как вести учет долгов в excel
Рекомендации по созданию форм бюджетов в Excel
Без планирования и контроля оплат не может существовать ни одно предприятие: ежедневно руководителю компании необходимо принимать решение, как распределить денежные средства, расставлять приоритеты по оплатам. Помочь ему в этом может Бюджет движения денежных средств (БДДС) — документ, в котором собраны все поступившие заявки на оплату и информация об имеющихся в компании свободных денежных средствах. В статье приведены формы понедельного планирования БДДС, рассмотрены механизмы прогнозирования поступления выручки от продаж в оптовом и розничном направлениях, даны рекомендации по созданию форм бюджетов, рассылаемых распорядителям статей затрат.
Контроль бюджета
Превышение лимитов в бюджетном периоде возможно только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица (финансового или генерального директора). Когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия закрепляют за финансовыми контролерами.
План движения денежных средств на месяц
В общем виде БДДС состоит из следующих блоков:
Таблица 1. Бюджет движения денежных средств, руб.
Статья
Контрагент
Задолженность на 1-е число
Начисления/
Продажи/
Поставки
Бюджет
Задолженность на 31-е число
Остаток на начало периода
65 000
На расчетном счете
Поступления от продаж
Расходы от операционной деятельности
Оплата поставщикам
450 000
650 000
800 000
300 000
Операционные затраты
55 200
315 500
317 700
53 000
Выплата зарплаты
50 000
125 000
125 000
50 000
Затраты на персонал
2200
5000
7200
Затраты на содержание здания
3000
73 000
73 000
3000
Налоги в бюджет
112 500
112 500
Налог на имущество
Итого поток от операционной деятельности
Поток от финансовой деятельности
Оплата процентов по кредитам
Поток от инвестиционной деятельности
Доход от продажи ОС
Чистый поток от деятельности
Остаток на конец периода
17 300
В нашем примере чистый поток по месяцу прогнозируется отрицательным (–47,7 тыс. руб.), но за счет начальных остатков в 65 тыс. руб. мы в состоянии выполнить заявленный бюджет на данный месяц. При этом мы наращиваем дебиторскую задолженность от наших покупателей со 185 тыс. руб. до 290 тыс. руб. и уменьшаем кредиторскую задолженность перед поставщиками товара с 450 тыс. руб. до 300 тыс. руб. В целом по месяцу картина оптимистичная.
Однако стоит обратить внимание, что в этом месяце планируется перекредитовка в 500 тыс. руб.: у нас заканчивается срок кредита в Банке № 1, мы рассчитываем получить кредит на такую же сумму в Банке № 2. И если получить кредит в Банке № 2 мы сможем чуть позже, чем истекает срок гашения в Банке № 1, то в течение месяца нам нужно накопить на счетах 500 тыс. руб. (примерно половина нашей месячной выручки). То есть почти полмесяца мы не сможем тратить большие суммы на операционные расходы: все платежи по ним начнутся только после получения кредита в Банке № 2.
Конечно, есть обязательные платежи, которые никак нельзя отложить на вторую половину месяца (оплата аренды, коммунальных платежей, выплата заработной платы согласно графику). Следовательно, нам нужен подневной или понедельный план движения денежных средств, которого в дальнейшем мы должны четко придерживаться, чтобы не испортить себе кредитную историю в Банке № 1.
Составим понедельный план движения денежных средств на следующий месяц, где спланируем поступление выручки и обязательные к оплате расходы, после чего выведем суммы, которые мы можем выделять на прочие платежи.
План поступления выручки по неделям
Настроим отчет «Валовая прибыль» под наши требования:
Таблица 2. Отчет «Валовая прибыль» на основе представленных настроек
Покупатель
По дням
Стоимость продажи, руб.
Таблица 3. Расчет даты оплаты от даты продажи и предоставленной отсрочки платежа
Покупатель
Дата продажи
Стоимость продажи, руб.
