как заверить декларацию о соответствии
Копии сертификатов и деклараций о соответствии
После прохождения сертификации или декларирования, заявитель получает на руки оригиналы соответствующих разрешительных документов в единичном экземпляре. При этом согласно законодательству, он обязан предоставить их по требованию потребителей, надзорных органов и прочих заинтересованных сторон. Для этого заявителю потребуются копии сертификата и декларации.
В этой статье мы подробно расскажет о требованиях к копиям разрешительных документов, ответим на наиболее распространенные вопросы о применении копий, а также уделим внимание понятию «электронная копия».
Необходимость информирования всех заинтересованных лиц о полученных разрешительных документах закреплена в федеральном законе № 184-ФЗ « О техническом регулировании » от 27 декабря 2002 года (статья 28, пункт 2).
Что собой представляют копии сертификатов и деклараций
Копия сертификата или декларации о соответствии изготовляется держателем документа на листке белой бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Нанесение защитных знаков на такие копии не предусмотрено.
В соответствии с разъяснительным Письмом Росстандарта № ГВ-110-19/3864 от 4 декабря 2000 года, подготовленным с целью ответа на многочисленные запросы о защите копий, указано, что специальные голографические знаки на копиях могут применяться только по желанию держателя документов.
Какая копия считается верной
Не все копии могут быть использованы в качестве официальных документов. Для целей подтверждения соответствия применяются только надлежащим образом заверенные копии сертификатов и деклараций.
На копиях в обязательном порядке должны проставляться рукописные подписи, а также штамп «копия верна». В некоторых случаях на документе указывается дата заверения и ФИО заверителя.
В пункте 9 правил оформления сертификата и пункте 6 правил к декларациям указано, что копии в обязательном порядке должны быть заверены подписью и печатью заявителя (для индивидуальных предпринимателей допускается использование только подписи).
Кто может заверять и применять копии
Официально заверить копию сертификата или декларации о соответствии можно одним из трех способов:
Остановимся подробнее на первом варианте. Держателем подлинника является тот, кто указан в графе «Заявитель», как в сертификате соответствия техрегламенту Таможенного союза или «Сертификат выдан», как в сертификате ГОСТ Р. В декларациях эта строка обозначается, как «Декларант, в лице». Это означает, что лица, не указанные в соответствующих полях, не могут заверять копии.
При этом уже заверенные копии могут применяться продавцами, дистрибьюторами, поставщиками и прочими посредниками, не являющимися держателями сертификатов и деклараций.
Допустимы ли электронные версии сертификатов и деклараций
В качестве официальных документов, подтверждающих соответствие продукции установленным требованиям, электронные копии сертификатов и деклараций выступать не могут.
В пункте 12 Правил продажи отдельных видов товаров среди допустимых документов, указывающих на безопасность продукции, не приводятся электронные версии.
По требованию потребителей и прочих заинтересованных сторон обязательно нужно предоставлять оригиналы, либо надлежащим образом заверенные копии разрешительных документов об оценке соответствия. Электронные версии подходят только в качестве информирования и могут размещаться на сайтах или пересылаться для демонстрации.
Меня просят предоставить сертификат/декларацию. Могу ли я предоставить копию? Она будет действовать? в России
Сертификаты и декларации призваны подтверждать качество продукции, устанавливать соответствие определенных услуг и товаров нормам безопасности, которые, в свою очередь, прописываются в нормативных документах государственного уровня. Наличие разрешительного документа подобного типа может быть необходимо как для реализации и изготовления товара, так и для перевозки его через госграницы. Предъявление этого документа может потребоваться при проведении различного рода проверок надзорными органами, а также для удостоверения качества, разрешительный документ может быть запрошен потребителем.
Для удостоверения соответствия товара утвержденным нормам необходимо предъявить сертификаты и декларации. Но у многих предпринимателей возникает вопрос, законно ли будет предъявить не оригинал, а копию разрешительного документа? Можно ли удостоверить соответствие продукта таким образом?
