кадровое делопроизводство в беларуси образцы документов

Кадровые документы в РБ: основные вопросы делопроизводства

Отношения наниматель-работник регулируются кадровыми документами. В небольших компаниях функцию делопроизводителя и специалиста по кадрам часто берет на себя либо руководитель, либо бухгалтер.

Ведение кадрового делопроизводства можно разделить на несколько направлений:

Как видите, для грамотного ведения кадров нужно хорошо ориентироваться во многих сферах работы компании. Плюс к этому, кадровые вопросы регулируются законом, за нарушение которого на компанию может налагаться штраф.

Специалисты компании «Консалт», готовы взять на себя всю работу по ведению кадров и делопроизводству.

Какими законодательными актами регулируется ведение кадровых документов в РБ

Почему кадровые документы обязательно оформлять по определенным требованиям?

Зачем нужно вести кадровые документы?

Какие основные кадровые документы существуют в Республике Беларусь

Оформление кадровых документов в организации требует определенных ресурсов и времени. Но так как обязанность нанимателя вести и хранить документы кадрового производства прописана в законодательных актах, каждая фирма в РБ должна вести кадровую работу с документами.

Оформление приема на работу сотрудников

Трудовые контракты и договоры

Трудовой контракт – это первый документ, который подписывает наниматель и работник. Составляется два экземпляра договора: один хранится в отделе кадров, а другой – у сотрудника.

Типы договоров, закрепляющих трудовые отношения:

Если после заключения договора меняются условия труда, то это обязательно оформляется документально – чаще всего приложением.

Важно! Иногда работодатели вместо трудового контракта заключают договор подряда, чтобы сэкономить на отчислениях в ФСЗН. Но учтите, что если проверка выявит нарушения, то на руководителя организации может быть наложен штраф.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме сотрудника на работу издается на основании трудового договора или контракта.

Личное дело сотрудника

Представляет собой папку со всеми данными о сотруднике: копия диплома об образовании, характеристики, трудовой договор, трудовая книжка.

Трудовая книжка

В трудовую книжку работодатель заносит информацию о трудовом стаже работника. Если при приеме на работу у сотрудника нет трудовой книжки, то наниматель обязан ее завести.

Договор о материальной ответственности сотрудника

Если в процессе работы вы доверяете сотруднику ценное имущество, мы советуем задокументировать этот. Так в случае причинения ущерба, работник будет обязан его возместить.

Перечень общих кадровых документов

Внутренние правила трудового распорядка

Этот кадровый документ содержит сведения о порядке приема сотрудников на работу и об увольнении, о длительности рабочего дня, графике (посменный, скользящий, фиксированный), перерывах, системе премирования.

Штатное расписание

В штатном расписании перечисляются все штатные единицы. Документ описывает структуру предприятия, все его подразделения с указанием должностей и численностью работников, а также с размерами полагающейся должностям заработной платы.

График отпусков

График отпусков составляет раз в год не позднее пятого января. Все сотрудники должны быть ознакомлены с документом под подпись.

Положение об оплате труда и выплате премий

Данное положение разрабатывается для каждой фирмы индивидуально. Способ выплаты заработной платы, размер окладной части, надбавки, размер премий и основание для их начисления – все это описывается в положении об оплате труда. Документ закрепляется приказом руководителя.

Табель учета рабочих дней

Записи в табеле ведутся помесячно. Если у сотрудника гибкий график, то можно просто вписывать в табель количество отработанных часов в месяц.

Должностная инструкция

В должностной инструкции перечисляются все обязанности, возложенные на работника. Документ помогает более эффективно контролировать выполнение работы сотрудником и решать спорные вопросы.

Журнал учета личных дел и журнал движения трудовых книжек

Эти документы нужны для контроля движения кадровых документов. Например, когда увольняемый работник получает на руки трудовую книжку, он должен расписаться в специальном журнале.

