как придумать номер договора

Как ставить номера документов, чтобы не запутаться

Если работать без бухгалтера, рано или поздно можно запутаться в номерах документов. Можно завести тетрадочку и вычеркивать использованные номера, а можно прочитать эту статью и сделать по-другому.

Номера счетов можно ставить как угодно

За номера счетов можно не переживать, ведь по сути счет — это не документ, а только намерение одной компании передать деньги другой компании. Номера счетов могут быть любыми: сегодня №1, а завтра №114.

Если так получится, что номер счета повторится, ничего не произойдет: Росномернадзора у нас нет, максимум партнер подумает, что компания не очень аккуратна с документами, а то и вовсе не заметит.

За номерами остальных документов нужно следить

А вот за номерами актов, договоров, накладных, счетов-фактур нужно смотреть. Эти и другие важные документы требуют сквозной нумерации — так называют нумерацию, которая начинается каждый год сначала и идет по порядку.

Если этого не делать, налоговая проверка заметит и скажет, что вы нарушили правила ведения бухгалтерского учета, а это административное и налоговое правонарушение. Я не знаю ни одного случая, когда за это наказывали, но всё же лучше не рисковать. Да и работать легче, когда в документах порядок.

Как нумеровать документы

Самый простой способ — автоматическая нумерация. Такая есть, например, в 1С, с которой работают бухгалтеры. Если у вас небольшая компания и 1C нет, можно использовать программу «Бизнес-пак». Это бесплатная программа, которая автоматически следит за нумерацией, подтягивает ваши реквизиты и реквизиты других компаний и делает еще много чего полезного.

Если программа вам не нужна, есть старый добрый эксель. Можно завести таблицу и в нее записывать, какой документ, с каким номером, от какой даты и по какому контрагенту. Это поможет упорядочить работу с документами.

А вот если и с экселем возиться не хочется, можно завести ту самую тетрадочку, там помечать, какой последний номер использовали, и брать следующий.

А если совсем всё надоело, можно просто ставить дату вместо номера. Например, счет от 23 января 2020 года. Если таких счетов в день несколько, ставьте еще и время. Вот так: 23.01.2020-17.14. Тогда точно не запутаетесь.

Источник

Минтруд России: нумерация трудовых договоров необязательна

depositedhar / Depositphotos.com

Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Действующими нормативными правовыми актами процедура нумерации трудовых договоров не регламентирована. Так специалисты Минтруда России ответили на вопрос об обязательности нумерации трудовых договоров и требованиях к ней (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 апреля 2020 г. № 14-2/В-519).

Тем не менее, некоторые советы чиновники все же дали. В письме отмечается, что, как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01. Дополнительные соглашения к трудовому договору, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.

Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.

Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться

Источник

Следить за выражениями

Если точную сумму прописать невозможно, ограничьте ее диапазоном. Допустим, вы нанимаете рекламное агентство для запуска первой рекламной кампании в интернете. Услуги компании оплачиваются по фиксированной ставке, а вот расходы на услуги «Яндекса» или «Гугла» идут отдельно. Заранее спрогнозировать бюджет новой кампании достаточно сложно, поэтому стоит указать в договоре верхнюю планку. Так вы убедитесь, что ожидания рекламщиков совпадают с вашими возможностями, и не попадете в ситуацию, когда за первые три дня со счета в «Яндексе» улетает сумма, заложенная вами на месяц.

Порядок платежей должен быть задан с точностью компьютерного алгоритма: по каким частям уходит сумма, в какие сроки и от чего зависит платеж.

Стандартная формулировка «. услуги оплачиваются в течение трех дней после подписания акта» должна дополняться указанием на то, в какой срок должен быть подписан акт и что будет, если этого не произойдет. Иначе контрагент может под разными предлогами просто не ставить подпись, и отведенные на оплату «три дня с момента подписания» так никогда и не наступят.

Теперь о результате. В предмете договора должно быть прямо указано то, что вы хотите получить. На первый взгляд кажется, что это очевидно. Но вспомните, сколько соглашений заключается с формулировкой «предметом договора является оказание [каких-то там] услуг».

Для примера возьмем договор, по которому я регистрирую товарные знаки для своих доверителей. Я мог бы написать размытое «Предметом договора является оказание услуг по регистрации товарного знака». Вместо этого я ставлю: «Исполнитель обязуется получить оригинал Свидетельства на товарный знак Заказчика и передать оригинал данного Свидетельства Заказчику».

