как представить нового сотрудника коллективу в письме образец

Письмо-представление сотрудника

Уважаемые коллеги! Нужно создать письмо-представление нового сотрудника персоналу компании и разослать его по е-mail (с фотографией и краткой информацией). Подскажите пожалуйста, что указывать о сотруднике в «краткой информации» в письме.

везде, где я устраивалась, такую информацию давала я всегда сама (опыт, увлечения. )
Один только раз писали за меня, и тогда писали про мой опыт, и как он будет полезен компании:)

Ф. И. О., Занимаемая должность, кому подчиняется, телефон, e-mail. Иногда указывают дату рождения.

У нас в компании в такой рассылке обычно пишется ФИО, должность, образование и последнее место работы, ну и фотография конечно.

Рассылку мы делаем раз в неделю:
Коллеги, добрый день!

С. по. на работу в компанию N вышли:

В 200.. году ФИО закончил ВУЗ по специальности «Специальность».

С 200. года ФИО работал на должности. в компании.

«Уважаемые коллеги! Представляем Вам нового сотрудника нашей компании:
ФИО:
отдел:
Должность:
телефон:
е-майл:

Сегодня в нашей компнаии в московском офисе вышел на работу

До настоящего времени работал в ЗАО «——- инженером по техническому надзору.

Хобби: астрология, литература, музыка

Это письмо на каждого нового сотрудника нашей компании.

А как Вы думаете не против ли сотрудник о предоставлении всей фирме сведений о его предыдущем месте работы, образовании, хобби??

У нас при приеме на работу сотрудник заполняет анкету, где эти моменты указаны. Хобби указывают потому, чтобы с сотрудником было легче установить неформальное общение «старичкам». Это работает.

Правильно сказали- надо прописать Кому подчиняется сам, кто у него в Подчинении.

Рады сообщить, что 08.04. 2008 г. коллектив нашей Компании пополнился новым сотрудником. ХХХ приступила к исполнению обязанностей Эксперта в отделе маркетинга. фото.
От лица всего коллектива компании выражаем готовность оказать новому сотруднику всестороннюю помощь в решении возможных вопросов и желаем успехов в работе!

Рады сообщить, что 08.04. 2008 г. коллектив нашей Компании пополнился новым сотрудником. ХХХ приступила к исполнению обязанностей Эксперта в отделе маркетинга. фото.
От лица всего коллектива компании выражаем готовность оказать новому сотруднику всестороннюю помощь в решении возможных вопросов и желаем успехов в работе!

Источник

Адаптация новых сотрудников на удалёнке: опыт издательства «МИФ»

Испытательный срок и программа адаптации идут параллельно друг другу, предлагаю поговорить об этих процессах подробнее.

Испытательный срок — это оценка достижения целей и выполнения задач, которые поставлены перед новым сотрудником на первые три месяца работы. Перед выходом человека на работу мы вместе с руководителем (заказчиком подбора), формируем краткосрочные цели на испытательный срок, а также долгосрочные цели на полгода-год, определяем критерии оценки результатов. Цели на испытательный срок и критерии оценки мы обсуждаем с кандидатом в процессе собеседований и соотносим с его ожиданиями. Важно проговорить всё «на берегу», чтобы у всех было единое понимание.

Процесс адаптации направлен на то, чтобы помочь новому сотруднику адаптироваться к новой среде и культуре, влиться в команду, быстрее разобраться в процессах и, как результат, снизить уровень стресса от смены места работы и получить удовольствие от достижения результатов.

Программа адаптации

Процесс адаптации начинается еще до первого рабочего дня сотрудника. За несколько дней (а иногда и недель) до выхода мы совместно с руководителем и/или будущим наставником проводим онлайн-встречу и формируем программу адаптации. Основные пункты программы:

Программа адаптации гибкая, мы ее составляем с учетом особенностей команды и потребностей нового сотрудника.

