как восстановить кадровый учет в действующей организации
Восстанавливаем утраченные кадровые документы
Восстанавливаем кадровую документацию
Риски и сложности
Массив кадровой документации – один из самых сложных (если не самый сложный) для восстановления.
Во-вторых, само восстановление документации очень трудоемкое. Как правило, на кадровых документах стоит более одной подписи, да еще добавим, что многие из документов необходимо восстанавливать в режиме дубликатов, другие форматы органы контроля, особенно по охране труда, просто не воспримут.
Документы, с которыми работники должны быть ознакомлены под личную подпись
Технически восстановление ОРД, связанных с трудовой деятельностью всех работников или их отдельных категорий, мало отличается от процесса восстановления любых иных ОРД организации. Проводится поиск сохранившихся оригиналов или копий, с помощью которых можно создать дубликаты либо использовать в дальнейшем, заверив надлежащим образом как «официальную копию».
Часть таких документов может храниться в форме оригиналов или заверенных копий у представительных органов работников (в профсоюзе). Все дело в том, что согласно трудовому законодательству организация обязана запрашивать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации по целому ряду вопросов. Поэтому наличие объединения работников на предприятии в этой ситуации может стать хорошим подспорьем. Естественно, если их архивы не сгорели вместе с вашими и если сотрудники профсоюза добросовестно относятся к своим обязанностям, в т.ч. хранят копии документов, составленных с учетом их мнения.
Серьезной проблемой при восстановлении документов этой группы является выполнение требований ТК РФ об обязательном ознакомлении с ними работников под подпись.
Есть те, кто принципиально откажется подписывать дубликат. Мотивировки могут быть разными, но самая распространенная: «Я не помню, что там было изначально, вдруг вы уже все поменяли». Здесь может помочь только агитация с напоминанием, что эти документы нужны не только организации, но и работнику, не зря же они должны хранится 50 (75) лет, а то и вообще постоянно. В общем, спасет только хорошо поставленная разъяснительная работа.
Есть работники, которые уже уволились. Получить их подписи в большинстве случаев будет просто невозможно. Продемонстрировать их подписи смогла бы заверенная копия утерянного документа, но где ж ее взять.
К каждому восстановленному документу с подписями, которые удалось собрать, обязательно приложите копию акта о том, когда и при каких обстоятельствах был утрачен оригинал.
А еще лучше – сразу издать приказ о восстановлении утраченных документов с указанием причин и ссылкой на подтверждающие факт их утери документы. С таким приказом нужно будет ознакомить всех работающих в компании под личную подпись, после чего предложить им ознакомиться под подпись с документами, которые касаются их трудовой деятельности, при отказе – сделать об этом отметку непосредственно на этих документах.
Сложнее всего – с личными карточками уже уволенных работников. Ведение личных карточек является обязанностью работодателя. Поэтому рекомендуем восстанавливать все утраченные личные карточки. А во избежание претензий со стороны проверяющих из трудовой инспекции в разделе «Дополнительные сведения» указывать: «Повторно оформлена взамен утерянной (), первоначально оформлена ».
Документы, с которыми не надо знакомить работников под подпись
К этой группе относятся всем известные документы, которые обязательно должны быть в каждой организации, использующей труд работников: штатное расписание со всеми изменениями и дополнениями, графики отпусков, табели учета рабочего времени и др., а также некоторые документы, которые на практике могут понадобиться работодателям для тех или иных целей работы.
Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция
Основы КДП — что важно знать
Работники, впервые столкнувшиеся с этой аббревиатурой, могут задаться вопросом: что такое восстановление КДП. Этим термином кадровики называют процесс, направленный на исправление ошибок и недочетов, допущенных при ведении кадрового делопроизводства. Оформление всех кадровых бумаг должно происходить согласно нормам и правилам действующего трудового законодательства, но не все компании уделяют этому достаточное внимание.
После того как мы разобрались с тем, КДП — что это в кадрах, рассмотрим ситуации, когда восстановление кадрового делопроизводства необходимо:
Если на вашем предприятии имеют место быть подобные явления, стоит задуматься о том, как исправить ситуацию и как восстановить КДП.
