как подать заявление в роскомнадзор об обработке персональных данных образец
Как подать заявление в роскомнадзор об обработке персональных данных образец
Соответствующие виды деятельности отражаются в общероссийских классификаторах услуг, видов деятельности (ОКВЭД), в правоустанавливающих документах юридического лица и т.д.
3. Категории персональных данных:
Другие категории персональных данных, такие как: паспортные данные, ИНН, данные СНИЛС, сведения о воинском учете, номер телефона и другие, не присутствующие в указанном списке, необходимо дописать текстом.
Недопустимо использовать слова «и т.д.», «и т.п.», «и другие», «анкетные данные», «другая информация». В Уведомлении должен быть исчерпывающий (закрытый) перечень категорий персональных данных.
Обращаем Ваше внимание на то, что в данном пункте необходимо только перечислить категории персональных данных, фактически обрабатываемые Оператором, без указания персональных данных физических лиц.
4. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются:
Работники, состоящие в договорных отношениях с ООО «Первый»/ИП Иванова И.И., члены семьи работника, родственники, кандидаты, физические лица, получающие услуги от ООО «Первый»/ИП Иванова И.И., а также физические лица, состоящие в гражданско-правовых и иных договорных отношениях с ООО «Первый»/ИП Иванова И.И, физические лица (заказчики; пассажиры; налогоплательщики; учащиеся, их родители; государственные гражданские служащие; обслуживающий персонал); физические лица, обратившиеся в организацию по страхованию имущества; пенсионеры, физические лица находящихся на обслуживании банка (клиенты); законные представители физических и юридических лиц; больные, состоящие на диспансерном учёте по соответствующим диагнозам, медицинский персонал; граждане, имеющие право на меры социальной поддержки, пособия, доплаты к пенсии, ежемесячные денежные выплаты, компенсации и иные выплаты; законные представители физических и юридических лиц.
Необходимо указать категории субъектов (физических лиц) и виды отношений с субъектами (физическими лицами), персональные данные которых обрабатываются. Обращаем Ваше внимание, что категории субъектов (физических лиц) должны соответствовать целям обработки персональных данных, указанным в п. 2 настоящего Образца.
5. Правовое основание:
Ст. 23, 24 Конституции Российской Федерации, ст. 85-90 Трудового кодекса Российской Федерации, а также указать названия других федеральных и региональных нормативных актов (если такие имеются), регламентирующих деятельность организации и касающихся обработки персональных данных, Устав ООО «Первый», Положение о работе с персональными данными в ООО «Первый», лицензия № 0000001 от 00.00.0000, выданная ___________(кем выдана) на осуществление _________________ (указывается лицензируемый вид деятельности)______________________ (номер лицензии и пункт лицензионных условий, закрепляющий запрет на передачу персональных данных (или информации, касающейся физических лиц), отражается только при наличии лицензии и (или) соответствующего пункта лицензионных условий)
6. Перечень действий с персональными данными, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных:
Необходимо указать один из способов обработки персональных данных:
При обработке персональных данных информация: передается/не передается (указать что-либо одно)по внутренней сети юридического лица (информация доступна лишь для строго определенных сотрудников юридического лица), информация передается/не передается (указать что-либо одно)с использованием сети общего пользования Интернет.
7. Для обеспечения безопасности персональных данных применяются следующие меры (описание мер, предусмотренных ст. 18.1 и 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»):
— Разработано и утверждено Положение об обработке персональных данных в ООО «Первый». Приказом № 1 от 01.01.01 назначено лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных. Опубликован и размещен на стенде организации документ, определяющий политику в отношении обработки персональных данных. Разработаны локальные акты по вопросам обработки персональных данных. Осуществляется внутренний контроль соответствия обработки персональных данных Федеральному закону от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных. Работники, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, ознакомлены с положениями законодательства Российской Федерации о персональных данных, в том числе с требованиями к защите персональных данных, документами, определяющими политику организации в отношении обработки персональных данных, локальными актами по вопросам обработки персональных данных. Разработана модель угроз безопасности в информационной системе. Обеспечивается учет машинных носителей персональных данных. Обеспечивается восстановление персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним. Разработаны правила доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечивается регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных.
