как исправить запись в журнале учета движения трудовых книжек
Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей
Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.
Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Оформление книги учета
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.
Правила заполнения регистра
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.
Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.
Если в журнале допущена ошибка
Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:
Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:
Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.
Что делать, если нужно исправить запись в книге учета трудовых книжек?
Каждый документ должен в обязательном порядке принадлежать к определенному архиву или картотеке. Бланки строгой отчетности также занимают свою нишу в организационном делопроизводстве. Оформление, выдача трудовых книг и вкладышей в них фиксируется в специальных учетных регистрах движения этих документов. В любом деле могут происходить всевозможные ошибки. Дабы избежать таких ситуаций, попытаемся разобраться, как исправить запись в книге учета трудовых книжек.
Чтобы изучить этот вопрос более детально, для начала необходимо разобраться, что собой представляет книга учета трудовых книжек.
Строгая отчетность
Помимо оформления и выдачи документов, нужно каждый из них зарегистрировать в указанном законом порядке. Для трудовых документов законодательно создан и утвержден особый регистр – Книга учета движения трудовых книжек предприятия. Ее можно сравнить с Главной книгой в бухгалтерском учете любой организации или предприятия. Такой журнал должен быть у любого работодателя: юридического лица или ИП.
Еще несколько лет назад у ИП потребности в оформлении специального регистра не было. Это объясняется тем, что индивидуальные предприниматели до проведения реформ в трудовом законодательстве не выдавали своим подчиненным трудовые, а, следовательно, не заводили книги учета трудовых книжек. Сейчас все иначе.
Вести такую книгу обязаны:
Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек регламентирует перечень требований, которым должна отвечать книга учета:
Не стоит забывать, что такой документ рассчитан не на один год использования, поэтому, чтобы книга учета движения трудовых не «стерлась» за годы своей службы, можно отделать ее твердым переплетом. Таким образом, намного проще становится заполнять этот регистр. После истечения срока эксплуатации и передачи в архив именно твердый переплет защитит содержимое книги от влияния времени.
Записи, вносимые во время заполнения или хранения
Чтобы понять, как исправить запись в журнале учета трудовых книжек, рассмотрим, какие именно записи делаются в книге учета движения трудовых книжек.
Существует специальная утвержденная форма, согласно которой оформляется внешняя и внутренняя часть книги учета движения трудовых на предприятии. Когда книга оформляется впервые, необходимо указать дату начала заполнения. По истечении некоторого времени пустые страницы для записей заканчиваются, поэтому после внесения последней записи ответственное лицо проставляет дату окончания документа.
Ответственный сотрудник отдела кадров в эту учетную книгу вносит все записи о регистрации работников предприятия. К ним относят:
Важно: на каждом легальном предприятии, где трудится определенный штат сотрудников, каждый из которых имеет оформленную трудовую книжку, необходимо иметь и книгу учета движения трудовых книжек. Существует также дополнительный регистр, наличие которого на предприятии не является обязательным условием, – журнал регистрации трудовых договоров (книжек).
Как исправить ошибку в журнале регистрации
В этом документе, как ни странно, чаще всего допускают наибольшее количество ошибок. Законодательство РФ предусматривает наличие данного документа на предприятии, но не обязывает работодателя в лице юридического лица или в лице индивидуального предпринимателя вводить этот регистр в производственный документооборот.
Четко установленной формы заполнения журнала регистрации трудовых договоров нет. Однако этот документ включает в себя следующие записи:
Вернемся к первому пункту – номер по порядку. Как было сказано, данная графа самая проблемная. Все дело в том, что по неопытности, незнанию или невнимательности ответственный сотрудник кадровой службы вместо порядкового номера вносимой записи указывает номер документа: трудового договора, соглашения, трудовой, вкладыша в нее. Ясно, что номер «бумаги» никак не соответствует определенной хронологии событий в трудовой деятельности сотрудника. Единственным решением данной проблемы может стать только принудительное завершение записей в неправильном варианте журнала и оформление нового.
На последней странице журнала произвольно от руки делается следующая запись: «Данный журнал закрывается досрочно в связи с неправильным заполнением». Виновнику не стоит удивляться полученному дисциплинарному наказанию. Мероприятия, связанные с оформлением нового журнала, противозаконными не считаются.
