как осуществлялся контакт с общими непосредственными и методическими руководителями образец
Методические рекомендации по подготовке и принятию управленческих решений
«Управлять – значит принимать решения и организовывать их исполнения».
От качества управленческих решений, состояния контроля за тем, как они реализуются на практике, от того, насколько они соответствуют складывающейся оперативной обстановке и приоритетным задачам, стоящим перед органами внутренних дел, в значительной мере зависит успех борьбы с преступностью и правоохранительной деятельности в целом.
Управленческую деятельность любого руководителя, можно считать успешной только в том случае, если он умело и профессионально грамотно организует разработку, принятие и исполнение решений.
Понятие управленческого решения.
Требования к управленческому решению.
Применительно к ОВД управленческое решение можно определить как основанный на законах и подзаконных актах, анализе и оценке оперативной обстановки волевой акт соответствующего руководителя, содержащий постановку целей, обоснование путей и средств их осуществления, имеющий директивный характер, принятый в установленном порядке и обеспечивающий организационную устойчивость и совершенствование деятельности ОВД при решении возлагаемых на него задач.
Сложность и разнообразие функций и задач, стоящих перед ОВД, обусловливают необходимость принятия в ОВД множества самых различных решений. Чем больше задач приходится решать одновременно, тем выше потребность решать их во взаимной увязке. В этой связи для руководителей и должностных лиц ОВД, участвующих в разработке управленческих решений, важным является системное видение управленческих решений. Оно позволяет:
— оценивать приоритеты целей в условиях конкретной оперативной обстановки уже на начальных стадиях разработки решения, т.е. действовать целеустремленно, обеспечивать цикличность, преемственность решений, ритмичность и планомерность процесса их разработки и принятия;
— рассматривать каждое из них как звено в общей цепи постановки и реализации целей деятельности органов внутренних дел.
Условия эффективности управленческого решения
(требования, предъявляемые к управленческому решению).
Надлежащее информационное обеспечение – одно из первых и непременных условий выполнения вышеуказанного требования, позволяющее своевременно выявить проблемы и установить причины их возникновения. Также, оно дает возможность обосновать цель, пути и средства ее достижения, оперативно регулировать процесс реализации решения.
Следующее условие эффективности решения – его своевременность. Правильное и обоснованное решение, но принятое с опозданием, равносильно ошибке. В органах внутренних дел принятие решения часто происходит в условиях постоянно меняющейся оперативной обстановки и жесткого лимита времени. Важнейшими факторами в достижении этого требования выступают оперативность в принятии решения и гибкость реакции на меняющиеся события.
Решение эффективно, если оно актуально. Факт актуальности решения в какой-то мере связан со своевременностью решения. Однако, это далеко не тождественные понятия. Актуальны те решения, которые направлены на разрешение актуальных задач, которые необходимо выбрать среди большого количества имеющихся проблем путем оценки их значимости. Поэтому, когда имеется много вопросов, требующих решения, необходимо учитывать, были ли они оценены по степени актуальности и принимались ли по ним решения в порядке их важности.
Вместе с тем, результативность решения во многом зависит от адаптации его к исполнительскому уровню, от того, какие условия созданы для его исполнения. Нереальные и явно завышенные планы, непосильные задачи, поставленные перед отдельными сотрудниками или службами, подрывают веру в людей в собственные возможности, снижают их инициативу и активность.
С другой стороны, явно облегченные решения, умышленно заниженные планы, обязательства, также дают отрицательный эффект. Они расслабляют сотрудников и резко снижают эффективность труда.
Решение эффективно, если оно исчерпывает, т.е. разрешает проблему полностью или на длительный срок. На практике часто встречаются решения, принимаемые как бы в ответ создавшейся ситуации, но не разрешающие ее до конца. Как правило, это является следствием неглубокой оценки обстановки, недостаточного анализа причин, породивших данную ситуацию. Повторные решения по одному и тому же вопросу требуют больших затрат сил, энергии и времени.
Эффективное решение отличается преемственностью, т.е. оно не противоречит принятым решениям, является как бы логическим продолжением общих стратегических установочных решений (концепций).
Нельзя не учитывать и то обстоятельство, что решение будет эффективным при условии, если оно имеет общественную мотивацию и соответствует общим целям ОВД. Сотрудники всегда должны знать, какими мотивами руководствовался руководитель, принимая то или иное решение, и какие цели будут достигнуты в итоге его выполнения.