— Средства обеспечения безопасности: обмен персональными данными при их обработке в информационных системах осуществляется по каналам связи, защита которых обеспечивается путем применения электронной подписи, используются антивирусные средства защиты информации(наименование, версия, № лицензионного соглашения), межсетевое экранирование, присвоение персональных паролей для каждого рабочего места (конкретного работника), наличие средств восстановления системы защиты персональных данных. Установлены сейфы для хранения личных дел работников и персональных данных физических лиц, запирающиеся металлические шкафы, установлена пожарная сигнализация, видеонаблюдение, круглосуточный охранный пост (обращаем Ваше внимание на то, что применяемые Оператором меры по обеспечению безопасности персональных данных должны соответствовать используемому Оператором способу обработки персональных данных, указанному в п. 6 настоящего Образца.)
— Сведения о наличии шифровальных (криптографических) средств и наименования этих средств :
не используется/ используется «КриптоПро CSP 2.0», ООО «Крипто-Про», регистрационный номер № 0000001 (в случае использования оператором, осуществляющим обработку персональных данных, шифровальных (криптографических) средств указываются следующие сведения:
а) наименование, регистрационные номера и производителей используемых криптографических средств;
б) уровень криптографической защиты персональных данных;
в) уровень специальной защиты от утечки по каналам побочных излучений и наводок;
г) уровень защиты от несанкционированного доступа. Предоставление данной информации осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по обеспечению с помощью крипто средств безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств автоматизации, утвержденных руководством 8 Центра Федеральной службы безопасности Российской Федерации 21 февраля 2008 г. № 149/5-144).
7.1. Фамилия, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных, и номера их контактных телефонов, почтовые адреса и адреса электронной почты:
Иванов Иван Иванович (не допускается написание инициалов ответственного лица, фамилия, имя и отчество (при наличии) должны быть указаны в полном объеме)
Общество с ограниченной ответственностью «Второй» (указывается сторонняя организация, являющаяся ответственной за организацию обработки персональных данных у Оператора, сам Оператор не может быть указан)
664000, г. Иркутск, а/я 000, тел. 00-00-00, iii@mail.ru (указываются рабочие контактные данные).
НЕОБХОДИМО УКАЗАТЬ ЛИБО НАИМЕНОВАНИЕ И КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ ИНОГО ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА, ЛИБО ФАМИЛИЮ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО ВАШЕГО СОТРУДНИКА, ОТВЕТСТВЕННЫХ ЗА ОРГАНИЗАЦИЮ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, А ТАКЖЕ КОНТАКТНЫЕ ДАННЫЕ.
8. Дата начала обработки персональных данных:
16 октября 1998 года (дата постановки на учет в налоговом органе).
9. Срок или условие прекращения обработки персональных данных:
Прекращение деятельности ООО «Первый», ликвидация ООО «Первый», реорганизация ООО «Первый», истечение срока хранения предусмотренного законом, договором или согласием субъекта пдн на обработку его пдн, отзыв субъектом пдн (или его представителя) согласия на обработку его пдн с учетом достижения условий, предусмотренных ст. 21 ФЗ «О персональных данных».
10. Трансграничная передача персональных данных:
Не осуществляется/осуществляется в США (указать что-либо одно, в случае трансграничной передачи указывается перечень иностранных государств, на территорию которых осуществляется трансграничная передача персональных данных).
10.1 Сведения о месте нахождения базы данных, содержащей персональные данные граждан Российской Федерации: Россия, 664000, Иркутская обл., г. Иркутск, ул. Первая, д. 1, оф. 1, собственный ЦОД, Наименование ИС: «1С:Зарплата и Кадры» (указываются: страна (страны) размещения базы данных, конкретный адрес (адреса) местонахождения базы данных, собственный ЦОД (да/нет), наименование информационной системы (базы данных).
11. Сведения об обеспечении безопасности персональных данных в соответствии с требованиями к защите персональных данных, установленными Правительством Российской Федерации:
Необходимо указать сведения о мерах принятых юридическим лицом, в целях исполнения требований установленных Постановлением Правительства РФ от 15 сентября 2008 г. N 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации» и Постановлением Правительства РФ от 01 ноября 2012 г. N 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»».
