как подписать акт сверки в такском файлер

Часто задаваемые вопросы по ЭДО

Часто задаваемые вопросы

Какую роль выполняет Оператор при обмене электронными документами между двумя организациями? Почему я не могу использовать привычные средства обмена (почту, ФТП и т.п.)?

Ответ на этот вопрос нужно разделить на две части: применительно к обмену электронными счетами-фактурами и для обмена иными документами хозяйственной деятельности.

Можно предположить, что государственные органы хотят быть уверенными, что обмен таким важным документом налогового учета, как счет-фактура, проводится в строгом соответствии с утвержденным Порядком. Для этого Организации, желающие стать Операторами электронного документооборота, должны будут пройти соответствующую государственную аттестацию, а их программное обеспечение – сертификацию на соответствие требованиям Порядка.

Для других документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности, таких ограничений нет. Организация вправе сама решать, организовывать ли ей систему обмена с контрагентами самостоятельно или воспользоваться сторонним сервисом, предлагаемым Оператором электронного документооборота. Как компания, имеющая 12-летний опыт организации и обслуживания электронного документооборота сотен тысяч предприятий, можем констатировать, что процесс этот непростой. Организации, желающей самостоятельно организовывать систему обмена электронными документами со своими контрагентами, придется решать вопросы:
— получения согласия контрагентов на отказ от бумажных документов в пользу электронных документов, циркулирующих в системе Организации;
— обеспечения юридической значимости электронных документов;
— обеспечения взаимного признания электронных подписей, сделанных сертификатами, которые выпущены, возможно, разными удостоверяющими центрами;
— согласования форматов документов и регламентов обмена с разными контрагентами;
— организации архива электронных документов;
— обеспечения безопасности при обмене документами;
— обеспечения технической поддержки контрагентов по вопросам, связанным с доставкой документов и криптографическими операциями (ЭП, шифрование).

Те, кому это вполне по силам, могут самостоятельно организовать электронный документооборот и использовать привычные средства обмена. Другим гораздо выгоднее воспользоваться профессиональными услугами Операторов электронного документооборота, к которым принадлежит и компания «Такском».

Какими документами мы можем обмениваться с контрагентами?

Первичными и учетными бухгалтерскими документами:
договоры, акты выполненных работ, платежные поручения, накладные, счета-фактуры, приходные ордера и т.п. Организационные документы: приказы, распоряжения, регламенты, доверенности.

Сопроводительнми документами:
информационные письма, отчеты, приказы, регламенты, рекламные и другие материалы. Возможные типы электронных документов: txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html. Список документов и типов не окончательный и может расширяться при возникновении таких потребностей у наших абонентов.

Каков порядок хранения отправленных и принятых документов?

По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.

Преимущества и удобства работы

По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.

По умолчанию отправленные и принятые документы вместе с необходимыми подтверждениями хранятся в персональном ящике абонента в Такском-Файлер. В хранилище организована удобная система поиска и сортировки. Доступ к хранилищу имеет только его владелец через соответствующие средства аутентификации.

Внедрение Такском-Файлер имеет неоспоримые преимущества: — снижаются затраты на почтовые услуги и ведение архива документов на бумажном носителе (затраты на бумагу, печать, аренду площадей для архива и т.д.);
— осуществляется оперативный поиск нужного документа, так как все счета-фактуры хранятся систематизированно в электронном архиве;
— увеличивается скорость передачи (для того чтобы выставить счет-фактуру контрагентам, находящимся в разных городах, потребуются минуты);
— предотвращаются потери, гарантируется доставка документов;
— обеспечивается конфиденциальность обмена документами.

По расчетам специалистов компании «Такском», внедрение электронных счетов-фактур поможет сэкономить 60–80% затрат, по сравнению с применяемой традиционной системой бумажного оборота счетов-фактур. Таким образом, бизнес в среднем экономит 1–2% от валового оборота, перейдя с бумажных счетов-фактур на электронные и оптимизируя связанные с этим переходом процессы. Электронные счета-фактуры становятся ключом к автоматизации всей цепочки поставок и эффективного управления финансами предприятия.