Подготовка к выходу нового сотрудника

Наша задача — сделать так, чтобы у нового сотрудника с первого дня работы появилось ощущение, что его ждали, ему здесь рады. Поэтому важно заранее решить все организационные вопросы — от предоставления доступов к корпоративной почте, документам и другим корпоративным ресурсам, а также мы курируем процесс оформления. Если сотрудник из Москвы или Московской области, то он может приехать в офис издательства с документами и подписать трудовой договор офлайн. Если же он находится в другом городе, то процесс строится через обмен сканами документов по электронной почте и оригиналами — по обычной почте.

Заранее мы также делаем расписание рабочих онлайн-встреч нового сотрудника в первый рабочий день, первую неделю и вносим их в наш общий календарь. Благодаря этому человек еще перед началом работы знает свой план на первый день и неделю — куда «идти», что делать.

Что важно учесть

Первый рабочий день и первая рабочая неделя

Погружение новичка в рабочие процессы и адаптация в МИФе начинаются со встречи с HR-менеджером — как правило, тем, который сопровождал процесс найма этого сотрудника (он поддерживает и ведет его весь испытательный срок).

Первая погружающая встреча с новичком, как правило, длится около часа. Для этой встречи у нас есть большая презентация. Ее содержание:

Представление нового сотрудника коллегам

В первый рабочий день мы представляем нового «МИФотворца» (так мы называем наших сотрудников) всему МИФу. Это делается в виде рассылки по электронной почте и в наших корпоративных чатах.

В этом письме мы коротко рассказываем о роли и задачах нового МИФотворца, есть блок про экспертизу и знания, а также фотография. Эта информация помогает получить первое представление о новом сотруднике и заочно познакомиться. Мы также просим новичка написать пару слов о себе вне контекста работы — о чем-то личном, о семье, интересах, увлечениях, городе, в котором родился и где живет сейчас. Это позволяет быстрее найти единомышленников и близких по духу людей.

Пример представления нового сотрудника:

Более глубокое погружение в рабочие процессы

Следующая встреча нового сотрудника обычно проходит с его руководителем, главная задача — максимально посвятить новичка в бизнес-процессы. Руководитель подробно рассказывает о целях и стратегии работы команды, в которую пришел сотрудник, и его роли в ней и функционале.

Руководитель дает доступ к более детальной информации, необходимой для работы, и материалы для самостоятельного изучения.

Встречи с руководителем во время адаптации, как правило, проходят регулярно, с заранее определенной периодичностью. Первое время — ежедневно по 30 минут. Оптимальный вариант — утром, чтобы обсудить планы на день, поинтересоваться, как дела и какие вопросы появились за прошлый день. Проводить встречи так часто важно, потому что на первом этапе вопросов у новичка, как правило, бывает много, но, в отличие от работы в офисе, в шаговой доступности нет коллег, которых можно мгновенно обо всем спросить.

Также руководитель лично знакомит нового сотрудника с командой — представляет его сначала в рабочих чатах, затем — на рабочих встречах.

Первые три месяца

Испытательный срок и адаптация занимают 3 месяца. В этот период наша задача — максимально помочь новичку разобраться в процессах, документах, познакомиться с командой и как можно быстрее стать самостоятельным.

Мы просим нового сотрудника не стесняться задавать любые вопросы, даже самые очевидные. Это помогает быстрее во всем разобраться.

Ко встречам с руководителем добавляются встречи с другими членами команды — каждый рассказывает новому коллеге про свою часть рабочего процесса. Это позволяет новичку составить общее представление о том, как устроен МИФ и как построены в нем рабочие процессы в целом.

Очень важно регулярно обмениваться обратной связью по процессу и результатам работы. Мы делаем это в трехстороннем формате: обратная связь от новичка, HR и руководителя.

Также мы сразу призываем нового коллегу соблюдать нашу практику обязательно письменно фиксировать все договоренности по итогам рабочих встреч. При удаленном формате работы очень много онлайн-встреч, и важно, чтобы в этом потоке не потерялась важная информация и договоренности. Мы составляем протоколы встреч в Google Docs.

