как наладить учет договоров в организации
Как работать с реестром договоров по 44-ФЗ и 223-ФЗ
Реестры контрактов и договоров — это базы данных, которые ведет Федеральное казначейство. В первом содержатся сведения обо всех контрактах, заключенных в соответствии с 44-ФЗ, во втором — о договорах, заключенных по правилам 223-ФЗ. В 2021 году правила изменились.
Статья актуализирована экспертом Эллой Залужной
| Скачать образец реестра договоров по 44-ФЗ |
| Скачать бланк реестра договоров в excel |
| Скачать бесплатно образец журнала регистрации договоров с контрагентами в excel |
| Скачать бесплатно образец реестра договоров в excel по 223-ФЗ |
| Скачать постановление правительства № 1084 от 28.11.2013 с последними изменениями |
| Скачать приказ Минфина № 113н от 19.07.2019 |
Для чего нужны реестры: общие положения
Реестр договоров используется участниками договорного процесса для учета заключенных сделок и является инструментом внутреннего делопроизводства. Любая сделка после подписания регистрируется ответственными лицами. После того как договор поступил на регистрацию, ему присваивается уникальный номер, за которым он числится в организации.
Стандартной формы реестра договоров нет, поэтому каждая организация составляет его самостоятельно, исходя из своих потребностей и специфики деятельности. В реестр контрактов, заключенных заказчиками, включается такая информация:
С 01.07.2021 заработали новые правила ведения реестра договоров в связи со вступлением в силу постановления правительства № 1078 от 30.06.2021. Документ внес правки в ПП № 1084 от 28.11.2013. Основные из них:
Чем отличаются базы в закупках
Разберемся, что такое реестр контрактов и реестр договоров, как правильно вести их и чем они отличаются друг от друга.
Реестр договоров по 44-ФЗ — это база данных, в которой содержатся сведения обо всех соглашениях, которые заключены заказчиками в соответствии с нормами Федеральной контрактной системы. Обратите внимание, что правильно его называть реестром контрактов.
Остались вопросы? Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как работать с реестром контрактов в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.
Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .
В перечень, согласно нормам закона № 223, включаются сведения о соглашениях, заключенных отдельными видами юридических лиц в результате закупки по нормам ФЗ 223.
Вот где посмотреть реестр заключенных контрактов по 44-ФЗ: перечень размещен на сайте ЕИС, как и реестр по 223-ФЗ.
Есть установленные законом исключения. В Казначейство не подают информацию о закупках, которые составляют государственную тайну. Не включаются в перечень данные о закупках на сумму до 600 000 рублей и другие, определенные 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Обязанность направлять данные для учета соглашений по 44-ФЗ возложена на заказчиков (либо уполномоченных лиц) и на бюджетные учреждения, государственные и муниципальные предприятия. Данные в реестр договоров (образец по 223-ФЗ) вносятся заказчиком (либо уполномоченным лицом).
За нарушение порядка предоставления сведений предусмотрена административная ответственность.
Как внести сведения в базу по 44-ФЗ
Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Входите в нее через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.
Чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на кнопку «Сформировать информацию о контракте».
После того как откроется форма для заполнения регистрационных данных, исполнителю необходимо пошагово заполнить несколько вкладок.
Шаг 1. Общая информация.
На этой вкладке указываются сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы найдите соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.
Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.
Шаг 2. В блок «Общие данные» вносятся сведения о реквизитах документа, подтверждающего основание заключения контракта, основания для заключения контракта с единственным поставщиком или применения закрытого способа (при необходимости).
Здесь же указываются дата заключения, способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены), наличие авансирования и количество этапов исполнения соглашения.
Дата составления документа указывается автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на ошибки.
Шаг 3. Дополнительная информация. В этой вкладке надлежит указывать информацию об обеспечении исполнения контракта и об экономии при заключении энергосервисного соглашения.
Шаг 4. «За счет бюджетных средств» — вкладка, в которой указывается источник финансирования и код бюджетной классификации.
Шаг 5. «За счет внебюджетных средств» — аналогичная информация для соглашений, заключаемых по внебюджету.
Шаг 6. «Объект закупки» — сведения о предмете заказа из выбранной позиции плана-графика.
Шаг 7. Указываются сведения о поставщиках. Поля заполняются в соответствии с реестровыми записями в ЕГРЮЛ, ЕГРИП.
