как заполнить электронную трудовую книжку образец в сбис
Электронные
трудовые книжки
Все, что нужно для работы
Выдадим электронную
подпись
Зарегистрируем в системе
документооборота ПФР
Отправим электронный
отчет СЗВ-ТД
Обучим кадровика
или бухгалтера
Как вести электронные трудовые книжки
С 1 января 2020 года работодатели отчитываются о приемах, переводах, увольнениях в Пенсионный Фонд по форме СЗВ-ТД. При увольнении сотрудника выдают ему выписку из электронной трудовой — форму СТД-Р.
Легкая загрузка из 1C и SAP
Если вы ведете кадровый учет в другой системе, СБИС возьмет данные о сотрудниках оттуда. Останется только нажать «Отправить»
Удобно редактировать
Для каждого кадрового события СБИС подскажет, какие поля оставить пустыми, а какие заполнить и что именно указать. Объяснит, как сдавать отчет в конкретной ситуации: на ИП, совместителей, иностранных граждан, пенсионеров.
Проверим по правилам ПФР
Перед отправкой СБИС убедится, что в вашем отчете достаточно сведений, а все реквизиты — СНИЛС, вид поручаемой работы, документ-основание — указаны верно, покажет ошибки и расскажет, как их исправить.
Напомним сдать в срок
Можете не вносить СЗВ-ТД в свой календарь. СБИС сам проследит за датой очередного отчета и заранее сообщит о ней вам.
СБИС ведет кадровый учет за вас
Зачем каждый раз загружать данные? Сразу оформляйте все приемы и увольнения в СБИС — система сама включит нужные события в отчет и автоматически уведомит о них Пенсионный фонд.
Принимайте на работу
Распознавайте паспорта и СНИЛС. Проверка сотрудников
по «базам» ФНС и МВД
Все кадровые документы
Штатное расписание, переводы, совместители, воинский учет. Анализ текучки.
Инструкции, приказы, заявления сотрудники подписывают электронно. График отпусков.
Все виды начислений и удержаний, KPI, мотивация. Электронные больничные.
Нашим клиентам есть, что сказать
Мы — первая система, освоившая технологию электронных трудовых книжек.
Каждый месяц через СБИС отправляется полмиллиона отчетов СЗВ-ТД.
Переход на электронные трудовые книжки: зачем, когда и как
Государство планирует переход на электронные трудовые книжки в 2020 году. Теперь сведения о трудовой деятельности должны храниться на серверах Пенсионного фонда, а работодатели — передавать в госорган еще один отчет.
Процесс регулируют сразу несколько законов:
Переход неизбежен – трудовые книжки станут электронными уже в ближайшем будущем. Что именно поменяется в работе кадровиков и бухгалтеров? Разбираемся вместе.
Работайте с электронной трудовой книжкой в СБИС
Что вы узнаете
Зачем нужен переход: плюсы и минусы
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.
Переход на ЭТК – одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.
Для работодателя
Для сотрудника
Для государства
Наш эксперт шаг за шагом описывает работу с электронными трудовыми книжками и отвечает на вопросы, которые могут возникнуть в процессе.
Когда состоится переход
С 1 января 2020 года вводятся электронные трудовые книжки, но оформлять новые бумажные еще можно. Пенсионный фонд подчеркивает, что для сотрудников переход на электронные трудовые книжки – дело добровольное. До конца 2020 года у них есть право написать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки: в бумажном или в электронном виде. Если человек выбирает электронный формат, бумажную книжку он получит на руки. Если сотрудник просит продолжить вести бумажную версию или вовсе молчит, то для него обе книжки будут существовать параллельно.
С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые на бумаге нельзя. Для всех, кто начнет свою трудовую деятельность после этой даты, будут действовать только электронные трудовые книжки.
ПФР про трудовые книжки
Электронные трудовые книжки: что делать работодателю
Все, что раньше фиксировалось на бумаге, теперь записывается и передается в цифровом виде. Иными словами, трудовые книжки превратились в еще одну электронную отчетность в Пенсионный фонд.
