как нумеруются дополнительные соглашения к трудовому договору пример
О нумерации трудовых договоров и допсоглашений
Ведомство указало: работодатель сам может определять порядок нумерации трудовых договоров и соглашений к ним в своих локальных актах.
Номер трудового договора можно сложить из собственного номера и цифр, обозначающих год его заключения. Например, первый договор в январе 2020 года будет с номером 1-20/01.
Допсоглашение к каждому трудовому договору можно нумеровать, начиная с N 1.
Вопрос: Обязательно ли организация должна нумеровать трудовые договоры? Нужно ли отдельно нумеровать дополнительные соглашения к ним? Существуют ли обязательные требования к такой системе нумерации, или организация вправе разработать ее самостоятельно? Из каких цифр (букв) должны состоять номера трудового договора и допсоглашения к нему?
Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПИСЬМО
от 28 апреля 2020 г. N 14-2/В-519
Департамент оплаты труда, трудовых отношений и социального партнерства Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации рассмотрел письмо от 23 марта 2020 г. по вопросам применения норм трудового законодательства и сообщает.
В соответствии с Положением о Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610, Минтруд России дает разъяснения по вопросам, отнесенным к компетенции Министерства, в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Мнение Минтруда России по вопросам, содержащимся в письме от 23 марта 2020 г., не является разъяснением и нормативным правовым актом.
Статьей 57 регламентировано содержание трудового договора.
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 Кодекса. Вместе с тем унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1, предусматривали нумерацию трудовых договоров.
Действующими нормативными правовыми актами не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, основным смыслом которой являются упорядочение договоров с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификация договоров.
Как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01.
Дополнительное соглашение к трудовому договору, как правило, имеет нумерацию, начинающуюся с N 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Нужно ли и как нумеровать трудовые договоры?
Нумерация трудовых договоров целесообразна.
Вообще, номер трудового договора, согласно ст. 57 ТК РФ, не относится к его обязательным реквизитам. Другими НПА процедура нумерации тоже не регламентирована. Поэтому трудовые договоры «б/н» — это не нарушение. Вместе с тем нумерация имеет смысл, поскольку позволяет упорядочить документы, облегчает их идентификацию, а значит, и ведение делопроизводства в целом.
Что касается формата номера, он может быть любым и включать любые знаки и символы. Например, состоять из порядкового номера договора с указанием месяца и года его заключения: № 2/05-2020. Можно также вводить буквенные индексы, что удобно, когда, к примеру, требуется разграничить нумерацию по подразделениям. Здесь, как говорится, полная свобода творчества.
Рекомендуется нумеровать и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Они, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и допсоглашений к ним может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Это отмечает Минтруд в письмах от 28.04.2020 № 14-2/В-519, от 21.03.2018 № 14-2/В-191.
Больше полезной информации об оформлении трудовых договоров вы найдете в нашей специальной рубрике.
Также рекомендуем подборку форм по трудовым договорам от КонсультантПлюс. В ней вы найдете образцы трудовых договоров от экспертов К+ на разные случаи жизни. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите к подборке и другим материалам от экспертов К+.
Составление дополнительного соглашения к трудовому договору
Формирование дополнительного соглашения к трудовому договору происходит тогда, когда в процессе исполнения договора возникают какие-то новые обстоятельства.
Основные причины для составления доп. соглашений
Дополнительное соглашение может составляться по самым разным поводам:
Также соглашение должно составляться в тех случаях, когда произошла смена наименования организации, поменялся ее юридический адрес или действующий основной трудовой договор истек.
Таким образом, все изменения, которые касаются функций, прав, полномочий работника и работодателя, а также все перемены, имеющие отношение к самой организации, должны фиксироваться в дополнительном соглашении к трудовому договору.
Новый трудовой договор или доп. соглашение
Некоторые работники ошибочно полагают, что для того, чтобы изменить условия работы у действующего работодателя, необходимо заключить еще один трудовой договор. Это не так. Дело в том, что чтобы оформить новый трудовой договор с уже зачисленным в штат сотрудником, необходимо разорвать прежний. А это нецелесообразно, поскольку, помимо собственно расторжения договора, это влечет дополнительные сложности: прерывается стаж работника, фактически происходит увольнение, что в свою очередь приводит к необходимости внесения соответствующих записей в его личное дело, кадровые документы, трудовую книжку.
Именно поэтому законодательство предоставило возможность руководству предприятий и организаций формировать дополнительные соглашения, которые становятся неотъемлемой частью действующих трудовых договоров.
Суть дополнительного соглашения
Если трудовой договор имеет характер основного документа и устанавливает факт трудовых взаимоотношений между работником предприятия и его работодателем, их период, условия, особенности и прочие параметры, то дополнительное соглашение – это прилагающийся документ.
Обычно доп. соглашение удостоверяет факт достижения согласия между работником и работодателем только по одному-двум измененным пунктам основного договора, полностью отменяя их прошлую редакцию и вводя в действие новую.
После того, как соглашение подписывается, как уже говорилось выше, оно считается частью договора. Надо сказать, что к одному трудовому договору может быть сделано несколько дополнительных соглашений.
Дополнения, изменения или уменьшения
Перемены, включаемые в трудовой договор путем составления дополнительного соглашения могут как увеличивать число пунктов основного договора, изменять их содержание, так и уменьшать их количество:
Ответственность за нарушение или неисполнение дополнительного соглашения
К формированию дополнительных соглашений следует относиться так же внимательно и серьезно, как к заключению основного трудового договора. Последствия их нарушения или неисполнения для работников и работодателей ровно такие же – административное наказание (в виде штрафов), дисциплинарные взыскания или даже (в особо тяжких случаях) уголовное преследование.
Можно ли формировать дополнительное соглашение без согласия работника
В самом названии документа заложен ответ на этот вопрос. Соглашение подразумевает двусторонний характер отношений и означает, что стороны пришли к обоюдному, добровольному и полному согласию в каком-либо вопросе.
Исходя из этого, делать соглашение в одностороннем порядке недопустимо – оно попросту не будет считаться законным.
Кто формирует доп. соглашения
Обычно обязанность по формированию дополнительных соглашений к трудовым договорам лежит либо на юрисконсульте организации, либо на специалисте/руководителе кадрового отдела. В любом случае, это должен быть работник, имеющий представление о том, как составлять подобного рода документы и хорошо знакомый с гражданским и трудовым законодательством Российской Федерации.
После написания дополнительное соглашение обязательно должно быть завизировано руководителем компании — без его автографа оно не получит статус юридически законного документа.
Как составить доп.соглашение
Для составления дополнительного соглашения к трудовому договору законом РФ не предусмотрено заполнения какой-либо единой унифицированной формы, так что писать его можно исходя из собственного представления о документе и потребностей или, если на предприятии есть разработанный и утвержденный шаблон документа, – по его образцу. Важно соблюсти только два основных правила: бланк по своей структуре должен отвечать общепринятым стандартам кадрового делопроизводства, а по тексту включать в себя ряд обязательных данных.
Далее идет основная часть, куда вносится:
Затем, по пунктам прописывается, какие именно изменения вносятся в трудовой договор при помощи данного соглашения. Если речь идет о заработной плате, то она должна указываться как цифрами, так и прописью.
Далее обязательно следует отметить, что не затронутая в тексте данного документа часть трудового договора, остается без изменений, написать, с какой даты соглашение вступает в законную силу, а также удостоверить тот факт, что стороны пришли к соглашению добровольно.
При наличии каких-либо дополнительных бумаг, которые одна из сторон желает прикрепить к соглашению, их тоже надо внести в бланк в виде отдельного пункта.
Как оформить соглашение
К оформлению соглашения, также как и к его тексту, никаких особых критериев не предъявляется: его можно писать на обычном чистом листе любого удобного формата или на фирменном бланке компании, от руки или печатать на компьютере.
Неукоснительно требуется соблюдать только одно условие: дополнительное соглашение должно иметь «живые» подписи обеих сторон.
Если организация-работодатель применяет в своей работе для визирования документации штемпельные изделия, то бланк соглашения нужно проштамповать.
Документ надо формировать в двух идентичных экземплярах – один из них остается у работодателя, второй передается сотруднику.
Где фиксируется дополнительное соглашение, условия и период его хранения
Надлежащим образом сформированное и завизированное дополнительное соглашение должно фиксироваться в журнале учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.
После того, как документ проходит все стадии оформления, он передается на хранение в кадровый отдел предприятия, где весь период работы сотрудника в организации лежит в отдельной папке, вместе с основным трудовым договором.