Стоит ли подключать Такском-Файлер, если наши контрагенты ее не используют?

Для Ваших контрагентов, не являющихся абонентами компании «Такском», мы предлагаем бесплатно зарегистрироваться в Такском-Файлер, подключившись без тарифа, который позволяет получать документы бесплатно от любого количества пользователей системы.
Кроме того, в Такском-Файлер предусмотрен бесплатный доступ для всех участников, имеющих сертификаты ключей электронной подписи, выданных удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверия ФНС России.

Законодательство и юридическая значимость

Для Ваших контрагентов, не являющихся абонентами компании «Такском», мы предлагаем бесплатно зарегистрировться в Такском-Файлер, подключившись без тарифа, который позволяет получать документы бесплатно от любого количества пользователей системы. Кроме того, в Такском-Файлер предусмотрен бесплатный доступ для всех участников, имеющих сертификаты ключей электронной подписи, выданных удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверия ФНС России.

Будут ли документы, отправленные через Интернет, иметь юридическую значимость?

Все документы, отправляемые через Такском-Файлер, имеют юридическую значимость. Это достигается следующими мерами:
— Такском-Файлер разработан строго в соответствии с требованиями законодательства;
— Все документы подписываются электронной подписью (ЭП). Для формирования ЭП используются только сертифицированные средства криптографической защиты информации. В качестве сертификата ключа подписи используюется только сертификаты, выданные доверенными Удостоверяющими центрами в соответствии с Регламентом оказания услуги;
— Такском-Файлер фиксирует подписанными ЭП подтверждениями моменты (дату, время) завершения всех этапов документооборота; Типы документов, порядок обмена которыми регламентирован соответствующими государственными нормативными актами, передаются через Такском-Файлер в строгом соответствии с этими актами (пример – обмен счетами-фактурами);
— Все участники присоединяются к Регламенту, который определяет применение ЭП под документами;
— При добавлении друг друга в список контрагентов оба участника договариваются между собой о взаимном признании юридической значимости всех электронных документов, которыми они будут обмениваться.

Как быть, если при полном переходе на ЭДО в ряде случаев мы не можем отказаться от документов на бумаге? Например, при грузовых перевозках.

Переход на электронный документооборот никоим образом не запрещает бумажный. Если компании необходим в ряде случаев бумажный документ, то предполагается возможность формирования бумажной копии электронного аналога с заверением такого документа подписью главного бухгалтера и печатью организации.

При наличии электронного счета-фактуры требуется ли дублировать его на бумаге?

Согласно п. 1 ст. 169 НК РФ «Счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде». Cоответственно, счета-фактуры могут быть выставлены только в электронном виде. Именно электронный счет-фактура будет являться «оригиналом» документа.

Если в отправленном счете-фактуре были обнаружены неточности, какие действия предусмотрены по его исправлению (уточнение, замена, отмена)?

Согласно Порядку в случае обнаружения покупателем неточностей к выставленному счету-фактуре он направляет уведомление об уточнении продавцу. Продавец, приняв такое уведомление, исправляет счет-фактуру и снова направляет её покупателю.

То есть, покупатель формирует в электронном виде Уведомление об уточнении, используя возможности Такском-Файлера. Указывает, какие реквизиты полученного счета-фактуры заполнены неверно и почему он отправляет это уведомление продавцу. Продавец на основании уведомления вносит исправления и заново отправляет электронный счет-фактуру покупателю.

Есть ли на сегодняшний день утвержденные формы счетов-фактур?

Да, есть. Такие формы утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость». Порядок применения изложен в письме Минфина России от 31.01.2012 № 03-07-15/11.

Когда законодательно будет разрешено обмениваться электронными счетами-фактурами?

