как завести справку 2 ндфл с предыдущего места работы в 1с зуп
Оформляем «детский» вычет в «1С»
Автор: Ольга Толоконникова, старший бухгалтер-консультант компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г.
Напомним, кому положен детский вычет, сохранятся ли право на вычет после увольнения, и как все это оформить в «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Кому положен вычет
Вычет на детей предоставляется работнику на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет (ст. 218 НК РФ).
Работодатель предоставляет детские вычеты на основании письменного заявления работника и документов, подтверждающих право на такие вычеты. Однако перечень необходимых документов НК РФ не установлен и потому работодатель может руководствоваться письмами и разъяснениями контролирующих органов: Письма Минфина РФ от 01.02.2016 № 03-04-05/4309, от 17.04.2014 № 03-04-05/17784, от 18.09.2013 № 03-04-05/38670, от 22.05.2013 № 03-04-06/183-410, от 22.05.2013 № 03-04-06/18179, от 22.08.2012 № 03-04-05/8-991, письмо УФНС от 26.12.2017 N 20-15/227433@.
При предоставлении детского вычета работодатель должен учитывать, что
стандартный вычет предоставляется с начала года вне зависимости от того, в каком месяце работник предоставил заявление и подтверждающие документы.
Регистрация и отражение детских вычетов в «1С»
После получения заявления и необходимых документов бухгалтеру нужно внести данные в учетную программу. Для регистрации и отражения детского вычета в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» необходимо зайти в карточку сотрудника и ввести заявление на вычет («Кадры» – «Сотрудники» – ссылка «Налог на доходы» – ссылка «Ввести новое заявление на стандартные вычеты»).
Для вновь принятых сотрудников бухгалтеру также важно учесть доходы, полученные в предыдущих местах работы, чтобы верно определить возможность предоставления физлицу стандартных налоговых вычетов. При расчете НДФЛ в программе также производится проверка возможности применения стандартных налоговых вычетов с учетом ограничения совокупного дохода. Для реализации этой нормы законодательства в программе имеется возможность зарегистрировать доходы сотрудника, полученные на предыдущих местах работы согласно представленной справке 2-НДФЛ. Для того чтобы ввести сведения о доходах с предыдущего места работы необходимо нажать на ссылку «Налог на доходы», которая открывается в форме справочника «Сотрудники» и пройти по ссылке «Доходы с предыдущего места работы» (рис. 2). При записи введенные сведения заносятся в регистр сведений «Доходы с предыдущего места работы (НДФЛ)».
Начисление зарплаты за месяц и расчет НДФЛ производятся с помощью документа «Начисление зарплаты и взносов» (раздел «Зарплата» – «Начисления зарплаты и взносов»). На закладке НДФЛ можно видеть в каком размере и у какого сотрудника применились вычеты.
Сумма фактически примененных стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физических лиц при проведении документа «Начисление зарплаты и взносов» заносится в регистр накопления «Предоставленные стандартные и социальные налоговые вычеты (НДФЛ)».
В случае если по какой-либо причине работодателю необходимо отменить право на предоставление вычетов, это может быть, например, если сотрудник заявил о том, что будет получать вычеты в другой организации (как внешний совместитель), то в программе необходимо оформить документ «Отмена стандартных вычетов НДФЛ» (раздел «Налоги и взносы» – «Заявления на вычеты»или «Кадры» – «Сотрудники» – «Налог на доходы» – ссылка «Прекратить предоставление всех стандартных вычетов»). Этот документ прекращает действие сразу всех стандартных налоговых вычетов физического лица в конкретной организации.
Право на вычеты после увольнения сотрудника
Также в программе есть нюанс, который касается предоставления вычетов. Речь идет о документе «Увольнение». После увольнения сотрудник может получить доход в этой же организации, например, ему начислена премия или ситуация, когда он может быть заново принят в текущем году или на следующий день. Если стандартные вычеты не нужно прекращать (по умолчанию право на них автоматически прекращается), то в документе «Увольнение» на закладке «Дополнительно» установите флажок «Применять право на вычеты к доходам, выплачиваемым после увольнения». Таким образом право на применение детского вычета даже после увольнения будет сохранено за сотрудником.
Если же флажок «Применять право на вычеты к доходам» будет снят, то, когда, например, сотрудник будет приниматься на работу на следующий день после увольнения, то при попытке бухгалтера ввести новое заявление на вычеты, программа предложит его установить. Необходимо зайти в документ «Увольнение», установить флажок и записать документ. После этого можно провести заявление на вычеты.
В программе есть несколько отчетов, позволяющих проверить бухгалтеру размер и месяц, в котором применены вычеты. Например, отчет «Анализ НДФЛ по месяцам налогового периода и месяцам взаиморасчетов с сотрудниками» или отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику».