Как делать исправления в книге учета
Если кадровый сотрудник не заводит журнал регистрации трудовых договоров, а ведает только книгой учета движения трудовых книжек на предприятии, то ему стоит знать основные правила. Если, кроме трудовой, сотрудник предъявил еще и вкладыш, то отдельную запись о последнем в книгу учета делать не стоит.
Книга движения трудовых на предприятии включает в себя следующие основные записи, во время внесения которых кадровик может допустить ошибку:
Как внести исправления в книгу движения трудовых книжек
Этот один из важнейших документов на предприятии/организации заполняется вручную ответственным сотрудником отдела кадров, которому, как любому человеку, свойственно иногда ошибаться. Всякую ошибку нужно исправлять.
Сейчас в законодательстве нет четких предписаний по поводу того, как исправлять ошибки в данном учетном регистре. На сегодняшний день имеются только рекомендации специалистов по данному вопросу.
Приведем самый яркий и распространенный вариант исправления ошибочных записей в вышеупомянутом регистре. Если по каким-либо причинам в записях последней была допущена ошибка, то следует поступать следующим образом:
Данный метод схож с корректурным способом исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета.
: Видео
Книга учёта движения трудовых книжек (ТК): как заполнять, подписывать и исправлять ошибки
Дата публикации материала: 15 октября, 2015 / Последнее обновление: 25 марта, 2020
Трудовая книжка, помимо того, что является беспрецедентной документационной ценностью, требует к себе пристального внимания со стороны специализированных структур.
Она имеет официальный статус документа повышенной отчётности. К ней применимы правила ведения, хранения и учёта, отражённые в трудовом законодательстве и принятые на самом высоком правительственном уровне.
Для того чтобы обеспечить надлежащий учёт движения трудовых, принято специальное постановление о ведении книги учёта (журнала) их движения. Его надлежащее ведение является также сферой повышенной ответственности работодателя. Помните, срок выдачи трудовой книжки при увольнении ограничен, а её выдача будет отмечена в журнале ведения трудовых книжек и приходно-расходной книге по учету трудовых книжек.
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.
Смысл и значение ведения журнала учёта движения ТК
Передача трудовой в результате трудоустройства должна давать работнику гарантию того, что этот важный документ действительно будет сохранён и возвращён в надлежащем виде после его увольнения.
Такая гарантия оказалась особенно необходимой в условиях массовых беспорядков, происходящих с книжками работников, устраивающихся к индивидуальным предпринимателям. Отсутствие ответственности за чужие документы показала, что их надлежащее хранение и ведение устанавливает самую низкую планку, а зачастую полностью аннулируется.
В результате, ценнейшие для владельца ТК сведения, утрачиваются безвозвратно. Суды вынуждены перегружать себя, занимаясь не своим делом и исполняя ответственность работодателя за принятый им документ, но утерянный или повреждённый.
Во избежание нелицеприятных прецедентов в отношении обращения с трудовыми книжками, работодатели обязаны отчитываться за факт их приёма, хранения и выдачи. Регистрация и отражение обозначенных фактов производится в специальном журнале.
Этот момент оказал значительное облегчение участи также тех работников, которые попали в сложную ситуацию и вынуждены восстанавливать свой трудовой стаж по всем организациям и предприятиям, где они работали. Выписки из книги учёта могут стать полноценным подтверждением того, что работник в действительности работал в этой организации.
Журнал учёта позволяет отражать наличие места нахождения ТК на соответствующем этапе трудовой деятельности лица. В силу этого журнал будет также весьма полезен работодателю, так как регистрация выдачи трудовой полностью снимает с него ответственность за чужой документ. А также подтверждает факт его выдачи.
Как заполнить книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них — читайте здесь.
Правила заполнения книги движения трудовых книжек
Регламентируется ведение журнала правилами, утверждёнными Постановлением Правительства России 16.04.2003 г. за № 225. В 6 главе они отражают необходимость в ведении и учёте ТК в «Журнале (книге) учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них». Это требование Правил подтверждается новой редакцией Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 г. за № 132.