23 мая 2012 года вступил в силу Приказ ФНС России от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронном виде». Таким образом, полностью сформирована нормативная правовая база для обмена электронными счетами-фактурами, и такой обмен считается юридически значимым.

Роуминг

Роуминг помогает клиентам разных операторов ЭДО обмениваться друг с другом юридически значимыми электронными документами.
Подробная информация

Мы используем Такском-Файлер. Смогу ли я отправлять документы контрагенту, который обслуживается у другого Оператора электронного документооборота? Или контрагенту, который пока ни к кому не подключен.

В обоих случаях – да.

Наша компания ведет активные переговоры с другими крупными Операторами об обмене документами между нашими абонентами, т.е. о межоператорском взаимодействии. Так что в ближайшее время такая возможность появится. При этом уже сейчас компания «Такском» дает возможность бесплатно зарегистрироваться в Такском-Файлер любой организации и получать электронные документы от наших абонентов, независимо от того, является ли организация абонентом другого Оператора или вообще не подключена ни к одному из них.

Какое решение вы можете предложить для обмена электронными документами непосредственно через 1С?

Совместно с фирмой «1С» мы разработали решение «1С-Такском», позволяющее пользователям программ «1С:Предприятие 8» обмениваться электронными документами.
Основные преимущества:
— подготовка, отправка, разбор и ввод в «1С», хранение юридически значимых электронных документов (ЭД) реализованы прямо в типовых программах системы «1С:Предприятие 8»;
— обмен всеми видами ЭД, в т.ч. электронными счетами-фактурами, выполняется одной кнопкой;
— гарантируемая доставка ЭД адресату;
— удобное приглашение к обмену электронными документами своих контрагентов: соглашение об электронном обмене формируется за несколько кликов.
Кроме того, в данный момент разрабатываются интеграционные решения для распространенных корпоративных учетных систем, таких как: Axapta, SAP R/3, Oracle, OeBS, SharePoint, DocsVision, Элар Саперион, Directum и для многих других.

Источник

Настройка и использование сервиса «Сверься!»

Установка компоненты «Такском-сертификаты» и вход в систему

Чтобы воспользоваться сервисом «Сверься!», необходимо перейти на страницу сервиса через Internet Explorer, Google Chrome, Mozilla Firefox или Opera.

При возникновении данного окна необходимо кликнуть по ссылке, соответствующей разрядности операционной системы (для 64-х разрядных компьютеров нужно установить и 32-разрядную утилиту, и 64-разрядную) и согласиться на установку компоненты «Такском-сертификаты».

В окне установки компоненты необходимо нажать кнопку «Далее» и следовать подсказкам установочной программы.

Если вы пользуетесь Google Chrome или Opera необходимо также установить расширение для браузера, кликнув на соответствующую ссылку.

Если у вас Internet Explorer версии 11 и возникает окно о несоответствии браузера, нужно зайти в меню «Сервис» → «Параметры просмотра в режиме совместимости» (если меню не отображается, нажмите на клавиатуре кнопку Alt):

Alt на клавиатуре), в списке нужно выделить taxcom.ru и нажать «Удалить», «Закрыть».

В списке выделите taxcom.ru и нажмите «Удалить», «Закрыть»:

Alt на клавиатуре), в списке нужно выделить taxcom.ru и нажать «Удалить», «Закрыть».

После установки «Такском-Сертификаты» необходимо перезапустить браузер и выбрать личный сертификат для входа на главной странице сервиса «Сверься!».

Сверка книг покупок и продаж

Для загрузки файла книги покупок/продаж необходимо выбрать период, нажать кнопку «Загрузить файлы» и дождаться окончания загрузки.

После этого книга покупок/продаж будет отправлена вашему контрагенту для сверки данных. Информация об отправке уведомления зафиксируются в системе.

