как написать резолюцию конференции образец

Рекомендации по написанию резолюций

Свои предложения по решению поставленной в повестке дня проблемы Вы можете представить в виде готовых пунктов для проекта резолюции или собственно полностью написанного проекта.

I. ПУНКТЫ РЕЗОЛЮЦИИ

Вот примеры написания пунктов к резолюции:

Пример пунктов к преамбуле:

ссылаясь на Договор об Антарктике от 12.01.1959,

принимая во внимание позиции заинтересованных государств в освоении антарктических минеральных ресурсов,

Примеры пунктов оперативной части:

Однако составить саму резолюцию гораздо проще, чем может показаться с первого взгляда.

Умение составить резолюцию — необходимое условие, если Вы хотите принять активное участие в заседании. Резолюции и поправки к ним — всегда в центре внимания при ведении дебатов и переговоров.

Любая резолюция проходит три стадии:

1. Проект резолюции – представляется на неформальное рассмотрение членов данного органа или комитета самими авторами документа. Он может быть написан в вольной форме или в соответствии с требованиями оформления резолюций ООН.

2. Рабочий документ – документ, официально представленный Секретариатом на рассмотрение данного органа или комитета. Ему присваивается номер, и только после этого на данный документ можно ссылаться в официальных выступлениях.

Резолюция может быть подготовлена представителем государства единолично, либо совместно с представителями других государств.

Резолюция может содержать либо общие положения, либо побуждения к действиям по отношению к органам ООН, специализированным учреждениям ООН или государствам. И хотя, в основном, в резолюциях излагается план действий, некоторые резолюции могут содержать тексты договоров, деклараций или конвенций.

Каждый все участники конференции готовят рабочие документы резолюции. Необходимо сказать о процессе лоббинга (важнейшая часть работы модели, в ходе которой делегаты объединяются в политические коалиции, представляют подготовленные ими проекты резолюций, обсуждают с коллегами по органу свои предложения, согласовывают свои позиции по обсуждаемому вопросу и составляют общий проект резолюции, который впоследствии будет рассматриваться на заседании Комиссии/Комитета). Любая страна может стать спонсором рабочего документа резолюции, но не может представить его на рассмотрение органу без получения 1/3 голосов со стороны ко-спонсоров. Проекты резолюций рассматриваются органом по порядку внесения документа на рассмотрение, т.е. первым рассматривается тот проект, который ранее других получил необходимые 1/3 голосов (подписи ко-спонсоров) во время лоббинга. Если первый проект резолюции с поправками принимается делегатами, то другие – не рассматриваются.

Правила оформления резолюции

При написании Вашего проекта резолюции, помните, что он должен отвечать следующим формальным требованиям:

— Вся резолюция представляет из себя одно предложение,

— Резолюция начинается со слов “Комитет (название комитета)”,

— Резолюция состоит из двух основных частей: преамбулы и оперативной части,

— Каждый пункт преамбулы начинается с новой строки, нумеруется, начинается с деепричастия, закрывается запятой,

— Каждый пункт оперативной части начинается с новой строки, нумеруется, начинается с глагола, закрывается точкой с запятой,

— Каждая строка резолюции нумеруется,

— После последнего слова оперативной части ставится точка, закрывающая текст резолюции.

Советы по написанию резолюций

1. Включайте в фактическую часть пути решения проблемы, а не пустые утверждения.

2. Не предлагайте учредить новые комитеты, комиссии и рабочие группы, если не можете предложить источники для их финансирования.

3. Если все же предложено учредить какой-либо новый комитет, проверьте, не будет ли он дублировать уже существующие.

4. Всегда учитывайте резолюции, ранее принятые ООН по обсуждаемому вопросу. Не копируйте резолюции ООН, так как Секретариат Московской международной модели ООН отсылает резолюции, принятые на Модели в Секретариат ООН.

5. Резолюции, принятые Генеральной Ассамблеей, имеют диспозитивный – рекомендательный ­– характер. Резолюции Совета Безопасности имеют императивное – то есть обязательное – действие.

Фактическая часть резолюций может заканчиваться пунктом: «Постановляет продолжать активно заниматься этим вопросом».