Людям не нужны какие-то аморфные «услуги». Ко мне обращаются за тем, чтобы получить свидетельство на товарный знак, поэтому именно об этом я и пишу в договоре.

Если вы исполнитель, то четко прописанный предмет договора убережет вас от бесплатной работы. Бесконечные правочки («а давайте еще вариантов, нам ничего не подошло», «а заезжайте к нам завтра в офис, обсудим». ) возникают, как правило, там, где объем работы и порядок ее сдачи не указан в договоре достаточно подробно.

Например, дизайнер сделал дизайн интерьера, четыре дня без перерыва рендерилась графика. А потом заказчик попросил внести коррективы. Если в договоре описан порядок сдачи результата работ, то дизайнер может сослаться на него и предложить заказчику поменять мелочи уже на живом проекте, оставив компьютерную модель как есть. Но если в договоре эта история не прописана, то с большой вероятностью заказчик откажется от готового варианта, и дизайнеру придется делать визуализации заново.

Если вы не знаете, как написать об обязанностях в договоре «по-умному», напишите своими словами. Закон не запрещает использовать простые и понятные формулировки. Прямые «свои» слова защитят ваши интересы лучше, чем размытые «умные».

Наконец, любое положение договора бесполезно, пока не подкреплено санкцией. Прописывайте денежные взыскания за неисполнение любого важного условия и привязывайте их к срокам: тысяча рублей штрафа за каждый день просрочки действует лучше, чем просто тысяча рублей штрафа. Возможно, вам никогда не доведется воспользоваться этими пунктами, но само наличие в договоре санкций здорово дисциплинирует его участников.

Источник

Как придумать номер договора

Порядок заполнения Сведений о договоре

Поле «Номер Сведений о договоре» заполняется Банком заемщика (займодавца).

Номер состоит из пяти частей, разделенных наклонной чертой, и включает 18 разрядов. При отсутствии информации в соответствующем разряде номера должна быть проставлена цифра «0».

В первой части номера, состоящей из восьми разрядов, проставляется порядковый номер Сведений о договоре в Банке заемщика (займодавца), формируемый слева направо следующим образом:

Если Банк заемщика (займодавца) является уполномоченным банком (головным офисом уполномоченного банка), во второй части номера, состоящей из четырех разрядов, проставляются первые четыре цифры регистрационного номера Банка заемщика (займодавца), в третьей части номера, состоящей из четырех разрядов, проставляются нули, например: «0030/0000».

Если Банк заемщика (займодавца) является филиалом уполномоченного банка, во второй и третьей частях номера проставляется полный регистрационный номер Банка заемщика (займодавца), например: «0030/0002».

Номер Сведений о договоре, присвоенный Банком заемщика (займодавца) при их первоначальном оформлении, переносится Банком заемщика (займодавца) на представляемые клиентом в соответствии с пунктом 2.3 настоящей Инструкции дополнения к Сведениям о договоре и сохраняется в неизменном виде до закрытия Банком заемщика (займодавца) Сведений о договоре и досье по кредитному договору.

В строке «N ______ от ______________» указываются номер и дата подписания кредитного договора. При отсутствии у кредитного договора номера, первая часть строки может не заполняться.

Строка «Изм. N └─┘└─┘» заполняется клиентом в случае,

установленном пунктом 2.3 настоящей Инструкции, проставлением

порядкового номера дополнений к Сведениям о договоре. При первом

составлении и представлении Сведений о договоре в Банк заемщика

(займодавца) данная строка не заполняется.

В строке «Дополнительное соглашение к кредитному договору N __ от «__» ____________ ___ г.» указываются номер и дата заключения дополнительного соглашения к кредитному договору, на основании которого составлены дополнения к Сведениям о договоре. При отсутствии у дополнительного соглашения к кредитному договору номера первая часть строки не заполняется. В случае составления дополнений к Сведениям о договоре в связи с изменением иной информации, содержащейся в Сведениях о договоре, данная строка не заполняется.