Отсрочка платежа, дн.
Дата оплаты
В появившемся окне «Список полей сводной таблицы» зададим ее вид (рис. 7):
Таблица 4. Первоначальный вид сводной таблицы
Дата оплаты
Оплаты, руб.
Общий итог
280 000
Таблица 5. Итоговый вид сводной таблицы
Дата оплаты
Оплаты, руб.
170 000
При использовании данных за прошлый год нужно делать сопоставление не по датам, а по дням недели. Так, 01.07.2016 приходится на пятницу, в 2015 г. первая пятница июля была 3 июля. Следовательно, для выведения пропорций сезонности нам нужно взять продажи с 3 июля по 02.08.2015. То есть чтобы получить дату прошлого года, аналогичную дню недели этого года, нужно отнять 364 дня (ровно 52 недели).
В таблице 6 представлена разбивка плана продаж по дням и план инкассации по дням недели и с группировкой по неделям. В итоге видим следующее: так как последние дни июля приходятся на выходные, план поступления денежных средств отличается от плана продаж на75 тыс. руб. Прочие поступления в нашем бюджете — это доход от субаренды, которая должна быть оплачена до 10-го числа каждого месяца согласно договору аренды. Поэтому ставим эти поступления на вторую неделю.
Таблица 6. План поступления выручки от розничных продаж на расчетный счет, руб.
955 475
1 000 000
925 000
925 000
График платежей
В итоге видим, что на оплату товара на первых трех неделях мы можем потратить только 120 тыс. руб., остальную сумму задолженности сможем закрыть перед поставщиками на двух последних неделях июля.
Если нам важно мнение поставщиков, нужно заранее уведомить их о сложившейся ситуации. Можно предоставить им четкий график платежей на этот месяц, чтобы они тоже могли спланировать свои финансовые возможности за предстоящий месяц.
Таблица 7. Понедельное планирование оплат, руб.
Шаблон Excel для домашней бухгалтерии
Когда три года назад возникла необходимость вести учет доходов и расходов семейного бюджета, я перепробовал массу специализированных программ. В каждой находились какие-то изъяны, недочеты, и даже дизайнерские недоделки. После долгих и безуспешных поисков того, что мне было нужно, было решено организовать требуемое на базе шаблона Excel. Его функционал позволяет покрыть большую часть основных требований по ведению домашней бухгалтерии, а при необходимости – строить наглядные графики и дописывать собственные модули анализа.
Данный шаблон не претендует на 100% охват всей задачи, но может послужить хорошей базой для тех, кто решит пойти данным путем.
Единственное, о чем сразу хочется предупредить – для работы с данным шаблоном требуется большое пространство рабочего стола, поэтому желателен монитор 22” или больше. Поскольку файл проектировался с расчетом на удобство и отсутствие прокрутки. Это позволяет уместить данные за целый год на одном листе.
Содержимое является интуитивно понятным, но, тем не менее, бегло пробежимся по основным моментам.
При открытии файла рабочее поле делится на три большие части. Верхняя часть предназначена для ведения всех доходов. Иными словами, это те финансовые объемы, которыми мы можем распоряжаться. Нижняя, самая большая – для фиксации всех расходов. Они разбиты на основные подгруппы для удобства анализа. Справа находится блок автосуммирования итогов, чем больше заполнена таблица – тем более информативны ее данные.
Каждый вид дохода или расхода находится в строках. Столбцы разбивают поля ввода по месяцам. Например, возьмем блок данных с доходами.
Что уж там скрывать, многие получают «серые» или вообще «черные» зарплаты. Кто-то может похвастаться «белой». Для иного основную часть дохода могут составлять подработки. Поэтому, для более объективного анализа своих источников дохода выделены четыре основных пункта. Не важно, одна ячейка в дальнейшем будет заполняться или все сразу – все равно в поле «итого» будет подсчитана правильная сумма.
