как перенести запись в трудовой книжке во вкладыш образец
Перенос записи в вкладыш трудовой книжки
Перенос записи в вкладыш трудовой книжки прямо не урегулирован нормативными актами, в связи с чем у кадровых работников возникает множество вопросов о том, как осуществить данное действие. Подробнее о процедуре переноса записей из трудовой книжки во вкладыш расскажем в статье.
Законодательство, регламентирующее порядок заполнения вкладыша в трудовую книжку
Вкладыш в трудовую книжку – это кадровый документ, необходимый в случае, когда место в книжке закончилось, а внести записи в нее требуется. Порядок заполнения вкладыша регламентирован следующими нормативными актами:
Основная проблема при заполнении вкладышей – отсутствие четкого и детального регулирования процедуры. В связи с этим, кадровые работники при возникновении спорных вопросов вынуждены обращаться к разъяснением Минтруда РФ, а также применять сложившуюся практику кадрового документооборота.
Можно ли полностью или частично внести в раздел «сведения о награждениях» запись, относящуюся к «сведениям о работе»?
Разделы о работе и награждениях должны включать в себя только относимые к каждому из них записи. Это значит, что в раздел «сведения о награждениях» не допускается внесение записей, подлежащих внесению в раздел «сведения о работе», и наоборот.
Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!
Если запись начата в одном разделе, но полностью в нем не помещается, переносить ее полностью или частично в другой раздел нельзя.
Многие кадровые сотрудники задаются двумя вопросами:
Порядок переноса во вкладыш записи, полностью внести которую в трудовую книжку не удалось, ввиду ее значительного объема
Итак, запись полностью не влезла в трудовую книжку и ее требуется частично перенести во вкладыш. Для этого, необходимо:
Таким образом у кадровых сотрудников возникает много проблем, связанных с тем, что порядок переноса записей во вкладыш трудовой книжки четко не регламентирован. Эти проблемы призвана разрешить практика кадрового документооборота и здравый смысл.
Порядок переноса записи из трудовой книжки во вкладыш
Перенос записи из трудовой книжки во вкладыш — один из самых спорных вопросов при ведении трудовой книжки. О регулировании и некоторых нюансах данной процедуры расскажем в нашей статье.
Нормы, регулирующие перенос записи во вкладыш
В связи с тем, что вкладыш — это продолжение трудовой книжки, все нормы, относящиеся к ней, действуют и при его заполнении. В перечень нормативно-правовых актов, которые применяются при использовании вкладышей, можно включить следующие:
Все, что не урегулировано законодательно, осуществляется на основании нормативного описания аналогичных ситуаций или сложившейся кадровой практики.
Общий порядок подготовки вкладыша к использованию
Вкладыш используется только в одном случае: если закончилось место в каком-то разделе трудовой книжки. При этом запрещается заводить новую трудовую книжку или вклеивать дополнительные страницы.
Рассмотрим общие правила подготовки к применению вкладыша:
Некоторые ситуации, возникающие при переносе записи во вкладыш
Как осуществляется перенос записи из трудовой книжки во вкладыш? Инструкции по этому вопросу нет, и законодательно он не урегулирован. При переносе необходимо руководствоваться общими правилами кадрового документооборота.
Перед тем как делать запись в конце какого-либо из разделов трудовой книжки, необходимо убедиться, что для этого достаточно места. Что делать в случае, когда строчек точно не хватит для записи? Есть 2 варианта:
Однако иногда кадровый работник, не проследив, начинает запись, а места не хватает. Тогда он продолжает писать в разделе «Сведения о награждениях». Так поступать нельзя. В данном случае уже во вкладыше ошибочная запись признается недействительной и в установленном порядке делается новая в разделе «Сведения о работе».
Что делать, когда не осталось места на титульном листе? Например, часто меняется фамилия или получено несколько образований и специальностей. В Инструкции никакой информации на этот счет нет. Однако если руководствоваться общими положениями, то Инструкция предписывает следующее: при нехватке места в одном из разделов трудовой книжки необходимо заводить вкладыш. Следовательно, для заполнения сведений, которые содержатся на титульном листе трудовой книжки, тоже возможно использовать вкладыш.
Если меняются данные на титульном листе и есть вкладыш, сведения обновляются в обоих разделах, но документы-основания можно указывать только на обложке трудовой книжки.
Таким образом, порядок переноса записи во вкладыш практически не регламентирован законодательно. В связи с этим логично осуществлять его как обычный перенос на другую страницу трудовой книжки. Разница лишь в том, что вкладыш перед заполнением нужно подготовить к применению в соответствии с нормами.