Шаг 8. В завершение необходимо заполнить вкладку «Документы». Для этого отсканируйте необходимые документы, если они оформлены на бумаге, и прикрепите файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), прикрепите файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы их можно было просмотреть с помощью общедоступного программного обеспечения.
Шаг 9. Вносимая информация и документы подписываются электронной подписью лица, которое действует от имени госзаказчика, и отправляются на контроль.
Вот где посмотреть реестровый номер контракта в ЕИС: номер сформируется автоматически после публикации информации о контракте и станет доступен для просмотра в перечне договоров.
С 13.11.2020 действует постановление правительства № 1799 от 07.11.2020, освободившее заказчиков, которые провели открытый конкурс по ч. 68 ст. 112 44-ФЗ, от обязанности передавать в реестр контрактов информацию о стране происхождения товаров, использованных при строительстве.
С 01.01.2021 вступил в силу приказ Минфина № 144н от 20.07.2020, который скорректировал порядок формирования информации и обмена информацией и документами между заказчиком и Казначейством для ведения реестра контрактов, которые заключены заказчиками. В частности, ввели ряд новых значений кодов и наименований при формировании информации о способе определения поставщика. Расширили перечень значений кодов и названий причины изменения условий контракта.
Напоминаем о действии постановления правительства № 1193 от 06.08.2020, которое скорректировало правила ведения реестра контрактов. Оно утвердило правило о том, что при положительном результате проверки в рамках п. 13 и 14 правил по постановлению правительства № 1084 от 28.11.2013 Казначейство формирует реестровую запись информации и документов, которые придется включить в реестр госконтрактов.
Кроме этого, постановление уточнило, что с 01.10.2020, если нет уведомления о соответствии установленным требованиям проекта контракта, который направляется участнику закупки без использования ЕИС (в закупках у единственного контрагента в ряде случаев), Казначейство при формировании реестровой записи ставит отметку о непроведении проверок:
08.03.2021 вступил в силу приказ Минфина № 5н от 21.01.2021, который уточнил порядок формирования и обмена информацией и документами между заказчиком и Казначейством для работы с реестром муниципальных контрактов в ЕИС. Установили, что с этой даты, формируя сведения об источнике финансирования, необходимо указывать, в числе прочего, код объекта капитального строительства или объекта недвижимого имущества, который сформирован в государственной интегрированной информационной системе управления общественными финансами «Электронный бюджет».
Информация о коде объекта указывается, в т. ч., если заключается госконтракт, предметом которого является приобретение объектов недвижимого имущества, подготовка проектной документации или выполнение инженерных изысканий, выполнение работ по строительству, реконструкции или капремонту, сносу объектов капстроительства (в т. ч. линейных объектов) и контрактов жизненного цикла, предусматривающих проектирование, строительство, реконструкцию, капремонт объекта капстроительства.
Определили, что в закупках товара, который поставляется при выполнении работ по строительству, реконструкции, капремонту, сносу объекта капстроительства, данные о стране происхождения такого товара формируются для товара, который, по законодательству, принимается заказчиком к бухучету как отдельный объект основных средств.
Сроки публикации и изменений по 44-ФЗ
Реестр ведется в электронном виде на портале «Электронный бюджет». При необходимости в личном кабинете сформируйте и распечатайте список контрактов. Нажмите на кнопку «Печатная форма реестра контрактов» на любой из вкладок, кроме «Подготовка информации». В форму попадают размещенные данные о контрактах, об изменениях, исполнении или расторжении. Данные группируются по принадлежности к уровню бюджета и выводятся в отдельных окнах браузера.
Срок направления сведений — 5 рабочих дней с даты заключения, изменения, расторжения или исполнения контракта, приемки товаров (работ, услуг) (ч. 3 ст. 103 44-ФЗ).
Вот где посмотреть реестр исполненных контрактов по 44-ФЗ: такие данные содержит перечень договоров. Для просмотра сведений отфильтруйте данные по признаку «Исполнение завершено».
Заказчик обязан в течение одного рабочего дня внести исправления, если Казначейством выявлены ошибки при проверке. В противном случае информация не попадет в базу. Также в кратчайшие сроки следует внести изменения, если заказчик самостоятельно обнаружил ошибки.
Для исправления в системе «Электронный бюджет» откорректируйте поля с ошибочной информацией, прикрепите правильные документы, затем подпишите и направьте исправления в систему.
