как написать отписку образец

Письмо-отказ

Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.

По каким поводам происходит деловая переписка

В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Как оформить отказ

Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.

Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.

Общие сведения о деловом письме

Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).

Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.

Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.

При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.

На имя кого писать

Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).

Оформление письма-отказа

Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.

При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.

Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.

Кто должен подписать

В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.

Как отправить письмо

Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).

Письмо-отказ от сотрудничества

Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.

Письмо-отказ от участия в мероприятии

При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Письмо-отказ от предложения о работе

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный

Просишь поставщика подписать акт сверки — тишина. Запрашиваешь у менеджера «закрывашки» — молчание. Зато по квиткам пишут с утра до вечера, будто вам только и дела, что объяснять одно и то же. Как писать, чтобы люди быстро отвечали, и как отвечать, чтобы разгрузить себя и ни с кем не поссориться?

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно. », а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ. Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Как быть, если не отвечают

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!».

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты». Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится. Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Как отстаивать свою позицию

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там. Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору. Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит. » Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит. Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно. Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя». Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ

Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.

Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

Общие правила написания ответа

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).

Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.

В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Как составить ответ на запрос

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.

В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

Как оформить письмо-ответ

Ответ можно писать

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.

Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Как отправить письмо

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Ждать ли ответ на письмо-ответ

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.

Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Источник

Отписка от рассылки. Как остаться друзьями с подписчиком

Каждый раз, получая на почту нежелательное письмо, владелец емейла наверняка хочет прекратить подписку на такие рассылки. Когда нет времени копаться в настройках, а писем сыпется уж очень много, у получателя есть два варианта: пометить сообщение как спам или отписаться.

Давайте рассмотрим, почему лучше давать возможность подписчику уйти через специальную ссылку отказа от рассылки.

Для отправителя отписка выгоднее, чем жалоба на спам. И вот почему:

Каждая жалоба снижает репутацию почтового домена. Когда процент жалоб превышает пороговое значение (

0.1%), IP-адрес блокируется почтовой системой. Для отписок порог не такой низкий. Если их количество не превышает 1% от списка рассылки, то письма не считаются спамом.

В процессе отписки вы можете получить от аудитории обратную связь, узнать почему подписчик уходит.

За вами сохранится возможность отправлять такие типы писем, как сервисные и транзакционные.

Почему люди отписываются от рассылок

Вы добавили контакт в базу, но не получили его согласия.

Не спрашивали об интересах и присылали все подряд.

Контент рассылок перестал быть актуальным или больше не соответствует ожиданиям подписчика.

Делали рассылки с высокой частотой – получатели посчитали вас слишком назойливыми и отписались.

Делали рассылки очень редко и люди забыли о том, кто вы.

От вас отписались охотники за выгодой, как только получили свою плюшку.

Чтобы избежать возмущения и роста жалоб, сделайте путь к отписке максимально легким. Из-за растянутого процесса отписки аудитория будет охотнее отправлять письма в спам.

Поэтому избавьте людей от необходимости:

вводить свои данные для авторизации,

просить написать на почту в отдел поддержки,

искать ссылку на отписку, которая тщательно спрятана в тексте письма,

вводить данные в обязательные поля,

делать больше 3 кликов.

Отписка в один клик

Это переход по ссылке, после которого адрес будет недоступен для массовых рассылок. Ее преимущество в том, что пользователю легко отписываться. Если для него перестали быть актуальны рассылки на почту, то отписаться он может всего в один клик.

Автоматическая отписка в Gmail

Когда получатели не находят кнопку отписки, то иногда отмечают сообщение как спам. Чтобы этого не происходило, например, Gmail размещает кнопку отписки в двух местах:

1) Возле имени и адреса отправителя

2) В дополнительной информации о письме

Отписаться можно прямо из почты без перехода на другие страницы.

В мобильном приложении “Gmail Почта” доступна функция отписки от рассылок отправителя, письма которого вы не открывали за последние 30 дней. Когда приходит срок и очередное письмо получено, но не открыто, автоматически появляется уведомление:

Не все почтовики получателей ограждают отправителей от попадания в спам благодаря кнопкам быстрой отписки. И Gmail это делает только для тех, у кого правильно настроены цифровые подписи. Поэтому в каждом письме нужно размещать ссылку на отписку, и желательно на видном месте, чтобы пользователям было удобно ее найти.