HR-менеджер проводит регулярные встречи с новичком примерно раз в неделю. Продолжительность — от 30 минут до часа, в зависимости от индивидуальных особенностей. У таких встреч несколько задач:

Промежуточные и итоговые встречи

Через полтора месяца мы устраиваем промежуточную совместную встречу, через три месяца — итоговую встречу по результатам испытательного срока и адаптации. Участники этих встреч: новый сотрудник, его руководитель, HR-менеджер и наставник (если он был у этого нового сотрудника).

Продолжительность каждой из этих встреч — один час. Цель промежуточной встречи — подвести итоги, наметить дальнейшие цели и шаги, выявить точки роста. Мы возвращаемся к тем целям, которые поставили в начале, смотрим, что уже достигнуто, какие получились результаты, какие возникли стоп-факторы, чем еще мы можем помочь сотруднику. Обсуждаем, насколько ему комфортно или некомфортно работать у нас и взаимодействовать с коллегами, оправдались ли его ожидания от работы в МИФе, даем обратную связь и просим новичка поделиться своими впечатлениями. В результате получаем общую картину того, что происходит.

На финальной встрече по итогам трех месяцев работы мы принимаем решение о прохождении или непрохождении испытательного срока. Если сотрудник успешно прошел испытательный срок, мы не ставим точку, мы проговариваем дальнейшие цели, шаги и точки роста — далее встречи из адаптационных переходят в формат встреч по развитию.

Критерии успешной адаптации

Как оценить успешность или неуспешность адаптации? Мы проводим такую оценку по трем уровням коммуникации:

Статья подготовлена на основе вебинара. Следите за расписанием наших мероприятий, чтобы быть в курсе лучших HR-практик.

Статья подготовлена на основе вебинара. Следите за расписанием наших онлайн-мероприятий, чтобы быть в курсе лучших HR-практик.

Источник

65 лучших приветственных сообщений и цитат для нового сотрудника

65 лучших приветственных сообщений и цитат для нового сотрудника.

Новый сотрудник привносит новую энергию в компанию. Сотрудник все еще находит эту атмосферу веселой. Всегда важно приветствовать сотрудника в команде, чтобы произвести первое впечатление. Для этого необходимо принять командное общение. Сообщения о приветствии в команде новым сотрудникам помогут вам установить хороший темп и показать, насколько радушна ваша компания.

Написать приветственное сообщение новым сотрудникам может быть сложной задачей, но эта статья может помочь вам найти лучшее приветственное сообщение для новых членов команды. Это лучший способ установить длительные и здоровые рабочие отношения. Если вы ищете приветственное письмо, цитаты и пожелания для новых сотрудников, они вдохновят вас на поиск идеальной формулировки.

Приветственные сообщения и цитаты для нового сотрудника

Удивительно, что в нашу команду входит такой молодой, свежий и талантливый новый участник. Надеюсь, вместе мы сможем вывести компанию на новый уровень. Добро пожаловать на борт!

Надеюсь, вы прекрасно проведете время, работая с нами, и очень рады, что присоединились к нам. Добро пожаловать на борт!

Поздравляем вас с тем, что вы стали частью нашей динамичной команды! Весь офис приветствует вас, и мы надеемся на долгое и успешное совместное путешествие.

Поздравляем и добро пожаловать в коллектив! Мы считаем, что то, что сильная группа людей может сделать вместе, намного больше, намного больше и превзойдет то, что может сделать индивидуум в одиночку.

«Мы очень рады видеть вас в нашей команде в качестве нового сотрудника (обозначение нового сотрудника). Добро пожаловать на борт (имя) ».

«Мы приветствуем вас в (название компании), мы очень рады видеть вас с нами и надеемся на взаимовыгодные отношения».

