как присваивать номер договора
Минтруд России: нумерация трудовых договоров необязательна
 |
| depositedhar / Depositphotos.com |
Номер трудового договора не относится к обязательным сведениям, предусмотренным ст. 57 Трудового кодекса. Действующими нормативными правовыми актами процедура нумерации трудовых договоров не регламентирована. Так специалисты Минтруда России ответили на вопрос об обязательности нумерации трудовых договоров и требованиях к ней (письмо Министерства труда и социальной защиты РФ от 28 апреля 2020 г. № 14-2/В-519).
Тем не менее, некоторые советы чиновники все же дали. В письме отмечается, что, как правило, на практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственно номера договора и цифр, обозначающих год его заключения. Например, трудовому договору, заключенному в январе 2020 г., может быть присвоен номер 1-20/01. Дополнительные соглашения к трудовому договору, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений к трудовым договорам может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Нужно ли и как нумеровать трудовые договоры?
Нумерация трудовых договоров целесообразна.
Вообще, номер трудового договора, согласно ст. 57 ТК РФ, не относится к его обязательным реквизитам. Другими НПА процедура нумерации тоже не регламентирована. Поэтому трудовые договоры «б/н» — это не нарушение. Вместе с тем нумерация имеет смысл, поскольку позволяет упорядочить документы, облегчает их идентификацию, а значит, и ведение делопроизводства в целом.
Что касается формата номера, он может быть любым и включать любые знаки и символы. Например, состоять из порядкового номера договора с указанием месяца и года его заключения: № 2/05-2020. Можно также вводить буквенные индексы, что удобно, когда, к примеру, требуется разграничить нумерацию по подразделениям. Здесь, как говорится, полная свобода творчества.
Рекомендуется нумеровать и дополнительные соглашения к трудовым договорам. Они, как правило, имеют нумерацию, начинающуюся с № 1, к каждому трудовому договору.
Конкретный порядок нумерации трудовых договоров и допсоглашений к ним может быть установлен локальным нормативным актом работодателя.
Это отмечает Минтруд в письмах от 28.04.2020 № 14-2/В-519, от 21.03.2018 № 14-2/В-191.
Больше полезной информации об оформлении трудовых договоров вы найдете в нашей специальной рубрике.
Также рекомендуем подборку форм по трудовым договорам от КонсультантПлюс. В ней вы найдете образцы трудовых договоров от экспертов К+ на разные случаи жизни. Получите бесплатный демо-доступ к системе и переходите к подборке и другим материалам от экспертов К+.
[Расширение] Автоматическая нумерация договоров по типу для 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.0
В расширение добавлен справочник «Тип договора».
В нем указывается префикс номеров договоров данного типа, периодичность нумерации, начальный номер, шаблон номера и шаблон наименования договора.
Периодичность нумерации – с началом нового периода нумерация договоров начинается сначала;
Начальный номер – номер, с которого начинается нумерация;
В полях ввода шаблонов, нажатием кнопки со стрелкой, устанавливается значение шаблонов по умолчанию.
Добавлена возможность устанавливать сквозную нумерацию для группы типов договоров. При этом префиксы и правила формирования номеров и наименований у этих типов могут быть разными но числовые номера будут уникальными для группы.
Для этого добавляется групп типов договоров и для нее устанавливается признак «Сквозная нумерация по группе», указывается периодичность нумерации и начальный номер.
После этого в группу можно включить произвольное количество типов договоров.
В справочник «Договоры контрагентов» добавлен реквизит «Тип договора». Если реквизит не заполнен, то механизм автоматической нумерации не используется.
В справочник «Шаблоны договоров» добавлен реквизит «Тип договора».
При печати договоров будет открываться форма выбора шаблонов договоров с отбором по типу.
Номер и наименование договора формируются при записи договора.
Технические характеристики:
Возможна доработка программного продукта под нужды конкретного заказчика. Стоимость определяется после согласования Технического задания.
Код расширения полностью открыт, дополнительной активации не требуется.
Регулярные обновления не требуются. Обновленное, при добавлении функционала, дополнение будет выкладываться в этой публикации.
Техническая поддержка осуществляется в рамках функционала дополнения по электронной почте.
Гарантия возврата денег
ООО «Инфостарт» гарантирует Вам 100% возврат оплаты, если программа не соответствует заявленному функционалу из описания. Деньги можно вернуть в полном объеме, если вы заявите об этом в течение 14-ти дней со дня поступления денег на наш счет.