Расходы я постарался разбить на группы, которые были бы универсальными и подходящими для большинства людей, начавших использовать этот файл. Насколько это удалось – судить Вам. В любом случае, добавление требуемой строки с индивидуальной статьей расхода не займет много времени. Например, я сам не курю, но подсевшие на эту привычку и желающие от нее избавиться, а заодно понять, сколько на нее тратится – могут добавить пункт расхода «Сигареты». Для этого вполне достаточно базовых знаний по Excel и сейчас я не стану их касаться.
Как и выше, все расходы суммируются по месяцам в итоговой строке – это и есть та общая сумма, которая уходит у нас каждый месяц непонятно куда. Благодаря подробному разделению на группы можно легко отслеживать собственные тенденции. Например, у меня в зимние месяцы снижаются расходы на питание где-то на 30%, однако увеличивается тяга к покупке всякой ненужной ерунды.
Еще ниже располагается строка, названная «остаток». Она вычисляется как разность между всеми доходами за месяц и всеми расходами. Именно по ней можно судить, сколько денег можно откладывать, например, на депозит. Или сколько не хватает, если остаток уходит в минус.
Ну вот, в принципе, и все. Да, забыл пояснить разницу между полями «среднее (мес)» и «среднее (год)» в правом итоговом блоке. Первое, «среднее за месяц» считает средние значения только по тем месяцам, в которых были расходы. Например, Вы за год три раза (в январе, в марте и в сентябре) покупали образовательные курсы. Тогда формула поделит итоговую сумму на три и разместит в ячейке. Это позволяет более точно оценивать свои ежемесячные траты. Ну а второе, «среднее за год», всегда делит итоговую величину на 12, что более точно отражает годовую зависимость. Чем больше разница между ними – тем более нерегулярными являются эти расходы. И так далее.
Скачать файл можно здесь. Буду рад, если это поможет Вам в освоении такой непростой задачи, как ведение домашней бухгалтерии. Успехов и роста доходов!
Ведение собственного бюджета в Excel: путь (не)аналитика
Сперва немного вводной
В конце мая 2017 мне подумалось, что неплохо бы начать отслеживать на что и как именно я трачу свои деньги. Доходы тогда у меня были небольшие, но на жизнь хватало. Было решено с 01 июня 2017 записывать свои доходы и расходы в специальное приложение и смотреть на что уходят деньги. После нескольких пробных запусков выбор пал на одного польского разработчика с бесплатными возможностями. Итак, 01.06.2017 мой стартовый баланс составлял 4 031,49 рублей.
До конца 2017 года записи вносились от случая к случаю. Приложение отдавало не информативную статистику, меня это крайне не устраивало. Поэтому с 01.01.2018 бухгалтерия ведется строго и тщательно — вплоть до того что каждое воскресенье открывается каждый интернет-банк и сверяются текущие остатки. Это дало неплохие результаты уже через пару месяцев. Привычка вносить всё закрепилась достаточно быстро, и дело пошло продуктивнее.
Приложение, которым я пользовался, позволяло бесплатно вести учет по 2 аккаунтам. Но вскоре у меня их стало слишком много и пару раз мне приходилось платить за приложение. В итоге, в конце января 2020 мне стало жаль денег на новое продление, я скачал все данные и начал вести учет в голом Excel. Через полгода могу сказать что это гораздо интереснее и информативнее, чем в приложении. Я сильно погрузился в сам Excel, в статистику и готов показать свои первые результаты сообществу.
Начало. Сводим баланс из приложения и в Excel
Приложение хоть и хорошее, но на экспорт мне отдали только записи: 5600 строк совершенно не структурированной информации. Ладно, взяли напильник, распознали и облагородили все нужные столбцы, порезали все ненужные и придали этому красивый вид таблицы.