Мы очень рады видеть Вас в нашей команде в качестве нашего нового сотрудника (обозначение нового сотрудника). Добро пожаловать на борт (имя)!

«Добро пожаловать в нашу команду. Мы очень рады вам. Я надеюсь, что нам обоим нравится наша компания, и мы оба можем внести большой вклад в этот офис. Давайте станем частью этой растущей команды. Добро пожаловать на борт.»

Поздравляю с поступлением на эту работу. Мы хотели бы, чтобы вы знали, что мы очень рады видеть вас на борту. С нетерпением ждем сотрудничества с вами. Добро пожаловать на борт.

«Наша компания не перестает находить таких замечательных людей, как вы. Присутствовать в нашем офисе для меня большая честь. Вы являетесь благословением для нашей команды, поэтому мы хотели бы вас поприветствовать. Добро пожаловать на борт (имя) ».

Добро пожаловать на борт (имя)! Ваши организаторские способности и способности планирования будут использоваться с нами, и мы очень надеемся на сотрудничество с вами.

«От имени коллектива и рабочих (название компании) мы рады приветствовать вас. Мы сердечно приветствуем вас. Все мы здесь, в офисе, действительно поражены вашими талантами, способностями и знаниями. Добро пожаловать (имя) в нашу команду ».

Мы так рады видеть вас в нашей группе! Мы верим, что вы можете использовать свои навыки и талант, чтобы наша компания достигла новых высот. Добро пожаловать на борт нового приятеля!

Поздравляем с тем, что вы стали новым участником этой команды! Мы надеемся, что ваша новая роль будет для вас полезной и сложной. Добро пожаловать на борт!

«Наш офис очень рад вас видеть. Мы многого ожидаем от вас и надеемся на сотрудничество. Добро пожаловать на борт (имя) ».

Мы только что узнали, что наша компания наняла потрясающего нового сотрудника, чтобы присоединиться к нашей команде, и знаете что? Это ты. Добро пожаловать на борт!

Спасибо, что выбрали стать частью компании! Мы все работаем для достижения общей цели, и ваш вклад является неотъемлемой частью. Поздравляем и добро пожаловать на борт!

Вся команда [название компании] рада приветствовать вас на борту. Мы надеемся, что вы сделаете здесь несколько потрясающих работ!

«Добро пожаловать в нашу команду. Приятно работать с вами в ближайшие дни. Мы хотели бы услышать ваши новые идеи и идеи, которые внесут большой вклад в нашу растущую компанию ».

«Наш офис празднует благодаря вам. Мы рады приветствовать вас в нашей команде. Приятно осознавать, что мы доведем имя компании до высочайшего уровня вместе с вами. Добро пожаловать на борт (имя) ».

Добро пожаловать в (название компании). Мы очень рады видеть вас частью нашей команды.

Добро пожаловать в офис! Ваши замечательные навыки станут отличным дополнением к нашей команде и компании. Надеемся на взаимовыгодные отношения с вами!

«Вы молоды, свежи, но очень талантливы и умны. Нашей команде действительно нужна ваша помощь, чтобы мы становились все больше и больше. Мы хотели бы вас тепло поприветствовать и поздравить ».

Мы любим создавать команду и работать с людьми, полными энтузиазма, творческими способностями и склонными к обучению. И слышите, что вы идеально отвечаете всем требованиям. Здорово, что ты с нами. Добро пожаловать!

«Мы приветствуем вас в этой организации, поскольку вы начинаете работать с нами. Надеюсь, вы найдете в этом бизнесе радость и любовь. Я тоже хочу, чтобы мы были идеальными друзьями. Добро пожаловать на борт.»

Офис приветствует вас сегодня с распростертыми объятиями, чтобы вы стали частью нашей сильной команды! Мы надеемся, что вместе сможем помочь компании расти и расширяться.

Добро пожаловать в команду! Мы очень рады видеть вас в нашем офисе. Вы будете ценным активом для нашей компании, и нам не терпится увидеть все, что вы добьетесь.

