как сделать сотруднику доплату
Персональная надбавка к должностному окладу
Иногда работодатели считают нужным выплачивать своим сотрудникам сверх зарплаты дополнительные средства, чтобы поощрить их за хорошую работу или что-либо компенсировать. Само название надбавки свидетельствует о том, что он назначается не всем, а только конкретным работникам по определенным показателям.
Проясним, на каком основании может устанавливаться персональная надбавка, каким категориям работников она вообще не положена, как правильно оформить ее, а если потребуется, отменить.
Сущность персональной надбавки
Сотрудник может получать не только «голый» оклад, но и дополнительные выплаты, в том числе назначаемые и помимо заработной платы.
В Трудовом кодексе нет точного определения надбавки. Входящая в состав заработной платы, отраженная в трудовом договоре или допсоглашении к нему надбавка является общей для всего персонала при наступлении определенных условий, например, за работу в некоторых климатических зонах, за вахтовый труд и др. Персональными такие надбавки не считаются.
Если же назначать надбавку работодатель не обязан, но он делает это для отдельных сотрудников в индивидуальном порядке, отражая условия назначения в специальном Положении, колдоговоре или другом локальном акте, такая выплата и будет персональной надбавкой. Право назначать такие выплаты работодателем предоставляет ст. 135 ТК РФ.
Целесообразность назначения персональных надбавок
В каких случаях работодателю может понадобиться механизм персональных надбавок? Когда может потребоваться сделать вознаграждение за труд особенным для какого-то конкретного работника или их группы? Возможны следующие варианты:
Вопрос: Учитывать ли при расчете отпускных премию, выплаченную работнице к 8 Марта, персональную надбавку к окладу и разовое начисление за наставничество?
Посмотреть ответ
Разные виды персональных надбавок
Вид надбавки может определяться различными факторами:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Несмотря на то что сумма на персональные надбавки никак законодательно не лимитируется, не следует устанавливать их в размере, превышающем месячный оклад. Большие надбавки сложно обосновывать в суде в случае каких-либо споров, высока вероятность признания их частью обязательных выплат. Практика показывает, что максимальный размер персональной надбавки не должен быть более 50% от оклада, а оптимальный – 10-20%.
Кому назначают персональную надбавку, а кому нет
Дополнительные персональные выплаты могут быть назначены любому штатному сотруднику организации, поскольку они плюсуются к его окладу, часто вычисляясь как процент от его размера. При этом оформление сотрудника в штат не имеет особого значения, на персональную надбавку может претендовать:
Не принято назначать персональные бонусные выплаты таким категориям трудящихся:
Оформление персональной надбавки
ВАЖНО! Образец приказа об установлении персональной надбавки от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Работодатель не обязан включать условия персональной надбавки в трудовой договор, так как это стимулирующая выплата. Но так как это все же часть оплаты труда, ее необходимо документально обосновать.
Для этого нужно регламентировать персональную надбавку в коллективном договоре или в Положении об оплате труда и обязательно сослаться на этот документ в тексте трудового соглашения (ст. 57 ТК РФ).
ВАЖНО! Если работодатель не внесет положения о надбавке в локальные документы, выплачивая ее без оформления, ему не угрожает законодательная ответственность. Единственное, что может служить минусом для нанимателя в такой ситуации, — это то, что необоснованные выплаты не получится отнести на расходы, снижающие налоговую базу.
Ходатайство и приказ о персональной надбавке
Как еще можно оформить выплату персональной надбавки, если не проводить ее отдельным документом? Это может быть нужно, когда характер выплат не систематический, а разовый или рассчитан на определенный период. В таком случае целесообразно составить служебную записку (ходатайство) от непосредственного руководства более высокому, имеющему правомочность назначать надбавку. Это может быть генеральный директор, финансовый директор, руководитель отдела персонала, главный бухгалтер и т.д. В тексте записки, помимо обязательных реквизитов деловых документов, следует указать:
ВНИМАНИЕ! Бессрочные надбавки не принято оформлять с помощью служебных записок. По истечении вписанного срока можно снова ходатайствовать о назначении надбавки. Такого рода документом можно просить о назначении, увеличении, снижении, продлении или отмене персональной выплаты.
Составленная служебная записка, завизированная руководством, станет основанием для подготовки приказа о начислении надбавки. Оформление этого приказа может быть в произвольной форме. Важно грамотно мотивировать назначение дополнительных выплат, поскольку их целесообразность с производственной или экономической точки зрения является гарантией отнесения этих затрат на себестоимость продукции, что очень строго проверяется налоговиками.
