как правильно ответить на обращение в письменном виде образец
Ответ на письмо-запрос. Письмо-ответ
Составление ответа на письмо-запрос (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.
Общие правила написания ответа
В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.
Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.
Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы).
Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.
Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным.
В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме. Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.
Как составить ответ на запрос
Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями. Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил.
В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса. Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу. Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.
Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.
Как оформить письмо-ответ
Ответ можно писать
Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее. Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2016 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.
Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату.
Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.
Как отправить письмо
Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Ждать ли ответ на письмо-ответ
Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение.
Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений. По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.
При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.
Приложение N 1. Рекомендуемые образцы ответов на обращения
Герб Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
по надзору в сфере
образования и науки
Федеральная служба по
ул. Садовая-Сухаревская, д. 16,
Москва, К-51, ГСП-4,127994
телефон/факс: (495) 984-89-19
На N_________________ от ______
Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» направляет для рассмотрения в соответствии с установленной компетенцией поступившее в Рособрнадзор обращение Ивановой И.И. от 7 мая 2014 г., содержащее вопросы реализации норм трудового законодательства Российской Федерации.
Приложение: подлинник обращения на 1 л. (текст не приводится).
Петр Петрович Петров
Рекомендуемый образец сопроводительного письма в случае переадресации обращения (переадресация осуществляется только в государственный орган с направлением подлинника обращения в течение семи дней со дня регистрации обращения)
Герб Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральная служба по надзору в
сфере образования и науки
Банный пер., д. 5, кв. 12,
ул. Садовая-Сухаревская, д. 16, Москва, 127994
телефон/факс: (495) 608-64-15
На N_________________ от ______
Уважаемая Ирина Ивановна!
В соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Ваше обращение от 07.05.2014 по вопросам реализации норм трудового законодательства Российской Федерации, поступившее в Рособрнадзор, направлено на рассмотрение по компетенции в Федеральную службу по труду и занятости.
Петр Петрович Петров
Рекомендуемый образец письма гражданину о переадресации обращения (направляется в течение семи дней со дня регистрации обращения)
Герб Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
по надзору в сфере
образования и науки
д. 12, кв. 32, г. Москва,
ул. Садовая-Сухаревская, д. 16,
Москва, К-51, ГСП-4, 127994
телефон/факс: (495) 984-89-19
На N_________________ от ______
В связи с тем, что Ваше обращение от 17.02.2014 содержит оскорбительные выражения Федеральная служба по надзору в сфере образования и науки (Рособрнадзор) в соответствии с частью 3 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» оставляет его без ответа по существу поставленных в нём вопросов.
Рособрнадзор обращает Ваше внимание о недопустимости злоупотребления правом при обращении в федеральный орган исполнительной власти.
Петр Петрович Петров
Рекомендуемый образец письма гражданину об оставлении обращения без ответа и недопустимости злоупотребления правом
Герб Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральная служба по надзору в
сфере образования и науки
ул. Карла Маркса, д. 27,
кв. 22, г. Волгоград, 400119
ул. Садовая-Сухаревская, д. 16, Москва, 127994
телефон/факс: (495) 608-64-15
На N_________________ от ______
Уважаемый гражданин Иванов!
В связи с тем, что Ваше обращение от 07.05.2014, поступившее в адрес Рособрнадзора, не поддаётся прочтению, в соответствии с частью 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» ответ на Ваше обращение не даётся.
Петр Петрович Петров
Рекомендуемый образец письма гражданину, если текст обращения не поддаётся прочтению (направляется гражданину в течение семи дней со дня регистрации обращения)
Герб Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральная служба по надзору в
сфере образования и науки
Банный пер., д. 5, кв. 12,
ул. Садовая-Сухаревская, д. 16,
Москва, К-51, ГСП-4,127994
телефон/факс: (495) 984-89-19
На N_________________ от ______
Уважаемая Ирина Ивановна!
В связи с тем, что Ваше обращение от 30.05.2014 содержит вопрос, на который Вам неоднократно давались письменные ответы по существу (письма Рособрнадзора от 30.01.2014 N ИВ-1194/11-115, от 28.03.2014 N ИВ-2209/11-133, от 12.05.2014 N ИВ-3087/11-189), и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, в соответствии с частью 5 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Рособрнадзор уведомляет, что принято решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с Вами по данному вопросу.