Заполняем вкладыш к трудовой книжке
Оформляем правильно
Е сли в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то в трудовую книжку вшивается вкладыш (п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, далее – Правила). Форма вкладыша в трудовую книжку утверждена постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225. Объем вкладыша «Сведения о работе» – 9 разворотов, «Сведения о награждениях» – 8 разворотов.
В соответствии с п. 38 Правил вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша (п. 39 Правил). Причем в Правилах речь идет именно о штампе, т.е. получается, что запись от руки не корректна.
В соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Если при выдаче вкладыша указанная надпись будет написана от руки, то, по нашему мнению, это не может являться основанием для признания вкладыша недействительным. Однако обязанность работодателя иметь соответствующий штамп и, соответственно, ставить его при выдаче каждого вкладыша вытекает из требований вышеуказанных Правил.
Также в Правилах не указано конкретное место трудовой книжке, где следует поставить штамп со словами «Выдан вкладыш». При этом обычно его проставляют в правом верхнем углу титульного листа трудовой книжки (см. Пример 1).
Правила не устанавливают, где в трудовой книжке должен ставиться штамп с надписью «Выдан вкладыш». Однако на практике такой штамп всегда ставится не на обложке, а на первой странице трудовой книжки (титульном листе) таким образом, чтобы он не закрывал других заполненных записей на титульном листе, содержащих сведения о работнике.
Кроме того, в Правилах не указано конкретное место в трудовой книжке, куда следует вшивать вкладыш, и качество используемых при этом ниток. Обычно вкладыш вшивают между последней страницей и задней обложкой трудовой книжки.
Правила не устанавливают, куда должен вшиваться вкладыш, – в начало, середину или конец трудовой книжки. Данный вопрос не имеет принципиального значения ни для работника, ни для работодателя, ни для надзорноконтрольных органов, однако чисто технически удобнее вшить вкладыш в середину трудовой книжки.
Отметим, что нумерация во вкладыше к трудовой книжке сквозная по каждому разделу и продолжает нумерацию, сделанную в трудовой книжке.
Нумерация записей во вкладыше не начинается сначала, а продолжает нумерацию записей в трудовой книжке. При этом возможны случаи, когда номер записи, например, о приеме на работу будет проставлен в трудовой книжке, а продолжение этой записи с указанием должности (профессии), места работы (структурного подразделения) в связи с тем, что в трудовой книжке уже заполнены все страницы соответствующего раздела, будет перенесено во вкладыш.
Верховный Суд в решении от 19.06.2007 г. № ГКПИ07564 напомнил, что согласно пунктам 2, 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 г. № 117н, изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется Объединением «ГОЗНАК» Министерства финансов Российской Федерации. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты. Обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку осуществляется на основании договора, заключенного с изготовителем или распространителем. При этом иной способ приобретения указанных бланков может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений.
Если запись о работе попала не в тот раздел
При заполнении трудовой книжки весьма распространена следующая ошибка, допускаемая по невнимательности: часть записи, которая должна быть в разделе «Сведения о работе», вносят в раздел «Сведения о награждениях». Данная неточность возникает, когда раздел «Сведения о работе» полностью заполнен, и кадровики, перелистывая страничку трудовой книжки, не замечают, что пишут уже в другом разделе. Между тем в соответствии с п. 30 Правил в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. При этом изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Соответственно, в нашем случае следует запись, ошибочно попавшую в раздел «Сведения о награждениях», признать недействительной. Далее надо оформить вкладыш к трудовой книжке, где в разделе «Сведения о работе» оформляется нужная запись (см. Пример 2).
В данном случае кадровик ошибся следующим образом: часть записи об увольнении («части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации») попала в раздел «Сведения о награждениях»:
Запись о работе, попавшую в раздел «Сведения о награждениях», следует признать недействительной. В этом случае, по нашему мнению, нужно указанную запись пронумеровать. Ведь при необходимости изменения конкретной записи после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, а в графе 3 делается запись: «Запись за номером такимто недействительна» (п. 1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда от 10.10.2003 г. № 69).
Здесь следует учесть, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (п. 35 Правил).
Далее оформляем вкладыш, где в раздел «Сведения о работе» заносим ту часть записи, которая изначально попала не в тот раздел трудовой книжки.