После издания приказа о назначении надбавки работник должен быть ознакомлен с ним, что подтверждается личной визой (эта процедура обычна для любых приказов).
Отмена персональной надбавки
Как и установка, отмена или изменение персональной надбавки происходят по приказу руководства.
ВНИМАНИЕ! Работодатель не обязан информировать персонал о мотивах назначения персональных надбавок и их суммах, но если он собирается прекратить эти выплаты, лучше предупредить об этом заранее.
Важные нюансы персональных прибавок
Все финансовые вопросы важно правильно регламентировать и учитывать все законодательные тонкости. При назначении персональных прибавок работодателю обязательно нужно брать во внимание некоторые обстоятельства:
Установление доплаты сотрудникам за увеличение объема работ
Работодатель вправе поручить сотруднику дополнительную работу. За нее устанавливается доплата, и ее требуется оформлять в соответствии с нормативными актами.
Увеличение объема работ согласно ТК РФ
Увеличение объема работ предполагает поручение сотруднику работы по его же специализации. Предполагается, что эта работа не установлена изначальным трудовым контрактом. Процедура регламентируется статьей 60.2 ТК РФ. Дополнительная нагрузка поручается при выполнении следующих условий:
В статье 60.2 ТК РФ оговорены дополнительные условия увеличения объема работ:
Увеличение объема работ вводится на основании заявления трудящегося.
ВАЖНО! Работодателю нужно знать, что именно понимается под увеличением объема работ. В рамках данной процедуры руководитель может поручить сотруднику работу, выполняемую в границах его должности, объем которой больше стандартного. Если трудящемуся поручается другая работа, оформление будет немного другим. К примеру, при внутреннем совместительстве работодателю нужно оформить дополнительный трудовой договор.
Правила оформления дополнительной работы
ВАЖНО! Образец приказа об установлении работнику доплаты за увеличение объема работы от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Для того чтобы правильно оформить доплату, нужно верно оформить увеличение объема работ. Каждый этап предполагает составление соответствующего документа.
Заявление об увеличении объема работ
Заявление составляется по стандартной форме: «шапка», название, сам текст, дата и подпись. Рассмотрим подробнее перечень информации, которую нужно включить в документ:
В конце заявления должна стоять должность руководителя и его подпись.
Служебная записка
На основании заявления составляется служебная записка. Она направляется от руководителя компании к директору. Рассмотрим информацию, которую нужно упомянуть в служебной записке:
Форма служебной записки также не установлена законодательно.
Приказ о введении работы и дополнительное соглашение
После получения согласия от сотрудника следует оформить соглашение, которое прилагается к трудовому договору. В документе указываются следующие сведения:
На основании этого соглашения составляется приказ. В нем приводятся следующие данные:
С приказом нужно обязательно ознакомить сотрудника под подпись. Без этого документ не будет действительным.
Как определить размер доплаты?
Размер доплаты определяется, как правило, на основании устного соглашения между работодателем и сотрудником. Правомерность соглашения между участниками трудового процесса установлена частью 2 статьи 151 ТК РФ. При расчете суммы во внимание принимаются следующие факторы:
Доплата может быть введена или в твердой сумме, или в процентах. В законе ничего не говорится о точной сумме (минимальной/максимальной) вознаграждения.
Вопрос: Как отразить разовую выплату работнику за увеличение объема работы и зон обслуживания: как премию или как доплату? Как оформить такую работу? Включается ли она в расходы по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ
Как снять доплату за увеличение объема работ?
Для снятия доплаты нужно снять с сотрудника обязанности по выполнению введенной работы. Руководителю нужно издать приказ об остановке начисления вознаграждения. На основании этого документа бухгалтерия прекращает выплаты.
ВАЖНО! Прекращение увеличения объема работ может выполняться после истечения срока их введения. К примеру, на сотрудника возложены дополнительные обязанности на период с 1 по 20 июня. 21 июня выплаты прекращаются. Руководитель должен в любом случае составить приказ.
Увеличение объема работ может прекратиться досрочно. Оформление этого зависит от того, по чьей инициативе произошло прекращение прежнего соглашения. Если это инициатива трудящегося, то составляется заявление, если инициатива работодателя – уведомление, с которым нужно ознакомить сотрудника под подпись. Документ направляется заинтересованной стороне за три дня до уменьшения нагрузки. К примеру, если предполагается, что обязанности будут сняты с работника 23 июля, направить заявление нужно 20 июля.
Дополнительные вопросы
Вносятся ли сведения об увеличенной нагрузке в трудовую книжку сотрудника? Нет, никакой дополнительной информации вносить не нужно. Актуально это даже в том случае, если работник совмещал сразу несколько должностей.