Спасибо, что приняли предложение о работе, ваши навыки будут очень ценны для команды и компании. Добро пожаловать в компанию!

«Поздравляем с получением работы, поэтому мы хотели бы, чтобы вы знали, что мы все счастливы и рады работать с вами. Мы верим, что ваши способности помогут нашей компании расти и становиться больше. Добро пожаловать на борт (имя) ».

От имени всех членов (название компании) приветствую вас. Надеюсь, вы отлично проведете время, работая с нами. Добро пожаловать на борт! «Наша компания искренне рада, что вы наконец решили присоединиться к нашей команде. Мы считаем, что вы можете быть здесь одним из лучших активов. Нам не терпится узнать ваши планы относительно нашей команды. Добро пожаловать (имя) ».

«Привет (имя). Мы слышали, что наша компания только что наняла вас, чтобы вы стали частью нашей растущей команды. Поздравления и от имени наших членов и руководителей мы хотели бы поприветствовать вас. Мы все счастливы и взволнованы тем, что наша компания выросла ».

Поздравляю вас с новой ролью. От имени членов и руководителей мы хотели бы поприветствовать вас в команде. Мы очень счастливы и взволнованы тем, что с сегодняшнего дня работаем в команде.

«Добро пожаловать в нашу компанию. От имени нашей команды и руководства мы хотели бы, чтобы вы знали, что мы очень благодарны вам. Мы уверены, что вы можете внести большой вклад в успех и развитие нашей компании. Добро пожаловать на борт нового приятеля ».

Для меня большая честь видеть вас в нашей команде. Добро пожаловать на борт!

Мы очень рады, что вы присоединились к нашей команде. Добро пожаловать на борт (имя)!

«Добро пожаловать на борт (имя). Я так рада работать с вами. Я обещаю, что вы получите полную поддержку от нашей команды, поэтому мы также надеемся на лучшие отношения с вами ».

«Привет (имя). Наша команда рада приветствовать вас в нашем офисе. Спасибо, что приняли работу, и мы с нетерпением ждем возможности поработать с вами. Добро пожаловать.»

«Для меня большая честь видеть вас в нашей команде. Поздравления и добро пожаловать ».

Поздравляю с тем, что ты стал частью команды! Вся компания приветствует вас и надеемся на успешное путешествие вместе с вами! Добро пожаловать на борт!

«От имени всех членов (название компании) приветствую вас. Надеюсь, вы отлично проведете время, работая с нами. Добро пожаловать на борт.»

«Мы искренне радуемся тому, что вы стали частью нашей команды. Мы верим в ваши навыки, таланты и знания, которые вы можете использовать для улучшения нашей компании. Мы приветствуем тебя (имя) ».

Добро пожаловать на борт нового приятеля! Мы уверены, что вы станете отличным дополнением нашей команды и офиса!

Мы рады видеть вас среди нас. От имени всех членов и руководства мы сердечно приветствуем и желаем всего хорошего!

«Мы очень рады, что вы присоединились к нашей команде. Добро пожаловать на борт (имя) ».

Читайте также:

Добро пожаловать в (название компании). Надеюсь, вы отлично проведете время, работая с нами. Добро пожаловать на борт нового приятеля!

Теплый прием и много добрых пожеланий стать частью нашей растущей команды. Поздравления и от имени всех участников. Мы все рады и рады вашему вкладу и вкладу в нашу компанию.

Мы приветствуем вас в (название компании), мы очень рады видеть вас с нами и надеемся на взаимовыгодные отношения.

«Привет (имя). Добро пожаловать в нашу компанию. Мы с нетерпением ждем возможности поработать с вами в ближайшее время ».

Мы сердечно приветствуем вас. Поздравляем вас с тем, что вы стали частью нашей растущей и динамичной команды! Для нас большая честь видеть вас с нами!

«Поздравляю с тем, что ты стал частью нашей команды. Вся наша команда приветствует такого нового сотрудника, как вы. Надеемся на успех компании вместе с вами. Добро пожаловать на борт.»

