как дать право на редактирование в гугл документе

4 классных способа открыть доступ к Google-таблице

Здравствуйте мои дорогие. Сегодня поговорим о том, как открыть доступ к гугл таблице. Я уже несколько лет работаю фрилансером. И некоторые проекты требуют использования в работе табличных документов. При этом исправления в таблицу должны вносить сразу несколько человек.

И мы с моей командой поняли, что Excel плохо подходит для таких целей. Но в Google Документах есть некоторые ограничения, поэтому предлагаю разобраться в этом вопросе.

Хочется отметить, что Google Таблицы имеют большие возможности. Однако многие люди ограничиваются примитивом. Поэтому советую вам записаться на курс “Excel + Google Таблицы с нуля до PRO”. Там опытные наставники помогают разобраться с функционалом на все 100%.

Чтобы было комфортно проходить обучение, нужно запастись подходящим музыкальным сопровождением.

Все сделали? Ну, тогда включаем музыкальное сопровождение и начинаем.

Как открыть доступ к Гугл таблице: с чего начать процесс открытия доступа

Чтобы открыть доступ к документу, его необходимо запустить, чтобы информация была доступна на экране компьютера. Есть два варианта. Первый, это запуск веб-версии сервиса, второй приложение на мобильном телефоне.

Открываем сервис Гугл Таблицы на компьютере

Работа на компьютере осуществляется только через веб-браузер. И стоит отметить, что в ближайшее время не планируется разрабатывать программное обеспечение для компьютеров.

Предлагаю рассмотреть возможности открытия сервиса в браузере компьютера. Пример я буду приводить на базе Google Chrome.

Это очень хорошая программа, но все данные оседают в кэше и забивают память устройства. Поэтому нужно взять за привычку делать очистку регулярно. А как это сделать я рассказал в одной из статей моего блога.

При условии того, что вход в систему не был уже выполнен ранее, то придется выполнить процесс авторизации. Для этого нужно ввести логин и пароль.

Хочу вам дать один совет. На просторах интернета я нашел лучший курс изучения MS Office и инструментов Google. Вы спросите, кому он подойдет? Наиболее полезным будет полезен маркетологам.

Закончив обучение, вы сможете показывать товар с лучшей стороны, подходит для составления маркетинговых планов и коммерческих предложений. Кроме этого, на анализ данных не будет затрачиваться большое количество времени.

Попав на страницу, на которой располагаются ваши документы можно их легко открыть.

Однако сервис упрощает нам жизнь и позволяет выполнить сортировку по дате открытия. То есть если вы работали с документом недавно, он будет находиться в самом верху списка.

Кроме вышесказанного, допускается открыть таблицу в отдельной вкладке.

Как открыть доступ к Гугл таблице для редактирования

В результате появится дополнительное окно.

Для добавления конкретного человека в список нужно знать его электронную почту.

Теперь вы легко можете открывать Гугл таблицы и допускать в них своих партнеров. Но нужно грамотно все настроить.

Для того чтобы воспользоваться Гугл Таблицами можно использовать не только Google Chrome, но и Яндекс Браузер. Читайте, как попасть в интернет через программу от Яндекс.

Как открыть доступ к Гугл таблице с телефона

На мобильных телефонах открыть доступ к таблице еще проще. Тут уже разработчики заморочились и сделали специальное приложение. Устанавливается оно из магазина Google Play.

Для того чтобы открыть доступ открываем таблицу и выполняем следующее:

Заключение

Кто бы мог подумать, что прогресс достигнет таких высот, что два человека, находящиеся в разных частях света смогут одновременно работать в одном документа.

Чтобы стартапы приносили только радость, нужно иметь хотя бы начальные знания, предназначенные для работы с таблицами. Их можно получить на курсе Excel + Google-таблицы для решения бизнес-задач.

Вот и все что я хотел сказать тебе по существу темы статьи. А теперь мне нужно откланяться.