Петр Петрович Петров
Рекомендуемый образец письма гражданину о прекращении с ним переписки
Герб Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральная служба по надзору в
сфере образования и науки
ул. Карла Маркса, д. 27,
кв. 22, г. Волгоград, 400119
ул. Садовая-Сухаревская, д. 16, Москва, 127994 телефон/факс: (495) 608-64-15
На N_________________ от ______
Уважаемый Иван Иванович!
В связи с направлением запроса в федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Московский автомобильно-дорожный государственный технический университет (МАДИ)» о предоставлении документов, необходимых для рассмотрения Вашего обращения от 13.01.2014, в соответствии с частью 2 статьи 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» Управление уведомляет о продлении срока рассмотрения обращения до 13.03.2014.
Петр Петрович Петров
Рекомендуемый образец письма гражданину
о продлении срока рассмотрения обращения (продление срока допустимо не более чем на 30 дней)
Герб Российской Федерации
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Федеральная служба по надзору в
сфере образования и науки
Банный пер., д. 5, кв. 12,
ул. Садовая-Сухаревская, д. 16, Москва, 127994
телефон/факс: (495) 608-64-15
На N_________________ от ______
Уважаемая Ирина Ивановна!
Ваше обращение от 07.05.2014, поступившее в Рособрнадзор, по вопросу осуществления проверки исполнения законодательства Российской Федерации в сфере образования в части приведения устава образовательной организации в соответствие с нормами Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» рассмотрено.
(Далее текст ответа не приводится)
Петр Петрович Петров
Рекомендуемый образец ответа гражданину о рассмотрении обращения (направляется гражданину в течение 30 дней со дня регистрации обращения)
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Ответ на претензию. Образец правильного написания
Между организациями довольно часто случаются разногласия и конфликты. Многие предпочитают выражать свое недовольство и требования в письменном виде, отправляя партнерам по бизнесу, клиентам или подрядчикам претензии. Иногда претензионным порядок разрешения спорных ситуаций прописывается даже в договорах, но и без этого каждая организация имеет право им воспользоваться.
Деловой этикет требует обязательного официального ответа, также в письменной форме.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Для чего нужен ответ на претензию
Даже если с точки зрения адресата, претензия не имеет под собой никаких оснований, ответить на нее необходимо, поскольку таким образом можно показать свое неравнодушие к высказанной проблеме, а также желание сохранить хорошие отношения и продолжать дальнейшее сотрудничество.
Кроме того, ответ, при дальнейшем развитии конфликта, может стать важным доказательством в суде.
Кто составляет ответ на претензию
В разных организациях этим занимаются разные сотрудники. Чаще всего это юристы или секретари, взаимодействующие со всеми отделами компании. Иногда составление подобных писем возложено на руководителей ответственных подразделений или же рядовых сотрудников. При этом не следует забывать о том, что чем выше должность автора ответа, тем более убедительным будет его содержание для второй стороны.
Правила написания ответа на претензию
Основное содержание ответа на претензию в каждом случае строго индивидуально. Однако, есть некоторые требования, которые следует соблюдать в любом таком письме. Во первых, сама форма – ответ лучше писать на фирменном бланке предприятия, это лишний раз докажет серьезность отношения к вопросу и уважение к партнеру. Но если фирменный бланк на предприятии отсутствует, ответ можно оформить и на обычном листе стандартного А4 формата. В обоих случаях важно указать, кому именно направляется письмо, а также его автора.
Письмо обязательно должно быть датировано и вот здесь медлить не надо, т.к. срок ответа на претензию установлен законом: от 10 до 30 дней с момента получения претензионного письма (в зависимости от конкретной ситуации).
Ответ необходимо обязательно подписать, предпочтительно, руководителем предприятия – это покажет заинтересованной стороне, что директор в курсе проблемы и также имеет желание ее разрешить, но если организация крупная, имеющая множество структурных подразделений, то заверить ответ может начальник того отдела, в компетенцию которого входит решение данных задач.