Можно ли вводить увеличение объема работ без доплаты? Это возможно только в том случае, если соответствующее положение содержится в должностной инструкции сотрудника. К примеру, в документе может быть указано, что работник должен выполнять функции сотрудника, уходящего в отпуск, без получения вознаграждений. В данном случае отсутствие доплат будет совершенно законным. Связанно это с тем, что сотрудник будет исполнять работу в рамках заключенного договора. Соответствующее правило есть в Письме Минздравсоцразвиия от 12 марта 2012 года № 22-2-8970.
ВАЖНО! Если должностная инструкция не обязывает трудящегося полностью заменять отсутствующего сотрудника, возможно установление частичной доплаты.
Ответственность работодателя за отсутствие выплат
Работодатель, если иное не оговорено в законе, обязан выплачивать сотрудникам доплату. Если он этого не делает, его можно привлечь к административной ответственности. В частности, работодателю выписывается штраф в размере 1 000-5 000 рублей. Размер штрафа установлен статьей 5.27 КоАП РФ.
Как привлечь работодателя к ответственности? Можно обратиться в трудовую инспекцию. По факту заявления сотрудника выполняется проверка компании. Альтернативный вариант – обращение в суд с исковым заявлением. Второй вариант более предпочтителен. При обращении в трудовую инспекцию нужно понимать, что проверка будет осуществлена не сиюминутно. Как правило, проводится она в течение месяца. За этот срок возникший конфликт может стать уже не актуальным. Более того, обнаружить правонарушение при проверке достаточно сложно.
Какие доплаты и надбавки выплачиваются к зарплате
Что говорит закон
Доплаты к заработной плате предусмотрены статьей 57 Трудового кодекса РФ. Конкретного определения надбавок и доплат законодательство не закрепляет, ТК РФ относит компенсационные и стимулирующие надбавки к составной части зарплаты служащего (ст. 129 ТК РФ).
Чем отличаются доплата и надбавка
Выделяют два основных понятия: доплата и надбавка — в чем разница между ними? Строгих определений, конкретизирующих значение данных терминов, законодательно не установлено. Разобраться, в чем состоит их отличие, мы можем, исходя из практических решений.
Надбавку можно определить как стимулирующую выплату, которую работодатель вправе использовать для поощрения работника за высокие достижения в труде и профессиональные звания и отличия. Такое вознаграждение, при его наличии, прописывается в локальных нормативах организации — коллективном и трудовом договорах, положении об оплате труда.
Для некоторых ситуаций надбавки могут быть установлены действующим законодательством. К примеру, выслуга лет и надбавка за секретность регулируются 79-ФЗ от 27.07.2004.
Теперь разберем понятие доплат. Это компенсация, которую назначает работодатель при наличии ненормированных условий труда. Главное отличие компенсационных выплат от стимулирующих состоит в том, что первые являются обязательными в том случае, если на предприятии зафиксированы условия работы, отличающиеся от нормальных. Минимальные величины дополнительных выплат, правила их начисления и выплаты заверяются ТК РФ (ст. 147, 148, 151, 152, 153, 154). Все существующие в учреждении доплаты нужно прописать в трудовых положениях и приказах организации.
Виды доплат и надбавок к заработной плате
Все выплаты разделяются на две группы:
К компенсационным относятся доплаты и надбавки за работу, условия которой отличаются от нормальных. Это и труд в ночное время, праздники и выходные, и совмещение профессий, и расширение зон обслуживания, и выполнение обязанностей временно отсутствующего служащего. Еще к компенсационным можно отнести выплаты (ст. 129 ТК РФ):
К стимулирующим относят надбавки за:
За выполнение определенной работы в отчетном периоде (месяц, квартал, год) могут выплатить премии или бонусы конкретным сотрудникам.
Особенности для бюджетных и госорганизаций
В бюджетных и госорганизациях компенсация назначается в соответствии со спецификой отрасли, в которой функционирует учреждение. Например, в области образования педагогическим работникам доплачивают за проверку тетрадей, за содержание учебного кабинета, за классное руководство. Среди стимулирующих поощрений сотрудники образовательных учреждений могут получать установленный процент за категорию, за научную степень.
В медучреждениях устанавливают дополнительные поощрения за медицинский стаж, за работу в сельской местности или ненормированный график.
Малому обслуживающему персоналу с низкими окладами в обязательном порядке назначается доплата до среднего заработка. Все выплаты бюджетных и госучреждений должны быть прописаны в локальных нормативно-правовых актах. К таким документам относятся коллективные и трудовые договоры, соглашения, положения.