Образцы некоторых документов кадрового делопроизводства

Трудовой договор

Договор о материальной ответственности сотрудника

Резюме

Ведение кадрового делопроизводства – это не просто отчетность «для галочки». Грамотное ведение кадрового учета позволяет руководителю компании уверенно себя чувствовать во время проверок государственных органов. Кроме того, кадровые документы позволяют решать спорные ситуации между нанимателем и его работниками.

Мы советуем уделять достаточное внимание оформлению кадровых документов. Выбирайте для ведения кадрового делопроизводства профессиональных сотрудников. Или поручите ведение кадров компании «Консалт».

Источник

Проверяем кадровую документацию своими силами

Кадровая документация в организации должна вестись в установленном порядке. Однако на практике зачастую допускаются ошибки. Для того, чтобы проверить порядок ведения кадрового делопроизводства в организации, можно:

— привлечь внешних специалистов (внешний аудит);

— провести проверку самостоятельно (внутренний аудит).

Внутренний аудит потребует для организации наименьших денежных затрат. Рассмотрим, какие основные действия следует предпринять, чтобы его провести.

Шаг 1: ПРИНИМАЕМ РЕШЕНИЕ О ПРОВЕДЕНИИ АУДИТА

Аудит кадровых документов проводится с целью проверки их соответствия требованиям законодательства. Как правило, наниматель решает провести аудит, когда в нем возникает необходимость. Обычно его проводят:

перед государственной проверкой;

при смене руководителя организации или кадровой службы;

в случае изменения законодательства и т.д.

Шаг 2: ОФОРМЛЯЕМ ПРИНЯТОЕ РЕШЕНИЕ

— задачи и цели проведения аудита;

— сроки проведения аудита.

Наниматель сам устанавливает период, за который проводится аудит кадровой документации. Зачастую такой срок зависит от причины проведения аудита. Это может быть и несколько дней, и несколько недель, и даже несколько месяцев.

— состав комиссии, которая будет проводить аудит, и ее полномочия.

Наниматель определяет круг лиц, которые будут проводить аудит кадровых документов. Для этого обычно создается специальная комиссия. Как правило, в комиссию входит не менее 3 человек, включая председателя. В ее состав могут включаться: инспектор по кадрам, юрисконсульт, бухгалтер по заработной плате, специалист по охране труда и т.п.;

— срок подготовки отчета (заключения) об итогах проведения аудита.

Шаг 3: ОПРЕДЕЛЯЕМ ОБЪЕМ ПРОВЕРЯЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

На этой стадии, как правило, составляется план проведения аудита. Если ранее в организации проводились проверки кадровых документов, то комиссия может проанализировать их материалы. Комиссия определяет объем документации, которая будет проверяться. Заранее составляется список документов, подлежащих проверке. К ним, как правило, относятся документы, которые должны быть в организации в обязательном порядке:

Шаг 4: ПРОВОДИМ АУДИТ

Рассмотрим основные моменты, на которые следует обратить внимание при проверке отдельных кадровых документов.

— не противоречить друг другу (например, устанавливать одинаковую систему оплаты труда, режим рабочего времени и пр.);

— оформляться в соответствии с законодательством. Для инструкций по охране труда установлены требования к структуре и содержанию: определены главы, которые должны быть включены, а также установлено, что в них следует отразить ;

— не ухудшать положение работников организации по сравнению с законодательством о труде и др.

Проверка трудовых договоров (контрактов).

Один из экземпляров заключенного с работником трудового договора (контракта) остается и хранится у нанимателя. Проверяя трудовые договоры (контракты), следует обратить внимание на наличие в них:

всех обязательных сведений и условий ;

Проверка личных дел.

Анализируя личные дела, следует обратить внимание:

— на последовательность включения в них документов;

— наличие в них обязательных документов.

Отметим, что личное дело должно формироваться в следующей последовательности.

Проверка приказов по личному составу.

