как привести в порядок кадровый учет
Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
Автор: Анна Рябцева руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice
Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция
Автор: Анна Рябцева
руководитель проектов по кадровому делопроизводству 1С-WiseAdvice
Кадровый учет незаслуженно считают менее важным, чем бухгалтерский. Поэтому кадровому делопроизводству во многих организациях не уделяют должного внимания, считая его чем-то второстепенным. Особенно остро эта проблема проявляется у представителей малого бизнеса, где зачастую о кадровом делопроизводстве вообще почти ничего не знают.
Проблемы всплывают тогда, когда на пороге стоит Гострудинспекция с проверкой или возникает конфликт с сотрудником. К этому моменту ситуация бывает настолько запущена, что самостоятельно навести порядок в кадровом делопроизводстве уже почти невозможно.
В этой статье расскажем о технологии восстановления кадрового учета, которую применяем мы. Вы можете использовать ее как пошаговую инструкцию, но лучше заключить договор на восстановление кадрового учета с 1C-WiseAdvice, и мы приведем дела в идеальный порядок, а вам останется лишь поддерживать его в будущем.
Когда необходимо восстановление кадрового делопроизводства
По нашему опыту чаще всего восстановление кадрового делопроизводства остро необходимо, когда:
План мероприятий по восстановлению учета зависит от степени его запущенности. Бывает, что база данных в порядке, а в документах бардак или их вовсе нет, тогда упор делается на восстановление документов. Или наоборот – документы есть, но нет электронной базы, и ее нужно создать, используя имеющиеся зарплатные и кадровые документы. В особо тяжелых случаях имеет место смешанное восстановление КДП, когда нужно приводить в порядок и базу, и документы.
Алгоритм действий по восстановлению кадровых документов
Первым делом нужно узнать, как обстоят дела сейчас:
После этого необходимо провести полный анализ наличия кадровых документов и сверить их с реестрами баз данных (если они есть).
Минимальный набор документов, который должен быть у каждого работодателя
Общие:
На каждого сотрудника:
Составьте таблицу со списком сотрудников и отметьте, какие из этих документов имеются, а какие отсутствуют.
Когда картина станет ясна, можно приступать к поэтапному восстановлению кадровой документации.
Этап 1. Восстанавливаем обязательные локальные нормативные акты и обязательные кадровые документы
К таким документам относятся как к досадной формальности. Поэтому зачастую их либо вовсе нет, либо они составлены тяп-ляп и имеют мало общего с реальной ситуацией в компании.
Между тем, именно на эти документы будут смотреть контролеры и суд при проверках и трудовых спорах. И любое несоответствие будет играть против компании.
Компания скачала из интернета и утвердила первые попавшиеся Правила внутреннего трудового распорядка. В Правилах было указано такое дисциплинарное взыскание как строгий выговор. Но в действующей редакции Трудового кодекса нет такого вида взыскания, а есть только замечание и выговор. При проверке Гострудинспекция выявит это нарушение. А если сотруднику вынесут строгий выговор, захотят уволить, а сотрудник обратится в суд, тот встанет на сторону сотрудника.
Сотрудник устно отпросился у непосредственного начальника и отсутствовал на работе несколько часов, не оформив отгул. Руководство компании потребовало, чтобы сотрудника наказали. Но если в правилах внутреннего трудового распорядка не было пункта о том, что любое отсутствие на рабочем месте нужно согласовывать письменно, а сотрудник приведет свидетельские показания, что устно его отпустили, наказать не получится.
Чтобы таких ситуаций не было, нужно, чтобы локальные документы были разработаны с учетом действующего законодательства и правил, которые на самом деле действуют в компании. Причем эти правила не должны ухудшать положение сотрудников.
Что нужно сделать:
В итоге вы получите проверенную и актуальную нормативную базу, отвечающую действующему законодательству, учредительным документам, коллективному договору (если он есть) и специфике работы компании.
Этап 2. Проверяем и восстанавливаем кадровые документы работников (личные дела)
Необходимо проверить наличие, соответствие законодательству и оформление следующих документов:
Убедитесь, что все эти документы имеются в наличии, не противоречат друг другу, составлены правильно, на них имеются необходимые подписи и печати. Если какие-то документы отсутствуют – подготовьте новые. Если оформлены неправильно, не соответствуют трудовому законодательству или локальным нормативным документам – сделайте корректировки.
