как заполнить почтовый бланк на посылку за границу образец
Полезно/ Как отправить письмо за границу Почтой России
Как отправить письмо за границу Почтой России
Сегодня мало кто пишет традиционные бумажные письма, поскольку молодёжь всё больше и больше прибегает к электронным средствам связи, а именно: сообщения и фотографии пересылаются по интернету. К пересылке обычных писем сегодня больше прибегают люди старшего поколения, чем молодёжь, но даже у них возникает проблема при отправке письма за рубеж. О том, как отправить обычное письмо за границу Почтой России (далее – ПР), и пойдёт речь в данной статье.
Пошаговая инструкция
Отправить письмо за рубеж совсем несложно. Для этого понадобится лист бумаги, ручка, конверт и марки. Дополнительно в отправление можно вложить фотографию, газету, открытку и так далее. Порядок действий при отправке следующий:
После этого можно направляться к почтовому ящику или просто можно отдать его сотрудникам отделения, чтобы оно как можно скорее ушло адресату.
Теперь же разберёмся с каждым шагом более подробно.
Ограничения на отправку писем за границу ПР
Отправить письмо за границу Почтой России, как уже определились, особых проблем не вызывает, но нужно учитывать некоторые нюансы. Так, правилами почтовой пересылки установлены определённые ограничения при отправке писем, в том числе и за рубеж. Ограничений всего два:
Размер, согласно нормативу, делится на минимальный и максимальный. Минимальный размер – 110×220 мм (речь идёт о евроконверте) или 114×162 мм (формат C6). Что касается максимального размера, то он составляет 229×324 мм (формат C4).
Что касается веса, то и здесь есть свои особенности. Максимальный вес не должен превышать 100 г. Но это актуально только в том случае, если отправление идёт по стране. Если же его планируется отправлять за рубеж, то требуется следить, чтобы вес не превышал 2 кг.
Важно! Запечатанный конверт сотрудниками почты взвешивается, чтобы определиться тарифом, который должен применяться к данному конкретному отправлению.
Тарифы на отправку наземным и воздушным транспортом
Тарифы отправки писем за рубеж представлены на сайте ПР. При этом можно пользоваться специальным калькулятором, чтобы узнать предварительную стоимость отправления и срок его доставки. Стоимость и срок доставки, к слову, полностью зависят от веса отправления и типа используемого транспорта.
Оплата отправления производится либо марками, либо наличными.
Чтобы отправить международное письмо (простое) наземным транспортом, в зависимости от веса, установлены следующие тарифы:
При пересылке авиатранспортом тарифы отличаются:
При пересылке авиатранспортом скорость доставки письма за рубеж значительно быстрее, чем наземным транспортом. Но доставка воздушным транспортом доступна только при отправке за рубеж.
С тарифами пересылки заказных и ценных писем можно ознакомиться на сайте ПР.
Как заполняется адрес
Чтобы конверт ушёл за границу, нужно правильно указать:
Очень важно соблюдать порядок в написании адреса от «мелкого» к «большему», т.е. начинаем с номера квартиры/дома и заканчиваем в итоге названием области, региона или штата. В самом конце уже идёт название страны.
Важные нюансы при отправке писем за границу
Таким образом, отправить письмо за рубеж несложно, но требуется учитывать ряд особенностей:
Зная некоторые нюансы, отправить конверт с важным содержимым на границу никаких проблем не составит.
Как отправить посылку Почтой России: инструкция для интернет-магазина
Что запрещено отправлять Почтой России
Почтовые отделения принимают вещи и предметы, которые не входят в список запрещенных. Под ограничения попадают:
Виды отправлений Почтой РФ
По правилам Почты России все отправления делятся на два типа: простые и регистрируемые. Простые можно отправлять без квитанции и получать без расписки. Такое отправление нельзя отследить, а получить его можно либо через почтовый ящик (письма, открытки и легкие бандероли), либо в почтовом отделении. Для второго типа на почте выдают отправителю чек с трек-номером для отслеживания и вручают получателю посылку под роспись.
По весу отправления делятся на: письма – до 100 г по России и до 2 кг за границу, бандероли – 2-5 кг, посылки – до 20 кг. Письмом можно отправить только мелкую бумажную продукцию или фотографии. Для товаров интернет-магазина удобнее использовать другие виды отправлений.