Оттиск печати ставить необязательно, поскольку с 2016 года предприятия и организации имеют полное право исключить из своей деятельности применение печатей и штампов. А вот зарегистрировать во внутреннем журнале исходящей документации ответ на претензию необходимо, поскольку он все же относится в официальному документообороту между двумя сторонами.
Надо ли соглашаться с претензией
В ответе на высказанные требования, соглашаться с ними совсем необязательно. Можно отправить вежливый отказ на претензию или согласится с ней частично. Единственное, о чем следует помнить всегда – любой ответ должен быть в рамках закона, поскольку автор претензии может воспользоваться этим документом, как доказательством в суде. Так что и формулировки надо подбирать крайне аккуратно, с применением, по возможности, ссылок на документы, законодательные акты и нормативы.
Инструкция по написанию ответа на претензию
Поскольку унифицированной формы ответа на претензию не существует, при их написании следует придерживаться правил и норм делопроизводства.
Часть первая
Часть вторая
Вторая часть документа является основной: в ней нужно максимально корректно, составить подробный и аргументированный ответ.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правовые аспекты. Когда и как отвечать на письменное обращение пациента
Когда и как отвечать на письменное обращение пациента
Татьяна Ерохина
доцент кафедры публичного права факультета экономической безопасности и таможенного дела Саратовского социально-экономического института (филиала) РЭУ имени Г.В. Плеханова, к. ю. н.
Тезисы статьи
На имя главврача поликлиники Миронкиной поступило обращение от пациентки Фроловой:
«21 февраля 2017 года я обратилась в поликлинику № 7 за медицинской помощью к участковому врачу. На приеме врач Порошина Е.В. позволила себе разговаривать со мной в неподобающей манере, грубо, резко, неуважительно.
Приоритет прав пациента при оказании медицинской помощи реализуется в т. ч. путем соблюдения этических и моральных норм, а также уважительного и гуманного отношения со стороны медицинских работников. Об этом сказано в ст. 6 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ.
Считаю, что врач нарушила нормы врачебной этики, мое право на уважительное и гуманное отношение при оказании медицинской помощи. Прошу разобраться в ситуации, привлечь врача к дисциплинарной ответственности и сообщить мне в письменной форме о принятом решении».
Миронкина проигнорировала обращение. Пациентка пожаловалась в вышестоящие органы. По итогам разбирательств поликлиника заплатила штраф 68 тыс. руб. Проверок и штрафов можно было избежать, если бы главврач составила грамотный ответ. Какой — расскажем в статье.
ЭТО ИНТЕРЕСНО: Жалоба в Минздрав через соцсеть
Пользователь интернета может обратиться в Минздрав через соцсеть «ВКонтакте» на странице проекта «Послушайте, доктор». Пилотный проект стартовал в 2016 году в 10 регионах страны — Калужской, Курской, Московской, Саратовской, Томской, Тюменской, Ульяновской областях, Красноярском и Хабаровском краях, ХМАО — Югра.
Пользователь записывает видеообращение длительностью 1,5–3 мин с рассказом о своей проблеме и отправляет его напрямую в министерство. На каждое обращение гражданина ответственные лица представляют отчет — также в формате видеоролика.
На пробном этапе Минздрав принимает видеообращения граждан только по вопросам доступности, качества и комфортности медицинской помощи. Видеообращения, связанные с лекарственным обеспечением, ведомство не рассматривает.
Когда необходимо отвечать на обращение
Пациент может подать обращение в виде предложения, заявления или жалобы в письменной, электронной, устной форме. Устная форма — это, например, звонок по телефону или разговор в кабинете главврача.
Независимо от вида и формы обращения медорганизация обязана его рассмотреть и предоставить заявителю «обоснованный ответ по существу вопросов, поставленных в обращении». Ответ на обращение медорганизация представляет в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее — Закон № 59-ФЗ).
Обязанность медорганизации рассматривать обращения и давать на них ответы вытекает из права гражданина лично обратиться в государственную или муниципальную медицинскую организацию. Право гражданина на обращение предусматривают Конституция (ст. 33) и Закон № 59-ФЗ (ч. 4 ст. 1).