Каждая резолюция представляет собой одно предложение с частями, разделенными запятой и точкой с запятой.

Подлежащее в таком предложении — наимено­ва­ние органа или комитета, который принимает резолюцию.

Текст резолюции делится на три части:

и содержат ссылки на действия, ранее предпринятые ООН в связи с данным вопросом, а также на документы ООН и ранее принятые резолюции;

3. фактическую часть, содержащую рекомендуемый план действий; каждая ее часть начинается с глагола

Источник

Как написать резолюцию конференции образец

Принята участниками конференции единогласно 29.09.2011г.

В работе конференции приняли участие представители государственных и муниципальных органов власти, работодатели, научные и профессионально-педагогические работники учреждений профессионального образования высших и средних образовательных учреждений.

В соответствии с программой конференции на пленарном заседании, заседаниях научных секций заслушаны и обсуждены доклады и выступления. Участники конференции подчеркивают, что в современных социально-экономических условиях основными ориентирами перспективного развития российского государства являются подъём и развитие национальной экономики на основе современных средств и методов производства; способность выдерживать внутренние и глобальные экономические кризисы; поддержание стабильных социально-экономических условий жизни граждан РФ.

Реализация данных задач неразрывно связана с подготовкой качественных профессиональных кадров, способных обеспечить инновационные тенденции развития производства во всех отраслях и секторах национальной экономики.

В ходе конференции были рассмотрены: актуальное состояние системы профессионального образования в Российской Федерации, проблемы модернизации профессиональной школы в условиях перехода экономики страны на инновационный путь развития, сформулированы предложения по приоритетным направлениям повышения эффективности проводимых преобразований.

Основной целью профессионального образования является обеспечение рынка высококвалифицированными кадрами, которые реально востребованы работодателями и которые, подготовлены для участия в модернизации экономики.

Профессионально-техническое образование должно быть ориентировано на нужды перспективных производств на основе регионально-отраслевых прогнозов потребности в кадровых ресурсах.

Данная цель обуславливает основополагающее условие: будущий облик системы профобразования возможно сформулировать только в совместной работе образовательных учреждений с региональными органами власти, работодателями, профессионально-общественными объединениями.

В современных социально-экономических условиях реализации стратегии инновационного развития образование не может оставаться только услугой, удовлетворяющей текущие запросы, и пассивно откликаться на запросы будущего. Оно обязано быть инициатором изменений, в том числе в бизнес среде и в общественном сознании. При этом только тесное сотрудничество с лидерами науки и бизнеса позволяет формировать компетенции, требуемые для модернизации.

Ведущая организационная роль в развитии вневузовского сектора остается за региональным уровнем власти в тесном взаимодействии с отраслями, приоритетными для социально-экономического развития данного региона.

Учитывая вышеизложенное, в целях активизации деятельности в сфере развития человеческого потенциала и достижения нового качества современного профессионального образования участники Всероссийской научно-практической конференции «Актуальные проблемы развития профессионального образования в современных социально-экономических условиях»:

РЕКОМЕНДУЮТ скоординировать действия на следующих приоритетных направлениях:

1. Региональным государственным органам власти:

— обеспечить качественный долгосрочный прогноз социально-экономического и научно-технического развития региона в увязке с обеспечивающими этот прогноз потребностями в кадровых ресурсах. Использовать данный прогноз при формировании адекватной профессионально-квалификационной структуры подготовки, обеспечивающей сбалансированность рынков труда и образовательных услуг;

— стимулировать реализацию инвестиционных проектов, направленных на замещение устаревших и создание новых рабочих мест с достойными условиями труда, прежде всего, с точки зрения ценовой политики оплаты труда и сохранения здоровья; учитывать степень их воздействия на уровень и качество жизни населения конкретного региона;

— создать Координационный совет Региональной системы профессиональной стандартизации, оценки и сертификации профессиональных квалификаций (без образования юридического лица), в состав которого войдут представители заинтересованных государственных и муниципальных органов власти, бизнес сообществ работодателей, ресурсных центров и учреждений профессионального образования. Предусмотреть целевой внебюджетный фонд для финансирования мероприятий данного проекта;