Шаг 1. Восстанавливаем КДП: основные документы
Для восстановления КДП придется провести аудит состояния дел. Вначале определим перечень основных документов. В каждой организации, сколько бы работников в ней ни было, должны быть:
Этот не полный список, но то основное, с чего можно начать восстановление КДП. Когда этот этап будет окончен, перечень расширится, но об этом позже.
Шаг 2. Анализируем имеющиеся документы
Эта задача вроде бы несложная — собрать все, что имеется, рассортировать по видам и сравнить со списком. Но это если большинство документов есть в наличии. Когда бумаг много, но трудно понять, чего не хватает, можно поступить так: чтобы систематизировать собранную информацию, составьте таблицу со списком работников и отмечайте, что имеется на каждого из них, а чего нет. По мере восстановления в таблице можно делать пометки: так объем сделанной работы будет заметен, так же как и оставшиеся пробелы. Актуальный список сотрудников можно взять у бухгалтера по расчету заработной платы.
Начать разумно со штатной расстановки, а если она не составлялась, сделать ее можно, имея список отделов с фамилиями и должностями. Наверняка он есть у руководства или главного бухгалтера.
Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений
Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.
Если трудового договора нет
Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:
В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.
Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.
Если договор есть, но нет изменений к нему
Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.
Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы
Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.
В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.
Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.
Шаг 5. Уведомляем работников
Собирать подписи под распоряжениями с давно прошедшей датой непросто: это вызывает много вопросов, а иногда и недовольство коллектива. Поэтому издаем приказ о проведении кадрового аудита и приведении КДП к нормам ТК РФ за весь период работы организации. Знакомим с содержанием приказа всех сотрудников лично или через руководителей. Разъясняем, что точность и правильность всех договоров и приказов — в интересах работников. Так они смогут подтвердить свой стаж, зарплату и профессиональные навыки.
Заодно можно попросить всех принести недостающие документы: трудовые книжки, дипломы об образовании, свидетельства о рождении детей и т. д.
Конечно, начинать шаг 5 нужно, когда все документы для подписей готовы.
Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки
Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.
Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.
Шаг 7. Создаем или корректируем штатное расписание, графики отпусков, табели
Все указанные документы можно восстановить в любое время, сложность заключается лишь в сборе подписей в графике отпусков.
Делать множество изменений к старому штатному расписанию не имеет смысла, так что составляем актуальное, утверждаем приказом.
График отпусков за прошедший год составляем по факту использованных отпусков, данные о них есть у бухгалтера, который выплачивал отпускные. За предыдущие годы воссоздавать графики отпусков не нужно, так как хранятся они всего 1 год. За текущий год утверждаем от середины декабря прошлого года, вносим даты прошедших и планируемых отпусков.
Табели учета рабочего времени иногда делает бухгалтер. Если они не распечатывались, нужно сделать это. Программа 1С позволяет формировать табели за любой период.
Шаг 8. Принимаем локальные нормативные акты
К обязательным ЛНА относятся Правила внутреннего трудового распорядка и Положение о премировании, если премии когда-либо выплачивались.
Правила трудового распорядка можно взять типовые, дополнив текст особенностями организации. Обязательно нужно ознакомить с ними всех сотрудников под подпись. Не будет нарушением, если вы сделаете это текущей датой, важно, что требование закона выполнено.
Положение о премировании лучше обсудить с руководством и главным бухгалтером. Подготовьте стандартный текст и попросите внести коррективы. С этим документом также нужно ознакомить всех работников.
Стоит проверить также наличие Положения о защите персональных данных. Если его нет, нужно его разработать, приложить согласие сотрудников на обработку таких данных и подписать с каждым сотрудником.
Шаг 9. Как быть с уже уволенными
Эта ситуация всегда вызывает затруднения: работники уже уволились, а их бумаги оформлены неправильно, подписей нет и взять их теперь негде. Как быть? Самый логичный путь — заархивировать все в том виде, в котором есть. Как правило, проверяющие интересуются работающим персоналом, и старые ошибки не будут выявлены. На случай, если пробелы всплывут, составьте акт о передаче дел и о том, в каком состоянии они передавались. Или издайте приказ о восстановлении КДП. Так вы снимете с себя ответственность за те нарушения, что были допущены до начала вашей работы в организации.