Типичными нарушениями, встречающимися в таких документах, являются:

— отсутствие или неверное оформление реквизитов. Например, зачастую приказам присваивается неверный регистрационный индекс (литера «к» вместо «л» и наоборот). Нередко в приказах отсутствует основание, допускаются ошибки в расстановке пунктов, оформлении текста (шрифт, табуляция и пр.) и т.д.;

— ошибки в содержании приказа. На практике часто допускаются такие ошибки, как объединение вопросов по личному составу и по основной деятельности в одном приказе, неверное употребление оснований для увольнения (например, в приказе об увольнении вместо «по собственному желанию» пишут «по инициативе работника» и наоборот) и др.

Проверка трудовых книжек.

Распространенными ошибками в трудовых книжках, в частности, являются:

несоответствие наименования должности (профессии) работника выпуску ЕКСД (ЕКТС), трудовому договору и штатному расписанию;

несоответствие даты записи приказу или иному документу, на основании которого она внесена;

неверное внесение исправлений;

отсутствие необходимых записей (о переводе и т.д.) и др.

Шаг 5: ПОДВОДИМ РЕЗУЛЬТАТЫ АУДИТА

По окончании аудита комиссией составляется отчет (заключение). В нем целесообразно отразить:

Если в ходе аудита выявляются нарушения, наниматель, как правило, назначает лицо, ответственное за их устранение. Виновных лиц наниматель может привлечь к ответственности,, направить на обучение и др. В то же время лица, не допустившие ошибки, могут быть поощрены за хорошую работу, например, премированы.

Источник

Кадровый учет и делопроизводство: опыт, проблемы, решения

Валентина Вацлавовна Филиппович

В любой организации существуют документы по кадровому учету. На насущные вопросы, возникающие при их оформлении и ведении, ответила Валентина Вацлавовна Филиппович.

Работник представляет трудовую книжку в очень плохом состоянии (есть жирные пятна, оторван кусочек листа и т.п.). Как поступить нанимателю?

В такой ситуации нанимателю при приеме трудовой книжки целесообразно попросить работника написать пояснение с указанием всех ее недостатков. Например, можно указать, что в трудовой книжке N ХХХХ серии ХХ на странице 3 стоит жирное пятно, страница номер 5 разорвана и склеена скотчем, на странице 9 ребенком нарисован домик. Данное пояснение, подписанное работником, поможет нанимателю в дальнейшем избежать со стороны работника претензий из-за плохого состояния трудовой книжки.

Обязан ли работник писать заявление с просьбой выдать ему трудовую книжку?

Законодательством данная обязанность за работником не закреплена. Однако нанимателю стоит попросить работника написать такое заявление. Это в будущем поможет нанимателю избежать претензий в ситуации, если выяснится, что работник уже имел трудовую книжку.

В какой срок нужно уведомлять орган по труду, занятости и социальной защите, если в организации появилась вакансия?

Является ли вакансией должность работницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет, и должность, на которой сотрудник работает на условиях совмещения?

Соответственно, должность работницы, находящейся в отпуске по уходу за ребенком до достижения им трех лет, не является вакансией, а должность (профессия), на которой работник трудится на условиях совмещения, — это вакансия.

Как правильно вшить вкладыш в трудовую книжку?

Кто несет ответственность за правильное формирование и хранение личных дел работников?

Обязан ли экономист, который переводится на должность бухгалтера, представить нанимателю справку о прохождении предварительного профилактического наркологического осмотра?

Надо ли нанимателю утверждать применяемую в организации форму личной карточки работника?

Обязательно ли наличие в приказах по личному составу визы юридической службы (юрисконсульта)?

Можно ли в приказах о приеме на работу, переводе, увольнении использовать в реквизите «Заголовок к тексту» формулировку «По личному составу»?

В случае если в одном приказе оформляется и прием, и увольнение сотрудников, возможно в заголовке использовать формулировку «Об увольнении и о приеме на работу».

Обязан ли наниматель по запросу работника выдать ему характеристику?

