, трудовой отпуск может быть продлен или перенесен:
1. при временной нетрудоспособности работника;
2. при наступлении срока отпуска по беременности и родам;
3. в случае привлечения работника к выполнению государственных обязанностей с правом на освобождение от работы;
4. при совпадении трудового отпуска с отпуском в связи с обучением (если работник оформил такой отпуск перед трудовым отпуском или во время последнего после получения вызова учреждения образования);
5. в случаях невыплаты работнику в установленный срок заработной платы за время отпуска;
6. с согласия сторон, а также в других случаях, предусмотренных законодательством или коллективным договором.

Законодательством не предусмотрен порядок оформления продления трудового отпуска. Указанное уведомление нанимателя, как правило, включает и просьбу о продлении или переносе трудового отпуска (его части) на определенный срок и может быть осуществлено как в письменной (в форме заявления), так и в устной форме. При этом целесообразно оформление именно в письменной форме, даже если изначально между работником и нанимателем была достигнута устная договоренность (например, если работник находится в больнице), которую также целесообразно письменно закрепить после выхода работника на работу.

Как правило, наниматель на основании полученного уведомления или устной договоренности оформляет продление или перенос трудового отпуска (его части) соответствующими приказами (распоряжениями).

Приведем пример
Наниматель издал приказ о предоставлении трудового отпуска работнику. Работник был уведомлен о начале трудового отпуска за 15 календарных дней, однако до его начала заболел. Окончание периода временной нетрудоспособности неизвестно.

Работник обязан уведомить нанимателя о причине отсутствия на работе и времени продления отпуска, то есть в данной ситуации сообщить о времени наступления и окончания временной нетрудоспособности.

Таким образом, за несколько дней до начала отпуска нанимателю необходимо поинтересоваться у работника, будет ли листок временной нетрудоспособности закрыт до наступления трудового отпуска.
В случае если период временной нетрудоспособности будет продолжаться и при этом уже наступит дата начала трудового отпуска, то нанимателю следует отменить приказ о предоставлении работнику трудового отпуска.

В дальнейшем вопрос о предоставлении трудового отпуска будет решен по договоренности сторон с учетом желания работника о переносе отпуска на другое время текущего рабочего года.

Отзыв из отпуска. Компенсация неиспользованной части трудового отпуска

Довольно часто в силу производственных причин наниматель вынужден отзывать работников (например, руководителей структурных подразделений) из отпуска.

Компенсировать неиспользованную часть отпуска можно следующим образом :
— по договоренности между работником и нанимателем предоставить в течение текущего рабочего года;
— по желанию работника присоединить к отпуску за следующий рабочий год;
— по соглашению между работником и нанимателем компенсировать в денежной форме.

Кроме того, фактически может получиться, что отпуск будет разделен на три части. Однако в связи с тем, что такое разделение обусловлено производственной необходимостью, превышение установленного ч. 1 ст. 174 ТК количества частей отпуска не будет являться нарушением законодательства.

Приведем на конкретных примерах алгоритм расчета предоставления трудовых отпусков.

Пример 1
Работник принят на работу 01.10.2016. В марте 2017 г. он прогулял 3 дня, в феврале
2017 г. ему был предоставлен социальный отпуск без сохранения заработной платы
на 5 календарных дней.

Согласно графику отпусков на 2017 год работнику запланирован трудовой отпуск
с 01.04.2017. Поскольку он с момента приема на работу не отработал 6 месяцев, наниматель принял решение предоставить работнику трудовой отпуск пропорционально отработанному времени. Как рассчитать количество дней трудового отпуска пропорционально отработанному времени за рабочий год с 01.10.2016 по 30.09.2017
при условии, что общая продолжительность трудового отпуска работника составляет
32 календарных дня: основной отпуск 24 календарных дня + 7 календарных дней дополнительного отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями
труда + 1 календарный день за работу по контракту?

