как создать электронный акт на портале госзакупок

Электронное актирование в ЕИС: инструкция для поставщика

С 1 января 2020 года участники закупок могут обмениваться электронными документами о приемке товаров, работ и услуг в ЕИС. Рассказываем, как сформировать, подписать и отправить такие документы заказчику.

иллюстратор — Маргарита Федосеева

Схема документооборота между поставщиком и заказчиком в ЕИС

Электронная приемка любых товаров, работ и услуг (ТРУ) в ЕИС проходит по одной схеме.

Поставщик:

Формирует первичный учетный документ, подписывает его электронной подписью (ЭП) и отправляет заказчику.

Отгружает товары или передает результаты работ или услуг.

Заказчик:

Передает поставщику бумажную расписку о получении товаров или результатов работ и услуг.

Отправляет поставщику электронное извещение о том, что он получил документ о приемке.

Проводит приемку и решает, соответствуют ли ТРУ требованиям контракта.

После этого порядок действий участников закупки отличается в зависимости от результатов приемки. Заказчик может:

При полной приемке товара:

Заказчик готовит документ о приемке в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг» и прикладывает к нему скан документа о приемке.

Подписывает передаточный документ своей ЭП и отправляет его поставщику.

Публикует документы об исполнении в реестре контрактов.

При частичной приемке:

Заказчик готовит два бумажных документа: акт о частичной приемке товаров и мотивированный отказ от приемки.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему сканы бумажных документов и отправляет его поставщику.

Поставщик формирует корректировочный документ, в котором указывает только те ТРУ, которые принял заказчик.

Подписывает корректировочный документ своей ЭП и отправляет его заказчику.

Заказчик отправляет поставщику уведомление о том, что получил корректировочный документ.

Проверяет этот документ и, если нет замечаний, подписывает его ЭП.

При отказе от приемки:

Заказчик готовит мотивированный отказ от приемки в бумажном виде.

В ЕИС заполняет в передаточном документе раздел «Приемка товаров работ и услуг», прикладывает к нему скан отказа от приемки и отправляет его поставщику.

Поставщик может исправить недостатки и поставить товар или сдать работы и услуги заново. В этом случае он готовит новый передаточный документ и отправляет его заказчику.

Как сформировать электронный документ о приемке

В ЕИС можно сформировать:

Чтобы создать любой из них, поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать первичный учетный документ».

После этого откроется форма создания документа. Некоторые поля система заполнит автоматически: она возьмет данные из контракта или единого реестра участников закупок (ЕРУЗ). Остальные сведения поставщик должен указать самостоятельно. Он заполняет пять разделов документа.

Раздел «Общая информация»

Здесь нужно указать основные сведения, например, вид документа, дату его создания и название организации поставщика.

Раздел «Контрагенты»

В этом разделе перечислены все данные о поставщике и заказчике, например:

Эти данные система заполнит автоматически и редактировать их поставщик не сможет.

Единственное исключение — адреса и банковские реквизиты поставщика и заказчика. При желании их можно исправить. Также поставщик может вручную ввести номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

Если товар отправляет или получает сторонняя организация, а не поставщик или заказчик, в этом разделе нужно указать сведения об этой организации. Также сюда можно добавить информацию о перевозчике.

Все данные грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика поставщик заполняет самостоятельно.

Раздел «Товары, работы и услуги»

Здесь поставщик указывает сведения о товарах, работах или услугах (ТРУ), которые должен принять заказчик. Как и в предыдущих разделах, часть сведений заполняется автоматически, а часть — вручную, например:

Для лекарств действуют другие правила:

Раздел «Факт отгрузки»

Этот раздел доступен только при подготовке универсального передаточного документа. Здесь поставщик заполняет всю информацию об отгрузке товаров или передаче работ и услуг, в том числе:

Раздел «Подписанты»

Здесь нужно указать имена и должности всех, кто должен подписать готовый документ. Система сама покажет список сотрудников, которые имеют на это право, поставщик должен лишь выбрать из них одного или нескольких из них.

Раздел «Подписание»

В этом разделе можно посмотреть печатную версию документа. Поставщик должен проверить, правильно ли он заполнил все сведения, и подтвердить, что документ готов к подписанию.

После того, как все ответственные сотрудники подпишут документ своей электронной подписью, система автоматически проверит его на ошибки. Если она найдет нарушения, их нужно исправить и подписать документ заново. Если нарушений нет, система отправит подписанный документ заказчику.

