как в 1с отражать данные кассы с учетом возвратов
Возврат денег покупателю по кассе в 1С 8.3 Бухгалтерия
Излишне перечисленные денежные средства могут поступать не только от постоянных покупателей и клиентов, но и от случайных компаний, которые имеют полное право потребовать возвращения собственных денежных средств.
Основные причины возврата денежных средств покупателю
Во время осуществления расчетов между контрагентами нередко возникают ситуации, когда по ошибке происходит перечисление денежных средств. К основным причинам ошибочных перечислений можно отнести:
Нужно обратить внимание, что индивидуальный предприниматель (юридическое лицо) обязательно должен осуществить возврат ошибочно полученных финансов на основании претензии со стороны контрагента. В данном письме указываются причины и реквизиты, куда можно вернуть денежные средства. Следует помнить, что отразить возврат в 1С Бухгалтерия нужно в день списания денежных средств с расчетного счета.
Для выполнения возврата денежных средств клиенту можно воспользоваться письмом, в котором перечислены банковские реквизиты для оплаты или указана причина возврата товара. Если обратить внимание на розничную торговлю, то в этом случае составляется соответствующее заявление в произвольной форме. Дополнительно указывается причина возврата товарной позиции. Для того чтобы вернуть деньги в 1С поставщикам нужно провести определенную операцию при списании с расчетного счета или выдаче наличных средств. В учете у покупателя происходит оформление специальной операции.
Ниже можно подробнее ознакомиться с инструкцией, позволяющей оформить возврат денег покупателю в 1С Бухгалтерия 8.3.
Настроим любые отчеты, даже если их нет в 1С
Сделаем отчеты в разрезе любых данных в 1С. Исправим ошибки в отчетах, чтобы данные тянулись правильно. Настроим автоматическую отправку на почту.
Особенности возврата денежных средств клиенту в 1С
Возврат клиенту денежных средств на карту
В различных торговых организациях нередко выполняют возврат денежных средств своему клиенту на обычную пластиковую карточку. Этот способ применим, если покупатель ранее оплатил товарную позицию данной картой, после чего в течение двух недель решил вернуть ее обратно. Для оформления денежного перевода с задействованием бухгалтерской программы на карту нужно перейти в раздел «Банк и касса» и кликнуть по ссылке «Операции по платежным картам». После этого перед пользователем появится окошко с операциями, созданными ранее.
В появившемся окошке нужно найти и кликнуть по кнопке «Создать». Далее следует выбрать пункт «Возврат покупателю». После этого перед пользователем откроется специальная форма для возврата денежных средств в программе 1С.
В этой форме требуется указать следующую информацию:
Для того чтобы выполнить сохранение и провести документ, требуется нажать следующие кнопки «Записать» и «Провести». Далее необходимо нажать на кнопку «ДтКт» для проверки бухгалтерских записей. После этого откроется окошко совершения проводок.
В окошке проводок можно увидеть операцию по дебету счета 62.01 «Расчеты с покупателями и заказчиками» и кредиту счета 57.03 «Продажи по платежным картам» на сумму возврата. После того, как финансовое учреждение произведет списание денежных средств с расчетного счета, сальдо по счету 57.03 станет равно нулю.
Через некоторое время денежные средства спишутся с расчетного счета и поступят банку-эквайеру. Ну или на сумму возврата просто будут уменьшены поступления оплат по карточкам. Нужно помнить, что все операции, которые проводятся по расчетному счету, обычно загружаются из клиент-банка.
В случае, если возврат денег отразился отдельной операцией по расчетному счету, то в документе списания рекомендуется поставить правильные реквизиты. Чтобы сделать это следует перейти в раздел «Банк и касса» и кликнуть по ссылке «Банковские выписки». Только после этого будет открыто окошко с операциями.
В данной выписке следует найти требуемую операцию под названием «Списание с расчетного счета». В соответствующие поля необходимо внести некоторые изменения. А именно:
Следующим шагом является отражение операции в учете, для чего рекомендуется нажать на такие кнопки: «Провести» и «Записать». Для ознакомления с бухгалтерскими проводками нужно кликнуть по кнопке «ДтКт». После чего перед пользователем откроется окошко проводок.