Эти документы оглашают, что записи в Книге производятся при оперировании трудовой книжкой в случае:
В определённой степени записи, внесённые в журнал, дублируют основные сведения, внесённые в ТК. Также, многие правила, применимые для ведения книжек и вкладышей, вменяются в нормативы правил для ведения журнала.
Все записи ведутся аккуратно, внимательно и тщательно выверяются, а также должны полностью опираться на документальные источники. Записи также должны полностью соответствовать формулировкам трудовой и иным документам.
Ответственность за ведение журнала возлагается на работодателя. Он, в свою очередь, имеет возможность частично её делегировать лицу, уполномоченному на ведение ТК.
Главное, чтобы она была подготовлена соответствующим образом, по особой несложной технологии.
Учётные записи вносятся простой шариковой ручкой. Допустимый цвет: синий, фиолетовый, чёрный. Можно использовать чернила при условии их аккуратного применения.
Инструкция внесения записей
Если вы новичок в кадровом деле – вам нужно найти книгу учёта и, опираясь на записи, сделанные ранее, продолжать её вести. Имейте в виду, что новшеств или изменения алгоритма вписывания сведений не производилось, даже если последняя внесённая запись была сделана достаточно давно.
Не случайно, книга имеет твёрдый переплёт и наличие множества листов. Она рассчитана на то, что ею будут пользоваться на протяжении многих лет. По её окончании она ещё долго будет храниться в архиве.
Если же вы вновь открывшийся предприниматель – вам обязательно нужно завести эту книгу и вносить в неё регистрационные записи, начиная с первой, поступившей к вам трудовой. Если у вас на данный момент всего одна трудовая – ваша, это не снимает с вас ответственности за учёт трудовых.
Новый бланк журнала должен быть:
Титульный лист
Только после этого можно приступать к заполнению титульного листа. Не путайте его с титульным листом самой трудовой. Он должен содержать информацию о предприятии. Впишите наименование соответственно тому, как оно определяется в его правоустанавливающих документах на момент заполнения журнала.
Если вы индивидуальный предприниматель – впишите форму собственности, а далее свои фамилию, имя и отчество. Сведения должны совпадать с регистрационными и паспортными данными.
Следующий несложный момент в заполнении титульного листа – срок хранения. Однако у некоторых он вызывает сомнение. Ведь специалист кадровик или работодатель не могут заведомо просчитать число работников и их трудовых, которые будут вписываться в книгу учёта.
Однако если предположить, что документ по завершении должен продолжать храниться в архиве – то ситуация станет более понятной. Так в соответствии с Правилами, к начальной дате заполнения титульного листа журнала прибавьте ровно 75 лет и впишите этот датированный период в журнал.
Например, дата хранения: 15.10.2015-15.10.90 годы. Если вы индивидуальный предприниматель и у вас сравнительно маленький приток работников и движение трудовых – вы можете ограничиться пятьюдесятью годами хранения. В этом случае запись будет выглядеть приблизительно следующим образом: 15.10.2015-15.10.75 годы. 
После заполнения титульного листа нужно открыть разворот, предназначенный для внесения записей и сделать первую запись. Обратите внимание, что каждая трудовая учитывается достаточно подробно. Сведения о ней вносятся в 13 граф, которые содержатся в учётных формах журнала. Записи производятся следующим образом:
Внесение записей на первый взгляд является принципиально простым вопросом. Однако две последние графы у многих кадровиков вызывают разногласия. Главным вопросом является подпись уволившегося работника или уволенного по взысканию, если он лично не получил трудовой. В этом случае существуют следующие варианты распоряжения ею:
В каждом из случаев работник не получает её на руки. Некоторые кадровики расписываются в этой графе сами или дают расписаться лицу, получающему ТК как посредник. Однако это является нарушением, так как Правила (225) уведомляют, что уволенный работник ставит свою подпись за получение трудовой лично.
Если таковая возможность отсутствует – сделайте пометку о том, что трудовая выдана по доверенности, выслана или передана на хранение в архив. А подтверждающие документы вложите в личное дело уволенного лица.