Как сделать справку 2-НДФЛ в 1С 8.3
Справка 2-НДФЛ считается многофункциональной. Ее требуют банки для подтверждения дохода, сотрудник представляет ее на новом месте работы для введения первичных данных. Работодатель должен обязательно предоставлять справки 2-НДФЛ по сотрудникам в ФНС.
Формирование 2-НДФЛ в 1С
Расскажем, как формируется справка в 1С:ЗУП 8. В Бухгалтерии процесс происходит аналогично.
Сразу отметим, что программа предложит два вида справок:
Как создать справку для сотрудников
Заходим в меню «Налоги и взносы». («Зарплата и кадры» в 1С:Бухгалтерия).
Необходимо отрыть список документов и нажать «2-НДФЛ для сотрудников».
Важно! Для каждого отдельного сотрудника справка создается отдельно за каждый год. Нажмите на кнопку «Создать».
Откроется окно, где сначала нужно заполнить шапку. Обязательно указывается период (нужный год), сотрудник и организация (если вы ведете несколько, то придется выбрать необходимую).
Как только вы внесете эти основные данные, остальные подтянутся автоматически. Чтобы их обновить, нажмите «Заполнить».
Если перед вами стоит задача сформировать справку 2-НДФЛ в разрезе кодов ОКТМО/КПП и ставок налога, то обязательно укажите эти значения в реквизите «Формировать».
Нажав на «вопрос» справа от заполненного поля узнайте, зарегистрированы ли доходы по выбранному коду на сотрудника, для которого вы готовите справку.
Если данные о доходах не зарегистрированы, программа скажет вам об этом – соответствующее окошко не будет заполнено.
Далее, когда вы сами проверили все заполненные данные, запустите программную проверку и проведите документ.
Остается только распечатать справку для сотрудника по нужной кнопке.
В шапке готовой распечатанной справки 2-НДФЛ вы увидите пометку, что эта форма не предназначена для передачи в ИФНС.
Как создать справку для передачи в налоговую
Следующие операции нужно выполнить, если вы готовите справку 2-НДФЛ для последующей передачи ее в ФНС.
Снова зайдите в меню «Налоги и взносы». Чтобы продолжить, создайте здесь новый документ.
Как и в предыдущем варианте первым делом нужно заполнить шапку. Отметьте здесь необходимый год и организацию, для которой вы готовите данную отчетность.
Следующим шагом указывается ОКТМО и КПП при выплате доходов.
Также откроются поля, где следует заполнить КПП и код ИФНС, куда вы отправите потом отчет.
В поле «вид справки» необходимо указать «Ежегодная отчетность».
И последний штрих, который необходимо заполнить в шапке, это уточнить вид. Справка может быть: исходная, корректирующая или аннулирующая с указанием номера корректировки.
Далее переходим к заполнению табличной части, где отражены все сотрудники компании.
Сделать это можно автоматически по кнопке «Заполнить». Или вбить необходимые данные в ручном режиме.
Обратите внимание, что для каждого отдельного сотрудника откроется своя собственная справка 2-НДФЛ.
В целом этот документ и выступает реестром справок по всем сотрудникам.
Данные внесены, вам необходимо их проверить и провести документ.
Вы можете выгрузить его или сразу отправить в налоговую инспекцию. Если у вас настроена программа с электронной передачей документов.
Если вам нужен бумажный вариант справки, распечатайте его по соответствующей кнопке. В одном отчете справки по всем выбранным сотрудникам.
Законодатели периодически меняют формы справок и других документов. Чтобы использовать актуальные формы, позаботьтесь о том, чтобы ваша программа 1С вовремя проходила обновления, а договор 1С:ИТС был действующим.
Справка о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника: как сформировать в 1С
Порядок представления физлицам справки о доходах и суммах НДФЛ
Налоговые агенты по НДФЛ должны выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов (п. 3 ст. 230 НК РФ).
С 01.01.2019 работодатель обязан выдавать сотруднику справку о доходах и суммах налога по новой форме согласно приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Сведения о доходах и суммах налога за налоговый период 2018 года предоставляются по новой форме справки.
Налоговое ведомство утвердило две новые формы регламентированного отчета:
По сути, показатели в новой справке остались прежними, как в форме 2-НДФЛ, утв. приказом ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@ и действовавшей ранее. Изменения незначительные: в справке для сотрудника по новой форме теперь отсутствуют штрихкод; признак (возможности удержания налога); код налогового органа; дата выдачи и номер уведомлений о вычетах и уведомлений, подтверждающих право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи.
Справка о доходах и НДФЛ физлица в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» (ред. 3)
Для составления справки о доходах и суммах налога физического лица, выдаваемой сотрудникам (и другим физическим лицам, получавшим доходы от организации), в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 предназначен документ 2-НДФЛ для сотрудников.