Как работодателю внести запись в электронную трудовую книжку
Работодатели вносят записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Он подписывается электронной подписью и сдается в госорган через интернет. Пенсионный фонд утвердил порядок заполнения формы в Постановлении №730п от 25.12.2019. Сдавать отчет на бумаге имеют право только работодатели, у которых в штате числится меньше 25 человек. Как выглядит форма СЗВ-ТД, показывает заполненный образец.
Образец заполнения электронной трудовой книжки
Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная). Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:
Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.
В СБИС отправить форму СЗВ-ТД можно в один клик
Титульный лист со сведениями о работодателе заполняется автоматически. Ввести данные о трудовой деятельности тоже легко. Не нужно запоминать коды. Система предложит выбрать нужное мероприятие из списка, а должность и подразделение — из штатного расписания.
Наглядный перечень всех, кто попал в отчет, отображается на вкладке Сотрудники.
График сдачи отчета СЗВ-ТД
Изначально в 2020 году отчетность по электронным трудовым книжкам должна была сдаваться каждый месяц не позднее 15 дней с момента его окончания. Соответственно, если в январе в компании произошло какое-то кадровое событие, отчет о трудовой деятельности отправлялся в ПФР до 15 февраля. Такой график должен был действовать вплоть до конца года.
Однако 8 апреля 2020 вышло Постановление Правительства №460. В нем есть пункт, который обязывает работодателей отправлять в Пенсионный фонд информацию о приемах и увольнениях не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа. То есть теперь график сдачи отчета СЗВ-ТД выглядит таким образом:
О приемах и увольнениях — отправляйте форму не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Об остальных событиях (переводах, переименованиях, заявлениях о выборе формата трудовой книжки) — отчитывайтесь ежемесячно, не позднее 15-го числа следующего месяца.
В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.
Как работодателю выдать трудовую книжку при увольнении
В день прекращения трудового договора работодатель выдает сотруднику форму Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р). Это выписка из трудовой. Ее можно сохранить в электронном виде или распечатать. Если выдать форму в день увольнения невозможно, ее следует отправить сотруднику заказным письмом. Не только увольняемый, но любой сотрудник в любое время может попросить предоставить ему выписку из электронной трудовой книжки. В этом случае выдать форму СТД-Р нужно не позднее трех дней с даты получения запроса.
Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.
Как сотруднику предъявить электронную трудовую книжку
Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:
Как перейти на электронные трудовые книжки
Мы составили пошаговую инструкцию по переходу на электронные трудовые книжки, чтобы вы не упустили мелочей.
Проверьте техническую готовность
Установите систему для сдачи электронной отчетности через интернет. Оформите электронную подпись. Зарегистрируйтесь в системе электронного документооборота ПФР. Для передачи сведений о трудовой деятельности это нужно сделать обязательно, даже тем, кто уже регистрировался и отправлял в ПФР другую отчетность.
Доверьте подготовку к ЭТК нашим специалистам
Электронная трудовая книжка: как оформить и вести работодателю
Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранит Пенсионный фонд в электронном виде. Фонду эти сведения сообщают работодатели в виде отчетов о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Работники видят электронную трудовую в формах СТД-ПФР или СТД-Р. В первой форме будет информация обо всех работодателях с 01.01.2020, во второй только об одном.
Но нельзя сказать, что электронная трудовая книжка — это то же самое, что бумажная. В электронной нет сведений о награждениях. А бумажную книжку с 1 сентября 2021 года разрешили печатать на компьютере (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).
В статье узнаете
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.
Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.
Преимущества и недостатки электронной трудовой книжки
Для работодателя
Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в ПФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Однако с хранением ЭТК не всe так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Пенсионный фонд. У работника на руках остаются только справки СТД-Р с информацией о работе у конкретного работодателя. При необходимости работник может «потерять» какую-нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул. Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.
Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм СЗВ-ТД в Пенсионный фонд. Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно до 15 числа, иначе оштрафуют по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ. В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать отчет СЗВ-ТД вовремя и с первого раза, читайте в статье.
Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи СЗВ-ТД, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.21 о переводе с 01.07.21. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.
Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в СБИС. Программа сформирует СЗВ-ТД в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.
Электронные трудовые книжки без ошибок
Для работника
Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в МФЦ. Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда. Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных. А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.
Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, всe равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.
Бумажная и электронная: в чем разница
Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.
В ЭТК должны быть отражены следующие данные:
Новые правила ведения трудовых книжек
С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД. С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появились новые графы:
СЗВ-ТД работодатель подает в ПФР по каждому работнику отдельно. Способ подачи зависит от числа работников по состоянию на прошлый месяц (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):
С 1 сентября 2021 года меняются правила ведения и хранения трудовых книжек, включая бумажные (Приказ Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Три главных изменения:
Как вести электронную трудовую книжку работодателю
СЗВ-ТД формируется для каждого работника, который оформлен по трудовому договору, включая внешних и внутренних совместителей, удаленных сотрудников. По специалистам, привлеченным на основании договоров на оказание услуг, ГПХ, сведения о трудовой деятельности не подаются.
Информация, которую нужно включить в отчет СЗВ-ТД:
Юрлицо заверяет отчет подписью руководителя (или доверенного сотрудника) и печатью, ИП — личной подписью. При отправке формы в электронном виде достоверность сведений подтверждается электронной подписью ЭЦП.
Даже если ведете кадровый учет в другой системе, отправляйте отчетность в СБИС. Программа до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.
Хочу сдавать отчет СЗВ-ТД с первого раза
Как действовать при приеме и увольнении
Нанимая нового сотрудника, узнайте, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой по его предыдущему месту работы. Далее действуйте в зависимости от ситуации:
При увольнении специалиста, который ранее выбрал электронную трудовую, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сотрудникам с бумажной трудовой эти сведения не предоставляются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).
Случаи и сроки выдачи СТД-Р:
Но тут есть особенность. Заявление работник вправе направить на электронную почту работодателя, например с адреса kiss@mail.ru на электронку отдела продаж. И если СТД-Р не выдать вовремя, то по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации — от 30 до 50 тысяч рублей. Избежать штрафов поможет правильная формулировка в локальном нормативном акте или кадровый электронный документооборот СБИС. В СБИС личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул. Читайте пример формулировок ЛНА в нашей статье.
Электронный документооборот с работниками
Что делать с бумажной трудовой
Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой. Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы. А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.
Закон об электронной трудовой книжке
Основной закон об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Этот нормативный акт вступил в действие с 1 января 2020 года. Кроме того, переход на ЭТК предусмотрен следующими документами:
Переход на электронные трудовые книжки
руководитель группы СБИС
5 мин на чтение
Нет времени читать?
Принят закон об электронных трудовых книжках. С 1 января 2020 года работодатели должны вести ЭТК и сдавать отчет СЗВ-ТД. Разбираемся, что изменится.
Подключиться по акции Подключитесь и получите 6 месяцев в подарок
Содержание
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, аналогичный бумажному. В нем также хранится информация о местах и периодах работы, занимаемых должностях и квалификациях, причинах увольнений. ЭТК, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Электронные трудовые будут храниться в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.
Работодатель должен сообщать сотрудникам об изменениях, связанных с рабочей деятельностью. Поэтому в данном случае необходимо под роспись уведомить каждого сотрудника, что с 2020 года начинается переход на ЭТК. Форму уведомления можно использовать произвольную — утвержденный образец уведомления о введении электронной трудовой книжки не требуется.
26 февраля 2020 в 14:00 (МСК) совместно с отделением ПФР по Нижегородской области проведем бесплатный вебинар «Переход на электронные трудовые книжки». Расскажем о ведении ЭТК и заполнении формы СЗВ-ТД.
Плюсы электронной трудовой книжки
Использование цифрового формата снимает с кадровика бумажную работу и уменьшает архив документов. Электронная трудовая книжка лучше сохраняет данные. Ее нельзя подделать, испортить или потерять. Работник всегда может посмотреть ее онлайн. А еще ЭТК облегчает работу с удаленными сотрудниками.