Программа настолько проверена в работе, что мы с полной уверенностью можем дать такую гарантию. Мы хотим, чтобы все наши покупатели оставались довольны покупкой.
Для возврата оплаты просто свяжитесь с нами.
Как присваивать номер договора
Порядок заполнения Сведений о договоре
Поле «Номер Сведений о договоре» заполняется Банком заемщика (займодавца).
Номер состоит из пяти частей, разделенных наклонной чертой, и включает 18 разрядов. При отсутствии информации в соответствующем разряде номера должна быть проставлена цифра «0».
В первой части номера, состоящей из восьми разрядов, проставляется порядковый номер Сведений о договоре в Банке заемщика (займодавца), формируемый слева направо следующим образом:
Если Банк заемщика (займодавца) является уполномоченным банком (головным офисом уполномоченного банка), во второй части номера, состоящей из четырех разрядов, проставляются первые четыре цифры регистрационного номера Банка заемщика (займодавца), в третьей части номера, состоящей из четырех разрядов, проставляются нули, например: «0030/0000».
Если Банк заемщика (займодавца) является филиалом уполномоченного банка, во второй и третьей частях номера проставляется полный регистрационный номер Банка заемщика (займодавца), например: «0030/0002».
Номер Сведений о договоре, присвоенный Банком заемщика (займодавца) при их первоначальном оформлении, переносится Банком заемщика (займодавца) на представляемые клиентом в соответствии с пунктом 2.3 настоящей Инструкции дополнения к Сведениям о договоре и сохраняется в неизменном виде до закрытия Банком заемщика (займодавца) Сведений о договоре и досье по кредитному договору.
В строке «N ______ от ______________» указываются номер и дата подписания кредитного договора. При отсутствии у кредитного договора номера, первая часть строки может не заполняться.
Строка «Изм. N └─┘└─┘» заполняется клиентом в случае,
установленном пунктом 2.3 настоящей Инструкции, проставлением
порядкового номера дополнений к Сведениям о договоре. При первом
составлении и представлении Сведений о договоре в Банк заемщика
(займодавца) данная строка не заполняется.
В строке «Дополнительное соглашение к кредитному договору N __ от «__» ____________ ___ г.» указываются номер и дата заключения дополнительного соглашения к кредитному договору, на основании которого составлены дополнения к Сведениям о договоре. При отсутствии у дополнительного соглашения к кредитному договору номера первая часть строки не заполняется. В случае составления дополнений к Сведениям о договоре в связи с изменением иной информации, содержащейся в Сведениях о договоре, данная строка не заполняется.
В основной части Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре) указываются:
По кредитному договору, участниками которого являются несколько резидентов, Сведения о договоре составляет и представляет в Банк заемщика (займодавца):
По кредитному договору, заключенному клиентом с несколькими иностранными контрагентами, в пункте 6 указывается наименование организатора, координатора или платежного агента по кредиту (займу) по выбору клиента, а также наименование и код страны его регистрации;
Если условиями кредитного договора предусмотрено получение (предоставление) кредита (займа) в одной иностранной валюте, или общая сумма кредита (займа), получаемого (предоставляемого) в нескольких иностранных валютах, установлена в одной иностранной валюте, в пункте 7 указывается код одной иностранной валюты (валюта договора) и общая сумма кредита (займа) в целых единицах указанной валюты договора.
Если условиями кредитного договора предусмотрено получение (предоставление) кредита (займа) в нескольких иностранных валютах и не установлена общая сумма кредита (займа) в одной иностранной валюте, в пункте 7 указываются коды всех предусмотренных кредитным договором иностранных валют (валюты договора) и суммы кредита (займа) в целых единицах каждой из указанных в графе 7.1 иностранных валют.
В случае получения (предоставления) кредита (займа) в рамках кредитной линии отдельными траншами, предоставление которых обусловлено определенными условиями, в графе 7.2 пункта 7 указывается установленная кредитным договором максимально возможная общая сумма получаемых (предоставляемых) средств в иностранной валюте в рамках кредитной линии, а при невозможности ее определения делается запись «Кредитная линия».
Если условиями договора предусмотрено получение (предоставление) средств как в иностранных валютах, так и в валюте Российской Федерации, в пункте 7 указываются только коды иностранных валют и суммы средств, получаемых (предоставляемых) в иностранных валютах.