Наконец, к условиям эффективности управленческих решений ОВД следует отнести оперативность их оформления. Оно предполагает осуществление комплекса мер по обеспечению четкого и быстрого оформления принятого решения, что представляется здесь весьма важным.
Общая характеристика управленческих решений ОВД.
Характеристика управленческих решений связана с определением их видов, форм, структуры и содержания.
В условиях большого количества разнохарактерных управленческих решений, действующих и периодически разрабатываемых ОВД, большое практическое значение имеет их классификация.
Применительно к аппаратам МВД целесообразно выделить следующие виды управленческих решений.
По целевому назначению можно выделить стратегические и тактические решения. При этом необходимо отметить, что цели управления всегда относятся к двум категориям – это развития (или, по другому говоря, совершенствования) и стабилизации (или обеспечения организационной устойчивости).
К стратегическим управленческим решениям относятся: пятилетние, годовые планы работы, установочные приказы о задачах органов внутренних дел на очередной год, комплексные программы совершенствования деятельности органов внутренних дел на очередной год, комплексные программы совершенствования деятельности органов внутренних дел по отдельным проблемам борьбы с преступностью и охраны общественного порядка и т.п.
Тактические решения призваны стабилизировать деятельность органов и подразделений путем своевременного внесения корректив в работу и устранения отклонений от целей стратегических решений. К таким решениям относятся приказы, указания, решения коллегии или оперативного совещания, а также планы, принимаемые в процессе повседневного управления.
По признаку юридических свойств выделяются индивидуальные и нормативные решения.
Индивидуальные решения имеют, можно сказать, разовое назначение, т.е. после реализации они прекращают свое действие. Исполнение предписаний решения нормативного характера в одной ситуации не прекращает его действия в других подобных ситуациях.
Нормативные решения закрепляют основы организации и деятельности ОВД и тем самым обеспечивают их развитие и организационную устойчивость. К ним относятся: положения об органах и подразделениях, инструкции об организации деятельности аппаратов МВД и их подразделений. Такие решения рассчитаны на многократное, долговременное их использование и по своей сущности являются нормативными актами в узком юридическом значении этого слова.
По охвату проблем и задействованных в их решении сил и средств выделяются общие и частные решения.
Общие носят общесистемный, многоцелевой, комплексный характер, охватывают все направления деятельности и все службы и подразделения. При их разработке используется весь имеющийся информационный потенциал ОВД.
Частные решения связаны с выполнением отдельных задач по одной или нескольким проблемам. Разрабатываются они одной или несколькими службами и подразделениями. К ним относятся решения по вопросам:
— организации и проведения комплексных операций различного масштаба и направленности;
— организации охраны общественного порядка и борьбы с преступностью в связи с особыми событиями общественно-политического характера;
— анализа различных сторон деятельности органов внутренних дел и принятия мер по устранению недостатков в работе;
— изучения, обобщения и распространения передового опыта работы;
— организации воспитательной и учебно-методической работы с личным составом и укрепления исполнительной дисциплины и законности в деятельности органов внутренних дел.
По свое форме такие решения – это, как правило, приказы, указания, планы.
По принадлежности используемых в решении задач борьбы с преступностью и охраны общественного порядка сил и средств решения делятся на собственные (ведомственные) и совместные (межведомственные).
В первом случае поставленные в этих решениях задачи реализуются собственными силами служб, подразделений органов внутренних дел с использованием имеющихся в их распоряжении средств, форм и методов.
Совместные же решения применяются для выполнения стоящих перед ОВД задач, которые в той или иной мере решаются с использованием сил и возможностей других ведомств, органов, организаций.
Наиболее типичными формами этого вида решений являются комплексные планы профилактики, планы совместных мероприятий по профилактике правонарушений несовершеннолетних, совместные решения коллегии МВД и других государственных органов и общественных организаций.
Основные решения являются исходным, начальным пунктом в процессе решения той или иной задачи, в ряде случаев открывают временные циклы деятельности ОВД (год, полугодие, квартал).
Итоговые решения связаны с моментом завершения определенного периода работы или моментом реализации конкретного управленческого решения, например, приказ об итогах работы за полугодие, об итогах проведения конкретной операции и т.д.