Спасибо, что решили стать частью нашей компании. Ваш вклад очень важен для команды, поскольку мы все работаем над достижением общей цели. Добро пожаловать в команду.

Добро пожаловать на борт! Мы гордимся вами вместе с нами. Мы все верим, что вы добьетесь результатов, преуспеете и заставите всех нас гордиться.

«Наши компания постоянно растет в достижении наивысшего уровня. Нам нужны конкурентоспособные люди в нашей компании. В этом случае вся наша команда очень рада вам. Мы очень гордимся тем, что имеем сегодня, поэтому с нетерпением ждем лучшего и светлого будущего нашей компании вместе с вами. Добро пожаловать на борт.»

Добро пожаловать на борт! Наша команда очень рада, что вы с нами. Ваш опыт будет очень полезен компании и ее успеху.

Мы очень рады приветствовать вас в команде XYZ здесь, в [название компании]. Мы делаем здесь несколько интересных работ и надеемся, что ваш талант, энтузиазм и свежие идеи будут для нас неоценимы!

«Добро пожаловать на борт. Все здесь рады тебе. Сегодня мы начнем работать одной командой. Веселитесь и наслаждайтесь нашей компанией ».

«Добро пожаловать на борт (имя). Наш офис очень рад вас видеть. Мы надеемся, что вы прекрасно проведете время, работая с нами ».

«Наш офис приветствует вас сегодня, когда вы начинаете работать с нами. Желаю нам прекрасно провести время вместе, просто наслаждаться нашей командой и много работать. Желаю всем удачи. Добро пожаловать на борт.»

Если вам понравилась эта статья, поделитесь ею на разных платформах со своими друзьями, семьей и близкими.

Источник

Как писать коллегам и партнёрам, чтобы вопросы решались и никто не ушёл обиженный

Просишь поставщика подписать акт сверки — тишина. Запрашиваешь у менеджера «закрывашки» — молчание. Зато по квиткам пишут с утра до вечера, будто вам только и дела, что объяснять одно и то же. Как писать, чтобы люди быстро отвечали, и как отвечать, чтобы разгрузить себя и ни с кем не поссориться?

Эксперт — Людмила Сарычева, редактор, автор статей и инструкций о деловом общении, соавтор книг «Пиши, сокращай» и «Новые правила деловой переписки».

Как писать письма по работе, чтобы на них отвечали

Позаботьтесь о том, чтобы адресату было удобно отвечать

Человек отложит письмо, если ваша просьба поставит его в тупик или потребует дополнительных усилий. Когда мне пишут: «Людмила, во вложении акт, подпишите его и пришлите скан» — я это сделаю сразу, а если попросят составить акт, мне придется заполнять реквизиты, уточнять формулировки, вспоминать пароль от Контур.Документов, и я точно отложу это на потом.

Сделайте так, чтобы отвечать на ваше письмо было удобно. Пришлите готовую форму документа. Если в документе не хватает данных адресата, отметьте, где что добавить. Если эти данные он должен где-то запросить, дайте нужные ссылки и помогите сориентироваться. Например:

Напишите, как быть, если что-то пойдёт не так. К примеру, вы просите сотрудников подтвердить ИНН и говорите, что подойдёт скриншот из сервиса «Узнай свой ИНН» на nalog.ru. Ваш коллега вводит свои данные, а сервис пишет «ИНН не найден». Скажите, что сотруднику делать в таком случае, иначе он вам просто не ответит и вы не узнаете о проблеме.

Пишите в теме не «Срочно. », а срок

Слово «срочно» раздражает. Что срочно, люди для себя сами решают. Нарушая границы, мы рискуем вызвать огонь в свою сторону.

Вдобавок «срочно» у каждого своё. Для кого-то это значит, что ответить нужно сегодня, для кого-то дело срочное, если за него надо браться на этой неделе. А если информация может быть истолкована неправильно — она точно будет истолкована неправильно.