В основной части Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре) указываются:

По кредитному договору, участниками которого являются несколько резидентов, Сведения о договоре составляет и представляет в Банк заемщика (займодавца):

По кредитному договору, заключенному клиентом с несколькими иностранными контрагентами, в пункте 6 указывается наименование организатора, координатора или платежного агента по кредиту (займу) по выбору клиента, а также наименование и код страны его регистрации;

Если условиями кредитного договора предусмотрено получение (предоставление) кредита (займа) в одной иностранной валюте, или общая сумма кредита (займа), получаемого (предоставляемого) в нескольких иностранных валютах, установлена в одной иностранной валюте, в пункте 7 указывается код одной иностранной валюты (валюта договора) и общая сумма кредита (займа) в целых единицах указанной валюты договора.

Если условиями кредитного договора предусмотрено получение (предоставление) кредита (займа) в нескольких иностранных валютах и не установлена общая сумма кредита (займа) в одной иностранной валюте, в пункте 7 указываются коды всех предусмотренных кредитным договором иностранных валют (валюты договора) и суммы кредита (займа) в целых единицах каждой из указанных в графе 7.1 иностранных валют.

В случае получения (предоставления) кредита (займа) в рамках кредитной линии отдельными траншами, предоставление которых обусловлено определенными условиями, в графе 7.2 пункта 7 указывается установленная кредитным договором максимально возможная общая сумма получаемых (предоставляемых) средств в иностранной валюте в рамках кредитной линии, а при невозможности ее определения делается запись «Кредитная линия».

Если условиями договора предусмотрено получение (предоставление) средств как в иностранных валютах, так и в валюте Российской Федерации, в пункте 7 указываются только коды иностранных валют и суммы средств, получаемых (предоставляемых) в иностранных валютах.

По кредитному договору, участниками которого являются несколько резидентов, условиями которого не установлен платежный агент, организатор или координатор по кредитному договору, через счета которых в уполномоченных банках осуществляются расчеты, в пункте 7 указывается только сумма средств в иностранной валюте, соответствующая доле участия клиента;

Срок договора и срок погашения транша указываются в полных месяцах;

графа 1 заполняется по кредитному договору, условиями которого установлена фиксированная процентная ставка. В графе указывается размер процентной ставки в процентах годовых;

графа 2 заполняется по кредитному договору, условиями которого установлен размер процентной ставки на основе ставки ЛИБОР.

В графе указываются следующие условные обозначения (коды) процентной ставки, установленной на основе ставки ЛИБОР для валюты договора, указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре):

графа 3 заполняется по кредитным договорам, предусматривающим отличные от указанных в графах 1 и 2 схемы расчета процентной ставки. В графе указывается наименование и краткое описание схемы расчета процентной ставки по кредиту (займу);

графа 4 заполняется по кредитным договорам, предусматривающим процентные надбавки (поправочные коэффициенты, дополнительные платежи) сверх процентных ставок, указанных в графах 1, 2 или 3 пункта 10.

Размер дополнительных платежей указывается в процентах годовых;

графа 5 заполняется по кредитным договорам, предусматривающим фиксированные размеры штрафных процентов, начисляемых на просроченные процентные платежи. Размер штрафных процентов указывается в процентах годовых;

в графе 6 указываются в соответствии с условиями кредитного договора прочие (дополнительные) платежи в счет исполнения обязательств по кредитному договору в целых единицах валюты, указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре), или в процентах годовых.

При отсутствии в кредитном договоре соответствующих процентных и иных платежей, в соответствующих графах пункта 10 проставляется символ «X»;

пункт 11 заполняется по состоянию на дату, предшествующую дате представления клиентом в Банк заемщика (займодавца) Сведений о договоре, а также дополнений к Сведениям о договоре в связи с дополнительным соглашением к кредитному договору.

В пункте 11.1 указываются суммы фактически осуществленных платежей в иностранной валюте и суммы изменения задолженности по основному долгу по кредитному договору по иным основаниям, предусмотренным законодательством, отличным от исполнения обязательств путем платежа в иностранной валюте, перечень которых указан в Приложении 7 к настоящей Инструкции.

Данные суммы отражаются в целых единицах соответствующей валюты договора, указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре).

Если операции по кредитному договору осуществлялись в иных валютах, пересчет в соответствующую валюту договора производится с использованием курса рубля к соответствующим иностранным валютам, установленному Банком России на дату осуществления платежа или дату изменения задолженности, если иное не установлено валютной оговоркой к кредитному договору.

При наличии в кредитном договоре валютной оговорки пересчет производится на основании валютной оговорки, указанной в пункте 12.5 Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре).