После даты включения реестровой записи в течение одного рабочего дня Федеральное казначейство отправляет заказчику в электронном виде извещение о включении реестровой записи в базу контрактов.
Сведения в реестр тех договоров, которые содержат государственную тайну, вносятся в соответствии с приказом Минфина № 130н от 23.12.2013. Таким реестровым записям присваивается уникальный номер.
Как внести информацию в базу по 223-ФЗ
Заказчик осуществляет ведение реестра договоров по 223-ФЗ через «Электронный бюджет». С помощью этой системы сведения и прилагаемые документы отправляются в Казначейство. Заполняют соответствующие формы веб-интерфейса или направляют сведения из ЕИС, которая используется для формирования данных.
В реестр договоров по 223-ФЗ включайте страну происхождения товара. Сведения о ней указывайте и в случае, когда поставка товара предусмотрена договором на выполнение работ или оказание услуг.
Для создания записи о соглашении в ЕИС рекомендуется следовать предлагаемой инструкции, как правильно вести реестр договоров.
Шаг 1. На странице с перечнем договоров нажмите на кнопку «Создать информацию о договоре».
Шаг 2. Заполняется вкладка «Информация о договоре».
Запись сформируйте вручную. Для этого выберите извещение, на основании которого формируется информация о заключенном договоре.
Шаг 3. Указываются данные о поставщике. Сведения об исполнителе можно загрузить из перечней ЕГРЮЛ, ЕГРИП.
Шаг 4. Вносятся все необходимые данные о предмете договора.
Шаг 5. Прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме).
Сформированный файл подписывает уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.
Сроки публикации и исправлений по 223-ФЗ
Данные и документы отправляются в Федеральное казначейство в течение трех рабочих дней со дня заключения соглашения. В случае изменения, исполнения или расторжения сведения вносятся в течение 10 дней со дня наступления указанных событий.
Если заказчик получает отказ включить сведения в базу, в течение трех рабочих дней со дня получения протокола Федерального казначейства об отказе он формирует недостающие сведения и документы или дорабатывает их надлежащим образом, а затем направляет измененные данные в Федеральное казначейство в том же порядке, что и первоначальные.
Согласование и учет договоров
Одна из часто используемых в работе предприятий функций системы документооборота является согласование и учет договоров. Данная функция может быть хорошо автоматизирована, что позволяет точно отслеживать срок и качество подготовки договоров для различных контрагентов компании.
Число договоров в компаниях, как крупного, так и небольшого размера может составлять не одну тысячу. В случае увеличения их количества у организаций обязательно возникает необходимость выполнять:
Внедрение автоматизированной системы управления и учета договоров поможет в решении всех этих задач. А также сделает невозможным заключение договоров без согласования, позволит держать под контролем сроки платежей и задолженность дебиторов и в результате позволит избежать штрафных санкций.
Но для начала следует разработать положение, регулирующее договорную деятельность организации, а уже затем выбирать подходящий вариант информационной системы по управлению и учету договоров.
По общему правилу, основными разделами в положении должны быть:
1. Порядок и сроки, в которые должно проходить согласование и оформление договоров
2. Лица, ответственные за соблюдение указанных выше сроков и порядка
3. Хранение договоров и их учет
4. Контроль соблюдения предусмотренных положением процедур
Когда указанное положение будет разработано, необходимо определить, те требования, которым должна соответствовать информационная система. Следует иметь в виду, что качество и полнота информации об обязательствах организации, и ее предстоящих платежах, напрямую зависит от функциональности программного обеспечения, которое вы планируете использовать. Именно поэтому самым популярным решением для учета договоров является платформа «1С:Предприятие 8». С ее помощью все этапы подготовки, согласования и исполнения договоров автоматизированы.
Подготовка договора
Подготовка договора – это первый этап в договорной работе. На этой стадии автоматизированная система управления и учета договоров позволит на основе имеющейся информации о контрагенте и пакета типовых бланков подготовить проект договора.
Как правило, составление типовой формы контракта в информационной системе начинается с карточки договора, где нужно будет указать:
На основании карточки договора и типовых бланков, составить новый договор можно будет в максимально короткие сроки. Также каждому договору будет присвоен свой уникальный номер, созданный информационной системой автоматически, согласно существующему правилу. С помощью этого номера можно будет получать достоверную информацию о ходе исполнения обязательства по договору.