В этот момент я начинаю понимать что балансы не сходятся — у меня же только записи, без стартовых сумм. Создается новая таблица, вносятся все счета и их остатки на начало ведения учета — 01.06.2017. Чтобы не мучаться с категориями расходов, было решено полностью скопировать структуру из этого же приложения. Щепотка магии — и у меня появился совсем небольшой и самый простой файлик. По хорошему, он мне показывал только мои текущие остатки, уровень доходов и расходов по годам и в нем же велись все записи.
Первые попытки подружиться с Excel
Терять всю имеющуюся аналитику из приложения было грустно, поэтому я начал ее потихоньку восстанавливать своими силами в Excel. Сразу же было решено отказаться от VBA поскольку я не программист от слова совсем. Что-то пытаюсь, но это скорее баловство. Но вернемся к учету.
Сперва с помощью фильтров были подчищены очевидные ошибки при заполнении самих записей: опечатки, дублирование названий, склонения и прочие особенности Великого и Могучего.
Вторым этапом начались эксперименты с аналитикой — графики движений с разбивкой по валютам, по датам, по счетам, и много чего еще. В это же время активно гуглилось всё что можно и смотрелось как ведут учет другие (никак. слишком сложно для внесения и слишком простой анализ).
Мне хотелось сделать все максимально автоматически. Создать на старте конфигурацию по умолчанию, прописать все формулы и вносить только записи в таблицу доходов-расходов. Остальное Excel должен считать сам. Слишком идеально, не?
Через 2 месяца после начала использования Excel я научился обращаться с таблицами, научился автоматически считать остатки по всем счетам и в сумме, разобрался в десятке самых используемых формул и начал опыты над сводными таблицами и условным форматирование. Интересно, а 2 месяца до сводных таблиц это много или мало для новичка?
PQ и PP
Еще примерно через 2 недели я познакомился с PowerQuery и PowerPivot. И если первый мне особо не помог (т.к. все велось в одном файле), то второй решил многие проблемы. Сводные таблицы стало создавать немного проще, а из таблицы записей удалось избавиться от нескольких столбцов — их можно вычислять в PowerPivot.
Вообще, PowerPivot довольно сложная штука, и крайне чувствительная к любым действиям. При этом, каких-либо материалов по ней мало и много приходится понимать самому. Но и результат может прямо радовать, это заметно.
Например, через PowerPivot и связи таблиц удалось наконец-то построить сводную с расходами в разбивке по категориям (150+ штук!). Строить такую «в лоб» приходилось через сводную из записей, вручную группировать категории до нужного уровня и визуально сравнивать значения. Это очень неудобно, хотя бы потому что любая новая категория в таблице записей ломала всю структуру сводной. И на восстановление уходило очень много времени. При помощи же PowerPivot на это требовалось 3 клика мыши.
Революция
Где-то примерно в это же время мне становиться тесно в моём файле и появляется еще один, для тестирования. В нем я могу делать с данными все что хочу, не боясь испортить результаты в основном. Есть только одна проблема — чтобы формулы (и результаты) были одинаковыми, таблицу записей приходится вести в обоих файлах одновременно. Простое копирование новых строк ломает формулы и всё приходится перебивать руками. И новые фичи после тестирования руками построчно переносить в основной файл — тоже такое себе удовольствие.
Поэтому в начале июня было принято решение вынести таблицу записей в отдельный файл, а формулы и графики считать отдельно. Вместе с таблицей записей переехала таблица счетов и некоторые некритичные мелочи. В самом файле с DATA минимум вычислений — только пара именованных диапазонов и формула для высчитывания текущих остатков. Просто потому что загружать файл с вычислениями чтобы увидеть остатки оказалось глупой затеей.
Предназначение этого файла — добавление строк в таблицу записей, контроль остатков на счетах и добавление счетов, если необходимо. Для всего остального — файл с вычислениями.