При представлении дополнений к Сведениям о договоре в связи с дополнительным соглашением к кредитному договору пункт 11.1 заполняется клиентом с учетом ранее представленной в Банк заемщика (займодавца) информации обо всех осуществленных операциях по кредитному договору. При изменении валюты договора (одной из валют договора) пересчет сумм ранее осуществленных операций в соответствующую валюту договора производится в соответствии с условиями дополнительного соглашения к кредитному договору.

При отсутствии соответствующих операций данный пункт либо отдельные его графы не заполняются;

Даты указываются полностью, в формате «ДД.ММ.ГГГГ», например: 01.12.2002.

Если в кредитном договоре не определены конкретные даты и суммы платежей или даты окончания льготного периода, клиентом в зависимости от установленной периодичности платежей и иных условий определяются расчетные сроки и суммы платежей. При этом в качестве расчетного срока указывается последний календарный день месяца, в котором предполагаются соответствующие платежи либо окончание льготного периода;

поле 1 «Суммы платежей по датам их осуществления» пункта 11.2.1 заполняется в соответствии с графиком, если он предусмотрен в кредитном договоре или на основании расчетных данных о датах и суммах предстоящих платежей по получению (предоставлению) кредита (займа);

поле 2 «Описание особых условий» пункта 11.2.1 заполняется кратким описанием в произвольной форме особых условий (порядка) получения (предоставления) кредита (займа) в случае их наличия в кредитном договоре;

в графах подпункта 3.1 пункта 11.2.2 указывается, в случае наличия таких условий в кредитном договоре, дата первого платежа после окончания льготного периода.

При этом под льготным периодом понимается:

— период, в течение которого погашение основной суммы долга не производится либо кредитное соглашение не считается нарушенным в случае просроченных платежей по погашению основного долга;

— период, в течение которого не начисляются проценты на использованную часть кредита либо кредитное соглашение не считается нарушенным в случае просроченных процентных платежей;

в графах подпункта 3.2 пункта 11.2.2 указывается, в случае наличия соответствующих условий в кредитном договоре, один из следующих кодов:

поле 4 «Суммы платежей по датам их осуществления» пункта 11.2.2 заполняется в соответствии с графиком, если он предусмотрен в кредитном договоре, или на основании расчетных данных о датах и суммах предстоящих платежей в иностранной валюте в погашение основного долга и в счет уплаты процентных платежей;

поле 5 «Описание особого порядка платежей» пункта 11.2.2 заполняется кратким описанием в произвольной форме особого порядка осуществления платежей в счет погашения основного долга и / или уплаты процентных платежей по полученному (предоставленному) кредиту (займу), в случае его наличия в кредитном договоре;

в пункте 12 указывается следующая дополнительная информация по кредитному договору:

в пункте 12.1 проставляется символ «X» в поле, соответствующем статусу иностранного кредитора по кредитному договору;

в пункте 12.2 проставляется символ «X» в случае, если кредитор (займодавец) (один из кредиторов (займодавцев)) находится с заемщиком в отношениях прямого инвестирования, то есть обладает участием в капитале заемщика, обеспечивающим ему (кредитору, займодавцу) не менее 10 процентов голосов в управлении. В других случаях пункт 12.2 не заполняется;

в пункте 12.3 указывается сумма залогового или другого обеспечения кредита (займа), предусмотренного условиями кредитного договора. Данные указываются в целых единицах валюты договора (валют договора), указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре;

в графах 2 и 3 указываются наименование и цифровые коды стран регистрации всех иностранных кредиторов по договору в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира ОК 025-95, утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 641;

в графе 4 указывается цифровой код валюты договора (валют договора), указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре;

в графе 5 указываются суммы привлекаемых средств в целых единицах соответствующей валюты договора, указанной в графе 4 пункта 12.4;

графа 6 заполняется в случае отсутствия в кредитном договоре информации для заполнения граф 4 и 5 пункта 12.4. В данной графе указываются предусмотренные кредитным договором доли участия иностранных кредиторов (в процентах), коды стран регистрации которых приведены в графе 2, в общей сумме кредита (займа) в иностранной валюте;

пункт 12.5 заполняется, если условиями кредитного договора предусмотрен особый порядок пересчета валюты платежа в валюту договора. Данный пункт заполняется в том виде, как указано в условиях кредитного договора;

пункт 13 заполняется в случае оформления Сведений о договоре после перехода из другого Банка заемщика (займодавца). Указывается номер Сведений о договоре, закрытых предыдущим Банком заемщика (займодавца) в связи с представлением клиентом Заявления в соответствии с пунктом 2.7.1 настоящей Инструкции.