Как можно компенсировать неиспользованную часть отпуска в случае отзыва из него?

— предоставлена в течение текущего рабочего года;

— присоединена к отпуску за следующий рабочий год;

Может ли наниматель по заявлению работника, имеющего III группу инвалидности, установить ему полный рабочий день?

В данной ситуации наниматель может рекомендовать работнику обратиться в соответствующее учреждение здравоохранения для пересмотра ИПРИ. И только после внесения в нее соответствующих изменений установить работнику полный рабочий день.

Кто должен принимать меры по сбору документов, подтверждающих стаж работы работника в случае утраты трудовой книжки?

Это зависит от того, кто виноват в ее утрате.

Можно ли при переводе на другую должность у того же нанимателя установить работнику предварительное испытание?

Источник

Кадровое делопроизводство

Прием на работу в любом учреждении дошкольного образования – достаточно объемная процедура, при которой происходит оформление множества документов и требуется осуществить ряд действий руководителю. Неудивительно, что ошибки в данном случае не редкость. Поэтому мы сейчас разберем своеобразный чек – лист по приему на работу, а также развернутый алгоритм, чтобы руководителю соблюсти сроки приема на работу и надлежащим образом составить необходимые документы.

Алгоритм действий руководителя учреждения дошкольного образования по приему сотрудников на работу:

Этап 1. Разработка локальных нормативных правовых актов, необходимых при оформлении приема на работу.

Этап 2. Подача объявления о вакансии.

Этап 3. Действия предшествующие заключению трудового договора (контракта).

(проверьте подлинность предъявленных документов; перенесите необходимые сведения в личную карточку; при оформлении личных дел снимите с документов копии и поместите их в формируемое дело)

Шаг 2. Истребуйте от работника заявление о приеме на работу.

Шаг3. Направьте потенциального работника на прохождение обязательного медицинского осмотра.(приложение 2)

Шаг 4.Ознакомьте работника под роспись с порученной работой, условиями и оплатой труда и разъясните его права и обязанности.(п.2 ч.1 ст.54 ТК)

Шаг 5. Ознакомьте работника под роспись с коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка.

Шаг 6.Проведите вводный инструктаж по охране труда (п.4 ч.1ст.54 ТК).

(см.программу вводного инструктажа)

ЭТАП 4. Заключение трудового договора (контракта) и оформление приема на работу

Шаг 7. Оформите трудовой договор (контракт).

(составить текст контракта, подписать его, зарегистрировать трудовой договор, передать работнику его экземпляр ; включить экземпляр в личное дело)

Шаг 8. Оформите заключение трудового договора приказом о приме на работу.

(оформить приказ о приеме на работу; подписать приказ;, предоставить приказ о приеме на работу под роспись; включить экземпляр приказа о приеме на работу в личное дело)

Шаг 9.Заключите договор о полной материальной ответственности (с материально ответственными лицами)

Шаг 11. Выдайте работнику расписку о том, что вы получили от него трудовую книжку.

Шаг 12.Зарегистрируйте движение (поступление) трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Шаг 13.Внесите в трудовую книжку запись о приеме на работу.

Шаг 14. Оформите личную карточку работника.

Шаг 15.Оформите при необходимости личное дело.

(поместите в дело заверенные копии документов работника; оформите автобиографию, оформите личный листок по учету кадров и поместите его в дело; оформите внутреннюю опись личного дела; зарегистрируйте личное дело)

Шаг 16. При необходимости оформите документы по воинскому учету.

Шаг 18.Включите сведения о работнике в табель учета использования рабочего времени.

ЭТАП 5.

Этап 6. Передача дел и материальных ценностей

Шаг 20.Проведите инвентаризацию ( при необходимости)

Шаг 21.Передайте дела и документы

ЭТАП 7. Обучение и доступ к самостоятельной работе

Рабочие принятые или переведенные на работы с повышенной опасностью либо имеющие перерыв в выполнении указанных работ более одного года, к самостоятельной работе допускаются после прохождения стажировки и последующей проверки знаний по вопросам охраны труда.