Если медицинская организация не ответит на обращение, ей грозит административная ответственность по статье 5.59 КоАП. Санкция предусматривает административный штраф в размере от 5 тыс. до 10 тыс. руб. Однако в ряде случаев отвечать на обращение не нужно. Такие случаи перечислены в статье 11 Закона № 59-ФЗ.
ВАЖНО: Какие обращения рассматривает врачебная комиссия
Если пациент подал жалобу по поводу оказания медицинской помощи, основанием для составления ответа будет протокол заседания врачебной комиссии. Комиссия рассматривает обращения по вопросам, связанным с оказанием медицинской помощи. Такую функцию закрепляет за комиссией п. 4.24 Порядка создания и деятельности врачебной комиссии медицинской организации (утв. приказом Минздравсоцразвития России от 05.05.2012 № 502н).
Собирать заседание комиссии по каждой поступившей жалобе не обязательно. Заседания проходят не реже одного раза в неделю, так что жалобы можно рассматривать еженедельно.
Когда отвечать на обращение не нужно
Медорганизация вправе проигнорировать обращение, если гражданин не указал Ф. И. О. или почтовый адрес, по которому нужно направить ответ (ч. 1 ст. 11 Закона № 59-ФЗ). Если текст обращения нечитаем, вы также не обязаны отвечать (ч. 4 ст. 11).
Ответ не требуется, если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию медорганизации. Верните такое обращение гражданину в течение не более семи дней со дня его регистрации. Уведомите гражданина о том, что его обращение переадресовано.
На обращение можно не отвечать и не направлять его на рассмотрение компетентного органа, если текст письменного обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы. Об этом следует сообщить гражданину, направившему обращение, в течение семи дней со дня регистрации обращения (ч. 4.1 ст. 11).
Не отвечайте на обращение, которое содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу руководителя, а также членов его семьи. Вместо ответа вы вправе сообщить гражданину «о недопустимости злоупотребления правом» (ч. 3 ст. 11).
Не нужно отвечать, если пациент ранее направлял аналогичные обращения и неоднократно получал письменные ответы по существу вопроса. При этом в последнем обращении пациент не привел новых доводов или обстоятельств. Руководитель медорганизации вправе признать очередное обращение безосновательным и прекратить переписку с пациентом, уведомив его об этом (ч. 5 ст. 11).
Обязанность медорганизации рассматривать обращения гарантирует, что гражданин реализует не только право на обращение, но и другие конституционные права, в том числе на охрану здоровья и медпомощь. Так Конституционный суд разъясняет нормы Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ в своем постановлении от 18.07.2012 № 19-П
Можно не отвечать на обращение, если в нем содержится вопрос, ответ на который размещен на официальном сайте медорганизации в интернете. Нужно лишь сообщить пациенту электронный адрес официального сайта, на котором размещен ответ. Сделать это необходимо в течение семи дней со дня регистрации обращения (ч. 5.1 ст. 11).
Закон запрещает отвечать на обращение, если ответ по существу вопроса приведет к разглашению сведений, составляющих врачебную тайну. О том, что ответ невозможен, руководитель сообщает гражданину, направившему обращение (ч. 6 ст. 11).
ПОЛЕЗНЫЙ СОВЕТ: Отказывать нужно уметь
Даже если вы отказываете просителю, можно так оформить отказ, что пациент останется доволен.
Одно дело — сухо сообщить пациенту, что «в удовлетворении требования отказано», пусть даже со ссылкой на статью закона. Другое дело — подробно обосновать отказ, разъяснить все спорные моменты. В последнем случае медицинская организация увеличивает шансы мирно урегулировать проблему.
Разумеется, если заявитель категорически не приемлет отказа, он все равно обратится в вышестоящие инстанции.
Какие правила ответа устанавливает законодательство
Прежде чем рассказать подробнее, как именно составлять ответ, перечислим нормы Закона № 59-ФЗ, которые вы должны соблюсти при ответе.