И вот в нем вся магия и мощь Excel открылись на полную. Файл с вычислениями получает через PowerQuery данные, работает над ними и отдает в формулы и сводные таблицы. Рядом с ним, PowerPivot отдает свои данные и связывает имеющиеся таблицы в единую структуру. Из этого всего получается очень даже неплохая аналитика. Количество графиков и вычислений растет с каждым днем, объем файла с вычислениями постоянно увеличивается, что-то меняется на страницах. И все это автоматизировано на 90%!
Будущее
Сейчас я веду учет в трех файлах — это DATA + файл с простыми вычислениями (BASIC) + файл с продвинутыми вычислениями (TEST). В таблице записей уже 6800 строк, общие остатки на счетах выросли в несколько раз. Я стал значительно меньше тратить на импульсивные покупки — их просто лень вносить, а если и купил, то стыдно когда вносишь. В сводной таблице с тратами по категориям очень хорошо видно как поменялись расходы на самоизоляции — в ноль просел общественный транспорт и походы в кафе/рестораны+обеды на работе. В июне есть хороший шанс закончить месяц в плюсе — третий раз за 3 года, да еще и третий подряд. И очень хорошо видно в какой момент жена перестала переводить мне деньги на оплату счетов и начал переводить я ей на оплату продуктов. Но это уже наша внутренняя кухня.
Я работаю над файлами каждый день в свободное время. Сегодня, например, перебил все формулы деления на формулы ЕСЛИОШИБКА — так меньше всплывающего спама. Вообще, в заметках у меня более 20 идей над которыми можно поработать. Что-то делается легко, для чего-то надо менять структуру всех трех файлов (не хочу), а что-то просто не умею и надо гуглить и пробовать. Например, не могу сообразить как выстроить бюджет на месяц и контролировать его выполнение не ломая структуры таблиц.
В целом, я знаю чего хочу, знаю как это должно выглядеть. Но все чаще начинаю натыкаться на ограничения самого Excel и его возможностей. Интересно попробовать их собственную надстройку для ведения личного учета, но то что я видел мне уже не нравится. Считаю что у меня больше, детальнее и точнее. Ну и еще многое в процессе, я только-только реализовал всю аналитику что была в приложении. В любом случае, продолжение следует…
Как я делал управленческий учет в Excel
Мой предшественник вёл управленку в Финграде, который оказался весьма мощным инструментом. Например, он позволял автоматически грузить информацию из 1С и выписок разных банк-клиентов, создавая проводки по заранее сформулированным правилам. Вещь, безусловно полезная, однако, при соблюдении системы двойной записи увеличивала время работы в разы. Чтобы избежать увеличения работы этот инструмент позволял генерировать «зависимые проводки». В создании этих дополнительных проводок и была зарыта собака. И тут выяснилось, что за всей мощью Финграда крылась уникальность, обусловившая полное отсутствие экспертизы в свободном доступе. Обычным пользователям (платившим, кстати, 3000 рублей в месяц за доступ к системе) были доступны лишь «Руководство пользователя» на официальном сайте, да 6 видео-уроков там же. Youtube, дававший доступ к ещё паре десятков видеоуроков, также не сильно помогал. Форумов с информацией «how to. » не было в принципе. Поддержка, на конкретные вопросы о правилах создания «зависимых проводок» и просьбах помочь именно в моем случае — морозилась фразами «у нас с вами не заключен договор на поддержку, поэтому на такие специфические вопросы мы не готовы отвечать». Хотя казалось бы — чего специфического в таких просьбах, да ещё и со скриншотами с моей стороны? Понятно, что все можно бить руками, но спрашивается, а зачем тогда вообще платить за инструмент, который сильно увеличивает время, необходимое на ведение управленки и не дает никаких преимуществ для малого бизнеса?
