как подписать в диадок акт сверки с расхождениями
На перепутье: как работать с расхождениями в ЭДО?
Картина «Витязь на распутье» (Виктор Васнецов)
Поставка товаров не всегда проходит гладко. Расхождения при приемке товаров — тот еще камень преткновения. Эта проблема сохраняет актуальность и при использовании электронного документооборота.
В статье я предложу 4 варианта обработки расхождений, опишу их преимущества и недостатки. Думаю, что каждая компания выберет подходящий для себя формат, отталкиваясь от особенностей своей деятельности.
Немного скучной, но важной теории
Чтобы исключить недопонимание, сразу обозначу: момент перехода права собственности — это существенное условие договора купли-продажи, которое обговаривается сторонами при его заключении.
Наиболее распространенная ситуация — когда право собственности на товар переходит покупателю при приемке и подписании товарной накладной. Именно она взята за пример в статье.
Использовать электронную товарную накладную по форме ТОРГ-12 нецелесообразно, если предполагается представлять в ФНС РФ документы в электронном виде. ТОРГ-12 — неформализованный документ, так как с 01.07.2017 года Приказ ФНС России от 21.03.2012 года № ММВ-7-6/172@ упразднен. В связи с этим представить его в электронной форме по требованию не получится.
ТОРГ 12: как заполнять, исправлять и хранить
Организации могут использовать вместо товарной накладной документ о передаче товаров, формат которого утвержден Приказом ФНС России от 30.11.2015 года № ММВ-7-10/551@, либо универсальный передаточный документ (далее — УПД), его формат введен Приказом ФНС России от 24.03.2016 года № ММВ-7-15/155@.
До конца 2019 года электронный УПД можно составлять по двум форматам, утвержденным Приказом ФНС России от 24.03.2016 года № ММВ-7-15/155@ и Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
С 2020 года компании должны формировать УПД только по формату Приказа ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
При использовании перечисленных форматов электронные документы разрешается представлять в налоговую инспекцию по телекоммуникационным каналам связи.
Путь первый, знакомый. Использование ТОРГ-2
Эта форма акта об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (далее — ТОРГ-2) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 года № 132 и с 1 января 2013 года не обязательна к использованию.
Обработка расхождений с помощью ТОРГ-2 очень популярна у пользователей сервисов обмена ЭДО.
Это объясняется тем, что подписанная с учетом расхождений товарная накладная позволяет принять те товары, по которым не возникло разногласий, а значит, распоряжаться ими.
Подписанные товарная накладная и ТОРГ-2 вместе будут подтверждать поставку и приемку. Если счет-фактура (далее — СФ) уже был выставлен, не забудьте скорректировать его по итогам урегулирования расхождений, выставив корректировочный документ.
В чем недостаток? Так как ФНС РФ еще не утвердила формат ТОРГ-2, он — неформализованный. Из-за этого представить акт ТОРГ-2 в налоговую инспекцию по запросу можно только в виде бумажной копии, заверенной налогоплательщиком.
Актуальность автоматической обработки расхождений возросла в связи с введением обязательной маркировки некоторых групп товаров. Поэтому, надеемся, что формат ТОРГ-2 не заставит себя долго ждать. Тем временем вы всегда можете ознакомиться, на какой стадии подготовки находится проект «Об утверждении формата представления документа о приемке материальных ценностей и (или) расхождениях, выявленных при приемке, в электронной форме».
Часто компании опасаются, что поставщик может не подписать электронный ТОРГ-2. Обращу внимание, что такая ситуация возможна, даже если документ составлен на бумаге. Этот риск не зависит от формы взаимодействия — на бумаге или в электронном виде. Подобные опасения могут возникнуть при любом из предложенных вариантов организации документооборота. Но как правило, обе стороны заинтересованы в быстром решении возникших вопросов.
Путь второй, обходной. Составление обратной товарной накладной
Технически и юридически такой вариант возможен. Но возникают вопросы. Сколько времени займет составление обратной товарной накладной? Что делать с грузом водителю-экспедитору? Зачем покупателю принимать на учет некачественный товар и как его вернуть позже?
Все перечисленные особенности делают этот вариант обработки расхождений не самым распространенным.