Если у работника изменилась фамилия
Зачастую кадровики теряются, как поступить в следующей ситуации: у сотрудницы в связи с замужеством изменилась фамилия, при этом в трудовой книжке уже вшит вкладыш. Возникает вопрос: указанные изменения можно сделать только в трудовой книжке либо их следует внести и во вкладыш? Послушаем мнение Роструда.
Поскольку в соответствии с Правилами вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, в случае изменения, например, фамилии работника соответствующие изменения должны быть внесены одновременно и в трудовую книжку, и во вкладыш. В соответствии с пунктом 2.3 постановления Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист). Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы).
На вкладыше отсутствует печать
Интересен и следующий вопрос: как поступить, если на предыдущем месте работы сотруднику забыли поставить печать на титульном листе во вкладыш к трудовой книжке?
Если на предыдущем месте работы при выдаче вкладыша работодателем не была поставлена на титульном листе вкладыша печать организации (или печать кадровой службы), то работнику необходимо обратиться к прежнему работодателю с просьбой поставить соответствующую печать, поскольку в соответствии с пунктом 2.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек первую страницу (титульный лист) вкладыша подписывает лицо организации, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы), которая выдала работнику вкладыш и в которой вкладыш впервые заполнялся.
Заниматься с вкладышами в трудовые книжки не придется, если работники перейдут на ведение трудовых в электронном виде. Грамотно оформить переход на ЭТК и в дальнейшем работать с электронными сведениями о трудовой деятельности вам поможет Путеводитель от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в материал.
Когда осуществляется оформление вкладыша в трудовую книжку?
Новая форма вкладыша в трудовую книжку утверждена приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н. Порядок выдачи и оформления вкладыша прописан в нем же (далее — Порядок № 320н).
Трудовые книжки и вкладыши нового образца применяются с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками книжек и вкладышей старого образца, читайте здесь.
Вкладыш оформляется как часть бумажной трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным полностью и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее (п. 32 Порядка № 320н).
В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:
Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.
Если вам нужно оформить дубликат трудовой книжки, воспользуйтесь рекомендациями от экспертов КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:
Изучим специфику данных процедур подробнее.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку?
Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:
Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.
О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».
Нужно ли брать с работника заявление на выдачу вкладыша к трудовой, узнайте в КонсультантПлюс, получив бесплатный пробный доступ к системе.
Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:
Как вшить вкладыш в трудовую книжку?
Лучше всего разместить вшиваемый вкладыш между последним листом трудовой книжки и задней половиной ее обложки. Для вшивания вкладыша нужно:
Вкладыш, как и трудовая книжка, имеет обложку — ее следует вшивать вместе с вкладышем.
Юридическое оформление вкладыша: нюансы
Легитимизация использования вкладыша как элемента трудовой книжки осуществляется посредством:
Решение первой задачи, как правило, не предполагает существенных проблем: всё, что нужно сделать кадровику, — вписать необходимые данные в унифицированную форму, утвержденную приказом Минтруда № 320н.
Определенные сложности могут возникать при проставлении штампа «Выдан вкладыш». Рассмотрим данный нюанс подробнее.
Как может выглядеть образец записи «Выдан вкладыш» в трудовой книжке?
Штамп, о котором идет речь, должен быть проставлен в трудовой книжке сразу после того, как вкладыш будет заполнен и вшит в нее. Технически штамп должен быть чернильный, как и печать организации. В нём обычно присутствуют такие элемент, как:
С 01.09.2021 в Правилах ведения трудовых книжек четко указано, что штамп проставляется на титульном листе трудовой книжки (стр. 1), а если на нем нет места, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка № 320н).
Ранее законодательством не было регламентировано, в какую часть книжки нужно проставлять соответствующий штамп. Чаще всего он проставлялся на:
Бывает, что в распоряжении кадровика нет соответствующего штампа. В этом нет никакой проблемы — вместо штампа в книжку можно вручную вписать словосочетание «Выдан вкладыш», слова «Серия» и «Номер».
Законодательством РФ возможность внесения записи о вкладыше в трудовую книжку вместо проставления штампа прямо не предусмотрена, но это действие кадровика не является противозаконным. Подобной позиции придерживаются многие эксперты, а также суды (определение Мосгорсуда от 12.10.2010 № 4г/7-8997/10 по процессу № 2-4901/09).
Кадровику крайне нежелательно имитировать штамп, например, методом прорисовки его графических элементов ручкой. Если кадровик использует в качестве альтернативы запись сведений о вкладыше вручную, то все свои действия он должен производить ручкой, причем одного цвета.
Где можно скачать образец заполнения вкладыша в трудовую книжку (образец оформления)?