Определены места хранения персональных данных (материальных носителей). Определен перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных и имеющих к ним доступ. Обеспечено раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях. Обеспечен учет материальных носителей. Средства защиты информации, предназначенные для обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах, учтены в соответствующих журналах. Исключена возможность неконтролируемого проникновения или пребывания посторонних лиц в помещения, где ведется работа с персональными данными. Обеспечена сохранность носителей персональных данных и средств защиты информации. Лица, осуществляющие обработку ПДн без использования средств автоматизации проинформированы о факте обработки ими персональных данных, а так же об особенностях и правилах осуществления такой обработки.
12. Территория обработки:
ООО «Первый» осуществляет свою деятельность на территории Иркутской области.
Указанное уведомление должно быть направлено в письменной форме и подписано уполномоченным лицом.
Уполномоченным лицом является:
Время публикации: 09.02.2011 10:21
Последнее изменение: 27.12.2017 15:16
© 2009-2021, Версия 2.15.18
Официальный интернет-ресурс Федеральной службы по надзору
в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
Руководство по заполнению уведомления оператора персональных данных
В одной из наших предыдущих статей, которая была посвящена подготовке к проверкам Роскомнадзора по выполнению требований законодательства «О персональных данных» мы рассказывали о важности правильного заполнения уведомления, о случаях, когда уведомление нужно заполнять и там же мы пообещали подробнее рассказать о том, как заполнять каждое поле уведомления.
Казалось бы, по наименованиям многих полей интуитивно должно быть понятно, что именно в них писать. Но практика показывает, что у многих операторов персональных данных возникает уйма вопросов, а некоторые впадают в самый настоящий ступор при попытке заполнить все поля.
Мы решили здесь написать подробную инструкцию, чтобы много раз не рассказывать одно и то же нашим клиентам, а также, чтобы она просто была всегда доступна для всех желающих.
Уведомление оператора персональных данных заполняется на портале персональных данных Роскомнадзора. Теперь давайте посмотрим на каждое из полей.
С первыми позициями никаких проблем быть не должно. Выбираем территориальное управление Роскомнадзора, в которое должно быть отправлено уведомление. Затем выбираем тип оператора. Вводим полное и сокращенное наименование оператора в соответствии с учредительными документами. Указываем фактический и юридический адреса организации. Выбираем регион (или регионы), в которых организация осуществляет свою деятельность. Заполняем реквизиты организации (обязательными являются только ИНН и ОГРН, остальные можно не заполнять). Если у организации есть филиалы, добавляем информацию о них.
Здесь вроде все просто и понятно, а вот со следующими полями уже могут быть вопросы.
В графе «Правовое основание обработки персональных данных» можно указывать все нормативно-правовые и внутренние документы, которые так или иначе могут быть связаны с обработкой ПДн. Начинают обычно со 152-ФЗ и ТК РФ, продолжают законодательством, относящимся к сфере деятельности организации (например, если это медицинское учреждение, то пишем сюда же 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и другие нормативные акты, как федерального, так и регионального масштаба, относящиеся к здравоохранению) и заканчивают уставом предприятия.
Графа «Цель обработки персональных данных» является одной из самых коварных. Заполняя это поле нужно не забывать, что часть 2 статьи 5 Федерального закона «О персональных данных» говорит нам о том, что обработка ПДн должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных.
Приведем один пример, как делать не нужно.
Некоторые работодатели, приглашая к себе на собеседование кандидата на вакантную должность, просят заполнить анкету, в которой, в том числе, просят внести свои паспортные данные. Однако с точки зрения 152-ФЗ это не законно. Так как цель обработки персональных данных – подбор кандидата на вакантную должность и попробуйте придумать правдоподобное обоснование, зачем для этого нужны паспортные данные. Стаж работы? Да. Сведения об образовании? Да. Возраст? А вот тут уже дискриминацией попахивает, но мы же не собираемся эксплуатировать детский труд. А вот паспортные данные для подбора персонала не нужны.
