как отразить в учете эдо в 1с
Отражение электронных документов в учёте
Видеоинструкция
Текстовая инструкция
Для изменения способа обработки входящих электронных документов, пользователю необходимо открыть действующую настройку ЭДО со своим контрагентом.
Затем двойным щелчком левой кнопки мыши открыть настройку с контрагентом, по которой необходимо изменить способ обработки входящего электронного документа.
Стандартными настройками предусмотрен автоматический способ отражения в учётной системе с указанием вида документа.
Способ обработки документов учёта задаётся в разрезе видов входящих электронных документов. Если пользователю не требуется автоматически создавать документ учётной системы, то в настройках отражения документов в учёте, нужно установить «Вручную в форме электронного документа» напротив соответствующего вида электронного документа.
При нажатии «Заполнить по шаблону», пользователю доступен выбор рекомендуемого способа обработки электронных документов.
Если все документы учетной системы обрабатываются вручную, то следует использовать соответствующий шаблон «Все вручную».
Ручной способ обработки позволяет связать входящий электронный документ с уже созданным документом информационной базы. Для этого в разделе «Входящие» рабочего места Текущие дела ЭДО необходимо нажать на ссылку «Создать документы».
В открывшемся окне имеется возможность создать документ учётной системы на основании данных входящего электронного документа, а также подобрать ранее созданный.
Если документ учёта был сформирован вручную, необходимо нажать «Подобрать» и в открывшемся списке выбрать соответствующий документ.
При нажатии кнопки «Перезаполнить текущий», документ учётной системы будет перезаполнен данными входящего электронного документа.
Создать или подобрать документ учётной системы также можно из формы просмотра электронного документа, используя соответствующие ссылки.
На основании входящего неформализованного документа (например: pdf, word, excel, jpg и др.) создать документ учёта можно только в ручном режиме, а затем выполнить его подбор.
***
В версиях программных продуктов, использующих Библиотеку электронных документов 1.1, для изменения способа обработки входящего электронного документа необходимо перейти в раздел Сервис – Обмен электронными документами – Настройки ЭДО.
Затем открыть настройку, по которой необходимо изменить способ отражения в учёте и перейти на вкладку «Входящие электронные документы».
Как отразить в учете эдо в 1с
Дата публикации 07.08.2020
Использован релиз 3.0.80
При получении от продавца Товарной накладной в электронном виде покупатель должен выполнить следующие действия:
Получение и отражение в учете Товарной накладной (информации продавца)
Получение электронного документа об отгрузке товаров (электронной Товарной накладной) от продавца производится:
Полученная электронная Товарная накладная (информация продавца) автоматически помещается в папку «Отразить в учете» формы списка документов «Текущие дела ЭДО».
Если в графе «Способ обработки» формы «Настройка отражения документов в учете» (рис. 2) будет установлено значение «Автоматически», то при получении электронной Товарной накладной в программе будет сразу автоматически сформирован документ учетной системы «Поступление (акт, накладная)». При этом в папке «Отразить в учете» списка входящих документов формы «Текущие дела ЭДО» в графе «Отражение в учете» появится гиперссылка на новый автоматически созданный документ учета (рис. 3).
Если в настройках получения будет стоять способ обработки «Вручную в форме электронного документа», то при получении электронной Товарной накладной в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет стоять гиперссылка со значением Создать документы, при переходе по которой откроется форма «Подбор документов отражения в учете», в которой можно по кнопке Создать сформировать соответствующий документ в учетной системе или по кнопке Выбрать соотнести полученный электронный документ Товарная накладная с сформированным вручную документом «Поступление (акт, накладная)» (рис. 5).
Просмотреть содержимое поступившей Товарной накладной (рис. 6) можно, дважды щелкнув по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО» (кроме гиперссылки в графе «Отражение в учете») (рис. 3).
На соответствующих закладках формы просмотра поступившей Товарной накладной отражается содержание поступившего документа, а также информация о подписях электронного документа и текст сопроводительной записки при ее наличии.