Управление подписками в Mail.ru

Этот почтовик также дает возможность отписаться в один клик из своего интерфейса. Кнопка находится в нижнем правом углу:

Кроме того, клиенты mail.ru могут пользоваться сервисом “Управление рассылками”. Список рассылок, на которые подписан пользователь, отображается в отдельном разделе. Он позволяет массово отказываться от ненужных рассылок, удалять письма от выбранного отправителя, а сообщения с особыми метками (например, регистрация, транзакционные) – сохранять в ящике.

Отписка в один клик из письма

Из письма контакт переходит по ссылке “Отписаться”, затем попадает на посадочную страницу отписки, а в системе рассылок его емейлу назначается соответствующий статус.

Для уверенности человека, что действие прошло успешно, уведомите его о результате отписки такой строчкой: “Вы успешно отписались от рассылок компании “АБВ”, или “Ваши контактные данные исключены из списка рассылки”.

Как вернуть подписчика при случайной отписке

Полезным будет добавить на такую страницу ссылку для повторной подписки, на случай если кнопка “Отписаться” была нажата случайно.

Нажав на такую ссылку, подписчик вернется в базу для рассылок.

Отписка в два клика

Благодаря отписке в 2 клика можно получить обратную связь от аудитории, разместив анкету на посадочной странице. Контакт будет убран из базы после подтверждения здесь, а не в письме.

Пример такой отписки можно увидеть в рассылке компании Ecwid. У тех, кто нажимает “Отписаться”, спрашивают причину отписки.

Кроме вариантов для отметки галочкой, человек может выбрать вариант “Другое” и написать отзыв, после чего нажать на кнопку “Отправьте”. Его почтовый ящик будет исключен из списка рассылки.

В аккаунте eSputnik вы можете легко настроить отписку в 2 клика. Для этого перейдите в настройки организации, нажав на имя аккаунта:

Из вертикальной панели слева перейдите в раздел “Лаборатория”. По умолчанию во всех аккаунтах переключатель “Отписка в один клик” является активным. Стандартная страница для отписки в один клик выглядит так:

При переходе по ссылке отписки из письма система сразу отписывает контакт. После этого он может как подписаться снова, так и оставить отзыв. Это сделано, чтобы минимизировать количество действий контакта, облегчить процесс отписки и, возможно, получить обратную связь.

Для того чтобы активировать отписку в два клика, в разделе “Лаборатория” необходимо отключить опцию “Отписка в один клик”.

Тогда всех желающих отписаться система будет направлять на форму отписки в два клика. В ней содержится стандартный текст обращения к подписчику, варианты причин отписки и поле для отзыва:

Если вы хотите подключить страницу с формой отписки в своем дизайне, обратитесь в нашу техническую поддержку support@esputnik.com, с радостью выполним ваш заказ.

Хочу выстроить стратегию email-маркетинга

Как оформить блок отписки

Добавить в письма ссылку на отписку кажется совсем легко и стандартно. Но разные компании по-своему подходят к оформлению блока отписки в своих рассылках.

Рассмотрим примеры оформления этого элемента в письме.

Без лишних слов

Из личных наблюдений: минимализм в дизайне рассылок западных компаний встречаю часто, и магазин STORQ тому не исключение. Ссылки на отписку обычно оформляют без вводного текста, картинок, а просто ссылкой с СТА. Плюс в том, что область для настроек отписки у них не выглядит перегруженной, а призывы к действию просты и понятны. Всем, кто захотел отписаться от рассылки, будет легко найти, как это сделать.

Можешь отписаться или привести нам друга

В рассылке “Медузы” в футере два противоположных призыва. Если нравится рассылка, можешь подписать друга. Если не нравится – откажись от писем, просто нажми на кнопку “Отписаться от рассылки”.

Ты перестанешь получать наши акции и скидки

В блоке с отпиской вы можете напомнить подписчику, от чего он откажется в случае отписки. Возможно, он еще раз пересмотрит и взвесит причины, по которым хотел перестать получать рассылки. Команда “М.Видео” разместила такой текст в футере даже выше блока с преимуществами. А еще указала, в течение какого времени подписчик будет отписан с момента перехода по ссылке отписки.