В поле Год выбирается год, за который формируются сведения. Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, от имени которой формируется справка.
В поле Формировать выбирается:
В поле ОКТМО/КПП автоматически указывается ОКТМО/КПП выбранной организации. Если в организации есть обособленные подразделения, зарегистрированные в ИФНС с присвоением кода по ОКТМО и КПП, но не имеющие выделенного баланса, то необходимо выбрать комбинацию ОКТМО/КПП, по которым были зарегистрированы доходы за данный налоговый период.
Код налогового органа, где зарегистрирована организация или обособленное подразделение, автоматически указывается в поле ИФНС. Код ИФНС заполняется в справочнике Организации или Подразделения.
Дата составления справки указывается в поле Дата. По умолчанию в документе будет указана текущая рабочая дата компьютера.
На закладках 13%, 30%, 35%, 15%, 9%, 10%, 5% в табличной части помесячно отображаются начисленные физическому лицу доходы, облагаемые соответственно по ставкам налога 13 %, 30 %, 35 %, 15 %, 9 %, 10 %, 5 % и предоставленные налоговые вычеты.
В другой табличной части (справа) отображаются предоставленные налоговые вычеты (стандартные, имущественные, социальные).
1С:ИТС
Если физическому лицу предоставлялся имущественный или (и) социальный вычет, то раздел Уведомления на предоставление вычетов (см. рис. 1) заполняется автоматически данными (номер и дата уведомления, а также код налогового органа, выдавшего уведомление), указанными в документах регистрации этих вычетов Уведомление НО о праве на вычеты.
В разделах Суммы дохода и Суммы налога документа отображаются суммы дохода (общая и облагаемая) и налога (исчисленного, удержанного и неудержанного налога, суммы излишне удержанного и перечисленного налога, авансовые платежи по налогу) по каждой закладке. Указанные данные в печатной форме справки приводятся в Разделе 3 «Доходы, облагаемые по ставке _%», 4 «Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты» и 5 «Общие суммы дохода и налога» (см. рис. 3). Если физическому лицу в течение налогового периода начислялись доходы, облагаемые по разным ставкам налога, Разделы 3-5 справки заполняются для каждой из ставок. Если после формирования документа произошли изменения в части доходов или сумм налога физического лица, можно учесть эти изменения, нажав на кнопку Заполнить.
Обратите внимание, в справку о доходах, которая выдается сотруднику, включаются все доходы работника, в том числе дивиденды, которые не всегда отражаются в справке для ИФНС по форме 2-НДФЛ. Дивиденды по акциям российских организаций отражаются в Приложении № 2 к декларации по налогу на прибыль (утв. приказом ФНС России от 19.10.2016 № ММВ-7-3/572@), представляемой за год. Поэтому акционерные общества не включают дивиденды в справку для ИФНС по форме 2-НДФЛ.
Если какие-либо личные данные сотрудника окажутся некорректны или не заполнены, следует внести и сохранить недостающие данные в справочник Физические лица по ссылке Редактировать. Сделанные изменения автоматически отразятся в разделе Личные данные. Также на данной закладке автоматически заполняются реквизиты уведомления на право зачета авансовых платежей налога, которые были указаны в документе Авансовый платеж по НДФЛ.
В нижней части формы документа по ссылке Подписи в полях Подписал, Должность, Телефон указывается Ф.И.О., должность лица, которое подписывает данную справку, и телефон. Затем следует нажать кнопку Провести.
Для проверки корректности заполненных данных можно воспользоваться встроенной проверкой по кнопке Проверить. В этом случае сведения проверяются по встроенному в программу 1С алгоритму проверки. При проверке встроенным механизмом в случае обнаружения ошибок выводится сообщение. Место в справке, где именно обнаружена ошибка, выделяется изображением восклицательного знака.
Для формирования и печати справки о доходах и суммах налога физического лица используется кнопка Справка о доходах (2-НДФЛ), см. рис. 1, 2.
1С:ИТС
Подробнее о формировании справки о доходах и суммах НДФЛ для сотрудника в других программах 1С см. в справочнике «Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах «1С»» раздела «Кадры и оплата труда». Как сформировать в 1С справку 2-НДФЛ для передачи в налоговую инспекцию, передать в ИФНС, см. в справочнике «Отчетность по налогу на доходы физических лиц» раздела «Отчетность».
Семь шагов к успеху для формирования справок 2-НДФЛ в программе «Зарплата и управление персоналом 8»
Отчетная кампания продлится 3 месяца. Это сделано для того, чтобы в отчет попали, по возможности, все доходы 2011 года, в том числе больничные листы, которые сотрудники принесут уже в 2012 году, перерасчет отпусков, окладов, премий.