Открыть новый сформированный документ учетной системы «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) можно:
В новом документе «Поступление (акт, накладная)», сформированном на основании полученного электронного документа Товарная накладная (информация продавца), будут автоматически заполнены следующие сведения:
ВНИМАНИЕ! В учетной системе документ «Поступление (акт, накладная)» (рис. 7) будет сформирован датой получения файла электронной Товарной накладной. Если фактическая дата поступления товаров отличается от даты получения электронной Товарной накладной, то дату документа «Поступления (акт, накладная)» необходимо скорректировать, т.е. привести в соответствие с реальным фактом хозяйственной жизни.
В информационной строке состояния электронного обмена документа «Поступление (акт, накладная)» будет установлено значение Требуется утверждение (рис. 7).
Перед проведением документа «Поступление (акт, накладная)» необходимо заполнить поле «Склад» и поле «Договор». После указания реквизитов договора, предусматривающего предъявление продавцом суммы входного НДС, в строке «Счет-фактура» появится возможность для введения информации о полученном счете-фактуре. Если продавец будет выставлять счет-фактуру в электронной форме, то программа автоматически привяжет полученный электронный счет-фактуру к документу поступления.
ВНИМАНИЕ! Если товар приобретен у данного продавца впервые, и номенклатуры продавца и покупателя не синхронизированы, то в программе не будет автоматически создан документ «Поступление (акт, накладная). В этом случае в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» в графе «Отражение в учете» будет специальным значком отмечен входящий электронный документ и размещена гиперссылка Сопоставить номенклатуру.
В форме «Сопоставление номенклатуры» которую можно открыть по гиперссылке в графе «Отражение в учете» или по кнопке Сопоставить номенклатуру, необходимо заполнить поле «Номенклатура», выбрав соответствующую позицию из справочника «Номенклатура» (или создать новую) и нажать кнопку Сохранить и закрыть.
После проведения сопоставления в форме «Текущие дела ЭДО» в списке входящих документов в папке «Отразить в учете» появится гиперссылка Создать документы, по которой следует перейти в форму «Подбор документов учета» для формирования соответствующего документа учетной системы, т.е. документа «Поступление (акт, накладная)», как было описано ранее (рис. 5). После выполнения этих действий поле «Номенклатура» в документе «Поступление (акт, накладная)» будет автоматически заполнено соответствующими сведениями.
Такие действия по синхронизации номенклатуры выполняются один раз. В дальнейшем, при поступлении от того же продавца тех же товаров сведения о них (наименование, счета учета) будут заполняться в документе «Поступление (акт, накладная)» автоматически (рис. 8).
Формирование и отправка Товарной накладной (информации покупателя)
После получения электронного документа Товарная накладная (информация продавца) покупатель должен сформировать и отправить продавцу:
Формирование извещения о получении происходит в программе автоматически. Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то служебный документ будет сразу автоматически подписан и отправлен продавцу (или только подписан, если установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) (рис. 9).
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированные электронные документы на подпись лицу, имеющему такое право. Подписать сформированное электронное извещение можно будет из формы просмотра электронного извещения о получении с помощью кнопки Подписать и отправить, которая появится дополнительно рядом с кнопкой Другие действия.
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если в настройке параметров обмена электронными документами присутствует флажок в строке «Отложенная отправка электронных документов», то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
Если после принятия к учету приобретенных товаров на основании поступившей электронной Товарной накладной претензий у покупателя нет, то он должен подписать полученный электронный документ.
Утвердить Товарную накладную (информацию продавца) покупатель может:
Просмотреть содержимое электронной Товарной накладной (информации покупателя) можно (рис. 12):
В сформированной Товарной накладной (информации покупателя) будет размещена информация о том, что поступившие товары получены покупателем.
Сформированную информацию покупателя необходимо подписать и отправить продавцу. Эти процедуры выполняются в порядке, предусмотренном для подписания и отправки всех электронных документов.
Из формы просмотра Товарной накладной, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронную Товарную накладную вместе с электронной подписью.