Источник

Как предоставить и отозвать разрешение на редактирование документов Google на мобильных устройствах и в Интернете

Google Docs — отличный инструмент для написания длинных документов. Вы можете создавать полноценные документы, включая изображения и другую графику, присутствующую в Microsoft Word, но вы также можете позволить другим редактировать ваши документы. Не знаете, как дать разрешение на редактирование документа Google Docs своим друзьям или коллегам? Ознакомьтесь с пошаговыми инструкциями по предоставлению и отзыву разрешения на редактирование в Документах Google на ПК, Android, iPhone и iPad.

В этом посте мы рассмотрели, как работают разрешения на совместное использование в Документах Google, а затем пошли инструкции по предоставлению, изменению или удалению разрешений на редактирование на мобильных устройствах и компьютерах.

Как работают разрешения на совместное использование Документов Google

Вы можете поделиться своим документом Google Docs двумя способами. Во-первых, документ может быть предоставлен нескольким избранным людям, только добавив их адрес электронной почты. Этот тип называется ограниченным. Во-вторых, любой, у кого есть ссылка на документ, может просмотреть файл. Разрешения на редактирование в обоих случаях зависят от того, что вы установили вручную, как показано в этом сообщении.

Что касается разрешений на просмотр и редактирование, их можно разделить на три типа:

Поэтому вам нужно установить разрешение на совместное использование Документов на Редактор, если вы хотите, чтобы другие редактировали документ.

Начнем сначала с ПК, а затем с мобильных устройств.

Как дать разрешение на редактирование документов Google на ПК

Поскольку к документу Google Docs можно предоставить доступ двумя способами, действия по предоставлению или аннулированию разрешения на редактирование немного отличаются. Итак, мы рассмотрели это отдельно.

Метод 1. Предоставьте разрешение на редактирование документов Google только избранным пользователям.

Шаг 1: Откройте документ Google Docs, разрешение которого вы хотите изменить.

Шаг 2: Когда документ откроется, нажмите кнопку «Поделиться» вверху. Вы также можете нажать «Файл»> «Поделиться» в верхней строке меню.

Шаг 3: Откроется всплывающее окно совместного доступа. Если вы предоставляете разрешение на совместное использование в первый раз, вам следует выбрать способ предоставления общего доступа к файлу.

Если вы хотите, чтобы к файлу имели доступ только несколько человек, убедитесь, что в разделе «Получить ссылку» выбрано значение «Ограничено».

Шаг 4: Затем добавьте идентификаторы электронной почты людей, с которыми вы хотите поделиться документом, в поле «Добавить людей и группы».

Шаг 5: Когда вы вводите адрес электронной почты, появляется раскрывающийся список. Щелкните по нему и выберите «Редактор». Наконец, нажмите кнопку «Отправить». Вы можете изменить или отозвать разрешение позже, как показано ниже.

Кончик: Нажмите на переключатель «Настройки» во всплывающем окне совместного использования, если вы не хотите, чтобы пользователи с разрешением на редактирование изменяли разрешения или предоставляли общий доступ к документу.

Как отозвать или изменить разрешение на редактирование для выбранных пользователей

Откройте документ Google Docs и нажмите кнопку «Поделиться» вверху.

Откроется всплывающее окно обмена. Здесь вы можете увидеть имена людей, с которыми вы поделились файлом. Щелкните раскрывающийся список рядом с идентификатором электронной почты пользователя, чтобы изменить разрешение — выберите «Читатель» или «Комментатор». Если вы не хотите, чтобы пользователь даже просматривал файл, нажмите «Удалить». Наконец, нажмите кнопку «Сохранить».

Кончик: Ознакомьтесь с нашим подробным руководством по добавлению комментариев и управлению ими в Документах Google.

Метод 2: предоставить разрешение на редактирование документов Google для всех пользователей

Нажмите кнопку «Поделиться» в верхней части документа Google Docs. Если вы хотите, чтобы кто-либо, у кого есть ссылка, имел разрешение на редактирование, нажмите «Изменить на всех, у кого есть ссылка» в разделе «Получить ссылку».

Затем щелкните раскрывающийся список «Средство просмотра» и выберите «Редактор». Нажмите кнопку «Сохранить». Скопируйте ссылку и поделитесь ею.

Примечание: Любой пользователь Интернета, у которого есть доступ к ссылке, может редактировать ваш документ, если для него установлено разрешение «Редактор». Убедитесь, что вы делитесь ссылкой только с доверенными пользователями.