К тому же введенные с 1 апреля 2019 года правила внесли дополнительную неразбериху. Так, при возврате продукции любого качества нужно формировать корректировочный счет-фактуру на стоимость товара. Период отгрузки не имеет значения. Соответствующие разъяснения содержатся в Письме Минфина России от 04.02.2019 года № 03-07-11/6171.
Финансовое ведомство подчеркивает, что корректировочный документ нужно выставлять даже при возврате качественного товара.
Рассматриваемый вариант обратной поставки, когда в договоре первоначальный покупатель выступает продавцом, а первоначальный продавец — покупателем, как раз является исключением из этого правила (Письмо Минфина РФ от 08.04.2019 года № 03-07-09/24636). В таком случае на возвратную товарную накладную покупатель выставляет счет-фактуру в адрес продавца.
Путаница может возникнуть, когда компания использует разные варианты работы, помимо обратной поставки, — по некоторым сделкам придется корректировать выставленные документы.
При истребовании документов налоговыми органами компания сможет представить их в электронной форме, если использовались утвержденные ФНС РФ форматы.
Третий путь, ветвистый. Исправление первичного документа
В Письме от 05.03.2018 года №СД-4-3/4226@ ФНС РФ рассмотрела возможность исправления первичного учетного документа, выполненного в электронной форме. Ведомство рекомендует исправлять его аналогично счету-фактуре:
«Так, пунктом 7 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 26.12.2011 года № 1137 предусмотрено, что в счет-фактуру исправления вносятся путем составления нового экземпляра, в котором указываются номер и дата счета-фактуры, составленного до внесения в него исправлений, а также порядковый номер и дата исправления.
В частности, такой порядок внесения исправлений в первичные учетные документы, составленные в электронном виде, реализован в формате представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 года №ММВ-7-10/552@), форматом представления документа о передаче товаров при торговых операциях (утвержден приказом ФНС России от 30.11.2015 года №ММВ-7-10/551@), а также форматом счета-фактуры и форматом представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость и (или) при оформлении фактов хозяйственной жизни (утвержден приказом ФНС России от 24.03.2016 года №ММВ-7-15/155@)».
Таким образом, на документ с неправильными данными можно сформировать уведомление об уточнении с комментарием необходимых исправлений.
В ответ отправитель составит корректный документ с тем же номером и датой, а также с указанием номера и даты исправления. И снова не нужно забывать сформировать корректировочный счет-фактуру, если такая необходимость появилась с изменением данных о поставке.
Обращу внимание на отличия этого способа от варианта № 1. Запрос уведомления об уточнении предполагает отказ от подписания некорректного документа, а значит принять на учет товары не получится до момента урегулирования разногласий. Поэтому такой вариант может не подойти компаниям, реализующим скоропортящиеся товары.
При истребовании налоговой инспекцией представить документы можно в электронной форме, если они составлены по форматам, утвержденным ФНС РФ (именно такие рассмотрены в приведенном письме).
Тернистая дорога. Работа с УПД при наличии расхождений
Отдельно рассмотрим работу с УПД, совмещающим в себе функции первичного учетного документа и счета-фактуры. Особенности работы с ним обусловлены самим характером документа: наличие функции СФ предполагает возможность составления как исправления, так и корректировки в зависимости от сути ошибок.
Таким образом, можно выделить две ситуации:
В зависимости от выбранного варианта отправитель либо формирует универсальный корректировочный документ (который одновременно служит документом об изменении стоимости товаров и корректировочным счетом-фактурой), либо выставляет только корректировочный СФ для отражения правильной информации о поставке.
Путь четвертый, самый короткий. Аннулирование документа
Для аннулирования стороны должны заключить соглашение о признании документа недействительным. Это удобно, например, в случае некорректного выставления документа (например, перепутали получателя).
Думаю, что для обмена первичными учетными документами это не самый подходящий вариант, так как законодательно аннулирование первички и счетов-фактур не предусмотрено ввиду возможности их исправления и корректировки.
Представить такие документы налоговой инспекции можно в электронной форме при использовании утвержденного ФНС РФ формата. Однако контрагентам нужно быть внимательными и учитывать, что в системе есть еще один документ с теми же реквизитами (номер, дата), но со статусом аннулированного.
Все перечисленные варианты могут быть реализованы в электронном виде и не несут дополнительных рисков бизнесу. Если у вас остались вопросы по работе с расхождениями, вы можете задать их, обратившись к экспертам сервиса Synerdocs.