Нет, мы не такие наивные и понимаем, что зачастую паспортные данные кандидата нужны работодателю, чтобы «пробить» кандидата, например на закредитованность или на участие в других неприятных историях. Но еще раз – с точки зрения закона так делать нельзя.
Вернемся к заполнению поля «Цель обработки персональных данных». Здесь мы должны корректно и адекватно сформулировать эти цели. А адекватно чему? Адекватно перечню категорий персональных данных, которые мы будем заполнять далее. Ведь мы же не хотим, чтобы уже перед проверкой у РКН на основании нашего уведомления были причины для выписки предписания? Тут у нас рисуется замкнутый круг – напишем, что обрабатываем паспортные данные соискателей, накажут за нарушение законодательства о персональных данных, скажем, что «паспортные данные» случайно попали в уведомление, напишут в протоколе проверки «указаны неполные/недостоверные сведения в уведомлении оператора персональных данных».
Как вы уже поняли, графа «Цель обработки персональных данных» для разных организаций может сильно отличаться, но для большинства коммерческих организаций будет корректно написать «Обеспечение кадрового и бухгалтерского учета, подбор персонала на вакантные должности, оказание услуг [перечень услуг]».
Следующий раздел один из самых сложных и непонятных. Роскомнадзор хочет, чтобы мы описали принятые меры, предусмотренные статьями 18.1 и 19 закона «О персональных данных». Но на деле этот раздел один из самых простых, просто берем положения указанных статей закона и пишем, что все это у нас выполнено. У нас же выполнено – правда?
В сведениях об обеспечении безопасности персональных данных указывается перечень средств защиты информации, применяемых в ИСПДн. К счастью, эти сведения не публикуются в открытом доступе для всех желающих, в отличие от других полей, поэтому можно указывать все фактически используемые СЗИ.
Дата начала обработки ПДн обычно совпадает с датой основания компании (регистрации).
В следующем пункте обычно выбирается «Условие окончания обработки ПДн» и в качестве условия указывается «Прекращение деятельности организации».
В разделе «Категории персональных данных» сначала отмечаем чекбоксами обрабатываемые категории, а потом в поле «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне» указываем те ПДн, которых в списке нет, причем лучше это сделать раздельно для различных категорий субъектов, например: «Другие категории ПДн работников: [перечень ПДн работников]. Другие категории ПДн клиентов: [перечень ПДн клиентов]».
В разделе «Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются» указываем перечень категорий лиц, чьи данные у нас хранятся или обрабатываются, например: «Сотрудникам, соискателям на вакантные должности, контрагентам, клиентам». Обратите внимание, что в названии поля добавляется пояснение, указывающее в каком падеже должны быть указаны сведения.
В поле «Перечень действий с персональными данными» проще всего процитировать определение обработки ПДн из 152-ФЗ: «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение». Естественно, действия, которые не актуальны для вашей организации (например, обезличивание) нужно убрать из этого списка. И не забываем про падеж.
Далее указываем способ обработки ПДн, обычно это «смешанная, с передачей по внутренней сети юридического лица, с передачей по сети Интернет».
Затем от нас хотят узнать, передаем ли мы ПДн за границу. Если нет, то декларируем отсутствие трансграничной передачи. Если да, придется еще и указать все страны, в которые передаются данные.
И последнее в этом блоке — использование криптографии. Если она не используется, то идем дальше. Если отвечаем утвердительно, то нас попросят написать наименования таких средств защиты и их класс. Все эти данные можно узнать из документации на криптосредство. Скажем здесь лишь, что криптосредства классов КВ и КА используются как правило для гостайны, а гостайна 152-ФЗ не регулируется, поэтому в обычных ИСПДн чаще всего выбирать приходится из 3 вариантов используемого криптосредства — КС1, КС2 или КС3. Если используются разные крпитосредства разных классов, то форма позволяет указать все необходимые сведения.