Любое несоответствие в этих документах может привести как к проигрышам в судебных спорах с работником, так и к штрафным санкциям со стороны проверяющих органов.
Руководство хочет уволить сотрудника за систематические опоздания или невыполнение должностных обязанностей. Но в трудовом договоре с сотрудником не прописано время начала и окончания рабочего дня, а значит у компании нет оснований увольнять сотрудника за опоздания. Или в должностной инструкции не прописана та функция, которую требовали от работника. Или сотрудника не знакомили под роспись с должностной инструкцией и не выдали ему копию.
Все это станет причиной проигрыша в суде. Сотрудника восстановят в должности, а работодателя еще и обяжут выплатить ему заработок за время вынужденных прогулов.
В рамках этого этапа 1C-WiseAdvice восстанавливает документы только по неуволенным, то есть еще работающим в компании сотрудникам.
Этап 3. Проверяем и восстанавливаем документы по основным кадровым процедурам
На этом этапе нужно проверить, правильно ли оформляются следующие процедуры:
Если на этом участке есть нарушения, мы сообщим о них клиенту, но восстановить документы по уволенным работникам не сможем.
Если есть недочеты, нужно выпустить корректирующие приказы, оформить недостающие документы и собрать недостающие подписи.
Как быть с документами по уже уволенным сотрудникам?
Лучше подстраховаться и заранее снять с себя ответственность за ошибки предшественников. Для этого нужно составить акт о передаче дел или издать приказ о восстановлении кадрового делопроизводства. Эти документы помогут, если проверяющие найдут пробелы.
Документы, к которым уже невозможно взять подписи, нужно подшить в дело с пометкой «Восстановлено».
Как понять, какие документы нужно восстанавливать, а какие уже нет?
Руководствуйтесь «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом перечне для каждого вида документов указаны сроки хранения, и если срок хранения к моменту восстановления кадрового документооборота истек, то оформлять новый не нужно.
Как видите, разработка и восстановление кадрового делопроизводства – это долгая и кропотливая работа. Чем больше организация и чем дольше период восстановления – тем сложнее работа.
Мы приведем в порядок и систематизируем работу с кадровыми документами. Если нужно, составим акты по всем недочетам и пропишем меры по восстановлению – это может потребоваться для отчета перед учредителями.
Вы забудете о неразберихе, потому что получите грамотно разработанные локальные документы, шаблоны и полный порядок в кадровом архиве. Вам останется только поддерживать этот порядок, вовремя оформляя текущие документы, и проверки вам будут не страшны.
А чтобы в будущем не пришлось снова восстанавливать кадровый учет – доверьте этот участок специалисту, а не сваливайте на бухгалтера, как это часто бывает. Здесь мы рассказали, почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство.
В 1C-WiseAdvice кадровые вопросы находятся в компетенции профильных специалистов, поэтому у наших клиентов этот участок всегда в порядке.
27 кадровых документов, без которых не обойтись
Я кадровик-практик с 1992 года, мне приходилось работать в разных организациях, начинать работу с нуля и разгребать дремучие заросли. Кстати, для опытного кадровика начинать с нуля — оптимальный вариант. Главное — получить карт-бланш от руководства организации. В новых компаниях я часто сталкивалась не только с проблемами в систематизации документов, но даже с отсутствием сейфов для хранения трудовых книжек! Обычно реальное положение дел в отделе сильно разнится с тем, что представляешь на всех этапах собеседований с руководством новой компании.
Что делать в первую очередь
Сохраняйте спокойствие. Для начала расчистите стол и полки в шкафах.
Возьмите несколько десятков картонных регистраторов типа «Корона».
Подпишите их, для начала — карандашом, в соответствии со списком кадровых документов, которые должны быть в любой организации (его я привожу ниже).
Сделайте из этого списка чек-лист и начните разбирать документы по папкам, найдете обязательные — отмечайте в чек-листе.
За каждое нарушение трудового законодательства КоАП РФ предусматривает штрафные санкции:
Обязательные кадровые документы
В первую очередь проверьте наличие обязательных кадровых документов.