Руководитель учреждения утверждает по согласованию с профкомом перечень профессий работников, которые должны проходить стажировку, и устанавливает продолжительность ее проведения в зависимости от квалификации работников и видов выполняемых работ, но не менее двух рабочих дней.

Стажировка проводится при приеме на работу после прохождения работником первичного инструктажа на рабочем месте по охране труда. Рабочие во время стажировки выполняют работу под руководством назначенных приказом руководителя учреждения дошкольного образования непосредственных руководителей работ ( завхоза, шеф-повара). С приказом руководители стажировки и рабочие, проходящие стажировку, должны быть ознакомлены по роспись.

Шаг 23.Проверьте знания по охране труда.(оформить протокол, выдать удостоверение).

После прохождения стажировки рабочие должны пройти проверку знаний

по вопросам охраны труда в комиссии с оформлением протокола проверки знаний. (форма протокола пост.от 30.12.2008 № 210 ). Прохождение стажировки подтверждается подписями лиц, проводивших и прошедших стажировку.

Допуск рабочих к самостоятельной работе осуществляется руководителем структурного подразделения (завхоз, шеф-повар) и оформляется записью в последней графе журнала регистрации инструктажа по охране труда: «Знания проверил, допуск к работе произвел». Далее ставится подпись руководителя структурного подразделения и дата.

Заключаем контракт.

Что нужно помнить руководителю учреждения дошкольного образования при заключении контрактов

Приказ — это правовой акт, издаваемый ру­ководителем учреждения дошкольного об­разования, действующим на основе единонача­лия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. В зависимости от содержания приказы делят­ся на три вида: приказы по основной деятель­ности, приказы по личному составу, приказы по административно-хозяйственной деятельности.

Сроки хранения приказов в учреждениях дошкольного образования

Каждый вид приказов имеет свои сроки хра­нения:

1) по основной деятельности — постоянно (в учреждениях, являющихся источниками ком­плектования государственных архивов, негосу­дарственных организациях, у индивидуальных предпринимателей) или 10 лет (в учреждениях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов) 2 ;

2) по личному составу, которые, в свою очередь, делятся на две подгруппы, — 3 года после прове­дения налоговыми органами проверки соблюде­ния налогового законодательства 3 и 75 лет 4 (во всех учреждениях дошкольного образования);

3) по административно-хозяйственной деятель­ности — 5 лет после проведения налоговыми орга­нами проверки соблюдения налогового законода­тельства 5 (во всех организациях).

В пределах каждой из указанных групп при­казов в течение делопроизводственного (кален­дарного) года приказам присваиваются отдель­ные порядковые номера начиная с 1.

Аналогичное правило действует и в отноше­нии приказов по административно-хозяйствен­ной деятельности — к их порядковым номерам также добавляются соответствующие литеры, например «ад» или «ахд». К регистрационным номерам приказов по основной деятельности до­полнительные поисковые признаки (литеры, циф­ры), как правило, не добавляются. Добавление к порядковым номерам приказов этой группы со­кращений типа «од» («основная деятельность») является излишним.

Во избежание путаницы к порядковым но­мерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» (к прика­зам 75-летнего срока хранения) или «л»

Как правило, приказы по основной деятель­ности издаются по вопросам:

· создания, реорганизации или ликвидации учреждения образования;

· утверждения (изменения) структуры и штат­ной численности, штатного расписания; сокращения штатной численности и (или) штата работников;

· создания структурных подразделений;

· создания коллегиальных и совещательных органов, комиссий;

· установления режима работы учреждения образования и внесения изменений в него;

· утверждения (изменения) локальных норма­тивных актов учреждения образования (ин­струкций, правил, положений, регламентов);

· утверждения внутренних типовых форм до­кументов учреждения образования; аттестации персонала;

· распределения зон ответственности между работниками учреждения образования; планирования деятельности учреждения обра­зования, а также осуществления контроля за деятельностью (отчетность);

· информационного и документационного обе­спечения деятельности учреждения образо­вания и т.д.