Следующий раздел формы появился с 1 сентября 2015 года. Всем, кто заполнял уведомление давно, необходимо внести в него изменения и дополнить его данными о ЦОДе. Да, не удивляйтесь, локальная база 1С-Бухгалтерии, развернутая на компьютере главбуха это в понимании Роскомнадзора тоже ЦОД…
Выбираем страну, в которой располагается наш «ЦОД» и указываем его адрес. Дальше снужно указать является ли «ЦОД» нашей собственностью или нет и если нет, то указать данные владельца площадки. Если у вас несколько ИСПДн, то данные «ЦОДа» нужно указать для каждой отдельно. Даже если речь идет об одной единственной серверной.
Далее заполняем данные человека, которого на предприятии назначили ответственным за организацию обработки персональных данных. ВАЖНО! ФИО ответственного, его контактный телефон и e-mail будут доступны всем желающим в реестре операторов ПДн. Имейте это ввиду и, конечно же, лучше предупредить об этом назначаемого человека.
В самом конце указываем данные исполнителя. Исполнитель, это лицо, заполнявшее это уведомление. Это может быть не ответственный, а совсем другой человек. Но, как мы видим, поля эти тоже не обязательные, поэтому, видимо, если исполнителя не указывать, то им автоматически становится ответственный.
Затем ставим галочки «на все согласен», вводим капчу и жмем большую кнопку «Отправить электронное уведомление и подготовить форму к распечатке». Затем форму необходимо распечатать, подписать, поставить печать организации (если есть) и отправить аналоговой почтой в свое управление Роскомнадзора. Через некоторое время, ваши данные внесут в реестр.
Как подать заявление в роскомнадзор об обработке персональных данных образец
Рекомендации и примеры заполнения форм заявлений
УПРАВЛЕНИЕ РОСКОМНАДЗОРА ПО АРХАНГЕЛЬСКОЙ ОБЛАСТИ И НЕНЕЦКОМУ АВТОНОМНОМУ ОКРУГУ ИНФОРМИРУЕТ руководителей государственных, муниципальных органов, предприятий и организаций, индивидуальных предпринимателей, физических лиц, направивших ранее уведомление об обработке персональных данных и зарегистрированных в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных (http://rkn.gov.ru/personal-data/register/, об обязанности представить в ранее направленное уведомление об обработке персональных данных дополнительные сведения путем подачи информационного письма о внесении изменений в сведения об операторе в реестре операторов, осуществляющих обработку персональных данных, в соответствии с ч.2.1 ст.25 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», а также сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей персональные данные граждан РФ, предусмотренные п.10.1 ч.3 ст.22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (введен Федеральным законом от 21.07.2014 № 242-ФЗ). Консультацию по данному вопросу можно получить по тел: (8182) 60-80-58, 60-80-59.
Обращаем внимание операторов, что при подаче информационного письма могут быть заполнены не все поля формы (поля, отмеченные звездочкой, обязательны к заполнению) а только те, в которые необходимо внести изменения. При этом при добавлении новой информации к ранее внесенной в реестр необходимо в поле формы внести сведения в полном объеме, включая ранее внесенные (при их актуальности) и новые сведения.
Примеры заполнения электронных форм:
Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г
Перед тем, как начать собирать персональные данные, оператору необходимо уведомить об этом Роскомнадзор в соответствии ч. 1 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».
Без уведомления Роскомнадзора можно обойтись если вы:
Бумажный носитель vs электронный документ: форма уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор
При отправке уведомлений об обработке персональных данных в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций у операторов часто возникает вопрос: нужно ли отправлять письмо с распечатанным уведомлением или достаточно заполнить электронную форму уведомления на портале Роскомнадзора.
ФЗ-152, как и п. 3.2 Методических рекомендаций по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 разрешают отправлять уведомление на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Несмотря на это полностью исключить бумажные носители из документооборота не удалось – так как правовым основанием для совершения регистрационных действий являются бумажные варианты документов, операторы обязаны направлять бумажные носители независимо от того, подавались ли они в электронном виде.
На практике направление уведомления о персональных данных в Роскомнадзор происходит в два этапа:
Форма уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных в 2020 г.
ФЗ-152 не утверждает обязательную форму или бланк уведомления об обработке персональных данных. По закону главное – предоставить сведения, которые указаны в норме.
