как выгрузить с ис эсф счет фактуру и загрузить в 1с
Как выгрузить с ис эсф счет фактуру и загрузить в 1с
Дата публикации 25.08.2020
Использован релиз 3.0.81
Для выставления электронного счета-фактуры продавец должен выполнить следующие действия:
Формирование, подписание и отправка ЭСФ
Выставление электронного счета-фактуры производится с помощью документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг), включающего в себя счет-фактуру, и формата представления документа об отгрузке товаров (выполнении работ), передаче имущественных прав (документа об оказании услуг) в электронной форме (утвержден приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@, действует с 02.02.2019), с функцией только счета-фактуры.
Для автоматического формирования, подписания и отправки электронного счета-фактуры необходимо:
До момента формирования электронного счета-фактуры при наличии действующего соглашения с покупателем об обмене счетами-фактурами в электронной форме в документе «Счет-фактура выданный»:
Перейти в список документов «Текущие дела ЭДО» можно из документа «Счет-фактура выданный», выполнив команду Текущие дела ЭДО из списка доступных команд, открываемого по кнопке ЭДО (рис. 2).
Перед созданием, подписание и отправкой электронного счета-фактуры можно предварительно перейти в форму просмотра документа (рис. 4), выполнив команду Просмотреть электронный документ из списка команд, открываемого по кнопке ЭДО, или по гиперссылке состояния электронного обмена документа «Счет-фактура выданный» (рис. 2).
В форме просмотра в строке «Состояние» будет отражена информация о том, что обмен электронным счетом-фактурой не начат.
Из формы просмотра также можно выполнить подписание и отправку электронного счета-фактуры с помощью кнопки Подписать и отправить.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то после выполнения команды Отправить электронный документ из документа «Счет-фактура выданный» (рис. 2) или Создать, подписать и отправить из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3), или Подписать и отправить из формы просмотра (рис. 4) программа подготовит подписанный электронный счет-фактуру для отправки.
Если права подписи у пользователя нет, то программа направит сформированный электронный счет-фактуру на подпись лицу, имеющему такое право.
Подписать сформированный электронный счет-фактуру можно по кнопке Подписать (или Подписать и отправить, если не установлена отложенная отправка электронных документов, о чем будет написано далее) из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 5).
Также подписать сформированные электронный счет-фактуру можно будет из формы просмотра по кнопке Подписать.
Дважды щелкнув по активной строке списка доступных сертификатов или нажав на кнопку Перейти к списку документов, можно открыть список предназначенных для подписания документов «Документы на подпись по сертификату». В списке можно выбрать и отметить флажком определенные документы, подписать и отправить их по команде Подписать и отправить отмеченные (рис. 6).
В случае, если необходимо только сформировать электронный счет-фактуру, а далее направить его уполномоченному лицу на утверждение, а уже потом на подписание, то нужно использовать кнопку Создать электронный документ из списка «Текущие дела ЭДО» (рис. 3). Тогда сформированный электронный документ также будет помещен в папку «Подписать» списка «Текущие дела ЭДО».
Непосредственная отправка сформированных и подписанных электронных документов зависит от того, как выполнена настройка электронного обмена.
Если такой флажок присутствует, то фактическая отправка подготовленных электронных документов будет производиться:
После отправки электронного счета-фактуры на соответствующих закладках формы просмотра можно получить информацию о подписях и статусах электронного документа, а также ознакомиться с сопроводительной запиской при ее наличии (рис. 8).
Также из формы просмотра, вызвав команду Сохранить в файл из списка доступных команд, открываемого по кнопке Еще, можно сохранить электронный счет-фактуру вместе с электронной подписью (рис. 8).
После отправки электронного счета-фактуры продавец ожидает:
Отправленный счет-фактура, в отношении которого ожидается получение подтверждения оператора ЭДО, перекладывается в папку документов «На контроле» формы списка документов «Текущие дела ЭДО» (рис. 9).
Согласно п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), счет-фактура в электронной форме считается выставленным, если продавцу поступило соответствующее подтверждение оператора ЭДО.
Поэтому до получения подтверждения оператора ЭДО в документе учетной системы «Счет-фактура выданный» будут отсутствовать флажок и дата выставления в строке «Выставлен (передан контрагенту)», а в информационной строке будет указано Требуются действия со стороны других участников (рис. 10).