ВНИМАНИЕ! Дата фактической приемки товаров покупателем, отраженная в Товарной накладной (информации покупателя), будет соответствовать дате документа учетной системы «Поступление (акт, накладная») (рис. 13) и может отличаться от даты формирования файла Товарной накладной (информации покупателя), указанной в его идентификаторе, и от даты подписания.
После завершения обмена электронной Товарной накладной в строке состояния документа «Поступление (акт, накладная) будет отражена информация ЭДО завершен (рис. 13).
Какие возможности предлагает сервис 1С-ЭДО
Решение уже встроено в типовые конфигурации 1С, т. е. не потребуется переключение в другие программы, сайты или поддержка дополнительных внешних обработок для 1С.
Информация о подключенных к 1С-ЭДО организациях отображается в программе 1С в стандартном справочнике Контрагенты. С таким контрагентом можно быстро настроить обмен.
Для этого нужно нажать кнопку ЭДО и выбрать команду Пригласить к обмену электронными документами (см. рис. 1).
На основе поступивших электронных документов автоматически формируются учетные документы.
Формирование, подписание и отправка документов реализации из программы 1С происходят в один клик.
Кроме того, среди возможностей сервиса 1С-ЭДО:
Как начать использовать 1С-ЭДО
Вам не придется оплачивать аккаунт или приобретать и настраивать внешние модули или обработки.
Чтобы начать работу с ЭДО, достаточно иметь программу 1С из этого списка и электронную подпись:
Сколько стоит 1С-ЭДО
Ранее для использования сервиса 1С-ЭДО необходимым условием было наличие договора ИТС или минимального тарифа «СтартЭДО» (подробнее об основных видах договоров 1С:ИТС и пакетах сервисов см. на Портале 1С:ИТС ).
Теперь это не нужно, и для вас бесплатно:
Кроме этого, при обслуживании по ИТС уровня ПРОФ или ТЕХНО предоставляется 100 или 50 бесплатных комплектов исходящих документов соответственно. Таким образом, если вы работаете преимущественно с входящими документами, то сервис 1С-ЭДО для вас будет полностью бесплатным. Оплата осуществляется за комплект документов по сделке, а не за каждый отправленный документ. Можно начать пользоваться 1С-ЭДО сейчас, а за отправленные документы заплатить потом, после расчетного периода. Стоимость одного комплекта исходящих документов составляет 10 руб.
Применяется следующий алгоритм расчета:
К кому обращаться за консультацией
Получить консультацию по вопросам, связанным с использованием сервиса 1С-ЭДО, можно у своего обслуживающего партнера 1С. При необходимости на сайте сервиса 1С-ЭДО можно выбрать рекомендованного партнера и оставить заявку на подключение к ЭДО.
Для более легкого освоения функционала сервиса команда 1С-ЭДО запустила серию видеороликов.
Видео вы сможете найти на сайте 1С-ЭДО в разделе «Техподдержка» и на Youtube канале Учебного центра 1С. Рекомендуем подписаться на обновления канала, количество роликов будет регулярно пополняться.
Оформление в 1С операций с маркируемыми товарами электронными документами
Процесс маркировки товаров вводится постепенно. С октября 2020 г. маркировке подлежат духи и туалетная вода, шины, а также товары легкой промышленности. Компании, работающие с товарами, подлежащими обязательной маркировке, обязаны передавать информацию в систему «Честный знак». Для этого используется электронный документооборот (ЭДО) и формируется универсальный передаточный документ (УПД).
Как правильно отражать в 1С операции с маркируемыми товарами?
Настройка ЭДО и сертификата ЭЦП
Перед работой с системой «Честный знак» компания должна установить на ПК сертификат электронной подписи. Кроме того, на компьютер нужно поставить программу-криптопровайдер.
При работе в 1С осуществлять операции с ЭЦП можно только, если включена функция «НСИ и администрирование» → «Настройка интеграции» → «Обмен электронными документами» → «Электронная подпись и шифрование» → «Электронные подписи».
Данная опция включается в автоматическом режиме, если в форме «НСИ и администрирование» → «Администрирование» → «Интеграция с ИС МП» включен учет хотя бы по одной группе маркируемых товаров.