В окошке проводок можно увидеть операцию по дебету счета 57.03 «Продажи по платежным картам». Здесь также возможно ознакомиться с операцией по кредиту счета 51 «Расчетный счет» на сумму перевода. С этого момента сальдо по счету 57.03 будет равно 0.
Как произвести возврат наличных?
Данная процедура отличается простотой, поскольку она делается при помощи одного документа. Пользователю рекомендуется найти соответствующий раздел «Банк и касса», после чего кликнуть по ссылке «Кассовые документы». Далее перед ним появится окно кассовых операций.
Здесь рекомендуется прописать такие сведения как:
Нужно заметить, что в проводках появилась операция по кредиту счета 50.01 и дебету счета 62.01. Следовательно, возврат был оформлен.
Возврат денег покупателю на расчетный счет
В проводках можно увидеть операцию по дебету счета и кредиту счета на сумму возврата денег. Можно убедиться в том, что возврат был сформирован.
Оформление возврата денег от поставщика в 1С
Здесь нужно кликнуть по требуемому документу поступления на расчетный счет. В появившейся форме поступления следует указать разновидность операции. А именно «Возврат от поставщика». Далее нужно проверить все остальные реквизиты, которые были подгружены из клиент-банка, а потом кликнуть по кнопкам «Записать», «Провести». Для того чтобы ознакомиться с проводками нужно нажать «ДтКт».
В проводках можно увидеть операцию по дебету счета 51, а также кредиту счета 60. В программе оформлен возврат денежных средств от поставщика.
Как сделать возврат товара от покупателя в 1С?
Торговые предприятия при взаимодействии с покупателями и клиентами совершают массу операций, подкрепляемых документами. Например, оформляют возврат товара. Основания для него различны. При этом и сами действия по оформлению возврата от покупателя в 1С определяются спецификой установленной на предприятии программы.
Немного про возвратную операцию в 1С
При намерении вернуть выкупленный товар клиент вправе оформлять официальный возврат. Документ о возврате разрешено запрашивать и оформлять через телефонный разговор, электронное письмо либо посетив продавца лично. Но встаёт вопрос, как отобразить возврат товаров на склад к поставщику в виде документа в системе.
Товарный возврат в 1С получается осуществлять от клиента, розничного покупателя или комиссионера. Также возвратная операция делается с учётом других факторов. Учитывается, выступает ли покупатель/клиент плательщиком НДС или же нет, учтён ли товар у клиента до его возвращения на склад поставщика, совершается ли возврат целой партии товаров либо её части.
Наличие тех или иных возможностей по совершению операций и составлению документов определяется спецификой конфигурации.
Товарный возврат в 1С:Управление торговлей
Такую операцию можно проводить самостоятельно либо по документу основанию. Чтобы совершить возврат товаров от клиента, последовательность действий здесь будет разниться.
Проведение операции вручную
Для оформления возвратной операции придётся зайти в «Возвраты и корректировки» — «Документы возврата» — нажать «Создать» (документ).
В последующем нужно выбрать «Возврат от клиента». Появится окошко для создания документа под названием «Возврат товаров от клиента». Здесь заполняются реквизиты документа и включённая в него табличка. Здесь не нужно заполнять только дату и подходящую вариацию по компенсации.
Реквизиты для заполнения документа:
Заполнить документ разрешено двумя способами: возврат финансов по документу «Списание безналичных ДС» либо его оставление в форме аванса. Во втором случае сумма погашения от клиента вносится во взаиморасчёты (в категории «Уменьшен долг клиента»).
Табличка документа «Возврат товаров от клиента» заполняется построчно при нажатии «Добавить» или нажав на окошко подбора. Также это можно сделать перенося информацию через буфер обмена из внешних документов.
Дополнительные поля для формирования документа:
Размещение на складе осуществляется с учётом характеристик себестоимости товаров в отдельной строчке. Используется при этом функция «Заполнить себестоимость». Она равняется сумме в этой строчке. Информация о ней черпается из документа о продаже либо указывается самостоятельно.
Проведение операции по документу-основанию
Это альтернативный и упрощённый метод формирования документа, который минимизирует возможные недочеты. Проведение операции здесь максимально ускорено. Для его реализации надо зайти в «Документ-основание» (как документ «Реализация товаров и услуг»). После его открытия нужно перейти в «Ввод на основании». Здесь автоматом заполняются вкладки и таблички, корректируется сам документ.