Положение об оплате труда, как и коллективный договор, должны быть в любом бюджетном учреждении. Если в бюджетной или госорганизации предусмотрены доплаты, надбавки и премии, нужно сформировать отдельные Положения о премировании, компенсационных и стимулирующих выплатах. Назначаются прибавки соответствующими приказами или распоряжениями руководства.
Премии нужно выплачивать строго в соответствии с определенными для такого бонуса показателями, например за достижение определенного результата в работе. Премирование в бюджете должно быть строго обоснованным.
Все локальные нормативы и распоряжения руководства необходимо предоставлять работникам для ознакомления и подписи.
Образец положения об оплате труда
Как выплачиваются надбавки и доплаты
Порядок получения надбавок и доплат закрепляется действующим законодательством. Работодатель вправе определять состав получателей.
Порядок, в соответствии с которыми выплачиваются надбавки и доплаты, может быть описан рядом ключевых условий:
В бюджетных и государственных организациях есть строгий регламент оформления распорядительной документации о назначении доплат и надбавок. В коммерческих предприятиях этот вопрос регулируется на локальном уровне.
Бюджетники, госслужащие, работники Крайнего Севера и приравненных к нему регионов защищены положениями ТК РФ и действующим трудовым законодательством в отношении своей заработной платы. Следовательно, все компенсации назначаются с целью улучшения текущего материального положения сотрудников и компенсации работы в особых условиях, в том числе климатических.
В 2009 году закончила бакалавриат экономического факультета ЮФУ по специальности экономическая теория. В 2011 — магистратуру по направлению «Экономическая теория», защитила магистерскую диссертацию.
Как правильно оформлять надбавки к зарплате?
Часто общая зарплата сотрудника состоит из нескольких частей. Основная из них — оклад. Плюсом к нему идут различные надбавки. Основная сложность для HR и задача для бухгалтерии — правильно их оформить. Как показывает практика, часто это делается неправильно.
Надбавка к зарплате является элементом системы оплаты труда. Именно поэтому возможность ее установления и ее виды надо обязательно установить в коллективном договоре или локальном акте. Чаще всего это делается в положении об оплате труда или в отдельном положении о надбавках. Здесь нужно прописать условия и порядок надбавок, размеры, основания и порядок отмены. Об этом прямо говорит ст. 135 ТК РФ. Например, одним из таких оснований может быть знание и/или использование иностранного языка.
Если вы принимаете сотрудника на должность, которая предусматривает надбавку, условие об этом необходимо внести в трудовой договор или допсоглашение. Об этом напоминает ст. 57 ТК РФ. Сделать это можно двумя способами: указать конкретный размер или сделать ссылку на коллективный договор, в котором прописаны все условия. В любом случае, название надбавки в договоре должно соответствовать тому, что написано в коллективном соглашении или ЛНА. Это нужно, чтобы избежать вопросов от сотрудников и надзорных органов.
А вот приказ об установлении надбавок не обязателен. Закон не требует его издавать. Если же вы его подготовите, также не забудьте про соответствие названий. Иначе разночтения могут натолкнуть инспектора ГИТ на мысль, что сотруднику положена и надбавка, и еще он выполняет дополнительную работу — по сути, за одно и то же.
Но в этом вопросе важно знать еще один нюанс. Зачастую работодателю устанавливают надбавку, ссылаясь на ст. 60.2 ТК РФ. Однако в ней речь идет о поручении дополнительной работы. В таком случае применять нужно не надбавку, а доплату, о которой говорит та же статья ТК. Для допработ заключается отдельное соглашение, в котором надо указать срок задач, содержание и объем.
Кстати, та же надбавка за иностранный язык часто оформляется не как поручение дополнительной работы, а в виде соглашения об изменении условий трудового договора на основании ст. 72 ТК РФ. В таком случае отменить надбавку можно с согласия самого сотрудника, подписав новый документ. Или в одностороннем порядке, с учетом ст. 74 Кодекса. В то же время работник имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, а компания — отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом письменно не позднее чем за 3 рабочих дня.