Затем нужно добавить сертификат ЭЦП через форму «Настройки электронной подписи и шифрования» через закладку «Сертификаты». Зайти в форму можно через «Продажи/Закупки/Склад и доставка/Производство» → «Сервис» → «Обмен с ИП МП» в группе «Настройки и справочники». Также это можно сделать из формы «НСИ и администрирование» → «Настройки интеграции» → «Обмен электронными документами» в группе «Электронная подпись и шифрование».
Данное действие совершается в том случае, если сертификат уже выпущен и установлен на ПК. Если это не сделано, нужно подготовить «Заявление на выпуск сертификата» на закладке «Сертификаты» через кнопку «Добавить».
При создании сертификата формируется его карточка в 1С, через которую проверяется корректность его установки, проводится привязка к компании, а также указываются виды документов, подписываемых ЭЦП.
Для работы с сертификатом также нужно включить опцию «НСИ и администрирование» → «Настройки интеграции» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контрагентами» → «Сервисы ЭДО», а затем произвести настройку.
Поступление маркируемых товаров
При поступлении маркируемых товаров продавец должен указать коды маркировки. Для передачи информации используется ЭДО и формируется универсальный передаточный документ (УПД) или универсальный корректировочный документ (УКД). Как раз в них и указываются коды маркировки товаров. Когда покупатель подтвердит входящий электронный документ, маркируемые товары будут отражаться за покупателем.
Как отразить поступление маркируемых товаров по ЭДО
Изначально поставщик оформляет электронный документ и направляет его оператору на обработку. Затем документ поступает покупателю. Он отражается во вкладке «Главное» → «См. также» → «Текущие дела ЭДО».
Поступающие документы находятся в папке «Входящие». Для их просмотра нужно два раза начать мышкой по активной строке из списка «Текущие дела ЭДО». Нажимать можно в любом месте, кроме ссылки «Отражение в учете». В поступившем документе содержится в том числе информация о кодах маркировки товаров.
Согласно п. 2.9 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном формате по ТКС с использованием ЭЦП (Приказ Минфина РФ от 10.11.2015 г. № 174н) покупатель может договориться с продавцом об оформлении извещения о получении этого документа. Оно формируется в автоматическом режиме. Подписание и отправка извещения производится в зависимости от настроек «НСИ и администрирование» → «Настройка интеграции» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контрагентами» → «Отложенная отправка электронных документов» и наличия у пользователя права и сертификата ЭЦП. При снятии флажка «Отложенная отправка электронных документов» и наличии у текущего пользователя права подписи и сертификата документы подписываются в автоматическом режиме.
Если условия не выполняются, отправка извещений производится из формы просмотра входящего электронного документа или из списка «Текущие дела ЭДО». Данное действие совершает пользователь, имеющий право подписи.
Способ обработки входящих электронных документов зависит от настроек в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контрагентами» → «Настройки ЭДО» через закладку «Настройки получения». Метод обработки каждого типа электронных документов можно задать в форме «Настройка отражения документов в учете».
Когда в графе по способу обработки ставится «Автоматически», при получении входящего УПД в 1С автоматически создается 2 документа:
УПД в автоматическом режиме попадает в папки «Отразить в учете» и «Утвердить» в списке входящих документов в форме «Текущие дела ЭДО». Через гиперссылку в графе «Отражение в учете» можно перейти на документы учета, созданные в автоматическом режиме.
Если в графе по способу обработки будет стоять отметка «Вручную», то в папке «Отразить в учете» будет ссылка, по которой можно «Создать документы». Перейдя по ней, пользователь получит возможность подобрать документ, который нужно будет создать в 1С.
Пользователь может в этой форме не только создавать новые документы, но и корректировать старые. Сверху в форме представления электронного документа есть ссылки на документы учета. Кроме того, здесь же можно создать документы и выбрать имеющиеся.
Для корректной работы пользователю нужно сопоставить номенклатуру в электронном документе и номенклатурном справочнике. Для совершения операции можно использовать выгрузку из сервиса 1С:Номенклатура или создать по информации контрагента.