Источник

Как подписать договор электронной подписью

Любой договор можно подписать как в бумажном виде, так и в электронном. Такое право предоставлено статьей 434 ГК РФ, согласно которой договор в письменной форме может быть заключен путем составления одного документа, подписанного сторонами, а также путем обмена письмами, телеграммами, телексами, телефаксами и иными документами, в том числе электронными документами, передаваемыми по каналам связи, позволяющими достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Электронным документом, передаваемым по каналам связи, признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Стороны договора вправе сами определить, какой вид электронной подписи (простую, усиленную неквалифицированную, усиленную квалифицированную) они будут использовать при подписании договора. В этом случае вся информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, будет признана электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. То есть, такие документы будут иметь юридическую силу.

Обратите внимание! Есть виды договоров, которые нельзя заключать в электронном виде. Договоры, для которых установлено требование об обязательном нотариальном удостоверении (договоры ренты, купли-продажи недвижимости, поручительства, дарения, залога долей в уставном капитале) должны быть заключены только на бумажном носителе. В противном случае договор могут признать недействительным.

Напомним, что простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи. Она позволяет установить, кем подписан документ, а также обнаружить факт внесения в него изменений после момента его подписания.

От этих двух видов подписей нужно отличать усиленную квалифицированную электронную подпись. Её можно получить только в аккредитованном Удостоверяющем центре.

Усиленная квалифицированная электронная подпись (раньше называлась электронной цифровой, ЭЦП) — это наиболее защищенный вид электронной подписи, которая образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и позволяет установить подписанта документа. Такая подпись имеет юридическую значимость, то есть статус оригинала.

Подписать договор электронной подписью можно:

Источник

Сервис электронного документооборота
Такском-Файлер

Что нужно знать об ЭДО, если вы с ним ещё не знакомы

Электронные документы
являются оригиналами,
их ненужно распечатывать

Документы передаются
через интернет
за несколько секунд

Документы не теряются
и хранятся бессрочно бесплатно
(если хранятся у провайдера)

ФНС и суды принимают
электронные документы
в качестве оригиналов

Документы легко найти
по заданным параметрам
за несколько секунд

Можно массово подписывать
и отправлять документы
контрагентам в один клик

Ваши плюсы при переходе на ЭДО

Не успели в течение года израсходовать ваши отправки? Не проблема!
Они теперь не сгорают и суммируются с новыми купленными пакетами отправок.

Приобретённые пакеты отправок документов контрагентам действительны 1 год с момента их покупки – они никогда не сгорают!

Даже если вы не пользовались «Такском-Файлером» 2-3 года, вам достаточно купить любой новый пакет, чтобы снова продолжить отправлять документы контрагентам ещё 1 год.

При этом в полном объёме можно использовать все неизрасходованные отправки.

Тарифы ЭДО

Ваши возможности с сервисом «Такском-Файлер»

В Такском-Файлере реализованы шаблоны всех формализованных документов, формат которых утверждён или рекомендован ФНС. К формализованным документам традиционно относятся счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры, УПД, УКД, акты выполненных работ (оказанных услуг), товарные накладные ТОРГ-12.

Для удобства оформления формализованных документов по регулярным (например, ежемесячным) сделкам предусмотрена возможность создания документов посредством копирования ранее отправленных (функция «Создать на основе»).

Для скопированного документа достаточно указать номер и дату составления, остальные реквизиты будут сохранены в полном объёме.

Перед отправкой все документы обязательно проверяются на соответствие утверждённому ФНС формату, подписываются выбранной электронной подписью и отправляются контрагенту.

В случае необходимости документ можно подписать и не одной электронной подписью.

В Такском-Файлере предусмотрена возможность не только создания документов по шаблонам, но и загрузки документов, сформированных во внешней учётной системе.

Для успешной загрузки документов в Такском-Файлер они должны быть подготовлены в утверждённом ФНС формате xml (образцы xml-файлов доступны в документации для разработчиков).

Сама загрузка документов может осуществляться как конкретным пользователем, так и автоматически — с приложением Такском-Ассистент.

Обмен электронными счетами-фактурами возможен только по взаимному согласию сторон. Аналогичная практика применяется и при обмене другими видами электронных документов — как формализованных, так и неформализованных.