После этого поставщик должен распечатать готовый документ и передать его заказчику во время отгрузки товара или передачи работ и услуг.

Как исправить первичный учетный документ в ЕИС

Поставщик может редактировать передаточный документ, пока его не подпишут все ответственные сотрудники. Как только он отправит его заказчику, вносить изменения будет нельзя. В этом случае поставщику придется создать документ-исправление.

Как редактировать передаточный документ

Исправить текст основного документа можно, если он находится на стадии:

В этом случае поставщик открывает меню нужного документа и выбирает пункт «Открыть на редактирование» или «Внести изменения». Название пункта зависит от того, на какой стадии находится документ. После того как поставщик исправит все ошибки, он может подписать документ и отправить его заказчику.

Если заказчик найдет ошибки в передаточном документе, поставщику придется создать новый документ. Чтобы не тратить время на то, чтобы заново заполнить все поля, в ЕИС есть функция «Создать исправление».

В этом случае система формирует точную копию передаточного документа — документ-исправление, в котором поставщик может исправить ошибки.

Однако, в документе-исправлении можно редактировать только незначительные пункты. Поставщик не сможет изменить, например:

Также здесь нельзя добавлять или удалять ТРУ — для этого нужно использовать корректировочный документ.

Как сформировать корректировочный документ

Поставщик создает корректировочный документ, если:

Чтобы сформировать такой документ поставщик должен открыть нужный контракт и в контекстном меню этапа выбрать пункт «Создать универсальный корректировочный документ».

Система автоматически создаст копию основного передаточного документа, в которую поставщик сможет внести изменения, например

К этому документу поставщик должен приложить скан документа-основания корректировки. Например, если заказчик попросил уменьшить цену товара, нужно добавить письменную просьбу об этом.

Как передать электронные документы о приемке в налоговую

Федеральная налоговая служба (ФНС) может потребовать документы о приемке товара. Поставщик может передать электронные документы, которые сформировал на сайте ЕИС, через личный кабинет налогоплательщика.

В своем письме Казначейство и ФНС разъяснили, что все документы, которые участники закупок подписывают в ЕИС электронной подписью, равнозначны бумажным документам с рукописной подписью.

Если ФНС потребует дополнительные электронные документы, которые не подходят по формату для передачи через интернет, их можно отправить по почте. Для этого поставщик должен распечатать нужный документ с отметкой о том, что он подписан электронной подписью.

Ответим на вопросы

Источник

Электронное актирование: взгляд поставщика

директор академии продаж OTC.RU, эксперт в сфере закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ

С 2022 года использование электронного актирования станет обязанностью каждого из заказчиков. Рассказываем, как поставщику сформировать документы о приемке

Электронное актирование — это обмен документами о приемке товаров, работ, услуг при исполнении государственных и муниципальных контрактов (в соответствии с Законом № 44-ФЗ) в электронном формате посредством функционала личного кабинета заказчика и поставщика единой информационной системы.

Подробнее о том, как происходит заключение контракта, о порядке оформления документов, приемке и корректирующих документах смотрите на вебинаре директора академии продаж OTC.RU, эксперта в сфере закупок по 44-ФЗ, 223-ФЗ Юлии Романовой « Электронное актирование по 44-ФЗ для поставщиков».

На сегодняшний день данный функционал уже есть в единой информационной системе, однако обязанность его применять предусмотрена только для отдельных заказчиков. Распоряжение Правительства № 1659-р от 18.06.2021 утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федерального бюджета необходимо использовать в 2021 году электронную приемку. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственные этим ГРБС организации — получатели бюджетных средств.

В конце статьи вы найдете алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика.

В конце статьи есть шпаргалка

С 2022 года с учетом изменений, которые вносит Закон № 360-ФЗ в закон о контрактной системе все заказчики будут обязаны использовать электронное актирование. Бумажные документы при осуществлении поставки не будут применяться. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании Закона № 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Федеральной налоговой службы и Казначейства
№ 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Цели электронного актирования

Если заказчик в текущем году использует электронное актирование, то информация об этом будет указана в документации о закупке. Таким образом, поставщику будет заранее известно о необходимости подготовки закрывающих документов в электронном формате.