1. Приказ о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек
Некоторые кадровики могут возразить, что в должностных инструкциях такой обязанности нет. Я только «за», чтобы в каждой должностной инструкции было прописано все досконально, но мы обязаны соблюдать не только все законы о труде, но и Постановления Правительства, Приказы Минтруда и другие нормативные акты. В статье 45 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сказано, что такой приказ по основной деятельности в произвольном виде должен быть (за отсутствие — штраф 30 000 руб.). Такого приказа в организации может не быть только в одном случае — если все, что касается трудовых книжек (учет, хранение, заполнение) находится в руках руководителя. Он может работать с любыми документами без дополнительных приказов в силу своих уставных полномочий.
Совет: будет лучше, если наши руководители не станут прикасаться к трудовым книжкам. Пусть каждый занимается своим делом.
2. Правила внутреннего трудового распорядка (Статьи 68, 189, 190 ТК РФ)
3. Положение об оплате труда и премировании (Статья 135 ТК РФ)
4. Положение о защите персональных данных (Глава 14, пункт 8 статьи 86 ТК РФ)
Внимание! Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании и положение о защите персональных данных — это обязательные локальные нормативные акты (ЛНА), которые должна быть в любой организации, независимо от количества сотрудников и формы собственности. За отсутствие каждого — штраф 30 000 руб.
5. Штатное расписание
Дебаты о том, обязателен ли этот документ, не утихают. Я считаю, что, если в ТК РФ есть такой термин (он упоминается в статьях 8, 57 ТК РФ), то дискутировать на эту тему не нужно. Он должен быть.
6. График отпусков (Статьи 122, 123 ТК РФ)
График отпусков по номенклатуре дел хранится только один год. Поэтому главное — посмотреть на дату утверждения документа. Он должен быть датирован не позднее, чем за две недели до наступления года, на который составлен. Отсчет всех кадровых сроков начинается на следующий день. Применительно к графику отпусков это 17 декабря.
Не забудьте проверить календарь! Например, в 2016 году 17 декабря выпало на субботу. Любой инспектор ГИТ в такой ситуации спросит, есть ли у вас приказ руководителя компании о привлечении к работе в выходной день с соответствующей компенсацией? В тот год «спаслись» только компании, у которых руководителю установлен ненормированный рабочий день — «Вышел в субботу только для того, чтобы утвердить график отпусков». Все остальные заплатили штрафы по 30 000 руб.
7. Трудовые договоры (статьи 56, 57, 67 ТК РФ) и дополнительные соглашения к ним (статьи 72, 72.1 ТК РФ)
Это отдельная тема, четко регламентированная ТК РФ.
8. Трудовые книжки (Статьи 65, 66 ТК РФ)
Речь идет о трудовых книжках, которые кадровик заполнил и взял на хранение в соответствии с приказом о назначении ответственных за учет, хранение и ведение трудовых книжек (см. выше). Я настоятельно рекомендую, даже если принять дела не у кого, составить акт с номерами трудовых книжек, которые обнаружите. Так вы сможете аргументировать возможную пропажу книжек.
9. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним (Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках»)
А также «Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку». Чистые бланки должны храниться в бухгалтерии вместе с приходно-расходной книгой (статьи 41 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Часто бланки и приходно-расходная книга хранятся в отделе кадров, потому что бухгалтерия отказывается их брать. А это нарушение Постановления Правительства РФ. За отсутствие бланков трудовых книжек и бланков вкладышей в трудовые книжки грозит по 30 000 руб. штрафов. Количество бланков на хранении зависит от числа работников и текучести кадров.
10. Приходно–расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним
Хранится в бухгалтерии.
11. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы (Статьи 40, 41 Постановления от 16.04.2003 № 225). Сейчас Роструд рассматривает вопрос об отмене сургуча или пломбы. Но пока за их отсутствие в двух книгах грозит штраф — по 30 000 руб.
12. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 50 лет
Прием, перевод, прекращение трудовых отношений (увольнение), отпуска по беременности, родам, уходу за ребенком, без сохранения зарплаты, ежегодные дополнительные оплачиваемые, командировки за границу и в районы Крайнего Севера, смена персональных данных.
Внимание! Приказы, изданные до 01.01.2003 нужно хранить 75 лет (№ 43-ФЗ от 2 марта 2016).
13. Приказы по трудовым отношениям со сроком хранения 5 лет
Отпуска ежегодные, учебные, командировки по РФ.
