как правильно пронумеровать книгу учета движения трудовых книжек образец
Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей
Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.
Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.
Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.
Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.
Принцип организации учета
Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.
При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:
В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.
Оформление книги учета
Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:
Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.
Правила заполнения регистра
В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:
Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.
Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.
В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.
Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.
Если в журнале допущена ошибка
Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:
Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:
Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.
Для чего предназначен журнал регистрации трудовых книжек
Если на работу приходит новый сотрудник с бумажной трудовой, он отдает ее в отдел кадров, и работодатель вносит в нее запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, с 2021 года бумажная трудовая на него не заводится, а сведения о работе ведутся в электронном виде.
Любой работодатель должен вести учет всех поступивших к нему книжек. Для этого ему необходимо назначить своим приказом уполномоченное лицо, которое и будет осуществлять ведение, хранение, учет и выдачу ТК (п. 42 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минфина от 19.05.2021 № 320н).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Учету подлежат не только заполненные трудовые книжки работающих сотрудников, но и новые бланки трудовых и вкладышей к ним (п. 39 Порядка ведения).
Для осуществления такого учета нужно вести:
О том, возможна ли выдача книжки на руки не собирающемуся увольняться сотруднику, читайте в материале «Можно ли выдать трудовую книжку на руки сотруднику?».
Журнал учета движения и выдачи трудовых книжек: форма и образец заполнения с 01.09.2021
Действующий с 01.09.2021 Порядок ведения трудовых книжек № 320н предписывает работодателям разработать формы книг по трудовым книжкам самостоятельно (п. 40 Порядка).
Нужно ли успеть утвердить новые журналы и перейти на них к 1 сентября и как быть со старыми книгами, которые еще не закончились? На этот вопрос ответил Роструд. Ответ ведомства смотрите в КонсультантПлюс. Пробный доступ к системе можно получить бесплатно.
В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек и вкладышей в нее указываются трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.
В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее фиксируются сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
Книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, индивидуального предпринимателя, печатью организации (при наличии).
Рекомендуем воспользоваться образцом книги, который подготовили эксперты КонсультантПлюс. Скачать его можно бесплатно, оформив пробный доступ к К+:
Книга учета трудовых книжек: скачать образец заполнения до 01.09.2021
До 01.09.2021 действует унифицированная форма журнала учета трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. Если она вам нужна, можете скачать бланк и образец у нас на сайте:
Типовой образец журнала движения трудовых книжек состоит из 13 граф, которые и следует заполнять работодателю при каждом случае перемещения любой книжки. Правила заполнения формуляра смотрите в постановлении от 10.10.2003 № 69, которым он утвежден.
Как быть, если вы пришли в организацию, в которой не велась книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них? Нужно ли ее заводить и восстанавливать все записи и как это сделать? Ответы на все эти вопросы есть в системе КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по трудовой книжке.
Итоги
С 1 сентября 2021 года формы книг по учету трудовых книжек разрабатываются работодателями самостоятельно. Ведение книг учета и движения трудовых книжек не требует от кадровиков глубоких знаний трудового законодательства. Достаточно соблюдать ряд несложных правил, в числе которых регистрация в журнале всех книжек и вкладышей к ним, как полученных от работников, так и оформленных работодателем самостоятельно.
Как правильно вести и нумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек
В законодательстве Российской Федерации есть постановление о правилах ведения, хранения и изготовления бланков трудовых книжек и книг учета движения трудовых книжек. Эта работа должна вестись строго по инструкциям заполнения трудовых книжек. Также законом РФ предусмотрены и правила хранения книг учета и движения трудовых книжек. Если старая книга учета закончилась, необходимо начать новую. Как это правильно сделать? Как пронумеровать страницы в книге учета движения трудовых книжек?
Новая книга считается продолжением той, которая была перед ней. Поэтому заполняться она должна в соответствии с предыдущей книгой. Аналогичным образом необходимо заполнить вкладыши в новой книге. Ведение нового журнала осуществляется таким же образом, как и старого.
Основные требования
Согласно законам, все записи в трудовых книжках в разделе должны иметь собственный порядковый номер. Следовательно, нумерация книги учета должна продолжаться при внесении в нее записей в аналогичный раздел самого вкладыша.