Шаг 10. Расширяем список
Когда самое важное уже сделано, можно заняться и остальными делами. Проверьте наличие документов по направлению охраны труда и воинскому учету:
Последние публикации
Новости
Главные темы месяца
Все нижеприведенные пошаговые инструкции бесплатно доступны подписчикам журнала «Кадровик-практик» (подписаться на журнал (
7 руб./день) >>) Подписка также дает доступ к другим пошаговым инструкциям, материалам журнала, большой справочной базе по кадрам, книгам, курсу кадрового делопроизводства, тестам.
ВОССТАНОВЛЕНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА-2021:
пошаговое руководство по наведению порядка в кадровых документах в компаниях, где кадровая работа не велась надлежащим образом
В небольших компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате кадрового работника или по другим причинам.
Наше пошаговое руководство мы разрабатывали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве.
Все рекомендации соответствуют требованиям трудового законодательства на февраль 2021 года.
Руководство мы составили простым и доступным языком, специально, чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.
Обратите внимание, что наше руководство именно примерное, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашего руководства нужно будет пройти не в представленной последовательности, а иначе (какие-то шаги раньше, а какие-то, наоборот, позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные ниже.
Итак, с чего начнем?
Запасемся нужными законами, специальной литературой и программами
Запасемся нужными нормативно-правовыми актами. Все это понадобится вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.
Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти здесь >>
Прежде всего понадобятся следующие основные нормативные акты (обязательно в последних редакциях!):
Трудовой кодекс РФ от 30.12.2001 N 197-ФЗ;
Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»;
Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»;
Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 N 730п «Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений»;
Приказ Минтруда России от 20.01.2020 N 23н «Об утверждении формы сведений о трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения»;
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ «О коммерческой тайне»;
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»;
Федеральный закон от 19.06.2000 N 82-ФЗ «О минимальном размере заработной платы»;
Постановление Правительства РФ от 22.07.2008 N 554 «О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время»;
Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
Федеральный закон от 12.01.1996 N 10-ФЗ «О профессиональных союзах, их правах и гарантиях деятельности».
Помимо основных, существует великое множество иных документов органов власти, регулирующих различные области трудовых отношений, кадровой работы. Например:
Постановление Правительства РФ от 25.02.2000 N 163 «Об утверждении перечня тяжелых работ и работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц моложе восемнадцати лет»;
Приказ Минтруда России от 18.07.2019 N 512н «Об утверждении перечня производств, работ и должностей с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых ограничивается применение труда женщин»;
Постановление Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС, Минздрава СССР от 31.12.1987 N 794/33-82 «Об утверждении Основных положений о вахтовом методе организации работ» (до 01.01.2022 действуют Временные правила работы вахтовым методом, утв. Постановлением Правительства РФ от 28.04.2020 N 601);
Постановление Правительства РФ от 11.10.2001 N 719 «Об утверждении Порядка предоставления отпуска работникам, усыновившим ребенка»;
Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29 «Об утверждении Правил сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации»;
Постановление Правительства РФ от 02.01.2015 N 2 «Об условиях оплаты труда руководителей федеральных государственных унитарных предприятий»;
Постановление Правительства РФ от 16.03.2000 N 234 «О порядке заключения трудовых договоров и аттестации руководителей федеральных государственных унитарных предприятий»;
Закон РФ от 19.02.1993 N 4520-I «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»;
Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»
Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.
Определяем, какие документы (из числа тех, которые должны быть на участке кадровой работы) в организации есть, а каких нет
Посмотрите списки документов, которые нужно иметь на участке кадровой работы. Мы перечислим документы, которые должны быть обязательно; документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; и документы необязательные.
Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ).
Штатное расписание (ст. 15, 57 ТК РФ).
График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
Документы по обработке и защите персональных данных работников [документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (если это не установлено в правилах внутреннего трудового распорядка), письменные согласия работников на обработку и передачу персональных данных третьим лицам, ст. 86–88 ТК РФ, ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (в последней редакции) «О персональных данных»].
Трудовые договоры (ст. 16, 56–59, 67 ТК РФ).
Трудовые книжки (бумажные) на тех работников, на которых они ведутся (ст. 65, 66 ТК РФ, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Минтруда РФ от 16.04.2003 N 225, Инструкция по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40–41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (п. 40–41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек»).
Табель учета рабочего времени (ст. 91, 99 ТК РФ).