Пользователи программы «Зарплата и управление персоналом 8» могут быть уверены, что при помощи данной конфигурации отчетность по 2-ндфл будет сдана в срок, по установленным законодательствам формам и утвержденным форматам. Безусловно, что бы получить желаемый результат необходимо провести подготовительные мероприятия. Именно о таких действиях и пойдет речь в данной статье.
Проверка полноты и правильности заполнения сведений для формирования отчета.
Шаг 1. Проверка справочников «Коды доходов», «Коды вычетов»
Необходимо привести в соответствие справочники «Коды доходов» и «Коды вычетов» согласно Приложениям №3, №4 к настоящему Приказу. Для выполнения этого действия достаточно использовать актуальный релиз конфигурации «Зарплата и Управление персоналом 8» (на момент написания статьи это релиз 2.5.46.1). Подписчикам ИТС версии «ПРОФ» можно не беспокоиться об актуальности релиза, т.к. ежемесячно, наши специалисты устанавливают им обновления. В промежуточные периоды, эта категория пользователей, а так же подписчики ИТС версии «ТЕХНО» могут скачивать самостоятельно обновления с сайта http://users.v8.1c.ru, получив предварительно логин и пароль у своего менеджера.
Шаг 2. Предоставление вычетов
Отрегулировать вычеты на детей согласно Федеральному закону от 21.11.2011 № 330-ФЗ и Приказу ФНС РФ № ММВ-7-3/611@.
В соответствии с этим нормативным актом система стандартных вычетов на детей дополнена следующими кодами:
на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.
Существовавшие ранее вычеты на детей-инвалидов с кодами 109, 112 и 113 в отчетности за 2011 год получают коды 117, 121 и 125 соответственно:
Новые коды вычетов предоставляются с 1 января 2011 года и могут использоваться наравне с имевшимися до сих пор вычетами на детей.
Чтобы облегчить замену вычетов на третьих и последующих детей, начиная с версии 2.5.42 в конфигурацию включен «Помощник редактирования вычетов на детей». Надо отметить, что разработчики так же учли мнение Минфина, высказанное в письме от 08.12.2011 г. № 03−04−05/8−1014: «…учитывая, что налоговый вычет производится на каждого ребенка в возрасте до 18 лет, а также на каждого учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента, курсанта в возрасте до 24 лет, при определении применяемого размера стандартного налогового вычета учитывается общее количество детей, то есть первый ребенок — это наиболее старший по возрасту ребенок, вне зависимости от того предоставляется на него вычет или нет…».
Команды вызова Помощника расположены на закладке «Налоги» Рабочего стола, а также в меню «Налоги и взносы» рядом с командой ввода имущественных вычетов.
Шаг 3. Проверка сведений об организации
Шаг 4. Уточнение данных по физическим лицам
Шаг 5. Проверка соответствия исчисленного, удержанного и перечисленного налога
Нам хорошо понятно, что одним из важнейших разделов отчетности 2-НДФЛ это раздел 5. «Общие суммы дохода и налога по итогам налогового периода по ставке ___%», в котором отражаются суммы общего дохода, налоговой базы, суммы налога исчисленного, перечисленного, удержанного. Соответственно перед формированием справок необходимо убедиться, что НДФЛ рассчитан, удержан и перечислен. Данная информация очень наглядно раскрывается в отчете конфигурации «Анализ начисленных налогов и взносов» с выбранным вариантом отчета «НДФЛ»(Рабочий стол программы-закладка «Налоги»-в нижней части закладки «Отчеты»)
регистрируют «удержано» одновременно с «исчислено».
Если флажок не установлен, т. е. налог удерживается на основании пункта 4 статьи 226 НК РФ, согласно которой налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов налогоплательщика при их фактической выплате, то удержанный НДФЛ регистрируется платежными документами:
Шаг 6. Сформируем отчет 2-НДФЛ
Шаг 7. Проанализируем предварительно подготовленный в программе отчет по форме 2-НДФЛ
Для проверки 2-НДФЛ налогоплательщикам предлагается использовать свежую программу Tester от ГНИВЦ.
Надеемся, что приведенные в статье практические рекомендации помогут пользователям избежать ошибок при подготовке сведений и вовремя сдать отчет по форме 2-НДФЛ.
Как внести сведения с предыдущего места работы в ЗУП 3?
Как в ЗУП 3 внести сведения о заработке с предыдущего места работы для расчета больничных?
Главное после ввода этой информации в документе Больничный установить галочку Учитывать заработок предыдущих страхователей (вкладка Оплата ), иначе он не будет учитываться при расчете:
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(1 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Добавить комментарий Отменить ответ
Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.
Вы можете задать еще вопросов
Доступ к форме «Задать вопрос» возможен только при оформлении полной подписки на БухЭксперт8
Нажимая кнопку «Задать вопрос», я соглашаюсь с
регламентом БухЭксперт8.ру >>
Марина Аркадьевна, как всегда, на высоте! Огромное спасибо!