Первичное формирование документов о приемке — обязанность поставщика

Участникам закупок рекомендуется заранее проверить настройки прав доступа в личном кабинете в единой информационной системе. В личном кабинете ЕИС у пользователя должны быть активированы следующие права доступа:

После активации необходимых полномочий пользователя доступ будет открыт в отношении всех контрактов на стадии исполнения в части формирования закрывающих документов в электронном виде (в 2021 году такой доступ будет предоставлен в отношении контрактов с предусмотренным электронным актированием).

Предварительные настройки личного кабинета, прав пользователя необходимо выполнить в разделе «Администрирование».

Алгоритм подготовки поставщиком документа о приемке:

Документы о приемке (электронный акт) — необходимо использовать этот тип документа, если требуется оформить сведения по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.

Счет-фактура и документ о приемке — документ, используемый при расчете налога на добавленную стоимость, и документ по результату приемки товаров, работ, услуг, результатом которой является изменение финансового состояния принимающей и передающей стороны.

Счет-фактура — документ, который используется при расчете налога на добавленную стоимость.

При необходимости можно загрузить документы из внешних систем (например, из 1С).
При этом загружаемый файл должен быть в формате xml.

Документ о приемке содержит две основные части: титул заказчика и титул поставщика. Частично форма будет предзаполнена. Участнику необходимо внести только те сведения, которые относятся к информации о товаре, работах, услугах, а также указать недостающую информацию о своей организации (титул поставщика).

В единой информационной системе предусмотрена возможность работы поставщика и заказчика с документами в электронном виде, которые подтверждают:

Документ о приемке включает следующие разделы и обязательные сведения:

В процессе движения документа о приемке статус документа будет меняться. Дополнительно предусмотрена цветовая индикация статуса документа.

Возможны следующие статусы:

После подписания документа о приемке необходимо реализовать поставку ТРУ и ждать ответ заказчика.

Заказчик может принять ТРУ или отказать в приемке по объективным причинам. Актуальный статус документа о приемке будет указан. В случае если по документу получен ответ заказчика, в составе которого на вкладке «Прочие начисления» в блоках «Информация о начисленной неустойке (штрафе, пени) и уменьшении суммы оплаты» и/или «Информация о налогах и взносах, уплачиваемых заказчиком за физическое лицо» указана хотя бы одна запись, сумма оплаты будет уменьшена на указанную.

Поставщику также необходимо учитывать иные особенности обмена документами при исполнении контракта в электронном формате:

Пиктограмма подписи отображается в двух режимах:

Приемка товаров, работ, услуг: действия поставщика при отказе заказчика осуществить приемку

При отказе заказчика в приемке товаров, работ, услуг у поставщика есть два варианта решения вопроса:

В случае когда товары приняты частично, поставщику необходимо выбрать из списка документ о приемке, по которому заказчик принял только часть товаров (работ, услуг), сформировать корректировочный документ с помощью пункта контекстного меню личного кабинета «Сформировать корректировочный документ» на принятую заказчиком часть товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг).

Исполнителю необходимо подписать корректировочный документ в личном кабинете ЕИС (корректировочный документ подписывают уполномоченные лица, в том числе в установленных случаях лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета) и направить его заказчику в ЕИС.

Планируется, что в ближайшем будущем будет предусмотрен функционал по предварительному урегулированию вопросов поставки. Таким образом, поставщик и заказчик в ЕИС будут обмениваться финальными документами.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Алгоритм подготовки документа о приемке для поставщика 134 КБ

Источник

Электронное актирование в ЕИС: пошаговая инструкция и изменения 2021 года

Электронное актирование — это формирование и утверждение документов о приемке товаров, работ или услуг с использованием функционала Единой информационной системы. В 2021 году оно стало обязательным, но не для всех.

Когда применять электронное актирование

Заказчики и поставщики наделены возможностью использования функционала Единой информационной системы при приемке товара с января 2020 года. Закрывающие документы, которые созданы в ЕИС в цифровом формате, приравнены к бумажным на основании 63-ФЗ от 06.04.2011, о чем сказано в совместном Письме Налоговой службы и Казначейства № 14-00-06/27476, № АС-4-15/26126 от 18.12.2019.