Лист 3 Сведений о договоре заполняется и ведется Банком заемщика (займодавца) в электронном виде на основании информации, представляемой клиентом и Банком в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

В пункте 14 указываются следующие данные о платежах в иностранной валюте, осуществленных по кредитному договору как через счета в Банке заемщика (займодавца), так и через счета в Банке, начиная с даты оформления Сведений о договоре:

При списании средств со счета клиента указывается сумма без учета комиссионного вознаграждения уполномоченного банка;

графа 6 заполняется Банком заемщика (займодавца) на основании информации клиента, содержащейся в графе 7 Справки о содержании операции или графе 7 Реестра.

При отсутствии информации в графе 7 Справки о содержании операции или в графе 7 Реестра Банк заемщика (займодавца) в графе 6 указывает:

по платежам, осуществленным клиентом через счета в Банке, графа 7 заполняется с учетом данных графы 8 Реестра;

Регистрационный номер уполномоченного банка заполняется в соответствии с требованиями, приведенными в порядке формирования номера Сведений о договоре.

Пункт 15 заполняется Банком заемщика (займодавца) на основании данных раздела 1 Справки о состоянии задолженности по кредитному договору, представляемой клиентом в соответствии с пунктом 2.5 настоящей Инструкции.

При отсутствии сведений данный пункт не заполняется.

Пункт 16.1 заполняется Банком заемщика (займодавца) не позднее 14 числа каждого месяца по каждой валюте договора, код которой указан в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре с учетом требований пункта 3.6 настоящей Инструкции. При этом, графа «по данным клиента» заполняется в следующем порядке:

данные по состоянию на конец квартала заполняются на основании информации, представленной клиентом в Банк заемщика (займодавца) в соответствии с пунктом 2.5 настоящей Инструкции (Раздел 2 Приложения 5 к настоящей Инструкции);

Пункты 16.1.1 и 16.2 заполняются Банком заемщика (займодавца) ежеквартально на основании информации, представляемой клиентом в соответствии с пунктом 2.5 настоящей Инструкции (Раздел 2 Приложения 5 к настоящей Инструкции). При отсутствии указанных сведений пункты 16.1.1 и 16.2 не заполняются.

Пункт 17 заполняется Банком заемщика (займодавца) ежемесячно на основании данных пунктов 7, 11.1, 14, 15 Сведений о договоре.

При невозможности определения общей суммы получаемых (предоставляемых) средств в иностранной валюте по кредитному договору (в пункте 7 Сведений о договоре указано «Кредитная линия»), пункт 17 не заполняется.

Пункт 18 заполняется Банком заемщика (займодавца) в течение 3 рабочих дней с даты выявления нарушения валютного законодательства Российской Федерации клиентом, осуществляющим валютные операции по кредитному договору.

Пункт 19 используется Банком заемщика (займодавца) для указания даты и основания закрытия Сведений о договоре и досье по кредитному договору.

Дата указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ», например: 01.12.2002.

В зависимости от порядка закрытия Сведений о договоре и досье по кредитному договору в качестве основания закрытия указываются следующие номера пунктов (подпунктов) настоящей Инструкции:

В пункте 19 Банком заемщика (займодавца) при необходимости может быть отражена также дополнительная информация по кредитному договору.

Источник

moedelo_service

Моё дело

Бухгалтерия в два клика!

Договорная нумерация

Раз договор, два договор, три договор…

Начинающий бизнесмен сталкивается в своей деятельности с множеством проблем. Как организовать систему учёта; как рассчитать сумму налогов и не остаться в «глубоком минусе»; где открыть банковский счёт; в конце концов, какие требования предъявлять к работникам, которых планируется взять в штат…
В конечном итоге решение всех этих вопросов не только оградит от ненужных претензий со стороны властей, но и позволит организовать бизнес-процесс наиболее эффективно, чтобы он приносил максимальную экономическую отдачу.
Однако если для каких-то потенциально проблемных моментов в российском законодательстве прописаны целые инструкции, то способы решения для других приходится изобретать самому, опираясь исключительно на собственную логику или же на опыт коллег, принятый называть обычаями делового оборота.