Бандероль
Бандероль предназначена для отправки печатных изданий (книг, газет, журналов), документов, рукописей. Но интернет-магазины часто отправляют бандеролью легкие товары – это дешевле, чем посылкой. К бандеролям предъявляют требования по весу и размерам.
Почта России предлагает фиксированные тарифы для доставки интернет-магазинов и маркетплейсов.
Оптимизируйте расходы интернет-магазина на всех этапах: получайте данные об эффективности маркетинга в одном окне со сквозной аналитикой Calltouch. Отслеживайте корзины, звонки, заявки и продажи с них с привязкой к источнику. Контролируйте заказы и транзакции в магазине, выручку с сайта и CRM и увеличивайте прибыль.
Сквозная аналитика
Посылка
Посылка – вариант отправки для тяжелых и крупных грузов. С помощью него интернет-магазины заказывают перевозку печатной продукции, электроники, обуви, одежды и бытовых предметов. У всех посылок есть трек-номер, возможность оформить объявление стоимости, наложенный платеж и уведомление о вручении. Для посылок по России существует ускоренная доставка самолетом, а международные отправления можно доставить также наземным транспортом.
Разделите крупную посылку на несколько пакетов, чтобы сэкономить при отправке по России. Перед этим выберите нужный вариант отправки в специальном разделе на сайте Почты.
Правила отправки почтой РФ для интернет-магазинов
Перед тем, как отправлять посылку по Почте России, выберите отделение. Большинство филиалов оформляют пересылку весом до 8 кг, а другие принимают только большие и нестандартные грузы. Перед отправкой убедитесь, что адрес заказчика не числится в списке специальных населенных пунктов. В такие города не производится доставка по соображениям госбезопасности.
Вес и размеры
По России можно отправить посылку размером максимум 190 × 130 × 350 см, а предельный вес составляет 20 кг.
Максимальный размер почтовой коробки – 42,5 × 26,5 × 38 см. Посылки крупнее упаковывают в специальные мешки, которые продаются в отделениях. Размер адресной стороны для всех посылок – не менее 24 × 16 см.
Требования к упаковке бандероли и посылки
Доставка Почтой России – сложный процесс со множеством нюансов. По пути к получателю посылка проходит несколько этапов сортировки и складирования. Всегда есть риск повреждения груза. Поэтому нужно тщательно готовить товары к пересылке, особенно хрупкие предметы.
Общие правила упаковки:
Полный список правил есть на сайте Почты России.
Вы можете упаковать посылку или бандероль самостоятельно либо за дополнительную плату в почтовом отделении. В некоторых отделениях разрешают упаковку в свои коробки.
Образцы бланков для отправки товара Почтой России
Бланки можно заполнить уже в отделении почты или сделать это на сайте и распечатать самому. На сайте бланк будет внизу, под описанием вида отправления. Если заполняете на почте:
Для отправки посылки нужно указывать в документах:
Когда нет точного адреса заказчика, можно отправить посылку с пометкой «до востребования».
Правила расчета стоимости отправлений
Стоимость пересылки зависит от следующих параметров:
На стоимость заказной бандероли не влияет расстояние, только вес. Стоимость ценных отправлений складывается из расстояния, веса и суммы оценки плюс 4% от нее.
Перед отправкой товара воспользуйтесь калькулятором расчета на сервисе Почты РФ, введите пункт назначения и вес груза. Если оператор на почте назовет вам другую цену, не стоит конфликтовать. Калькулятор на сайте не учитывает региональные нюансы пересылки, стоимость упаковки и дополнительные услуги.
Как сэкономить при отправке
Доставка для дистанционных продаж относится к расходной части. На все отправления в другой город или страну автоматически подключается НДС. Чтобы сэкономить 20%, попросите сотрудника отделения оплатить услуги пересылки почтовыми марками. Это право закреплено в статье №149 п. 2 пп. 9 НК России.
Работники почты сами не предлагают такой способ расчетов, но по устному замечанию обязаны выполнить требование. При этом не нужно обклеивать пакет марками – их продают в электронном формате.