ПОЛЕЗНЫЙ СОВЕТ: Как обращаться к пациенту в тексте ответа
В письмах-ответах вы можете использовать три формы изложения.
Вариант 1. Текст от первого лица множественного числа: «сообщаем», «вынуждены разъяснить».
Вариант 2. Текст от первого лица единственного числа: «сообщаю», «разъясняю».
Вариант 3. Ответ от третьего лица единственного числа: «администрация больницы не возражает», «администрация считает возможным».
В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа, поскольку должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации.
Чем опасны вольные ответы на обращение
На практике ответы медорганизаций не имеют четкой формы и содержания. Каждый руководитель составляет ответ в свойственной ему манере. Почему так происходит?
Дело в том, что Закон № 59-ФЗ регулирует лишь вопросы, касающиеся общего содержания ответа, а требований к его структуре и детальному содержанию не предусматривает. Отдельные положения Закона конкретизируются в нормативных актах региональных органов управления здравоохранением, а также в локальных актах медорганизаций.
Как отвечают на обращения в разных регионах
1. Городская клиническая больница скорой медицинской помощи № 1 Омской области разработала Положение о работе с обращениями граждан (goo.gl/IZ0YwO). Положение обязывает регистрировать письменные обращения граждан и юрлиц в журнале регистрации обращений граждан.
Ответственный исполнитель и лицо, которое подписало ответ, несут ответственность за содержание, полноту, ясность и четкость изложения сути ответа. По итогам рассмотрения обращения исполнитель формирует дело, которое содержит письменное обращение, запрос или регистрационную карточку устного обращения; ответ заявителю; материалы, полученные в ходе рассмотрения обращения.
2. Иные требования содержит Положение об организации работы с обращениями граждан, принятое в Консультативно-диагностическом центре Рязанской области (goo.gl/qHzKO3). Положение интересно тем, что четко определяет ответственное лицо. Окончательный ответ по обращениям готовит и подписывает заместитель главврача по медицинской части.
3. Порядком работы с обращениями граждан в ГБУЗ «Камчатская краевая больница им. А. С. Лукашевского» установлены требования к порядку информирования граждан о приеме обращений, акцентируется безвозмездность рассмотрения обращений, подробно регламентируется работа с устными обращениями в учреждении, в том числе поступившими по телефону.
4. Республиканским клиническим центром охраны здоровья матери и ребенка им. Аймани Кадыровой разработан Порядок рассмотрения обращений граждан в медицинской организации, в котором установлены требования по рассмотрению обращений граждан, в том числе учитывающие особенности работы с обращениями граждан в электронной форме. Правом подписывать ответы на обращения граждан обладают руководитель медицинской организации или уполномоченный им его заместитель.
5. Детальный Порядок рассмотрения обращений граждан создала поликлиника № 71 Санкт-Петербурга. Порядок предусматривает, что обращения граждан с пометкой «Вручить немедленно» или «Срочно» рассматриваются незамедлительно. Обращение рассматривает руководитель. Затем ответственные сотрудники регистрируют обращение в журнале и направляют в структурное подразделение или одному из заместителей руководителя для рассмотрения и подготовки ответа.
К сожалению, локальные документы, которые мы изучили, не содержат типовых форм ответов на обращения и пошагового алгоритма, разъясняющего, как составить ответ. Нет их и в нормативных актах региональных органов управления.
Правовое обоснование ответа имеет особое значение. Укажите и воспроизведите все положения законодательства, которые обосновывают принятое решение
Между тем ответ на обращение — официальный документ, влекущий правовые последствия. Если заявитель не получает ответа на обращение либо его требования не удовлетворены, он вправе обратиться в вышестоящие органы, что приведет к неблагоприятным последствиям для медорганизации. Одно из таких последствий — внеплановая проверка надзорных органов — подпункт «в» пункта 2 части 2 статьи 10 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ. Важное уточнение: подобную проверку надзорные органы проводят только по обращениям и заявлениям граждан о нарушении прав потребителей.
Если вы хотите избежать проверок и судебных разбирательств, составляйте ответ грамотно, вежливо и убедительно, со ссылкой на конкретные нормы. У заявителя должно сложиться впечатление о значимости его обращения, о немедленной готовности администрации больницы решить его проблемы.
