как посмотреть акты выполненных работ в еис

Электронное актирование в ЕИС: инструкция для поставщика

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.

Поставщик:

Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик:

Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.

Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.

Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

При полной приемке товара:

Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.

Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.

Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.

Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.

Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.

Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.

Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа.

Раздел «Общая информация»

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика.

Раздел «Контрагенты»

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Раздел «Товары, работы и услуги»

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Для лекарств действуют другие правила:

Раздел «Факт отгрузки»

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание»

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Ответим на вопросы

Источник

Как в ЕИС познакомиться с документацией закупки

Все подробности о предмете закупки, ее процедуре и требованиях к поставщику можно узнать из закупочной документации. Это необходимо, чтобы случайно не подать заявку на контракт, который поставщик будет не в состоянии исполнить. В статье расскажем, где в ЕИС найти документацию и на что обратить особое внимание при ее изучении. Для наглядности разберем один из состоявшихся аукционов по 44-ФЗ, предметом которого стали ремонтные работы.

Где спрятана документация в ЕИС

Зайдя в систему, прежде всего нужно найти интересующую закупку. Сделать это несложно — в строке поиска нужно ввести необходимые параметры. Это могут быть ключевые слова, описывающие объект закупки, ее номер (если он известен), наименование заказчика и так далее. Для примера мы отобрали закупку № 0873500000817001045. Это аукцион на закупку услуг по текущему ремонту здания.

Во вкладке «Сведения» представлена основная информация об аукционе. Здесь можно найти данные о заказчике, о самой процедуре, включая НМЦК и объект закупки, а также требования, которые предъявляются к участникам. Во вкладке «Документы закупки» приводится список документов, среди которых необходимо отыскать файл документации. Единых требований для названия файлов нет, поэтому он может иметь любое имя. В данном примере он носит имя ElectronicAuction12886743.docx (присвоено автоматически).

Регистрация в ЕРУЗ ЕИС

С 1 января 2020 года для участия в торгах по 44-ФЗ, 223-ФЗ и 615-ПП обязательна регистрация в реестре ЕРУЗ (Единый реестр участников закупок) на портале ЕИС (Единая информационная система) в сфере закупок zakupki.gov.ru.

Мы оказываем услугу по регистрации в ЕРУЗ в ЕИС:

Аукционная документация

Общая информация о торгах

В первой части документации содержатся общие сведения о проведении аукциона в электронной форме. Начинающим поставщика рекомендуется внимательно ознакомиться с этой частью. Из нее можно узнать, что представляет собой контрактная система, каковы ее основные принципы, кто является заказчиком и исполнителем, какие существуют методы определение поставщика и так далее. В общем, это краткий конспект всего 44-ФЗ.

Сведения о закупке

В следующей части содержится информация о проведении конкретной закупки, к которой и разработана эта документация. По сути, она повторяет все то, что содержится в карточке закупки в ЕИС. Здесь можно найти подробные данные о заказчике, о местонахождении объекта, в котором требуется провести работы (напоминаем, что мы рассматриваем закупку работы по текущему ремонту). Также здесь указана начальная (максимальная) цена контракта, метод, которым она определялась, и источники финансирования.

В этой части содержится еще множество пунктов, но большинство из них в рассматриваемой закупке не применяются.

Обратите внимание! В пункте 12.3 установлено преимущество. Его в данной закупке имеют субъекты малого предпринимательства и социально ориентированные некоммерческие организации.

Требования к исполнителю

В следующей части документации описываются требования, которые предъявляются к исполнителю контракта. Здесь установлены общие требования в соответствии со статьей 31 закона 44-ФЗ. В частности, заказчик должен вести деятельность, не должен находиться в процессе ликвидации, иметь задолженности по налогам, состоять в реестре недобросовестных поставщиков. Кроме того, между заказчиком и поставщиком не должно быть конфликта интересов.

Что касается физических лиц — учредителей, руководителей и прочих должностных лиц, а также индивидуального предпринимателя — они не должны иметь судимости, быть лишены права заниматься деятельностью, связанной с исполнением предмета контракта, а также фигурировать в реестре недобросовестных поставщиков.

Состав заявки

В первой части заявки должно содержаться согласие участника аукциона на выполнение предусмотренных документацией работ, включая использование товаров с конкретными показателями.

Во второй части заявки должны содержаться такие данные:

Ключевые даты

В следующей части документа указаны определенные заказчиком даты:

Обратите внимание! Время проведение аукциона назначается оператором, то есть электронной торговой площадкой.