Для некоторых заказчиков электронная приемка по 44-ФЗ с 2021 года стала обязательной. 22.06.2021 на портале правовой информации опубликовано Распоряжение правительства № 1659-р от 18.06.2021, которое утверждает перечень главных распорядителей средств федерального бюджета (ГРБС), которым как получателям денег из федбюджета придется предусматривать в 2021 году в госконтрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме оцифрованного документа. Такое обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственных этим ГРБС получателей бюджетных средств.

Получается, что ожидали обязательное применение электронного актирования в ЕИС с 1 апреля 2021 года, но это произошло только в середине 2021-го, и не для всех заказчиков.

Распоряжение № 1659-р от 18.06.2021 разъясняет, обязательно ли делать электронную приемку товара по 44-ФЗ: в список ГРБС, для которых такая приёмка обязательна, вошли 39 ведомств.

Остальным ГРБС, которые не попали в перечень, рекомендовали предусматривать в контрактах условия об электронном актировании. Это значит, что они не обязаны принимать товары, работы, услуги с использованием электронных актов.

Учитывайте, что электронная приемка товара по 44-ФЗ с 01.04.2021 необязательна. Электронное актирование станет обязательным для заказчиков и поставщиков с 01.01.2022 в связи с принятием оптимизационного Федерального закона № 360-ФЗ от 02.07.2021, который меняет 44-ФЗ. Условие: тендер проведён онлайн.

Контрактное законодательство разъясняет, когда обязательна электронная приемка товара в ЕИС: если организация входит в перечень ГРБС из Распоряжения № 1659-р от 18.06.2021, то приёмку проводят через ЕИС. С 01.01.2022 процедура станет обязательной и для других госзаказчиков. Учитывайте, что актирование применяют для онлайн-процедур.

Используйте бесплатно инструкции от экспертов КонсультантПлюс, чтобы организовать приемку без ошибок и нарушений.

Чтобы прочитать, понадобится доступ в систему: ПОЛУЧИТЬ БЕСПЛАТНО НА 2 ДНЯ .

Задачи актирования

Основные положения

Возможность актирования поставщику предоставляет заказчик посредством ЕИС и включения этого права в проект контракта.

Как выглядит схема электронного документооборота по 44-ФЗ в ЕИС в 2021 году при применении электронного актирования:

Вот как в контракте прописать электронную приемку по 44-ФЗ заказчику:

Краткая инструкция, как прописать положение об электронной приемке в ЕИС для заказчика:

Инструкция для поставщика

Пошаговая инструкция, как поставщику заполнить электронный документ о приемке в ЕИС по 44-ФЗ:

Шаг 1. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 2. Настроить права доступа: просмотр договоров и создание документов о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.

Шаг 3. Перейти на вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор. При необходимости выбрать этап контракта.

Шаг 4. Нажать на кнопку «Создать документ о приёмке». Заполнить форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 5. Утвердить акт с помощью цифровой подписи и направить его в госучреждение.

Шаг 6. Реализовать поставку.

Если заказчик отказывается принимать товар

При отказе госучреждения в приемке товара, у поставщика есть два пути решения вопроса:

В случае когда товары приняты частично:

Шаг 1. Откройте документ со статусом «Подписано с частичной приёмкой», который поступил от заказчика.

Шаг 2. Создайте корректировочный документ с учетом замечаний заказчика.

Шаг 3. Направьте корректировку заказчику на утверждение.

Шаг 4. Реализуйте поставку.

Инструкция для заказчика

Рассказываем, как заказчику провести электронную приемку в ЕИС по 44-ФЗ:

Шаг 1. Провести приемку товара.

Шаг 2. Оформить результаты приемки в бумажном виде.

Шаг 3. Войти в личный кабинет ЕИС.

Шаг 4. Выбрать в перечне документов об исполнении договора тот, которому присвоен статус «На рассмотрении».

Шаг 5. Открыть акт и проверить информацию, которая в нем указана. Если данные, которые указал поставщик, соответствуют фактической поставке и условиям договора, то заполните форму в разделах, которые не сформированы в автоматическом режиме.

Шаг 6. Утвердить документ ЭЦП и направить его поставщику.

Шаг 7. Оплатить товар.

Шаг 8. Внести в реестр контрактов информацию, которая подтверждает исполнение договора.

Срок подписания акта в ЕИС со стороны заказчика согласно положениям 360-ФЗ от 02.07.2021 — не позднее двадцати рабочих дней.