Автор: Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs
Аннулирование документов в ЭДО
Если после подписания документа в нем обнаружили ошибку, опечатку или другие неточности, контрагенты могут подписать акт об аннулировании. Обычно не возникает вопросов, как это сделать в рамках бумажного документооборота. Давайте разберемся, что делать, если контрагенты используют ЭДО.
В случае с ЭДО потребуется создать соглашение об аннулировании документа. Инициировать аннулирование может любая сторона. После завершения действия отредактировать либо вернуть документ будет нельзя.
С помощью сервиса Диадок можно аннулировать документы путем создания соглашения. Функция доступна в следующих случаях:
Подключитесь к Диадоку. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы. Аннулируйте в случае необходимости.
Как аннулировать документ в системе ЭДО Диадок
Соглашение об аннулировании система создает автоматически. Для этого нужно сформировать запрос на аннулирование и получить пօдпись втօрօй стօрօны. Вручную заполнять образец соглашения об аннулировании документа не понадобится, как принято при бумажном документообороте.
Как создать запрос на аннулирование в Диадоке
Когда кнопка «Подписать и отправить контрагенту» неактивна, скорее всего, не выбран сертификат КЭП для подписания. После выбора сертификата получится подтвердить и завершить процедуру.
Далее запрօс на аннулирование уйдет второй стороне для подтверждения.
Как подтвердить или отменить аннулирование
Контрагент прислал запрօс на аннулирование в системе ЭДО. Ответить на него можно подтверждением или отказом.
Порядок действий в первом случае:
При несогласии с запросом контрагента:
Если кнопки недоступны, вероятно, не выбран сертификат подписи. Выберите его и повторите последовательность шагов.
Аннулирование для ЭДО в роуминге
Признать электронный документ недействительным в роуминге бывает сложнее, чем при обмене документами между клиентами одного оператора ЭДО — не все операторы поддерживают аннулирование.
Когда в системе напротив документа нет кнопки «Аннулировать», контрагентам следует оценить состояние документооборота и решить внутри организации, каким образом признать подписанные документы недействительными.
Один из вариантов — подписать соглашение в свободной форме. Главное, учесть требования законодательства России. Сделать это можно как в бумажной, так и электронной форме.
Действия могут быть аналогичными работе с бумажными документами, за исключением того, что электронный документ нельзя уничтожить, поэтому нужно зафиксировать договоренность сторон письменно.
Вопрос-ответ
Можно ли признать документ недействительным в одностороннем порядке?
Инициатор вправе аннулировать документ в одностороннем порядке, если контрагент пока его не подписывал. В других случаях понадобится ждать подтверждение с его стороны.
Как законодательство регулирует аннулирование документов?
Пока не создано нормативных актов для данной процедуры. Аннулирование — функциональность операторов ЭДО, созданная для удобства пользователей.
Сколько раз можно запросить контрагента об аннулировании?
Исключительно единоразово. Если контрагент отклонил действие, документ не аннулируется и сохраняет юридическую силу.
Акт. Подписание и отказ
Подписание документов доступно только тем сотрудникам, у которых на это есть право, и получен сертификат электронной подписи. Если подписание документов не доступно, для наделения правом на подписание документов обратитесь к сотруднику с правами администратора.
Если в списке документов слева от названия документа отображается значок:
— это означает, что данный документ обрабатывает другой пользователь (документ им открыт или отмечен флажком). При наведении курсора мыши на значок появляется подсказка с именем пользователя, который работает с документом.
Чтобы подписать (отказать в подписи) по акту, выполните следующее:
Откройте документ, нажав на ссылку с его названием.
подписать документ, выполните следующее:
При запросе на подписание исходящего документа после его подписания документ будет отправлен контрагенту или в подразделения.
«Полномочия» лица, подписывающего акт. При необходимости возможно изменить данные. Для этого нажмите на ссылку «Редактировать » и укажите нужные данные.
«Груз принял». Если груз принял не получатель груза, то выберите из раскрывающегося списка и заполните появившиеся поля.
Если к документу нужен комментарий, нажмите на ссылку « Добавить комментарий» и введите его вручную.
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой» при подписании документов либо в персональных настройках.
Подробнее о статусах документа см. статью Статусы документов.
Модуль Взаиморасчёты — сверяйтесь легко
Сопоставляйте данные автоматически. Получайте готовые акты сверки и протоколы расхождений за несколько минут.