ПП РФ №55 от 19.01.98 (Правила продажи отдельных видов продукции) гласит, что для подтверждения данных о соответствии продукции нормативам могут быть предъявлены копии сертификатов и деклараций. Однако, к этим копиям предъявляются определенные требования, без соблюдения которых разрешительные документы не будут считаться действительными.
Требования, предъявляемые к копиям сертификатов и деклараций
Итак, основные требования к копиям разрешительной документации устанавливаются такими нормативными документами как указанное выше Постановление, а также Решение ЕЭК №293 от 25.12.12 (данный норматив касается сертификатов и деклараций, оформленных на соответствие ТРТС).
Прежде всего, на копии разрешительного документа должна быть проставлена рукописная подпись, ФИО заверяющего лица (для ИП ФИО не требуется) и надпись «копия верна». Заверяющим лицом могут быть только: держатель разрешительного документа, нотариус, сертификационный орган, выдавший документ). При этом применение правильно заверенной копии не возбраняется другими лицами – продавцами, дилерами, дистрибьюторами и так далее.
Что касается электронных копий, то в их отношении законодательно вышеуказанными «Правил продажи…» устанавливается, что они не могут применяться в качестве подтверждения соответствия продукции.
За более подробными данными обращайтесь к специалистам «АльфаГОСТ».
Копия сертификата соответствия: заверение копий и деклараций
Законы Российской Федерации запрещают реализацию продукции и оказание услуг, не имеющих подтверждения безопасности и качества на соответствие действующим стандартам. Необходимая информация может быть предоставлена в виде специальной маркировки, а также в форме разрешительных документов: сертификата или декларации соответствия. Их оформлением занимаются специальные аккредитованные органы.
Сертификат выдаётся заявителю в единственном экземпляре. Но в процессе работы этот документ приходится неоднократно предъявлять представителям органов контроля, а также заинтересованным потребителям. Часто разрешительная документация размещается на стене в торговом зале или офисе с целью повышения уровня доверия потребителей. Естественно, что в этих случаях используется не оригинал, а копия. Подлинник бережно сохраняется в сейфе в течение всего срока действия. В этой статье мы расскажем о правильном заверении копий сертификатов соответствия, чтобы к ним не возникало вопросов.
Кто может заверить копию сертификата соответствия?
В Российской Федерации существует перечень документов, которые определяют, кто может осуществлять заверение копий сертификатов соответствия. Ими определено всего четыре юридических лица, которые имеют на это законное право. В первую очередь это тот, кому принадлежит подлинник документа, то есть, тот, кто заказывал его оформление. Его имя указано в соответствующей графе. Поэтому другие предприятия, анализаторы или поставщики, которым отправляются копии разрешительной документации, не имеют права заверять их. В этом случае скопированный документ не будет иметь юридической силы.
Также заверение копий сертификатов соответствия может провести нотариус, являющийся, согласно законодательству РФ субъектом права, а также сертификационный орган, который выдал разрешительную документацию. Для таможенного оформления могут использоваться скопированные документы, заверенные нотариусом другого государства.
Копия сертификата соответствия отечественного производителя
Если сертификат соответствия был выдан российскому производителю или компании-импортеру, а продукция продается через торговые сети или дистрибуторские компании, заверение копии должно осуществляться тем, кому принадлежит оригинал документа. Если третье лицо не указано в качестве получателя разрешительной документации, оно не может быть заверителем.
Сертификат соответствия выдан на иностранного производителя
Разрешительные документы можно оформить не только на отечественную, но и на зарубежную компанию. В данном случае дубликат будет действительным на территории Российской федерации лишь в том случае, если заверен либо организацией, выдавшей его, либо нотариусом. В иных случаях копия будет считаться недействительной. 
Какая копия считается верной?
Если вы просто скопируете сертификат, органы контроля признают дубликат недействительным. Юридическую силу имеют только надлежащим образом заверенные копии разрешительных документов.
На дубликатах в обязательном порядке должны быть проставлены рукотворные подписи и штампы «копия верна». В некоторых случаях приходится также указывать данные заверителя (ФИО) и дату заверения.