Лучше в теме указать срок, а в самом письме объяснить, почему задача требует внимания до такого-то часа или дня. Например:

Если вы не называете срок, кажется, что ваша задача может подождать.
Люди живут своей жизнью: закрывают квартальный план, забирают детей из сада и выгуливают собак. Они знать не знают про отчётность и возмещение НДС. Помогите им разобраться.

Ну а если всё горит — звоните. Коллега может быть на обучении, в командировке или на больничном — и даже не заглянет в почту. Звонок спасёт ситуацию.

Если виноваты — признайте это и попросите помочь

Сотрудник забыл вовремя прислать документы, и теперь нужно, чтобы контрагент их подписал и сегодня же отправил обратно. Признавать провал стыдно. Он делает вид, что всё в порядке, и требует немедленно взяться за дело:

Получатель понимает, что человек сам пропустил срок, но приказной тон отбивает всякое желание помогать ему.

Лучше честно признать вину и попросить выручить:

Людям нравится помогать: они чувствуют себя хорошими. Если вы откроетесь и подадите задачу как личную просьбу, скорее всего, вам пойдут навстречу.

Придерживайтесь принципа двойной деликатности

С незнакомыми людьми мы обычно предупредительнее, чем с коллегами: неизвестно, как они могут отреагировать. Коллег мы знаем лучше и общаемся проще. Но в этом и опасность: стоит перегнуть палку, как переписка перерастает в войну.

Помните, что адресат всегда может понять вас неправильно, услышать за вашими словами не ту интонацию. Я стараюсь удвоить деликатность и избавиться от всего, что можно истолковать как претензию или нарушение границ. Поставила точку вместо восклицательного знака — значит, сержусь? Ок, без точки. Могут решить, что «заранее спасибо» означает, что я не оставляю права отказаться от задачи, — ок, не пишу так. Лучше пере-, чем недо-.

Как быть, если не отвечают

Не делайте поспешных выводов

Однажды я проводила в компании тренинг, документы они готовили сами. Через две недели бухгалтер мне пишет: «Людмила, почему вы нам не присылаете акты, оплата уже давно прошла. Сколько можно!».

А я даже не знала, что нужен акт. Если бы бухгалтер вежливо попросила прислать документ, я бы сделала это тут же. Но она написала сразу с претензией. На такое письмо хочется ответить с возмущением, и вот вместо конструктивного общения начинаются боевые действия.

Люди не отвечают по разным причинам. Может, человек не знает сроков. Или решил, что дело пока терпит. Или просто пропустил письмо. Не стоит думать, что адресат молчит из вредности: враждебность просочится в ваше письмо, и диалога не получится.

Наращивайте давление постепенно

Если вам не ответили на первое письмо, напишите второе. Если без ответа осталось второе — напишите в мессенджер. А если не удалось достучаться и так — придётся звонить.

Но наращивать давление — не значит давить эмоционально. Будьте обходительны, исходите из того, что человек пропустил ваше письмо нечаянно, а не из вредности.

Как обсуждать в переписке сложные вопросы (спойлер — никак)

Допустим, вы хотите поговорить с директором о повышении зарплаты или предложить внедрить в компании ЭДО. Обсуждать такие темы лучше лично: так легче направлять беседу в нужное русло. Если босс раздражён и не слышит вас, вы можете перенести встречу.

В переписке можно разве что договориться о встрече, обозначив тему разговора: «Давайте встретимся, я хочу поговорить о повышении зарплаты». Если директор занят и хочет обсудить всё в переписке, не ведитесь: предложите встретиться тогда, когда время найдётся. В переписке открытого разговора не получится. Если же в ответ прозвучит «никакого тебе повышения», это повод задуматься, на том ли месте вы работаете.