Что делать с бумажными трудовыми
Сотрудники имеют право продолжить вести трудовую книжку в бумажном виде, причем на неограниченный срок. Для этого они должны уведомить работодателя письменно. Специального бланка заявления нет, можно разработать собственную форму.
Если сотрудник не подал заявления работодателю, то по окончании 2020 года следует выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки. Принятым на работу впервые в 2021 году бумажные формуляры заполнять не нужно. Они сразу начинают работать с ЭТК.
Ведение трудовых книжек в электронном виде
Работодатели добавляют записи в электронную трудовую книжку с помощью отчета «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Отчет СЗВ-ТД сдается, только если в компании произошли какие-то кадровые изменения или работник заполнил заявление о выборе трудовой книжки (бумажная или электронная).
Если в организации не регистрировали заявлений о формате книжки, никого не принимали, не увольняли и не переводили, отправлять отчетность не нужно.
Организации, где работают не более 25 сотрудников, могут заполнять и передавать отчет СЗВ-ТД в бумажном виде. Все остальные обязаны отправлять форму СЗВ-ТД через интернет, предварительно заверив электронной подписью.
Какая программа нужна для электронных трудовых книжек
Чтобы отправлять отчеты СЗВ-ТД через интернет, необходима система для сдачи электронной отчетности.
В СБИС удобно работать с ЭТК и сдавать отчеты СЗВ-ТД:
Как заполнять форму СЗВ-ТД
Форма включает следующие основные блоки:
Список мероприятий, которые отражаются в отчете, и соответствующие им коды:
Прием на работу (службу)
Перевод на другую работу
Изменение наименования страхователя
Присвоение новой должности или квалификации
Увольнение с работы
ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)
Лишение права занимать должность по решению суда
График сдачи отчета СЗВ-ТД
В 2020 году форма СЗВ-ТД сдается каждый месяц, не позднее 15 дней с его окончания. Если 15-й день месяца выпадает на выходной, то срок переносится на ближайший рабочий день. В феврале 2020 года — 17 число.
В течение 2020 года в каждую отправку нужно будет добавить еще и предыдущую запись трудовой, актуальную на 1 января 2020 года. На тех сотрудников, которых не коснутся кадровые изменения или которые не смогут заполнить заявление о выборе формата трудовой, эту запись нужно будет передать в ПФР не позднее 15 февраля 2021 года.
В 2021 году график отчетности о трудовой деятельности поменяется. При приеме и увольнении форму нужно будет отправлять сразу же: не позднее рабочего дня, следующего за датой приказа. Для отчетов о переводах и поданных заявлениях действует прежний график – ежемесячно, не позднее 15-го числа.
Дополнительное соглашение с ПФР для СЗВ-ТД
Пенсионный фонд России запустил новую ИС федерального уровня. В ней необходимо зарегистрироваться, даже если ранее вы уже подписали с ПФР соглашение об электронном документообороте. Если этого не сделать, то отчет СЗВ-ТД не примут.
Для регистрации нужно отправить Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Оно должно быть подписано лично страхователем. Его рассмотрение занимает до двух рабочих дней.
В СБИС уже есть шаблон этого заявления. Просто заполните и отправьте его в ПФР.
Для этого его нужно заверить квалифицированной электронной подписью, выданной на имя руководителя организации.
Как сотруднику посмотреть сведения из электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка не имеет физического носителя: удостоверения, пластиковой карточки, ключа или чего-то подобного. Сведения из электронной трудовой книжки можно увидеть в личном кабинете на сайте ПФР или на портале Госуслуги по своему логину и паролю.
Если требуется предоставить сведения из электронной трудовой книжки, то нужно сделать выписку из нее. Выписку можно распечатать или сохранить на флешку:
Как перейти на электронные трудовые книжки
Есть вопросы? Ответим на все!
Позвоните (831) 2-333-666 и наши менеджеры предоставят вам демоверсию программы и расскажут подробности.