Автоматическое сопоставление
Сопоставлять данные вручную больше не придется. Модуль сверит акты и найдет расхождения за несколько кликов.
Готовые акты сверки
Не нужно тратить время на подготовку документов: акты сверки и протоколы расхождений формируются автоматически.
Сверка в электронном формате
Хранить акты сверки и протоколы расхождений можно в электронном архиве, а отправить — в Диадоке.
Как перейти на электронную сверку с контрагентами
1 декабря 10:00 – 16:30 МСК
Узнайте, как упростить сверку
Загрузите акты сверки. Модуль сопоставит данные и найдет расхождения.
Получите готовые документы: акт сверки и протокол расхождений.
Отправьте результаты сверки контрагенту — в Диадоке, по электронной почте или курьером.
Работайте, где удобно
Сверяйтесь в любом браузере: загружайте акты сверки в модуль и получайте результат.
Работайте в привычном интерфейсе 1С без переноса данных. Мы поможем с установкой и настройкой.
Скачать презентацию
Выберите контрагента для сверки
Торговая сеть
от 15 000 ₽ в год
Формируйте протоколы расхождений согласно требованиям торговой сети. Подписывайте их с помощью квалифицированной электронной подписи.
Любой контрагент
от 6 000 ₽ в год
Сверяйтесь без ограничений по количеству. Загружайте в сервис акты сверки в формате XLS или XLSX и получайте итоговые документы.
Торговая сеть
от 15 000 ₽ в год
Формируйте протоколы расхождений согласно требованиям торговой сети. Подписывайте их с помощью квалифицированной электронной подписи.
Любой контрагент
от 6 000 ₽ в год
Сверяйтесь без ограничений по количеству. Загружайте в сервис акты сверки в формате XLS или XLSX и получайте итоговые документы.
Начните легко
Заполните заявку и наш специалист свяжется с вами
С ней помогут эксперты Взаиморасчётов
Техподдержка на связи круглосуточно
Эксперты Взаиморасчётов помогут наладить сверку с торговой сетью
Вы получите юридически значимые документы — их можно передать налоговой или представить в суде.
Сверка
с одной
торговой сетью
Любое
количество торговых сетей
Модуль
для интеграции
с 1С
Без добавления контрагента
С добавлением контрагента
Неограниченное количество сверок
Автоматическое сопоставление данных и фиксирование расхождений
Получение, отправка и подписание актов в Диадоке
Автоматическое заполнение данных по контрагенту в модуле и итоговых актах
Хранение истории сверок
+ 3 000 ₽ за одного контрагента ежегодно
С нами работают
Отзывы
«Модуль сократил проведение сверки на 70-80 %. Расхождения выделяются автоматически, обмениваться документами можно в электронном виде. Команда модуля Взаиморасчёты — настоящие профессионалы.»
«Модуль Взаиморасчёты внедрили легко. После внедрения сервиса проведение сверок занимает значительно меньше времени. Выявление неточностей и их устранение проходит быстро.»
«Модуль дает множество преимуществ. Документы передаются мгновенно, а электронная подпись обеспечивает их юридическую значимость. Освободились временные и трудовые ресурсы, данные передаются быстро и точно.»
Ответы на вопросы
Как сверить акт сверки взаиморасчетов?
Модуль Взаиморасчёты делает сверку за вас. Загрузите нужные документы, а модуль сам сопоставит данные из актов, чтобы вы могли отправить результаты контрагентам. Для пользователей интеграционного решения для 1С доступно автоматическое заполнение актов сверки взаиморасчетов по информации из учета.
Чем отличается модуль Взаиморасчёты от сервиса Контур.НДС+?
Модуль Взаиморасчёты сверяет обязательства одной стороны перед другой. Он проверяет корректность расчетов, выявляет разногласия и фиксирует задолженности. По итогам сверки формирует печатную форму, которую стороны подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это юридически значимый документ, который принимают ФНС и суды.
Сервис Контур НДС+ минимизирует налоговые риски и повышает вероятность возмещения НДС. Он сравнивает книги покупок и книги продаж, выявляет расхождения в уплаченном и поданном к возмещению НДС. Итоговый документ не формирует.
Как скорректировать сумму в документе?