Утвержденные формы приказов и иных первичных учетных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Приказы: о приеме работников на работу, о предоставлении отпусков работникам, об увольнении работников, о переводах, о применении дисциплинарного взыскания, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек и др. (ст. 62, 68, 84.1, 193 и др. ТК РФ, п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225), о назначении ответственных за обработку и хранение персональных данных, об утверждении формы расчетного листка, об утверждении форм кадровых документов (если не внесены в Учетную политику) и др.
Основания к изданным приказам: заявления, акты, соглашения и др. (ст. 70, 72, 78, 80, 122, 127, 128 и др. ТК РФ).
Личные карточки (п. 12, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225).
Ведомости, записки-расчеты и/или иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).
Документы воинского учета (раздел III Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719).
Документы по охране труда (раздел X ТК РФ)*.
Если ваша компания является микропредприятием или некоммерческой организацией, то согласно ст. 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы могут отсутствовать:
«Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности и других актов), за исключением локального нормативного акта о временном переводе работников на дистанционную работу, принимаемого работодателем в соответствии со статьей 312.9 настоящего Кодекса. При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, и работодатель – некоммерческая организация должны включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами. Указанные трудовые договоры заключаются на основе типовой формы трудового договора, утверждаемой Правительством Российской Федерации с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений».
Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах
Коллективный договор обязателен, когда одна из сторон (работники или работодатель) выходила с инициативой его заключить (вторая обязана была вступить в переговоры в этом случае, далее следует заключение договора на согласованных условиях).
Локальный нормативный акт (положение) об оплате труда и премировании**, принятый с учетом мнения представительного органа работников, обязателен, если какие-то из условий системы оплаты труда и премирования, которые применяются у работодателя, не отрегулированы в коллективном договоре, штатном расписании, правилах внутреннего трудового распорядка, принятых с учетом мнения представительного органа работников.
Локальный нормативный акт (положение) об аттестации, принятый с учетом мнения представительного органа работников, и сопутствующие аттестации документы могут быть обязательны, если работодателем проводится аттестация работников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).
Локальный нормативный акт (положение) о коммерческой тайне, определяющий перечень информации, составляющей коммерческую тайну, устанавливающий режим коммерческой тайны и меры ответственности за его нарушение и др., обязателен, если в трудовых договорах работников установлена обязанность сохранять коммерческую тайну (Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (в последней редакции) «О коммерческой тайне»).
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем должен быть установлен у работодателя, если кто-то из работников трудится в режиме ненормированного рабочего дня. Согласно ст. 101 ТК РФ перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.
График сменности обязателен при наличии сменной работы (ст. 103 ТК РФ).
Локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части, принятый с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, понадобится, если рабочий день работников делится на части и это не установлено в других локальных нормативных актах, принятых с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 105 ТК РФ).
Локальный нормативный акт, устанавливающий размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения работникам, не получающим оклад, за нерабочие праздничные дни, понадобится, если есть работники-«неокладники» и такое вознаграждение не установлено правилами внутреннего трудового распорядка и иными имеющимися у работодателя локальными нормативными актами, принятыми с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором (ст. 112 ТК РФ).
Документы, регламентирующие подготовку и дополнительное профессиональное образование работников, нужны, если работники проходят подготовку и получают дополнительное профессиональное образование. Согласно ст. 196 ТК РФ «подготовка работников и дополнительное профессиональное образование работников осуществляются работодателем на условиях и в порядке, которые определяются коллективным договором, соглашениями, трудовым договором. Формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников, перечень необходимых профессий и специальностей определяются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (ч. 2 и ч. 3 ст. 196 ТК РФ).
Договоры о полной материальной (индивидуальной и коллективной (бригадной)) ответственности нужны, если такая ответственность устанавливалась для работников в договорном порядке. Типовые формы договоров о полной материальной ответственности утверждены Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 (п. 2 ч. 1 ст. 243, ст. 244 ТК РФ, Постановлением Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85 «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности»).
Личные дела работников, если для данного работодателя нормативно установлено требование об обязательном ведении личных дел [ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ (в последней редакции) «О муниципальной службе в Российской Федерации»; ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ (в последней редакции) «О государственной гражданской службе Российской Федерации»; Указ Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (в последней редакции) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела»; ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 (в последней редакции) «О прокуратуре Российской Федерации»; ст. 23 Федерального закона от 28.12.2010 N 403-ФЗ (в последней редакции) «О Следственном комитете Российской Федерации»; ст. 39 Федерального закона от 30.11.2011 N 342-ФЗ (в последней редакции) «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и пр.] или такое требование установлено локальным нормативным актом работодателя,
При кадровом аудите в компании могут быть обнаружены и иные документы, которые не являются обязательными. Но поскольку они оформлены и уже имеются у работодателя, то их проверить тоже будет нужно.