Еще на этапе подготовки договора информационная система начнет сохранять всю «историю» договора. Это поможет отследить все изменения, включенные в договор кем-либо, а также время внесения этих изменений. После того, как договор будет подписан, создание новых версии, а также ведение «истории» договора прекращается.
Согласование договора
Порядок согласования договора, реализованный затем автоматизированной системой, должен определяться положением о договорной деятельности организации. В нем должен быть указан перечень должностных лиц, которые полномочны подписать договор, последовательность, в которой осуществляется его визирование, а также время для согласования договора.
С помощью автоматизированной системы управления и учета договоров происходит маршрутизация договоров, при этом сама же система следит за выполнением сроков согласования договора. Подготовленный договор может быть сразу направлен сотруднику, стоящему в списке согласований за лицом, инициирующим договор. Однако у составителя есть право самостоятельного выбора лица, которому договор будет передан на согласование.
Все договоры перед подписанием должны быть согласованы с финансовой службой организации. Это необходимо для того, чтобы определить их соответствие бюджету компании, всем статьям доходов и расходов.
Подписание договора
Договор должен пройти процедуру полного согласования во всех структурных подразделениях организации. И только после этого он направляется должностному лицу (руководителю) на подпись. Если используется система электронного документооборота, то после подписания договора она будет отражать фамилию, имя, отчество и должность лица, которое подписало данный договор.
Контроль за выполнением обязательств по договору
Сведения о сроке действия договора, стадиях его исполнения, актах, сопровождающих работы, после окончательного согласования и подписания, фиксируются в специальной карточке, которая создаётся на каждый документ. При необходимости проведения мониторинга договоров, которые были заключены, он может быть осуществлён на основании таких данных.
Таким образом, использование системы электронного документооборота позволяет составлять в любой форме отчёты по договорам, которые находятся на стадии исполнения. Такая функция позволяет уменьшить временные затраты на контрольную деятельность в отношении контрактов.
Система также позволяет формировать сводную отчетность по всем контрактам, находящимся в работе. Как правило, стандартный пакет отчетов включает в себя список событий, перечень сделок, календарь. В календарь включены сведения обо всех контрактах, договорах, других документах, а также о стадиях согласования, на которых они находятся. Что касается перечня сделок, он больше подойдёт финансовому директору, поскольку в нём отражены сведения о товаре, который ещё не отгружен, о наличии задолженностей и их размерах, осуществлении предоплаты и другое.
Список событий включает в себя данные о работах, которые выполняются по каждому конкретному контракту, памятки о платежах, поставках, которые предстоят.
Зачастую, в системе документооборота предусмотрен расширенный комплект отчётов. Формируя такую отчётность, руководители имеют возможность осуществлять контроль над всей деятельностью организации по заключению и исполнению договоров.
Составление отчётов на аналитическом уровне даёт возможность следить за передвижением денежных средств. Планово-фактический разбор финансовых потоков, позволяет службе финансов оценивать конкретную ситуацию и при необходимости совершать корректировку показателей на будущее. Сведения об отчётах прошлых лет, которые хранятся в системе, позволяют проводить их сравнение с состоянием дел на данный момент. Данный анализ позволяет решить такие задачи, как:
Оценка развития организации
Определение периодов, в которых происходит изменения в поступлении и использовании финансов. Осуществление прогнозирования и планирования финансовых ресурсов на будущее.
В современных условиях, также существует необходимость осуществлять контроль сроков, в течение которых действует контракт или договор. На практике очень много договоров по умолчанию автоматически продляют свой срок действия. При изменении конкретных условий рынка, такое продление может быть выгодным либо невыгодным для деятельности организации. Поэтому возможность продлевать срок действия контрактов, договоров, является важным фактором при выборе электронной информационной системы.
Интеграция с другими информационными системами
Такая синхронизация позволит сэкономить время на перенос сведений по каждому контракту, который исполнен, поскольку ТТН, платёжные поручения, а также статьи бюджета организации будут сведены в единую систему вместе с договорами, которые заключены.
Ещё одним преимуществом синхронизации электронных информационных систем является осуществление контроля за платежами в автоматическом режиме. Система оценивает выполнение условий платежа или предоплаты, и если условия не выполнены (Например, предоплата не предусмотрена содержанием договора), то осуществить данную операцию будет не возможно. При интеграции информационной системы с программой составления бюджета, не возможно превышение доходов или расходов по статьям бюджета без санкции уполномоченного лица.