Если товар не соответствует условиям контракта

Функционал Единой информационной системы позволяет оформить отказ в приемке товара, если он не соответствует условиям контракта. Как сформировать отказ:

В случае когда товар принят к поставке не в полном объеме, укажите в акте, какие товары приняты к поставке, а какие нет. Оплату недопоставленного товара проводите на основании корректировочного документа, который подготовлен поставщиком с учетом замечаний.

Возможные проблемы актирования

Практика применения актирования позволила обобщить наиболее часто возникающие сложности при работе с системой:

В связи с тем, что функционал электронного актирования приемки товаров, работ, услуг находится в процессе отработки, обязательно обращайтесь в техническую поддержку для решения проблемных ситуаций. Это позволит:

Учитывайте, что проблемы в случае заполнения документов онлайн возникают и при:

Чтобы избежать трудностей, используйте в работе методические материалы, которые доступны для ознакомления.

Источник

Готовимся к применению электронного актирования в ЕИС

Электронное актирование в сфере закупок, активно продвигаемое Федеральным Казначейством, из чего-то невозможного становится все более реальным явлением с каждым шагом принятия оптимизационного пакета поправок в Закон №44-ФЗ, который предусматривает обязательность его применения. При этом функционал электронного актирования уже внедрен в Единой информационной системе (далее – ЕИС) и с 01.01.2021г. любой заказчик может попробовать им воспользоваться. Вместе с тем, у многих специалистов по закупкам — это нововведение вызывает опасение, как и все новое и неизвестное. Несмотря на то, что сроки обязательного применения электронного актирования неоднократно переносились (крайними датами называли 01.07.2020г., 01.04.2021г.), заказчикам следует готовится уже сейчас.

Более того, уже имеется проект распоряжения правительства, который утверждает перечень федеральных министерств и ведомств, которым как получателям средств из федерального бюджета придется предусматривать в 2021 году в контрактах условие о формировании и подписании документов, подтверждающих возникновение обязательств по оплате, в форме электронного документа. При этом обязательное электронное актирование распространяется и на подведомственных указанным министерствам и ведомствам получателей бюджетных средств. В некоторых регионах заказчикам настоятельно рекомендуют применять электронное актирование и требуют отчитываться об этом.

По сути электронное актирование представляет собой формирование поставщиком (подрядчиком, исполнителем) и утверждение заказчиком документов о приемке товара, работ или услуг с использованием функционала ЕИС. Таким образом, то, что сейчас делается на бумаге в скором времени перейдет в электронный формат.

ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ ЭЛЕКТРОННОГО АКТИРОВАНИЯ

Преимущество электронного актирования для поставщиков (подрядчиков, исполнителей) (далее также контрагент) состоит в том, что передача документа о приемке будет фиксироваться в ЕИС, а это значит, что электронный документ о приемке не потеряется в кабинетах, столах, папках сотрудников заказчика (тем самым снижается субъективный фактор и ускоряется процесс приемки). Все это обяжет заказчика отреагировать на представленный документ и произвести приемку в сроки, установленные контрактом. Более того, в перспективе, факт подписания электронного документа о приемке станет автоматическим сигналом к оплате исполненных обязательств и контрагенту не придется ждать, когда бухгалтерия заказчика соблаговолит произвести платеж, это при том, что деньги на оплату имеются.

Преимущество электронного актирования для заказчиков состоит в ускорении оформления документа о приемке, поскольку электронное актирование позволяет оперативно исправлять ошибки в документах о приемке, допущенные поставщиком (подрядчиком, исполнителем), и обмениваться ими, в упрощении формирования отчетности об исполнении контракта в реестре контрактов, поскольку документ о приемке после подписания заказчиком будет автоматически размещаться в реестре контрактов. Это позволит исключить вероятность внесения заказчиками ошибочных сведений об исполнении в реестр контрактов, за что предусмотрена административная ответственность по ст.7.31 КоАП РФ.

Недостатком в применении электронного актирования для обеих сторон станет невозможность произвольного оформления документов, приемки задним числом, уклонения от взыскания неустойки с контрагента заказчиком.