Требования к дубликатам утверждает решение Евразийской экономической комиссии от 25.12.2012 № 293. Документ устанавливает единые формы деклараций и сертификатов, а также их заполнению.
Требования и порядок заверения копий
Осуществляя заверение, держатель подлинника ставит на скопированном сертификате свою подпись, а также оригинальный оттиск печати организации. Копия обязана воспроизводить полное содержание и форму оригинального документа.
Если заверение сертификата соответствия проводит нотариус, ему необходимо сделать на документе удостоверительную надпись.
Сертификационный центр должен поставить на дубликате подлинную печать. Также потребуется подпись руководителя данной организации или его заместителя. В последнем случае необходима расшифровка.
Если копия разрешительной документации заверена в порядке, который определен выше, устанавливать на ней голографическую защиту нет необходимости.
В соответствии с законодательными документами, в частности, Правительственным Постановлением № 55, продавец имеет право размещать информацию о том, что продукция сертифицирована, в товарно-сопроводительной документации, которую оформляет поставщик товара. Для каждой товарной позиции проставляется номер сертификата (декларации), дата его выдачи, срок действия, а также адрес сертификационного органа. Документы заверяются оригинальной печатью и подписью производителя. В этом случае дополнительный дубликат разрешительной документации не требуется.
Возможно ли использование электронной версии сертификата соответствия?
Электронный сертификат соответствия (или декларация) не может использоваться в качестве официального документа, подтверждающего соответствие продукции установленным стандартам. Поэтому по требованию потребителей и других заинтересованных сторон придется предоставлять заверенные надлежащим образом копии. Электронные версии разрешительных документов могут использоваться исключительно с целью информирования. Для размещения на сайтах или демонстрации.
Для клиентов центра сертификации «СДА ГРУПП» оформление любых видов разрешительной документации осуществляется в ускоренном порядке. Существенно сократить временные затраты позволяет сотрудничество с аккредитованными лабораториями и независимыми экспертными центрами. Сотрудничая с нами, вы можете быть уверены в положительном результате проведенной работы. Импорт и реализация товаров на территории Евразийского Экономического Союза благодаря наличию правильно оформленных документов будет проходить без непредвиденных осложнений. Компания осуществляет свою деятельность в рамках законодательства. У нас можно заказать не только оформление сертификатов и деклараций соответствия, но и официальное заверение их копий.
Приложение N 1. Порядок регистрации деклараций о соответствии
Приложение N 1
к приказу Минэкономразвития России
от 31.07.2020 г. N 478
Порядок
регистрации деклараций о соответствии
С изменениями и дополнениями от:
Настоящий Порядок не применяется в отношении деклараций о соответствии на продукцию (работы, услуги), поставляемую для федеральных государственных нужд по государственному оборонному заказу, а также на продукцию (работы, услуги), используемую в целях защиты сведений, составляющих государственную тайну или относимых к охраняемой в соответствии с законодательством Российской Федерации информации ограниченного доступа, и на продукцию (работы, услуги), сведения о которой составляют государственную тайну.
3. Регистрацию деклараций о соответствии осуществляет Федеральная служба по аккредитации.
В случае если правом Евразийского экономического союза предусмотрено, что регистрацию деклараций о соответствии осуществляют исключительно органы по сертификации, регистрацию деклараций о соответствии осуществляют аккредитованные в национальной системе аккредитации органы по сертификации, включенные в единый реестр органов по оценке соответствия Евразийского экономического союза и область аккредитации которых распространяется на декларируемую продукцию.
4. Декларация о соответствии считается принятой с момента ее регистрации в едином реестре.
6. При регистрации декларации о соответствии органом по сертификации заявитель представляет в орган по сертификации декларацию о соответствии и прилагаемые к ней документы и сведения, предусмотренные пунктом 7 настоящего Порядка, одним из следующих способов:
в электронной форме в виде электронных образов (скан-копий) документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью;
заказным почтовым отправлением с описью вложения и уведомлением о вручении.