В решениях от компании Такском для выражения сторонами обмена взаимного согласия используются специальные сообщения-приглашения: одна из сторон отправляет приглашение, вторая — принимает, тем самым подтверждая согласие на обмен документами, или отклоняет.

Доступ к разделу «Контакты» имеют только сотрудники, которым администратор организации предоставил соответствующие права.

Для компаний, осуществляющих обмен документами с закрытыми группами контрагентов (например, дилерами или агентами), предусмотрена возможность массовой настройки ЭДО (если есть доступ к Кабинету партнёра).

Настройте организационную структуру в Такском-Файлер, добавив необходимое количество сотрудников и определив для них права согласования, подписания и перемещения документов согласно должностным обязанностям.

После этого все документы (как исходящие, так и входящие) могут быть направлены по цепочке согласования, включающей уполномоченных на согласование и подписание.

Отправка возможна как вручную, так и по заранее настроенному маршруту. Сохранённая история согласования/подписания позволит в любой момент просмотреть информацию об этапах прохождения документа.

В Такском-Файлер электронные документы могут быть подписаны как квалифицированной электронной подписью, так и неквалифицированной.

Исключение составляют электронные счета-фактуры, которые, согласно НК РФ, обязательно подписываются квалифицированной электронной подписью, выданной аккредитованным удостоверяющим центром.

Использование неквалифицированных ЭП позволяет организовать документооборот с участием нерезидентов или в иных бизнес-процессах, не предполагающих обмена счетами-фактурами.

Утверждёнными ФНС форматами предусмотрена возможность подписания документа более чем одной электронной подписью. Например, для УПД с функцией СЧФДОП за подписание документа могут отвечать два уполномоченных лица: первое — за подписание счёта-фактуры, второе — за первичный документ.

В Такском-Файлер возможность подписания формализованных документов более чем одной электронной подписью предоставляется по умолчанию и доступна всем пользователям.

В Такском-Файлер предлагаются два варианта печатных форм на выбор: «Рекомендованные» и «Расширенные». Ключевое отличие расширенных печатных форм от рекомендованных заключается в отображении в печатных формах информации, указанной в «Информационном поле»*. По умолчанию используются рекомендованные формы. Переключение осуществляется в Такском-Файлере через настройки.

*Форматами формализованных документов предусмотрена возможность передачи дополнительной информации к документам в «Информационном поле». Оно может быть указано как к документу в целом, так и к каждой строке табличной части документа. В результате в печатных формах может отображаться информация, предназначенная, например, для автоматической обработки документа. Наличие такой информации увеличивает время, необходимое для проверки поступившего электронного документа.

Все формализованные документы, а также неформализованные (сформированные в форматах pdf/doc) могут быть распечатаны со штампом оператора. Он содержит подробную информацию о подписях документа. Печатная форма со штампом оператора может использоваться, например, для предоставления по запросу третьих лиц.

Пользователи интеграционных решений могут использовать для получения печатных форм со штампом оператора специальный метод (информация о нём — в документации для разработчиков).

В Такском-Файлере предусмотрена возможность автоматической настройки роуминга: одна сторона отправляет приглашение, указав идентификатор получателя, другая принимает поступившее приглашение, тем самым завершая настройку роуминга. Это исключает обработку заявок на стороне операторов ЭДО и сокращает срок настройки до нескольких минут.

Важное условие для настройки роуминга с использованием приглашений — техническая готовность оператора ЭДО, с которым работает ваш контрагент.

Несмотря на то, что такой документ, как счёт на оплату, является неформализованным (а это значит, что для него нет рекомендованного или утвержденного ФНС формата) абоненты компании Такском могут обмениваться счетами на оплату, сформированными в формате xml. Это позволяет настраивать автоматическую обработку документа в учётной системе. При этом сохраняется возможность обмена счетами на оплату и в других форматах, например, xls или pdf.

Источник