НА ЧТО ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ

Важно учесть, что применять электронное актирование в переходный период можно только с соблюдением следующих условий:

— проект, заключаемого контракта должен предусматривать такую возможность;

— наличие согласия поставщика (подрядчика, исполнителя), поскольку электронное актирование не является обязательным нельзя прописать в контракте обязательность его применения. Контрактом должны быть предусмотрены оба варианта приемки как бумажный, так и электронный. Какой из них выбрать решает поставщик (подрядчик, исполнитель). После того, как электронная приемка станет обязательной, в проект контракта надо будет включать только порядок электронного актирования без оформления документов на бумаге. Форма согласия контрагента на электронную приемку может быть, как письменная, так и устная.

Важно: обратного пути к возврату бумажной формы приемки не предусмотрено, поэтому лучше, чтобы Ваш контрагент дал Вам письменное согласие на электронную приемку, поскольку устная договоренность может для него ничего не значить.

Учтите, экспериментировать с электронной приемкой по контрактам, которые не предусматривают такую возможность не стоит, поскольку контролеры сочтут такую приемку ненадлежащей. Если подпишите соглашение об изменении контракта в части порядка приемки, то контролеры могут привлечь к административной ответственности за изменение контракта в случае, не предусмотренном Законом №44-ФЗ.

По той же самой причине заказчикам следует предусматривать возможность электронной приемки в отношении тех контрактов, которые будут заключаться со сроком исполнения два года и более, поскольку без нарушения Закона №44-ФЗ не получится внести изменения в порядок приемки, когда электронное актирование станет обязательным.

УСЛОВИЯ КОНТРАКТА ОБ ЭЛЕКТРОННОЙ ПРИЕМКЕ

Сами условия контракта об электронной приемке могут быть разработаны заказчиками самостоятельно либо позаимствованы из раздела 6 типового контракта на поставку лекарственных препаратов для медицинского применения, который был утвержден приказом Минздрава России от 18.01.2021 N 15н. Из указанных условий можно понять, что по факту при электронном актировании в ЕИС формируется структурированный документ о приемке. Структурированный документ о приемке считается подписанным с момента подписания его Заказчиком и Поставщиком усиленной электронной подписью лиц, имеющих право действовать от имени Заказчика и Поставщика, в ЕИС. Это значит, что помимо самой ЭЦП у лиц, подписывающих документ о приемке должны быть соответствующие полномочия отражены в ЕИС.

В совместном письме Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126 от 18 декабря 2019 года “Об электронном документообороте документов о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг), сформированных с использованием Единой информационной системы в сфере закупок” указано на то, что документ о приемке товаров (выполнении работ, оказании услуг) в рамках исполнения контракта (отдельного этапа исполнения контракта), сформированный в ЕИС в электронной форме и подписанный электронными подписями по правилам Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 N 63-ФЗ, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручными подписями.

В случае несогласия заказчика с представленным результатом он может сформировать в электронной форме в ЕИС мотивированный отказ от приемки, подписав его усиленной электронной подписью лица, имеющего право действовать от имени Заказчика.

РАБОТА С ЭЛЕКТРОННЫМ АКТИРОВАНИЕМ В ЕИС

ПОДГОТОВКА ЗАКАЗЧИКА

Для применения электронного актирования заказчикам необходимо определить сотрудников, которым будут предоставлены соответствующие полномочия и выдана электронная подпись. Руководитель должен локальным актом (приказом по организации) назначить сотрудников, ответственных за электронную приемку. В таком локальном акте прописывают порядок взаимодействия сотрудников. При этом уполномоченный сотрудник подписывает документы своей электронной подписью либо использует подпись руководителя при наличии соответствующей оговорки в приказе, указанном выше. Кто именно из сотрудников удостоится такого права решает сам руководитель, квалификационные требования к таким лицам отсутствуют.

Помимо локального акта, ответственному за электронную приемку сотруднику надо назначить полномочия в личном кабинете заказчика в ЕИС. Для этого необходимо зайти в личный кабинет заказчика под ЭЦП с правами «Администратора» и пройти по следующему пути: раздел «Администрирование» // пункт раздела «Пользователи организации» // В списке пользователей найти строку с ФИО ответственного сотрудника // в меню строки ответственного сотрудника выбрать пункт «Права доступа пользователя» // на странице со списком полномочий найти блок «Работа с документами о приемке» // выбрать статус пользователя, отметить галочками предоставляемые полномочия и указать основание полномочий для подписания документов о приемке (указанный ранее локальный акт).