Срок доставки посылки и бандеролей
Срок получения товара зависит от типа отправления и региона проживания заказчика. Для быстрой доставки есть способы:
Отслеживание почтовых отправлений
Регистрируемые отправления по России имеют цифровой трек-номер из 14-ти цифр на чеке. Международные посылки обозначаются цифро-буквенным кодом из 13 символов. Чтобы узнать, где находится посылка, введите трек-номер на сайте или в мобильном приложении Почты России –там будут приходить уведомления о передвижении груза. Передайте заказчику трек-код или ссылку для отслеживания посылки.
Особенности отправления посылок в другие страны
Отправляя груз мелким пакетом, дешевле будет оплатить его марками. Цена на отправку посылкой зависит от веса отправления, страны отправителя и получателя. Например: посылка весом 1 кг в США будет стоить 1 180 рублей, а такая же посылка в Германию – 1 510 рублей.
Особенности отправления наложенным платежом
Пересылка наложенным платежом – это установка суммы, которую заказчик заплатит при получении пакета на почте. Средства перечисляются интернет-магазину денежным переводом. Услуга доступна только для регистрируемых посылок и бандеролей при выборе услуги «объявленная ценность». Сумма наложенного платежа не может быть больше суммы объявленной ценности.
Получатель вправе отказаться от оплаты посылки. В таком случае груз возвращается интернет-магазину.
Услуга действует для почтовых отправлений по РФ и в другие страны: Азербайджан, Армению, Белоруссию, Грузию, Казахстан, Киргизию, Латвию, Литву, Молдавию и Украину.
Дополнительные способы отправки бандеролей и посылок
Дополнительный вариант отправки товаров – заключение договора с транспортной компанией. Зачастую к услугам ТК прибегают оптовые организации. Товары пересылают в контейнерах наземными, железнодорожными и морскими видами транспорта. Стоимость доставки зависит от действующего тарифа в ТК и параметров груза. Интернет-магазины часто пользуются услугами СДЭК, КИТ, Деловых линий.
Отправка через транспортную компанию часто выгоднее и быстрее. Ускорить процесс продаж можно также с помощью специальных инструментов на сайте интернет-магазина — виджетов. Виджеты Calltouch автоматизируют обработку клиентских заявок и увеличивают конверсию на 30%. Повышайте лояльность клиентов с помощью удобных способов связи: кнопки обратного звонка, мультикнопки с мессенджерами и формы сбора заявок.
Виджеты Calltouch
Заключение
Тщательная упаковка заказа – гарантия его доставки клиенту без дефектов. Позаботьтесь о хрупких предметах, обернув их пупырчатой пленкой. Чтобы сохранить свои деньги и нервы, соблюдайте правила отправки и внимательно рассчитывайте стоимость. Удобнее всего это делать с помощью калькулятора на сайте Почты России.
Уведомление о вручении заказного письма: когда нужно и как заполнить
Как заполнить уведомление о вручении заказного письма:
Когда и зачем нужно уведомление о вручении
Оно подтверждает факт получения почтовой корреспонденции получателем и является доказательством этого в случае возникновения споров. Необходимо при отправке оригиналов документов контрагентам, в госорганы. В отдельных случаях закон прямо закрепляет обязанность отправителя направить отправление с доказательством вручения: ст. 122 АПК РФ, п. 4 Приложения 1 к приказу Министерства экономического развития №76 от 21 февраля 2012 г.
Где взять бланк и как его заполнить
Форма ф. 119 утверждена Приказом ФГУП «Почта России» №114-п от 17.05.2012 «Об утверждении Порядка». Документ в свободном доступе: распечатанные образцы имеются в почтовых отделениях, форма для скачивания — на сайте Почты России вместе с шаблоном, как заполнять уведомление о вручении на Почте России, для самостоятельного оформления. Допускается как вписывать информацию от руки, так и распечатать.
Возьмите распечатанный документ в отделении почты, там же имеются образцы, как правильно заполнить почтовое уведомление о вручении, либо скачайте и распечатайте форму самостоятельно.