14. Основания к приказам по трудовым отношениям
К любым приказам по кадрам обязательно должны быть письменные основания. Например:
Важно! В соответствии со статьей 68 ТК РФ, прием на работу оформляется приказом, изданным на основании заключенного трудового договора. И в ней нет ни слова о заявлении, хотя многие организации используют именно его.
15. Личные карточки работников (Т-2)
16. Табели учета использования рабочего времени Т-13, Т-12 (статьи 91, 99 ТК РФ)
17. Записки — расчет (Т-60, Т-61)
18. Материалы по охране труда (статья 212 ТК РФ)
В зависимости от рода деятельности организации, их количество может отличаться.
19. Разрешения на обработку персональных данных работников
За их отсутствие Роскомнадзор может оштрафовать на сумму от 15 000 руб. до 75 000 руб.
Дополнительный список кадровых документов
Эти документы становятся обязательными при определенных условиях.
1. Коллективный договор (Главы 6, 7 ТК РФ)
2. Положение о коммерческой, служебной или государственной тайне
Станет обязательным, если в трудовые договоры включен пункт о необходимости их соблюдения (статья 57 ТК РФ) или работник подписал обязательство об их неразглашении.
3. Положение об аттестации
Речь идет только внутренней аттестации работников организации. Она должна регламентироваться локальным нормативным актом с указанием целей, задач, порядка проведения и оформления итогов.
4. Должностные инструкции
В качестве альтернативы можно составить только должностные обязанности (ДО). Утвердить их и, либо прописать их в трудовых договорах, либо ознакомить с ними сотрудников под расписку. Роструд рекомендует ДО (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0, 31.10.2007 № 4412-6). А термин «должностные инструкции» в ТК РФ не упоминается.
6. Графики сменности
Графики сменности должны быть в организациях, сотрудники которых на отдельных должностях работают по графикам. Графики работы нужно доводить персоналу под расписку не позднее, чем за месяц до наступления периода, на который они составляются. Форма графиков законодательно не утверждена.
7. Гражданско–правовые договоры
Очень серьезная тема и ГИТ всегда предвзято относилась к ним. На протяжении с 01.01.2005 по 31.12.2014 решение трудовой инспекции о переквалифицировании договоров ГПХ в трудовые было рекомендательным, и только суд мог сказать, что он трудовой, то с 01.01.2015 права ГИТ вернули и теперь их решение по этому вопросу стало обязательным.
8. Договоры о материальной ответственности работников
Регулируются Постановлением Правительства РФ от 14.11.2002 № 823 «О порядке утверждения перечня должностей и работ, с которыми работодатель может заключать договоры о материальной ответственности». Эти договоры могут заключаться лишь с сотрудниками, работа которых непосредственно связана с приемом или выдачей материальных или денежных ценностей.
Мы проверили только наличие нужных документов, провели начальный аудит, разложили по папкам то, что нашли. Теперь нужно подробно проанализировать содержание документов, исправить ошибки и подготовить недостающие бумаги. Этому и другим аспектам работы с персоналом можно научиться на курсах Русской Школы Управления.
Кадровое делопроизводство с нуля — пошаговые инструкции 2020
Кадровый учет: кто ответственен за ведение кадрового делопроизводства
Кадровое делопроизводство ведется на каждом предприятии, где используется наемный труд. С чего начать кадровый учет на предприятии, которое только зарегистрировалось? На вновь созданном предприятии ведение кадрового делопроизводства с нуля обычно ложится на плечи руководителя. Для того чтобы закрепить за собой такие функции, директор, утвержденный участниками (акционерами) общества, издает приказ о назначении себя ответственным за ведение кадрового учета.
Впоследствии, при найме специалиста, которому будет поручен кадровый учет в организации, включающий работу с персоналом, ему можно будет вменить в обязанности соответствующий объем работ. Это делается путем издания приказа, которым ответственность за ведение данного участка работы возлагается на конкретного сотрудника. Также данные обязанности прописываются в должностной инструкции, с которой сотрудник знакомится под роспись.
Кадровое делопроизводство 2020 года, как и прежде, должно вестись с соблюдением Трудового кодекса, инструкций по делопроизводству и прочих законодательных и локальных документов. Ответственность за кадровый учет в случае нарушения закона и/или внутренних приказов руководства возлагается на виновное лицо в виде дисциплинарных взысканий.
О дисциплинарной ответственности работника читайте здесь.
Инструкция по кадровому делопроизводству 2020 — скачать или разработать самостоятельно?
Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.
Единого шаблона инструкции по кадровому учету и делопроизводству не существует, но есть кадровый учет с нуля пошагово с рекомендуемыми этапами организации кадрового документооборота и учета на предприятии. Благодаря данному поэтапному плану легко обозначить последовательность действий и сориентироваться с объемом работы.
Рекомендуем ознакомиться с предложенной ниже пошаговой инструкцией, которая поможет вам организовать кадровый учет с нуля. В дальнейшем, основываясь на изученном материале, можно разработать собственный план действий и следовать ему.
Как выглядит пошаговая инструкция по кадровому делопроизводству
Итак, переходим к рассмотрению пошаговой инструкции по кадровому делопроизводству с нуля. Приведем подробный поэтапный план, который позволит создать собственную кадровую службу, начиная с оформления первого сотрудника на предприятии — директора. И потому важно с самого начала деятельности компании упорядочить кадровый учет.
Этапы организации кадрового учета на предприятии:
Для начала стоит определиться с тем, какие нормативные акты будут востребованы в работе кадровика. Безусловно, это:
ВНИМАНИЕ! С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Подробнее о них читайте в материале «Как перейти на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года».
Каждому сотруднику, ответственному за кадровое делопроизводство, нужно обеспечить доступ не только к указанным нормативным актам, но и к другим законодательным актам, которые могут потребоваться в процессе работы. Также кадровик должен следить за последними изменениями и обновлениями в нормативных актах. Для этого необходимо либо обеспечить самостоятельный мониторинг законодательства, либо приобрести пакеты доступа к различным информационным базам.
Для того чтобы обеспечить высокий уровень кадрового делопроизводства на предприятиях с большим штатом, также может потребоваться специальное HR-программное обеспечение для организации системы управления персоналом и ведения кадрового учета.
В уставе обязательно подробно расписываются условия оформления на работу директора (гендиректора, совета директоров) — исполнительного органа компании. Также в данной учредительной документации прописываются основные условия по сроку работы руководителя. Кроме того, кадровик должен быть в курсе последних изменений, вносимых в устав, на случай принятия собственниками компании кадровых вопросов.
Первый сотрудник, оформление которого производится на только что созданном предприятии, — это, конечно же, руководитель. Так, на основании утвержденного собственниками компании протокола издается приказ, в котором указывается дата, когда руководитель приступает к своим обязанностям. Это будет первый приказ по кадрам, изданный на предприятии.
Как составить приказ о приеме на работу см. здесь.
В дальнейшем кадровик должен обеспечить хронологический порядок издаваемых приказов. Контролирующие органы при проверке условий работы и кадровых вопросов обращают пристальное внимание на нумерацию приказов, чтобы не было случаев, когда приказы издавались задним числом.
Перечислим основные документы, которые участвуют в кадровом учете на любом предприятии с наемными работниками:
В число обязательных документов входят и такие создаваемые для каждого сотрудника первичные учетные документы, а также регистры, как:
Также могут издаваться следующие документы:
При наличии замечаний по форме документации кадровик должен их устранить и согласовать формы документов заново. Документы, которые влияют не только на ведение кадрового учета, но и бухучета, должны также быть отражены в учетной политике предприятия.
Вся необходимая информация по кадровому учету доступна на нашем сайте в разделе «Зарплаты и кадры».
Это может быть одно лицо, ответственное за ведение кадрового учета, либо может быть определен отдельный сотрудник, отвечающий за хранение и учет выдаваемых и поступающих трудовых книжек. О назначении ответственного лица издается соответствующий приказ.
Это завершающий этап при ведении кадрового учета с нуля. Теперь на каждого принимаемого на работу сотрудника создается пакет кадровой документации, обычно включающий трудовой договор, приказ о приеме на работу, должностную инструкцию; принимается/оформляется трудовая книжка, заполняется персональная карточка, подписывается соглашение о неразглашении персональных данных и прочие документы.
Затем оформляются прочие кадровые документы по нормированию рабочего дня, начислению и выплате заработной платы, учету отпусков, оформлению больничных, командировок и т. д.
О сроке хранения кадровых документов вы сможете узнать из нашей статьи «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Итоги
Организация кадрового делопроизводства, как правило, возлагается на плечи кадровой службы. Наша статья поможет разобраться в хитросплетениях оформления кадровых документов и журналов инспектору по кадрам.