Обработка подтверждения оператора о получении ЭСФ
Получение документов происходит во время очередного сеанса связи с оператором ЭДО:
Дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО, которая будет указана в полученном от оператора ЭДО подтверждении, будет считаться датой выставления счета-фактуры в электронной форме (п. 1.10 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) или п. 8 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021).
Полученное подтверждение оператора ЭДО, как и все служебные электронные документы, отображается в форме просмотра отправленного электронного счета-фактуры (рис. 11).
Получив подтверждение оператора ЭДО, продавец в соответствии с п. 2.7 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) должен сформировать, подписать и отправить извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
ВНИМАНИЕ! С 01.07.2021 в связи с началом применения Порядка обмена, утв. Приказом № 14н, у продавца отсутствует обязанность формировать извещение о получении подтверждения оператора ЭДО.
Формирование извещения происходит в программе автоматически.
Если у текущего пользователя есть право подписи и сертификат подписи установлен на компьютере, то извещение о получении подтверждения будет также автоматически подписано и отправлено оператору ЭДО. Если у текущего пользователя права подписи нет, то сформированное извещение будет направлено на подпись лицу, имеющему такое право.
После получения подтверждения оператора ЭДО в документе «Счет-фактура выданный» в поле «Выставлен» проставляется флажок и дата выставления, соответствующая подтверждению оператора ЭДО (рис. 13).
После получения подтверждения оператора ЭДО выставленный электронный счет-фактура снимается с контроля, т.е. удаляется из папки «На контроле» списка документов «Текущие дела ЭДО».
После отправки извещения о получении подтверждения оператора ЭДО в информационной строке документа «Счет-фактура выданный» будет отражена информация: «Требуются действия со стороны других участников» (рис. 13).
Получение извещения покупателя о получении ЭСФ
Пунктом 2.9 Порядка обмена, утв. Приказом № 174н (действовал до 01.07.2021) и п. 19 Порядка обмена, утв. Приказом № 14н (действует с 01.07.2021), предусмотрено, что покупатель по взаимному согласию с продавцом может формировать извещение о получении счета-фактуры.
Получение продавцом такого извещения покупателя происходит при очередном сеансе связи с оператором ЭДО (рис. 15).
В форме просмотра поступившего электронного счета-фактуры содержится информация о том, что обмен завершен, а также о том, что все документы, сопровождающие обмен электронным счетом-фактурой получены и отправлены.
В документе учетной системы «Счет-фактура выданный» в информационной строке состояния электронного обмена отразится статус ЭДО завершен (рис. 16).
Экспорт, импорт ЭСФ из 1С-Бухгалтерия в ИС ЭСФ
В данной статье мы рассмотрим процесс экспортирования ЭСФ из программы 1С-Бухгалтерия в xml файл, который в свою очередь загрузим в ИС ЭСФ через портал esf.gov.kz.
Примечание:
Программа 1С-Бухгалтерия должна быть настроена на работу с порталом ЭСФ. Как ее настроить мы рассматривали в предыдущей статье. Если у вас возникли трудности с настройкой или у вас есть еще какие-либо вопросы, вы можете обратиться в нашу компанию подав заявку на интеграцию ЭСФ+ 1С-Бухгалтерия.
Итак, на конкретном примере рассмотрим процесс создания ЭСФ и ее дальнейшую загрузку на портал ИС ЭСФ РК.
Пошаговая инструкция
1. Первое что нужно сделать это в программе 1С-Бухгалтерия зайти в раздел «Покупка и продажа».
2. Далее в подраздел «Счета-фактуры (выданные)».
3. Теперь нужно выбрать интересующую Счет-фактуру и открыть ее.
6. Нажать «автозаполнение» и
7. Нажать кнопку «записать».
8. Затем выбираем «Выгрузить в файл»
9. Если дата выписывания бумажной Счет-фактуры отличается от даты выписки ЭСФ, то выйдет сообщение о смене даты выгружаемого документа, жмем «Да»
10. Далее необходимо зайти на портал esf.gov.kz, авторизоваться и нажать кнопку «Импортировать»
11. Кнопкой «выбрать файл» необходимо указать путь к сформированному ранее xml файлу ЭСФ
12. Нажать «загрузить»
16. Ввести пароль к сертификату и нажать кнопку «Продолжить»
Примечание: Статус «не просмотренные» означает что контрагент, которому адресована Счет-фактура ее пока не просмотрел.