Форма уведомления об обработке персональных данных, рекомендуемая к использованию Роскомнадзором, содержится в Приложении № 1 к Методическим рекомендациям по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017. Данная форма содержит сведения, требуемые ст. 22 ФЗ-152 и необходимые для включения в реестр операторов.
На практике самый простой и быстрый способ получить заполненное уведомление о персональных данных в Роскомнадзор – заполнить форму, предложенную на портале персональных данных и без изменений распечатать её на бумажном носителе для направления в Роскомнадзор. Далее мы рассмотрим, как заполнить форму уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: подпись, оформление и отправка уведомлений об обработке персональных данных
При оформлении и отправке уведомлений об обработке персональных данных у операторов часто возникают вопросы, связанные с подписанием и оформлением уведомлений. Ниже приведены самые популярные из них.
Кто может подписывать уведомление о персональных данных в Роскомнадзор?
Согласно ФЗ-152 уведомление в Роскомнадзор должны быть подписано уполномоченным лицом. Специальных требований к подписанию уведомлений не установлено.Исходя из общих положений законодательства здесь возможно несколько вариантов:
Оператору необходимо распечатать, подписать уведомление, проставить на нем печать и направить в территориальное отделение Роскомнадзора. В уведомлении на бумажном носителе необходимо указать текущую дату отправки уведомления в бумажном виде. Если уведомление подписано по доверенности, необходимо также приложить к нему оформленную доверенность или надлежащим образом заверенную копию.
Из дополнительных требований – Роскомнадзор также рекомендует размещать уведомление на фирменном бланке оператора.
В то же время важно понимать, что получение Роскомнадзором документа на бумажном носителе является основанием для совершения регистрационных действий, поэтому фиксация факта получения письма Роскомнадзором, находится в интересах оператора.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: сроки и порядок отправки уведомления об обработке персональных данных
ФЗ-152 обязывает операторов персональных данных высылать уведомление о начале обработки персональных данных. Операторам не стоит пренебрегать выполнением этого требования – не уведомление Роскомнадзора может повлечь привлечение к административной ответственности в соответствии с Статьей 19.7 КоАП РФ
Уведомление в Роскомнадзор подразумевает включение оператора в реестр операторов по обработке персональных данных. Для включения в реестр оператору необходимо заполнить и отправить уведомление по обработке персональных данных.
Срок направления уведомления оператором – до начала обработки персональных данных. Срок включения в реестр – 30 дней с даты регистрации уведомления Роскомнадзором. Как правило, оператор о включении в реестр не уведомляется. Отслеживать статус уведомления можно самостоятельно по ссылке. Для проверки статуса уведомления нужно запомнить его номер и ключ – их можно найти в конце каждого электронного уведомления после его заполнения.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: цели обработки уведомления об обработке персональных данных
Направление уведомления об обработке персональных данных является условием начала обработки персональных данных, а его неправильное заполнение может оцениваться Роскомнадзором как предоставление неполных или недостоверных сведений об обработке данных.
Несмотря на кажущуюся простоту заполнения уведомления, операторы часто сталкиваются с трудностями определения целей обработки персональных данных и продолжают указывать в уведомлении неполный перечень целей их обработки.
Определяем цели обработки данных
Цели обработки персональных данных должны быть конкретными, заранее определёнными, законными и соответствующими деятельности, при которой такая обработка осуществляется.
При определении целей обработки персональных данных и заполнении уведомления необходимо проанализировать следующее:
Примеры заполнения информации о целях обработки персональных данных в уведомлениях:
цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания услуг учащимся в области образования, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности
цель обработки, регистрации сведений, необходимых для оказания жилищно-коммунальных услуг собственникам, жильцам помещений, персональных данных работников, сведений об их профессиональной служебной деятельности
При определении целей рекомендуется привлекать специалистов, которые знакомы со всей деятельностью компании, а не заняты в одном отделе – это обеспечит правильность и полноту работы в сфере обработки персональных данных.
Заполняем уведомления об обработке персональных данных: Категории персональных данных
Указание неполного перечня обрабатываемых персональных данных – одно из типовых нарушений в сфере обработки персональных данных. Чтобы избежать сложностей в заполнении уведомления разберёмся, какие сведения о персональных данных нужно указывать в уведомлении об обработке.