К необязательным документам могут быть отнесены должностные (рабочие) инструкции (их «заводят», когда все трудовые обязанности не прописаны в трудовом договоре, локальные нормативные акты о структурных подразделениях), некоторые виды журналов учета, различные служебные записки и др.
Соберите в организации все документы, которые есть по кадрам. Их в дальнейшем мы будем проверять.
С учетом приведенных нами перечней определите списки документов, которые вам предстоит оформить:
список обязательных документов, которых в компании нет и которые вам нужно разработать, чтобы восстановить кадровое делопроизводство;
список необязательных кадровых документов, которыми компании также целесообразно обзавестись.
Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы
А. Прежде чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.
Бывает, что реалии отличаются от того, что прописано в имеющихся документах. Особенно часто с этим приходится сталкиваться, когда ранее документы не разрабатывались компетентными специалистами с нуля, а просто скачивались шаблоны из Интернета, чуть корректировались и утверждались.
Так, например, в заимствованных правилах внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) бывает установлен совсем не тот режим работы, который принят у данного работодателя. Например, в скачанных ПВТР бывает установлен нормированный рабочий день для всех работников, а тем временем у работодателя для разных структурных подразделений, для разных групп работников установлен разный режим работы. Кому-то – нормированный рабочий день с 9 часов 00 минут до 18 часов 00 минут (час обед), кому-то – нормированный рабочий день с 8 часов 00 минут до 17 часов 00 минут (час обед), для работников каких-то подразделений – гибкое рабочее время, а для кого-то – ненормированный рабочий день.
В одной организации в скачанных правилах была установлена 6-дневная рабочая неделя для всех работников. А в табеле учета рабочего времени бухгалтер отмечала 5 рабочих дней (что соответствовало действительности). И это нарушение было обнаружено при проверке Гострудинспекции.
В «плагиатных» ПВТР нередко упоминаются не соответствующие действительности наименования должностей и отделов. В одной организации согласно Уставу единоличный исполнительный орган назывался «директор», а в ПВТР он же назывался «генеральный директор».
В заимствованных правилах можно встретить условия, которые прежде были законными, но впоследствии в связи с изменениями в законодательстве перестали быть таковыми. Например, указано, что зарплата выплачивается дважды в месяц: 10 числа – аванс за первую половину прошедшего месяца, а 25 числа – полный расчет за прошлый месяц. А ведь в настоящее время зарплата должна выплачиваться не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена (ч. 6 ст. 136 ТК РФ).
Нередко обнаруживается, что в документах вовсе не прописаны многие важные моменты, которые обязательно должны прописываться.
Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.
Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.
Б. Заметьте, не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы.
Берем у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, а никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приема директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения). Иногда в Уставе прописывают порядок приема на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания участников организации) и даже порядок утверждения штатного расписания.
Узнаем пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, бланках трудовых договоров.
Согласуйте с руководством, какие из необязательных документов вы будете составлять для фирмы.
Определяем лиц, ответственных за документы
При восстановлении кадрового делопроизводства вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.
В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учет трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с поручением Вам кадровой работы таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас. На нашем сайте есть форма этого приказа:
Даже если в компании все поголовно отказались от ведения бумажных трудовых книжек и перешли на электронный формат, все равно ответственный за трудовые книжки должен быть. В будущем вполне может прийти устраиваться на работу работник с бумажной трудовой книжкой.
Нужно проверить наличие приказа (иного документа), которым определяется перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным сотрудников (как правило, это начальники структурных подразделений, работники кадровой службы и бухгалтерии), и обязательств о неразглашении персональных данных.
Нужно проверить, кто уполномочен вести табель учета рабочего времени, регистрировать кадровые документы, установить всех остальных ответственных за какие-то кадровые процессы и документы.
До того как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.
Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля
А. Проверяем штатное расписание.