Так, с 01.10.2016 по 31.03.2017 количество дней, включаемых в рабочий год работника, составляет:
в октябре 2016 г. – 31 календарный день;
в ноябре 2016 г. – 30 календарных дней;
в декабре 2016 г. – 31 календарный день;
в январе 2017 г. – 31 календарный день;
в феврале 2017 г. – 28 календарных дней (т.к. согласно нормам п. 3 ч. 1 ст. 164 ТК время предусмотренных законодательством или коллективным договором отпусков без сохранения заработной платы, если эти отпуска не превышают 14 календарных дней в течение рабочего года, приравнивается к фактически отработанному времени и включается в рабочий год);
в марте 2017 г. – 28 календарных дней (исключаем из подсчета 3 дня прогула).

31 + 30 + 31 + 31 + 28 + 28 = 179 календарных дней работник отработал за период
с 01.10.2016 по 31.03.2017.

179 календарных дней / 29,7 календарного дня (среднемесячное количество
дней) = 6,02 месяца (0,02 месяца x 29,7 календарного дня = 0,59 дня — остаток дней, составляющий менее 15 календарных дней, из подсчета исключается) = 6 месяцев.

32 календарных дня / 12 месяцев = 2,66 дня.

2,66 дня x 6 месяцев = 15,96 календарного дня (десятые, равные 0,5 и больше, округляются до 1 дня) = 16 календарных дней — продолжительность трудового отпуска пропорционально отработанному времени.

Пример 2
Работник был принят на работу 10.12.2015. Нанимателем в графике отпусков на 2016 год работнику трудовой отпуск был запланирован на август 2016 г. (без определения конкретной даты). По заявлению работника ему была предоставлена часть трудового отпуска продолжительностью 14 календарных дней в мае 2016 г., оставшаяся часть –
в декабре 2016 г. В графике отпусков на 2017 год трудовой отпуск запланирован на июль 2017 г. По заявлению работника часть трудового отпуска продолжительностью
10 календарных дней предоставлена в июне 2017 г. Когда наниматель обязан был предоставить оставшуюся часть трудового отпуска?

Согласно ч. 1 ст. 168 ТК очередность предоставления трудовых отпусков устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем.

Статьей 170 ТК определена обязанность нанимателя по ежегодному предоставлению трудовых отпусков работникам, а также возможность его переноса.

Так, в исключительных случаях, когда предоставление полного трудового отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальной деятельности организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенос части отпуска на следующий рабочий год. Причем оставшаяся часть трудового отпуска не может быть менее четырнадцати календарных дней и предоставляется до окончания текущего рабочего года. Переносимая часть трудового отпуска по желанию работника присоединяется к отпуску за следующий рабочий год или используется отдельно.

На основании изложенного наниматель обязан предоставить работнику оставшуюся часть трудового отпуска до конца его рабочего года либо по желанию работника предоставить отпуск за пределами текущего рабочего года (отдельно или совместно с отпуском за следующий рабочий год).

Рабочий год работницы после выхода из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет

После выхода работницы из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет наниматель сталкивается с вопросом, необходимо ли ей смещать рабочий год.

В соответствии со ст. 165 ТК наниматель обязан сдвигать рабочий год на недостающее время, в том числе после выхода работника из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, в том случае, если сумма периодов, включаемых в рабочий год, составит менее 12 полных календарных месяцев.

Это связано с тем, что в рабочий год согласно п. 2 ч. 1 ст. 164 ТК не включается время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет.

Приведем пример расчета рабочего года работницы после выхода ее из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет в целях предоставления трудового отпуска.

Рабочий год работницы — с 01.04.2014 по 31.03.2015. С 07.09.2014 по 12.06.2017 работница находилась в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста
трех лет.