По итогу надо только нажать на «Записать» для сохранения документа. Дальше с документом разрешается обращаться по своему усмотрению. Также можно сформировать в программе окончательную вариацию документа.
Оформление товарного возврата в 1С:УНФ
Возврат товара, проданного в розницу, делается в «Рабочем месте кассира». Оно находится в «Продажах». Последующие шаги определяются исходя из того, в нынешнюю или уже прошедшую смену приходится оформлять возврат товаров в рознице по кассе.
Возврат по незакрытой кассе
Заходим в «Возврат». Найдём и выберем здесь чек для принятия возвратного товара от покупателя в системе. Для получения документа в режиме онлайн нажмём на «Создание чека ККМ на возврат».
В табличке электронной формы документа перейдём в «Товары и услуги». Здесь нужно оставить интересующие товары из списка. Дальше через «Пробить чек» оформить приход возвращённого на склад товара с начислением финансов клиенту. После этого останется только закрыть документ.
Возврат по закрытой кассе
Возвращая проданное в прошедшей и уже закрытой смене, действуем иным образом. Сначала настроим вариацию оформления возврата товаров по нужной кассовой смене. Для этого зайдём в «Продажи». Перейдём в «Настройки» — «Ещё больше возможностей». Здесь выберем «Розничные продажи».
В разделе «Рабочее место кассира» нужно выбрать период для поиска чека, чтобы совершить возврат товаров от клиента. Чек предстоит найти по номеру. Дальше сделать документ через опцию создания чека ККМ на возврат. Все последующие действия аналогичны ситуации по проводке операции и документа возврата товаров в незакрытой смене.
Осуществление товарного возврата в 1С:Бухгалтерия
Для ведения учёта продавец через конфигурацию «Бухгалтерия» от 1С делает возвратные проводки и создаёт разные документы. Часто для этого используются документ продажи, книга покупок, откорректированный счёт-фактура. Последний документ составляется продавцом при коррекции цены на ТМЦ, отгруженные в прошедшем налоговом периоде.
Товарный возврат от контрагента на основании документа продажи
Инструкция, как правильно сделать возврат товаров от клиента. Сначала нужно зайти в «Продажи» и нажать «Реализация».
Появится окошко с операциями продаж. Найдите именно ту, по которой произошла реализация товара со склада. Откройте.
В реализации нажмите «Создать на основании». Выберите категорию «Корректировка реализации».
Появится следующая форма — корректировочная. Здесь в строчке «До изменения» прописаны сведения из документа реализации. В строчке «После изменения» нужно ввести объём товара, оставшегося у клиента после возвращения. Возврат целой поставки означает, что строчка остаётся незаполненной. Для окончания операции документ записывается и проводится. Для просмотра проводки документа можно нажать на «ДтКт».
Здесь отражается корректировка себестоимости возвращённого товара, его реализации и НДС.
Корректировочный счёт-фактура для товарного возврата
Частичный возврат товаров от клиента, не поставленных на учёт, надо обозначить в конфигурации «Бухгалтерия» от 1С формированием счёта-фактуры.
В окошке корректировки нажмите на выписку корректировочного счёта-фактуры. Высветится запись с информацией о документе.
Для распечатки нажмите на документ. Появится окошко, в котором нужно инициировать распечатку документа и выбрать счёт либо универсальный «кордок». Один экземпляр документа нужно передать покупателю/клиенту, чтобы он откорректировал НДС.
Товарный возврат по книге покупок
Для операции по НДС заходим в «Отчёты» и кликаем на «Отчётность по НДС».
В окошке появятся операции с учётом НДС. Здесь указываем нужные сведения. Кликаем на опцию формирования записей в указанной книге.
Появится форма, в которой нажимаем «Заполнить документ». Произойдёт самозаполнение документа. Переходим в «Уменьшение стоимости реализации».
Здесь имеется документ «Корректировка реализации». Нажимаем на «ДтКт» для проверки свершения возврата товара от покупателя/клиента на основании НДС.
Появится окошко проводок с НДС. Здесь есть запись об НДС по возвращённому товару. Если все шаги выполнены, операция проведена удачно. А возврат товаров корректно отразился в налоговых документах с учётом НДС. Можно посмотреть наличие проводки. В окошке операций надо нажать на категорию «Книга покупок». Операция «Возврат товаров от клиента» отражается здесь вместе с кодом.
