Перечислим основные причины, по которым делают корректировки или отмену записи об увольнении в трудовой книжке:
Правила внесения изменений
Законодательство регулирует порядок хранения, регистрации и заполнения трудовых. Правила исправления ошибок перечислены:
Главный принцип для всех разделов трудовой — просто зачеркнуть и аннулировать неверные данные нельзя. В каждом разделе запись в трудовой об отмене предыдущей записи выполняется по своим правилам.
Что исправляем
Как исправляем
Пункт инструкции
Изменение сведений о фамилии, имени, отчестве и дате рождения
Производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Делается ссылка на их номер и дату.
Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные.
Ссылки размещаются на внутренней стороне обложки, заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью.
Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) о полученных образовании, профессии, специальности
Имеющиеся данные дополняются через запятую, без зачеркивания ранее внесенных.
Ссылка — на внутренней стороне обложки.
Изменение фамилии, имени, отчества и даты рождения, образования, профессии и специальности работника
Производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
Неправильные или неточные сведения
Зачеркивание неточных или неправильных сведений не допускается.
Изменение производится путем признания их недействительными и внесения правильных.
Организация, которая внесла неправильные или неточные данные, реорганизована или ликвидирована
Исправляет правопреемник в случае ликвидации или работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены.
В случае его утраты либо несоответствия фактически выполнявшейся работе исправление производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не служат основанием для исправления внесенных ранее сведений, за исключением тех, в отношении которых имеется судебное решение, и в случаях, предусмотренных пунктом 34 правил.
Исправления в разделах, содержащих сведения о работе или сведения о награждении
Зачеркивание неточных или неправильных данных не допускается.
Изменение производится путем признания недействительными и внесения правильных.
Исправления на титульном листе
Особые правила действуют для титульного листа. Обычно исправляют (вносят изменения):
Вот инструкция, как правильно аннулировать запись в трудовой книжке:
Пример внесенных изменений в дату рождения и профессию:
Отменяем ошибочную запись
Для внесения исправлений в раздел о трудовой занятости используется особая последовательность действий:
Приведем еще несколько примеров исправления ошибок в соответствии с правилами и инструкцией. Запись в трудовой об отмене записи выглядит так:
Вот пример внесения исправлений по решению суда:
Встречаются более сложные ситуации, например, можно ли аннулировать запись в трудовой, если ошибка не одна, все имеют номер и реквизиты приказов. Это сделать можно. В этом случае недействительной признается каждая, о чем вносится отдельная запись.
Ответственность за нарушение правил
В соответствии с п. 45 правил, организация работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей возлагается на работодателя и уполномоченное им лицо. За нарушения наступает ответственность в соответствии с ч. 1,2 ст. 5.27 КоАП РФ.
Ответственный
Первое нарушение
Повторное нарушение
Должностное лицо
Предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей
Штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет
Штраф от 1000 до 5000 рублей
Штраф от 10 000 до 20 000 рублей
Юридическое лицо
Штраф от 30 000 до 50 000 рублей
Штраф от 50 000 до 70 000 рублей
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Исправления в трудовой книжке: как не нарушить закон
Исправления в трудовой книжке — это корректировка сведений таким образом, чтобы они соответствовали действительности. Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Расскажем, как исправить запись в трудовой книжке и не допустить новых ошибок.
Правовые основы
Типичные ошибки
Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего можно заметить:
Поскольку даже один неверный символ может стать причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровики должны быть предельно внимательными. Всегда надо сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, ее необходимо корректно исправить.
Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать
В соответствии с разделом III Постановления Правительства № 225, работодатель может исправить:
Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных сведений — никаких зачеркиваний. Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе. В остальных случаях изменения вносятся путем признания определенных записей неточными и внесения правильных. При этом новые данные должны быть заверены подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.
В п. 1.2 Постановления Минтруда России № 69 уточняется, как именно надо вносить поправки. Вот примерный алгоритм:
Обратите внимание: этот алгоритм актуален для корректировки сведений не только трудовых, но и вкладышей к ним.
Образец исправления в трудовой книжке 2020
Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией
Вариант 1. Исправляем за другую организацию
На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, может исправить любой раздел в трудовой книжке. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.