· о создании коллегиальных и совещательных органов, постоянных или временных комис­сий в учреждениях образования;

· о проведении аттестации работников;

· о планировании деятельности;

· о контроле за деятельностью (отчетности);

· об установлении режима работы и внесении изменений в него и др.

Круг вопросов, по которым издаются при­казы по основной деятельности, в значитель­ной степени определяется задачами и функ­циями деятельности, правами и обязанностями учреждения дошкольного образования, его орга­низационно-правовой формой и другими осо­бенностями.

Приказ по основной деятельности оформля­ется на общем бланке формата А4 или на специ­альном бланке для приказа.

Государственные организации обязаны использовать гербовые бланки и оформлять реквизиты общего бланка продольным способом на двух государственных языках.

В соответствии с Указом Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. № 357 «Об упорядочении изготовления и ис­пользования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь» с последующими изменениями и дополнениями.

Как оформляется заголовок приказа по основной деятельности?

Заголовок приказа по основной деятельно­сти выражается с помощью предлога «о» («об») и отглагольного существительного в предложном падеже.

Примеры оформления заголовков приказа

О проведении аттестации руководителей и специалистов.

О создании экспертной комиссии.

О проведении инвентаризации основных фондов.

Об утверждении должностных инструкций работникам отдела кадров.

Согласно п. 99 Инструкции по делопроизвод­ству 2 текст приказа по основной деятельности, как правило, состоит из двух частей: констати­рующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели, за­дачи и причины издания приказа. Как правило, констатирующая часть приказа начинается с абзаца словами «в связи», «в целях» и т.п.

Если приказ издается на основании или во ис­полнение нормативного правового акта Респуб­лики Беларусь или распорядительного докумен­та вышестоящей организации, то в констатиру­ющей части дается ссылка на этот документ с указанием его наименования (в именительном падеже), даты регистрационного индекса и за­головка, а в отдельных случаях и краткого содер­жания документа.

Если распорядительная часть приказа не нуждается в обосновании, констатирующая часть может отсутствовать.

Пример оформления констатирующей части приказа

В соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от…№…»О…».

Основание: постановление Совета Министров Республики Беларусь от…№…

Распорядительная часть приказа по основ­ной деятельности начинается словом «ПРИКА­ЗЫВАЮ», которое печатается прописными бук­вами от границы левого поля, без кавычек и без разрядки (пробелов между буквами). Перед распорядительным словом знаки препинания ставятся в зависимости от синтаксической связи с констатирующей частью.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министер­ства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с последующими изменениями и дополнениями (далее — Инструкция по делопроизводству).

Текст распорядительной части приказа начи­нается с новой строки с абзаца.

Если исполнение приказа предполагает вы­полнение различных по характеру действий, то намеченные мероприятия излагаются по пун­ктам.

Каждый пункт приказа строится по схеме: • исполнитель (конкретное должностное лицо или структурное подразделение, указывается в дательном падеже);

• предписываемое действие, выраженное глаго­лом в неопределенной форме;

• срок исполнения (рекомендуется указывать на отдельной строке).

Если одному или нескольким исполнителям предписывается выполнить ряд действий с раз­ными сроками исполнения, то в отдельном пункте (пунктах) указывается исполнитель (исполнители), а подпунктами определяются действия и сроки.

Оформление распорядительной части приказа

2.Заместителю заведующего по основной деятельности Е.А.Кисель;

2.1. Разработать типовое положение об аттестации руководителей и специалистов учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

2.2. Разработать инструкцию о порядке исчисления стажа работы по специальности (в отрасли) работников учреждений Государственной архивной службы Республики Беларусь.