Если у вас нет штатного расписания, незамедлительно составьте и утвердите его. В настоящее время действует Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», которым предусмотрено, что «формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета» (п. 4 ст. 9 указанного закона). На сегодняшний день многие работодатели продолжают использовать в работе форму штатного расписания, принятую Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 (форма N Т-3 >>), при этом дополняют ее необходимыми им графами и столбцами. Вам пригодится имеющийся на сайте в свободном доступе образец штатного расписания (заполненный) >>
При заполнении формы штатного расписания важно не нарушить требования закона. Контролируйте, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам компании. Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума. Помните, что у нас есть не только минимальный размер оплаты труда, который установлен для всей страны, но и размер минимальной заработной платы в субъекте Российской Федерации.
Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое.
Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание в соответствии с требованиями закона к процедуре принятия локальных нормативных актов об оплате труда. Согласно ч. 4 ст. 135 ТК РФ локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников. В штатном расписании нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры, будут составляться в соответствии со штатным расписанием.
Б. Проверяем правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты.
Проверяем имеющиеся в компании ПВТР и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли они (содержащиеся в них нормы):
коллективному договору, соглашениям,
иным локальным нормативным актам,
Ознакомьте работников с внесенными изменениями надлежащим образом.
Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники
А. Проверяем, как оформлен директор.
Б. Дальше проверяем, как оформлены работники.
До заключения трудовых договоров все работники должны быть под роспись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под роспись ознакомьте работников.
Далее проверим трудовые договоры с работниками.
Основные правила, которые учтем при проверке:
трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;
условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;
условия трудовых договоров должны соответствовать реальности.
Вы можете обнаружить, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную, т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения.
Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.
Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 25 000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 50 000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1-го и 15-го числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5-го и 20-го числа, и такие даты установлены ПВТР.
Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то эти нарушения нужно исправить.
Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 25 000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 50 000 рублей. Получится, что у работника оклад 50 000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?
Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.
Бланк и образцы таких соглашений Вы найдёте в справочной базе, доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте. Если у Вас нет этих баз, то можете воспользоваться шаблоном такого «допсоглашения», который имеется на нашем сайте для кадровиков.
Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под роспись.
Более тщательно проверить трудовые договоры (а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю) поможет методичка «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы» (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»).
В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры.
В. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу.
Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. За основу могут быть взяты формы Т-1 и Т-1а, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
Приказ о приеме на работу должен быть издан в отношении каждого работника.
Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.
Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дату ознакомления с ним работника. Работник должен быть под роспись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи. Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под роспись с этими приказами.
Подписчики журнала «Кадровик-практик» могут почитать доступную им статью » Типичные ошибки в приказах о приеме на работу».
Г. Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.
Если нет, то, соответственно, оформляем личные карточки.
Д. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками.
Напомним, что с 2020 года начат переход к формированию и хранению информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в электронном виде. Работодатели с 01.01.2020 передают сведения о трудовой деятельности работников в информационную систему Пенсионного фонда РФ (отчеты по форме СЗВ-ТД). Работникам, имеющим бумажную трудовую книжку, до конца 2020 года (по общему правилу) необходимо было определиться:
— продолжить ведение книжки в привычном виде
— или перейти на электронный формат и получать сведения о трудовой деятельности (по форме СТД-Р – от работодателя, по форме СТД-ПФР – при запросе сведений из информационных ресурсов Пенсионного фонда РФ).
Реализовать свой выбор работники могли путем подачи соответствующего заявления работодателю. Тот, в свою очередь, передавал эту информацию в ПФР. В случае отказа работника от ведения бумажной трудовой книжки она выдавалась ему на руки и в дальнейшем работник получал от работодателя только сведения о трудовой деятельности (при увольнении или по запросу).
Поэтому сейчас у обнаруженной «недостачи» трудовых книжек могут быть вполне законные основания.
Разберемся с трудовыми книжками сотрудников, работающих по основному месту работы.
Составляем список всех сотрудников, которые в настоящий момент трудятся в компании по основному месту работы (трудовые книжки на совместителей работодатель не ведет). Можно сделать это в виде таблицы со следующими графами. Тогда в процессе проверки можно будет просто отмечать эти обстоятельства.
Трудовая книжка в наличии
Есть сведения о трудовой книжке в КУДТК
Принят впервые после 01.01.2021
Есть заявление об отказе от трудовой книжки