Очень часто в процессе решения одной проблемы возникает необходимость в разработке и принятии нескольких управленческих решений. В этом случае наряду с основным (исходным) и итоговым по данной проблеме решением появляются дополнительные (промежуточные) решения. Так, к примеру, при наличии приказа об усилении борьбы с организованной преступностью (основное решение), решение коллегии МВД о ходе выполнения органами внутренних дел этого приказа будет являться дополнительным (промежуточным) решением. Итоговым решением по данной проблеме может быть приказ или решение коллегии МВД об итогах выполнения основного решения.
По времени (моменту) реализации поставленных задач выделяются перспективные и текущие (оперативные) решения.
К первому виду решений относятся годовые планы деятельности органов внутренних дел республики, комплексные программы, приказы, инструкции, уставы, наставления, регламентирующие те или иные вопросы управленческой деятельности (организацию контроля и проверки исполнения, порядок подготовки и проведения коллегии или оперативного совещания, разработку и принятие управленческих решений и т.д.).
Текущие управленческие решения возникают и реализуются в рамках текущего управления или в определенный в самом решении срок, но в пределах текущего года. Как правило, эти решения вытекают и связаны с реализацией годовых планов работы МВД. В то же время необходимость немедленного решения тех или иных задач борьбы с преступностью и охраны общественного порядка, своевременного реагирования на изменения оперативной обстановки определяет систему оперативного управления, в процессе которого принимается и реализуется большое число управленческих решений. Эти решения могут быть связаны с резким ростом числа совершаемых преступлений в отдельных городах или районах, совершением отдельных тяжких преступлений, серьезными дорожно-транспортными происшествиями, грубыми нарушениями законности со стороны сотрудников ОВД.
По форме выражения выделяются устные и письменные управленческие решения.
Наибольшую сложность представляет подготовка письменных управленческих решений, имеющих организационно-распорядительный характер, которые классифицируются на: нормативные (приказ по личному составу, положение, указание, инструкция, предписание, решение оперативного совещания) и ненормативные (должностная инструкция, функциональные обязанности, план работы).
Структура приказов по общим вопросам состоит из двух частей: констатирующая и распорядительная.
В первой части излагаются причины, послужившие основанием к изданию приказа, цели и задачи предписываемых действий. Если приказ издается «во исполнение», в констатирующей части указываются наименование директивного указания, дата и его номер. Констатирующая часть приказа может быть опущена, если распорядительная не нуждается в обосновании.
Положения могут быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальные разрабатываются на основе типовых положений. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления.
Обычно структура положения состоит из следующих разделов: общие положения, задачи, функции органа (подразделения), права и обязанности его руководителя и т.д.
Весьма распространенной письменной формой управленческого решения является инструкция. Она представляет собой документ длительного действия, содержащий систематизированные нормы по организации деятельности органов, подразделений, должностных лиц. Структура инструкции существенно различается в зависимости от ее вида.
Решение коллегии (совещания) является особой формой нормативного или индивидуального акта, регулирующего деятельность органа и подразделения по частным или общим вопросам, принятого в особом порядке на основе коллективного обсуждения тех или иных вопросов организации и деятельности ОВД.
Организационное обеспечение и технология разработки и реализации управленческих решений.
Процесс разработки и принятия управленческих решений, как правило, требует организации коллективной работы руководителя и большого числа сотрудников ОВД.
Организовать разработку управленческих решений это значит:
— обеспечить плановость подготовки и принятия решений;
— осуществить четкое распределение обязанностей и закрепление необходимых прав служб и подразделений, а также конкретных сотрудников, участвующих в разработке решений;
— обеспечить необходимой информацией службы и подразделения, ведущие разработку проектов решений;
— обеспечить координацию и контроль всего процесса подготовки и принятия решений;
— привлечь специалистов других ведомств и учреждений, если в этом возникает необходимость.
Организация разработки управленческих решений возлагается на руководство ОВД, начальников штабных, функциональных и отраслевых подразделений.