Как отстаивать свою позицию

Наступите на горло собственной песне

Допустим, налоговая требует представить все документы по сделке с контрагентом, включая записи телефонных переговоров. Сделка была в 2014 году, сумма всего 10 000 рублей, а работы — на целый день.

Постарайтесь сделать всё, что в ваших силах: вы лицо компании. Если эмоции через край и руки уже печатают: «Что за бред?!», отложите письмо. Если вы не можете представить все документы просто потому, что у вас их нет, скажите об этом спокойно — завтра.

Используйте приём «Мы можем так сделать, не вопрос»

Директор удивлён, почему компания платит так много налогов, и настаивает, чтобы вы «посчитали повнимательнее» тут и там. Менеджер по закупкам, несмотря на ваши протесты, хочет заключить договор с поставщиком, у которого в картотеке ВАС десятки исков о неисполнении обязательств по договору. Споры начинаются в переписке, а заканчиваются взаимной враждой и ощущением «да гори оно всё синим пламенем».

В таких ситуациях я использую приём, который описал Джим Кэмп в своей книге «Сначала скажите “Нет”». Когда собеседник предлагает что-то неразумное с вашей точки зрения, вы говорите: «Мы можем так сделать, не вопрос. Результат будет такой-то. В то же время меня беспокоит. » Вы не настаиваете на своём, не вставляете коллеге палки в колёса, а делаете так, чтобы он разделил с вами ответственность за последствия. Это здорово помогает договариваться и оставаться союзниками.

Как отвечать тем, кто «только спросить»

Когда на сдачу НДС или прибыли остаётся два дня, коллеги из других отделов так и норовят что-то спросить. Те, кого остановила запертая дверь, просачиваются в почту.
Можно не отвечать сразу или установить автоответ, но некоторые ситуации требуют быстрой реакции, а адресат может обидеться, что с ним говорит робот. Мне больше нравятся шаблоны ответа. Их можно сохранить в ворде, копировать и вставлять в письмо.

У меня много шаблонов. Например, весь год я отказывалась от выступлений на конференциях. Меня зовут на конференции, я пишу «Здравствуйте, Анна!» и добавляю стандартный ответ:

Я могу подправить текст в зависимости от ситуации, а если на том конце очень доброжелательные люди, то добавлю от себя какое-нибудь пожелание. Это быстро, но более человечно, чем автоответ.

В работе бухгалтера это тоже может пригодиться. Например, сотрудник летал в командировку, потерял посадочный талон и спрашивает, что теперь делать. Можно скопировать ответ из шаблона:

Как выходить из конфликтов

Случается, что бухгалтерам пишут люди на эмоциях, разгневанные или расстроенные: «Мне зарплата пришла вполовину меньше. Что происходит. Как вы там считаете? И что мне теперь делать? За садик платить нечем. Вы, что ли, будете с моим ребёнком сидеть? Пишу на вас докладную начальнику».

Если собеседник расстроен, ему трудно вас услышать и воспринять доводы, и конфликт, скорее всего, будет нарастать. Лучше подойти и обсудить ситуацию лично, а если такой возможности нет — позвонить.

Но бывает, что и звонить сразу опасно, лучше взять паузу. Если этому предшествует диалог на повышенных тонах, можно сказать:

Это очень расслабляет: собеседник видит, что вы готовы идти ему навстречу, и перестаёт видеть в вас врага.

Вообще это обезоруживает — когда ты злишься, а тебе готовы идти навстречу. Злиться уже невозможно. Недавно я поднималась в метро на эскалаторе, было много людей, а мужчина пытался протиснуться вперёд и спросил: «Можно я пройду?» Я ему говорю назидательным тоном: «Вообще-то, когда много людей, ходить по эскалатору нельзя». Он прошёл на две ступеньки вверх, обернулся и улыбнулся мне. Как же мне стало стыдно! Я стояла, смотрела на него и не знала, куда деться от стыда. Так устроены человеческие отношения. В письмах это тоже можно использовать.

Записали Елена Галичевская и Мария Скобелева

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник