как объединить акты выполненных работ в гранд смете 9
Методическое пособие по ПК «ГРАНД-Смета» версия 7
Как сформировать сразу несколько выходных документов?
В большинстве случаев при работе со сметами бывает достаточно вывести на печать только один документ: текущую открытую смету, акт выполненных работ по смете и т. п. При этом в ПК «ГРАНД-Смета» также предусмотрены различные варианты группового вывода на печать.
Контекстное меню кнопки Последние формы открывается правой кнопки мыши по данной кнопке и содержит единственную команду Сохранить как файл пакетного вывода.
После выполнения команды Сохранить как файл пакетного вывода на экране появится окно, где можно выбрать место для сохранения соответствующего настроечного файла, а затем ввести его имя.
Имея в распоряжении один или несколько файлов пакетного вывода, в каждом из которых зафиксирован определенный набор выходных форм, можно осуществить пакетный вывод на печать.
Нажав кнопку Пакетный вывод, необходимо далее при помощи кнопки Обзор выбрать на компьютере нужный пакетный файл, после чего в окне показывается содержимое пакета. Здесь можно сбросить флажки для тех форм, которые не нужны для последующего вывода на печать.
В результате после выполнения команды Вывод пакета автоматически формируются сразу все включённые в пакет (и отмеченные в пакете флажками) выходные формы по исходной смете.
Описанные в начале данного пункта варианты группового вывода документов на печать можно использовать и в режиме пакетного вывода. Опция Вывод всех открытых документов, доступная в ситуации, когда одновременно открыты две и более смет, п озволяет сформировать пакеты документов сразу по всем открытым сметам. А при наличии в базе смет программы выделенной группы элементов происходит формирование пакета документов сразу по каждой из выделенных смет.
Замечание: В ситуации, когда осуществляется вывод на печать сразу нескольких выходных документов, возможны два варианта: формировать их отдельными файлами, либо объединить их на разных листах в одном файле MS Excel. Объединение выходных документов в одном файле происходит при установленном флажке Объединить документы (в группе настроек справа от кнопки Вывод формы).
Обучающий курс по работе с программой «ГРАНД-Смета»
Можно ли объединить объёмы двух актов в один?
При работе с выполнением по локальной смете нередко возникает необходимость объединить два или несколько актов. Например, заказчик не хочет подписывать отдельно прошлый акт и предлагает объединить его с текущим. Или Вы сами хотите собрать выполнение за квартал или по конкретному подрядчику, чтобы проанализировать ситуацию. Вариантов может быть много.
Открываем в окне с параметрами сметы раздел Акты выполненных работ. Здесь представлен список всех актов по смете. В этом списке можно добавлять новые акты, редактировать указанные данные по акту (наименование, дата составления, отчётный период, способ расчёта), удалять лишние акты.
Нередко сметчику бывает нагляднее и удобнее работать с актами выполненных работ по смете в этом списке, чем пользоваться кнопкой Выбор акта на панели инструментов на вкладке Выполнение. Текущий выбранный акт выделен здесь жирным шрифтом, а для того чтобы выбрать в качестве текущего какой-либо другой акт в списке, достаточно нажать кнопку Выбрать.
К тому же только в списке актов в окне с параметрами сметы можно выполнить ряд специальных групповых операций с несколькими актами.
Выделяем в списке акты, которые надо объединить. Далее щелчком правой кнопки мыши на любом из выделенных актов вызываем контекстное меню и выбираем команду Создать объединенный акт.
В результате в списке появляется новый акт с названием Составной акт. Он сразу становится текущим. Объёмы в этом акте просуммированы.
Теперь по этому составному акту можно посмотреть любую информацию или сформировать выходной документ.
Разумеется, в данный момент у нас в смете возникла особая ситуация, когда выполнение по актам, которые были объединены, учитывается дважды. Не забываем, что в дальнейшем надо будет удалить из списка либо исходные акты, либо составной акт, если он больше не нужен.
Обучающий курс по работе с программой «ГРАНД-Смета»
Как объединить несколько смет в одну?
Рассмотрим ещё одну возможность программы «ГРАНД-Смета» при работе с несколькими сметами. Это объединение смет.
В программе «ГРАНД-Смета» реализовано два способа, как можно объединить несколько смет в одну. Первый способ – это когда позиции исходных смет последовательно добавляются друг за другом в новый документ, разделы следующей сметы добавляются после предыдущей. Второй способ – это когда при объединении смет суммируются физобъёмы одинаковых позиций.
Для выполнения данной операции необходимо сначала выделить на вкладке Объекты нужные локальные сметы, которые требуется объединить в один сметный расчёт. Далее следует нажать кнопку Объединение смет на панели инструментов на вкладке Операции.
После нажатия кнопки запускается Мастер объединения смет.
На первом шаге осуществляется выбор смет для объединения. В окне сразу показываются те сметы, которые были выделены в момент нажатия кнопки Объединение смет. Можно добавить сюда ещё какие-то сметы, перетаскивая их с нажатой левой кнопкой мыши – причём перетаскивать сметы можно не только из окна программы «ГРАНД-Смета», но и из проводника Windows. Лишние сметы можно убрать из списка для объединения, если щелчком правой кнопки мыши вызвать контекстное меню и выбрать там команду Убрать выделенные.