Днем представления декларации о соответствии и прилагаемых к ней документов в орган по сертификации считается день регистрации органом по сертификации заявления о регистрации декларации о соответствии. При направлении декларации о соответствии в орган по сертификации заказным почтовым отправлением днем ее представления считается день получения почтового отправления в органе по сертификации.
7. Для регистрации декларации о соответствии в единый реестр с использованием сервиса регистрации деклараций о соответствии передаются, вносятся и заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью заявителя или органа по сертификации следующие сведения и электронные образы (скан-копии) документов:
7.1. Заявление о регистрации декларации о соответствии, подписанное заявителем и содержащее следующие сведения:
а) сведения о заявителе, а также контактные данные, в том числе для потребителей, включающие в себя:
ГАРАНТ:
До 1 июля 2021 г. сведения о УНП/GLN указываются при их наличии
Информация об изменениях:
в) информацию об объекте декларирования, позволяющую его идентифицировать, в том числе сведения о продукции, включая:
наименование и обозначение продукции и (или) иное условное обозначение, присвоенное изготовителем продукции (при наличии);
название продукции (при наличии);
международный код GTIN (Global Trade Item Number) (при наличии);
иные сведения о продукции, обеспечивающие ее идентификацию (товарный знак, размещенный на продукции (ее упаковке), модель, артикул, сорт и иные сведения) (при наличии);
обозначение и наименование документа (документов), в соответствии с которым изготовлена продукция (стандарт, стандарт организации, технические условия или иной документ) (при наличии);
д) наименование и обозначение (в зависимости от вида декларации о соответствии, в отношении которой представляются сведения):
технического регламента (технических регламентов), на соответствие требованиям которого проводилось декларирование соответствия;
нормативных документов с указанием разделов (пунктов, подпунктов), на соответствие требованиям которых проведено декларирование соответствия и которые предусмотрены единым перечнем продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии;
нормативных документов с указанием разделов (пунктов, подпунктов), на соответствие требованиям которых проведено декларирование соответствия и которые предусмотрены единым перечнем продукции, подлежащей обязательному подтверждению соответствия с выдачей сертификатов соответствия и деклараций о соответствии по единой форме.
При проведении декларирования соответствия допускается не указывать разделы (пункты, подпункты) нормативных документов в случае применения этих нормативных документов в целом;
е) сведения о примененной схеме декларирования соответствия;
ж) регистрационный номер таможенной декларации или иных документов, оформляемых при таможенном декларировании на продукцию, ввезенную для проведения исследований и испытаний в качестве проб (образцов) для целей подтверждения соответствия, или сведения о причинах, по которым таможенная декларация в соответствии с правом Евразийского экономического союза, законодательством Российской Федерации о таможенном регулировании, не оформляется;
з) сведения, представленные в декларации о соответствии в качестве дополнительной информации:
обозначение и наименование иных стандартов и документов (в случае их применения);
условия и срок хранения продукции (в случаях, предусмотренных техническими регламентами, нормативными документами, документами по стандартизации и технической документацией изготовителя);
срок службы (годности) или ресурс продукции (в случаях, предусмотренных техническими регламентами, нормативными документами, документами по стандартизации);
иную информацию, в том числе сведения о дате изготовления отобранных образцов (проб) продукции, прошедших исследования (испытания) и измерения (при наличии).
7.2. Сведения, подтверждающие государственную регистрацию юридического лица или физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.
7.3. Договор с изготовителем (в том числе с иностранным изготовителем), предусматривающий обеспечение соответствия поставляемой на таможенную территорию Евразийского экономического союза продукции требованиям технического регламента (технических регламентов) и ответственность за несоответствие такой продукции указанным требованиям (для уполномоченного изготовителем лица).
7.4. Документы, подтверждающие соответствие продукции требованиям технического регламента (технических регламентов) либо требованиям нормативных документов, документов по стандартизации (в зависимости от вида декларации о соответствии, в отношении которой представляются сведения), включая:
сертификат системы менеджмента (в случаях, предусмотренных схемой декларирования соответствия) с указанием номера, даты, наименования органа по сертификации систем менеджмента, выдавшего сертификат системы менеджмента, уникального номера записи об аккредитации в реестре аккредитованных лиц;
заключение об исследовании типа продукции (в случаях, предусмотренных схемой декларирования соответствия) с указанием номера и даты оформления;
другие документы, представленные заявителем в качестве доказательства соответствия продукции требованиям технического регламента (технических регламентов), нормативных документов, документов по стандартизации.