Из законодательства следует, что категории персональных данных – это перечень персональных данных, конкретные сведения о субъекте, с помощью которых он идентифицируется или может быть идентифицирован.
Персональные данные группируются в зависимости от их особенностей, на основе чего их относят к специальным, биометрическим и иным видам категорий персональных данных.
Электронная форма уведомления на портале Роскомнадзора предлагает при определении категорий персональных данных указать конкретные сведения, которые будет собирать оператор – ФИО, дата, место рождения, семейное и социальное положение и пр.
Сложность в определении категории персональных данных при заполнении уведомления связана с тем, что сам по себе перечень персональных данных не является исчерпывающим.
В электронной форме уведомления есть графа «Другие категории персональных данных, не указанные в данном перечне», в которой оператор самостоятельно вписывает обрабатываемые персональные данные.
Операторы указывают не все «иные категории» и, как результат, нарушают требования законодательства. Так, операторы часто не указывают сведения о составе семьи; о трудовом и общем стаже, воинском учете; ИНН; СНИЛС и пр.
Во избежание неверного заполнения уведомления об обработке необходимо чётко определить цели обработки персональных данных, после чего указать, какие именно данные субъектов персональных данных будут обрабатываться для их достижения.
При этом нужно учитывать особенности толкования положений законодательства в части отнесения тех или иных данных к персональным. Так, согласно подходу Роскомнадзора к биометрическим персональным данным могут относиться не только данные изображения отпечатка пальца, радужной оболочки глаза и т.д., но и изображения лица.
Заполняем уведомления об обработке персональных данных: категории субъектов персональных данных
Статья 22 ФЗ-152 обязывает операторов указывать категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются. Логично, что субъектами персональных данных являются физические лица, но остаётся открытым вопрос, как их нужно идентифицировать в уведомлении Роскомнадзора.
Категории субъектов персональных – это указание на правовой статус субъектов персональных данных, определение места физических лиц в отношениях с оператором.
Так, если оператор обрабатывает информацию в целях обработки персональных данных персонала, то такое физическое лицо определяется в уведомлении как «работник», что и является категорией субъектов персональных данных.
Контрагентов необходимо идентифицировать как сторону вида заключаемых с ними гражданско-правовых договоров.
Роскомнадзор в Методических рекомендациях по уведомлению о начале обработки персональных данных, утв. приказом Роскомнадзора № 94 от 30.05.2017 рекомендует указывать в уведомлениях виды отношений оператора с субъектами персональных данных, т.е. определять, какие отношения (трудовые, гражданско-правовые и пр.) связывают оператора и физическое лицо-субъекта персональных данных.
Таким образом, для указания полной и достоверной информации об обработке персональных данных, правильного уведомления Роскомнадзора необходимо описывать категории персональных данных по следующему образцу:
работники, состоящие в трудовых отношениях с оператором физические лица (абонент, пассажир, заказчик), состоящие в договорных или иных гражданско-правовых отношениях с оператором
а так же уделять внимание внутреннему аудиту персональных данных, периодически сверяя состав документов и информацию в них.
Заполнение уведомления в Роскомнадзор: внесение изменений в уведомление об обработке персональных данных
Если в деятельности организации, произошли изменения влияющие на процесс обработки персональных данных, оператору ПД необходимо направить информационное письмо регулятору в течение 10 рабочих дней с момента возникновения поправок для внесения изменений в ранее отправленное уведомление.
Информационное письмо оформляется на бланке оператора по форме, определенной Приложением 2 к Рекомендациям, и направляется в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации оператора в налоговом органе. Поля, отмеченные *, обязательны для заполнения.
Если установится факт размещения в реестре операторов недостоверной или неполной информации, сотрудник Роскомнадзора информирует ответственное лицо в компании оператора путем направления в его адрес письма о перечне недостающих или неточных сведений. Решить вопрос необходимо в течение 30 дней со дня получения такого запроса. Далее мы рассмотрим как заполнить информационное письмо.