После увольнения работника его можно передать в архив предприятия, где он должен содержаться период, установленный для такого рода документов локальными нормативно-правовыми актами компании или законодательством Российской Федерации.
Дополнительное соглашение к трудовому договору
За время работы сотрудника в организации могут поменяться некоторые условия, и тогда прежний договор перестает соответствовать реальности. Приходится изменять текст договора, и сделать это можно только при согласии работодателя и работника (ст. 72 ТК РФ). Изменение договора в одностороннем порядке будет нарушением закона.
Какие пункты договора можно менять
В трудовом договоре есть обязательные (ст. 57.2-3 ТК РФ) и дополнительные (ст. 57.4-5 ТК РФ) условия. Дополнительным соглашением можно менять те и другие.
К обязательным условиям относятся:
К дополнительным условиям трудового договора относятся:
Почему заключают допсоглашение, а не новый трудовой договор
Когда меняются условия работы, не заключайте новый ТД, а составьте дополнительное соглашение к нему. Объяснение простое: чтобы заключить новый ТД, придется разорвать старый, а это повлечет прерывание стажа работника, фактически увольнение и новое принятие на работу, внесение записей в кадровые документы и трудовую книжку.
Поэтому закон предлагает работодателям составлять допсоглашения, которые становятся неотъемлемой частью текущего трудового договора. Их может быть несколько. Ответственность за нарушение допсоглашения для обеих сторон — такая же, как при нарушении ТД.
Как заключить дополнительное соглашение
Для смены условий трудового договора работодатель и работник составляют письменное соглашение. Типовой формы для него нет, а значит его составляют в произвольном виде.
Пропишите в «шапке» документа:
В основной части документа укажите:
После этого внесите по пунктам запланированные изменения. Если речь идет о зарплате, пропишите ее цифрами и прописью.
Обычно одно допсоглашение вносит изменение по одному-двум пунктам основного договора, отменяя прошлую редакцию и вводя новую. Можно увеличить или уменьшить число пунктов ТД или изменить их содержание.
Далее пропишите, что не затронутая в допсоглашении часть ТД остается без изменений. Назовите дату, с которой соглашение начинает действовать, и укажите, что стороны пришли к соглашению добровольно. Если одна из сторон хочет прикрепить к соглашению некоторые документы, внесите их в документ в виде отдельного пункта и приложите к нему.
Допсоглашение становится частью трудового договора, поэтому оно составляется и подписывается в двух экземплярах: один для работодателя, второй для сотрудника.
Если в вашей компании есть журнал учета допсоглашений к ТД, внесите в него запись о выдаче сотруднику его экземпляра. Подпись работника в журнале не нужна: она уже будет стоять в дополнительном соглашении.
Какие особые меры принять перед заключением допсоглашения
Есть ситуации, когда перед заключением допсоглашения придется учесть некоторые ограничения. Они перечислены в ТК РФ:
О части этих изменений работодатель предупреждает работника под подпись за определенный срок, и только при согласии работника заключает допсоглашение.
Ведите кадровый, налоговый и бухгалтерский учет в веб-сервисе Контур.Бухгалтерия. Сервис подходит для малого бизнеса, избавляет от авралов и рутины. Первые две недели работы бесплатны.
Порядок регистрации трудовых договоров и соглашений к ним
Информация актуальна на момент размещения. Дата публикации: 05.10.2017.
Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.
Потребность в нумерации трудовых контрактов
В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.
Нумерация трудовых договоров используется лицами:
Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.
Присвоение номера дополнительным соглашениям
Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением. Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.
Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации. В доп соглашении к трудовому договору нумерацию часто заменяет ссылка на основной документ. В преамбуле к тексту документа вносится запись: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …. ».
При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.
Учет соглашений к трудовым контрактам
Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии. Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта.
Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию. Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.
Важные моменты регистрации соглашений
В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику. При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения. Отметка о вручении, сделанная работником собственноручно в журнале регистрации, создает возможность для упрощения разрешения трудовых споров.
Регистрация дополнительных соглашений позволяет определить даты изменений условий труда и отдыха. Решение, нужно ли регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, каждое предприятие принимает самостоятельно из расчета принципа целесообразности. Для упрощения учета, исключения трудовых споров регистрация дополнительных соглашений – оптимальное условие документооборота.