Какими документами можно подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации. Это может быть и справка из архива, и решение суда, и подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в данном случае не имеют никакой юридической силы.
Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю
Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, он может обратиться к прежнему работодателю с просьбой ее исправить. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему должны исправить неточности.
Если у человека нет нового места работы, после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.
Если экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи, прежний работодатель следует такому алгоритму:
Исправление дат
Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Для них не предусмотрен специальный способ уточнения данных. Поэтому запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.
Исправление реквизитов
Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.
Несколько ошибок сразу
Если допущено несколько неточностей, исправить надо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительными. Затем указывает верные данные. Допускается также одной записью исправлять несколько некорректных.
Образец исправления записи в трудовой книжке 2020, если надо аннулировать две последние отметки
Ошибка при первичном заполнении
Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.
Исправления на титульном листе
Все неверные данные на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные, а также ситуаций, когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, которое заполняло документ.
Рекомендуется, чтобы корректировка Ф.И.О. работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Потому что только он может точно знать, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, работник может пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.
Если на титульном листе нужно указать новую специальность или дополнительное образование, ничего зачеркивать не надо. В этом случае в нужной строке ставят запятую и пишут новые данные.
Ошибки в сведениях о награждении
У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. Поэтому часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. В этом случае ответственное лицо признает записи недействительными, расписывается, ставит печать (при ее наличии) — в общем, действует по общим правилам.
Аналогичным образом надо действовать, если неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.
Исправления в дубликате
По инициативе работника трудовая книжка, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, может быть заменена дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной.
В самом дубликате неточности исправляются по тем же правилам, что и в основной трудовой книжке.
Нужно ли исправлять орфографические ошибки
Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, это может дорого обойтись работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.
Когда трудовая книжка может быть признана недействительной
Существует несколько ситуаций, когда ТК можно признать недействительной:
В этих случаях работнику можно оформить дубликат документа. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В трудовой книжке работника пропустили запись о переводе и присвоении разряда. После этой даты в трудовой книжке было оформлено несколько записей у того же работодателя. Как правильно внести пропущенную запись?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу: Пропущенные записи о переводе и присвоении разряда могут быть внесены под порядковыми номерами, следующими за номером последней имеющейся записи в трудовой книжке работника. Вносить какие-либо исправления или признавать недействительными предыдущие записи (о переводе, о присвоении классного чина) не нужно.
Ответ подготовил: Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ Павлова Наталия
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
Трудовые книжки: внесение записей об увольнении и исправление ошибок
В прошлой статье про трудовые книжки мы рассказали об основных правилах и нюансах их заполнения при приеме сотрудников, а также при переводе с одной должности на другую или между подразделениями. Сегодня речь пойдет об оформлении ТК при увольнении. Также затронем вопросы внесения в документ исправлений.
Как сделать запись об увольнении
Правила внесения записи об увольнении сотрудников прописаны в инструкции из постановления Минтруда № 69 от 10 октября 2003 года (далее инструкция № 69). Они таковы:
Основной вопрос, который обычно заботит специалистов кадрового дела в связи с этим — с какой формулировкой нужно вносить запись об увольнении? Правильно писать«уволен» или «трудовой договор расторгнут»?
Если обратиться к инструкции № 69, то сложится впечатление, что правильно применять формулировку «уволен». Именно такие примеры приводятся в пункте 5 инструкции:
Однако опираться на формулировки, данные в инструкции, было бы неправильно, и вот почему. Дело в том, что этот документ был принят еще в 2003 году и с тех пор практически не менялся. Уже давно Минтруд работает над новыми правилами ведения трудовых книжек, и, видимо, именно поэтому не спешит обновлять старое постановление.
Между тем инструкция № 69 входит в противоречие с правилами статьи 84.1 Трудового кодекса. Эта норма требует, чтобы в записи об увольнении делалась ссылка не только на статью закона и пункт, на основании которого сотрудник увольняется, но также и на часть, то есть на конкретный абзац. Однако в действующий инструкции № 69 в качестве примера приводятся записи, в которых отсутствуют ссылки на часть статьи (идет указание только на ее номер и пункт). Получается, что если работодатель укажет в трудовой книжке формулировки из инструкции, правила ТК РФ будут нарушены.