По кредитному договору, участниками которого являются несколько резидентов, условиями которого не установлен платежный агент, организатор или координатор по кредитному договору, через счета которых в уполномоченных банках осуществляются расчеты, в пункте 7 указывается только сумма средств в иностранной валюте, соответствующая доле участия клиента;
Срок договора и срок погашения транша указываются в полных месяцах;
графа 1 заполняется по кредитному договору, условиями которого установлена фиксированная процентная ставка. В графе указывается размер процентной ставки в процентах годовых;
графа 2 заполняется по кредитному договору, условиями которого установлен размер процентной ставки на основе ставки ЛИБОР.
В графе указываются следующие условные обозначения (коды) процентной ставки, установленной на основе ставки ЛИБОР для валюты договора, указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре):
графа 3 заполняется по кредитным договорам, предусматривающим отличные от указанных в графах 1 и 2 схемы расчета процентной ставки. В графе указывается наименование и краткое описание схемы расчета процентной ставки по кредиту (займу);
графа 4 заполняется по кредитным договорам, предусматривающим процентные надбавки (поправочные коэффициенты, дополнительные платежи) сверх процентных ставок, указанных в графах 1, 2 или 3 пункта 10.
Размер дополнительных платежей указывается в процентах годовых;
графа 5 заполняется по кредитным договорам, предусматривающим фиксированные размеры штрафных процентов, начисляемых на просроченные процентные платежи. Размер штрафных процентов указывается в процентах годовых;
в графе 6 указываются в соответствии с условиями кредитного договора прочие (дополнительные) платежи в счет исполнения обязательств по кредитному договору в целых единицах валюты, указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре), или в процентах годовых.
При отсутствии в кредитном договоре соответствующих процентных и иных платежей, в соответствующих графах пункта 10 проставляется символ «X»;
пункт 11 заполняется по состоянию на дату, предшествующую дате представления клиентом в Банк заемщика (займодавца) Сведений о договоре, а также дополнений к Сведениям о договоре в связи с дополнительным соглашением к кредитному договору.
В пункте 11.1 указываются суммы фактически осуществленных платежей в иностранной валюте и суммы изменения задолженности по основному долгу по кредитному договору по иным основаниям, предусмотренным законодательством, отличным от исполнения обязательств путем платежа в иностранной валюте, перечень которых указан в Приложении 7 к настоящей Инструкции.
Данные суммы отражаются в целых единицах соответствующей валюты договора, указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре).
Если операции по кредитному договору осуществлялись в иных валютах, пересчет в соответствующую валюту договора производится с использованием курса рубля к соответствующим иностранным валютам, установленному Банком России на дату осуществления платежа или дату изменения задолженности, если иное не установлено валютной оговоркой к кредитному договору.
При наличии в кредитном договоре валютной оговорки пересчет производится на основании валютной оговорки, указанной в пункте 12.5 Сведений о договоре (дополнений к Сведениям о договоре).
При представлении дополнений к Сведениям о договоре в связи с дополнительным соглашением к кредитному договору пункт 11.1 заполняется клиентом с учетом ранее представленной в Банк заемщика (займодавца) информации обо всех осуществленных операциях по кредитному договору. При изменении валюты договора (одной из валют договора) пересчет сумм ранее осуществленных операций в соответствующую валюту договора производится в соответствии с условиями дополнительного соглашения к кредитному договору.
При отсутствии соответствующих операций данный пункт либо отдельные его графы не заполняются;
Даты указываются полностью, в формате «ДД.ММ.ГГГГ», например: 01.12.2002.
Если в кредитном договоре не определены конкретные даты и суммы платежей или даты окончания льготного периода, клиентом в зависимости от установленной периодичности платежей и иных условий определяются расчетные сроки и суммы платежей. При этом в качестве расчетного срока указывается последний календарный день месяца, в котором предполагаются соответствующие платежи либо окончание льготного периода;
поле 1 «Суммы платежей по датам их осуществления» пункта 11.2.1 заполняется в соответствии с графиком, если он предусмотрен в кредитном договоре или на основании расчетных данных о датах и суммах предстоящих платежей по получению (предоставлению) кредита (займа);
поле 2 «Описание особых условий» пункта 11.2.1 заполняется кратким описанием в произвольной форме особых условий (порядка) получения (предоставления) кредита (займа) в случае их наличия в кредитном договоре;
в графах подпункта 3.1 пункта 11.2.2 указывается, в случае наличия таких условий в кредитном договоре, дата первого платежа после окончания льготного периода.