Как отозвать или изменить разрешение на редактирование для всех пользователей на ПК

Чтобы отозвать разрешение, нажмите кнопку «Изменить» в разделе «Получить ссылку», который появляется при нажатии кнопки «Поделиться» в документе.

Щелкните раскрывающийся список «Редактор», чтобы изменить разрешение на «Читатель» или «Комментатор». Если вы хотите предоставить доступ к документу только нескольким избранным, щелкните раскрывающийся список рядом с «Всем, у кого есть ссылка» и выберите «Ограничено». Нажмите кнопку «Готово», чтобы сохранить изменения.

Как дать разрешение на редактирование документов Google на Android, iPhone и iPad

Шаг 1: Откройте документ Google Docs.

Шаг 2: Нажмите на значок «Поделиться» вверху. Либо нажмите на трехточечный значок и выберите «Поделиться и экспортировать»> «Поделиться».

Кончик: Внизу вы увидите, как к файлу предоставлен доступ.

Шаг 3: По умолчанию разрешение установлено на Ограниченное. Поэтому вам нужно будет ввести адреса электронной почты, с которыми вы хотите поделиться документом. Нажмите на раскрывающийся список под адресом электронной почты, чтобы выбрать редактор. Нажмите кнопку «Отправить».

Если вы хотите, чтобы кто-либо, у кого есть ссылка, просматривал и редактировал файл, щелкните текст, написанный в разделе «Кто имеет доступ» внизу. Если к файлу еще не предоставлен доступ, вы увидите сообщение «Не предоставлен доступ» В противном случае вы увидите изображения профилей пользователей, которым предоставлен доступ к файлу.

Нажмите «Изменить» в разделе «Только добавленные пользователи могут открывать по этой ссылке». Выберите «Редактор» из списка, если вы хотите, чтобы кто-либо, у кого есть ссылка, редактировал документ.

Как отозвать или изменить разрешение на редактирование для Документов Google на мобильных устройствах

Откройте нужный документ и нажмите на значок «Поделиться». Нажмите на область под разделом «У кого есть доступ».

К отозвать разрешение на редактирование для выбранных пользователей нажмите «Редактор» под адресом электронной почты. Выберите Viewer или Commenter из списка.

Чтобы отозвать разрешение на редактирование для всех, нажмите «Изменить» в разделе «Все в Интернете, у кого есть эта ссылка, могут редактировать». Выберите Читатель или Комментатор.

Разрешить осторожно

Как упоминалось ранее, если вы выбираете параметр «Любой, у кого есть ссылка, может редактировать», убедитесь, что предоставили доступ к файлу только доверенным пользователям. Кроме того, только 100 человек могут одновременно работать (просматривать, редактировать или комментировать) с документом Google Docs. Если вы хотите, чтобы одновременно работало больше людей, вам следует опубликовать файл.

Следующий:

Вы напортачили с различными настройками Документов Google? Узнайте, как сбросить настройки Google Документов по следующей ссылке.

Источник

Самый подробный гайд по возможностям Google Docs

Полезные функции сервиса Google Документы

Расскажем о полезных функциях Google Docs, которые способны существенно облегчить работу с документами.

Работа в офлайн

Google Docs предоставляют полезную возможность просматривать и редактировать документы, даже если соединение с интернетом отсутствует. Если вы отредактировали какой-либо документ, то изменения сохраняться сразу же после того, как связь появится.

Чтобы активировать данную возможность нужно войти в настройки, для этого кликните по значку « Главное меню », которое находится справа в верхней части главного окна документов и имеет вид трёх полосок. В появившемся окне передвиньте мышкой переключатель « Офлайн режим » во включенное положение. После этого вам нужно будет установить расширение для браузера Chrome под названием « Google Документы офлайн ». После выполнения всех указанных действий можно будет работать с документами даже тогда, когда подключение к интернету будет отсутствовать.

Структура и навигация

Google Docs позволяет легко создавать понятную и чёткую структуру документа и облегчает навигацию по нему.