Разработка и реализация управленческих решений ОВД представляет ряд логически и последовательно взаимосвязанных стадий:
— стадия «осознания и выявления проблем» заключает следующие этапы: поиск и распознание проблемной обстановки; анализ проблемной обстановки; определение целей; формулирование проблем и их ранжирование; анализ проблем; предварительная постановка задач по решению проблем;
— стадия «информационной подготовки решения» включает следующие этапы: сбор и передача данных; восприятие информации; анализ и оценка информации; точная формулировка задачи;
— стадия «реализации решений» включает следующие этапы: уяснение управленческого решения; определение наличия необходимых организационных предпосылок для реализации решения; детализация решения и разработка организационных мероприятий (плана); подбор исполнителей; доведение решения до исполнителей; обеспечение работы исполнителей; оперативное руководство исполнением решения; контроль исполнения решения; подведение итогов выполнения решения; информирование (отчет) о выполнении решения.
Приведенный алгоритм разработки и реализации решений ОВД осуществляется в полном объеме при решении наиболее сложных комплексных задач управления. Вместе с тем его элементы в той или иной мере могут быть использованы руководителями при решении простых задач.
Организация исполнения управленческих решений
Вопросы своевременного и качественного исполнения управленческих решений, механизма их реализации имеют исключительно важное значение. Пагубны не только ошибочные и неэффективные решения, но и их несвоевременное и некачественное выполнение или неисполнение их вообще.
Именно на стадии реализации проверяется пригодность управленческого решения в конкретной оперативной обстановке. При этом даже самые верные решения могут не дать желаемых результатов при несвоевременности либо низком качестве их выполнения.
В этой связи, эффективность любого управленческого воздействия обусловлена четкой организаторской работой по реализации принятых решений, достижению поставленных в них целей. Между тем именно это звено часто выпадает из поля зрения руководителей, а организаторская работа по исполнению принятых решений носит формальный характер.
Под исполнением управленческого решения понимается деятельность руководителей, организованная в соответствии с определенными требованиями и направленная на достижение поставленных в решении целей и задач с помощью различных методов и форм управления с учетом условий конкретной оперативной обстановки.
Организация реализации решений возлагается на начальника ОВД. В этих целях он назначает конкретных исполнителей, формулирует им задания, устанавливает сроки исполнения, организует инструктажи и обучение подчиненных, проводит совещания, создает необходимые условия исполнителям, обеспечивает необходимыми средствами, осуществляет контроль за выполнением плановых мероприятий, определяет время, порядок, формы контроля и информирования об исполнении планов.
Руководитель не должен стараться сделать все сам лично, тем более при реализации сложных, ответственных решений. Однако контроль, основных этапов и конечного результата реализации решения он должен и обязан обеспечить.
Важную роль в процессе реализации управленческих решений играют штабные аппараты ОВД, осуществляющие разработку и организационное обеспечение исполнения решений, имеющих комплексный характер. Они должны систематически анализировать ход выполнения принятых решений, эффективность расстановки сил и средств, задействованных в их реализации, уровень исполнительской дисциплины, вносят руководству ОВД предложения по корректировке деятельности в случае возникновения такой необходимости.
Для организации исполнения отдельных решений могут создаваться временные органы со специальными полномочиями: штабы, рабочие группы. Их компетенция ограничивается вопросами организации исполнения решений локального характера.
Формы реализации управленческих решений разнообразны. К ним можно отнести проведение различного рода совещаний, целевых рейдов и операций, выезды в служебные командировки для оказания помощи и т.п.
Существуют различные формы контроля исполнения управленческих решений: контрольные и целевые проверки; заслушивание руководителей служб и подчиненных им сотрудников о проделанной работе; истребование письменных отчетов; анализ информации о ходе выполнения планов работы и заданий.
Важным этапом реализации управленческого решения является подведение итогов и оценка выполнения поставленных задач. При подготовке к подведению итогов выполнения управленческих решений необходимо тщательно проанализировать всю проделанную работу по их реализации, конечные результаты этой работы и сопоставить их с основными целями и задачами, вытекающими из решений, с мероприятиями, разработанными по их реализации.
Решение считается выполненным, если цель, поставленная в нем, достигнута полностью.
Могут быть использованы различные формы подведения итогов выполнения управленческих решений: обсуждение итогов на совещаниях, издание приказов, обзоров и т.д.
Эффективная реализация управленческих решений возможна только при наличии хорошо отлаженного механизма их исполнения и контроля.
Штаб МВД по Республике Марий Эл
ПО МВД по Республике Марий Эл
Приказ о распределении обязанностей между руководством
Приказ о распределении обязанностей между руководством в организации – важный элемент документооборота, закрепляющий распределение ответственности заместителей руководителя, иных работников АУП.