Информация об изменениях:
ГАРАНТ:
Подпункт 7.5 вступает в силу с 1 августа 2021 г.
7.5. Документы (договор с аккредитованным органом по сертификации (аккредитованной испытательной лабораторией (центром) и (или) письмо от аккредитованного лица), подтверждающие необходимое количество (вес и объем) ввозимых проб (образцов) продукции, в случае оформления таможенной декларации или иных документов при таможенном декларировании на продукцию, ввезенную для проведения исследований и испытаний в качестве проб (образцов) для целей подтверждения соответствия.
8. В случае соблюдения установленных настоящим Порядком требований декларация о соответствии подлежит регистрации.
Федеральная служба по аккредитации в течение трех рабочих дней со дня представления в единый реестр сведений и документов, предусмотренных пунктом 7 настоящего Порядка, регистрирует декларацию о соответствии посредством присвоения ей регистрационного номера и вносит сведения о декларации о соответствии и ее регистрации в единый реестр.
Орган по сертификации в течение трех рабочих дней со дня представления декларации о соответствии и прилагаемых к ней документов и сведений, предусмотренных пунктом 7 настоящего Порядка, регистрирует декларацию о соответствии в электронной форме посредством сервиса регистрации деклараций о соответствии.
9. Не допускается регистрация декларации о соответствии органом по сертификации в случае, если дата представления сведений и документов, указанных в пункте 7 настоящего Порядка, в национальный орган по аккредитации приходится на период приостановления, сокращения области аккредитации, соответствующей объекту декларирования соответствия, либо прекращения действия аккредитации органа по сертификации.
10. Регистрация деклараций о соответствии, внесение сведений и электронных образов (скан-копий) представленных документов в единый реестр, а также формирование содержащихся в нем сведений и информации осуществляются с применением структурного, форматно-логического и иных видов контроля соответствия включаемых в записи о декларации о соответствии сведений требованиям настоящего Порядка, законодательства Российской Федерации и права Евразийского экономического союза, направленных на обеспечение качества государственных данных и сервисов.
При осуществлении указанных структурного, форматно-логического и иных видов контроля должна обеспечиваться проверка соответствия вносимых с использованием сервиса регистрации деклараций о соответствии сведений об аккредитованных лицах и результатах их деятельности сведениям, содержащимся во ФГИС Росаккредитации, в том числе сведениям о выданных аккредитованными испытательными лабораториями протоколах испытаний (исследований) и измерений.
11. В случае выявления средствами структурного, форматно-логического и иных видов контроля несоответствия переданных для регистрации в единый реестр сведений и электронных образов (скан-копий) представленных документов требованиям, предъявляемым к сведениям и информации, содержащимся в записи о декларации о соответствии, а также оснований для отказа в регистрации декларации о соответствии, предусмотренных пунктом 13 настоящего Порядка, декларация о соответствии не подлежит регистрации, а сведения о декларации о соответствии не подлежат внесению в единый реестр, о чем уполномоченное лицо, осуществившее передачу сведений, уведомляется в электронном виде при помощи функциональных возможностей сервиса регистрации деклараций о соответствии.
ГАРАНТ:
Пункт 12 вступает в силу с 1 августа 2021 г.
12. Декларация о соответствии не подлежит регистрации в случае поступления в Росаккредитацию сведений об отсутствии информации о заявителе, являющемся изготовителем, зарегистрированным в установленном порядке на территории Российской Федерации, в реестре уведомлений, в который уполномоченными органами осуществляется внесение сведений в соответствии с Правилами представления уведомлений о начале осуществления отдельных видов предпринимательской деятельности и учета указанных уведомлений, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16 июля 2009 г. N 584 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 30, ст. 3823; 2018, N 47, ст. 7275).