Образец оформленного вкладыша в трудовую книжку вы можете бесплатно посмотреть и скачать в КонсультантПлюс, оформив пробный доступ к системе:
Итоги
Законодательство РФ предписывает сотрудникам кадровых служб в ряде случаев оформлять вкладыши в трудовую книжку. Важно не допустить ошибок при их заполнении, а также при легитимизации использования вкладышей посредством специальных штампов или записей.
Ознакомиться с особенностями законодательного регулирования иных аспектов правоотношений с участием работодателей и наемных сотрудников вы можете в статьях:
Как произвести перенос записей во вкладыш трудовой книжки
Трудовая книжка имеет ограниченное количество листов для записей. При заполнении всех свободных страниц необходимо дальнейшие записи производить на вкладыше, вторая книжка не заводится. Бланк недействителен без трудовой книжки, а перенесение записей во вкладыш трудовой книжки производится только после его вшивания в основной документ. Бланк является документом строгой отчетности, поэтому приобретать его в местах распространения и выдавать сотруднику могут только работодатели. Подобно механизму выдачи основного документа, с работника взимается оплата, равная стоимости вкладыша.
Оформление данных о документе и вшивание
Поскольку приобретается бланк вкладыша отдельно, то номер и серия будут отличаться от данных трудовой книжки. При выдаче дополнительного документа на основном бланке делается запись при помощи штампа размером 10х25 мм с надписью «выдан вкладыш». Информация, внесенная от руки, не допускается. Формулировка штампа дополняется указанием серии и номера документа. Данные заносятся на любое свободное место верхней половины оборотной части титульного листа. В случае наличия нескольких дополнительных документов информацию о них также необходимо заносить штампом.
Вшивание вкладыша может производиться в любое удобное место:
После оформления делается запись в книге учета движения трудовых книжек о выдаче документа с указанием сведений о его серии и номере.
Правила, по которым осуществляется перенос записи во вкладыш в трудовую книжку
Начинают оформление с заполнения титульного листа. В него вносятся данные:
Заверяется лист подписями владельца и лица, ответственного за ведение документа. Подпись кадрового работника заверяется печатью организации при ее наличии.
Порядковый номер, который сопровождает все строки трудоустройства, перевода и увольнения, сохраняется и при ведении записей вкладыша, производится продолжение нумерации основного документа.
Исправление ошибок, сделанных при заполнении
В случае выявления ошибки ничего нельзя замазывать, зачеркивать, вычеркивать отдельные буквы или цифры. Для разных типов ошибок предлагаются разные способы исправления.
Отсутствует часть данных
При поступлении работника с наличием вкладыша, который оформлен не полностью (отсутствуют данные о лице, открывшем документ, подпись не заверена печатью), необходимо обратиться в организацию, допустившую нарушения, для приведения данных в соответствие с законодательством.
Запись сделана не в том разделе
Ошибкой при заполнении книжек является перенос последующий данных в раздел «Сведения о награждениях» – информация о трудовых перемещениях может производиться только в разделе «Сведения о работе». При случайном заполнении другого раздела данную запись нужно оформить как недействительную, для чего строчка нумеруется и далее производится отмен по правилам, касающимся недействительных записей трудовых книжек.
При обнаружении ошибочных записей у вновь принятых работников необходимо направить сотрудника в организацию, допустившую ошибку, для внесения изменений. Если организация реорганизовалась, то данные вносит правопреемник. Только при ликвидации возможен вариант произведения поправок ответственным работником организации, принявшей на работу сотрудника с книжкой или вкладышем, заполненными с нарушением. Вариантом в таком случае может быть выдача дубликата.
Неверное заполнение титула вкладыша
Если при внесении записи во вкладыш ответственный работник выдавшей документ организации или ИП сделал ошибку на титульном листе, документ подлежит замене. Бланки строгой отчетности не выбрасываются. Их уничтожение сопровождает акт, для чего составляется документ с подписями лиц, членов специально созданной комиссии. В связи с вероятностью допущения описки или ошибки в книге учета титульный лист трудовой книжки необходимо заполнять после заполнения вкладыша.
Смена фамилии владельца вкладыша
Изменение данных фамилии заносится в обязательном порядке в трудовую книжку. Для этого производится перечеркивание одной прямой чертой предыдущей информации и записывается новая фамилия. На левой части первого разворота вносятся сведения о документе, на основании которого сделана корректная запись. Параллельно производится перенос записи из трудовой книжки во вкладыш в связи с изменением данных. При этом нет необходимости дублировать сведения о документе-основании.