Распределение труда АУП
Распределяющий обязанности руководства документ — конечный этап работы по оптимизации труда в управленческой структуре.
На начальной стадии такой работы пересматриваются, а при их отсутствии — разрабатываются и утверждаются должностные инструкции руководителей организации. Единой нормативной базы по написанию подобных документов в России нет. С одной стороны, это позволяет учесть специфику работы объекта руководства, а с другой – усложняет процесс написания, при фактическом отсутствии инструкционного, рекомендательного материала. Единственный документ, на который обычно опирается руководитель при разработке инструкций для подчиняющихся ему управленцев, – Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (ЕКСД).
Используются методики современных специалистов по управлению кадрами, учитываются базовые цели руководства структурными подразделениями. Определяющее значение имеют личностные особенности управленца. Они выявляются с помощью:
Кстати говоря! Делегирование ответственности, как правило, осуществляется по двум моделям, условно называемым «елочка» и «матрешка». В первом случае высший руководитель использует лишь часть прав и полномочий заместителя, а во втором имеет место множественное подчинение и полное поглощение прав руководителя низшего ранга. Выбранная модель берется за основу ЛНА.
В должностной инструкции рекомендуется разделять ответственность руководителя и вмененные в обязанность ему управленческие действия.
Грамотное распределение ответственности между руководителями невозможно без локального НА – Положения о подразделениях. В этом документе прописываются цели, задачи, объем выполняемых функций подразделения, ответственность и ФИО ответственных лиц. Четкое распределение управленческих задач и ответственности на практике позволяет избежать накладок, дублирования. Итогом проведенной работы является приказ о распределении обязанностей между руководителями.
Приказ и особенности документооборота
Отсутствие единой нормативной базы приводит к необходимости разрабатывать приказы о распределении обязанностей самостоятельно. Обычно такой документ содержит:
Временное исполнение может быть прописано в тексте приказа либо в приложении к нему. Если указанный пункт в первоначальном приказе и приложениях к нему отсутствует, издается отдельный приказ всякий раз при уходе руководителя в отпуск, отсутствии по причине болезни, отъезде в командировку. Одним из важных элементов такого временного делегирования обязанностей является право подписи.
Как временное, так и постоянное распределение обязанностей, отраженное в приказе, должно быть доведено до сведения ответственных работников. В подтверждение того что с приказом они ознакомлены, руководители ставят личные подписи под документом.
Образец приказа
В качестве примера приведем образец приказа о распределении обязанностей между руководителями коммерческой фирмы.
Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка»
(ООО «Ромашка»)
«18» июля 2019 года г. Москва
О распределении обязанностей между руководителями
В целях совершенствования работы ООО «Ромашка», рациональной организации труда в структурных подразделениях и повышения его эффективности
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Утвердить следующее распределение обязанностей:
Директор Оленев И.К. – общее непосредственное руководство деятельностью Общества, контроль исполнения задач, контроль работы заместителей.
Заместитель директора по коммерческим вопросам Петровский А.А. – заключение договоров, работа с контрагентами, контроль работы коммерческого отдела. На время отсутствия директора имеет право подписи за директора и принятия управленческих решений в интересах Общества.
Руководитель кадровой службы Кременчук Н.С. – принятие кадровых решений, касающихся численности и штатной структуры, издание приказов о приеме, увольнении, переводе, перемещении, дисциплинарных взысканиях и поощрениях, контроль работы кадровой службы.
Руководитель финансово-юридической службы Васильева С.А. – контроль показателей экономической деятельности, долгосрочное и краткосрочное планирование, разработка договоров и контроль их исполнения, контроль работы финансово-юридической службы.
2. Руководителям АУП разработать управленческую документацию, регламентирующую работу подразделений в срок до 18.08.19 г.
3. Приказ вступает в силу с момента подписания. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.
Директор Оленев И.К. (подпись)
С приказом ознакомлены:
Петровский А.А. (подпись)
Кременчук Н.С. (подпись)
Васильева С.А. (подпись)
Если требуется детальная разработка прав и обязанностей каждого руководителя или речь идет о крупной фирме, с разветвленной структурой руководства, сведения могут фиксироваться в отдельном приложении к приказу. В тексте приказа указывается: «Утвердить распределение обязанностей между руководителями согласно Приложению №…»