ПОДГОТОВКА ПОСТАВЩИКА (ПОДРЯДЧИКА, ИСПОЛНИТЕЛЯ)

Для осуществления электронной приемки по конкретному контракту заказчик должен активировать такую функцию в реестре контрактов. Следовательно, контракт должен быть зарегистрирован в реестре контрактов и находится на стадии «Исполнения», а сама электронная приемка применима лишь к контрактам, размещенным в реестре. В меню такого контракта необходимо выбрать пункт «Предусмотреть формирование документов о приемке в электронной форме». Только после этого поставщик (подрядчик, исполнитель) получит возможность создать электронный документ о приемке и счет-фактуру.

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ О ПРИЕМКЕ ПОСТАВЩИКОМ (ПОДРЯДЧИКОМ, ИСПОЛНИТЕЛЕМ)

Перед приемкой контрагент должен оформить в личном кабинете в ЕИС электронный документ о приемке. Для создания такого документа контрагенту необходимо найти в своем личном кабинете в ЕИС нужный контракт и в его меню выбрать пункт «Создать первичный учетный документ», после чего появится форма для заполнения. При этом частично информация будет автоматически загружена из реестра контракта, остальное контрагент должен заполнить сам.

Функционал ЕИС предусматривает возможность создания трех документов:

В случае, если контрагент является плательщиком НДС, то он по своему выбору должен составить документ о приемке и счет-фактуру или только УПД. Если контрагент освобожден от уплаты НДС, то он составляет лишь документ о приемке. При наличии в контракте требований о составлении дополнительных документов, контрагент сможет приложить их сканированные копии.

В состав сведений, заполняемых контрагентом при формировании документа о приемке в ЕИС включаются:

1. Общая информация, которая отражает реквизиты документа и наименование поставщика.

2. В раздел «Контрагенты» включается информация о заказчике и поставщике (исполнителе, подрядчике) – анкетные данные, которые будут заполнятся автоматически. Редактировать можно адреса, банковские реквизиты контрагентов, номер телефона и адрес электронной почты заказчика.

3. В разделе «Товары, работы и услуги» информация заполняется как автоматически, так и в ручном режиме.

4. В разделе «Факт передачи товаров, работ, услуг» указывается информация об отгружаемых товарах или передаваемых работах, услугах, а также дата, имя и должность ответственного за передачу продукции лица. При этом заполнять такой раздел надо лишь при формировании УПД.

5. В разделе «Подписанты» система предложит на выбор тех, кто в ЕИС имеет полномочия на подписание документов о приемке от лица контрагента.

После формирования документа о приемке контрагент может просмотреть печатный вариант документа о приемке, проверить и подписать. Подписанный документ о приемке проходит автоматическую проверку правильности заполнения и при отсутствии ошибок направляется заказчику.

ПОЛУЧЕНИЕ ЗАКАЗЧИКОМ ДОКУМЕНТА О ПРИЕМКЕ

Заказчик должен подтвердить получение документа о приемке в ЕИС. Уполномоченное лицо должно зайти в личный кабинет заказчика в ЕИС и пройти по вкладке «Реестры», в котором надо нажать на пункт «Реестр документов об исполнении контракта». В открывшемся списке контрактов надо выбрать контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». В меню такого контракта можно подписать и направить извещение о получении электронного акта.

ПРОВЕРКА ЗАКАЗЧИКОМ ДОКУМЕНТА О ПРИЕМКЕ

Параллельно с самой приемкой товаров, работ и услуг (в том числе экспертизой), полученный документ о приемке заказчику следует проверить. В том же «Реестре документов об исполнении контракта» в нужном контракте находим документ о приемке и нажимаем на ссылку «Рассмотреть». Проверяем заполненные контрагентом поля, а также заполняем свою часть документа о приемке.

Не забывайте о сроках, предусмотренных контрактом на приемку, их необходимо соблюдать особенно при электронной приемке, поскольку задним числом уже ничего подписать не получится.

Поскольку редактировать заполненные контрагентом поля заказчик не может, при наличии ошибок придется направить ему уведомление об уточнении, в меню документа о приемке имеется пункт «Сформировать уведомление об уточнении». В открывшемся окне в поле «Комментарий» надо отразить выявленные замечания и при необходимости прикрепить файлы. Заполните окно, которое откроет система.

Согласно направленным замечаниям контрагент скорректирует документ приемке и направит его повторно заказчику. После чего заказчик сможет его заново проверить. Количество подобных возвратов не ограничено.

ЗАПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТА О ПРИЕМКЕ ЗАКАЗЧИКОМ

Если документ о приемке устроил заказчика, он должен заполнить документ о приемке, со своей стороны на вкладке «Приемка товаров, работ, услуг».

При этом у заказчика к этому моменту должно быть принято решение о характере приемки. Будет ли приемка произведена в полном объеме или частично, а может заказчик и вовсе откажется от приемки.

ОФОРМЛЯЕМ ПОЛНУЮ ПРИЕМКУ

Если заказчик готов полностью принять товар, работу, услугу и претензий нет, то в поле «Итог приемки» он выбирает пункт «Товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)». К структурированной форме документа о приемке можно прикрепить сканированные копии тех же документов о приемке на бумаге (в том числе заключение экспертизы).

ОФОРМЛЯЕМ ЧАСТИЧНУЮ ПРИЕМКУ

Если заказчик готов принять лишь часть поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, то в поле «Итог приемки» он выбирает пункт «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)». В таком случае в интерфейсе появится поле «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг», где надо разместить информацию об отказе и обоснование отказа по каждой позиции, прикрепить сканированную копию акта о частичной приемке и мотивированного отказа от приемки и отправить на рассмотрение контрагенту.

В ответ на частичную приемку поставщик должен направить скорректированный документ о приемке, который будет содержать лишь те товары, работы или услуги, которые принял заказчик. Заказчику останется проверить и подписать документ о частичной приемке, если он будет составлен без ошибок.

ОФОРМЛЯЕМ ОТКАЗ ОТ ПРИЕМКИ

Если заказчик не готов принять товар, работу, услугу, поскольку у него имеются претензии, то в поле «Итог приемки» он выбирает пункт «Товары (работы, услуги) не приняты». В таком случае в интерфейсе появится поле «Информация о причинах отказа в приемке в соответствии с условиями контракта», которое надо заполнить, приложить сканированные копии мотивированного отказа от приемки. При этом у контрагента будут два варианта действий при отказе заказчика. Вариант первый, он принимает отказ, исправляет замечания заказчика и направляет новый документ о приемке. Вариант второй, он не принимает отказ и намерен обжаловать отказ заказчика в суде. В таком случае, в Реестре документов об исполнении контракта появится документ в статусе «Получено уведомление о намерении обжаловать отказ».

ПОДПИСЫВАЕМ ДОКУМЕНТ О ПРИЕМКЕ

Здесь все зависит от того, какой порядок приемки действует у заказчика. Если приемку проводит приемочная комиссия, то все ее члены должны подписать документ о приемке. Если приемочной комиссии нет, то документ подписывает уполномоченный сотрудник заказчика своим ЭЦП.

В зависимости от того, имеются ли у всех членов комиссии ЭЦП функционал ЕИС предусматривает два варианта.

Вариант 1. Если у членов приемочной комиссии нет ЭЦП, то документ о приемке подписывает своим ЭЦП только один уполномоченный сотрудник заказчика. При этом надо приложить к электронному документу о приемке сканированную копию решения комиссии, подписанного на бумаге.

Вариант 2. Если у членов приемочной комиссии есть ЭЦП, то документ о приемке подписывает своим ЭЦП каждый член комиссии и уполномоченный сотрудник заказчика. В таком случае прилагать сканированную копию решения приемочной комиссии не требуется.

ПРИНИМАЕМ К УЧЕТУ СЧЕТ-ФАКТУРУ

Надо не забывать о том, что контрагенты, являющиеся плательщиками НДС, могут направить заказчику помимо документа о приемке счет-фактуру, которую надо проверьте и принять к учету. Для этого в контекстном меню счета-фактуры имеется пункт «Сформировать извещение о принятии к учету».

РАЗМЕЩАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ПРИЕМКЕ В РЕЕСТРЕ КОНТРАКТОВ

После подписания документа о приемке заказчиком, ЕИС автоматически формирует в реестре контрактов проект сведений об исполнении контракта, который надо обязательно подписать и направить на размещение, чтобы не пропустить срок размещения информации в реестре контрактов.

Поскольку применение электронного актирования в данный момент является необязательным и находится в стадии эксперимента у заказчиков возможны различного рода проблемы, которые потребуют срочного решения. В связи с чем надо сразу обращаться в техническую поддержку ЕИС для решения проблем с функционалом.

Источник