При этом под льготным периодом понимается:
— период, в течение которого погашение основной суммы долга не производится либо кредитное соглашение не считается нарушенным в случае просроченных платежей по погашению основного долга;
— период, в течение которого не начисляются проценты на использованную часть кредита либо кредитное соглашение не считается нарушенным в случае просроченных процентных платежей;
в графах подпункта 3.2 пункта 11.2.2 указывается, в случае наличия соответствующих условий в кредитном договоре, один из следующих кодов:
поле 4 «Суммы платежей по датам их осуществления» пункта 11.2.2 заполняется в соответствии с графиком, если он предусмотрен в кредитном договоре, или на основании расчетных данных о датах и суммах предстоящих платежей в иностранной валюте в погашение основного долга и в счет уплаты процентных платежей;
поле 5 «Описание особого порядка платежей» пункта 11.2.2 заполняется кратким описанием в произвольной форме особого порядка осуществления платежей в счет погашения основного долга и / или уплаты процентных платежей по полученному (предоставленному) кредиту (займу), в случае его наличия в кредитном договоре;
в пункте 12 указывается следующая дополнительная информация по кредитному договору:
в пункте 12.1 проставляется символ «X» в поле, соответствующем статусу иностранного кредитора по кредитному договору;
в пункте 12.2 проставляется символ «X» в случае, если кредитор (займодавец) (один из кредиторов (займодавцев)) находится с заемщиком в отношениях прямого инвестирования, то есть обладает участием в капитале заемщика, обеспечивающим ему (кредитору, займодавцу) не менее 10 процентов голосов в управлении. В других случаях пункт 12.2 не заполняется;
в пункте 12.3 указывается сумма залогового или другого обеспечения кредита (займа), предусмотренного условиями кредитного договора. Данные указываются в целых единицах валюты договора (валют договора), указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре;
в графах 2 и 3 указываются наименование и цифровые коды стран регистрации всех иностранных кредиторов по договору в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира ОК 025-95, утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. N 641;
в графе 4 указывается цифровой код валюты договора (валют договора), указанной в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре;
в графе 5 указываются суммы привлекаемых средств в целых единицах соответствующей валюты договора, указанной в графе 4 пункта 12.4;
графа 6 заполняется в случае отсутствия в кредитном договоре информации для заполнения граф 4 и 5 пункта 12.4. В данной графе указываются предусмотренные кредитным договором доли участия иностранных кредиторов (в процентах), коды стран регистрации которых приведены в графе 2, в общей сумме кредита (займа) в иностранной валюте;
пункт 12.5 заполняется, если условиями кредитного договора предусмотрен особый порядок пересчета валюты платежа в валюту договора. Данный пункт заполняется в том виде, как указано в условиях кредитного договора;
пункт 13 заполняется в случае оформления Сведений о договоре после перехода из другого Банка заемщика (займодавца). Указывается номер Сведений о договоре, закрытых предыдущим Банком заемщика (займодавца) в связи с представлением клиентом Заявления в соответствии с пунктом 2.7.1 настоящей Инструкции.
Лист 3 Сведений о договоре заполняется и ведется Банком заемщика (займодавца) в электронном виде на основании информации, представляемой клиентом и Банком в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
В пункте 14 указываются следующие данные о платежах в иностранной валюте, осуществленных по кредитному договору как через счета в Банке заемщика (займодавца), так и через счета в Банке, начиная с даты оформления Сведений о договоре:
При списании средств со счета клиента указывается сумма без учета комиссионного вознаграждения уполномоченного банка;
графа 6 заполняется Банком заемщика (займодавца) на основании информации клиента, содержащейся в графе 7 Справки о содержании операции или графе 7 Реестра.
При отсутствии информации в графе 7 Справки о содержании операции или в графе 7 Реестра Банк заемщика (займодавца) в графе 6 указывает:
по платежам, осуществленным клиентом через счета в Банке, графа 7 заполняется с учетом данных графы 8 Реестра;
Регистрационный номер уполномоченного банка заполняется в соответствии с требованиями, приведенными в порядке формирования номера Сведений о договоре.
Пункт 15 заполняется Банком заемщика (займодавца) на основании данных раздела 1 Справки о состоянии задолженности по кредитному договору, представляемой клиентом в соответствии с пунктом 2.5 настоящей Инструкции.
При отсутствии сведений данный пункт не заполняется.
Пункт 16.1 заполняется Банком заемщика (займодавца) не позднее 14 числа каждого месяца по каждой валюте договора, код которой указан в графе 7.1 пункта 7 Сведений о договоре с учетом требований пункта 3.6 настоящей Инструкции. При этом, графа «по данным клиента» заполняется в следующем порядке:
данные по состоянию на конец квартала заполняются на основании информации, представленной клиентом в Банк заемщика (займодавца) в соответствии с пунктом 2.5 настоящей Инструкции (Раздел 2 Приложения 5 к настоящей Инструкции);
Пункты 16.1.1 и 16.2 заполняются Банком заемщика (займодавца) ежеквартально на основании информации, представляемой клиентом в соответствии с пунктом 2.5 настоящей Инструкции (Раздел 2 Приложения 5 к настоящей Инструкции). При отсутствии указанных сведений пункты 16.1.1 и 16.2 не заполняются.