Еще один коротенький пример текста-предупреждения об отказе от преимуществ подписки – Price.ua. Емкая фраза выделена цветом и выглядит заметно в футере письма.

Отписка с указанием даты подписки

Опережая претензии в стиле “Я не подписывался”, компания Work.ua размещает в блоке отписки от рассылки дату подписки и электронный адрес.

Плюс – показывает, как долго вы уже с компанией.

Мегазаметная кнопка отписки

Магазин “Алиса” вместо преамбул разместил в рассылках большую розовую кнопку “Отписаться от рассылки”. Тем, кто пролистал письмо до футера в поисках отписки, она точно бросится в глаза.

Отписка в футере рядом с контактами

Для экономии места можно не расписывать много деталей об отписке, если эта кнопка и так есть в письме и она заметная. Можно акцентировать внимание на других функциональны частях рассылки.

В блоке политики и условий конфиденциальности

Компании, рассылающие письма и на европейскую аудиторию, обязаны размещать политику конфиденциальности на сайте и в письмах, согласно GDPR.
К примеру, в рассылке от Behance логично выстроена последовательность:

предложить отписаться, если посчитали, что письмо отправлено по ошибке;

проверить политику конфиденциальности, чтобы узнать детали.

Отписка через настройку категорий

С таким видом отписки нужно быть осторожным, т. к. результат процесса неявный и может вызвать бурю раздражения. Как следствие, потянет за собой массовые жалобы на спам.

Если у вас на сайте реализован личный кабинет клиента, вы можете добавить туда и настройки подписки. Ссылаться на них в рассылках уместно и полезно для поддержания актуальности базы. Как это устроено, рассмотрим на примере SmartySale:

1) в рассылке вместо перехода на страницу “Отписаться” предлагается отрегулировать настройки уведомлений;

2) ссылка ведет в личный кабинет в раздел настроек подписки;

3) сняв все галочки, пользователь сохраняет изменения, после чего считается отписанным.

Не запутывайте пользователя при отписке

О том, что процесс отписки должен быть легким, мы уже упоминали. Нагляднее на примере: в письме по ссылке отписки вас отписали только от одной категории, а по остальным продолжают слать письма.

Чтобы избегать жалоб и негатива от подписчиков, Duolingo на странице отписки разместили ссылку, где можно изменить настройки получения и других уведомлений.

Совет #1 – размещайте ссылку на отписку не от категории, а давайте возможность отписаться сразу от всех писем, либо предлагайте отредактировать настройки рассылки, где тоже будет кнопка “Отписаться от всего”:

Но человек может быть просто подписчиком без личного кабинета на сайте. А может и не помнить, был ли он вообще. И тут ему предлагают зарегистрироваться, чтобы отменить подписку.

Совет #2 – В письме желательно указывайте информацию о том, на какие категории подписан человек:

И по ссылке на настройки подписки показывайте ему сразу настройки, а не окна регистрации/авторизации. Если пользователь не зарегистрирован, то лучше предложить ему отказаться сразу от всех писем, чем накалять злость долгим процессом настройки подписки.

Заключение

Отписка от категории писем с заботой о подписчике

Никогда не узнаешь, если не спросишь. Дав подписчикам выбрать, на что быть подписанными, вы сможете как составить сегменты на основе интересов, так и сделать процесс отписки гибким. При отказе от одной категории писем, предложите настроить получение других уведомлений.

В eSputnik это делается с помощью категорий подписки. Подключив их, вы будете с легкостью управлять сегментами подписчиков разных категорий рассылок. А контакты, задающие либо меняющие свои настройки подписки, будут автоматически переходить в другие сегменты.

Мы разработаем для вас специальную страницу отписки с вашими категориями.

Хотите бесплатный шаблон для рассылок?

И напоследок. Мы рассказали о том, как оформить отписку и как не провоцировать нажимать на “Спам”, а позволять подписчикам самим задавать настройки рассылок.

Чтобы держать под контролем показатель отписок, не забывайте также про важные пункты:

Отправляйте письма с полезным и релевантным контентом;

Пишите только тогда, когда есть что сказать, или дайте людям самим выбрать частоту рассылок;

Узнавайте о причине отписки;

Взамен предлагайте альтернативный способ коммуникации.

Максимального удержания вам, вдохновения, и до новых встреч!

Источник