— предпринять меры по созданию и финансированию на базе ресурсных центров сети научно-методических экспертных лабораторий, которые призваны в тесном взаимодействии с работодателями разрабатывать, апробировать и предлагать к реализации программы опережающего обучения в соответствии с региональными программами развития экономики и профессионального образования, запросами центров и служб занятости населения и предприятий; осуществлять независимую оценку и сертификацию квалификаций кадров, вносить предложения по совершенствованию научно-методического и ресурсного обеспечения деятельности образовательных учреждений; повышению квалификации работников образования; развитию государственно-частного партнёрства;

— обеспечить создание дополнительных нормативно-правовых и социально-экономических стимулов для привлечения работодателей к активному участию в формировании, как квалификационных требований, так и требований к образовательным стандартам и качественной оценке профессиональной пригодности выпускников. В частности, обеспечить предоставление работодателям ряда налоговых преференций, при оплате обучения кадров в лицензированных учебных заведениях;

— активнее использовать меры дополнительной социальной поддержки выпускников учреждений среднего профессионального образования.

2. Региональным Министерствам образования:

— с целью повышения качества подготовки современных рабочих, обеспечения большей мобильности инженерно-педагогических и профессорско-преподавательских кадров, привлечения их из сферы высшего образования и бизнеса для работы в среднем профессиональном образовании разработать и внести в Правительство РФ предложения по единым квалификационным требованиям, тарификации и нормам оплаты труда для высших и средних образовательных учреждений;

— в целях наиболее эффективного использования бюджетных средств, направляемых на модернизацию учреждений профессионального образования осуществлять разработку и реализацию целевых программ по каждому конкретному учреждению образования, предусматривая не только приобретение оборудования, но и проведение полного цикла капитальных работ по ремонту зданий, сооружений, сетей, предназначенных под установку и использование данного оборудования;

— рассматривать в качестве одной из основных целей деятельности ресурсных центров формирование новых моделей образования, имеющих опережающий характер подготовки кадров для реализации конкретных видов экономической деятельности, имеющих стратегическое значение для развития региона, а также нацеленных на преодоление отставания в структуре, объемах и качестве подготовки трудовых ресурсов от требований конкурентоспособных предприятий данных отраслей;

— разработать механизм организации и проведения общественно-профессиональной аккредитации образовательных программ и образовательных учреждений на региональном уровне;

— привлекать работодателей будущих выпускников к аттестации преподавателей, к обновлению квалификационных требований к преподавателям;

— разработать модельные профессиональные (отраслевые) стандарты, квалификационных требований по новым видам профессиональной деятельности, в том числе региональных и муниципальных компонентов образовательных стандартов, а так же внедрить механизм сертификационной деятельности в рамках системы оценки качества подготовки выпускников.

3. Муниципальным органам власти:

— обеспечивать более тесное взаимодействие с учреждениями высшего и среднего профессионального образования федерального и регионального подчинения, действующими на их территории. Одной из эффективных форм подобного взаимодействия может стать разработка совместных комплексных программ основанных на прогнозно-аналитических данных конъюнктуры регионально-муниципального рынка труда и определении рейтинга профессий (специальностей); а так же на установлении партнерских отношений с муниципальными предприятиями-работодателями, иными заинтересованными структурами и заказчиками образовательных услуг.

4. Бизнес-сообществам работодателей:

— активно проводить работу по стимулированию представителей бизнеса к софинансированию профессиональной подготовки кадров, формированию и поддержанию имиджа рабочих специальностей посредством совместной с образовательными учреждениями организации и участия в конкурсах, семинарах, научных и иных мероприятиях профориентационной направленности;

— организовать формирование профессионального заказа предприятий на будущих специалистов;

— способствовать созданию на предприятиях систем внутрифирменной подготовки и переподготовки кадров, дополнительного и непрерывного образования кадров на производстве, как обязательного условия поддержания высокого качества рабочей силы;

— на основе развития современных систем мониторинга поиска и распределения рабочих мест участвовать в организации деятельности по информированию населения о потребностях экономики в специалистах и возможностях будущей профессиональной карьеры;