Если следовать вышеуказанным правилам ведения вкладыша книги учета, то необходимо указать, что он является продолжением старой книги. Ведение записей необходимо начинать с очередного порядкового номера. То есть надо указать порядковый номер, который следует за тем, которым была закончена нумерация записей в предыдущей книге учета.
Следует отметить, что никаким правовым актом не предусмотрено, как необходимо осуществлять нумерацию новой книги учета в случае полного завершения предыдущей книги.
Что должен знать каждый работодатель
Работодатель должен хранить и учитывать трудовые книжки своих работников, а также вкладыши в трудовые книжки и чистые бланки. Для этого работодателю необходимо вести:
Такой учет должны вести как работодатели различных организаций, так и частные предприниматели. В первом журнале должны регистрироваться трудовые книжки всех работников, которые были приняты на работу официально, а также должны быть записаны номера и серии выданных трудовых книжек.
Если человек увольняется и забирает свою трудовую, он должен оставить подпись в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек.
Какие основные требования к книге движения трудовых книжек?
Она обязательно должна быть:
Это основные требования по ведению и хранению трудовых книжек, которые были утверждены Постановлением Кабмина РФ.
Если в организации будет проведен аудит Гострудинспекцией, то все вышеперечисленные нормы обязательно будут проверяться. В первую очередь инспекторы должны проверить наличие этой книги и ее утверждение. Также они обязаны проверить, как ведется книга, ее нумерацию, прошивку, наличие подписи и печати руководителя и порядок ее ведения. Если обнаружатся нарушения, работодатель может быть привлечен к административному наказанию. Поэтому не следует ждать визита инспектора, чтобы он обязал вас вести данную книгу как положено. Лучше делать это своевременно, а именно: пронумеровать, прошить, подписать и опломбировать печатью.
Замена старых книг
Если в предыдущей книге учета движения трудовых книжек закончилось место для записей, то старую книгу необходимо заменить новой. При этой замене следует учитывать правила заполнения книг учета движения трудовых книжек. При помощи нумерации страниц в книге можно определить количество в ней страниц. Благодаря этому обеспечивается сохранность книги и ее вложений.
Как правильно нумеровать книгу учета движения трудовых книжек? Нумерация страниц в книге учета должна начинаться сначала. То есть в каждой новой книге будет своя нумерация страниц.
Если в предыдущей книге было 50 страниц, то следующая книга начнется не с 51-й страницы, а с самого начала, то есть с 1-й страницы.
Где можно приобрести данную книгу?
Эту книгу можно как изготовить самостоятельно, так и купить уже готовую. Как она должна выглядеть? Желательно, чтобы ее обложка была твердая. При покупке книги обратите на это внимание. Если книга изготавливается самостоятельно, то в качестве обложки подойдет картон или плотная бумага формата А4. На обложку данной книги необходимо наклеить этикетку, на которой будет написано название организации. Обязательно напишите на обложке дату начала и окончания книги.
Листы книги необходимо пронумеровать, прошить, разграфить согласно форме и скрепить сургучной печатью. Далее книга заверяется руководством. При заверке книги обязательно указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц. В ней также должна присутствовать подпись кадрового работника. Эту подпись можно поставить на обложке книги, на ее лицевой или оборотной странице, или же на последней странице. Как правило, большинство кадровых работников предпочитают именно последний вариант.
Эта книга ведется в течение нескольких лет. Следовательно, за это время может поменяться не один кадровый работник. Каждый новый работник лично отвечает за все внесенные им поправки и записи в книгу учета.
Как заполняется книга?
Заполняется книга учета движения трудовой книжки по тем же правилам, что и трудовая книжка. То есть заполнять ее необходимо простой шариковой ручкой. Цвет ручки может быть как синим, так и черным или фиолетовым. Особых требований к цвету заполнения книги учета не существует. В ней ни в коем случае не должно быть никаких зачеркиваний, исправлений, а тем более подчисток. Также в данной книге запрещается что-либо исправлять корректором.
Если вдруг в книге учета трудовых книжек была допущена ошибка, то эту запись следует признать недействительной, а нужная запись пишется ниже.