Изменение существенных условий

44-ФЗ не разрешает менять существенные условия контракта, кроме ситуаций, предусмотренных пунктом 1 статьи 95. Это должно быть указано в документации и проекте контракта. В данном случае заказчик предусмотрел возможность изменить условия, а именно:

Информация о разъяснениях и заключение контракта

В следующих блоках предоставляются сведения о том, с кем будет заключен контракт. Имеется в виду, кто выступает заказчиком.

Далее указан срок подписания контракта, расписан порядок внесения изменений в аукционную документацию и обращение поставщиков за разъяснениями его положении. Также указаны даты начала и окончания срока предоставления таких разъяснений заказчиком.

Обеспечение заявки и контракта

В следующем блоке расписана информация об обеспечении, его размере, сроках и порядке представление. В данном примере обеспечение заявки составляет 1%, а обеспечение контракта — 5% от начальной (минимальной) цены. Сумма обеспечения исполнение контракта разбита на две части и должна быть переведена на реквизиты двух разных учреждений. Также указаны требования, предъявляемые заказчиком к банковской гарантии.

Прочие положения

Далее приводится порядок заключения контракта и указывается, что будет, если аукцион не состоится. Затем идут приложения — это формы, рекомендуемые заказчиком для поставщиков (форма согласия на поставку товара, форма декларации соответствия), а также инструкция по заполнению заявки.

Заказчик прилагает к документации рекомендуемые формы, однако поставщик не обязан использовать именно их.

Техническое задание

Техническое задание — это тот документ, который поставщик должен изучить от корки до корки. В начале ТЗ кратко дублируется вся информация о закупке, а затем расписываться конкретные условия. В нашем примере это условия выполнения строительных работ, например, режим работы, использование минимально необходимого количества технических средств (чтобы создавать меньше шума и пыли), уборка рабочей зоны за собой — вывоз мусора и так далее.

Приводится в Техническом задании и порядок выполнения работ, требования к качеству, к безопасности, соблюдение технических регламентов (СНиПов, ГОСТов). Отдельно описывается порядок приемки работ, гарантийные и иные требования.

Таким образом, именно из технического задания поставщик поймет, какие конкретно работы по ремонту ему нужно исполнить, каких регламентов придерживаться, а также получит всю прочую важную для исполнения контракта информацию.

Сведения о товаре (форма №2)

Еще один документ, на котором хотелось бы остановиться в рамках этой статьи — сведения о товаре. Это довольно сложный документ, во всяком случае, в рамках закупки строительных работ. В нем нужно указать параметры строительных материалов, которые будут использованы при ремонте. Заказчик прилагает собственную форму, в которую остается только вписать значение. Хотя участник вправе подать требуемые сведения в иной форме.

Основная сложность в том, что по каждому виду материала нужно указывать по нескольку параметров, причем они должны соответствовать техническому регламенту и требованиям заказчика. Например, в рассматриваемой закупке таких материалов около 400 наименований.

Дело осложняется еще и тем, что заказчики применяют различные условные обозначения. Пример приведен на следующем изображении:

Здесь мы видим, что некоторые значения отмечены звездочкой (*), между некоторыми параметрами стоит знак «;», а между другими — «,». Чтобы понять, что имеет в виду заказчик, нужно спуститься вниз, под таблицу — там дается инструкция, в которой приводятся условные обозначения.

В частности, звездочка обозначает, что крайнее значение диапазона допустимо. А вот при отсутствии звездочки в диапазонном параметре его крайнее значение недопустимо. Например, «Пластик бумажнолистный декоративные однотонный» должен иметь толщину от 1,3* мм. Это значит, что пластик толщиной 1,3 мм использовать допустимо. Если бы была указана толщина 1,3 мм (без звездочки) то в рамках этой аукционной документации такой пластик применять было бы запрещено.

В дополнение рекомендуем познакомиться с фрагментом вебинара по изучению закупочной документации:

Источник

Электронные акты в ЕИС: как их сформировать, подписать, а также отправить заказчику

С 01.01.2020 г. участники государственных закупок получили возможность обмениваться документами в электронном формате о приемке товаров (услуг, работ) в ЕИС. Расскажем, как формировать, подписывать и отправлять заказчику такие документы.

Схема документооборота в ЕИС между заказчиком и поставщиком

Электронная приемка в ЕИС любых товаров, услуг, работ (ТУР) проходит по единой схеме.

Поставщиком:

Заказчиком:

Затем порядок действий участников госзакупки отличается в зависимости от того, каковыми оказались результаты приемки. Заказчик имеет право:

В случае полной приемки товара:

В случае частичной приемки:

В случае отказа от приемки:

Как формировать документ о приемке в электронном виде

В ЕИС есть возможность формировать:

Для создания любого из них поставщику нужно:

«Общая информация». Тут указываются основные сведения, к примеру, вид документа, дата его формирования, название поставщика.