Внесение исправлений
Следующий неоднозначный прецедент, отражающий нюансы тонкостей кадрового производства, это внесение исправлений. Помня о том, что журнал также как и ТК относится к документам повышенной отчётности, ни в коем случае не позволяйте себе:
Если вы случайно допустили ошибку или описку, даже в самых незначительных случаях запись нужно исправить в соответствии с допущенными нормативами. В данном случае нормативы исправления ошибок в журнале вы должны разработать самостоятельно, исходя из собственного удобства, и утвердить их локальным законодательным документом.
То есть, составьте приказ, в котором утвердите способ исправления ошибок. Опираясь на приказ, сделайте своего рода памятку, которую заверьте у руководителя предприятия и вложите в номенклатурные документы кадрового делопроизводства. Далее будете использовать его для внесения исправлений.
Правомерными могут быть лишь два варианта, один из которых вы можете выбрать для пользования:
Поэтому если вы совершили оплошность, заполняя титульный лист или первую, внесённую в журнал запись, вам придётся брать на себя ответственность и расходы, заменив бланк.
Заключение
Как показывает практика, трудовая инспекция начинает свой рейд с проверки журнала учёта трудовых книжек. Многие работодатели сетуют и считают эти проверки мелочными придирками, стремлением навязать штраф. Однако ситуация складывается несколько иначе.
Ведь это единственный источник, в котором дублируются данные трудовой. При их исчезновении по тем или иным причинам, восстановить информацию можно только при наличии Книги учёта движения ТК.
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
Если на работу приходит новый сотрудник с бумажной трудовой, он отдает ее в отдел кадров, и работодатель вносит в нее запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, с 2021 года бумажная трудовая на него не заводится, а сведения о работе ведутся в электронном виде.
Любой работодатель должен вести учет всех поступивших к нему книжек. Для этого ему необходимо назначить своим приказом уполномоченное лицо, которое и будет осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки трудовых и вкладышей к ним (п. 39 Порядка ведения).
Для осуществления такого учета нужно вести:
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021
Действующий с 01.09.2021 Порядок ведения трудовых книжек № 320н предписывает работодателям разработать формы книг по трудовым книжкам самостоятельно (п. 40 Порядка).
Нужно ли успеть утвердить новые журналы и перейти на них к 1 сентября и как быть со старыми книгами, которые еще не закончились? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Рекомендуем воспользоваться образцом книги, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Скачать его можно бесплатно, оформив пробный доступ к К+:
Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021
До 01.09.2021 действует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Если она вам нужна, можете скачать бланк и образец у нас на сайте:
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Правила заполнения формуляра смотрите в постановлении от 10.10.2003 № 69, которым он утвежден.
Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.
Итоги
С 1 сентября 2021 года формы книг по учету трудовых книжек разрабатываются работодателями самостоятельно. Ведение книг учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек и вкладышей к ним, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно.
Вопрос: Пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек. Как внести пропущенную запись? Может ли учреждение быть оштрафовано, если записи в книге идут не в хронологическом порядке? (информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2017 г.)
Пропущена запись в книге учета движения трудовых книжек. Как внести пропущенную запись? Может ли учреждение быть оштрафовано, если записи в книге идут не в хронологическом порядке?
Само по себе ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них не в хронологическом порядке не может являться основанием для привлечения работодателя к административной ответственности.
Однако в некоторых случаях это может свидетельствовать о наличии факта административного правонарушения, например, если в книге не была своевременно зарегистрирована трудовая книжка (вкладыш в нее), принятая или выданная работнику вновь.
В соответствии с ч. 1 ст. 2.1 КоАП РФ административным правонарушением признается противоправное, виновное действие (бездействие) физического или юридического лица, за которое настоящим Кодексом или законами субъектов Российской Федерации об административных правонарушениях установлена административная ответственность.
Как следует из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Информационный портал Роструда «Онлайнинспекция.РФ», октябрь 2017 г.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете подать заявку на получение полного доступа к системе бесплатно на 3 дня.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Текст материала опубликован на информационном портале Роструда «Онлайнинспекция.РФ» и размещен в Системе ГАРАНТ в соответствии с письмом Федеральной службы по труду и занятости (Роструда) от 02 июля 2015 г. N 2169-ТЗ.