В эту книгу вносятся все сведения о трудовых книжках и их вкладышей каждого работника. На какой срок принят работник, значения не имеет. Она ведется до полного окончания, а после окончания передается в архив, где хранится в течение следующих пятидесяти лет. Только после этого ее можно уничтожить.
Хранится книга учета в строгой отчетности и выдается человеку, который отвечает за ведение трудовых книжек. У работодателя обязательно должны иметься трудовые книжки всех работников, которых он принял на работу. Сами книжки должны быть записаны в книге учета трудовых книжек.
Новые книги учета трудовых книжек с 1 сентября 2021: есть обязательные требования
С 01.09.2021 действуют новые правила ведения и хранения бумажных трудовых книжек. В том числе по новому порядку более не требуется применять установленные унифицированные формы книг и журналов учета книжек, а нужно утвердить собственные.
Если работодатель ведет учетные регистры по трудовым книжкам по формам, установленным постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69, то после изменения законодательства он может продолжать их вести, пока они не закончатся. И только после этого переходить на разработанные самостоятельно бланки (Информация Роструда).
При разработке собственных форм нужно учитывать, что и к ним предъявляются определенные требования: книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя и (при наличии) печатью организации. Вести журнал учета движения трудовых книжек в виде отдельно хранящихся листов, оформленных на каждого сотрудника, нельзя, сказал Роструд.
Что касается самих трудовых книжке нового образца, то их нужно будет применять с 01.01.2023. Надо ли обменивать старые трудовые работников на новые и что делать с неизрасходованными к 2023 году бланками старого образца, читайте здесь.
Увидеть новые бланки и образцы их заполнения можно в этом материале КонсультантПлюс. Напоминаем, что просмотр будет для вас бесплатным, если вы оформите тестовый доступ в систему.
Что делать с книгой по учету трудовых книжек, заведенной до 1 сентября 2021 года?
C 1 сентября 2021 года изменяются правила учета трудовых книжек. В силу вступает приказ Министерства труда № 320н от 19.05.2021 года. В документе говорится, что организации сами должны разработать книги по учету трудовых книжек. Нужно ли будет фирмам начинать вести новые книги по учету трудовых после вступления постановления в силу? Как следует поступить со старым экземпляром?
Как велись книги по учету трудовых книжек до 1 сентября 2021 года
По действующим правилам, работодатели для того, чтобы вести учет трудовых трудовых книжек, бланков и вкладышей должны иметь в распоряжении:
Министерство труда в приказе № 69 от 10.10.2003 разработало новый вариант приходно-расходной книги, где работодатель должен учитывать бланки трудовых книжек. Изменения коснулись и книг для учета движения трудовых книжек сотрудников. Приходно-расходная книга, где фиксируются бланки и вкладыши в трудовой должна быть пронумерована и прошнурована. Также необходимо книгу заверить печатью фирмы, поставить сургучную печать или сделать опломбировку. То же самое относится и к книге по учету движения трудовых книжек.
Конкретных рекомендаций по ведению таких книг не был прописано в законе. Поэтому работодатель мог самостоятельно выбрать порядок ведения, который удобен для его организации.
Новый порядок по учету трудовых книжек с 1 сентября 2021 года
В силу вступают новые правила учета трудовых книжек. Компании, предоставляющие работу людям, обязаны:
Фирма в книге, где учитывается движение рудовых книжек и вкладышей в нее, не должна фиксировать:
В книге по регистрации бланков и вкладышей организация не должна записывать информацию, связанную с получением бланков и вкладышей трудовой книжки. Информацию о расходе тоже не следует указывать. Также не нужно фиксировать номер и серию каждого бланка, как это требовалось ранее.
Книги необходимо пронумеровать, прошнуровать, поставить подпись руководителя фирмы или индивидуального предпринимателя, а также заверить печатью организации, если она имеется. Согласно новому закону, с первого сентября организация должна сама разрабатывать книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, а также книги учета движения трудовых книжек. Но это нововведение касается только тех фирм, которые заведут книги по учету движения трудовых после того, как вступит в силу приказ. Книги, которые были заведены до 1 сентября 2021 года и еще действуют, заменять на новые не нужно. Работодатель должен вести их до окончания. И только после этого, завести книгу по новому образцу.