Об одном из таких «не прописных» правил мы и поговорим далее.

Требований к реквизитам, присваиваемым договорам, нет ни в одном нормативном документе. Соглашения можно даже составлять вовсе без номеров. Таким образом, создание системы договорной нумерации целиком и полностью зависит от фантазии самого бизнесмена.

Входящие и исходящие

Весь объём заключаемых фирмой или ИП соглашений можно разделить на входящие и исходящие. Иногда их также называют «хозяйственные» и «производственные». Разница, так сказать, в источнике товаров, работ или услуг. В первом случае их оказывают или продают вам, а во втором — вы сами являетесь исполнителем по договору, тогда как заказчиком выступает ваш контрагент.

В большинстве случаев форму договора, то есть его конкретный текст и условия, предлагает именно исполнитель. Он же задаёт нумерацию исходящих договоров. Соответственно, если вы — заказчик, скорее всего, вам придётся подписывать соглашение с уже готовым номером.

Не запутаться в собственных фантазиях

Тем, кто вынужден изобретать нумерацию самостоятельно, следует выработать прежде всего некую систему, в которой они сами смогут легко ориентироваться. Можно нумеровать договоры просто и последовательно с начала года: № 1, № 2 и далее. Это вполне оправданный способ, правда, в таком случае более информативными будут совсем другие реквизиты — дата заключаемого соглашения.

Если же договоров много или они, к примеру, разноплановые, то простой последовательной нумерации недостаточно. Так, для фирмы или ИП, совмещающих несколько видов деятельности, можно посоветовать «зашить» в номер документа буквы, обозначающие конкретную группу товаров, услуг или работ. Например, если бизнесмен предоставляет услуги по разработке макетов и изготовлению визиток и бланков, а также занимается печатью буклетов и фотографий, то для нумерации исходящих договоров он может использовать две «маски»: « » и « ». При этом номера контрактов на дизайнерские услуги и на услуги печати вполне могут дублироваться, однако риска перепутать их уже не будет.

Ещё один способ — шифровать в номере договора дату: год или месяц, можно даже конкретный день его заключения. В данном случае номер документа может выглядеть так: «№ 005/01–2013», что означает пятый по счёту договор, заключённый в январе 2013 года. Правда, при этом реквизиты частично будут продублированы в дате — «о января».

Какой бы системой нумерации договоров ни пользовался бизнесмен, совершенно не лишне будет регистрировать заключаемые соглашения в специальных реестрах. Требования об этом в законодательстве нет, однако, как показывает практика, это надёжный способ избежать случайной утери какого-либо документа.

Реестр может представлять собой таблицу, в которой по столбцам будут перечислены реквизиты и основные условия контрактов, например: номер, дата, контрагент, предмет договора, сумма, предполагается ли аванс, срок действия. Подобная практика помогает не только лучше структурировать архив договоров, но и отслеживать процесс их исполнения.

Когда нумерация должна быть последовательной

Даже если вы не используете сплошную последовательную нумерацию договоров, имейте в виду, что некоторые документы, выставляемые в рамках заключённых соглашений, предполагают использование именно такого подхода. Речь идёт об исходящей первичной документации, а для плательщиков НДС также счетах-фактурах, которые должны иметь последовательные номера, соотносящиеся при этом с датами. Стоит, правда, отметить, что штрафов за нарушение этого принципа не предусмотрено. Однако, обнаружив «дыры» в нумерации актов или накладных, инспекторы ИФНС как минимум потребуют объяснений, предполагая нарушение принципа ведения учёта сплошным и непрерывным способом, а проще говоря, подозревая занижение налоговой базы. Так что пренебрегать этим, назовём его так, пожеланием мы всё же не советуем.

Нумерация в сервисе осуществляется следующим образом: берётся документ с самой поздней датой, к его номеру прибавляется 1, этот номер и устанавливается. То есть если вы начинаете работать в сервисе не с начала года и нумерацию надо продолжить, то необходимо просто ввести нужный вам номер, например 45, и нумерация продолжится автоматически, то есть следующему договору будет присвоен № 46.

Если для нумерации документов вы используете префиксы, шифры, то следить за уникальностью номеров придётся самостоятельно.

Источник