Чтобы указать, что данная строка является заголовком, выделяем её или устанавливаем на нее курсор и выбираем, какому уровню структуры она соответствует.

Чтобы увидеть структуру документа, если она не отображается, нужно кликнуть по значку « Показать структуру документа », которая имеет форму квадратика. Чтобы структура больше не отображалась, нажмите на стрелочку, которая появится на месте значка « Показать структуру документа ». Кроме этого управлять отображением структуры документа можно с помощью пункта меню « Показать структуру документа », находящегося в меню « Вид ».

Чтобы удалить элемент из структуры требуется нажать на крестик, расположенный рядом с ненужным заголовком.

Добавление закладок

Чтобы иметь возможность в любой момент найти нужное место в тексте документа в Google Docs или показать его другому пользователю, можно добавить закладку. Чтобы добавить закладку нужно установить курсор мыши в нужное место, открыть меню « Вставка » и выбрать строку « Закладка ». После этого появится ссылка на нужное место, которую можно будет скопировать, сохранить и отправить другому пользователю.

Расширенный поиск

С помощью функции расширенного поиска можно не только найти требуемую информацию в документе. Она также позволяет найти нужные данные на вашем Google Диске или в интернете. Чтобы воспользоваться расширенным поиском нужно в меню « Инструменты » выбрать раздел « Расширенный поиск », или воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+I.

Совместный доступ

Одной из самых популярных возможностей, которые предоставляет платформа Google Docs для работы с документами это совместный доступ. Благодаря данной функции можно не отправлять разным людям один и тот же документ, а разрешить им редактировать, комментировать его прямо на Google Диске. Чтобы настроить совместный доступ нужно кликнуть по синей кнопке « Настройки доступа », которая находится в правом верхнем углу окна. После этого нужно будет ввести имя документа, под которым оно будет храниться Google Диске.

В результате предыдущего действия у вас появится окно, состоящее из двух частей — верхней и нижней. В верхней части окна вы можете дать доступ отдельным пользователям. Для этого нужно ввести его e-mail адрес в поле « Добавьте пользователей или группы ». После этого указанному пользователю придёт соответствующее оповещение. Данный способ удобен, если вы хотите дать доступ одному человеку или небольшому количеству людей.

Если же доступ к документу нужно предоставить достаточно большому количеству пользователей, то можно кликнуть по ссылке « Разрешить доступ всем, у кого есть ссылка ». Когда ссылка появится на экране, её нужно будет скопировать и отправить тем, кому необходимо предоставить доступ.

Редактирование

Если вы предоставляете доступ к документу всем, у кого есть соответствующая ссылка, то по умолчанию, любому приглашенному пользователю будет предоставлен уровень доступа « Читатель », то есть он сможет только ознакомиться с документом. Существуют ещё два уровня доступа: « Комментатор » и « Редактор ». Они отличаются тем, что редактор может изменять текст как ему нравится, а комментатор может комментировать и предлагать возможные правки. Чтобы изменить права доступа, предоставляемые по умолчанию нужно кликнуть по выпадающему меню справа и выбрать необходимый уровень доступа.

Комментирование

Пользователи с правами доступа « Комментатор » могут оставлять свои замечания и предлагать правки. Чтобы это сделать нужно, выделить то место в документе, которое нужно прокомментировать и кликнуть по значку « Добавить комментарий », который появится справа. Также можно кликнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту и выбрать в контекстном меню опцию « Комментарий ».

Внесение правок

В режиме редактирования нет возможности вносить в документ правки, но можно предложить правки. В этом случае текст, который вы предлагаете, будет выделен зелёным цветом, к нему также можно будет добавить комментарии. Если редактор примет комментарии, то предложенный комментатором текст займёт своё место.

История изменений

В сервисе Google Docs все внесенные в документ правки автоматически сохраняются. Чтобы их увидеть нужно зайти в меню « Файл », выбрать « История версий » и щёлкнуть по пункту « Смотреть историю версий ». Также можно воспользоваться клавиатурной комбинацией Shift+Ctrl+Alt+H.