13. Основаниями для отказа в регистрации декларации о соответствии являются:
а) несоблюдение заявителем установленных требований к форме декларации о соответствии;
б) представление документов и сведений, предусмотренных пунктом 7 настоящего Порядка, не в полном объеме;
в) отсутствие в законодательстве Российской Федерации о техническом регулировании и праве Евразийского экономического союза требования, устанавливающего, что соответствие определенного вида продукции требованиям законодательства Российской Федерации о техническом регулировании и права Евразийского экономического союза подтверждается в форме принятия декларации о соответствии;
г) несоответствие заявителя, принявшего декларацию о соответствии, требованиям законодательства Российской Федерации о техническом регулировании и права Евразийского экономического союза, устанавливающим круг заявителей для определенного объекта декларирования соответствия (серийный выпуск, партия или единичное изделие);
д) отсутствие в декларации о соответствии и в заявлении о регистрации декларации о соответствии, представленных заявителем в виде электронных документов, усиленной квалифицированной электронной подписи.
14. Внесение изменений в зарегистрированную декларацию о соответствии не допускается. При необходимости внесения изменений заявитель принимает новую декларацию о соответствии и осуществляет ее регистрацию в соответствии с настоящим Порядком.
При регистрации новой декларации о соответствии заявитель принимает решение о прекращении действия декларации о соответствии, подлежащей замене. При этом в едином реестре производится запись «принята взамен» и указываются регистрационный номер и дата регистрации декларации о соответствии, подлежащей замене.
выявления в декларации о соответствии и приложениях к ней ошибок (опечаток);
изменения организационно-правовой формы, места нахождения (адреса юридического лица), места жительства (индивидуального предпринимателя), адреса места осуществления деятельности (в случае если адреса различаются), номера телефона и (или) адреса электронной почты заявителя;
изменения организационно-правовой формы, места нахождения (адреса юридического лица) изготовителя продукции;
изменения кода (кодов) ТН ВЭД ЕАЭС либо ОКПД 2;
сокращения количества адресов мест осуществления деятельности по изготовлению продукции.
В случае изменения номера телефона и (или) адреса электронной почты заявителя, а также кода (кодов) ТН ВЭД ЕАЭС либо ОКПД 2 замена декларации о соответствии и (или) приложений к ней не требуется и осуществляется по усмотрению заявителя.
16. В случае принятия заявителем решения о прекращении действия декларации о соответствии заявитель представляет соответствующие сведения (уведомление) в единый реестр посредством сервиса регистрации деклараций о соответствии. Если декларация о соответствии, в отношении которой заявителем принято решение о прекращении ее действия, зарегистрирована органом по сертификации, уполномоченным регистрировать декларации о соответствии в случае, предусмотренном абзацем вторым пункта 3 настоящего Порядка, уведомление о прекращении действия декларации о соответствии может быть направлено в такой орган по сертификации.
В случае, предусмотренном в абзаце первом настоящего пункта, Росаккредитация, орган по сертификации вносят сведения о прекращении действия декларации о соответствии в единый реестр в течение трех рабочих дней с даты получения сведений (уведомления) о прекращении действия декларации о соответствии.
17. Декларация о соответствии считается прекратившей свое действие с момента внесения сведений о прекращении действия декларации о соответствии по решению заявителя в единый реестр.
Информация об изменениях:
19. Информация о выдаче заявителю предписания о приостановлении или прекращении действия декларации о соответствии вносится органами государственного контроля (надзора) через сервис регистрации деклараций о соответствии в единый реестр в течение одного рабочего дня со дня выдачи предписания.
При этом такая информация заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица органа государственного контроля (надзора), осуществившего внесение указанных сведений.
20. За регистрацию декларации о соответствии взимается плата в случаях, порядке и размерах, установленных в соответствии с Федеральным законом от 28 декабря 2013 г. N 412-ФЗ «Об аккредитации в национальной системе аккредитации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6977; 2018, N 31, ст. 4851) и принимаемыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.