5. Образовательным учреждениям профессиональной подготовки, ресурсным центрам:

— активизировать деятельность по разработке и реализации инновационных (в первую очередь интегрированных) образовательных программ по наиболее востребованным на рынке труда профессиям и специальностям;

— продолжить работу по обновлению содержания и повышению качества реализуемых основных и дополнительных профессиональных образовательных программ; открытию новых профессий и специальностей с ориентацией на основные, наиболее значимые для муниципалитетов, региона и страны в целом, виды экономической деятельности, с учётом демографической ситуации, запросов рынка труда и возможностей образовательных учреждений;

— для преодоления последствий демографического спада проводить работу по расширению образования и переподготовки взрослых, разрабатывать и внедрять модели организации непрерывного дополнительного образования, которое обеспечивает готовность работников переходить на новые места, получать новые квалификации;

— создать открытую информационную среду для работодателей и населения, организовывать проведение совместной с бизнес сообществами просветительско-информационной работы по ознакомлению работодателей с инновационными направлениями и формами деятельности образовательных учреждений профессиональной подготовки, внедряемыми на основе мониторинга качества и обеспеченности кадрами рынка труда;

— гибко ориентироваться на возрастающий спрос населения на программы, связанные не только с профессиональным, но и с личностным ростом, с развитием гуманитарных знаний и компетенций.

Участники конференции подчеркивают необходимость для эффективного решения данных задач скоординированных совместных усилий федеральных и региональных органов исполнительной и законодательной власти, органов управления образованием, учреждений профессиональной подготовки всех уровней, организаций по труду и занятости населения, работодателей и их объединений, других социальных партнеров, институтов гражданского общества, а также представителей всех слоев населения.

Источник

Резолюция — что это такое и как работает

С термином «резолюция можно встретиться в разных сферах, в основном, это бизнес и международное право. В РФ с ним часто сталкиваются люди, которые работают в государственных службах и выполняют там бумажную работу. Каждый секретарь должен четко знать, что такое резолюция и как правильно её оформлять.

1. Что такое резолюция простыми словами

Практически каждый из современных терминов появляется в лексиконе русских граждан из латыни. Слово «resolution» изначально переводили как «разрешение». Его использовали в случае, когда конкретные люди, имеющие влияние, занимались обсуждением имеющихся проблем и в результате приходили к максимально эффективному решению.

Сегодня резолюцией называют решение, имеющее юридическую силу и затрагивающее один из актуальных вопросов. Его чаще оформляют письменно. Также в нём содержится обращение к лицам исполнителям. В документе всегда указывается, что именно эти лица или государство должно выполнять.

Резолюция может быть коллективной или единоличной.

В последнем случае в проблеме разбирается один человек, это может быть руководитель компании. Коллективная означает, что поиском решения занималось несколько человек, то есть коллегиальные органы. Например, это могут быть лица, входящие в следующие объединения:

В некоторых случаях, оформлением документа могут заняться представители научной конференции. Здесь речь идет об итогах рассмотрение докладов. Иногда резолюцию принимают организаторы протестов и митингов.

2. Функции резолюции на документах

На документе резолюцию должно представить должностное лицо, которому адресована бумага. Делается это в ситуации, когда необходимо быстро принять какое-либо решение. Также стоит учесть, что содержание реквизита должно нести форму распорядительного документа. Здесь необходимо максимально точно указать порядок дальнейших действий в отношении данного документа.

Принятое руководством компании оперативное решение, которое оформлено как резолюция на документе, следует поставить на консоль исполнения. При этом, в регистрационной форме следует указать конкретных исполнителей, а также обозначить сроки. В качестве номера документа используется тот, который указан на деловой бумаге.

3. Назначение резолюции

По значимости и юридической силе, резолюцию можно приравнять к распределительному документу. Если её проставили на бумаге, она сразу становится полноценным распорядительном документом, но только тогда, если она оформлена с учетом всех правил и требований. Но, большее количество владельцев компаний, особенно, если говорить о мелком бизнесе, не считают необходимым заниматься оформлением распорядительных документов.