А теперь вернемся к возможному предписанию ГИТ. Неправильное оформление может привести сразу к двум нарушениям. Во-первых, это несоблюдение трудового законодательства и, как следствие, нарушение ч.1 ст.5.27 КоАП РФ. Кроме того, компанию могут заподозрить в неполном начислении зарплаты и других выплат, а это уже наказание по ч.6 ст.5.27 Административного кодекса. Есть и еще одна опасность. Работник может обратиться в суд с жалобой по зарплате, и его шансы получить еще одну доплату достаточно велики
Чтобы избежать возможных рисков, прежде всего внесите исправления в приказ об установлении надбавки. Порядок оформления документа закон не фиксирует, так что это можно делать на ваше усмотрение. В нем надо отразить все применяемые надбавки. Желательно установление надбавок фиксировать дополнительным соглашением с сотрудником. Напомню в этой связи, что зарплата устанавливается трудовым договором в соответствии с системой оплаты труда, и прописывать ее напрямую требует ТК РФ. Так что надбавку нужно обязательно указывать. А доплаты за совмещение — прописывать в соответствии со ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса.
Кстати, такая же схема действий и при снятии надбавок. Одного приказа здесь будет недостаточно. Для этого тоже нужно заключить дополнительное соглашение с сотрудником. При этом он может и отказаться подписать новый документ. Тогда вы будете вправе применять правила ст. 74 Кодекса — изменение условий трудового договора
ВНИМАНИЕ!
1 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Приказ о надбавке к заработной плате
Приказ о надбавке к заработной плате является важным первичным документом в сфере мотивационного управления персоналом организации. Его правильное оформление – залог отсутствия претензий со стороны контролирующих организаций.
Виды надбавок к заработной плате
При оформлении документации необходимо придерживаться точных формулировок. Если говорить о надбавках, то их иногда называют доплатами. Дело в том, что надбавки по своему функционалу разделяют на:
Вторые чаще называют доплатами. Это связано с тем, что доплаты являются компенсацией сотруднику за вредные условия труда, особо тяжелую работу, выполнение своих обязанностей сверх норм. В большинстве случаев это положенные по закону выплаты, которые работодатель не имеет права игнорировать.
Стимулирующие же надбавки – другое дело. Они являются добровольным проявлением благодарности какому-либо работнику либо работникам за их ответственность и труд. Надбавки такого рода влияют на мотивацию отдельных сотрудников. К таким выплатам относятся премии и другие поощрительные выплаты.
За что полагаются надбавки
Трудовой кодекс регулирует только минимально допустимые значения. Общий же уровень надбавок в конкретной организации остается на усмотрение руководителя. Так, надбавки могут устанавливаться:
Составные части приказа
Оптимальный вариант – оформлять подобного рода документы на официальных бланках организации. На них в верхней части изначально печатаются необходимые для юридической грамотности оформления реквизиты компании. После реквизитов в приказе обязательно должны присутствовать:
После слова «приказываю» располагается список распоряжений, разделенный на отдельные пункты. В них содержится:
В самом низу листа (в конце документа) должны располагаться подписи руководителя, представителя бухгалтерии (если она упоминалась в приказе), а также самого работника.
Регистрируется приказ о надбавке к заработной плате в журнале приказов по личному составу и хранится 75 лет.
Отношения с налоговой службой
Согласно 57 статье ТК, упоминание о размере надбавки является обязательным в трудовом договоре (либо присутствие в нем ссылки на локальный нормативный акт организации). Помимо этого, 255 статья НК четко говорит о том, что расходы налогоплательщика на оплату труда включают в себя надбавки любого рода.
Эти пояснения в законодательстве существуют для того, чтобы у руководителей организаций не было соблазна установить в своих компаниях всем работникам минимальную заработную плату, а остальное оформлять в виде надбавок.
Все доплаты и надбавки облагаются налогами, так же как и основной оклад работника.
Обязательно ли отражать в трудовом договоре
Так как надбавка (любого характера), согласно Трудовому кодексу, считается составной частью заработной платы, ее необходимо будет отразить в трудовом договоре. Это касается как коллективных договоров, так и на отдельного работника.
Но здесь есть определенные нюансы. Конкретная сумма надбавки в трудовом договоре может быть не отражена. Просто нужно дать ссылку на один из локальных нормативных актов компании, подробно рассматривающий этот момент. Им может являться подписанное и вступившее в силу Положение об оплате труда.
Требования
Условия, которые необходимо соблюсти работодателю при назначении каких-либо видов надбавок, можно найти в 147-154 статьях Трудового кодекса. В них обсуждаются основные ключевые моменты, которые касаются отношений работника и работодателя. Некоторые их них носят обязательный характер. Определяется также их минимально допустимый размер.
В целом можно сказать, что приказ о надбавке к заработной плате является неотъемлемой частью документооборота при назначении подобного рода выплат. Самое главное – не ограничиваться только им. Необходимо согласовывать содержащуюся в нем информацию с трудовым договором и локальными нормативными актами компании, которые устанавливают конкретный размер выплат.