Если вам необходима помощь в подключении сервиса 1С:Номенклатура, обращайтесь к нашим специалистам! Мы оперативно свяжемся с вами и окажем необходимую поддержку.
По электронному документу в автоматическом режиме создаются документы в 1С. Затем пользователю нужно зайти в созданный документ «Приобретение товаров или услуг», чтобы сделать проверку. Ее нужно провести по маркируемым товарам до того, как электронный документ будет утвержден.
Когда электронный документ будет утвержден, это означает, что покупатель принимает коды маркируемых товаров. И в этом случае он уже не может их проверить. Чтобы не вносить корректировки после утверждения электронных документов, нужно сначала тщательно проверять информацию, а затем уже ее утверждать.
Операции могут быть уже отражены через «Отгрузка товаров ИС МП» → «Приемка товаров ИС МП». В этом случае обмен электронными документами используется как дополнение. Тогда движение маркируемых товаров отражается операцией «Отгрузка товаров ИС МП». Электронный документ используется как первичный для отражения факта хозяйственной деятельности. В электронном документе не отражаются коды маркировки.
Как проверить маркируемые товары в документе «Приобретение товаров и услуг»
Информация из электронного документа фиксируется в документе «Приобретение товаров и услуг». Пользователю нужно проверить коды маркировки товаров и логистических упаковок. Во вкладке «Товары» есть ссылка «Проверка и подбор», через которую открывается форма. В ней подбор маркируемых товаров проводится через сканирование маркировочных кодов или штрихкодов упаковок.
По проверенным кодам товаров ставится статус «В наличии». Если есть информация о логистических упаковках, она также указывается.
Проверка упаковок проводится по принципу 3-х сканирований:
Вторая закладка формы «Подбор и проверка» необходима для отражения сводных сведений о количестве кодов маркировки. Если информация по кодам совпадает с документом, строка зеленая. Если информация по кодам не проверена, строка красная.
После проведения проверки завершается подбор состава и количества товаров. Зеленая пиктограмма в каждой сроке означает, что все маркировочные коды проверены и соответствуют заявленной поставщиком информации.
Покупатель может не проверять товарные упаковки, если он уверен в корректности информации, переданной продавцом.
После того как пользователь проверит документ «Приобретение товаров и услуг», он его проводит и подтверждает электронный документ. В этом случае считается, что передача товаров прошла юридическую процедуру или же производится работа с отработкой расхождений.
Как утвердить входящие электронные документы на поступление и завершение ЭДО
Если у покупателя нет никаких претензий к поставщику и присланному УПД, то для завершения сделки он обязан утвердить входящий документ. Для этого используется 2 способа:
Когда УПД утвержден, в документе формируется раздел «Информация покупателя». Для просмотра нужно зайти в форму просмотра УПД.
Покупатель должен сформировать информацию, затем подписать ее и направить поставщику. При этом электронный документ должен подписать тот пользователь, который имеет такое право. Дальше информация направляется оператору ЭДО, а через него уже поставщику. Оператор создает документ «Подтверждение даты отправки» и направляет его покупателю, который в свою очередь должен подтвердить его получение.
Компания, уплачивающая НДС, использует УПД в качестве счета-фактуры. При работе с электронными счетами-фактурами необходимо подписать и отправить такие документы:
Порядок подписания и отправки данных документов зависит от того, какие установлены настройки «НСИ и администрирование» → «Настройка интеграции» → «Обмен электронными документами» → «Обмен с контрагентами» → «Отложенная отправка электронных документов». Кроме того, он зависит от того, есть ли у пользователя права и сертификат ЭЦП. При установке флажка в поле «Отложенная отправка электронных документов» извещения отправляются из списка «Текущие дела ЭДО». В противном случае извещения подписываются в автоматическом режиме.
До получения от оператора ЭДО подтверждения даты отправки и отправки оператору подтверждения получения этого извещения входящий УПД хранится в папке «На контроле». Когда все действия будут выполнены, считается, что обмен электронными универсальными передаточными документами завершился. В этом случае он больше не отражается в форме «Текущие дела ЭДО» и, кроме того, ссылка на электронный УПД будет как «ЭДО завершен».