Разграничение доступа к договорам
При использовании электронной системы управления договорной деятельностью большое значение приобретает порядок хранения заключённых договоров, а также разграничение доступа к данным о них. Информационная система позволяет конкретно сформулировать возможности каждого пользователя по просмотру, внесению изменений в действующие контракты, а также по созданию новых документов. Данная функция направлена на предотвращение утечки конфиденциальной информации.
Итоги
Подводя итоги, необходимо отметить, что система документооборота на базе «1С» даёт возможность сделать работу предприятия с договорами и контрактами более эффективной. Такой результат достигается за счёт:
Для того чтобы внедрить и использовать такого рода прикладную информационную систему для учета договоров на базе 1С не нужно разрабатывать решение с нуля.
На данный день для решения вышеописанных задач подходят следующие программы:
Возможности некоторых из них подробно описаны на этом сайте.
Мы также можете ознакомиться со статьей, где описаны варианты внедрения учета договоров в СЭД «Корпоративный документооборот».
Предлагаем посмотреть видео-ролики о системе электронного документооборота
На нашем сайте вы можете найти видео-ролики о системе электронного документоборота. Предлагаем вам ознкомиться с возможностями документооборота на базе «1С:Предпрятие 8.2» на реальных примерах его использования..
Видео-ролики будут полезны рукводителям предприятия, консультанатам, специалистам и всем интересующимся новыми технологиями.
Создаем регламент договорной работы
Регламент нужен, чтобы построить договорную работу в организации, а также по возможности сбросить необходимость долгих переговоров и согласований (это самая непродуктивная и рутинная часть работы).
Зачем нужен регламент договорной работы
Договорную работу нужно сформировать как бизнес-процесс: обеспечить ее эффективность, скорость принятия решений, взаимодействие всех заинтересованных лиц. В итоге должен получиться структурированный, продуманный результат — договор, который приносит экономические выгоды и страхует от рисков. Для этого нужен регламент договорной работы, который поможет:
Организовать бизнес-процессы договорной деятельности.
Оптимизировать сроки выполнения процедур составления и согласования договоров.
Улучшит качество подготовки договоров.
Снизит правовые риски.
Организует защиту интересов.
Повысит прозрачность деятельности и процессов принятия управленческих решений.
Два подхода работы с договорами в компании
Работу с договорами в организации можно вести двумя способами:
Централизованный подход подразумевает наличие специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением занимаются специалисты.
Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Даже если в компании практикуется такой подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста или в канцелярии.
Чтобы договорная работа проходила без ошибок, нужно внедрить в компании единые правила подготовки и заключения договоров. Когда есть система — становится неважно, кто занимается договором, потому что сотрудники следуют четкой пошаговой инструкции. Не забудьте разделить зоны ответственности структурных подразделений и сотрудников. Юристы, производственники, финансисты, руководители захотят добавить в договор пункты, важные для них.
Координируйте действия всех сотрудников и руководства на каждом этапе движения договора. Работу над договором всех заинтересованных подразделений должен контролировать один исполнитель. Желательно, чтобы это был коммуникабельный и уравновешенный человек.
Зафиксируйте общие правила документально:
Начинаем работу над договором
Работа над договором начинается с переговоров с клиентами, контрагентами. Из обсуждений становится ясно, когда пора готовиться к сделке и начинать работать с проектом документа.
Сначала он отправляется на согласование — как с внутренними, так и с внешними клиентами (партнерами). Далее проходит этап подписания и, наконец, начинается этап исполнения. В процессе договор где-то должен храниться, но к нему нужно открыть доступ и проследить, что у всех заинтересованных сторон есть копии документа.
Если стоит вопрос о завершении короткой сделки или длящихся отношений, нужно продумать процедуру продления, подписания дополнительных соглашений.
Подготовка договоров: этапы и мероприятия
Схематично алгоритм действий по подготовке договоров выглядит так:
создание договора сотрудником — согласование договора с юристом — согласование договора с другими сотрудниками — подписание договора руководителем предприятия — регистрация договора — отсылка копии договора партнеру
Конечно, в реальности схема будет гораздо сложнее с учетом всех замечаний. Оптимальным решением будет выбрать способ заключения договора (например, заключить его с контрагентом напрямую или устроить конкурсную систему отбора партнера), разработать структуру договорных отношений (права, обязанности, ответственность). Потом подготовить текст и подтверждающие документы. Не забудьте утвердить ответственных за исполнение договора.