Вот и все, выгрузка xml файла из программы 1С-Бухгалтерия и загрузка на портал ЭСФ завершена.
Если у вас остались вопросы или что-то не получилось, будем рада оказать персональную техническую помощь. Заполните заявку на интеграцию ЭСФ с 1С-Бухгалтерией и наш специалист свяжется с вами.
PRO выписку ЭСФ посредством экспорта и импорта XML-файлов в «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана»
Коллеги рекомендуют(сортировка по рейтингу):
Коллеги рекомендуют(сортировка по просмотрам):
Вашим коллегам были интересны эти материалы в последние три месяца:
Общие сведения
Настройка обмена с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов
Конфигурация «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» позволяет выписывать и получать электронные счета-фактуры посредством экспорта и импорта XML файлов.
Для начала работы с электронными счетами-фактурами в конфигурации требуется выполнить настройку обмена ЭСФ, которая расположена в разделе Администрирование – Общие настройки – Электронные счета-фактуры.
В настройках обмена электронными счетами-фактурами устанавливается флаг Обмен с ИС ЭСФ через выгрузку/загрузку XML файлов. На этом настройка обмена ЭСФ завершена.
Помимо обмена данными через XML-файлы существует возможность прямого обмена данными с ИС ЭСФ. Это альтернативный метод, поддерживаемый в типовых решениях 1С для работы с электронными счетами-фактурами, который позволяет отправлять и получать ЭСФ непосредственно из учетной системы.
Этапы работы с XML файлом при выписке и получении ЭСФ
Выписка ЭСФ посредством экспорта и импорта XML файлов в конфигурации выполняется следующим образом:
Получение входящего электронного счета-фактуры посредством экспорта и импорта XML файлов осуществляется следующим образом:
Схематично процесс обмена ЭСФ между конфигурацией и ИС ЭСФ выглядит следующим образом.
Выписка ЭСФ
Рассмотрим процесс выписки ЭСФ в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана». Процесс выписки изложен в последовательности, которая приведена выше.
Создание документа ЭСФ
В соответствии со статьей 4 12 НК РК поставщик вправе выписывать счета-фактуры как в электронном виде, так и на бумажном носителе.
С 2019 года утвержден полный переход на выписку всех счетов-фактур в электронном виде! Подробнее в статье Кто обязан выписывать счета-фактуры в электронном виде (ЭСФ)?
При этом часть документов может выписываться в электронном виде, а часть на бумажном носителе. Поэтому способ выписки конкретного документа в конфигурации указывается в форме счета-фактуры.
При выписке счета-фактуры в электронном виде, устанавливается признак В электронном виде и создается документ Электронный счет-фактура (гиперссылка Создать ЭСФ).
Документ ЭСФ имеет форму, аналогичную электронному документу ИС ЭСФ и содержит все необходимые разделы, утвержденные Правилами выписки счета-фактуры в электронной форме.
При создании ЭСФ находится в состоянии Документ готов к отправке получателю через ИС ЭСФ.
Выгрузка ЭСФ в XML файл
Система позволяет также выполнять выгрузку пакета ЭСФ. Выгрузить сразу несколько исходящих ЭСФ в один XML файл можно в форме списка Электронные счета-фактуры (выданные). Форма списка доступна в разделе Покупка и продажа – Продажа – Электронные счета-фактуры (выданные).
Для этого необходимо выделить ЭСФ (комбинация клавиш Ctrl+A – для выделения всех ЭСФ в списке, либо Ctrl и нажимая на требуемые ЭСФ левой кнопкой мыши), предназначенные для отправки и нажать на кнопку Выгрузить.
Импорт ЭСФ в ИС ЭСФ
После выгрузки, XML файл импортируется в ИС ЭСФ для отправки ЭСФ получателю.
Импорт ЭСФ производится по кнопке Импортировать, которая расположена в разделе Журнал Счетов-фактур. При нажатии на данную кнопку открывается окно для импорта. По кнопке Выбрать файл открывается окно для выбора ранее выгруженного из конфигурации XML файла. После выбора файла необходимо нажать на кнопку Загрузить.