Именно поэтому, часть устных распоряжений не всегда исполняются, например, из-за банальной забывчивости сотрудников. Такое отношение к работе часто провоцирует задержки в исполнении ряда задач. Также стоит учесть, что исполнительный контроль документов здесь станет невозможным по причине отсутствия распорядительных бумаг. Краткое и конкретное распоряжение на бумаге поможет избежать большого количества проблем, а также сэкономит время руководителя.

4. Как правильно оформить резолюцию

Правила оформления резолюции регулируются общим положением, указанным в ГОСТ Р 7.0.97-2016. Основные пункты, которые следует обозначить в любой резолюции, это:

Если бумага адресована нескольким сотрудникам, первой указывается фамилия ответственного исполнителя. Он должен проконтролировать чёткое выполнение поставленных задач другими лицами-исполнителями. Кроме этого, он должен будет подать отчет после выполнения распоряжений. Если потребуется, ответственное лицо может организовать заседание, где сотрудники смогут получить подробную информацию о порядке выполнения поручений.

В большинстве случаев, текст резолюции состоит из одного предложения. Если речь идет о контекстном характере поручения, в тексте могут находиться такие формулировки как:

Если распоряжение носит общий характер, здесь иногда встречаются следующие формулировки:

Когда необходимо, в документе указываются сроки исполнения. В такой ситуации желательно не обозначать период в виде определённого количества дней, недель или месяцев. Рекомендуется ставить дату, которая означает последний день для выполнения поставленных задач. В обязанности секретаря входит проверка сроков выполнения распоряжения в случае наличие резолюции на документе.

Сроки исполнения можно не устанавливать, если данная бумага имеет типовые сроки или они присутствуют в формулировке документа. Последняя запись в резолюции, это личная подпись и дата создания. Здесь стоит помнить о том, что распорядительные реквизиты могут оставить не только лица из руководства компании, а и руководитель структурного подразделения или его заместитель.

В таком случае стоит проконтролировать, чтобы оформленное распоряжение не вышло за грани должностных полномочий данного сотрудника. Если в документе не остается места для распорядительного реквизита, его оформляют на отдельной бумаге. В такой ситуации нужно дополнительно проставить номер документа, который имеет непосредственное отношение к распоряжению, а также дату регистрации.

5. Значение резолюций в ООН

Самый важный орган ООН – это Генеральная Ассамблея. Она обладает представительными, директивными и совещательными полномочиями. Сюда входит 193 члена разных государств, обладающих одним голосом. Резолюция Генеральной Ассамблеи, это принятое решение по каким-либо вопросам международного характера. Эти решения могут касаться:

Каждый из документов, это отображение воли большинства стран, входящих в Ассамблею. Например, положения из всеобщей декларации, затрагивающие права человека, некоторые государства включили в формулировки своих конституций, а стратегию реализации, прописали в законах.

Резолюция, принятая Генеральной Ассамблеей, состоит из двух частей:

Если резолюция принята в ООН, она может иметь несколько названий, например, программа действий, конвенция или декларация.

В зависимости от того, кто именно направит резолюцию, она может иметь разный вид и название. Чтобы распоряжение было выполнено в срок и без ошибок, следует заранее изучить примеры составления резолюции. Также стоит уделить отдельное внимание правильному составлению формулировки. В противном случае у исполнителей появится возможность оспорить полученное распоряжение.

Источник

Оформление резолюции

Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.

Резолюция — это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. В соответствии с Юридическим энциклопедическим словарем (М.: Советская энциклопедия, 1984 г., с. 319) резолюция — «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.

Cтруктура резолюции

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Адресность резолюции

Обязательное требование к резолюции — адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30–2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Побуждение к действию

Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив:

Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.

Общие указания выражаются следующим образом:

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.

Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, — от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Сроки исполнения

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля .Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.

Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.

Подпись руководителя и дата резолюции

Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.

Месторасположение резолюции

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.

Делайте правильный выбор

Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.

Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.

Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет ни у начальства, ни у подчиненных. В конечном счете за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей — важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности организации.

Источник