Начало нового рабочего года с учетом смещения можно определить следующим образом:
1) определяем количество календарных дней с дня начала рабочего года до дня предоставления отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет
(с 01.04.2014 по 06.09.2014): 30 (апрель 2014 г.)+ 31 (май 2014 г.) + 30 (июнь 2014 г.)
+ 31 (июль 2014 г.) + 31 (август 2014 г.) + 6 (сентябрь 2014 г.) = 159 календарных дней;
2) подсчитываем количество дней, которое необходимо отработать до полного рабочего года (12 месяцев): 365 календарных дней (количество дней в 2014 году) —
159 календарных дней = 206 календарных дней;
3) определяем дату окончания рабочего года: 13.06.2017 (дата выхода работницы из отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет) + 206 календарных дней = 05.01.2018.
Таким образом, новый рабочий год работницы с учетом его смещения на время отпуска по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет — с 01.04.2014
по 05.01.2018.

Источник

Составление графика трудовых отпусков

Составление графика трудовых отпусков

Материал подготовлен с использованием

правовой информации по состоянию

на 12 декабря 2013 г.

Согласно ст. 150 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК), отпуск – освобождение от работы по трудовому договору на определенный период для отдыха и иных социальных целей с сохранением прежней работы и заработной платы в случаях, предусмотренных ТК. Трудовые отпуска предназначаются для отдыха и восстановления работоспособности, укрепления здоровья и иных личных потребностей работника. Трудовой отпуск предоставляется за работу в течение рабочего года (ежегодно) с сохранением прежней работы и среднего заработка. Под прежней работой понимается выполнявшаяся до отпуска работа у того же нанимателя, по той же специальности, должности и квалификации на том же рабочем месте.

Согласно ч. 1 ст. 170 ТК наниматель обязан предоставлять работнику трудовой отпуск, как правило, в течение каждого рабочего года (ежегодно).

Трудовые отпуска планируются и предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления трудовых отпусков. Очередность предоставления работникам отпусков устанавливается графиком трудовых отпусков.

График трудовых отпусков – локальный нормативный правовой акт, который обязателен для исполнения и работниками, и нанимателями. График трудовых отпусков утверждается нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работниками в случае отсутствия профсоюза. График отпусков составляется на календарный год и утверждается не позднее 5 января.

Вправе ли наниматель установить другой срок составления и утверждения графика отпусков?

Да. Согласно ч. 2 ст. 168 ТК коллективным договором, соглашением либо нанимателем (по согласованию с профсоюзом) может быть установлен иной срок составления и утверждения графика трудовых отпусков.

График трудовых отпусков доводится нанимателем до сведения работников (под подпись).

График трудовых отпусков составляется совместно сотрудниками кадровой службы (назначенным приказом нанимателя лицом, ответственным за ведение кадровой работы) и руководителями структурных подразделений. Сотрудник кадровой службы (назначенное приказом нанимателя лицо, ответственное за ведение кадровой работы) должен информировать руководителей структурных подразделениях об особенностях составления графика трудовых отпусков в соответствии с требованиями трудового законодательства Республики Беларусь.

Во избежание халатности при составлении графика отпусков желательно издать приказ о проведении работы и назначении ответственных.

Закрытое акционерное общество «Авангард»

О разработке графика отпусков

В целях соблюдения законодательства о трудовых отпусках работников

1. Специалисту по кадрам Михайловой М.М. совместно с главным инженером Петровым П.П., главным бухгалтером Романовой Р.Р., начальником транспортного участка Васильевым В.В.:

1.1. разработать график трудовых отпусков работников ЗАО «Авангард» на 2014 год (далее – график трудовых отпусков), срок – до 26.12.2013;

1.2. при разработке графика трудовых отпусков руководствоваться ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь;

1.3. график отпусков представить на утверждение 27.12.2013.

2. Секретарю Сидоровой С.С. ознакомить работников ЗАО «Авангард» с графиком трудовых отпусков под подпись, срок – до 31.12.2013.

Директор Матвеев М.М.Матвеев

Форма графика трудовых отпусков содержится в подсистеме «Документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска» УСОРД, код по ОКУД 0224130001.

Источник