Импорт файла не означает, что ЭСФ зарегистрирован в ИС ЭСФ и отправлен покупателю. Для этого ЭСФ необходимо выполнить процедуру отправки документа.
Отправка ЭСФ в ИС ЭСФ
Отправка ЭСФ получателю осуществляется по кнопке Отправить, которая доступна как в журнале импортированных счетов – фактур, также и в самом ЭСФ.
После отправки ЭСФ присваивается регистрационный номер и он перемещается из раздела В работе в раздел Отправленные.
Такой электронный счет-фактура является зарегистрированным в ИС ЭСФ и может быть выгружен в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» для обновления ЭСФ, содержащегося в конфигурации, а также для регистрации результатов обработки ЭСФ.
Выгрузка ЭСФ из ИС ЭСФ
Выгрузка ЭСФ из ИС ЭСФ выполняется по кнопке Экспортировать, расположенной в журнале Счетов-фактур.
Для экспорта ЭСФ в журнале счетов-фактур отмечаются ЭСФ, которые необходимо импортировать в конфигурацию. После выбора ЭСФ, нажимаем на кнопку Экспортировать. Системой создается документ в формате XML, который можно импортировать в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана».
Загрузка ЭСФ из XML файла в конфигурации
Загрузка ЭСФ из XML файла в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана» выполняется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов.
В форме осуществляется загрузка как исходящих, так и входящих ЭСФ. Для этого в верхней части формы расположена кнопка Загрузить из файлов. При нажатии на данную кнопку открывается окно для выбора файла, выгруженного из ИС ЭСФ.
При загрузке выполняется поиск ранее выписанного электронного счета-фактуры, который соответствует загружаемому из ИС ЭСФ.
Если ЭСФ с соответствующими данными найден в конфигурации – он отобразится в табличной части формы, в графе Электронный счет-фактура. Для его обновления данными из загружаемого ЭСФ необходимо воспользоваться кнопкой Создать/обновить электронные счета-фактуры. При нажатие на нее данные ЭСФ, который содержится в конфигурации обновятся на данные из загружаемого ЭСФ.
Состояние ЭСФ изменится на Документ успешно принят сервером ИС ЭСФ, в документе отобразится регистрационный номер, присвоенный ИС ЭСФ.
Если ЭСФ с соответствующими данными в конфигурации не найден, по кнопке Создать/обновить электронные счета-фактуры можно создать новый ЭСФ. Основанием для его заполнения послужат данные ЭСФ, импортированного из ИС ЭСФ.
Особенности выписки исправленного ЭСФ
Основная информация об исправленных счетах-фактурах в статье Исправление электронного счета-фактуры
Выписка исправленного ЭСФ в конфигурации аналогична выписке основного ЭСФ за исключением некоторых моментов.
При выписке исправленного ЭСФ, в документе Счет-фактура (выданный) в графе Вид счета-фактуры указывается вид исправленный. В поле Основной счет-фактура указывается ранее выписанный основной счет-фактура, к которому выписывается исправленный.
Далее исправленный ЭСФ выгружается в XML файл и импортируется в ИС ЭСФ. В ИС ЭСФ производится его отправка получателю.
Основной ЭСФ (после отправки выписанного к нему исправленного) меняет статус на Аннулирован и перемещается в раздел журнала счетов-фактур Аннулированные.
После этого исправленный и основной ЭСФ экспортируются из ИС ЭСФ в XML файл для дальнейшей загрузки в конфигурацию.
Загрузка в конфигурацию исправленного и основного ЭСФ осуществляется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов.
При загрузке исправленного ЭСФ, данные ЭСФ, созданного в конфигурации обновляются, состояние меняется на Документ успешно принят сервером.
В основном ЭСФ (аннулированном) устанавливается статус Документ аннулирован по причине: Создание исправленного электронного счета-фактуры.
Документ Счет-фактура (выданный), которому соответствует ЭСФ, также аннулируется.
Особенности выписки дополнительного ЭСФ
Основные положение по дополнительному счету-фактуре в статье Дополнительный электронный счет-фактура.