С доказательством вручения направляют заказные письма, ценные и бандероли — те отправления, которые вручаются лично в руки. Требования, как заполнить конверт заказного письма с уведомлением, в почтовых отделениях неодинаковы: обычно на конверте делают письменную отметку о виде пересылки и дополнительных опциях. На информационных стендах размещают образцы, как заполнить заказное письмо на Почте России, при его наличии руководствуйтесь указанной в нем информацией.
Образец для письма по России
Образец для зарубежного отправления
Для международных отправлений предусмотрена другая форма — CN 07 (утверждена Регламентом Всемирного почтового союза от 11.11.2008). Бланк выглядит иначе, но информация о сторонах пересылки практически идентична ф. 119:
Бланк имеется в отделении почтовой связи и на сайте оператора. В отделениях почты редко есть образцы, как правильно заполнить уведомление на почте для международной корреспонденции, в случае возникновения трудностей обратитесь к оператору.
Доказательство вручения бывает простое и заказное, по аналогии с отправлениями. Простое вернут вам в почтовый ящик, второй вариант — лично в руки. Особенность того, как правильно заполнить заказное уведомление, заключается в проставлении отметки в соответствующем поле в верхней части бланка.
Оформленные бланки прикрепляют к конверту и отправляют получателю.
Что должен сделать получатель
Получателю вручают отправление в отделении почты и поясняют, как заполнить уведомление заказного письма: необходимо в своей части формы указать Ф. И. О., должность, дату и поставить подпись. Заполненный бланк отдают оператору связи, и документ возвращается отправителю.
Когда вернется уведомление отправителю
Сроки доставки такие же, как у других отправлений: от двух до семнадцати дней в зависимости от расстояния пересылки. Срок исчисляется по почтовому штемпелю на конверте (с указанием дат принятия и поступления в отделение выдачи).
После заполнения документа получателем отправления он направляется назад по адресу, указанному для возврата.
Заполнение таможенной декларации CN 22 и 23
Отправление посылок за рубеж связано с необходимостью заполнения таможенной декларации. Документы необходимо заполнять по форме, тогда проблем при таможенном досмотре во время пересечения корреспонденцией границ не будет.
Дополнительно по сопроводительным актам сотрудник проверяет отсутствие нарушений по таможенным лимитам беспошлинного провоза груза, а также правильность оплаты пересылки международной корреспонденции.
Особенности оформления бланков деклараций
Для мелких посылок и бандеролей, отправляющихся за рубеж, заполняют два вида декларации:
Что указывают в декларации?
Последним пунктом в акте служит указание стоимости пересылаемой корреспонденции.
Доверьте заполнение документов Офисной Почте
При заполнении документов для прохождения таможни отправитель может столкнуться с рядом трудностей. К примеру, для некоторых стран заполнение бумаг не требуется, к ним относятся Армения, Кыргызстан, Белоруссия и Казахстан. В процессе пересылки экспресс-посылок и иной корреспонденции в другие страны возможно наложение дополнительных платежей, которые предусматривает почтовое законодательство этих государств.
Курьерская служба Офисная Почта оказывает услуги по оформлению таможенных актов. Отправителю не нужно посещать отделение почты для заполнения международного почтового документа. Нюансы оформления документов знакомы персоналу почтового сервиса, который гарантируют своевременную доставку корреспонденции зарубежным адресатам.
Как отправить посылку за рубеж
Первое что нам нужно сделать, это посмотреть список предметов запрещенных к пересылке (Предметы, запрещенные к ввозу в некоторые страны мира).
ПРЕДМЕТЫ, ЗАПРЕЩЕННЫЕ К ВВОЗУ В НЕКОТОРЫЕ СТРАНЫ МИРА
Если наше изделие (работа) не относится к предметам, запрещенным к пересылке, будем отправлять. Почта России предлагает нам несколько вариантов отправки. Самый приемлемый способ отправки «Заказной мелкий пакет», т.к. стоимость пересылки дешевле. По сути, это та же самая посылка, только допустимым весом до 2 кг и наименованием «Мелкий пакет». Если вес до 2 кг, говорим почтовому работнику, что хотим отправить мелким пакетом. Если вес у нас больше, то можно отправить посылкой, то есть «Простой посылкой» или «Ценной посылкой».