Как же быть в такой ситуации? Ответ дается в упомянутой статье 84.1 ТК РФ. Ее пункт 5 требует, чтобы запись о причинах и основаниях увольнения производилась в точном соответствии с Трудовым кодексом или иным законном, на основании которого это увольнение производится. Поэтому здесь применяется правило из юридической практики, суть которого в следующем: если 2 нормативных акта вступают в противоречие, то применяются нормы из вышестоящего документа. В данном случае это Трудовой кодекс.
Таким образом, получается, что более корректной будет запись о расторжении или прекращении трудового договора. Причем между этими двумя выражениями есть вполне конкретная разница, и заключается она в следующем:
При сомнениях можно открыть ту статью Кодекса, в которой описываются обстоятельства увольнения, и взять формулировку из нее. Если рассмотреть типичные причины увольнения, то формулировки такие:
Тем не менее формулировка «уволен» также сегодня применяется, и у нее есть свои сторонники. Более того, именно этот вариант подсказывает логика. Ведь когда работник поступает в компанию, в ТК делается запись «принят», а не «трудовой договор заключен». И раз первоначальная запись в книжке отражает процесс, который происходит с работником, то вполне логично, что и заключительная запись должна быть сделана в соответствующей формулировке. То есть работник принят — работник уволен.
Однако требования нормативных актов не всегда соответствуют законам логики. Поэтому во избежание лишних вопросов и сомнений специалисты рекомендуют ориентироваться на букву закона. Это значит, что надежнее применять формулировки о расторжении / прекращении трудового договора. Пример записи можно посмотреть на изображении ниже.
Как сделать запись об увольнении сотрудника
О подписях
Итак, сотрудник увольняется, и в трудовых отношениях с ним работодатель должен поставить точку. В этом качестве выступают подписи сторон и печать организации (ИП), если она применяется.
Со стороны работодателя подпись ставит директор организации, ИП либо специалист, ответственный за ведение ТК. Это может быть как инспектор по кадрам, так и иной работник, в обязанности которого входит ведение трудовых книжек, например, офис-менеджер или бухгалтер.
Сотрудник также ставит свою подпись, подтверждая тем самым информацию о своем увольнении. Каких-либо дополнительных записей («ознакомлен» и т. д.) делать он не должен.
Об ошибках в ТК
На практике нередко возникает потребность исправить записи в трудовой книжке. Посмотри, какие на это счет действуют правила.
Внимание! Исправление ошибок на титульном листе ТК не допускается. Если при его заполнении допущены неточности, бланк считается испорченным. Его нужно списать, а для оформления книжки взять новый. Однако если у сотрудника изменилась личная информация (фамилия, образование), то это не является исправлением ошибки. Для внесения таких изменений есть соответствующие правила.
Основное правило, которым нужно руководствоваться — исправлять ошибки в ТК должен тот работодатель, специалист которого их допустил. Текущий работодатель может исправить ошибку в ТК только в том случае, если на это будет получено официальное письменное разрешение (справка) от допустившего ошибку работодателя. Однако на практике такой подход практически не применяется.
Поэтому если в отдел кадров явился бывший работник, в трудовой книжке которого неточность, исправить ее кадровик обязан. Даже если допустил ее не он, а ранее работавший специалист по кадрам.
Как быть, если работник принес трудовую с ошибками новому работодателю? Если ошибка кроется в персональных данных (имени, фамилии, дате рождения), принимать документ нельзя. О подобной ситуации мы писали в одной из прошлых статей.
Также отметим, что отсутствие печати на титульном листе ТК не является причиной отказа в ее приеме. У компании или ИП, оформившего книжку, печати может не быть. Но даже если ее не поставили по оплошности, то эта ошибка не имеет никакого отношения ни к действующему работодателю, ни к работнику. Поэтому такую ТК можно спокойно принимать и делать в ней записи.
Исправление ошибок
При исправлении данных в разделе ТК, предназначенном для отражения периодов работы, нельзя зачеркивать какие-либо записи. Для внесения правки кадровик пишет, что ошибочная запись признается недействительной, и в той же строке (через знак «.» или «,») указывает корректную формулировку.