«Контрагенты». В данном разделе перечисляется вся информация о заказчике и поставщике, к примеру, название организации, КПП, ИНН, номер свидетельства о регистрации. Эту информацию система заполняет автоматически, поэтому поставщик редактировать её не может. Единственным исключением являются адреса, а также банковские реквизиты заказчика и поставщика. Их можно исправить при желании. Также поставщик имеет возможность ввести вручную адрес электронной почты и номер телефона заказчика. При отправке либо получении товара сторонней организацией, а не заказчиком либо поставщиком в этом разделе следует указать информацию об этой организации. Сюда же можно добавить сведения о перевозчике. Данные перевозчика, грузополучателя и грузоотправителя поставщик заполняет самостоятельно.

«Товары, услуги и работы». Здесь поставщиком указываются сведения о товарах, услугах либо работах, которые обязан принять госзаказчик. Как в предыдущих разделах, часть информации заполняется в автоматическом режиме, часть заполняется вручную, к примеру:

Для лекарственных средств действуют иные правила:

«Факт отгрузки». Данный раздел доступен лишь при подготовке передаточного универсального документа. Здесь поставщиком заполняются все сведения об отгрузке товаров либо передаче работ (услуг), включая:

«Подписанты». Здесь следует указать имена, а также должности всех тех, кто будет подписывать уже готовый документ. Система самостоятельно покажет перечень сотрудников, имеющих на это право, а поставщик должен только выбрать одного либо нескольких из них.

«Подписание». В данном разделе можно просмотреть печатную версию документа. Поставщику следует проверить, правильно ли заполнена вся информация, а также подтвердить готовность документа к подписанию. После подписания документа всеми ответственными сотрудниками электронно-цифровой подписью система в автоматическом режиме проверит возможные ошибки. Если она установит нарушения, то их следует исправить и заново подписать документ. Если нет нарушений, то система направит подписанный документ заказчику. После этого поставщику следует распечатать документ, а затем передать его заказчику при отгрузке товара либо передаче работ (услуг).

Как в ЕИС можно исправить первичный документ учета

У поставщика есть возможность редактирования передаточного документа пока он не подписан всеми ответственными сотрудниками. Как только он будет отправлен заказчику вносить какие-либо изменения нельзя. В таком случае поставщик должен будет создать документ-исправление.

Как можно проводить редактирование передаточного документа

Текст основного документа исправить можно, если только он находится на этапе:

В этом случае поставщику следует открыть меню документа и выбрать пункт «Внести изменения» или «Открыть на редактирование». Название пункта определяется тем, на какой стадии документ находится. После исправления поставщиком всех ошибок он уже может подписать документ, а затем направить его госзаказчику.

Создание документа-исправления

Если заказчиком в передаточном документе будут найдены ошибки, то поставщик должен сформировать новый документ. Чтобы заново не заполнять поля, в ЕИС имеется опция «Создать исправление». В таком случае системой будет сформирована точная копия передаточного документа (документ-исправление), где поставщик исправит ошибки. В документе-исправлении есть возможность редактировать лишь незначительные пункты. Так, поставщик не изменит, к примеру:

Также здесь нельзя удалять либо добавлять ТУР (для этого следует использовать корректировочный документ).

Формирование корректировочного документа

Поставщиком создается корректировочный документ в случае, если:

Чтобы сформировать данный документ, поставщику следует открыть нужный контракт, а затем выбрать в меню этапа пункт «Создание универсального корректировочного документа». Система в автоматическом режиме сформирует копию основного передаточного документа, где поставщик может вносить изменения, к примеру;

К данному документу поставщику следует приложить отсканированную копию документа-основания корректировки. К примеру, если госзаказчик попросил снизить цену товара, то надо добавить об этом письменную просьбу.

Передача в налоговую электронных документов о приемке

ФНС РФ вправе потребовать приемочные документы. У поставщика имеется возможность передать сформированные на сайте ЕИС электронные документы через личный кабинет (ЛК) налогоплательщика. В письме ФНС и Казначейство РФ разъяснили следующее: все документы, подписанные участниками закупок в ЕИС электронно-цифровой подписью, равнозначны бумажным документам, имеющим рукописную подпись.

Если ФНС России затребует дополнительные документы, которые по формату не подходят для передачи через сеть интернет, то есть возможность отправить их по почте. Чтобы это сделать, поставщику следует распечатать документ, имеющий отметку о подписании электронной подписью.

Количество просмотров: 11132

Источник