Убедив собственника в нецелесообразности использования «Финграда» при таких объемах бизнеса и выгрузив всю информацию из системы, я поставил на нем БОЛЬШОЙ и жирный крест. При этом решение уйти именно в MS Excel было не спонтанным. Хорошенько загуглив на тему ведения управленческого учета находил монстров, похожих на «Финград», либо ссылки на веб-приложения для ведения личных финансов, в то время как основными требованиями к системе были:
— возможность ведения БДДС и БДР на основе изменяемого плана счетов;
— простота в дальнейшем ведении управленческого учета (в том числе силами «финансово-неграмотных» пользователей);
— гибкость (возможность на ходу расширять/убирать функционал);
— отсутствие перегруженности инструмента/интерфейса.
Для начала проясним термины: будучи не финансистом, под БДДС понимаю «Баланс Движения Денежных Средств», БДР — «Бюджет Доходов и Расходов». БДДС считаем кассовым методом (днем совершения операции — колонка «Дата операции») и используем для операционного day-to-day планирования, а БДР методом начисления (колонка «Период начисления») для стратегического, в рамках года и более.
Итак, как все устроено и как оно работает (в идеале):
1. Управленческий учет собирается на основе информации вводимой конечными пользователями при помощи формы в Google Docs. Красным помечены названия полей и кодировки вариантов в конечном файле управленческого учета — своего рода мапинг полей.
2. В итоге выглядит оно так (зеленым залито то, что перенесено в итоговый файл управленки).
Механизм заполнения прост: аккуратно переносим во вкладку «Общая книга» из формы Google Docs и банковских выписок. Красным выделены строки, используемые для формирования БДР, зеленым — БДДС., которые представляют собой сводные таблицы и строятся на основе промежуточных вкладок с говорящими названиями. Единственные колонки, информация в которых не связана с иными источниками: «Исходный ID» (уникальные значения строк) и «Дата создания» (=ТДАТА(), а затем копируем и вставляем как значение)
4. Статьи ДДС (движения денежных средств) располагаются на отдельной вкладке «ПС_служебный» и вполне могут регулярно пересматриваться в зависимости от конкретных потребностей (не забываем обновлять формулы на листах «Данные_БДДС», «Данные_БДР»).
5. На картинке образец БДДС, в формате по умолчанию, свернутый до понедельной «актуальности».
6. Образец БДС (помесячный). Обратите внимание на уже упоминавшийся выше тезис об использовании строк из «Общей книги»: Бюджет и Факт для БДР, План и Факт — для БДДС.
7. Работа с БДДС подразумевает поддержание строк «План» в максимально актуальном состоянии. Я достаточно педантичен в работе с первичной информацией и комментарии сделанные мной сохраняли всю историю изменений. Как будет у Вас — вопрос к Вам. Мой подход позволил мне отлавливать примерно 1 существенную ошибку в неделю, грозившую расхождениями на десятки-сотни тысяч рублей. Время, кстати, съедалось немного.
PS: Долго думал над тем, как автоматизировать процесс «перелива» информации из формы Google Docs, пока не пришел к мысли о необходимом ручном контроле вводимой разнородной информации (много людей заполняет формы + наличие минимум одного банк-клиента + 1С). Тем более не знаю VBA… Отдаю на суд хабрасообщества как есть, надеюсь, кому-нибудь поможет или просто будет интересно.
UPD от 30.04.2020: ввиду текущей экономической ситуации решил вспомнить Excel и бесплатно помочь малому бизнесу созданием подобных инструментов. Все интеллектуальные права останутся за мной и будут опубликованы в виде статей (без данных, содержащих коммерческую тайну).
Критерии попадания в выборку кому хочу помочь:
Обязательный:
Вы не МММ, продавцы алкоголя возле школ, микрофинансовые организации и прочие лохотронщики
Опциональные(достаточно соответствовать одному из):
Ваше дело имеет очевидную ценность для общества (благотворительные фонды, волонтерские движения и т.д.)
или
Вы платите белые зарплаты и приемлемый для оборота объем налогов (придется доказать выписками перечислений в фонды и на счета ФНС)