Запись об исправлении делается после последней имеющейся записи, при этом в графе 1 ставится следующий порядковый номер. Например, специалист был принят на работу, и в ТК это было отражено некорректно. Далее его перевели на другую должность, а потом выявилась ошибка в оформлении записи о приеме. Тогда записи в ТК будут идти так:
То есть получается, что порядок записей не соответствует хронологии событий, но при исправлении ошибок, выявленных спустя продолжительное время, это неизбежно.
В графе 2 следует указать текущую дату, то есть дату внесения данных об исправлении (а не наступления события, запись о котором содержит ошибку).
В графе 3 прописывается: «Запись за номером Х недействительна. Принят по профессии / переведен / трудовой договор расторгнут» или иная корректная формулировка.
В графе 4 дублируется запись о документе-основании (приказе о назначении, увольнении и т.д).
Пример исправления записи о приеме на работе
Указанный выше порядок применяется в том числе и к ошибкам в датах. Если в ТК неверно указана, например, дата приема на работу, то запись в графе 3 будет выглядеть так: «Запись за номером Х недействительна. Принят 19.07.2016 на должность. ». В графе 2 при этом указывается текущая дата (когда вносятся исправления).
Существует мнение, что при ошибках с датами корректную дату нужно указывать в графе 2, а не в графе 3. Так вот, это неверно — инструкция № 69 такой вариант исправления не предлагает.
Подпись работника в трудовой книжке и карточке Т-2 с 1 сентября 2021
Действующими с 01.09.2021 правилами ведения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н) ознакомление работника под подпись с вносимыми в бумажную трудовую книжку записями о работе не предусмотрено (раньше работники расписывались под записью об увольнении).
Важно! Это не единственное нововведение по трудовым книжкам. Проверьте, готовы ли вы вести их согласно новому порядку, с помощью подсказок от экспертов КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, оформите пробный доступ. Это бесплатно.
С 1 сентября проставление подписи работника требуется только на титульном листе трудовой книжки в сведениях о нем — при оформлении вкладыша или дубликата (напомним, новые бумажные книжки вновь поступающим на работу сотрудникам больше не оформляются).
Также отменено требование знакомить работника с каждой вносимой в трудовую книжку записью в его личной карточке по форме Т-2. Означает ли это, что карточка Т-2 с 1 сентября не нужна?
С одной стороны, ведение личной карточки не предусмотрено ТК РФ. С другой, этот документ пока еще востребован в целях воинского учета. Хотя в действующей редакции Положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719 (ред. от 15.03.2021), и указано, что воинский учет граждан в организациях осуществляется по документам, перечень, формы, порядок хранения и заполнения которых устанавливаются Минобороны, но необходимые документы военным ведомством еще не утверждены. Поэтому учет ведется по-старому — по личным карточкам Т-2.
Да и вообще, это привычный первичный документ по учету кадров. Поэтому полагаем, что отказываться от него не стоит. Просто подписи с работников можно больше не собирать.
Важно! Рекомендации от КонсультантПлюс В организациях воинский учет должен вестись по документам, перечень, формы, порядок заполнения и хранения которых устанавливается Минобороны России (п. 27 Положения о воинском учете). В настоящее время перечень документов министерство еще не установило. В связи с этим при ведении воинского учета следует применять документы, предусмотренные для данных целей Методическими рекомендациями. Согласно п. 39 Методических рекомендаций каждой организации для осуществления воинского учета необходимо следующее: 1) приказ об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования граждан, пребывающих в запасе (форма приказа приведена в Приложении N 4 к Методическим рекомендациям). Такой документ издается при образовании организации и далее ежегодно перед началом календарного года. Проект приказа нужно согласовать с военным комиссаром муниципального образования, который осуществляет деятельность на территории, где расположена организация (ее структурное подразделение). Если военного комиссариата нет, следует обратиться в орган местного самоуправления, который ведет первичный воинский учет на этой территории (п. 22 Методических рекомендаций). См. образец заполнения приказа; Полный список и образцы документов для воинского учета смотрите в К+. Пробный доступ к системе бесплатен.
Как сделать запись об увольнении сотрудника
Пример исправления записи о приеме на работе