Организация работы онлайн-кассы в «1С:Бухгалтерии 8»
Рассмотрим, как организовать работу в программе с кассой предприятия в новых условиях.
Как начать работу с онлайн-кассой
Выбор кассы
Еще многим пользователям предстоит пройти этап выбора кассы.
При разработке моделей онлайн-касс производители создают специальные программные компоненты (драйверы устройств). Для поддержки работы в новых условиях фирма «1С» тщательно тестирует совместную работу своих программ и оборудования, подключаемого с помощью таких драйверов. Если все работает правильно, то производителю модели ККТ выдается сертификат «Совместимо! Система программ 1С:Предприятие».
Для корректной работы онлайн-кассы рекомендуется использовать сертифицированные кассы.
Полный список сертифицированных моделей ККТ с передачей данных, а также другого торгового оборудования, публикуется на сайте 1С. Перечень постоянно пополняется по мере сертификации новых моделей контрольно-кассовой техники.
Список моделей оборудования, подключаемых с помощью прошедших сертификацию драйверов, также опубликован на сайте 1С. Работу прикладных решений с этими моделями оборудования гарантирует производитель драйвера.
Подключение кассы
Пользователю необходимо выбрать тип оборудования: ККТ с передачей данных и создать новый элемент справочника Подключаемое оборудование. При создании нового экземпляра подключаемой ККТ следует указать драйвер оборудования, выбрав его из списка поддерживаемых устройств (рис. 1).
Рис. 1. Подключение онлайн-ККТ
Согласно Закону № 54-ФЗ в чеке должны печататься должность и фамилия кассира. Эти данные программа возьмет из карточки физического лица, указанного в качестве текущего пользователя программы. Перед началом работы с кассой необходимо проверить, заполнены ли необходимые сведения для тех пользователей, которые будут формировать чеки.
Регистрация кассы в ФНС
Именно это устройство наряду с долговременным хранением данных обеспечивает шифрование и передачу защищенных фискальных данных оператору фискальных данных (ОФД).
Фискальный накопитель подлежит замене по истечению срока действия или по факту исчерпания его ресурса памяти. Вновь приобретенная ККТ с новым фискальным накопителем подлежит обязательной регистрации в ФНС.
Регистрацию в ФНС можно условно разделить на следующие этапы:
Заявление в ФНС рекомендуется подавать в электронном виде через личный кабинет юридического лица или личный кабинет индивидуального предпринимателя (ИП) на сайте ФНС. Если подключения к личному кабинету еще нет, то его можно получить, обратившись в свою налоговую инспекцию. Для заполнения заявления в личном кабинете необходимо подготовить информацию о ККТ и его владельце. После того, как налоговая инспекция примет это заявления, она присвоит ККТ регистрационный номер.
В форме регистрации фискального накопителя (рис. 2) необходимо указать регистрационный номер ККТ, который был получен в ФНС. Также необходимо указать реквизиты организации, систему налогообложения (допустимо установить несколько флагов при совмещении режимов), а также реквизиты ОФД. Признаки в группе Настройка ККТ зависят от специфики использования ККТ и должны быть определены и согласованы совместно с ОФД.
Рис. 2. Регистрация фискального накопителя
После нажатия на кнопку Продолжить операцию данные будут переданы на ККТ и сохранены в карточке регистрации ККТ (группа Параметры регистрации ККТ). На ККТ будет распечатан отчет. Для завершения регистрации в личном кабинете на сайте ФНС нужно указать данные с этого отчета: номер документа, фискальный признак и точные дату и время операции.
Открытие смены
В момент открытия в форме Кассовая смена указывается организация; ККМ, к которой подключено устройство; дата и время начала смены. В поле Статус автоматически устанавливается значение Открыта. После закрытия смены статус изменится на значение Закрыта.
Как сформировать чек в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
В зависимости от вида и специфики торговой деятельности предприятия печать чека возможна из следующих документов программы:
В чеке автоматически отражается номенклатурный состав, указанный на закладке Товары и услуги документа. Для организаций, совмещающих ОСНО или УСН со спецрежимами (ЕНВД, патент), в одном документе можно отражать продажи, относящиеся только к одной системе налогообложения.