Как отправить Гугл документ по почте

Как известно все сервисы Google интегрированы между собой, в том числе и Google Docs. Поэтому чтобы отправить документ по электронной почте нужно сделать всего несколько щелчков мышью, при этом не нужно будет даже закрывать документ. Нужно только открыть меню « Файл » перейти в категорию « Электронная почта » и выбрать пункт « Отправить по эл. почте ». После этого потребуется ввести электронный адрес получателя, ввести тему письма и добавить текстовое сообщение, если это необходимо. Также можно выбрать формат, в котором будет отправлен документ, по умолчанию используется формат PDF.

Скачивание файла

Иногда может потребоваться загрузить документ на жёсткий диск своего компьютера. Для этого нужно зайти в меню « Файл », нажать « Скачать » и выбрать формат, в котором требуется сохранить документ.

Работа с картинками

Инструмент для работы с картинками, встроенный в сервис Google Docs, по своим функциональным возможностям, кое в чём, даже превосходит аналогичный инструмент из Microsoft Word. Для добавления рисунка требуется зайти в меню « Вставка », перейти в раздел « Изображение » и выбрать способ загрузки. Можно выбрать один из вариантов: со своего ПК, найти в интернете, выбрать из хранящихся на вашем Google Диске, а также можно сделать фотографию камерой, подключённой к вашему компьютеру, и сразу добавить её в документ. После добавления рисунка его можно редактировать: корректировать яркость, контрастность и цвет, регулировать прозрачность и добавлять текст.

Горячие клавиши

Сервис Google Docs поддерживает использование горячих клавиш. Чтобы посмотреть их список необходимо в меню «Справка» выбрать нижний пункт « Быстрые клавиши » или использовать клавиатурную комбинацию «Ctrl»+«/». Далее мы перечислим наиболее часто используемые «горячие клавиши».

Навигация

Для навигации используются следующие комбинации клавиш:

Форматирование текста

Для работы с текстом потребуются следующие комбинации клавиш:

Используйте свои стили

В Google Docs можно изменить заданные по умолчанию стили форматирования. Для этого нужно набрать слово требуемым шрифтом, после чего в выпадающем меню выбора стилей выберите нужный, наведите на него курсор мыши и когда сбоку появится строка « Обновить стиль » кликните по ней.

Персональный словарь

Если система проверки орфографии подчёркивает какое-то слово как написанное с ошибками, то его можно добавить в ваш личный словарь. Чтобы это сделать достаточно перейти в меню « Инструменты », затем в раздел « Грамматика и орфография » и выбрать пункт « Пользовательский словарь ». В новом окне введите слово, которое вы хотите добавить в свой персональный словарь, и нажмите « Добавить ».

Автоматическая замена

В Google Docs также имеется функция автоматической замены. Для её вызова перейдите в меню « Инструменты » кликните по строке « Настройки ». В открывшемся окне перейдите на вкладку « Замены » и укажите, что, на что нужно заменить.

Переводите документы

Для перевода документа на другой язык нужно открыть меню « Инструменты » и выбрать пункт « Перевести документ ». После этого потребуется выбрать язык, на который нужно перевести документ и нажать кнопку « Перевести ».

Используйте галерею шаблонов

Google Docs включает в себя галерею шаблонов, которые можно использовать.

Автоматическая вставка содержания

Оглавление можно добавить несколькими кликам мышкой. Для этого устанавливаем курсор мыши в том месте документа, где должно находиться оглавление, переходим в меню « Вставить » и выбираем пункт « Оглавление ». Есть два типа оформления оглавлений, можно выбрать тот, который лучше подходит именно вам.

Дополнительные плагины

Кроме этого возможности платформы Google Docs можно расширять с помощью дополнений. Чтобы их установить нужно открыть меню « Дополнения » и кликнуть по пункту « Установить дополнения ». После этого вы попадёте в Google Workspase Marketplace, где в окне поиска потребуется ввести название необходимого приложения. После окончания поиска кликаете по иконке выбранного дополнения и нажимаете кнопку « Установить ».

В качестве примера приведём несколько популярных дополнений:

Пожалуйста, оставьте ваши отзывы по текущей теме материала. За комментарии, отклики, лайки, подписки, дизлайки огромное вам спасибо!

Источник