После сбора всех пожеланий вносятся изменения, утверждается окончательная редакция и договор подписывают.
Следующий этап — отслеживание исполнения договорных обязательств. Ответственные проводят инструктаж работников, участвующих в исполнении договорных обязательств, и разрабатывают меры по улучшению договорных отношений.
Что должно быть в регламенте договорной работы
В регламент договорной работы обязательно включают аспекты:
Порядок подготовки проектов договоров.
Процедуры проверки контрагентов.
Согласование условий с заинтересованными сотрудниками.
Согласование договоров с контрагентами.
Порядок подписания договоров уполномоченными лицами.
Организацию исполнения договоров.
Контроль за исполнением договоров.
Порядок претензионно-исковой работы.
Хранение и архивирование.
Важные моменты подготовки регламента договорной работы: чек-лист
Продумайте заранее:
Формат, в котором предоставляется проект договора для согласования. Например, для предварительного рассмотрения договор может быть передан в юридический отдел и другим подразделениям по электронной почте.
Кто несет ответственность за проверку контрагента и полномочий лиц, подписывающих договор.
Правила визирования договоров начальника юридического отдела и порядок исправления договора после замечаний юристов.
Сроки рассмотрения договоров юридическим отделом.
Порядок согласования договора с другими заинтересованными отделами.
Порядок обсуждения договоров, которые содержат сведения, относящиеся к коммерческой тайне.
Как поступать с договорами, по которым не было принято общее решение (например, юристы не могут одобрить, а контрагент отказывается менять текст).
Порядок внесения договоров в реестр договоров.
На что нужно также обратить внимание:
Учесть особенности и условия работы компании.
Определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу.
Установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления.
Закрепить схемы подготовки договорной документации и учета исполнения договоров.
Предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.
Что важно юристам:
Обеспечить соблюдение требований действующего законодательства, учет актуальной судебной практики.
Обеспечить соответствие договора интересам компании.
Проверить правоспособность и легитимность контрагента.
Составить исчерпывающий перечень дополнительных документов.
Подтвердить исполнение договора.
Продумать гарантии защиты прав и интересов компании.
Определить возможности и алгоритмы формирования доказательств в случае невыполнения партнером своих обязательств.
Основные риски
9 распространенных рисков, с которыми вы можете столкнуться при подготовке договоров:
Заключение договора с проблемными контрагентами.
Наступление неблагоприятных последствий, вызванных недостатками договора.
Превышение полномочий лиц, подписавших договор.
Истечение срока полномочий.
Изъяны в доверенности.
Отсутствие лицензий и других специальных разрешений на осуществление деятельности.
Потеря документов в процессе согласования исполнения.
Затягивание сроков согласования договорных документов.
Нарушение сроков и этапов исполнения договора.
Как противостоять рискам и бороться с нарушениями: 10 советов
Чтобы минимизировать угрозы, которые исходят от недобросовестных контрагентов или невнимательных сотрудников, следуйте этим правилам:
Анализируйте бизнес-процессы и методы работы компании: выявляйте проблемы, основания для судебных споров, организуйте претензионную работу.
Разработайте формы договоров и отчетной документации.
Разработайте алгоритм договорного документооборота с учетом задач по созданию, корректировке, заключению и исполнению договоров.
Определите участки ответственности и компетенций руководителей, юристов, финансистов, исполнителей.
Разработайте рабочие и должностные инструкции по договорной работе.
Проводите инструктаж и обучение сотрудников, связанных с договорным документооборотом, Например, на собрании определяйте, что делать с поступившим договором, как решать спорные моменты, на что обращать внимание.
Внедрите систему оптимизации договорной работы
Проводите аудит — регулярную проверку корректности работы системы, выявляйте проблемы.
Проводите консалтинг и обучение сотрудников.
Помните, что создание, отладка, проверка и совершенствование системы работы с договорной документацией требуют привлечения в договорной отдел квалифицированных юристов.
Смотрите также. Договорное право: предмет, условия договора
Текст: Светлана Щербак