В открытом периоде сверки сумма корректируется прямо в документе или с помощью корректирующего документа. Это можно сделать на основании накладной, нескольких накладных или отдельным документом. Если период сверки закрыт, ошибку исправит корректирующий документ или сторно первичного документа.
Можно ли удалять документ из акта сверки?
Если дата проведения документа попадает в сверяемый период, его нельзя удалить из акта сверки взаиморасчетов сторон по договору, нужно его сторнировать. Можно удалить документ, который добавлен из другого периода для корректировки сальдо.
Что такое переходящая операция?
Переходящая операция — это операция, дата проведения которой попала в разные периоды сверки контрагентов. Это связано с часовыми поясами, временем работы банков или долгой доставкой товара от отправителя к получателю. Документ, добавленный из будущего периода, попадает в протокол расхождений к акту сверки взаиморасчетов с поставщиками или покупателями.
Какие документы вы получите после сверки?
Модуль Взаиморасчёты формирует печатные формы документов: акт сверки взаиморасчетов и протокол расхождений. Документы подписываются единым пакетом и юридически значимы только в комплекте. Как выглядят акт сверки взаиморасчетов и протокол расхождений, можно посмотреть в Контур.Справке
Будут ли документы юридически значимыми?
Контрагенты подписывают печатные формы квалифицированной электронной подписью в системе ЭДО Диадок. Документы имеют юридическую силу, поэтому их можно представить в налоговые органы и суды.
С какими учетными системами работает модуль Взаиморасчёты?
Для владельцев любых учетных систем (например, SAP, MS Dynamics, Oracle) доступна веб-версия. Для пользователей 1С 8.2, 8.3 и выше разработан интеграционный модуль.
Частые вопросы
Как сверить акт сверки взаиморасчетов?
Модуль Взаиморасчёты делает сверку за вас. Загрузите нужные документы, а модуль сам сопоставит данные из актов, чтобы вы могли отправить результаты контрагентам. Для пользователей интеграционного решения для 1С доступно автоматическое заполнение актов сверки взаиморасчетов по информации из учета.
Чем отличается модуль Взаиморасчёты от сервиса Контур.НДС+?
Модуль Взаиморасчёты сверяет обязательства одной стороны перед другой. Он проверяет корректность расчетов, выявляет разногласия и фиксирует задолженности. По итогам сверки формирует печатную форму, которую стороны подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). Это юридически значимый документ, который принимают ФНС и суды.
Сервис Контур НДС+ минимизирует налоговые риски и повышает вероятность возмещения НДС. Он сравнивает книги покупок и книги продаж, выявляет расхождения в уплаченном и поданном к возмещению НДС. Итоговый документ не формирует.
Как скорректировать сумму в документе?
В открытом периоде сверки сумма корректируется прямо в документе или с помощью корректирующего документа. Это можно сделать на основании накладной, нескольких накладных или отдельным документом. Если период сверки закрыт, ошибку исправит корректирующий документ или сторно первичного документа.
Можно ли удалять документ из акта сверки?
Если дата проведения документа попадает в сверяемый период, его нельзя удалить из акта сверки взаиморасчетов сторон по договору, нужно его сторнировать. Можно удалить документ, который добавлен из другого периода для корректировки сальдо.
Что такое переходящая операция?
Переходящая операция — это операция, дата проведения которой попала в разные периоды сверки контрагентов. Это связано с часовыми поясами, временем работы банков или долгой доставкой товара от отправителя к получателю. Документ, добавленный из будущего периода, попадает в протокол расхождений к акту сверки взаиморасчетов с поставщиками или покупателями.
Какие документы вы получите после сверки?
Модуль Взаиморасчёты формирует печатные формы документов: акт сверки взаиморасчетов и протокол расхождений. Документы подписываются единым пакетом и юридически значимы только в комплекте. Как выглядят акт сверки взаиморасчетов и протокол расхождений, можно посмотреть в Контур.Справке
Будут ли документы юридически значимыми?
Контрагенты подписывают печатные формы квалифицированной электронной подписью в системе ЭДО Диадок. Документы имеют юридическую силу, поэтому их можно представить в налоговые органы и суды.
С какими учетными системами работает модуль Взаиморасчёты?
Для владельцев любых учетных систем (например, SAP, MS Dynamics, Oracle) доступна веб-версия. Для пользователей 1С 8.2, 8.3 и выше разработан интеграционный модуль.