Пункт 17 заполняется Банком заемщика (займодавца) ежемесячно на основании данных пунктов 7, 11.1, 14, 15 Сведений о договоре.
При невозможности определения общей суммы получаемых (предоставляемых) средств в иностранной валюте по кредитному договору (в пункте 7 Сведений о договоре указано «Кредитная линия»), пункт 17 не заполняется.
Пункт 18 заполняется Банком заемщика (займодавца) в течение 3 рабочих дней с даты выявления нарушения валютного законодательства Российской Федерации клиентом, осуществляющим валютные операции по кредитному договору.
Пункт 19 используется Банком заемщика (займодавца) для указания даты и основания закрытия Сведений о договоре и досье по кредитному договору.
Дата указывается в формате «ДД.ММ.ГГГГ», например: 01.12.2002.
В зависимости от порядка закрытия Сведений о договоре и досье по кредитному договору в качестве основания закрытия указываются следующие номера пунктов (подпунктов) настоящей Инструкции:
В пункте 19 Банком заемщика (займодавца) при необходимости может быть отражена также дополнительная информация по кредитному договору.
Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений
Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит — работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.
В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.
Законодательство
В Трудовом кодексе Российской Федерации не прописаны какие-то нормы или 
особенные правила, которые касаются нумерации трудовых договоров. Тем не менее, в письме Роструда от 09 августа 2007 года под номером 3045-6-0 сказано, что номер трудового договора не является обязательным сведением, которое было бы предусмотрено в пятьдесят седьмой статье ТК РФ.
При этом существует унифицированная форма ведения учетной документации по учету труда и его оплаты, которая была утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05 января 2004 года под номером 1, она же и предусматривает сам факт нумерации таких документов.
Задачи нумерации
Нумерация предусматривает присвоение каждому трудовому договору или дополнительному соглашению свой собственный номер. Подобное принято в деловодстве для упрощения и систематизации работы с документами, а также, чтобы нивелировать возможные путаницы и не состыковки.
Рекомендации и особенности нумерации трудовых договоров
Так как действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает каких-то особых правил нумерации, то на практике применяются самые разные способы учета документов на предприятиях и фирмах.
В Постановлении Госкомстата от 05 января 2004 года, о котором мы выше упоминали, указаны актуальные рекомендации по нумерации ТД и других соглашений. Так рекомендуется составлять нумерацию из номера трудового договора и цифр, которые обозначают день, месяц и год его оформления.
Существует масса других вариантов ведения нумерации в организации: можно указывать лишь номер документа и год оформления или же номер документа, а также месяц и год оформления, в зависимости от масштабов организации и желания работодателя.
В том же Постановлении Госкомстата указано, что рекомендуется нумерацию трудовых договоров начинать сначала с наступлением нового года. Тем не менее, на практике нередко в организациях продолжают нумерацию ТД, не обновляя ее каждый год. Каких-то обязательных норм на этот счет в законодательстве не указано.
Узнайте в нашей статье, о том, как рассчитать среднюю заработную плату.
Для выбора между двумя системами оплаты (тарифной и бестарифной) вам понадобится изучить эту статью.
Подробную и нужную вам информацию о понижении заработной платы вы узнаете в нашей статье.
Нюансы нумерации дополнительных соглашений
Некоторые организации ведут упрощенный учет дополнительных соглашений, 
используя лишь номер соглашения и год оформления документа. В таком случае нумерация будет выглядеть следующим образом: 08-2016 или 082016. Где 08 — личный номер дополнительного соглашения, а 2016 — год оформления документа.
Таким образом, все, что касается нумерации соглашений и трудовых договоров в законодательстве имеет сугубо рекомендательный характер, а значит — не обязательно для выполнения именно в таком виде. Все же нумерацию стоит вести для упрощения учета и систематизации документации, особенно если организация имеет большой масштаб и серьезную «текучку» кадрового состава.
При этом особенности и нюансы в таких случаях являются индивидуальными и напрямую зависят от конкретной фирмы или предприятия, от ее масштабов, количества кадров и желания вести точный учет оформленных соглашений и трудовых договоров.