Обратите внимание, что одна из смет в списке для объединения выделена значком «ГРАНД» – обычно это первая смета в списке. Таким значком выделяется смета, из которой берутся настройки расчёта для объединённой сметы. Если требуется, чтобы эти настройки были взяты из другой сметы, необходимо щелчком правой кнопки мыши на ней вызвать контекстное меню и выбрать там команду Шаблон параметров по умолчанию.
После нажатия кнопки Далее на втором шаге выбранные сметы проверяются на возможность их объединения.
Далее на третьем шаге необходимо указать параметры объединения смет. Прежде всего, выбираем способ объединения смет – Добавлять позиции или Объединять позиции. Для добавления смет друг за другом никаких особых настроек делать больше не требуется. А для варианта с объединением одинаковых позиций мы должны указать программе, какие позиции считать одинаковыми. Для расценок и ресурсов из нормативной базы достаточно сравнивать только обоснования позиций. А если в смете есть, например, ресурсы с одинаковым обоснованием Цена поставщика? Неужели вы хотите, чтобы все ваши окна, гвозди и станки после объединения смет оказались в одной строке? Если нет, то поставьте флажки для дополнительных полей, которые должны учитываться при сравнении позиций.
После нажатия кнопки Выполнить начинается процесс объединения смет, в результате чего будет создан новый документ в соответствии с заданными параметрами.
Просматривая на экране объединённую смету, следует особенно внимательно проверить заданные в ней параметры расчета, а в завершение работы сохранить документ под нужным именем.
Как объединить несколько смет в одну в ПК Гранд-Смета
Реализовано два способа объединения:
Для выполнения данной операции необходимо нажать кнопку Объединение смет на панели инструментов на вкладке Операции. После нажатия кнопки запускается Мастер объединения смет.
На первом шаге Мастера осуществляется выбор смет, которые необходимо объединить. Добавление смет в окно Мастера происходит посредством перетаскивания документов из любых источников, в том числе и из проводника Windows.
При этом, если в момент нажатия кнопки Объединение смет в списке были выделены какие-либо сметы, то они автоматически будут сразу добавлены в окно Мастера.
После нажатия кнопки Далее на втором шаге Мастера необходимо выбрать свойства объединения:
Добавлять позиции – при данном способе объединения все выбранные сметы будут последовательно добавлены друг за другом в новый документ.
Объединять позиции – при данном способе объединения смет будет происходить суммирование физобъёмов одинаковых позиций. При этом флажками ниже можно определить, какие именно поля у позиции, помимо обоснования, следует учитывать при сравнении: измеритель, наименование, прямые затраты.
После нажатия кнопки Далее на третьем шаге Мастера в окне выводится суммарная информация о производимом действии, с учётом сделанных настроек: число выбранных смет для объединения и тип объединения.
После нажатия кнопки Выполнить будет создан новый документ в соответствии с заданными опциями.
Обучающий курс по работе с программой «ГРАНД-Смета»
Как передать акт с выполненными объёмами на проверку?
Итак, текущее выполнение по смете введено. Теперь необходимо сохранить внесённые в смету изменения. Это делается нажатием кнопки с синей дискетой на панели быстрого вызова.
Для того чтобы теперь передать выполнение выше по цепочке, в ПК «ГРАНД-Смета» есть две возможности.
Первая возможность – это отдать на проверку сам файл сметы со всеми актами.
Щелчком правой кнопки мыши на вкладке сметы вызываем контекстное меню и выбираем там команду Открыть в проводнике.
В результате на экране откроется окно проводника Windows с папкой, где находится файл сметы. Копируем этот файл и передаём по назначению. Если отправляете его электронной почтой, то лучше вначале заархивировать и отправить в виде архива.
Вторая возможность – это передать на проверку только выполненные объёмы текущего акта. На вкладке Выполнение нажимаем кнопку Смета на основе акта.
В результате мы получили текущий акт в виде отдельной локальной сметы (на отдельной вкладке). Позиции, объёмы работ, способ расчёта этой сметы полностью соответствуют текущему акту.
Сохраняем документ и открываем папку в проводнике Windows.
Если требуется аналогичным образом передать суммарное выполнение по нескольким актам, то для этого открываем окно с параметрами сметы, раздел Акты выполненных работ. Ранее мы уже видели, что здесь представлен список всех актов по смете. Выделяем в списке нужные акты и нажимаем кнопку Смета на основе актов.
Таким образом, мы можем предоставлять данные о выполнении работ ежемесячно в виде отдельных смет.
Кстати, в этом случае есть возможность прикреплять к позициям таких смет фотографии с места работ, подтверждая тем самым закрываемые объёмы. Это делается при помощи кнопки Изображение на панели инструментов на вкладке Вставка.
Кроме того, любые файлы с сопроводительными документами по выполнению работ можно добавить в раздел Вложения в окне с параметрами сметы (которая представляет собой выгруженный акт или сумму актов).