Если вы отказываете в удовлетворении требований, сообщите пациенту мотивы отказа и укажите порядок обжалования вашего решения. Заявитель может обжаловать ответ на обращение в административном порядке в вышестоящий орган управления здравоохранением или вышестоящему должностному лицу либо в суд по месту жительства пациента или по местонахождению медорганизации.
Как составить грамотный ответ
Содержание ответа зависит от вида обращения. Всего видов обращения три — предложение, заявление и жалоба (ст. 4 Закона № 59-ФЗ).
В предложении пациент дает рекомендации медорганизации, например, рассказывает, как улучшить работу регистратуры. В ответе вы можете либо согласиться с предложением, либо сообщить, что предложение отклонено или передано в вышестоящий орган.
В заявлении пациент просит оказать содействие в реализации конституционных прав и свобод как его самого, так и других лиц. Он может сообщать о нарушении законов и недостатках в работе сотрудников медорганизации. Ответ на заявление — сообщение об удовлетворении требований гражданина или об их отклонении.
Жалоба — это просьба о восстановлении или защите нарушенных прав, свобод или законных интересов. В ответе на жалобу вы сообщаете о полном или частичном ее удовлетворении или об отказе в удовлетворении.
Ответ состоит из вступления, основного содержания и заключения.
Во вступлении вы формулируете тему письма. Тема объясняет причину, по которой вы пишете ответ. В этой части ответа излагайте фактические обстоятельства дела: дату получения и регистрационный номер обращения, суть обращения и требования заявителя.
Как написать вступление ответа
«Мы рассмотрели ваше обращение, направленное 02.02.2017 на имя главного врача ГУЗ „Городская клиническая больница № 88“, полученное 02.02.2017 в форме электронного документа и зарегистрированное 02.02.2017 за № 3861, по вопросу о непредоставлении медицинской документации. По результатам рассмотрения сообщаем следующее».
Вступлению может предшествовать вступительное обращение. Обращение должно быть уважительным: «Уважаемая Светлана Ивановна!». Оно используется, когда гражданин в своем обращении указал фамилию, имя и отчество полностью. Если пациент указал только фамилию и инициалы, вступительное обращение не нужно.
В основном содержании письма кратко, но верно перескажите гражданину содержание его обращения. Опишите события или ситуацию, их анализ и приводимые заявителем доказательства. Затем изложите обстоятельства, которые вы установили при рассмотрении обращения. Приведите свои доказательства, на которых основаны выводы об этих обстоятельствах, доводы, по которым вы отвергаете или соглашаетесь с теми или иными претензиями пациента-заявителя.
Обязательно расскажите заявителю, какие действия вы предприняли, чтобы разрешить конфликт, например:
Часто заявитель задает несколько вопросов. В этом случае придется ответить на каждый, прежде кратко пересказав его. Если в обращении фигурируют какие-то документы, также перечислите и опишите их в тексте.
В заключение приведите выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Вы излагаете свое решение, а также говорите о порядке его обжалования. Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости: «С уважением ».
В отдельных случаях ответ может включать приложение, например перечень прилагаемых документов, которыми вы обоснуете ответ на обращение. Перечень документов укажите в тексте ответа. Сами документы направьте заявителю вместе с ответом на его обращение.
Юридически грамотный ответ на обращение выглядит в глазах пациента куда более убедительным и положительно влияет на исход конфликта. Поэтому участие юристов при подготовке проекта ответа на обращение обязательно. Давая правовую оценку спорной ситуации, юрист в медорганизации играет роль «адвоката» в суде.
Рекомендуем руководителю с помощью юриста разработать инструкцию по составлению квалифицированных ответов на обращения с конкретными рекомендациями для исполнителей. Вы можете утвердить образцы ответов на различные обращения по разной тематике с набором определенных фраз, выражений, ссылок на нормативные акты. Ответы на жалобы можно классифицировать по темам: нарушение врачебной тайны, хамство и грубость медперсонала, причинение вреда здоровью, отказ в предоставлении медицинских документов и др.