По завершении процедуры оператор ЭДО сам отправит информацию о маркируемых товарах в ИС МП. В этом случае кодам маркировки будет присвоен новый владелец.
Оптовая реализация маркируемых товаров
Сведения о маркировочных кодах передаются черед электронный документооборот с использованием УПД или УКД.
Как оформить документы продажи
При продаже товаров, которые должны быть обязательно промаркированы, нужно выбрать маркировочные коды. В закладке «Товары» по гиперссылке «Проверка и подбор» в документе на реализацию товаров выбирается категория товаров.
Подбирать маркируемые товары нужно через сканирование маркировочных кодов или штрихкодов упаковки. Также сделать это можно через загрузку перечня кодов из таблицы. Код маркировки позволяет точно установить номенклатуру, и тогда он после проведения сканирования сразу добавляется в форму подбора и проверки и по нему устанавливается статус «В наличии».
Если невозможно по маркировочному коду установить номенклатуру, появляется окно для уточнения информации. В нем пользователь выбирает номенклатуру и характеристику. После проведения процедуры код маркировки будет добавлен в форму подбора и проверки, а его статус будет установлен «В наличии».
Когда производится сканирование штрихкода упаковки, программа в автоматическом режиме добавляет информацию о входящих в нее упаковках. Статус содержимого в этом случае устанавливается как «Не проверялось».
Для выхода из этого режима пользователь сканирует штрихкод логистической упаковки повторно. Пиктограмма поменяется на коробку без лупы.
Если покупатель уверен, что поставщик передал правильную информацию, потребительские упаковки можно не проверять. При этом для них статус проверки нужно поставить самостоятельно.
Проверить возможность реализации отсканированных товаров можно по информации ИС МП. Для этого используется функция «НСИ и администрирование» → «Администрирование» → «Интеграция с ИС МП» → «Контролировать статусы кодов маркировки». Продавать товары можно только в том случае, если была успешно проведена их проверка.
В форме «Подбор и проверка» на специальной вкладке указываются сводные сведения о количестве маркировочных кодов. Если они проверены и информация с электронным документом совпадает, строка зеленая. Если пользователь проверил не все коды, по ним строка красная.
После проведения этого действия информация о товарах будет отражаться на основании проведенной проверки. Если пиктограмма по номенклатурным позициям зеленая, то маркировочные коды указаны корректно и проведены. И тогда пользователь может передавать информацию в ИС МП.
Как оформить передачу маркируемых товаров по ЭДО
Если электронный документооборот настроен, то в документе продаж показывается меню команд ЭДО и состояние ЭДО.
Для открытия документа через форму просмотра электронного документа пользователь нажимает кнопку «Подписать и отправить». Форма открывается в меню по кнопке «ЭДО» → «Посмотреть электронный документ» или внизу по ссылке состояния ЭДО.
Подписать документ можно из формы, нажав кнопку «Подписать и отправить». Делается это через папку «Подписать» в списке документов «Текущие дела ЭДО».
Поставщик может договориться с покупателем, что тот формирует извещение о получении счета-фактуры. Покупатель создает этот документ и отправляет оператору ЭДО. Зачастую он формируется в автоматическом режиме, когда покупатель получает счет-фактуру или УПД. Продавец получает документацию при взаимодействии с оператором ЭДО или через команду «Отправить и получить», зайдя в список «Главное» → «см. также» → «Текущие дела ЭДО».
Если операции по реализации уже отражены «Отгрузка товаров ИС МП» → «Приемка товаров ИС МП», то обмен документами через ЭДО используется как дополнение. Тогда движение маркируемых товаров проводится через «Отгрузку товаров ИС МП (Приемку товаров ИС МП)». Через ЭДО проводится первичный документ, необходимый для отражения факта хозяйственной деятельности. Маркировочные коды через ЭДО не передаются.
Остались вопросы по оформлению в 1С операций с маркируемыми товарами? Звоните нашим специалистам!