Операции платежного агента (например, прием платежей в пользу оператора сотовой связи) можно отразить на закладке Агентские услуги. В табличной части нужно указать контрагента-комитента, в интересах которого привлекается платеж, и договор с ним. Договор должен иметь вид С комитентом (принципалом) на продажу. В карточке договора в группе Платежный агент должен быть установлен флаг Организация выступает в качестве платежного агента и заполнены соответствующие сведения. Эти сведения будут указаны в чеке.
Продажа подарочных сертификатов (как собственных, так и сертификатов сторонних эмитентов) отражается на закладке Продажа сертификатов. В этом случае в чеке будет указано наименование сертификата.
Чтобы в чеке, сформированном из документа Поступление наличных, отражался номенклатурный состав товаров (работ, услуг), пользователь должен предварительно выписать счет и указать его в поле Счет на оплату. Если счет на оплату не указан, то в чеке вместо наименований товаров будет отражено, что принята оплата от покупателя (указывается его наименование) по документу основания. Документ основания указывается в группе Реквизиты печатной формы документа Поступление наличных.
Такой же порядок может применяться и для расчетов с физическими лицами, которые нужно учесть обособленно. Порядок печати чека в программе для данного документа аналогичен порядку печати чека из документа Поступление наличных.
Документ Кассовый чек коррекции (раздел Банк и касса) доступен в «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.45. Этот документ предназначен для корректировки пробитого чека в открытой кассовой смене и передачи этих сведений оператору фискальных данных.
Как правильно закрыть кассовую смену
Закрыть смену можно различными способами. Из форм:
Если в программе учитываются розничные продажи, то предпочтительней закрывать смену из формы списка чеков. По завершению кассовой смены необходимо выполнить команду Закрыть смену, после чего в программе будет предложен выбор организации и оборудования, для которого необходимо выполнить операцию. В результате на выбранном оборудовании будет выполнена печать Z-отчета, а также сформированы документы Отчет о розничных продажах и Поступление наличных по данным чеков, отраженных на указанном оборудовании (рис. 3).
Рис. 3. Закрытие смены
1С:ИТС
Подробную информацию об организации работы с применением онлайн-касс в 1С см. в справочнике «Контрольно-кассовая техника» в разделе «Юридическая поддержка».
Как работать с ККТ в неавтоматизированной торговой точке
Онлайн-кассы обеспечивают максимально широкие возможности при расчетах с покупателями (в оптовой и розничной торговле, при оказании услуг и т. д.) и работают непосредственно под управлением программы. Однако применение такой ККТ требует автоматизированного рабочего места кассира.
Для работы в неавтоматизированных торговых точках предназначены автономные кассы (ККМ Offline).
Возможности работы с ККМ Offline ограничены розничной торговлей. Интеграция «1С:Бухгалтерии 8» с такими автономными ККМ осуществляется в ручном режиме через файловый обмен.
Небольшие организации и ИП, торгующие в розницу в неавтоматизированных торговых точках (в том числе при разъездной и выносной торговле) и оказывающие услуги, могут использовать программно-аппаратный комплекс «1С:Касса», который представляет собой готовое кассовое решение с поддержкой требований Закона № 54-ФЗ.
В состав комплекса «1С:Касса» входит:
При настроенном обмене из «1С:Бухгалтерии 8» в облачное приложение передается информация о номенклатуре и ценах, а из «1С:Кассы» в программу загружается отчет о розничных продажах и информация о возвратах. Используя программу «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 и настроив обмен с разными торговыми точками, бухгалтер на аутсорсинге может эффективно обслуживать несколько организаций и ИП.
Что делать, если возникнут сложности в работе с ККТ
Для упрощения подключения ККТ к операторам фискальных данных и взаимодействия с ними предназначен сервис 1С-ОФД. Пользователям сервиса 1С-ОФД предоставляются следующие услуги:
Подробнее о сервисе «1С-ОФД» см. на Портале1С:ИТС.
Сервис предоставляют квалифицированные партнеры фирмы 1С, которым присвоен статус «Центр компетенции 1С по 54-ФЗ».
От редакции. В 1С:Лектории 22 июня состоялась лекция «Закон № 54-ФЗ: рекомендации по переходу на онлайн-кассы, комплексная поддержка от 1С» с участием представителей ФНС России, экспертов 1С и операторов фискальных данных. Видеозапись доступна для просмотра всем желающим. Подробнее см. в 1С:ИТС на странице 1С:Лектория.