Упаковка. Работу нужно упаковать так, чтобы она не повредилась при пересылке, но и на таможне, при необходимости, ее могли посмотреть. Для этого мы можем упаковать свои работы в прозрачную пупырчатую пленку. Каждое наименование отдельно, так как мы будем заполнять декларацию, указывать в ней наименование, а почтовый работник в графе напротив, указывать вес работы. Почтовую коробку, куда мы будем вкладывать свои работы заклеивать не надо.
Согласно Правилам оказания услуг почтовой связи, лица отправляют международные посылки в открытом виде с приложением необходимого количества (до 3-х штук) таможенных деклараций (CN 23) и бланка сопроводительного адреса (CP 71) к посылке, если отправляем посылкой.
Таможенные органы вправе требовать у организаций почтовой связи предъявления вывозимых международных почтовых отправлений, в отношении которых таможенные органы проводят таможенный осмотр или таможенный досмотр на основе выборочных или случайных проверок.
В случае если таможенная декларация CN 23 или ярлык CN 22 отсутствуют, не заполнены или в них указаны сведения, не соответствующие фактическим, то МПО подвергаются таможенному досмотру. При этом уполномоченные лица имеют право снимать пломбы, печати, вскрывать упаковку. В случае с МПО досмотр может производиться в отсутствии адресата.
Заполнить таможенные декларации (CN 23), бланки сопроводительного адреса (CP 71) к посылке и подписать посылку, лучше дома. А лучше если они будут напечатаны на компьютере, т.к. строчки мелкие и не очень удобно в них вписывать текст ручкой. Это сэкономит нам время на почте и нервы.
Для ускорения таможенной обработки таможенная декларация составляется на французском, английском, немецком или каком-либо другом языке, принятом в стране назначения.
Для таможенного досмотра отправления таможня страны назначения должна точно знать его вложение. Поэтому декларация должна быть заполнена полно и четко. В противном случае это может привести к задержкам в пересылке отправления, а также к другим неудобствам для получателя. Любая ложная или неясная декларация может привести к штрафу или конфискации отправления.
Таможенная декларация CN23 скачать бланк Таможенная декларация CN23
Рекомендации по заполнению граф формы CN23:
(ИЗ) Заполняем свои ФИО и адрес латинскими буквами.
(В) Указываем ФИО и адрес получателя на языке, принятом в стране назначения.
(1) Должно быть представлено подробное описание каждого предмета, содержащегося в отправлении (например, «мужские рубашки из хлопка»). Не допускаются указания общего характера, такие как «запасные детали», «образцы», «пищевые продукты» и т.д. Пишем на языке, принятом в стране назначения и на русском языке.
(2) Указываем количество каждого предмета и уточните используемую единицу измерения.
(3) и (4) Указываем чистый вес каждого предмета (в кг) и общий вес отправления с упаковкой (в кг) при его взвешивании на почте в момент подачи. (Обычно заполняет работник почтового отделения).
(5) и (6) Указываем стоимость каждого предмета и общую стоимость, уточнив валюту.
(10) Зачеркните клеточку или клеточки, указав категорию отправления. (Если поставить отметку «Подарок», получателю не нужно будет оплачивать таможенные пошлины).
(15) Ваша подпись и дата являются подтверждением Вашей ответственности за отправление.
Бланк сопроводительного адреса CP71
Рекомендации по заполнению граф формы CР71:
(ИЗ) Заполняем свои ФИО и адрес латинскими буквами.
(В) Указываем ФИО и адрес получателя на языке, принятом в стране назначения.
Инструкции отправителя в случае невыдачи – зачеркните подходящую клеточку.
Если отправляем «Ценной посылкой» указываем объявленную ценность.
Ставим свою подпись и дату.
Теперь, когда у нас заполнены бланки, упакованы работы, подписана почтовая коробка, мы идем в ближайшее почтовое отделение. Работники почты все взвесят, оформят оставшиеся бланки (Таможенная декларация CN22, зеленая самоклейкая заполняется работником почты). Если это мелкий пакет перевяжут жгутом, если простая посылка то обклеят скотчем, а вам выдадут квитанцию с TRACKING NUMBER (трекинговый номер – комбинация из цифр и букв, у нас почтовый идентификатор), по которому Вы можете отслеживать, где в данный момент находится ваша посылка.