Для приказов по основной деятельности с большим количеством пунктов текст распоря­дительной части может оформляться в виде таблицы:

Распорядительная часть приказа заканчива­ется, как правило, указанием должностного лица, структурного подразделения или органа, ответ­ственного за контроль исполнения документа или конкретных пунктов документа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Формулировки в виде «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» не допускаются.

Руководителям учреждений дошкольного образования необходимо знать, что в случае отмены приказом ранее изданного распорядительного или организационного документа (его отдельных вложений) в приказе даётся ссылка на отменяемый документ или его пункты с указанием даты этого документа, его регистрационного индекса и заголовка.

Признать утратившим силу приказ заведующего от …№… «О…».

Как оформлять приложения к приказам по основной деятельности?

Отметка о наличии приложения как отдель­ный реквизит в приказах по основной деятель­ности не оформляется. Указание на наличие при­ложения дается в тексте приказа, например:

• если приложение одно — «согласно приложе­нию», «(см. приложение)», «по прилагаемой форме» и т.д.;

• если приложений несколько — «(приложе­ние 1)», «(приложение 2)», «согласно прило­жению 1», «согласно приложению 2» и т.д. При наличии нескольких приложений они

нумеруются арабскими цифрами и в тексте при­каза при ссылке на приложение указывается его номер.

Как необходимо визировать приказы?

Согласно п. 61, 100 Инструкции по делопро­изводству проекты приказов подлежат визирова­нию исполнителями и заинтересованными долж­ностными лицами.

Перечень лиц, визирующих проект приказа, определяется руководителем учреждения дошколь­ного образования исходя из его содержания и тре­бований нормативных правовых актов. Перечень лиц, визирующих проект приказа, зависит от орга­низационной структуры, а также существующего в учреждении дошкольного образования разгра­ничения компетенции.

Обязанности по визированию проектов при­казов закрепляются в локальных нормативных правовых актах учреждения дошкольного образо­вания (инструкции по делопроизводству, должно­стных инструкциях работникам, табеле унифи­цированных форм документов и т.д.).

Первым, как правило, визирует проект при­каза исполнитель, т.е. должностное лицо, его под­готовившее.

Это важно!

При несогласии визирующих с содержа­нием приказа или отдельными его положе­ниями заинтересованное лицо визирует проект документа с замечаниями. Заме­чания излагаются на проекте документа ниже даты визирования. При значитель­ном объеме замечания излагаются на от­дельном листе, а на проекте документа указывается: «Замечания прилагаются». Отказываться от визирования проекта при­каза запрещено.

Пример оформления виз и замечаний к приказу

Заместитель заведующего по основной деятельности

С проектом не согласна. Замечания прилагаются

Визы проставляются ниже реквизита «Под­пись» на лицевой стороне последнего листа пер­вого экземпляра приказа слева.

Проекты приказов также допускается визи­ровать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

Подписание приказа руководителем учреждения дошкольного образования

Согласованный проект приказа (с замечани­ями визирующих лиц, если они имеются, и за­ключением составителя на замечания) представ­ляется на подпись руководителю учреждения дошкольного образования, от имени которого он издается.

Право подписи приказа определяется в уста­ве (положении) учреждения дошкольного обра­зования, иных локальных нормативных право­вых актах.

Во всех ли случаях необходимо ознакомление с приказом работников учреждения дошкольного образования?

Факт ознакомления работника (работников) с приказом документируется при помощи отметки об ознакомлении, проставляемой работником (работниками) на последнем листе приказа и содержащей слова «С приказом ознакомлен (а, ы)», собственноручную подпись работника (работников), расшифровку подписи и дату ознакомления с документом.

С приказом ознакомлен Иванов О.В. Иванов

Вместо указанной отметки факт ознакомле­ния может документироваться на отдельном ли­сте ознакомления. Составление листа ознаком­ления целесообразно в случае отсутствия необ­ходимого места на самом документе. Указанная форма листа ознакомления при необходимости может быть дополнена графой «Должность ра­ботника».

Источник