Выписка дополнительного ЭСФ в конфигурации схожа с выпиской основного ЭСФ. При заполнении документа Счет-фактура (выданный) в строке Вид счета-фактуры указывается вид дополнительный. В поле Основной счет-фактура указывается ранее выписанный счет-фактура, к которому выписывается дополнительный ЭСФ.
Далее действия для дополнительного ЭСФ идентичны действиям с обычным ЭСФ.
Получение ЭСФ
Рассмотрим процесс получения ЭСФ и его загрузку в конфигурацию «1С:Бухгалтерия 8 для Казахстана».
В ИС ЭСФ полученный ЭСФ отображается в разделе Полученные журнала счетов-фактур. Для того чтобы выгрузить ЭСФ в XML файл, его необходимо пометить и нажать на кнопку Экспортировать. ЭСФ сохранится в XML файле, который можно импортировать в конфигурацию.
Импорт файла в конфигурацию осуществляется в разделе Покупка и продажа – Сервис – Загрузить электронные счета-фактуры из XML файлов (также как и исходящих ЭСФ).
По кнопке Создать/обновить электронные счета-фактуры в конфигурации создается входящий ЭСФ.
Созданный в конфигурации ЭСФ необходимо отразить в учете при помощи документа Счет-фактура (полученный). Сделать это можно в самой форме ЭСФ по ссылке Документ не отражен в учете, либо по кнопке Отражение в учете.
Отражение данных в учете выполняется следующим образом:
При этом данные существующего счета-фактуры обновляются в соответствии с данными ЭСФ.
После выполнения всех описанных действий в конфигурации создаются документы Электронный счет-фактура (полученный) и документ Счет-фактура (полученный).
Настройка ЭСФ в 1С
Для работы с электронными счетами фактурами, отправки и принятия, необходима регистрация на портале ИС ЭСФ (https://esf.gov.kz:8443/esf-web/login). Для регистрации вам понадобятся ключи ЭЦП (электронно-цифровая подпись), которые вы можете получить в ЦОН, предварительно оформив заявку. После регистрация, при авторизации на портале, потребуется вводить данные ЭЦП и данные логина (ИИН) и пароль.
В 1С есть модуль, напрямую работающий с порталом ИС ЭСФ, благодаря которому, можно совершать обмен счетами фактурами, их отправку и получения. Для включения модуля, перейдите в 1С, «Администрирование-Общие настройки».
Выберите вкладку «Электронные счета-фактуры – Помощник настройки электронных счетов-фактур».
Перед вами откроется окно настроек ЭСФ. Нажмите кнопку «Далее».
В следующем окне поставьте галочку «Прямой обмен с ИС ЭСФ». Нажимаем «Далее».
Далее происходит установка криптографических ключей. Если криптографические ключи установлены и работают, загорится галочка зеленого цвета, говорящая о том, что библиотека получена и готова к использованию.
Следующим этапом происходит настройка параметров подключения к порталу ИС ЭСФ. Если настройки правильные, то сервер ИС ЭСФ и Версия ИС ЭСФ, будут доступны.
Теперь приготовьте ключи ЭЦП и данные логина и пароль доступа к порталу ИС ЭСФ. Переходим к настройке пользователей электронными счетами-фактурами. Создаем пользователя.
Выбираем ключ ЭЦП со значением «AUTH», для авторизации, вводим пароль.
Далее, вводим имя для входа (ИИН) и пароль от портала ЭСФ. Выбираем организацию, для которой настраиваем обмен с порталом ИС ЭСФ.
Наш модуль ЭСФ готов к использованию. Нажимаем кнопку «Далее» и закрываем помощник настройки.
После этого в вашей базе 1С, появится вкладка Электронные счета-фактуры (выданные) –подсистема «Продажи», и кладка ЭСФ (полученные), в подсистеме «Покупка».
В полученных ЭСФ, есть кнопка «Получить», нажав ее и выбрав пользователя ЭСФ, вы можете получить счета-фактуры от ваших поставщиков. Кнопка «Обновить», обновляет статусы ЭСФ.
В выданных электронных счетах-фактурах, есть аналогичные кнопки. Только вместо «Получить», есть кнопка «Отправить», с помощью которой, происходит отправка выбранных ЭСФ.
Мы надеемся наша статья была полезной. Желаем успехов!
Бухгалтер-консультант компании «ITSheff» Смирнова Е.А.